কাস্টমারদের SMS, ইমেইল, কিংবা অ্যাপে স্পষ্ট পিকআপ নির্দেশ দিয়ে অর্ডার পিকআপ রেডি নোটিফিকেশন সেট আপ করুন—ঠিক সময়, টেমপ্লেট এবং ফলব্যাকসহ।
যখন মানুষ পিকআপ বেছে নেয়, তারা দুইটি জিনিস আশা করে: কখন অর্ডার সত্যিই প্রস্তুত হবে তার একটি পরিষ্কার মুহূর্ত, এবং পরবর্তী কী করতে হবে তা নিয়ে সহজ নির্দেশনা। সেই সংকেত না থাকলে গ্রাহক অনুমান করে। তারা আগেপাগে পৌঁছে যায়, ভুল জায়গায় অপেক্ষা করে, বা বারবার ফোন চেক করে।
এই অনিশ্চয়তা স্টাফের জন্য অতিরিক্ত কাজ তৈরি করে এবং গ্রাহকের অভিজ্ঞতাকে খারাপ করে। অর্ডার পিকআপ রেডি নোটিফিকেশনগুলো ঠিক সেই গ্যাপটা দূর করতে থাকে।
যখন “প্রস্তুত” স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করা হয় না, কয়েকটি পূর্বানুমানযোগ্য সমস্যা দেখা দেয়:
এটা সাধারণ পিকআপ সেটআপগুলোতে ঘটে। কার্বসাইডে মানুষ জানে না পার্ক করবে, ফোন করবে, নাকি স্টাফের বাইরে আসার অপেক্ষা করবে। ইন-স্টোর পিকআপে তারা ভুল লাইনে দাঁড়াতে পারে বা ভুল ডেস্কে যেতে পারে। লকার পিকআপে তারা এক্সেস কোড আসার আগেই পৌঁছে যেতে পারে, বা লকার এখনও লোড হচ্ছে অবস্থায়।
একটা মূল বিষয় হলো ভেতরে “প্রস্তুত” শব্দের বিভিন্ন অর্থ থাকতে পারে। গ্রাহকের কাছে “প্রস্তুত” মানে তারা এখনই একবারে এসে সফলভাবে পিকআপ করতে পারবে। আপনার প্রক্রিয়ায়, “প্রস্তুত” মানে অর্ডার পুরোপুরি প্রস্তুত, লেবেল করা এবং প্রতিশ্রুত পিকআপ পদ্ধতিতে (কাউন্টার, কার্বসাইড হ্যান্ডঅফ, বা লকার) উপলব্ধ -- এবং যেকোনো দরকারি ID বা কনফার্মেশন স্টেপ পরিষ্কারভাবে জানানো আছে।
একটা ভালো পিকআপ নোটিফিকেশন গ্রাহকের প্রশ্নগুলো সেকেন্ডের মধ্যে উত্তর দেয়: এটি কি সত্যিই প্রস্তুত, কোথায় যেতে হবে, এবং পৌঁছে গিয়ে কী করতে হবে? যদি তাদের অন্য কোনো অ্যাপ খুলতে হয় বা ইনবক্স সার্চ করতে হয়, মেসেজটা যথেষ্ট করছে না।
অর্ডার পিকআপ রেডি নোটিফিকেশনের জন্য কন্টেন্ট সংক্ষিপ্ত ও ব্যবহারিক রাখুন। শুধু সেই তথ্য দিন যা তাদের অনুমান না করে পিকআপ সম্পন্ন করতে সাহায্য করে।
প্রতি মেসেজে অন্তর্ভুক্ত করার মত বিষয়গুলো:
ভাষা সাধারণ রাখুন। অভ্যন্তরীণ শব্দ যেমন “fulfillment” বা “handoff workflow” এড়িয়ে চলুন। যদি কোনো বিশেষ নির্দেশ প্রয়োজন হয়, সেটা লিখুন যেমনটা আপনি মুখে বলতেন।
উদাহরণ টেমপ্লেট:
Hi Sam - your order #18427 is ready for pickup.
Pickup: Green Street Store, 12 Green St. Use the Pickup Counter by the front door.
