Gunakan checklist penghitungan kas akhir hari ini untuk menutup register dengan cara yang sama setiap kali — langkah jelas, total, dan pemeriksaan cepat untuk staf baru.
Kebanyakan penutupan register salah karena satu alasan sederhana: langkah-langkahnya cuma ada di kepala seseorang. Kasir berpengalaman tahu rutinnya, tapi staf baru mengisi kekosongan dengan tebakan. Bahkan perbedaan kecil dalam urutan (menghitung dulu vs. menarik deposit dulu) bisa mengubah hasil, terutama saat laci sibuk dan semua orang ingin pulang.
Kesalahan kecil cepat menumpuk. Slip paid-out yang tidak masuk paket, refund yang tidak dicatat, atau tip yang dimasukkan ke tempat yang salah bisa berubah jadi selisih over atau short yang tampak seperti misteri. Saat itu terjadi, orang sering menghitung ulang uang yang sama tiga kali dan tetap tidak tahu apa yang harus diperbaiki karena masalahnya ada pada proses, bukan matematika.
Penutupan yang konsisten berarti Anda melakukan langkah yang sama, dalam urutan yang sama, setiap kali. Tujuannya bukan kecepatan. Melainkan keterulangan: dua orang berbeda harus bisa menutup laci yang sama dan mendapat jawaban yang sama.
Checklist seperti ini berguna di semua tempat yang menerima tunai: toko ritel, kafe, salon, meja depan, dan acara pop-up. Juga berguna bagi manajer yang hanya sesekali ikut menutup.
Saat selesai, Anda seharusnya punya tiga hal: total kas yang jelas, kecocokan (atau over/short yang terdokumentasi) terhadap jumlah yang diharapkan, dan catatan singkat yang menjelaskan hal tidak biasa supaya shift berikutnya tidak menebak.
Pengaturan yang rapi membuat penutupan konsisten, terutama saat staf baru yang menghitung.
Pindahkan laci dan dokumen dari jangkauan pelanggan dan gangguan. Pilih tempat dengan meja yang jelas, pencahayaan baik, dan tanpa lalu lintas. Bisukan notifikasi dan hentikan tugas sampingan supaya penghitungan tidak terinterupsi.
Sebelum menyentuh uang, siapkan yang Anda butuhkan: kalkulator, pena dan lembar hitung (atau formulir standar), kantong atau amplop deposit (plus segel jika Anda menggunakannya), laporan penutupan POS (cetak atau di layar), dan sesuatu untuk menyortir uang (nampan kecil atau insert laci kosong).
Tarik info penutupan POS Anda sebelum menghitung. Cetak laporan penutupan atau buka layar total yang menunjukkan kas yang diharapkan, total kartu, refund, paid-out, dan entri tip atau cash drop. Itu memberi nomor target untuk direkonsiliasi nanti dan menghentikan Anda dari menebak apa yang sistem kira harus ada di laci.
Tetapkan satu aturan jelas siapa yang menyentuh uang. Jika ada dua orang, paling sederhana adalah satu orang menghitung dan yang lain memverifikasi dan menandatangani. Jika Anda sendiri, lakukan dua hitungan terpisah dan bandingkan totalnya.
Terakhir, konfirmasi modal awal (float) dan float target. Jika laci harus selalu mulai besok dengan $200, tulis itu di atas lembar sekarang. Ini cara menghindari mendepositkan sebagian float secara tidak sengaja atau meninggalkan uang berlebih.
Mulai penutupan dengan cara yang sama setiap kali. Bekukan angka hari itu dulu, lalu sentuh uang. Jika Anda lakukan sebaliknya, mudah terlewat penjualan terlambat, refund, atau paid-out.
Sebelum membuka laci, hentikan transaksi baru pada register itu. Bergantung pada sistem Anda, itu bisa berarti logout, memasang lane ke mode tertutup, atau menangguhkan penjualan supaya tidak ada yang bisa melakukan transaksi saat Anda menghitung.
Selanjutnya, jalankan ringkasan akhir hari (atau penutupan shift) untuk register itu dan cetak atau simpan di tempat toko menyimpan dokumen penutupan. Laporan ini menjadi total yang diharapkan nanti, bahkan jika laci sudah berantakan.
Alur sederhana yang biasa diikuti toko:
Keluarkan semua kas dan barang mirip kas. Jangan tinggalkan koin di baki untuk nanti. Laci kosong membuat lebih sulit untuk menghitung ganda atau melewatkan sesuatu.
