Atur notifikasi pesanan siap diambil agar pelanggan mendapat instruksi pengambilan yang jelas lewat SMS, email, atau aplikasi, dengan timing, template, dan fallback yang tepat.
Saat orang memilih pengambilan, mereka mengharapkan dua hal: satu momen yang jelas ketika pesanan benar-benar siap, dan petunjuk sederhana tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. Tanpa sinyal itu, pelanggan menebak. Mereka datang terlalu pagi, menunggu di tempat yang salah, atau terus memeriksa ponsel.
Ketidakpastian itu menambah pekerjaan untuk staf dan membuat pengalaman pelanggan buruk. Notifikasi pesanan siap diambil ada untuk menghilangkan celah itu.
Ketika “siap” tidak dikomunikasikan dengan jelas, beberapa masalah yang bisa diprediksi muncul:
Ini terjadi di berbagai pengaturan pickup. Untuk curbside, orang tidak tahu apakah harus parkir, menelepon, atau menunggu staf keluar. Untuk pengambilan di toko, mereka bisa berdiri di antrean yang salah atau pergi ke meja yang salah. Untuk loker, mereka mungkin tiba sebelum kode akses diberikan atau saat loker masih diisi.
Masalah inti adalah bahwa “siap” sering berarti hal berbeda secara internal. Bagi pelanggan, “siap” berarti mereka bisa berangkat sekarang dan berhasil mengambil pesanan dalam satu perjalanan. Dalam proses Anda, “siap” harus berarti pesanan sudah sepenuhnya dipersiapkan, diberi label, dan tersedia di metode pengambilan yang dijanjikan (konter, penyerahan curbside, atau loker), dengan langkah ID atau konfirmasi yang diperlukan dijelaskan.
Pesan pickup yang baik menjawab pertanyaan pelanggan dalam hitungan detik: Apakah benar sudah siap, ke mana saya pergi, dan apa yang harus saya lakukan saat tiba? Jika mereka harus membuka aplikasi lain atau mencari di inbox, pesan itu belum cukup membantu.
Untuk notifikasi pesanan siap diambil, jaga isi tetap singkat dan praktis. Sertakan hanya hal yang membantu mereka menyelesaikan pengambilan tanpa menebak.
Setiap pesan sebaiknya mencakup:
Gunakan kata yang sederhana. Lewati istilah internal seperti “fulfillment” atau “handoff workflow.” Jika perlu instruksi khusus, tulis seperti Anda mengatakannya langsung.
Contoh template:
Hi Sam - your order #18427 is ready for pickup.
Pickup: Green Street Store, 12 Green St. Use the Pickup Counter by the front door.
Bring: this message (or your ID).
Hours: today until 6:00 pm.
Need help? Reply HELP.
Saluran terbaik adalah yang benar-benar akan dilihat pelanggan saat mereka dalam perjalanan. Untuk kebanyakan toko, itu berarti SMS dulu. Jika tujuan Anda adalah notifikasi siap ambil yang mengurangi panggilan “Sudah siap?”, kecepatan lebih penting daripada tampilan yang canggih.
SMS biasanya opsi tercepat dan memiliki tingkat terbaca tinggi, tetapi hanya berfungsi jika Anda mengumpulkan nomor ponsel secara andal dan menjaga pesan tetap pendek. Aturan persetujuan juga paling ketat di sini, jadi jelaskan di checkout jenis teks yang akan dikirim dan seberapa sering.
Email bagus untuk struk dan rincian panjang, tetapi lebih mudah terlewat di inbox yang sibuk. Gunakan sebagai cadangan dan untuk informasi panjang seperti daftar barang, kebijakan, dan jam toko, bukan sebagai satu-satunya pemberitahuan “siap”.
Push notification bisa sangat baik jika pelanggan masuk ke aplikasi Anda. Push instan, dan Anda bisa menyertakan tombol yang membuka layar yang tepat (mis. “Saya sudah di sini” atau “Panggil staf”). Kekurangannya: banyak pelanggan tidak memasang aplikasi Anda, atau notifikasi dimatikan.