Bring: this message (or your ID).
Hours: today until 6:00 pm.
Need help? Reply HELP.
সেরা চ্যানেলটি হলো যে চ্যানেলে গ্রাহক আসলে রাস্তা থেকে দেখতে পাবেন। বেশিরভাগ স্টোরের জন্য, সেটা প্রথমে SMS। যদি আপনার লক্ষ্য হচ্ছে এমন নোটিফিকেশন যারা “এটি কি প্রস্তুত?” কলগুলো কমায়, গতি ফরম্যাটিং-এর চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
SMS সাধারণত দ্রুততম অপশন এবং রিড রেট ভালো, কিন্তু এটি কাজ করবে কেবল যদি আপনি একটি নির্ভরযোগ্য মোবাইল নম্বর সংগ্রহ করেন এবং মেসেজগুলো সংক্ষিপ্ত রাখেন। এছাড়া এই চ্যানেলে সম্মতি নিয়মগুলো বেশি গুরুত্বপূর্ণ, তাই চেকআউটে স্পষ্ট বলবেন আপনি কী ধরণের টেক্সট পাঠাবেন এবং কত ঘনঘন পাঠাবেন।
ইমেইল রশিদ ও পূর্ণ অর্ডার ডিটেইলের জন্য দারুণ, কিন্তু ব্যস্ত ইনবক্সে এটি হারিয়ে যেতে পারে। এটাকে ব্যাকআপ ও লম্বা তথ্যের জন্য ব্যবহার করুন — যেমন আইটেমাইজড অর্ডার, নীতিমালা, এবং স্টোর ঘণ্টা — কিন্তু একমাত্র “ready” অ্যালার্ট হিসেবে ব্যবহার করবেন না।
অ্যাপ পুশ নোটিফিকেশন দুর্দান্ত হতে পারে যদি গ্রাহকরা লগইন করে থাকে। পুশ তৎক্ষণাৎ পৌঁছে এবং একটি বোতাম যোগ করা যায় যা সঠিক স্ক্রিন খুলে (উদাহরণ: “I’m here” বা “Call staff”)। কিন্তু অসুবিধা হলো অনেক গ্রাহকের কাছে আপনার অ্যাপ নেই বা তাদের নোটিফিকেশন অফ আছে।
যদি আপনার গ্রাহকরা ইতিমধ্যেই চ্যাট অ্যাপ ব্যবহার করে (WhatsApp বা স্থানীয় সমকক্ষ), তা ইমেইলের চেয়েও স্বাভাবিক লাগতে পারে। তবে নিশ্চিত করুন আপনার সাপোর্ট টিম রিপ্লাইগুলো হ্যান্ডেল করতে পারে, কারণ মানুষ রিপ্লাই করবে।
ব্যবহারিক সেটআপ সাধারণত একটি ডিফল্ট চ্যানেল প্লাস একটি ব্যাকআপ:
যদি আপনি Koder.ai মত টুলে পিকআপ ফ্লো তৈরি করেন, লজিকটা সহজ রাখুন: একবার “Mark as ready” করলে ডিফল্ট চ্যানেল প্রথমে ট্রিগার হবে, তারপর প্রয়োজন হলে ব্যাকআপ।
সময় ঠিক করা হলো যেখানে পিকআপ নোটিফিকেশনগুলো ভালো সার্ভিস মনে হয় বা স্প্যাম মনে হয়। একটি সরল নিয়ম ভাল কাজ করে: প্রথম মেসেজ তখনই পাঠান যখন এটি নিশ্চিততা সৃষ্টি করে, এবং যত তাড়াতাড়ি এটি আর কাজে লাগে না বন্ধ করে দিন।
যদি আপনি “Ready” স্ট্যাটাসের উপর বিশ্বাস করেন, তাৎক্ষণিকভাবে পাঠান। মানুষ প্রায়ই সেই সংকেত দেখেই বাড়ি থেকে বের হয়ে যায়।
যদি আপনার টিম অর্ডারগুলো ব্যাচে ready করে (উদাহরণ: দুপুরের ভিড়ে), একটি ছোট বিলম্ব ভুল ধরা কমাতে পারে। সাধারণভাবে 2–5 মিনিটের বাফার নেওয়া হয় যাতে কোন আইটেম মিস হলে সেটা ধরতে পারেন।
