Buat pemilih menu katering yang memungkinkan pelanggan memilih hidangan dan jumlah tamu, lalu membuat draf penawaran yang bisa Anda konfirmasi dan sesuaikan sebelum dikirim.
Sebagian besar permintaan katering dimulai dengan satu pertanyaan: “Berapa biayanya?” Masalahnya, pelanggan sering tidak tahu apa yang Anda butuhkan untuk memberikan harga. Ukuran porsi tidak selalu jelas. “Makan siang” bisa berarti kotak sandwich, prasmanan panas, atau sesuatu di antaranya. Pilihan menu kecil bisa mengubah total, tapi pelanggan tidak tahu itu sejak awal.
Ketidakpastian itu menciptakan bolak-balik yang lambat. Pertama Anda klarifikasi jumlah tamu. Lalu kebutuhan diet. Lalu antar vs ambil. Lalu mereka bereaksi terhadap angka pertama karena gambaran mental mereka tidak cocok dengan yang Anda hargai.
Pemilih menu katering memperbaiki itu dengan mengubah “Bisa minta harga?” menjadi pilihan terpandu. Alih-alih memulai dari email kosong, pelanggan memilih hidangan atau paket, menetapkan jumlah tamu, dan mendapatkan total draf yang jelas. Anda mendapatkan input yang konsisten, dan Anda menghabiskan lebih sedikit waktu mengulang pertanyaan yang sama.
Draf penawaran bukan faktur final. Itu titik awal terstruktur yang membawa Anda sebagian besar ke tujuan, sehingga Anda bisa membalas dengan cepat tanpa berjanji berlebihan.
Draf yang baik membantu Anda melakukan tiga hal:
Anda tetap perlu beberapa detail akhir sebelum mengonfirmasi: alamat pengiriman dan jendela waktu, kendala tempat (parkir, akses bongkar muat, lift), batas waktu konfirmasi jumlah tamu, dan substitusi menit terakhir.
Contoh: seorang pelanggan yang merencanakan makan siang tim memilih “Prasmanan Mediterania,” memilih dua lauk dan satu pencuci mulut, lalu memasukkan 40 tamu. Anda bisa merespons dengan draf penawaran yang sudah menyertakan gaya layanan dan tambahan, lalu hanya mengonfirmasi detail yang tersisa.
Pemilih menu katering yang baik mengumpulkan cukup untuk menyusun draf yang bisa dipakai tanpa mengubah permintaan menjadi kuis panjang. Tujuannya adalah kejelasan: makanan apa, berapa orang, kapan dan di mana, dan apa pun yang mengubah harga.
Mulai dari cara pelanggan lebih suka memesan. Beberapa ingin paket sederhana (“Kotak Makan Siang A”). Lainnya ingin mencampur item. Dukungan kedua cara itu penting, tapi buat perbedaannya jelas: paket untuk kecepatan, a la carte untuk kontrol. Jika Anda menawarkan a la carte, tampilkan ukuran sajian dengan kata-kata sederhana (per orang, untuk 10 orang, per nampan) sehingga pelanggan tidak menebak.
Untuk kebanyakan katerer, minimum yang Anda butuhkan untuk draf solid adalah:
Bersikap ketat tentang apa yang tidak Anda kumpulkan. Field ekstra menurunkan penyelesaian dan menciptakan catatan teks bebas yang berantakan.
Hindari pertanyaan yang tidak bisa Anda hargai secara konsisten. “Seberapa lapar grup Anda?” mengundang tebakan dan argumen nanti. Jika Anda ingin menawarkan level porsi berbeda, buatlah eksplisit (standar vs banyak) dengan penyesuaian per-orang yang jelas.
Item umum yang sebaiknya dihindari:
Saat merancang alur, perlakukan setiap pertanyaan sebagai input harga. Jika itu tidak mengubah penawaran, bisa menunggu sampai setelah mereka mengirim permintaan.
Pemilih menu katering yang baik terasa seperti memesan, bukan bernegosiasi. Pelanggan memilih beberapa hidangan, menetapkan jumlah tamu, dan segera melihat total draf yang bisa Anda konfirmasi nanti.
Letakkan 4 sampai 8 kategori di atas (Sandwich, Salad, Hidangan panas, Lauk, Pencuci mulut, Minuman). Di dalam setiap kategori, gunakan kartu hidangan dengan nama singkat, deskripsi satu baris, dan detail penting yang pelanggan pedulikan: melayani X, vegetarian, bebas gluten, pedas.
