Guia passo a passo para planejar, projetar e construir um app web de compras com solicitações, roteamento de aprovação, trilha de auditoria, integrações e segurança.
Antes de escrever especificações ou escolher ferramentas, fique muito claro sobre por que você está construindo um app web de compras. Se pular essa etapa, pode acabar com um sistema de solicitações que tecnicamente funciona, mas não reduz o atrito real — aprovações lentas, responsabilidade pouco clara ou “compras ocultas” acontecendo por e‑mail e chat.
Comece nomeando a dor em linguagem simples e relacionando‑a a resultados mensuráveis:
Um prompt útil: O que pararíamos de fazer se o app funcionasse perfeitamente? Por exemplo: “parar de aprovar por threads de e‑mail” ou “parar de digitar os mesmos dados no ERP”.
Um fluxo de aprovação toca mais pessoas do que você imagina. Identifique stakeholders cedo e registre seus requisitos não negociáveis:
Traga pelo menos uma pessoa de cada grupo para uma sessão curta de trabalho para concordar como o roteamento de aprovações deveria funcionar.
Escreva o que significa “melhor” usando métricas mensuráveis após o lançamento:
Elas serão sua estrela guia quando debater funcionalidades.
As escolhas de escopo orientam seu modelo de dados, regras de negócio e integrações. Confirme:
Mantenha a fase 1 enxuta, mas documente o que você deliberadamente não fará ainda. Isso facilita a expansão futura sem bloquear o primeiro release.
Antes de desenhar telas ou bancos de dados, tenha uma visão clara do que realmente acontece desde “preciso comprar isto” até “está aprovado e pedido”. Isso evita automatizar um processo que só funciona no papel — ou apenas na cabeça de alguém.
Liste cada ponto de entrada que as pessoas usam: e‑mails para procurement, templates de planilha, mensagens de chat, formulários em papel ou solicitações criadas diretamente em um ERP.
Para cada ponto, anote quais informações normalmente são fornecidas (item, fornecedor, preço, centro de custo, justificativa, anexos) e o que costuma faltar. Campos faltantes são uma grande razão para solicitações serem rejeitadas e pararem.
Mapeie primeiro o “happy path”: solicitante → gestor → dono do orçamento → procurement → financeiro (se aplicável). Depois documente as variações:
Um diagrama simples já vale; o importante é capturar onde as decisões se bifurcam.
Escreva os casos que as pessoas tratam manualmente:
Não julgue as exceções ainda — apenas registre para que suas regras de workflow possam tratá‑las intencionalmente.
Colete exemplos específicos de atrasos: aprovador indefinido, confirmação de orçamento faltando, entrada duplicada de dados e ausência de trilha de auditoria confiável. Também anote quem é dono de cada transferência (solicitante, gestor, procurement, financeiro). Se “todo mundo” é dono de uma etapa, ninguém é — e seu app deve tornar isso visível.
Um diagrama de workflow é útil, mas sua equipe precisa de algo construível: um conjunto de requisitos claros que descrevam o que o app deve fazer, quais dados coletar e o que significa “concluído”.
Comece pelo cenário mais comum e mantenha simples:
Solicitação criada → gestor aprova → procurement revisa → PO emitido → mercadorias recebidas → solicitação fechada.
Para cada etapa, capture quem faz, o que precisa ver e qual decisão toma. Isso vira sua jornada base de usuário e evita que o v1 vire um abrigo para todas as exceções.
Aprovações de compras frequentemente falham porque as solicitações chegam sem informação suficiente para decidir. Defina os campos obrigatórios desde o início (e quais são opcionais), por exemplo:
Defina também regras de validação: anexos obrigatórios acima de certo limiar, campos numéricos e se preços podem ser editados após submissão.
Deixe exclusões explícitas para que a equipe entregue rapidamente. Exclusões comuns do v1 incluem eventos completos de sourcing (RFPs), scoring complexo de fornecedores, gestão de contratos completa e automação de three‑way match.
Crie um backlog simples com critérios de aceitação claros:
Isso mantém expectativas alinhadas e dá um plano prático de construção.
Um workflow de compras vence ou perde pela clareza dos dados. Se seus objetos e relacionamentos forem limpos, aprovações, relatórios e integrações ficam muito mais simples.
No mínimo, modele estas entidades:
Mantenha totais do PR derivados das linhas (e impostos/frete) em vez de editados manualmente para evitar divergências.
Pedidos reais frequentemente misturam itens que exigem aprovadores ou orçamentos diferentes. Projete para:
Uma abordagem prática é ter um status no cabeçalho do PR mais status independentes por linha, e então um status consolidado para o que o solicitante vê.