একটি রিমাইন্ডার সাধারণত যথেষ্ট এবং কেবল তখনই যখন এটা উপকারী। রিমাইন্ডারগুলো রিয়েল পিকআপ উইন্ডোর সঙ্গে বাঁধা রাখুন, য Arbitrary পিং নয়।
কর্মদর্শি নিয়ম যা কাজে লাগে:
উদাহরণ: গ্রাহককে 6:05 PM এ “ready” টেক্সট আসে। যদি 7:35 PM পর্যন্ত পিকআপ না করে, তারা একটি নম্র রিমাইন্ডার পাবে। যদি স্টাফ 7:42 PM এ সেটি সংগ্রহ হিসেবে মার্ক করে, মেসেজিং বন্ধ হয়ে যাবে, যদিও কোনো শিডিউলড রিমাইন্ডার থাকতো।
প্রথমে সবাইকে একটি সহজ স্ট্যাটাস ফ্লোতে একমত করান। একটি সাধারণ ফ্লো: received, preparing, ready, picked up। যদি আপনার সিস্টেমে অতিরিক্ত স্ট্যাটাস থাকে, সেগুলো অভ্যন্তরীণ নোট হিসেবে রাখুন, কিন্তু নিশ্চিত করুন যে গ্রাহকের কাছে ঠিক একটাই মুহূর্ত আছে যা মানে “এখন আসতে পারেন”।
এরপর স্টাফকে একটি স্পষ্ট অ্যাকশন দিন: অর্ডার স্ক্রিনে একটি একক “Mark as ready” বোতাম। “Ready soon” বা “Almost done” মত অতিরিক্ত বোতন এড়ান যদি সত্যিই প্রয়োজন না হয়। একটাই অ্যাকশন ভুল কমায় এবং ট্রেনিং সহজ করে।
অর্ডার পিকআপ রেডি নোটিফিকেশনের একটি বেসিক ফ্লো:
দুটি ছোট যোগফল অধিকাংশ সাপোর্ট সমস্যা আটকায়। প্রথমত, একটি “Resend ready message” বাটন রাখুন যেটা সাপোর্ট কনট্যাক্ট নিশ্চিত করার পরে ব্যবহার করতে পারে। দ্বিতীয়ত, কি পাঠানো হয়েছিল (কনটেন্ট ও সময়) লগ করুন যাতে স্টাফ কল এ সেটি পাঠ করে বলতে পারে।
যদি SMS ব্যর্থ হয়, টাইমলাইনে “Failed to deliver” দেখান এবং স্টাফকে ইমেইল বা কল করার পরামর্শ দিন, ধরে না নিয়ে যে গ্রাহক SMS উপেক্ষা করছে।
গ্রাহকরা দ্রুত স্কিমিং করে। আপনার প্রথম লাইনে একটি প্রশ্নের উত্তর থাকা উচিত: আমার অর্ডার কি প্রস্তুত? সংক্ষিপ্ত রাখুন, তারপর 1–3 লাইনে পিকআপ নির্দেশ রাখুন।
প্রতি বার একই বিল্ডিং ব্লক ব্যবহার করুন: অর্ডার আইডি (সংক্ষিপ্ত), কোথায় যেতে হবে, কী আনতে হবে, এবং যদি কিছু মিস থাকে তাহলে কী করা।
প্লেসহোল্ডার ব্যবহার করুন যেমন {FirstName}, {OrderID}, {StoreName}, {PickupWindow}, {Address}, {Phone}।
আপনার গ্রাহকদের সাথে মানানসই টোন ও বিবরণ মিলান: মাইল বনাম কিলোমিটার, 12-ঘন্টার বনাম 24-ঘন্টার সময়, এবং স্থানীয় শব্দভাণ্ডার (“pickup counter” বনাম “collection point”)। যদি আপনি একাধিক ভাষায় সেবা দেন, প্রথমে অ্যাকশন লাইন (পরবর্তী কী করতে হবে) অনুবাদ করুন, তারপর বাকি অংশ। একই স্ট্রাকচার রাখুন যাতে স্টাফ মেসেজটি পড়লে সহজেই বুঝতে পারে।
