Esquema de pipeline de vendas para fundadores B2B: os campos mínimos, estágios e rastreamento de atividades para prever com clareza e manter os negócios em movimento sem inchar o CRM.
No começo, seu pipeline parece claro porque há poucos negócios e a maior parte do contexto vive na sua cabeça. Depois a lista cresce, você perde um follow-up e o pipeline começa a contar uma história mais bonita que a realidade. Isso é o “pipeline mentiroso”: não proposital, mas porque nada no sistema força a verdade.
Aparece nos mesmos padrões:
Uma reação comum é supercarregar o CRM: mais campos, mais estágios personalizados, anotações mais longas. Ironia: isso geralmente piora a previsão. Quando atualizar fica pesado, as pessoas atualizam menos, e o pipeline apodrece silenciosamente.
Um esquema mínimo viável de pipeline faz o oposto. É estrutura suficiente para tomar decisões. Não tenta capturar tudo. Captura poucos fatos que impedem você de se enganar.
Se for seguir apenas uma regra, siga esta: todo negócio aberto deve ter (1) uma ação explícita seguinte, (2) uma data para essa ação e (3) uma data de fechamento ligada a um cronograma real do comprador (uma reunião, um passo jurídico, uma revisão orçamentária). Se qualquer um desses estiver faltando, o negócio não está ativo.
Os estágios também devem ter significado. Um negócio avança só quando algo concreto ocorreu, não porque parece certo. O objetivo não é um painel bonito. O objetivo é uma visão honesta para rodar o negócio.
Um esquema de pipeline só funciona se todo mundo o tratar do mesmo jeito. Antes de adicionar campos ou discutir estágios, decida o que um item do pipeline representa.
Um padrão limpo para B2B é: um negócio = uma decisão de compra. Se a mesma empresa pode comprar duas vezes (duas equipes, dois produtos, dois orçamentos), isso são dois negócios, não um registro confuso.
Mantenha os objetos simples. Dá para ir longe com três buckets: lead (uma pessoa que você pode contatar), conta (a empresa) e negócio (a compra específica que você tenta fechar). Se você está sozinho, pode pular lead e conta formais e apenas garantir que cada negócio nomeie claramente a empresa e o contato principal.
Escreva algumas regras operacionais, especialmente se alguém além de você mexer no pipeline:
Exemplo: você fala com Alex na Northwind sobre um piloto para o time financeiro. Isso é um negócio. Se um mês depois o produto quiser um contrato separado, crie um segundo negócio. Não estique um registro para cobrir duas decisões.
Um pipeline permanece útil quando cada negócio tem os poucos campos que você realmente verifica toda semana. Adicione campos “por via das dúvidas” e eles viram decoração.
Comece com um formato de nome de negócio que evite duplicatas. Um padrão simples funciona: Empresa - Produto/Escopo - Trimestre/Mês. Exemplo: “Acme - Plano Team - Mar 2026.” Isso deixa óbvio quando “Acme - Demo” e “Acme - Follow-up” são, na verdade, o mesmo negócio.
Cada negócio também precisa de identidade clara:
O papel importa porque muda o que você faz a seguir. Um patrocinador precisa de habilitação. Um decisor precisa de um caso de negócio.
Adicione campos de responsabilidade:
Depois adicione apenas o dinheiro e o tempo que você vai usar:
Se estiver em dúvida sobre um campo, deixe de fora. Você sempre pode adicionar depois. Remover campos depois que hábitos se formam é muito mais difícil.
A maioria dos pipelines “grandes” não é grande. Está cheia de negócios que são bonitos de ver, mas não têm caminho claro para um sim.
Comece com um campo que force clareza: Caso de uso (escopo). Escreva o que o comprador quer realizar em palavras simples, além do que significa “pronto”. Se você não consegue descrever o resultado em duas frases, provavelmente não entende o negócio ainda.
Em seguida, capture o processo de decisão em um lugar. Isso não é despejar contatos. É a história de como a decisão é tomada: quem assina, quem pode bloquear e que passos devem seguir (revisão de segurança, jurídico, compras). Se você não sabe quem assina, trate o negócio como inicial.
Adicione um sinal de ajuste de preço, mesmo que seja aproximado. Faixas (“<$5k”, “$5-25k”, “$25k+”) funcionam bem, ou um simples Likely / Unclear / Unlikely com base no que ouviu. O objetivo é parar de avançar negócios que não podem pagar você.
Por fim, mantenha um campo bandeiras vermelhas com uma linha. Se precisar de um parágrafo, isso pertence às notas.
Um conjunto compacto que funciona para a maioria dos fundadores B2B:
Exemplo: “Quer limpeza de CRM antes da renovação, quem assina é o VP de Vendas, revisão de segurança requerida, orçamento provável $10-20k, concorrente: manter como está, bandeira vermelha: patrocinador não está liderando o projeto.” Esse único registro é mais difícil de enganar você.
Um pipeline fica ruim quando vira uma lista de desejos. A correção não é mais campos. São alguns sinais de atividade que forçam cada negócio a responder uma pergunta: o que acontece a seguir?
