Crie um formulário de inscrição para vendedores do seu evento comunitário com aprovações, mensagens de boas-vindas automáticas e um fluxo simples que sua equipe pode gerenciar.
Se você já coletou inscrições de vendedores por email, sabe como isso fica bagunçado rápido. Um vendedor manda um PDF de menu, outro esquece o telefone, alguém faz três perguntas no mesmo fio, e você ainda não tem o básico como tamanho do estande, necessidade de energia ou o que eles vendem.
O resultado é previsível: decisões lentas, acompanhamentos constrangedores e voluntários estressados. Você passa o tempo correndo atrás de detalhes em vez de escolher a melhor combinação de vendedores para o evento.
Um formulário simples de inscrição com aprovações resolve isso ao transformar um monte de mensagens em um caminho claro e repetível. Os vendedores se inscrevem uma vez com os detalhes que você realmente precisa. Um revisor aprova ou recusa. Vendedores aceitos recebem uma mensagem automática de boas-vindas com os próximos passos. E sua equipe sempre vê o que é novo, o que está pendente e o que está confirmado.
Isso ajuda três grupos ao mesmo tempo. Organizadores têm menos surpresas no dia do evento. Voluntários conseguem ajudar a revisar inscrições sem cavar nas caixas de entrada. Vendedores percebem que o evento é bem organizado porque recebem um sim ou não rápido e instruções claras.
Mantenha as expectativas realistas. Comece com a versão mais simples que funciona, depois adicione extras (pagamentos, números de estande, lembretes, certificados). O objetivo não é um sistema perfeito. É um processo calmo e consistente que funciona da mesma forma sempre.
Se você quer construir algo assim sem um projeto de desenvolvimento completo, um app construído por chat no Koder.ai (koder.ai) pode manter o formulário, a tela de aprovação e as mensagens automáticas em um só lugar.
Um bom processo de inscrição de vendedores são apenas alguns momentos que acontecem toda vez: um vendedor se inscreve, alguém toma uma decisão, e o vendedor recebe um próximo passo claro. Quando funciona, você para de correr atrás de detalhes em threads de email e sempre sabe quem está confirmado.
A maioria dos eventos comunitários precisa das mesmas etapas principais:
Os papéis permanecem simples. O vendedor preenche o formulário e responde se você pedir correções. Um revisor (frequentemente um voluntário ou coordenador) faz a primeira triagem e sinaliza problemas. O responsável pelo evento toma a decisão final quando há vagas limitadas ou limites por categoria (por exemplo, não aceitar mais estandes de velas).
Uma mensagem automática de boas-vindas significa isto: assim que você marca um vendedor como aceito, ele recebe um email ou mensagem pré-escrita sem que você envie manualmente. Deve cobrir o básico (data, local, regras) e uma curta lista de verificação do que fazer a seguir.
Para o dia do evento, acompanhe alguns detalhes no mesmo lugar da inscrição: tamanho ou número do estande, necessidades de energia, acesso de veículo, horário de chegada e montagem, e quaisquer notas especiais (como “precisa de canto para barraca”).
Um bom formulário de inscrição de vendedores coleta o suficiente para tomar uma decisão justa e planejar a disposição, sem virar um questionário de 20 minutos. Pense em três grupos: quem são, o que precisam no local e o que concordam.
Comece com o básico para contatar rapidamente e ordenar candidatos por tipo.
Esse conjunto responde as grandes perguntas: dá para contatá-los, eles cabem no evento e é possível posicioná-los fisicamente.
Adicione algumas perguntas do dia do evento que evitem trocas posteriores. Peça janela preferida de carga e informações do veículo (carro, van, reboque) para agendar chegadas. Inclua necessidades de acessibilidade (para eles ou sua montagem) para atribuir um local viável.
Para taxas, evite caixas de seleção vagas “pago?”. Use um campo de status claro (não pago, pagando depois, pago) e um local para colar referência de fatura ou transação. Em seguida, inclua um lembrete curto sobre reembolso em linguagem simples, para que ninguém seja pego de surpresa.
Por fim, adicione uma caixa de concordância que cubra regras que as pessoas esquecem: horários de montagem e desmontagem, faixas de segurança e combate a incêndio, limites de barulho e o que acontece se chegarem atrasados. Se a sua ferramenta suportar, grave o carimbo de data/hora do aceite e inclua um resumo das regras na mensagem de aceitação para reduzir disputas.