Saat menyortir, pisahkan uang kertas, koin, cek, dan struk. Kartu hadiah dan kupon juga harus dipisahkan. Mereka bisa terlihat seperti uang, tapi tidak direkonsiliasi dengan cara yang sama.
Simpan pengecualian di satu tempat untuk ditinjau. Jika Anda melihat slip refund, struk void, atau catatan paid-out (seperti “$40 perlengkapan kebersihan”), jepit mereka bersama sehingga Anda bisa memastikan sesuai dengan yang dicatat POS.
Penghitungan yang dapat diandalkan dimulai dari satu kebiasaan: hitung dengan cara yang sama setiap kali, dan tuliskan saat Anda jalan. Jangan percaya pada “aku cukup yakin benar.” Jejak kertaslah yang membuat penutupan bisa diulang.
Hitung uang kertas dulu, lalu koin. Untuk uang kertas, mulai dari denominasi terbesar lalu turun ke yang terkecil. Ini membuat matematika lebih bersih dan mengurangi kemungkinan melewatkan tumpukan.
Berikut cara sederhana untuk mencatatnya sehingga siapa pun bisa memeriksa nanti:
BILLS
$100 x ____ = $____
$50 x ____ = $____
$20 x ____ = $____
$10 x ____ = $____
$5 x ____ = $____
$1 x ____ = $____
Bill subtotal = $____
COINS
Quarters: rolled ____ ($10 each) + loose $____ = $____
Dimes: rolled ____ ($5 each) + loose $____ = $____
Nickels: rolled ____ ($2 each) + loose $____ = $____
Pennies: rolled ____ ($0.50 each) + loose $____ = $____
Coin subtotal = $____
TOTAL CASH IN DRAWER = $____
Pisahkan koin yang tergulung dari koin longgar. Total tergulung lebih mudah diprediksi dan cepat diverifikasi. Untuk koin longgar, gunakan metode nampan (hitung dalam kelompok) atau hitung dua kali jika Anda jarang menangani koin.
Saat selesai, lakukan putaran kedua, tapi jangan menghitung ulang semuanya. Hitung ulang denominasi yang biasanya menyebabkan kesalahan: $20 dan $1 (uang kertas menempel), koin longgar, dan tumpukan yang subtotalnya terlihat aneh dibanding hari biasa.
Tulis satu total grand yang jelas untuk kas di laci. Itulah angka yang akan Anda rekonsiliasikan dengan jumlah yang diharapkan selanjutnya.
Tarik ringkasan kas POS (atau laporan akhir hari) dan tulis kas yang diharapkan untuk laci tersebut. Pendekatan umum: penjualan tunai dikurangi paid-out tunai yang keluar dari laci (paid-out, refund tunai, petty cash).
Jika toko Anda menyimpan float tetap di laci semalaman, pisahkan jumlah itu terlebih dahulu. Hitung dan sisihkan, lalu rekonsiliasikan sisa kas dengan kas yang diharapkan POS. Jika Anda mengeluarkan float setiap malam, sertakan itu dalam hitungan dan pastikan total yang diharapkan cocok dengan proses itu.
Bandingkan kas yang Anda hitung dengan kas yang diharapkan dan hitung selisihnya:
Expected cash - Counted cash = Over/Short (angka negatif berarti short).
Contoh: Kas yang diharapkan $842.50. Anda menghitung $840.50. Anda short $2.00.
Saat angka tidak cocok, periksa pengecualian umum sebelum menghitung ulang semuanya. Sebagian besar masalah over/short berasal dari salah satu ini:
Jika Anda menemukan penyebabnya, tulis catatan singkat di lembar: apa yang terjadi, kapan, dan siapa yang terlibat. Contoh: “$20 cash drop jam 18:10 oleh Sam, tidak dimasukkan di POS. Dimasukkan setelah close.” Catatan singkat dan jelas melindungi shift berikutnya dan memudahkan melihat pola.
Tujuannya sederhana: tinggalkan modal awal (float) yang sama untuk shift berikutnya, dan kirim sisanya sebagai deposit. Di sinilah checklist mencegah keputusan “kita biasanya memperkirakan saja” yang menciptakan masalah berulang.
Tentukan aturan float Anda dan patuhi. Misalnya, Anda mungkin selalu meninggalkan $200 yang terdiri dari pecahan tertentu (seperti 10x $10, 10x $5, dan 50x $1). Setelah float ditetapkan, semua yang di atas jumlah itu menjadi kas deposit.