প্রতিদিন ব্যতিক্রম ঘটে। লক্ষ্য হলো গ্রাহককে নিশ্চিত রাখা যে পরবর্তী কী করতে হবে, মেসেজের বন্যা না করে। যখন কিছু পরিবর্তন হয়, একটাই স্পষ্ট মেসেজ পাঠান যা বলবে কী পরিবর্তিত হয়েছে, তারা কী করবে, এবং রিপ্লাই প্রয়োজন কিনা।
গ্রাহক যদি অর্ডারের পরে পিকআপ পদ্ধতি বদলে দেয় (কার্বসাইড থেকে ইন-স্টোর বা অন্য কেউ পিকআপ করে), এটাকে একটি প্ল্যান আপডেট হিসেবে বিবেচনা করুন, নতুন অর্ডার হিসেবে না। নতুন পদ্ধতি নিশ্চিত করুন এবং আগমনের জন্য মূল নির্দেশটি পুনরাবৃত্তি করুন।
আংশিক প্রস্তুতি একটি সাধারণ কেস। “Ready” বলে দিলে যখন শুধু একটা আইটেম তৈরি, বদলে স্পষ্ট বলুন: “আইটেম A প্রস্তুত, আইটেম B আনুমানিক 3:30 PM এ আসবে।” যদি আপনি স্প্লিট পিকআপ দেন, একটি সহজ পছন্দ দিন (এখন নেব নাকি সব মিলিয়ে নেব)।
স্টক শেষ বা সাবস্টিটিউশনের ক্ষেত্রে লম্বা ব্যাখ্যা এড়িয়ে চলুন। যা অনুপলব্ধ তা বলুন, আপনি কী বদলে দিয়েছেন (যদি কিছু বদল হয়), এবং গ্রাহকের কাছ থেকে কিসের অনুমতি বা সিদ্ধান্ত দরকার তা বলুন। যদি কোনো একশনে দরকার না থাকে, সেটা স্পষ্টভাবে বলুন।
মেসেজ প্যাটার্ন যা বিভ্রান্তি কমায়:
যদি আপনার টুল অর্ডার স্ট্যাটাস আপডেট অটোমেশন সমর্থন করে, একটি সেফটি রুল যোগ করুন: যখন স্টাফ ভুলে “Ready” রোলব্যাক করে (উদাহরণ: Koder.ai-র স্ন্যাপশট/রোলব্যাক), সেটি সংশোধনী পাঠাবে এবং কোনো ডুপ্লিকেট রিমাইন্ডার বন্ধ করবে।
উদাহরণ:
“Update: we marked your order ready by mistake. It’s not ready yet. New ETA: 12:40 PM. We’ll text again as soon as it’s ready for pickup.”
গ্রাহক আপডেট পছন্দ করে, কিন্তু নিয়ন্ত্রণও চায়। অর্ডার পিকআপ রেডি নোটিফিকেশনগুলোকে ট্রানজ্যাকশনাল মেসেজ হিসেবে বিবেচনা করুন যা পিকআপ সম্পন্ন করতে দরকার। প্রচারণামূলক মেসেজ আলাদা রাখুন — সেগুলোর জন্য সাধারণত আলাদা স্পষ্ট অপ্ট-ইন লাগে, এবং গ্রাহককে সেই সেটিং ছাড়া প্রচারণা বন্ধ করার অপশন থাকা উচিত যাতে তারা জরুরি পিকআপ আপডেটগুলো না হারায়।
চেকআউট বা অ্যাকাউন্টে মানুষকে সহজ পছন্দ দিন: SMS, ইমেইল, পুশ, বা none। এছাড়া “মিউট রিমাইন্ডার” মত সময়ভিত্তিক অপশন বিবেচনা করুন (উদাহরণ: “আজ আর মনে করাবেন না”)। ছোট এই নিয়ন্ত্রণ অভিযোগ এবং “STOP” রিপ্লাই কমায়, বিশেষ করে পুনরাবৃত্ত গ্রাহকদের ক্ষেত্রে।