Foto bersifat opsional. Jika Anda menggunakannya, jaga konsistensi dan ringan agar halaman tetap cepat di ponsel.
Tempatkan jumlah tamu di dekat bagian atas dan tetap terlihat saat menggulir. Gunakan minimum dan maksimum yang sesuai dengan cara Anda melayani (min 10, maks 300) dan jelaskan apa yang terjadi di luar rentang itu (“Untuk 300+, kami akan konfirmasi detail lewat telepon”). Default yang masuk akal seperti 25 mengurangi friksi.
Saat pelanggan menambahkan item, perbarui ringkasan penawaran secara instan. Di mobile, drawer bawah bekerja baik. Ringkasan harus menunjukkan kuantitas, harga per-orang atau per-tray, estimasi pajak/biaya (jika Anda menggunakannya), dan label jelas bahwa total ini adalah draf.
Alur sederhana yang bekerja:
“Simpan draf” untuk pelanggan yang masih memutuskan. “Minta konfirmasi” mengumpulkan detail terakhir yang Anda butuhkan untuk memfinalkan: tanggal/waktu, alamat pengiriman, dan info kontak. Buat singkat. Ini serah-terima, bukan checkout penuh.
Mobile-first penting: target ketuk besar, nama hidangan singkat, dan ringkasan yang tidak menghilang. Jika seseorang bisa membangun draf sambil menunggu lift, itu sudah bekerja.
Sebuah pemilih hanya terasa dapat dipercaya jika dua orang yang memilih menu sama melihat total draf yang sama. Itu berarti menuliskan beberapa aturan harga sederhana dan menerapkannya dengan cara yang sama setiap kali.
Hindari mencampur gaya penetapan harga pada baris item yang sama. Pilih unit yang sesuai dengan cara Anda menyiapkan dan memportion.
Harga per-orang paling cocok untuk hidangan prasmanan terhidang, kotak makan siang, dan apa pun di mana setiap tamu mendapat porsi tetap. Harga per-tray cocok untuk appetizer, nampan sandwich, dan pencuci mulut yang dibuat dalam batch.
Jika Anda menawarkan nampan, definisikan ukuran sajian dengan jelas (“untuk 10-12 orang”), lalu terapkan aturan konsisten untuk draf: selalu bulatkan ke nampan utuh berikutnya. Itu melindungi dapur Anda dan mencegah under-ordering yang canggung.
Sebagian besar masalah penawaran datang dari pesanan yang seharusnya tidak pernah mencapai langkah penetapan harga.
Tetapkan aturan seperti nilai pesanan minimum (atau jumlah tamu minimum), lead time minimum (48 atau 72 jam), waktu cutoff (pesanan setelah jam 3 sore dihitung sebagai permintaan hari berikutnya), dan penyesuaian akhir pekan/libur jika Anda menawarkannya.
Tampilkan ini di awal, sebelum pelanggan membangun menu penuh dan menemui stop keras.
Draf penawaran harus jelas apa yang termasuk. Add-on umum adalah pengiriman, setup, staf layanan, dan biaya layanan. Pajak bervariasi menurut lokasi dan kadang per jenis item, jadi beri label sebagai “perkiraan pajak” kecuali Anda menghitungnya secara tepat.
Perlakukan setiap biaya sebagai baris tersendiri dengan aturan jelas: jumlah tetap, persentase dari subtotal makanan, atau “mulai dari” jika bergantung jarak atau staf.
Jika Anda menggunakan kode diskon atau harga bertingkat, buat aturannya mudah dijelaskan (misalnya, “10% off makanan saja untuk 100+ tamu”). Terapkan diskon sebelum pajak, dan putuskan apakah pengiriman dan biaya layanan bisa didiskon.
Gunakan pembulatan sederhana agar angka terlihat sengaja:
Contoh: pelanggan memilih 75 tamu dan 6 pilihan appetizer yang dihargai per-nampan (melayani 12). Draf Anda otomatis menghitung 7 nampan total, menambahkan biaya pengiriman, menerapkan perkiraan pajak, dan menyajikan total bersih yang bisa tim Anda konfirmasi cepat.