Susun deposit rapi supaya mudah diverifikasi nanti. Jaga denominasi tetap bersama, hadapkan uang ke arah yang sama, hitung per denominasi, lalu jumlahkan ke total deposit. Hitung ulang deposit sekali lagi sebelum menyegel. Jika toko Anda memisahkan cek, letakkan cek terpisah juga.
Tulis tanggal, nomor register, dan jumlah deposit di kantong atau slip.
Contoh: total laci $463. Float standar $200. Itu berarti $263 masuk ke deposit. Ambil $200 float dulu (menggunakan campuran standar), lalu hitung sisa kas sebagai deposit. Jika Anda menyusun deposit dulu, mudah tidak sengaja mendepositkan sebagian uang untuk besok.
Dokumentasikan serah-terima. Catat siapa yang menghitung, siapa yang menyegel kantong, dan dimana disimpan (slot brankas, drop box, atau brankas manajer). Jika deposit hilang nanti, satu baris ini mencegah tebak-tebakan dan tuding-menuding.
Pengecualian adalah tempat penutupan berubah jadi over atau short. Aturannya sederhana: setiap kali kas keluar dari laci (atau seharusnya masuk), harus ada jejak kertas yang cocok dan baris yang cocok di laporan POS.
Mulai dengan paid-out tunai. Saat seseorang membeli perlengkapan, membayar kurir, atau mengambil petty cash, catat saat itu juga: jumlah, alasan, siapa yang menyetujui, dan struk jika ada. Saat penutupan, paid-out itu harus cocok dengan yang POS beri label paid out, drawer payout, atau cash drop. Jika tidak cocok, perlakukan seperti kas hilang sampai terbukti sebaliknya.
Refund dan void berikutnya. Cocokkan tiap refund tunai dan void dengan laporan penutupan. Pemeriksaan cepat: jika POS menunjukkan tiga refund tunai, Anda harus bisa menunjukkan tiga struk atau slip refund.
Tip sering membuat tim tersandung. Pastikan semua tahu aturan untuk tip tunai (tetap di laci vs. dipindah ke toples tip), tip kartu (dibayar tunai vs. diproses di payroll), dan pembayaran tip. Jika staf dibayar tunai pada saat tutup, catat sebagai paid-out dengan nama dan jumlah.
Ingat bahwa penukaran kartu hadiah bukanlah kas, dan kupon atau diskon mengurangi jumlah yang dibayar pelanggan, jadi juga mengurangi kas yang diharapkan.
Contoh: Pelanggan mengembalikan barang $20 dan mendapat refund $20 tunai. Jika refund itu tidak dimasukkan dengan benar (atau dimasukkan sebagai void tanpa refund), laci akan terlihat short $20 saat penutupan. Ini mudah ditangkap bila struk, baris refund POS, dan catatan Anda semua cocok.
Sebagian besar masalah over/short bukan kesalahan matematika. Mereka adalah slip proses kecil yang terjadi saat penutupan terburu-buru, terganggu, atau ditangani berbeda oleh tiap orang.
Satu jebakan besar adalah “memperbaiki” hitungan agar cocok dengan apa yang POS katakan harus ada. Jika Anda mengubah angka untuk terlihat benar, Anda kehilangan petunjuk satu-satunya untuk menemukan masalah nyata (refund yang terlupa, cash drop yang tidak dicatat, uang kertas yang terselip di bawah laci). Catat hitungan yang sebenarnya dulu, lalu selidiki.
Masalah umum lain adalah mencampur uang yang punya fungsi berbeda. Float bukan deposit. Jika Anda mengambil segenggam uang untuk melengkapkan deposit, pembuka berikutnya akan kekurangan dan masalah terulang.
Gangguan juga menyebabkan kesalahan. Menghitung saat pelanggan ada di dekat, saat rekan bertanya, atau saat transaksi masih terbuka mengarah pada hitungan ganda atau uang yang terlewat. Tutup lane, selesaikan penjualan yang tertunda, dan hitung di tempat yang tenang.
Kesalahan yang sering muncul berulang:
Perbedaan kecil layak dihitung ulang sekali karena sering menunjuk ke penyebab sederhana yang bisa diperbaiki: uang kertas menempel, tumpukan denominasi salah, atau struk yang tidak pernah dimasukkan. Hitung ulang sekali, lalu periksa pengecualian (refund, paid-out, drop) sebelum menerima angka over/short akhir.
