Crie um rastreador de patrocínios para eventos que mantenha níveis, arquivos de logo, status de faturas e benefícios prometidos claros para evitar surpresas no dia do evento.
A maioria dos problemas com patrocinadores não são “grandes” problemas. São detalhes pequenos que escapam: um logo que nunca chegou, uma promessa que não foi anotada, uma fatura enviada e não paga, ou um prazo que só existia na caixa de entrada de alguém.
Sem um lugar único para checar, a informação se espalha por threads de e-mail, mensagens de chat, drives compartilhados e pela memória de alguém. É assim que você acaba com surpresas de última hora, como imprimir a versão errada de um logo, perder uma menção prometida ou perceber tarde demais que um patrocinador ainda não pagou.
Um rastreador simples dá a todos a mesma visão, mesmo para quem mexe com patrocínios só 10 minutos por dia. Ele funciona porque pessoas diferentes precisam de detalhes diferentes:
O objetivo não é “mais papelada”. É menos momentos embaraçosos e menos mensagens urgentes na semana antes do evento. Quando cada patrocinador tem um status claro e um conjunto curto de próximas ações, você identifica problemas cedo e resolve com calma.
Esse tipo de rastreador também define expectativas saudáveis. Não é um CRM completo e não precisa ser. Você não está tentando registrar cada ligação ou construir um pipeline de vendas. O objetivo é entregar o que você vendeu.
Um exemplo realista: seu patrocinador Gold diz “logo no site, menção no palco e dois ingressos.” Se isso fica só no e-mail, o apresentador pode nunca ver. Se está no rastreador, você pode atribuir a menção no palco, confirmar a versão do logo e marcar os ingressos como enviados antes do dia da impressão.
Se preferir construir uma pequena ferramenta interna em vez de manter uma planilha, você pode recriar os mesmos campos como um app leve em Koder.ai (koder.ai) e reutilizá-lo para cada evento.
Um rastreador de patrocínios é sua fonte única de verdade para detalhes que afetam trabalho real: o que o patrocinador comprou, o que você deve a ele, o que ele deve a você e quais ativos ainda faltam. Deve ser o lugar que sua equipe verifica antes de enviar um e-mail, aprovar um design ou mandar para a gráfica.
Inclua tudo o que você precisa para responder rápido sem vasculhar mensagens antigas. No mínimo, capture:
Um bom rastreador não é um sistema contábil completo. Você não precisa dele para calcular impostos, conciliar depósitos bancários ou produzir demonstrações financeiras. Também não precisa armazenar cada contrato e e-mail. Algumas equipes adicionam “contrato recebido: sim/não” e um campo de notas curto, mas o objetivo é clareza, não armazenamento de documentos.
Comece mais cedo do que pensa. Assim que o contato começar, crie uma linha para cada potencial patrocinador, mesmo os “talvez”. Negócios se movem rápido, e perder uma linha é como fazer os detalhes desaparecerem.
Uma regra simples ajuda: se um detalhe afeta design, marketing, sinalização ou dinheiro, pertence ao rastreador. Se é arquivamento legal ou finanças profundas, provavelmente mora em outro lugar.
Um rastreador só funciona se corresponder ao comportamento da sua equipe numa semana agitada. Comece pequeno. Cada coluna extra é mais um lugar para informação ficar desatualizada, e informação desatualizada é pior do que informação ausente.
Pense em três grupos: quem é o patrocinador, o que foi acordado e o que acontece a seguir.
Estes são os básicos consultados diariamente:
Adicione uma coluna “Responsável”. Se um patrocinador for “tarefa de todos”, vira tarefa de ninguém. Atribua uma pessoa responsável pela próxima ação, mesmo que outros ajudem.
Use status curtos e claros para que você possa ordenar e filtrar em segundos. Um fluxo simples é suficiente:
Evite rastrear cinco tipos de “talvez”. Se precisar de nuance, use notas em vez de inventar mais status.
Mantenha um campo de notas para detalhes do mundo real: pedidos especiais (ingressos extras, menção no palco), restrições (sem logos de concorrentes por perto) e prazos rígidos (cortes para impressão). Escreva notas como se estivesse passando o patrocinador para um colega amanhã: curtas, específicas e datadas.
Se estiver construindo o rastreador dentro de uma ferramenta como Koder.ai, trate esses campos como versão um. Você deve conseguir rodar o evento com o que está aqui.