Jika pelanggan Anda sudah aktif di aplikasi chat, WhatsApp (atau setara lokal) bisa terasa lebih alami daripada email. Pastikan tim dukungan Anda bisa menangani balasan, karena orang akan merespons.
Setup praktis adalah satu saluran default ditambah satu cadangan:
Jika Anda membangun alur pickup di alat seperti Koder.ai, jaga logika tetap sederhana: satu aksi “Mark as ready” memicu saluran default dulu, lalu cadangan jika perlu.
Timing menentukan apakah notifikasi siap ambil terasa sebagai layanan yang baik atau spam. Aturan sederhana bekerja baik: kirim pesan pertama saat itu menciptakan kepastian, dan hentikan segera saat tidak lagi membantu.
Jika Anda percaya status “Siap”, kirim segera. Orang sering berangkat dari rumah berdasarkan sinyal itu.
Jika tim Anda menandai pesanan secara berombongan (mis. selama jam makan siang), jeda singkat bisa mengurangi kesalahan. Pendekatan umum: buffer 2–5 menit agar Anda bisa menangkap item yang hilang sebelum pelanggan tiba.
Satu pengingat biasanya cukup, dan hanya ketika berguna. Kaitkan pengingat ke jendela pengambilan yang nyata, bukan ping sewenang-wenang.
Aturan yang efektif di praktik:
Contoh: pelanggan mendapat teks “siap” pada 18:05 dengan instruksi pengambilan. Jika belum diambil pada 19:35, mereka mendapat satu pengingat lembut. Jika staf menandai terambil pada 19:42, pengiriman pesan berhenti, meski ada pengingat yang dijadwalkan.
Mulai dengan menyepakati alur status sederhana yang dipakai semua orang. Alur umum: received, preparing, ready, picked up. Jika sistem Anda punya status ekstra, simpan untuk catatan internal, tetapi pastikan ada tepat satu momen yang berarti “pelanggan bisa datang sekarang.”
Selanjutnya, beri staf satu tindakan jelas: satu tombol “Mark as ready” di layar pesanan. Hindari tombol tambahan seperti “Ready soon” atau “Almost done” kecuali benar-benar perlu. Satu tindakan mengurangi kesalahan dan memudahkan pelatihan.
Alur dasar untuk notifikasi siap ambil:
Dua tambahan kecil mencegah sebagian besar masalah dukungan. Pertama, tambahkan tombol “Resend ready message” yang bisa dipakai dukungan setelah mengonfirmasi nomor telepon atau email. Kedua, log apa yang dikirim (konten dan waktu) agar staf bisa membacakannya jika pelanggan menelepon.
Jika SMS gagal, timeline harus menandai “Failed to deliver” dan mendorong staf untuk coba email atau telepon, bukan berasumsi pelanggan mengabaikan pesan.
Pelanggan membaca cepat. Baris pertama Anda harus menjawab satu pertanyaan: apakah pesanan saya sudah siap? Jaga singkat, lalu taruh instruksi pengambilan dalam 1–3 baris.
Tulis template dengan blok yang sama setiap kali: pengenal pesanan (singkat), ke mana pergi, apa yang dibawa, dan apa yang harus dilakukan jika ada yang hilang.
Gunakan placeholder seperti {FirstName}, {OrderID}, {StoreName}, {PickupWindow}, {Address}, {Phone}.
Sesuaikan nada dan detail dengan pelanggan Anda: mil vs km, format waktu 12 jam vs 24 jam, dan istilah lokal (“pickup counter” vs “collection point”). Jika melayani banyak bahasa, terjemahkan baris tindakan (apa yang harus dilakukan) terlebih dahulu, lalu sisanya. Pertahankan struktur yang sama agar staf mudah mengenali dan membantu pesan saat pelanggan membacakannya.
Pengecualian terjadi setiap hari. Tujuannya adalah membuat pelanggan tetap yakin tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya, tanpa banjir pembaruan. Saat sesuatu berubah, kirim satu pesan jelas yang menyatakan apa yang berubah, apa yang harus mereka lakukan, dan apakah perlu membalas.
Jika pelanggan mengganti metode pengambilan setelah memesan (dari curbside ke in-store, atau orang lain yang mengambil), perlakukan sebagai pembaruan rencana, bukan pesanan baru. Konfirmasikan metode baru dan ulangi instruksi kunci saat tiba.