Se você precisa de fidelidade contábil, armazene centro de custo, projeto e código GL no nível da linha (não apenas no PR), porque o gasto normalmente é contabilizado por linha.
Adicione campos fiscais somente quando puder definir regras com clareza (ex.: alíquota, tipo de imposto, flag de imposto incluído).
Cotações e contratos fazem parte da história de auditoria. Armazene anexos como objetos ligados a PRs e/ou linhas com metadados (tipo, enviado por, timestamps).
Defina regras de retenção cedo (ex.: manter 7 anos; deletar a pedido do fornecedor apenas quando permitido legalmente) e se os arquivos vivem no banco, em object storage ou em um sistema de documentos gerenciado.
Papéis e permissões claros evitam ping‑pong de aprovações e tornam a trilha de auditoria significativa. Comece nomeando as pessoas envolvidas e então traduza isso em o que elas podem fazer no app.
A maioria das equipes de procurement resolve 90% dos casos com cinco papéis:
Defina permissões como ações, não títulos, para poder mixar depois:
Decida também regras por campo (ex.: solicitantes podem editar descrição/anexos, mas não códigos GL; financeiro pode editar codificação mas não quantidade/preço).
Toda solicitação deve ter:
Isso evita solicitações órfãs e deixa óbvio quem deve agir em seguida.
Pessoas tiram férias. Construa delegação com datas de início/fim e registre ações como “Aprovado por Alex (delegado de Priya)” para preservar responsabilidade.
Para aprovações, prefira aprovadores nomeados (melhor auditabilidade). Use caixas compartilhadas apenas para passos baseados em fila (ex.: “Time de Procurement”) e ainda exija que um indivíduo reclame e aprove para que haja uma pessoa registrada como decisora.
Um app de compras vence ou perde pela rapidez com que as pessoas conseguem submeter uma solicitação e pela facilidade com que aprovadores conseguem dizer “sim” ou “não” com confiança. Mire em menos telas, menos campos e menos cliques — mantendo os detalhes que Finance e Procurement precisam.
Use formulários guiados que se adaptam ao que o solicitante seleciona (categoria, tipo de fornecedor, contrato vs. compra pontual). Isso mantém o formulário curto e reduz idas e vindas.
Adicione modelos para compras comuns (assinatura de software, laptop, serviços de contratado) que preencham campos como sugestão de GL/centro de custo, anexos obrigatórios e a cadeia de aprovadores esperada. Modelos padronizam descrições e melhoram relatórios.
Use validação inline e checagens de preenchimento (ex.: cotação faltando, código orçamentário, data de entrega) antes da submissão. Mostre requisitos desde o início, não apenas após uma mensagem de erro.
Aprovações devem abrir em uma fila limpa com o essencial: valor, fornecedor, centro de custo, solicitante e data de vencimento. Depois, apresente contexto sob demanda:
Mantenha comentários estruturados: permita razões rápidas para rejeição (ex.: “cotação faltando”) mais texto livre opcional.
Usuários devem encontrar solicitações por status, centro de custo, fornecedor, solicitante, intervalo de datas e valor. Salve filtros comuns como “Aguardando minha ação” ou “Pendentes > $5.000”.
Se aprovações acontecem entre reuniões, projete para telas pequenas: alvos de toque grandes, sumários de carregamento rápido e pré‑visualização de anexos. Evite tarefas que exijam edição em estilo planilha no celular — redirecione essas tarefas para desktop.
Roteamento de aprovação é o sistema de controle de tráfego do seu app. Bem feito, mantém decisões consistentes e rápidas; mal feito, cria gargalos e workarounds.
A maioria das regras pode ser expressa com algumas dimensões. Entradas típicas incluem:
Mantenha a primeira versão simples: use o menor conjunto de regras que cubra a maioria das solicitações e depois adicione casos de borda com dados reais.
Algumas aprovações devem acontecer em ordem (gestor → dono do orçamento → procurement), enquanto outras podem ocorrer em paralelo (segurança + jurídico). Seu sistema deve suportar ambos os padrões e mostrar aos solicitantes quem está bloqueando a solicitação.
Distingua também entre:
Workflows reais precisam de guardrails:
Nada irrita mais que re‑aprovações surpresa — ou aprovações que deveriam ter sido refeitas.
Gatilhos comuns para resetar aprovações incluem mudanças em preço, quantidade, fornecedor, categoria, centro de custo ou local de entrega. Decida quais mudanças requerem reset completo, quais exigem apenas que certos aprovadores reconfirmem e quais podem ser registradas sem reiniciar toda a cadeia de aprovações.