Níveis de patrocinador só ajudam se todo mundo entender o que significam. Use nomes de nível claros e descreva cada nível em uma frase curta. Evite rótulos vagos como “Premium” a menos que também explique entregáveis exatos. Um bom teste: um voluntário poderia ler a descrição do nível e saber o que fazer sem perguntar?
Mantenha níveis estáveis durante o evento, mas rastreie benefícios no nível do patrocinador. Mesmo dentro do mesmo nível, patrocinadores costumam negociar pequenas mudanças (um post social extra, um estande maior, um horário diferente). Seu rastreador deve mostrar tanto as regras do nível quanto a promessa real do patrocinador.
Para cada patrocinador, escreva benefícios como itens que possam ser marcados um a um:
Formule cada item para que possa ser marcado como “feito” sem debate.
“Prometido” vs “entregue” não basta. Adicione uma data de entrega para cada benefício, mesmo que seja só “até o dia da impressão” ou “semana do evento”. Isso transforma benefícios em um cronograma em vez de uma lista de desejos.
Também inclua um campo “Prova”: nome de captura de tela, nome de arquivo da foto ou uma nota de confirmação curta (por exemplo, “Logo no slide deck v3, aprovado por Sam 1/12”). Quando um patrocinador perguntar “Nosso post foi publicado?”, você responde em 10 segundos em vez de procurar threads.
Logos são onde o trabalho com patrocinadores frequentemente falha. Arquivos chegam tarde, alguém usa a versão errada ou um banner vai para a gráfica antes da aprovação do patrocinador. Seu rastreador deve tornar o trabalho com logos entediante e previsível.
Trate o logo como um mini projeto com um status claro. Mantenha simples para que qualquer pessoa consiga rapidamente saber o que está bloqueado:
Capture os detalhes de arquivo que o design vai realmente precisar. Não confie em “está no e-mail”.
Depois registre onde o logo vai aparecer. Seja específico, porque “site” pode significar rodapé, página de patrocinadores, página de registro, ou todos os itens. Campos simples de colocação ajudam: Website placement, Print banner, Slides, Badges, além de notas de dimensionamento ou lockup.
Finalmente, inclua uma etapa real de aprovação. Adicione “Aprovado por”, “Data da aprovação” e “Fonte da aprovação” (e-mail, mensagem, chamada). Se o patrocinador pedir mudanças depois, você terá um registro limpo.
Um cenário realista: você recebe “Acme_logo.png” e parece ótimo online, mas fica borrado em um banner de 3 metros. Se seu rastreador mostra “Formato necessário: SVG” e “Logo status: Received (not approved)”, você pega o problema antes do design ser finalizado.
Se preferir uma ferramenta interna leve em vez de planilha, um app simples em Koder.ai pode espelhar esses campos e manter uploads, aprovações e colocações em um só lugar.
Patrocinadores podem estar empolgados e ainda assim atrasar pagamento. Se seu rastreador não mostrar o status da fatura à primeira vista, você perderá tempo perseguindo as pessoas erradas, ou pior, entregará benefícios a quem não pagou.
Comece com uma coluna de status única e consistente. Mantenha simples: Draft, Sent, Overdue, Paid e Refunded (apenas se você realmente processa reembolsos). Vincule o status a datas, não a sentimentos.
Ao lado do status, adicione campos que respondam às perguntas que aparecerão com pressa: número da fatura, data enviada, data de vencimento, valor e método de pagamento (cartão, transferência, cheque). Se você também registrar “quem cobrar” (nome e e-mail do contato de contas a pagar), os follow-ups não vão pular entre colegas.
Follow-ups funcionam melhor quando são previsíveis e têm dono. Um cronograma simples que funciona na maioria dos eventos:
Seja claro sobre o que dispara a realização de benefícios e escreva isso. Muitas equipes travam porque uma pessoa acha que um “sim” verbal basta e outra espera pelo pagamento.
Gatilhos comuns: contrato assinado, compromisso por escrito (e-mail) ou pagamento recebido. Por exemplo, você pode colocar um logo no site após contrato assinado, mas só imprimir sinalização depois que a fatura estiver marcada como Paid.
Para uma conferência de um dia com 12 patrocinadores, essa clareza evita momentos embaraçosos como imprimir um banner Platinum para um patrocinador cuja fatura ainda está em Draft.