Pemilih menu bekerja paling baik saat sesuai dengan cara orang memesan katering: pilih paket, tambahkan beberapa ekstra, atur jumlah tamu. Jika pelanggan harus menggulir menu panjang ala restoran, mereka ragu, meninggalkan form, atau minta telepon.
Kelompokkan item berdasarkan keputusan, bukan stasiun dapur. Pelanggan biasanya berpikir dalam format makan dulu (kotak makan siang vs prasmanan), lalu add-on (minuman, pencuci mulut, staf). Grup yang lebih sedikit dan jelas membuat pemilih cepat.
Gunakan nama hidangan yang sederhana dan deskripsi singkat. Simpan cerita chef untuk situs utama Anda, bukan draf penawaran.
Struktur yang biasanya bekerja:
Di samping setiap item, nyatakan apa yang termasuk dalam satu baris: lauk, roti, saus, peralatan makan, piring/serbet, dan apakah setup termasuk. Satu kalimat seperti “Termasuk peralatan makan dan serbet” mengurangi tindak lanjut.
Tag diet membantu hanya jika akurat dan konsisten. Jika hidangan bisa dibuat vegetarian hanya jika diminta, beri label “opsi vegetarian,” bukan “Vegetarian.” Jika kontaminasi silang mungkin terjadi, katakan saja.
Buat perubahan mudah. Setiap item yang dipilih harus punya tombol hapus jelas dan kontrol kuantitas sederhana. Pelanggan sering memulai dengan satu rencana lalu menyesuaikan cepat (60 kotak makan siang turun jadi 55, tambah 10 bebas gluten). Jika itu merepotkan, mereka akan email saja.
Pemilih menu katering yang baik harus menghasilkan draf penawaran yang konsisten, mudah ditinjau, dan mudah diedit sebelum apa pun resmi dikirim. Bangun dalam bagian kecil agar Anda bisa menguji setiap bagian.
Mulailah dengan menata menu Anda. Setiap hidangan atau paket perlu nama ramah pelanggan, harga dasar, dan unit (per tamu, per nampan, per orang-per-jam). Batasi pilihan pada awalnya.
Siapkan dasar-dasarnya:
Lalu definisikan matematika untuk ringkasan draf. Tujuannya bukan faktur final yang sempurna. Ini titik awal yang dapat diandalkan.
Formula sederhana yang banyak tim gunakan:
subtotal = sum(line_items)
service_fee = subtotal * service_fee_rate (or fixed amount)
delivery_fee = based on zone/time
estimated_tax = (subtotal + fees) * tax_rate
estimated_total = subtotal + service_fee + delivery_fee + estimated_tax
Tambahkan layar review sebelum permintaan dikirim. Tampilkan jumlah tamu, item yang dipilih, estimasi total, dan asumsi utama (minimum, jam kerja staf yang termasuk, jendela pengiriman). Sertakan satu aksi jelas seperti “Minta penawaran ini.”
Setelah pengiriman, simpan draf ke tampilan back-office tempat staf bisa menyesuaikan harga, mengganti kuantitas, dan menambahkan catatan. Saat Anda membalas, bangun pesan penawaran langsung dari draf tersimpan itu: item, total, asumsi, dan apa yang masih perlu dikonfirmasi.
Contoh: pelanggan memilih “Paket Makan Siang Sandwich” untuk 40 tamu plus 2 nampan salad. Draf menunjukkan harga paket per tamu, tambahan nampan, dan catatan bahwa pajak adalah estimasi. Tim Anda membuka draf tersimpan, menyesuaikan pengiriman berdasarkan alamat, dan mengirim penawaran final tanpa menulis ulang semuanya.
Sebagian besar alat penawaran gagal karena satu dari dua alasan: mereka mengejutkan pelanggan, atau mereka menciptakan kerja tambahan untuk tim Anda. Pemilih menu katering harus terasa seperti estimasi yang membantu, bukan kontrak.
Melewatkan minimum adalah masalah klasik. Jika Anda punya jumlah tamu minimum atau nilai pesanan minimum, tampilkan segera saat pelanggan memasukkan headcount atau mulai menambahkan item.
Perangkap lain adalah meminta terlalu banyak sebelum menampilkan angka apa pun. Jika pelanggan harus mengisi form panjang sebelum melihat perkiraan kasar, banyak yang akan meninggalkan. Mulai dengan jumlah tamu dan pilihan menu, tunjukkan gambaran kasar, lalu kumpulkan detail seperti alamat pengiriman, catatan diet, dan info kontak.