Um app de compras parece rápido quando as pessoas sempre sabem o que vem a seguir. Notificações e rastreamento de status reduzem follow‑ups, enquanto trilhas de auditoria protegem em disputas, revisões financeiras e checagens de conformidade.
Use um conjunto pequeno e compreensível de estados e mantenha‑os consistentes entre solicitações, aprovações e pedidos. Um conjunto típico:
Seja explícito sobre transições. Por exemplo, uma solicitação não deve saltar de Rascunho para Pedido sem passar por Submetido e Aprovado.
Comece com e‑mail + in‑app e adicione ferramentas de chat apenas se já fizerem parte do dia a dia.
Evite spam de notificações agrupando lembretes (ex.: digest diário) e escalando só quando aprovações estiverem atrasadas.
Capture um histórico à prova de adulteração das ações chave:
Esse log deve ser legível por auditores e útil para funcionários. Uma aba “Histórico” em cada solicitação frequentemente evita longas threads de e‑mail.
Torne comentários obrigatórios para ações específicas, como Rejeitar ou Solicitar alterações, e para exceções (ex.: aprovações acima do orçamento). Armazene a razão junto à ação na trilha de auditoria para que não se perca em mensagens privadas.
Integrações fazem um app de compras ser real para o negócio. Se as pessoas ainda tiverem que re‑digitar dados de fornecedor, orçamentos e números de PO, a adoção cai rápido.
Comece decidindo quais ferramentas são sistemas de registro e trate seu app como uma camada de workflow que lê e escreve neles.
Seja explícito sobre onde mora a “verdade”:
Documente o que seu sistema precisa de cada fonte (leitura vs. gravação) e quem cuida da qualidade dos dados.
Planeje SSO cedo para que permissões e trilhas de auditoria mapeiem para identidades reais.
Ajuste o método às capacidades do sistema parceiro:
Decida o que precisa ser em tempo real (login SSO, validação de fornecedor) vs. agendado (refresh noturno de orçamento).
Projete para falhas: tentativas com backoff, alertas administrativos claros e um relatório de reconciliação para que o financeiro confirme totais entre sistemas. Um simples timestamp “last synced at” em registros chave evita confusão e tickets de suporte.
Segurança não é recurso “depois” num app de compras. Você lida com dados sensíveis de fornecedores, termos contratuais, orçamentos e aprovações que impactam fluxo de caixa e risco. Decisões fundamentais cedo evitarão retrabalhos quando financeiro ou auditores se envolverem.
Comece classificando o que é sensível e controlando explicitamente. Defina controles de acesso para campos como dados bancários do fornecedor, taxas negociadas, anexos de contrato e linhas de orçamento internas.
Em muitos times, solicitantes veem apenas o necessário para submeter e acompanhar uma solicitação, enquanto procurement e financeiro veem preços e dados do fornecedor. Use controle de acesso por papéis com deny‑by‑default para campos de alto risco e considere mascaramento (ex.: mostrar apenas os últimos 4 dígitos de uma conta) em vez de exposição completa.
Criptografe dados em trânsito (TLS em tudo) e em repouso (banco e armazenamento de arquivos). Se armazenar anexos (contratos, cotações), garanta que o object storage esteja criptografado e o acesso seja por tempo limitado.
Trate segredos como dados de produção: não hardcode chaves de API; armazene em um gerenciador de segredos, rodeie e limite quem pode lê‑los. Se integrar com ERP/contabilidade, restrinja tokens ao menor escopo necessário.
Aprovações são confiáveis na medida em que as evidências suportam. Logue ações administrativas e mudanças de permissão, não apenas eventos de negócio como “aprovado” ou “rejeitado”. Capture quem alterou uma regra de aprovação, quem concedeu um papel e quando um campo bancário de fornecedor foi editado.
Torne logs de auditoria append‑only e pesquisáveis por solicitação, fornecedor e usuário, com timestamps claros.
Planeje necessidades de conformidade cedo (alinhamento SOC 2/ISO, regras de retenção de dados e princípio do menor privilégio).
Defina por quanto tempo guarda solicitações, aprovações e anexos, e como trata exclusões (frequentemente “soft delete” com políticas de retenção).
Documente propriedade dos dados: quem aprova acesso, quem responde a incidentes e quem revisa permissões periodicamente.
Escolher entre construir um app de compras ou comprar não é sobre “o melhor” — é sobre adequação. Procurement toca aprovações, orçamentos, trilhas de auditoria e integrações, então a escolha certa depende de quão único é seu fluxo e de quão rápido precisa de resultados.