Kesiapan parsial sering terjadi. Daripada menulis “Ready” saat hanya satu item selesai, jelaskan: “Item A siap, Item B diperkirakan jam 15:30.” Jika menawarkan split pickup, minta pilihan sederhana (ambil sekarang vs tunggu semua item).
Untuk out-of-stock dan substitusi, hindari penjelasan panjang. Katakan apa yang tidak tersedia, apa yang disubstitusi (jika ada), dan tindakan apa yang perlu mereka ambil. Jika tidak perlu tindakan, katakan dengan jelas.
Pola pesan yang mengurangi kebingungan:
Jika alat Anda mendukung otomatisasi pembaruan status pesanan, tambahkan aturan pengaman: saat staf mengembalikan status “Ready” yang keliru (mis. via snapshot/rollback di Koder.ai), harus mengirim koreksi dan menghentikan pengingat duplikat.
Contoh:
"Update: kami menandai pesanan Anda siap karena kesalahan. Pesanan belum siap. ETA baru: 12:40. Kami akan mengirim teks lagi saat siap untuk diambil."
Pelanggan suka mendapatkan pembaruan, tetapi mereka juga ingin kontrol. Perlakukan notifikasi siap ambil sebagai pesan transaksional yang diperlukan untuk menyelesaikan pickup. Jika Anda juga ingin mengirim promosi, pisahkan itu. Pesan pemasaran biasanya butuh opt-in lebih jelas, dan pelanggan harus bisa berhenti menerima promosi tanpa kehilangan pembaruan pickup penting.
Berikan pilihan sederhana di checkout atau di akun mereka: SMS, email, push, atau tidak sama sekali. Pertimbangkan juga opsi “mute pengingat” untuk jangka waktu (mis. “jangan ingatkan lagi hari ini”). Kontrol kecil itu mengurangi keluhan dan balasan “STOP”, terutama untuk pelanggan tetap.
Jaga pesan tetap berguna tanpa memaparkan detail sensitif. Pratinjau layar kunci bisa dilihat orang di sekitar, jadi hindari memasukkan alamat lengkap, isi pesanan lengkap, atau catatan pribadi. Gunakan kalimat singkat dan umum serta sembunyikan rincian di balik login bila memungkinkan.
Struktur aman:
Retensi juga penting. Simpan hanya yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dukungan: log pesan, timestamp, dan status pengiriman. Hapus data notifikasi lama sesuai jadwal yang jelas, dan batasi siapa yang dapat melihat nomor telepon dan riwayat pesan.
Contoh baris ramah layar kunci: "Pesanan Anda siap untuk diambil. Pesanan #1842. Bawa ID. Balas HELP untuk pertanyaan."
Cara tercepat kehilangan kepercayaan adalah memberi tahu seseorang pesanan mereka siap padahal tidak. Jika tim Anda menandai "siap" sebelum tas disegel, pembayaran dikonfirmasi, atau barang benar-benar di rak pengambilan, pelanggan datang dan menunggu lagi. Perbaiki dengan mendefinisikan momen "siap" yang jelas (terbungkus, diberi label, ditempatkan) dan latih staf hanya menekannya saat kondisi itu terpenuhi.
Kesalahan umum lain adalah lokasi. Pesan yang hanya mengatakan "Ready for pickup" memaksa pelanggan menebak pintu, konter, atau spot parkir mana yang digunakan. Tambahkan satu detail yang menghilangkan keraguan: ke mana pergi pertama kali, dan apa yang dibawa (nomor pesanan, nama, warna mobil untuk curbside).
Pesan ganda membuat kebingungan cepat. Sering terjadi ketika status berubah dua kali, atau dua sistem sama-sama mengirim pembaruan. Gunakan satu pengirim resmi dan aturan sederhana: kirim pesan siap hanya sekali per pesanan kecuali staf memicu kiriman ulang manual.
Tim juga terjebak ketika tidak ada cara untuk mengonfirmasi pesan telah dikirim. Beri staf catatan pengiriman yang terlihat di layar pesanan (waktu dikirim, saluran, 4 digit terakhir nomor telepon atau email) agar mereka bisa menjawab "Apakah Anda men-SMS saya?" tanpa menebak.