Biaya tersembunyi juga merusak kepercayaan. Jika pengiriman, staf, sewa, biaya layanan, atau pajak mungkin dikenakan, tampilkan sebagai baris terpisah segera setelah relevan, meskipun itu perkiraan.
Terakhir, beri label apa yang estimasi vs yang dikonfirmasi. Harga bahan berubah. Staf tergantung aturan venue. Jarak memengaruhi pengiriman. Sebut itu draf penawaran dan jelaskan apa yang bisa berubah.
Bangun draf sehingga staf bisa menyesuaikannya sebelum dikirim. Biarkan pelanggan melakukan bagian repetitif (memilih hidangan, mengatur headcount), dan biarkan tim Anda menangani keputusan penilaian.
Penjaga yang membantu:
Contoh: pelanggan memilih 40 tamu dan nampan sandwich. Jika minimum Anda $600, tampilkan “Pesanan minimum $600” segera dan sarankan add-on umum (salad atau minuman) untuk mencapainya.
Seorang admin kantor merencanakan makan siang tim untuk 75 orang pada hari Kamis. Mereka tidak ingin email bolak-balik, jadi mereka menggunakan pemilih menu Anda dan menyusun permintaan dalam kurang dari dua menit.
Mereka memilih paket prasmanan seperti “Prasmanan Makan Siang Mediterania.” Paket menyatakan dengan jelas apa yang termasuk per tamu (main, dua lauk, salad, roti) dan jumlah tamu minimum. Lalu mereka menambahkan dua ekstra yang umum mengubah total.
Pilihan mereka terlihat seperti ini:
Begitu mereka mengatur jumlah tamu, draf langsung diperbarui. Pemilih menunjukkan estimasi total yang cukup untuk perencanaan, bukan janji final - misalnya, $1.650–$1.850, plus rentang biaya pengiriman seperti $35–$60 tergantung jarak dan parkir.
Permintaan masuk sebagai draf penawaran dengan semua pilihan tertangkap. Staf Anda meninjaunya cepat dan menyesuaikan hal-hal yang pemilih tidak tahu: nomor lantai kantor, akses lift, aturan bongkar muat, biaya parkir, dan apakah perlu setup. Jika klien menambahkan catatan diet, Anda mengonfirmasi jumlah vegetarian atau bebas gluten dan apakah substitusi mengubah tarif per-orang.
Anda mengirim balik penawaran final dengan ringkasan singkat apa yang sudah dikonfirmasi (menu dan jumlah tamu), apa yang berubah (biaya pengiriman/setup), dan hal yang penting selanjutnya (batas waktu perubahan, batas waktu konfirmasi jumlah tamu, dan ketentuan pembayaran/pembatalan Anda).
Sebelum menempatkan pemilih di depan pelanggan sungguhan, uji seperti cara mereka akan menggunakannya: di ponsel, tergesa-gesa, dengan detail yang hilang.
Buka di koneksi mobile dan selesaikan permintaan dengan satu tangan. Jika halaman melompat saat gambar dimuat atau butuh lama muncul, orang akan meninggalkan. Jaga foto ringan dan pastikan nama hidangan, harga, dan tombol muncul cepat.
Buat kuantitas mudah. Jika seseorang mengubah jumlah tamu dari 60 ke 75, setiap angka relevan harus terbarui bersih tanpa memaksa mereka membangun ulang pesanan.
Pemilih menu berguna hanya jika menghasilkan draf yang tim Anda bisa selesaikan cepat. Setelah pengiriman, draf harus mudah dibaca sekilas dan mudah disesuaikan.
Daftar pra-peluncuran cepat:
Tambahkan satu kalimat jelas di dekat total yang menetapkan ekspektasi: ini adalah estimasi draf, dan harga final dikonfirmasi oleh tim Anda setelah ketersediaan dan detail diperiksa.
Tes sederhana: minta teman untuk request “makan siang untuk 25” dengan satu catatan alergi dan alamat pengiriman. Jika Anda bisa mengubah pengiriman itu menjadi penawaran siap-kirim dalam kurang dari lima menit, Anda dalam kondisi baik.