30 detik terakhir mencegah sebagian besar masalah over/short. Gunakan pemeriksaan cepat yang sama setiap kali, bahkan saat lelah atau melatih orang baru.
Verifikasi lima hal ini:
Lalu lakukan pengecekan visual terakhir. Lihat di dalam laci dan di bawah meja untuk uang yang terselip atau terlipat. Pastikan slip paid-out, struk refund, atau catatan tip-out berada dalam satu paket yang sama dengan laporan penutupan.
Jika kebijakan Anda mengharuskan, minta tanda tangan manajer atau hitung kedua. Tujuannya bukan mempertanyakan kasir, melainkan menangkap kesalahan sederhana saat detail masih segar.
Jika sesuatu tidak cocok, berhenti dan perbaiki sekarang. Setelah deposit disegel dan laci kembali aktif, ketidaksesuaian kecil jadi lebih sulit dijelaskan dan lebih mudah terulang besok.
Berikut contoh realistis dengan angka bersih yang bisa dipakai untuk pelatihan.
Anda menutup Register 1. Float tetap $200.00 (ini tetap di laci untuk besok). Ringkasan POS menunjukkan:
Kas yang diharapkan di laci sebelum menarik deposit:
$200.00 + $1,145.20 - $20.00 - $60.00 = $1,265.20
Anda menghitung per denominasi dan kas sebenarnya berjumlah $1,230.20. Itu tampak short $35.00.
Sebelum panik, hitung ulang uang terbesar dan jumlahkan subtotal lagi. Hasilnya tetap $1,230.20. Sekarang periksa pengecualian: refund, void, paid-out, tip yang dibayar dari laci, dan buka tanpa transaksi (no-sale).
Anda menemukan penyebab: ada paid-out $35.00 untuk beli perlengkapan kebersihan, tapi dicatat di sticky note dan tidak dimasukkan di layar paid-out. Setelah Anda mencatat paid-out itu, jumlah yang diharapkan menjadi:
$1,265.20 - $35.00 = $1,230.20 (over/short = $0.00)
Catatan harus singkat dan faktual:
Hitung ulang jika selisih lebih dari beberapa dolar atau matematikanya terlihat aneh. Eskalasikan ke manajer jika varians tetap setelah dua hitung, jika struk hilang, atau jika shift yang sama terus menunjukkan kekurangan.
Checklist hanya bekerja jika tampilannya sama setiap malam. Ubah ini menjadi formulir penutupan satu halaman yang muat di clipboard atau tercetak satu lembar. Tujuannya satu tempat untuk menulis setiap angka, plus satu kotak total akhir yang jelas sehingga tidak ada yang terlewat.
Jaga tata letak sesuai urutan penutupan staf Anda. Formulir yang baik biasanya mencakup: float pembukaan dan total kas penutupan, kas menurut denominasi dengan subtotal kas, total non-kas (kartu, kartu hadiah, tip, paid-out, refund), ekspektasi vs. aktual dengan over/short dan catatan, serta persiapan deposit (jumlah deposit, kas yang ditinggalkan sebagai float, nomor kantong atau slip).
Tambahkan petunjuk pelatihan kecil langsung di formulir daripada menguburkannya di handbook. Contoh: “Tulis total koin di sini (bukan jumlah koin)” dan “Jika ada paid-out atau refund, isi sebelumnya sebelum menghitung over/short.” Sisihkan satu kotak bertanda jelas untuk pengecualian agar tidak tenggelam di catatan umum.
Tentukan siapa yang menandatangani dan siapa yang memverifikasi. Banyak toko memakai tanda tangan penutup plus pemeriksaan manajer untuk over/short di atas batas tertentu. Juga tentukan dimana arsip disimpan (binder, folder laporan POS, atau drive bersama) dan berapa lama menyimpannya berdasarkan aturan lokal dan saran akuntan Anda.
Jika Anda ingin versi aplikasi sederhana, buat versi yang tidak mempersulit tim. Formulir digital harus mencerminkan alur kertas: total per denominasi, ekspektasi vs. terhitung, over/short, jumlah deposit, dan catatan wajib saat varians tidak nol.
Anda bisa membangun formulir penutupan dasar di Koder.ai dengan menjelaskan field dan perhitungannya lewat chat. Auto-total dan catatan pengecualian yang diwajibkan saat over/short bukan nol biasanya sudah cukup untuk membuat penutupan konsisten tanpa menambah pekerjaan.