Teks panjang bisa terpotong, terutama di SMS. Jaga ringkas:
Jika pelanggan mendapat dua teks “siap” dan keduanya tidak menyebut pintu, mereka bisa parkir, berjalan ke pintu yang salah, lalu marah. Satu pesan bersih dan singkat mencegah itu.
Lakukan uji nyata di perangkat, bukan cek meja. Notifikasi terasa bagus hanya ketika bekerja di ponsel nyata, dengan timing sesungguhnya, di shift yang sibuk.
Daftar cepat yang menangkap sebagian besar masalah:
Contoh: Anda menandai Pesanan #1842 siap jam 12:05. Ponsel Anda seharusnya menerima SMS pengambilan dalam beberapa detik, dengan baris sederhana seperti "Park in Spot 3 and reply HERE." Jika Anda mengambil jam 12:15, pengingat tidak boleh terpicu.
Seorang pelanggan memesan online jam 11:10 dan memilih curbside pickup. Di checkout, mereka memilih jendela pengambilan 12:00–12:30.
Jam 11:55, staf menyelesaikan pengepakan tas dan menekan “Mark as ready” di layar pesanan. Satu aksi itu memicu notifikasi, sehingga pelanggan menerima pesan singkat dengan langkah berikutnya.
Pelanggan menerima:
"Your order is ready for curbside pickup at Main Street Store. Park in a curbside spot and reply with your spot # and car color (example: 3 blue). We’ll bring it out."
Jam 12:04, pelanggan membalas: "2 white." Staf melihat balasan terlampir ke pesanan, keluar menyerahkan pesanan, mengonfirmasi nama, dan menandai pesanan "Picked up," yang menghentikan pengingat dan menutup proses.
Saat alur bekerja baik:
Dua gangguan umum:
Jika pelanggan terlambat, kirim satu pengingat lembut setelah jendela pengambilan dimulai, lalu catatan "kami menahannya". Contoh: "Masih dalam perjalanan? Kami akan menahan pesanan hingga 13:30. Balas HELP jika butuh waktu lain."
Jika pesan gagal (nomor salah, delay operator), layar staf harus menunjukkan “not delivered” atau “no confirmation.” Fallback: telepon pelanggan atau kirim email, dan biarkan pesanan tetap di status “Ready” agar mudah ditemukan saat mereka tiba.
Anggap peluncuran pertama sebagai pilot. Mulai dengan satu toko, atau bahkan satu metode pickup (konter vs curbside), dan pastikan bekerja ujung ke ujung sebelum menyalin ke tempat lain. Ini menjaga perbaikan kecil dan mencegah staf kehilangan kepercayaan pada pesan.
Setelah beberapa hari, lakukan perbaikan kata dengan orang yang paling sering menangani pelanggan. Tanyakan: "Apa yang masih ditanyakan pelanggan setelah menerima teks?" dan "Instruksi mana yang sering mereka lewatkan?" Perubahan kecil seperti menambahkan nama pintu pengambilan atau tempat parkir dapat mengurangi kebingungan dengan cepat.
Lacak beberapa metrik dasar supaya tahu apakah notifikasi siap ambil membantu:
Gunakan temuan untuk iterasi mingguan. Jika pelanggan sering datang terlalu awal, sesuaikan kapan menandai “ready” atau tambahkan baris seperti “tunggu pesan ini sebelum datang.” Jika staf lupa menandai pesanan siap, buat tombol lebih terlihat atau tambahkan pengingat sisi staf.
Jika ingin membangun alur dengan cepat, Anda bisa mem-prototype di Koder.ai (Koder.ai) dengan mendeskripsikan status Anda, teks pesan untuk tiap status, dan layar staf sederhana di chat. Anda kemudian bisa mengekspor kode sumber dan terus memperbaiki sesuai apa yang pelanggan butuhkan.
Setelah dasar stabil, pertimbangkan tambahan yang sudah diharapkan pelanggan: pembaruan ETA pengiriman, pesan status pengembalian dana yang mudah, dan struk loyalti yang mengonfirmasi poin setelah pengambilan.