Você pode fazer um rastreador de patrocínios com uma planilha básica. Comece por aí. É rápido, fácil de compartilhar e suficiente para a maioria das equipes de eventos.
Separe 60–90 minutos e faça cinco coisas:
Uma pequena mudança que evita confusão: mantenha a coluna “Responsável” e use-a. Uma pessoa por patrocinador deve ser responsável por correr atrás da próxima ação.
Se você superar a planilha depois, pode transformar os mesmos campos em um app interno simples (por exemplo, gerado por um prompt de chat em Koder.ai) sem mudar o processo.
Imagine uma conferência comunitária de um dia com 300 participantes e 12 patrocinadores. A equipe usa um rastreador simples com uma linha por patrocinador e algumas colunas que respondem às perguntas diárias: quem está confirmado, em que nível estão, se o logo foi aprovado, se a fatura está paga e quais benefícios ainda faltam.
Três patrocinadores ficam bem diferentes na mesma planilha:
No meio do planejamento, o coordenador faz uma atualização que economiza muito bate-papo. Northside Bank envia um logo. O arquivo é adicionado, “logo received” vira Yes, mas “brand approval” permanece Pending porque a equipe deles ainda precisa confirmar se funciona em fundo escuro. O status da fatura é definido como Overdue (está 10 dias em atraso) e a nota de entregas é atualizada: “Menção no palco agendada para 10:05.”
Para BrewCo, o rastreador mostra “invoice: N/A” e “benefit: coffee for 300, drop-off 7:30am.” Quando confirmarem a entrega, o benefício é marcado como Scheduled, não Done, para que ninguém esqueça que ainda é trabalho futuro.
Uma semana antes do evento, a equipe filtra tudo que ainda está vermelho:
Essa visão única diz à equipe o que perseguir hoje, em vez de descobrir problemas na hora da impressão.
A maioria das dores de cabeça com patrocinadores não é culpa dos “patrocinadores ruins”. Vem de um rastreador que parece completo, mas não responde perguntas simples rápido: Quem deve o quê? O que está aprovado? O que ainda falta?
Um problema comum é misturar fatos e tarefas na mesma célula. Uma nota como “Logo enviado, aguardando aprovação, precisa de fatura” é impossível de filtrar. Quando você precisa saber quem está esperando por você vs quem está esperando por eles, o rastreador não ajuda.
Outro vilão recorrente é falta de propriedade. Se ninguém está nomeado ao lado de “Follow-up fatura” ou “Confirmar menção no palco”, vira tarefa de todo mundo, o que geralmente significa de ninguém.
Benefícios também se perdem quando não há prazo. Um patrocinador pode ganhar uma menção na newsletter, localização de estande ou sinalização, mas sem data, o trabalho escorrega até o dia da impressão.
O caos dos logos causa retrabalho de última hora mais do que a maioria espera. Se você aceita qualquer arquivo, receberá screenshots, PNGs minúsculos, JPEGs esticados ou branding antigo. Aí você corre atrás de um novo arquivo quando o designer já está montando os banners.
Benefícios também podem ser marcados como “feito” cedo demais. “Postado nas redes” não é prova. “Logo no site” não é confirmação. Sem evidência, você discutirá depois ou perderá tempo checando tudo novamente.
Uma forma simples de prevenir esses problemas:
Exemplo: você tem um patrocinador Gold prometido com menção em slide e estande. Se o rastreador mostra “Gold”, “Logo aprovado: Yes”, “Invoice: Sent”, “Payment: Pending”, “Booth size: Confirmed” e uma data de entrega para o deck de slides, você enxerga o risco real em segundos e age antes de virar urgência.
O dia da impressão e o dia do evento são quando pequenas lacunas viram estresse grande. O objetivo é simples: qualquer pessoa da equipe deve responder “o que este patrocinador pagou, o que ele recebe e isso foi entregue?” em segundos.
Comece por dinheiro e detalhes de nível. Se um patrocinador é “meio Gold” na caixa de entrada de alguém, mas não está no rastreador, você prometerá posicionamento errado ou esquecerá um benefício.
Faça essa checagem rápida:
Se tiver apenas um passo extra, adicione uma nota “print lock”: a última data para aceitar mudanças de logo. Sem isso, você receberá um novo logo 12 horas antes da gráfica.
Prepare um resumo de patrocinadores em uma página fácil de usar no local. Inclua nome do patrocinador, nível, notas de pronúncia, onde o logo aparece e momentos ao vivo (menção do MC, agradecimento no palco, localização do estande).