Um bom processo de aprovação deve parecer justo para vendedores e fácil para você. O objetivo é tomar a mesma decisão da mesma forma sempre, sem longos fios de email.
Antes de abrir inscrições, escreva o que “sim” significa. Mantenha prático: este vendedor cabe no evento, mantém as pessoas seguras e ajuda o mercado a ter variedade?
Critérios comuns fáceis de defender:
Statuses previnem confusão e tornam atualizações previsíveis. Um conjunto simples funciona bem: Novo, Precisa de informações, Aceito, Lista de espera, Recusado. “Precisa de informações” importa porque muitos bons vendedores enviam detalhes incompletos.
Atribua papéis desde cedo. Uma pessoa pode fazer a primeira triagem (completude e ajuste básico). Uma pessoa deve ter a decisão final para evitar mensagens conflitantes. Se tiver múltiplos revisores, combinem uma regra de desempate (por exemplo, o responsável pelo evento decide).
Defina um tempo de resposta que você consiga cumprir, como “respondemos em até 5 dias úteis”. Se esperar muitas perguntas, decida onde elas vão (uma caixa de entrada, uma pessoa) e mantenha respostas consistentes com algumas respostas salvas.
Planeje casos de exceção antecipadamente:
Envie a mensagem de boas-vindas logo após aceitar um vendedor, não logo após ele enviar o formulário. O objetivo é reduzir perguntas respondendo às comuns antes da chegada e dar um passo claro a seguir.
Uma boa mensagem automática de boas-vindas lê como um mini-guia de uma página. Inclua apenas o que precisam para aparecer preparados:
Mantenha curto. Destaque (negrito) as poucas coisas que não podem ser esquecidas e evite promessas que não possa cumprir. Diga “Faremos o possível para colocá-lo perto de vendedores similares” em vez de “Você ficará próximo à entrada”. Confirme energia apenas se tiver uma tomada reservada para eles.
Se você usa statuses como Aceito e Precisa de informações, escreva dois templates separados para manter o tom claro e consistente.
Subject: You’re accepted for {EventName} - next step inside
Hi {VendorName},
You’re confirmed for {EventName} on {EventDate}.
Key details:
- Load-in: {LoadInWindow} at {LoadInLocation}
- Booth: {BoothSize}. Bring {WhatToBringShort}
- Parking: {ParkingNotes}
- Rules: {TopRules}
Next step (today): reply with {OneRequiredItem} by {Deadline}.
Day-of contact: {ContactName}, {ContactPhone}
Thanks,
{OrganizerName}
Para “Precisa de informações”, seja direto e específico: “Não podemos aprovar sua inscrição ainda. Por favor envie {ItemFaltando}.” Essa única frase evita longos fios de conversa.
Comece no papel, não na tela. Escreva suas etapas e status em palavras simples para não ter que reconstruir depois. Mantenha simples: Novo, Precisa de informações, Aceito, Recusado. Adicione uma nota sobre quem toma a decisão e o que “Aceito” realmente significa para seu evento (pago, data confirmada ou apenas aprovado).
Em seguida, construa o formulário. Separe campos em “essenciais” e “bons de ter”. Campos obrigatórios devem ajudar a decidir rápido (nome do negócio, contato, o que vendem, alvarás se relevante). Campos opcionais podem facilitar a colocação (tamanho do estande, necessidades de energia, perfil social, fotos extras). Isso evita que vendedores interessados desistam no meio do preenchimento.
Depois crie uma visão do revisor que mostre as informações decisórias de relance. Mire em uma tela onde você consiga ver categoria, necessidades de montagem, se algo está faltando e notas.
Um conjunto enxuto de passos de construção que normalmente cabe em uma tarde:
Não pule “Pedir mais informações”. Isso evita rejeições desnecessárias quando alguém esquece um anexo ou não detalha a montagem.
Finalmente, teste de ponta a ponta com um vendedor falso. Envie uma inscrição, abra como revisor, clique em cada decisão e confirme se a mensagem correta foi enviada. Verifique se o status muda corretamente e continua pesquisável. Se algo parecer confuso no teste, os vendedores também sentirão isso.