Mulai kecil agar Anda bisa luncurkan dalam hitungan hari, bukan bulan. Pilih 10–20 item yang paling sering Anda jual, dan gunakan satu model harga yang bisa Anda jelaskan dalam satu kalimat (misalnya, paket per-orang dengan jumlah tamu minimum). Tujuannya bukan menutup semua kasus tepi. Tujuannya adalah mendapatkan permintaan bersih yang berubah jadi draf penawaran cepat dan konsisten.
Pertahankan versi pertama fokus pada keputusan yang bisa diambil pelanggan dengan yakin. Terlalu banyak opsi awal (variasi diet khusus, aturan pertukaran kompleks, banyak jendela pengiriman, sewa peralatan) memperlambat orang.
Setelah dipublikasikan, perhatikan di mana pelanggan meninggalkan form. Catat langkah terakhir yang mereka selesaikan dan pertanyaan terakhir yang mereka lihat. Jika sebagian besar drop-off terjadi saat memilih lauk, kurangi opsi atau pilih default yang bisa diubah.
Loop perbaikan mingguan sederhana:
Tambahkan tampilan khusus staf sesegera mungkin. Di sana Anda mengonfirmasi ketersediaan, mengatur kuantitas, menerapkan biaya pengiriman nyata, dan menambahkan catatan sebelum mengirim penawaran final.
Jika Anda ingin mem-prototype alur dengan cepat, Koder.ai (koder.ai) dapat membantu Anda membangun alat internal dari chat: Anda menjelaskan menu, aturan harga, dan layar, lalu iterasi pada ringkasan draf dan tampilan review staf sebelum membagikannya ke pelanggan.
Pemilih menu katering mengubah permintaan terbuka menjadi pilihan terstruktur. Pelanggan memilih menu atau paket, menetapkan jumlah tamu, dan melihat total draf, sehingga Anda memulai percakapan dengan input yang sama setiap kali.
Estimasi lewat email sering gagal karena orang mendeskripsikan acara secara samar, dan asumsi kecil bisa mengubah harga secara signifikan. Pemilih memaksa pilihan kunci di muka sehingga angka pertama yang Anda kirim lebih mendekati ekspektasi mereka.
Kumpulkan pilihan menu, jumlah tamu, dan aturan unit harga yang berlaku (per orang atau per tray), plus pickup vs delivery dan tanggal/waktu acara. Tambahkan hanya beberapa add-on yang benar-benar mengubah harga, sehingga total draf bermakna.
Hindari field teks terbuka untuk kuantitas dan pertanyaan yang tidak bisa Anda hargai secara konsisten. Juga lewati info pembayaran dan pengaturan ruangan detail sampai pelanggan melihat angka draf dan Anda mengonfirmasi kemungkinan pelaksanaannya.
Minta di awal dan tetap terlihat saat mereka menavigasi, karena itu memengaruhi jumlah saran dan total. Gunakan default yang masuk akal dan batasan yang jelas agar pelanggan tidak membuat pesanan yang tak bisa Anda penuhi.
Tampilkan unit sajian dengan bahasa sederhana dan terapkan satu aturan pembulatan yang konsisten, biasanya membulatkan ke tray utuh. Ini mencegah pemesanan kurang dan membuat dua pelanggan dengan pilihan sama melihat total draf yang sama.
Tampilkan sebagai baris terpisah sebagai perkiraan, dan beri label jelas sebagai nilai draf. Jika biaya bergantung pada jarak, staf, atau kendala venue, jelaskan bahwa biaya dapat berubah setelah konfirmasi daripada menyembunyikannya.
Gunakan label jelas seperti “draf perkiraan” dan sertakan asumsi yang dapat mengubah harga, seperti minimum, pembulatan, dan kondisi pengiriman. Tujuannya adalah titik awal yang dapat diandalkan, bukan janji yang tidak bisa Anda tepati.
Berikan dua tindakan: satu untuk menyimpan draf untuk nanti dan satu untuk meminta konfirmasi. Menyimpan membantu pelanggan yang ragu, sedangkan meminta konfirmasi mengumpulkan detail terakhir yang Anda butuhkan untuk memfinalkan penawaran.
Mulai dengan menu kecil yang bisa Anda beri harga konsisten, lalu tambahkan kompleksitas setelah melihat pengiriman nyata. Jika ingin membangun cepat, Koder.ai dapat menghasilkan web app dari chat dan membiarkan Anda iterasi pada ringkasan draf dan langkah review staf sebelum membagikannya ke pelanggan.