Jalankan uji satu minggu dengan penutup nyata, lalu sesuaikan berdasarkan apa yang sebenarnya terlewat. Lakukan satu perubahan dalam satu waktu, ubah nama field yang membingungkan, pindahkan total yang paling sering terlewat lebih dekat ke area pemeriksaan akhir, tambahkan prompt singkat untuk masalah umum (refund, pembayaran tip, safe drop), lalu kunci versi final agar proses tetap stabil.
Gunakan langkah yang sama dalam urutan yang sama setiap penutupan. Pertama “bekukan” angka dengan mengunci register dan menarik laporan penutupan POS, lalu kosongkan laci, sortir, dan hitung menurut denominasi dengan subtotal yang ditulis.
Konsistensi lebih penting daripada kecepatan karena membuat hasil bisa diulang oleh karyawan yang berbeda.
Jalankan ringkasan shift atau laporan akhir hari POS sebelum Anda menyentuh kas. Laporan itu memberi target kas yang diharapkan dan menangkap penjualan terlambat, refund, dan paid-out yang bisa mengubah perhitungan.
Jika Anda menghitung dulu, mudah untuk mencocokkan ke ekspektasi yang salah dan membuang waktu menghitung ulang.
Hitung semua uang di laci terlebih dahulu, lalu pisahkan float tetap (modal awal) jika Anda menyimpannya semalam. Rekonsiliasikan sisa kas dengan kas yang diharapkan di POS, dan baru kemudian buat deposit.
Ini mencegah tidak sengaja mendeposit sebagian uang untuk besok atau meninggalkan uang ekstra di laci.
Tulis jumlah yang Anda hitung dulu, lalu hitung selisih terhadap kas yang diharapkan. Lakukan satu hitung ulang terarah pada denominasi yang sering menjadi sumber kesalahan (seringnya $20, $1, dan koin longgar), lalu tinjau pengecualian seperti refund, paid-out, tip, dan cash drop.
Jika masih tidak cocok setelah dua hitung dan pengecekan pengecualian, dokumentasikan selisihnya dan eskalasikan ke manajer.
Mulai dengan memastikan setiap pergerakan kas punya catatan yang cocok: refund tunai harus punya struk atau slip, paid-out harus punya persetujuan dan struk bila memungkinkan, dan cash drop harus dicatat satu kali dan hanya sekali.
Sebagian besar kekurangan “misterius” sebenarnya adalah entri yang hilang atau slip yang tidak ikut masuk ke paket penutupan.
Satu orang menghitung sementara orang kedua memverifikasi total dan menandatangani, jika memungkinkan. Jika Anda sendirian, lakukan dua hitungan terpisah dan bandingkan hasil sebelum Anda menyegel deposit.
Tujuannya mengurangi kesalahan hitung sederhana dan menciptakan jejak jelas siapa yang memeriksa apa.
Kumpulkan semua dokumen pengecualian di satu tempat saat menghitung, lalu cocokkan dengan laporan POS sebelum Anda memfinalkan over/short. Jika POS menunjukkan tiga refund tunai, Anda harus bisa menunjukkan tiga slip atau struk yang sesuai.
Jika ada yang hilang, catat segera agar shift berikutnya tidak menebak.
Putuskan dan dokumentasikan satu aturan untuk tiap tipe: tip tunai (tetap di laci atau dipindah ke toples tip), tip kartu (dibayarkan tunai atau ditangani di payroll nanti), dan pembayaran tip (selalu dicatat dengan nama dan jumlah). Jika staf dibayar tunai saat tutup, catat sebagai paid-out sehingga muncul di laporan POS.
Aturan yang jelas mencegah tip mengubah secara diam-diam apa yang seharusnya menjadi “kas yang diharapkan”.
Hitung deposit menurut denominasi, tulis total deposit pada kantong atau slip, lalu hitung ulang deposit sekali lagi tepat sebelum menyegel. Cantumkan tanggal dan ID register agar bisa diverifikasi nanti.
Deposit yang rapi dan berlabel jelas lebih cepat diaudit dan lebih sulit diperdebatkan.
Bisa, asalkan tidak membuat proses jadi lebih rumit. Formulir digital harus mencerminkan alur kertas Anda: total per denominasi, ekspektasi vs. terhitung, over/short, jumlah deposit, dan catatan wajib saat varians tidak nol.
Anda bisa membangun formulir penutupan sederhana di Koder.ai dengan menjelaskan field dan perhitungannya lewat chat, lalu kunci versi final agar proses tetap konsisten.