A maneira mais fácil de ficar organizado é escolher um lugar onde as informações dos vendedores vivem e nunca deixar que se espalhem. Pode ser uma tabela simples de banco de dados (ou um app interno leve) que guarde cada envio, cada decisão e o status mais recente. Seu formulário deve gravar direto nessa fonte da verdade, para você não perseguir emails, DMs e múltiplas planilhas.
O trabalho de copiar e colar normalmente aparece quando o formulário, as notas de revisão e a lista final estão em ferramentas diferentes. Se as aprovações acontecem no mesmo lugar onde as inscrições estão armazenadas, você pode ordenar por status (Novo, Precisa de informações, Aceito, Lista de espera, Recusado) e exportar a lista final de vendedores em uma etapa.
Um pequeno histórico de auditoria te salva quando vendedores perguntam depois ou quando você organiza o próximo evento.
Se esperar trocas frequentes, adicione “Último contato”. Esse campo sozinho reduz emails repetidos.
Mantenha permissões básicas. A maioria só precisa de acesso de leitura.
Para privacidade, colete apenas o que realmente precisa para rodar o evento. Se não vai emitir cheques, não peça dados bancários. Se só manda atualizações por SMS no dia, peça um telefone, não dois.
A maioria dos fluxos de vendedores falha por motivos simples: o formulário é pesado demais, as regras são confusas ou o acompanhamento é desleixado. Corrigir alguns erros comuns pode economizar horas de email e evitar cancelamentos constrangedores depois.
Um formulário de inscrição deve parecer rápido, não como declaração de imposto. Se pedir menu completo, fotos do estande, documentos de seguro e todas as redes sociais logo no início, muitos bons vendedores vão desistir no meio.
Mantenha o primeiro passo focado no que é preciso para decidir. Se alguém for aceito, colecione detalhes extras depois.
É fácil dizer sim cedo demais e depois perceber que acabou o número de estandes, tomadas ou que já aceitou cinco vendedores de velas.
Antes de aprovar, verifique:
Se seus únicos status são “novo” e “aceito”, você vai perder o controle rapidamente. Nomes claros ajudam a agir rápido e responder de forma consistente.
Use rótulos simples como: Recebido, Precisa de informações, Em revisão, Aceito, Lista de espera, Recusado.
Vendedores na lista de espera precisam de honestidade e de um cronograma. Vendedores aceitos precisam de próximos passos e um prazo. Se ambos recebam a mesma nota, as pessoas vão aparecer confusas ou desistir.
Alguns vendedores respondem mais rápido por SMS, outros só conferem email. Peça ambos quando possível e inclua um campo “método de contato preferido” para que perguntas urgentes não sejam perdidas.
Antes de compartilhar seu formulário, faça uma checagem rápida que economiza horas depois. Todo vendedor deve fornecer o mesmo núcleo de informações, todo revisor deve decidir da mesma forma e vendedores aceitos devem receber próximos passos claros sem emails extras.
Use esta lista curta para garantir que você consiga colocar vendedores em um mapa, em uma programação e na contagem de estandes.
Quando o formulário estiver sólido, padronize a linguagem de decisão. Status confusos geram o maior número de follow-ups.
Passe pelo fluxo como um vendedor e como organizador.
Use um teste realista (como “Sunny Scoops Ice Cream, estande 10x10, precisa de uma tomada”). Se isso correr bem, você está pronto para abrir inscrições.
Uma equipe de voluntários organiza uma feira de sábado com 40 estandes. Querem variedade (não 18 mesas de velas) e não querem passar noites da semana correndo atrás de detalhes em emails. Então usam um formulário simples que alimenta uma única página de revisão.
Um vendedor se inscreve em menos de cinco minutos: nome do negócio, contato, categoria, fotos de produto, necessidade de energia, tamanho do estande e permissões já possuídas. O organizador vê um resumo limpo com os mesmos campos toda vez, além de uma caixa de notas e um status claro.
Quando chegam inscrições, o organizador toma uma de três decisões:
Vendedores aceitos recebem uma mensagem automática de boas-vindas na hora. Inclui o que precisam para aparecer preparados: número do estande (ou aviso de que será atribuído), janela de carga, regras de estacionamento, disponibilidade de energia, o que trazer e como pagar a taxa. Vendedores em lista de espera recebem uma nota curta explicando o limite por categoria e quando ouvirão uma resposta.