Um exemplo realista: se o roteiro do MC inclui “Platinum sponsors”, mas o rastreador ainda mostra dois níveis pendentes, você ou agradecerá demais alguém que não pagou ou entregará menos a quem pagou.
Se estiver construindo o rastreador em uma ferramenta como Koder.ai, snapshots e rollback podem ser úteis antes do dia da impressão para congelar uma versão e evitar edições de última hora.
O maior ganho não é uma planilha perfeita. É um processo reutilizável. Depois do evento, copie seu rastreador, limpe as linhas e mantenha a estrutura para que o próximo evento comece com 80% pronto.
Decida se uma planilha ainda é suficiente. Se apenas uma pessoa atualiza e você não precisa de lembretes automáticos, uma planilha dá conta. Se várias pessoas atualizam, mudanças são frequentes ou patrocinadores escrevem para pessoas diferentes, a dor aparece rápido. Aí você vai querer permissões (quem pode editar o quê), formulários simples de entrada e lembretes para faturas ou aprovações faltantes.
Padronize como coletar informações. Um formulário curto de intake evita idas e vindas comuns onde você recebe um logo sem contato de cobrança, ou um endereço de faturamento sem benefícios acordados. Mantenha curto para que patrocinadores realmente preencham.
Um fluxo simples e gerenciável:
Se quiser algo mais estruturado que uma planilha mas ainda leve, você pode construir uma pequena ferramenta interna em Koder.ai: lista de patrocinadores, visão de aprovação de logos e quadro de status de faturas. Se as necessidades crescerem depois, a plataforma também permite exportar o código-fonte para você hospedar da forma que preferir.
Guarde seu “pacote do evento” também: níveis do ano anterior, linguagem de benefícios, modelos de e-mail e prazos. Na próxima vez, você atualizará detalhes em vez de reconstruir tudo do zero.
Comece pelo que pode comprometer a entrega: nome do patrocinador como deve aparecer em materiais impressos, nível e valor acordado, benefícios prometidos, status do logo e status da fatura/pagamento. Adicione um responsável e algumas datas de vencimento para que cada patrocinador tenha uma próxima ação visível à primeira vista.
Use sempre quando uma decisão afetar dinheiro, design ou trabalho no local. Se alguém estiver prestes a aprovar um banner, agendar uma menção no palco ou enviar uma cobrança, deve checar o rastreador primeiro para não agir com informação desatualizada.
Defina status curtos e padrão que você possa filtrar rapidamente e deixe detalhes na área de notas. O rastreador deve responder “em que etapa está este patrocinador?” em segundos, sem exigir a leitura de um parágrafo.
Mantenha as regras de nível separadas, mas registre a promessa real no nível do patrocinador. Mesmo dentro de um mesmo nível, patrocinadores costumam negociar mudanças, então o rastreador deve mostrar exatamente o que cada patrocinador recebeu, não apenas o nome do pacote.
Trate o logo como um fluxo de trabalho próprio: status claros e um registro do arquivo aprovado para uso. Capture formato e regras de fundo (claro/escuro) para que o designer não tenha que adivinhar, e registre quem aprovou e quando.
Escolha um fluxo simples de status de fatura e vincule-o a datas, não a suposições. Registre número da fatura, data de envio, data de vencimento, valor e quem deve ser cobrado para que qualquer pessoa possa fazer a cobrança sem buscar e-mails.
Uma boa prática é entregar benefícios de baixo risco antes e segurar itens de custo/risco alto até a confirmação do pagamento. Por exemplo: publicar o logo no site após acordo assinado, mas só imprimir sinalização depois que a fatura for marcada como Paid.
Atribua um dono por patrocinador para a próxima ação, mesmo que outros contribuam. Sem um responsável nomeado, os acompanhamentos demoram porque cada um assume que outra pessoa está cuidando.
Defina uma data limite para impressões e publicações e a aplique — mudanças de última hora costumam causar erros caros. Antes do dia de impressão, verifique faturas não pagas, logos ausentes ou não aprovados e qualquer benefício sem dono ou data de vencimento.
Quando várias pessoas precisam atualizar, você quer permissões, lembretes e uma forma limpa de receber uploads e aprovações. Uma ferramenta leve interna em Koder.ai pode refletir os mesmos campos da sua planilha, manter tudo em um lugar e continuar simples.