Se só puder adicionar uma camada ao seu esquema de pipeline, faça estes campos de atividade:
Uma regra prática: se um negócio não tem próximo passo ou data de vencimento, não é um negócio real. Arquive ou feche. Isso faz mais pela precisão da previsão do que qualquer modelo de pontuação.
Mantenha “Motivo da perda” curto para realmente usá-lo: preço, sem orçamento, sem decisão, escolheu concorrente, timing, não é fit.
Como fica na prática: você tem uma demo com um líder de operações na terça. Logo após a chamada você define data da última atividade = terça, último canal = reunião, próximo passo = “Enviar 2 estudos de caso e confirmar quem assina”, data do próximo passo = quinta. Se a quinta passar sem resposta, o negócio fica vermelho sem ninguém discutir sobre “progresso no pipeline”.
Um bom modelo de estágios faz um trabalho: diz a verdade sobre onde cada negócio está, sem te obrigar a cuidar de uma dúzia de passos minúsculos. Se você não consegue dizer o que deve ser verdadeiro para um negócio estar em um estágio, o estágio vira sentimento.
Este conjunto de seis estágios funciona para a maioria dos fundadores B2B:
Novo: Você tem um nome e um motivo para contatar. Primeiro contato realizado ou agendado.
Qualificado: Ajuste básico confirmado. O problema é real, o cliente bate com seu ICP e há um caminho plausível para comprar.
Discovery concluído: Você teve uma conversa real. Entende o caso de uso, critérios de sucesso e quem está envolvido.
Proposta enviada: Preço e escopo nas mãos do cliente. Um próximo passo está agendado ou explicitamente solicitado.
Negociação/Jurídico: Compras, segurança, aprovação orçamentária ou edições de contrato em andamento.
Fechado ganho / Fechado perdido: Resultado marcado e motivo capturado.
Avance um negócio só quando algo aconteceu no mundo real (uma reunião concluída, uma proposta enviada, jurídico iniciado). Se nada aconteceu, o estágio fica onde está.
Um nome de estágio não é uma definição de estágio. Se você só rotula uma coluna “Qualificado” ou “Negociação”, vai acabar com negócios lá porque ninguém concorda sobre o que significa “concluído”.
Escreva regras de estágio como checagens simples de verdadeiro/falso. Quando cada negócio em um estágio compartilha os mesmos fatos, seu pipeline permanece confiável.
Critério de entrada diz o que já precisa ser verdade antes de um negócio entrar em um estágio. Critério de saída diz o que deve mudar antes de ele avançar. Mantenha ambos curtos e mensuráveis.
Exemplos:
Se você não consegue escrever critérios sem palavras como “bom”, “forte” ou “interessado”, o estágio está vago demais.
Defina uma idade máxima para cada estágio como um aviso precoce, não como punição. Exemplo: Discovery máximo 14 dias, Proposta máximo 21 dias. Quando um negócio atinge o limite, dispare um reset: agende um próximo passo, mova para trás ou feche.
Decida a ação padrão quando os critérios não forem atendidos:
Isso evita “negócios zumbi” inflando sua previsão.
Você consegue montar um esquema de pipeline em poucas horas se tratar como um pequeno produto: regras primeiro, depois só o que suporta essas regras.
Comece em uma página em branco, não dentro de uma ferramenta. Escreva seus estágios e critérios de entrada/saída em inglês claro. Se você não consegue explicar um estágio em uma frase, provavelmente são dois estágios (ou não é estágio).
Um fluxo simples de construção:
Faça um teste real durante a configuração: pegue um negócio ativo e tente movê-lo estágio por estágio. Se você continuar chutando, seus critérios estão vagos demais.
Uma regra que vale a pena impor cedo: se a data da próxima atividade está vazia, o negócio não pode permanecer em um estágio ativo.
A maior parte do inchaço do CRM começa com boas intenções: você quer mais precisão, então adiciona mais campos, mais estágios e mais anotações. O resultado é o oposto. As pessoas param de atualizar e seu pipeline vira um cemitério.
Se dois estágios parecem iguais, serão usados da mesma forma. “Discovery”, “Discovery profundo” e “Follow-up de discovery” frequentemente significam “a gente conversou”, sem um próximo evento claro. Estágios devem mudar só quando algo real muda.
Teste rápido: se você não consegue dizer o que precisa ser verdadeiro para entrar em um estágio em uma frase, o estágio provavelmente é extra.
A data de fechamento só é útil se estiver ligada a um motivo. Trate-a como a data do próximo ponto de decisão (aprovação orçamentária, reunião de compras, prazo de assinatura) e mova quando esse evento mudar.
Notas longas escondem o que você precisa: o que aconteceu por último e o que vem a seguir. Mantenha notas curtas e rastreie atividade com data da última atividade mais próximo passo (com um responsável e uma data).
Sem definição, “qualificado” vira “soou bem”. Escolha 3 a 4 checagens obrigatórias (problema, comprador, cronograma e algum formato de orçamento). Se uma falta, não está qualificado.
Pipelines que só crescem deixam de ser pipeline e viram um cemitério. Feche rápido como perdido quando o negócio estiver inativo ou o fit estiver errado, e capture um motivo claro para aprender.