Na manhã do evento, o organizador abre a lista final e a usa como checklist de trabalho: quem é esperado, o que cada vendedor vende, tamanho do estande e se pediu energia. Se alguém cancelar de última hora, a equipe pode ordenar a lista de espera por categoria e enviar uma rápida aceitação.
O ganho mais rápido é lançar um formulário simples que faça três coisas bem: colecione inscrições, mostre uma tela clara de revisão e envie uma mensagem de aceitação no momento em que aprovar alguém. Se você conseguir rodar um evento com isso, tem um sistema funcional.
Decida quem é o dono do processo de ponta a ponta. Uma pessoa deve ser responsável por revisar inscrições, enviar recusas e responder perguntas, mesmo que outros ajudem no evento.
Antes de abrir inscrições, faça um teste com dois vendedores falsos (um aceito, um recusado). Ajuda a pegar campos que faltam, termos confusos e problemas de timing.
Uma lista rápida de lançamento:
Se quiser isso como um pequeno web app em vez de um amontoado de ferramentas, o Koder.ai pode gerar o básico a partir de uma descrição por chat: uma página de inscrição, uma tela administrativa de aprovações e mensagens automáticas vinculadas às suas decisões.
Após o primeiro evento, adicione só o que realmente causou dor. Melhorias comuns:
Quando estiver pronto para algo mais sério, você pode exportar o código-fonte, migrar para hospedagem e usar um domínio customizado. Mantenha um documento curto de notas no dia do evento e faça uma pequena melhoria dentro de uma semana, enquanto tudo ainda está fresco.
Threads de e-mail escondem informações faltantes e tornam difícil ver o que está pendente versus confirmado. Um formulário mais um status simples de aprovação mantém cada inscrição consistente, acelera decisões e envia aos vendedores os próximos passos automaticamente.
Comece com quatro: Novo, Precisa de informações, Aceito e Recusado. Adicione Lista de espera só se você costuma atingir limites por categoria ou ficar sem vagas, porque isso evita rejeitar bons vendedores cedo demais.
Colete o básico de contato e as restrições que afetam a colocação no local. Na prática, isso significa nome do negócio, nome do contato, email ou telefone, categoria, tamanho do estande e necessidades de energia, além de permissões ou seguro somente se seu evento realmente exigir.
Trate fotos, cardápios completos e papéis extras como opcionais a princípio. Peça o mínimo necessário para tomar uma decisão justa e solicite detalhes adicionais apenas após a aceitação, assim você não afasta bons candidatos com um formulário longo.
Escreva seus critérios de “sim” antes de abrir as inscrições e aplique-os da mesma forma sempre. A maioria dos eventos pode manter simples: compatibilidade com o público, segurança/regularidade, variedade entre categorias e se o espaço e as necessidades de energia cabem no local.
Envie imediatamente depois de marcar um vendedor como Aceito, não quando ele enviar o formulário. Esse timing evita confusão, reduz perguntas de acompanhamento e faz a mensagem ser vista como uma confirmação clara em vez de uma resposta automática ao envio.
Inclua apenas o que o vendedor precisa para comparecer preparado: data e local, janela de carga/entrada, instruções de estacionamento, principais regras do estande, o que trazer e um contato no dia do evento. Termine com um passo claro e um prazo para evitar trocas longas de mensagens.
Use Precisa de informações e faça um único conjunto objetivo de perguntas em uma só resposta, então pause até que respondam. Isso evita threads intermináveis e impede rejeitar bons vendedores só porque esqueceram um anexo ou pularam um campo.
Use um status como Lista de espera e seja honesto sobre o motivo, por exemplo limite por categoria ou poucas tomadas disponíveis. Dê uma data ou janela realista de decisão para que saibam o que esperar e não assumam que estão confirmados.
Construa a menor versão que funcione de ponta a ponta: formulário de inscrição, tela de aprovação e mensagens por decisão. No Koder.ai, você descreve o fluxo no chat e gera um único app que armazena inscrições, suporta statuses e mantém tudo em um lugar para revisores e organizadores.