Comprar (ou configurar um sistema existente) quando:
Construir quando:
Regra útil: se 80–90% das suas necessidades casam com um produto e integrações são comprovadas, compre. Se integrações são difíceis ou suas regras são centrais ao modo de operar, construir pode ser mais barato no longo prazo.
Mantenha o stack simples e fácil de manter:
Se quiser acelerar o caminho de “construir” sem meses de engenharia customizada, uma plataforma de prototipação assistida por chat como Koder.ai pode ajudar a validar e iterar um app de automação de compras via interface conversacional. Times frequentemente usam para validar roteamento de aprovação, papéis e telas, e depois exportam o código‑fonte quando prontos para rodar em seu próprio pipeline. (A base comum do Koder.ai — React no frontend, Go + PostgreSQL no backend — também se alinha bem com requisitos de confiabilidade e auditabilidade que sistemas de procurement costumam ter.)
Automação de procurement falha quando ações são duplicadas ou status fica confuso. Projete para:
Planeje desde o dia um dev/staging/prod, testes automatizados em CI e deploys simples (containers são comuns).
Adicione monitoramento para:
Essa base mantém o fluxo de ordens de compra confiável com o crescimento de uso.
Lançar a primeira versão é só metade do trabalho. A outra metade é garantir que equipes reais consigam rodar o fluxo de aprovação de compras rápido, correto e com confiança — e então ajustar com base no que realmente acontece.
Um sistema de solicitações muitas vezes “funciona” numa demo e quebra no uso diário. Antes do rollout, teste workflows com cenários retirados de solicitações e histórico real de POs.
Inclua casos de borda e exceções tais como:
Não teste só roteamento — teste permissões, notificações e a trilha de auditoria ponta a ponta.
Comece com um grupo pequeno que represente uso típico (por exemplo, um departamento e uma cadeia de aprovação do financeiro). Rode o piloto por algumas semanas e mantenha o rollout leve:
Isso evita confusão em toda a organização enquanto você refina regras e automações.
Trate administração como feature de produto. Escreva um playbook interno cobrindo:
Isso impede que operações do dia a dia virem trabalho ad hoc de engenharia.
Defina algumas métricas e reveja‑as regularmente:
Use o aprendizado para simplificar formulários, ajustar regras e melhorar rastreamento de status.
Se você está avaliando opções para lançar um app de compras rapidamente, veja /pricing ou entre em contato via /contact.
Se quiser validar seu fluxo e telas antes de investir em um build completo, também pode prototipar um sistema de solicitações de compra em Koder.ai, iterar no “modo de planejamento” e exportar o código‑fonte quando os stakeholders concordarem com o processo.
Comece escrevendo o atrito que você quer eliminar (por exemplo: aprovações presas em e‑mail, cotações ausentes, responsáveis pouco claros) e vincule cada ponto a uma métrica mensurável:
Essas métricas tornam‑se sua “estrela guia” quando surgirem debates sobre funcionalidades.
Mantenha a fase 1 estreita e explícita. Decida:
Documente também o que está fora do escopo para o v1 (como RFPs ou gestão de lifecycle de contratos) para poder entregar sem bloquear futuras expansões.
Mapeie o que realmente acontece hoje, não apenas o que a política diz. Faça três coisas:
Isso fornece os insumos necessários para criar regras de roteamento que reflitam o comportamento real.
Transforme o fluxo em um pequeno conjunto de requisitos executáveis:
Isso evita que o v1 vire um catch‑all para todos os casos de exceção.
No mínimo, modele:
Mantenha os totais derivados das linhas (mais impostos/frete) para evitar divergências e facilitar relatórios/integrações.
Projete para a realidade de itens mistos:
Isso evita gambiarras quando apenas parte de uma solicitação precisa mudar.
Comece com um pequeno conjunto de papéis e expresse permissões como ações:
Adicione regras por campo (ex.: solicitante pode editar descrição/anexos; financeiro pode editar GL/centro de custo) e garanta que toda solicitação tenha sempre um dono e um aprovador atual para evitar itens “órfãos”.
Construa delegação com responsabilidade:
Isso evita aprovações sem rastreabilidade.
Aposte em uma UX focada em decisão:
Adicione busca/filtros potentes (status, centro de custo, fornecedor, solicitante, valor) e torne aprovações mobile‑friendly (resumos rápidos, alvos de toque grandes, pré‑visualização de anexos).
Trate auditabilidade como recurso central:
Para integrações, defina sistemas de origem (ERP/contabilidade, cadastro de fornecedores, diretório de RH) e escolha entre APIs/webhooks/CSV conforme a capacidade. Adicione tentativas com backoff, alertas administrativos, relatórios de reconciliação e timestamps “last synced at” para reduzir confusão.