Escolha um horário fixo por semana (30 minutos basta) e trate como uma reunião com seu eu futuro. Higiene do pipeline é menos sobre adicionar campos e mais sobre garantir que cada negócio ainda tem um caminho real à frente.
Um fluxo simples de revisão:
Exemplo concreto: se um negócio está marcado como “Proposta enviada” mas não há reunião agendada para revisar, não é um negócio em proposta. Mova para trás, defina o próximo passo e pare de contá-lo até que o comprador esteja engajado de novo.
Você vende uma ferramenta de analytics B2B para uma empresa de e‑commerce com 50 pessoas. Após a primeira chamada, você cria um negócio e preenche só o que usará na semana seguinte. Um esquema simples vale aqui porque força clareza, não papelada.
Logo após a chamada, o registro fica assim:
O negócio começa em Discovery. Você só o move quando o convite de calendário for aceito (não quando alguém “parece interessado”). Depois da demo, o gatilho para avançar para avaliação é um pedido concreto (por exemplo, “Conectar ao Shopify e aos dados do depósito?”), seguido de uma checagem técnica combinada.
Agora o travamento: o CFO fica quieto depois do preço. Seu registro mostra dois follow-ups, sem resposta, e a data do próximo passo passa. A regra é simples: se não há próximo passo acordado, o negócio não pode ficar em Proposta.
Então você toma uma atitude honesta: ou move de volta para avaliação (se precisar de novo patrocinador ou informação faltante) ou fecha como perdido (se o decisor não engajar até uma data definida). Neste exemplo, você move de volta, atualiza stakeholders (Ops puxa o gerente financeiro), define nova data de próximo passo e só retorna para Proposta quando o CFO confirmar reunião de decisão.
Um esquema de pipeline só funciona se você confiar nele. O caminho mais rápido é começar mínimo e viver com isso por 30 dias. Isso mostra o que você realmente usa, não o que imagina precisar.
No primeiro mês, seja rígido: se um campo não muda uma decisão, remova-o. Se uma decisão continua aparecendo e você não consegue respondê-la a partir do pipeline, adicione exatamente um campo para cobrir essa lacuna.
Um teste antes de adicionar qualquer campo novo: “Se isso estiver em branco, não conseguimos decidir se devemos ___.”
Se quiser construir um CRM leve e customizado em vez de forçar um genérico, ferramentas como Koder.ai (koder.ai) podem ajudar depois que você já escreveu seus estágios, campos obrigatórios e regras de validação. É muito mais fácil gerar e iterar um app simples quando o esquema já está claro.
Um pipeline “mente” quando mostra progresso que não está apoiado em ações reais do comprador. As causas mais comuns são próximos passos ausentes, datas da última atividade desatualizadas e datas de fechamento que são empurradas para frente sem um cronograma confirmado pelo comprador.
Torne três campos inegociáveis para cada negócio aberto: uma ação concreta seguinte, uma data de vencimento para essa ação e uma data de fechamento ligada a um evento real do comprador (reunião, revisão, assinatura). Se algum desses estiver em branco, trate o negócio como inativo até estar preenchido.
Padrão: "um negócio = uma decisão de compra." Se a mesma empresa pode comprar duas vezes por equipes ou orçamentos diferentes, crie negócios separados para não misturar cronogramas e responsáveis.
Comece com um nome de negócio que evite duplicatas, uma empresa, um contato principal, um responsável, valor esperado, data alvo de fechamento e uma fonte clara. Depois adicione só o suficiente para qualificar: caso de uso, processo de decisão e ajuste de preço.
Um caso de uso de uma frase mais os critérios de sucesso forçam você a entender o resultado, não apenas o interesse do comprador. Se você não consegue descrever o resultado claramente, o negócio geralmente ainda é cedo demais para prever.
Escreva como uma história curta de como a decisão é tomada: quem assina, quem pode bloquear e quais passos precisam acontecer (segurança, jurídico, compras). Se você ainda não sabe quem assina, mantenha o negócio em estágio inicial e faça do próximo passo encontrar essa pessoa.
Use uma faixa aproximada ou um Likely/Unclear/Unlikely com base no que ouviu. O objetivo não é matemática precisa de preço, e sim evitar avançar negócios cujo orçamento não corresponde à sua oferta.
Registre data da última atividade, próximo passo, data de vencimento do próximo passo e motivo de perda quando o negócio acabar. Notas existem, mas esses campos de atividade são o que impedem os negócios de derivarem e forçam uma decisão sobre o que vem a seguir.
Avance estágios somente quando algo real aconteceu: chamada de discovery concluída, proposta realmente enviada ou jurídico apresentado. Se a mudança de estágio puder acontecer só porque você “se sente bem”, a definição do estágio está vaga e sua previsão vai derivar.
Defina um número máximo de dias para cada estágio como alerta precoce e, quando o limite for alcançado, acione um reset. A ação padrão é simples: marque um próximo passo real, mova o negócio para trás para o estágio que corresponda aos fatos ou feche como sem decisão após tentativas claras de follow-up.