"Siap" sebaiknya berarti pelanggan bisa datang sekarang dan menyelesaikan pengambilan dalam satu kali kunjungan. Definisi internal yang baik: terbungkus, diberi label, dan ditempatkan pada metode pengambilan yang benar (konter, curbside, atau loker), dengan langkah verifikasi ID atau konfirmasi lain yang sudah jelas.
Jika Anda menandai "siap" lebih awal, pelanggan datang lalu menunggu lagi, dan kepercayaan cepat menurun.
Mulai dengan menjawab tiga pertanyaan: apakah sudah siap, ke mana harus pergi, dan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Sertakan nama depan pelanggan (atau pengenal aman), nomor pesanan, lokasi pengambilan yang tepat, apa yang harus dibawa (ID, QR code, atau pesan ini), dan jam pengambilan atau batas waktu penyimpanan.
Gunakan kata-kata sederhana dan hindari istilah internal yang pelanggan tidak kenal.
SMS biasanya pilihan default terbaik karena orang sering melihatnya saat bepergian. Email cocok sebagai cadangan dan untuk struk rinci, tapi lebih mudah terlewat.
Push notification bagus jika pelanggan sudah menggunakan aplikasi Anda dan mengaktifkan notifikasi, tetapi tidak bisa diandalkan untuk semua orang.
Kirim pesan pertama segera setelah pesanan benar-benar siap. Jika tim Anda menandai pesanan secara berkelompok, jeda singkat beberapa menit bisa mencegah pesan "siap" palsu saat ada item yang kurang.
Satu pengingat biasanya cukup, dan hanya jika berguna bagi pelanggan dalam jendela pengambilan.
Aturan sederhana: kirim satu pengingat setelah 60–120 menit jika pesanan belum diambil, lalu hentikan. Saat pesanan dikoleksi, dibatalkan, atau dikembalikan, semua pengingat terjadwal harus dibatalkan.
Ini membuat pesan tetap membantu dan mencegah pemberitahuan setelah masalah terselesaikan.
Secara default hindari mengirim teks larut malam, misalnya setelah jam 9 malam, dan mulai lagi pagi hari sekitar jam 8 pagi, menggunakan zona waktu lokal pelanggan bila diketahui. Jika zona waktu pelanggan tidak diketahui, gunakan zona waktu lokasi pengambilan supaya jam sesuai dengan dukungan staf.
Jam tenang mengurangi keluhan dan menghindari membangunkan orang dengan pesan transaksi.
Beritahu pelanggan secara jelas apa yang harus dilakukan saat tiba, bukan sekadar ‘curbside pickup’. Pesan praktis meminta mereka parkir di spot curbside dan membalas dengan nomor spot + detail mobil, sehingga staf mudah menemukan mereka.
Pastikan balasan tersebut terlampir pada pesanan agar staf tidak harus mencari di inbox lain.
Jangan kirim "Siap" generik jika hanya sebagian pesanan yang sudah selesai. Jelaskan item mana yang siap dan beri ETA jujur untuk sisanya, lalu beri pilihan sederhana (ambil sekarang atau tunggu semua item).
Jika Anda mengizinkan split pickup, buat putusannya mudah supaya pelanggan bisa merespons cepat.
Tampilkan status pengiriman di timeline pesanan sehingga staf tahu apakah pesan terkirim atau gagal. Jika SMS gagal, coba kanal cadangan (mis. email) dengan cepat, dan berikan tombol “Resend ready message” kepada dukungan setelah mengonfirmasi info kontak.
Mencatat apa yang dikirim dan kapan membantu staf membacakannya jika pelanggan menelepon.
Cegah duplikasi dengan memiliki satu pengirim resmi dan aturan seperti “kirim pesan siap hanya sekali per pesanan kecuali staf mengirim ulang secara manual.” Hindari menandai "siap" sebelum pesanan dibungkus dan ditempatkan.
Jika Anda membangun ini di Koder.ai, buat alur satu tindakan jelas "Mark as ready" yang memicu pesan dan mencatat hasilnya, sehingga staf bisa mempercayai apa yang terjadi.