সেন্সিটিভ ডিটেইল এক্সপোজ করা এড়িয়ে চলুন। লক-স্ক্রিন প্রিভিউ যে কাউকে দেখা যাবে, তাই পুরো ঠিকানা, পূর্ণ অর্ডার কনটেন্ট, বা ব্যক্তিগত নোট এড়িয়ে চলুন। সংক্ষিপ্ত, সাধারণ শব্দ পছন্দ করুন এবং যেখানে প্রয়োজন সাইন-ইনের পেছনে বিস্তারিত রাখুন।
একটি নিরাপদ স্ট্রাকচার:
রিটেনশনও গুরুত্বপূর্ণ। শুধুমাত্র সাপোর্ট সমস্যা সমাধানে প্রয়োজনীয় ডেটা রাখুন: মেসেজ লগ, টাইমস্ট্যাম্প, এবং ডেলিভারি স্ট্যাটাস। পুরানো নোটিফিকেশন ডেটা স্পষ্ট সময়সীমার পরে মুছে ফেলুন, এবং ফোন নম্বর ও মেসেজ ইতিহাস দেখার অনুমতি সীমিত রাখুন।
উদাহরণ লক-স্ক্রিন-বন্ধুত্বপূর্ণ লাইন: “Your order is ready for pickup. Order #1842. Bring ID. Reply HELP for questions.”
সবচেয়ে দ্রুত ভরসা হারানোর উপায় হলো কাউকে বলাটা যে তাদের অর্ডার প্রস্তুত যখন তা প্রস্তুত নয়। যদি আপনার টিম “ready” মার্ক করে ব্যাগ সিল না করে, পেমেন্ট কনফার্ম না করে, বা আইটেমটি সত্যিই পিকআপ শেলফে না রেখে, গ্রাহক এসে আবার অপেক্ষা করবে। এ সমস্যা সমাধান করতে একটি স্পষ্ট “ready” মুহূর্ত নির্ধারণ করুন (প্যাক করা, লেবেল করা, স্টেজ করা) এবং স্টাফকে প্রশিক্ষণ দিন কেবল তখনই টিপতে।
আরেকটি সাধারণ ভুল হলো লোকেশন না দেওয়া। শুধু “Ready for pickup” লেখা থাকলে গ্রাহক অনুমান করবে কোন এন্ট্রান্স, কাউন্টার বা পার্কিং স্পট ব্যবহার করতে হবে। একটি একক বিবরণ যোগ করুন যা বিভ্রান্তি দূর করে: প্রথমে কোথায় যাবেন, এবং কী নিয়ে যাবেন (অর্ডার নম্বর, নাম, কার্বসাইডের জন্য গাড়ির রঙ)।
ডুপ্লিকেট মেসেজ দ্রুত বিভ্রান্তি তৈরি করে। সাধারণত এটা হয় যখন স্ট্যাটাস দুইবার পরিবর্তিত হয়, বা দুইটি সিস্টেম একই আপডেট পাঠায়। এক সেন্টারের রেকর্ড রাখুন এবং সহজ নিয়ম যোগ করুন: প্রতিটি অর্ডারের জন্য ready মেসেজ একবার পাঠানো হবে, যদি না স্টাফ ম্যানুয়ালি রিসেন্ড করে।
স্টাফদের কষ্ট হয় যখন কোনভাবে মেসেজ পাঠানো হয়েছে কি না তা দেখার উপায় নেই। অর্ডার স্ক্রিনে একটি দৃশ্যমান ডেলিভারি নোট (sent time, channel, ফোন নম্বর/ইমেইলের শেষ 4 ডিজিট) দিন যাতে তারা সহজে উত্তর দিতে পারে “আপনি আমাকে টেক্সট করেছেন?” বলে প্রশ্ন এলে।
লম্বা টেক্সট কেটে যেতে পারে, বিশেষত SMS-এ। সংক্ষিপ্ত রাখুন:
যদি গ্রাহককে দুইবার “ready” টেক্সট আসে এবং দুটোতেই এন্ট্রান্স না থাকে, তারা গাড়ি পার্ক করে ভুল দরজায় যাবে, পরে রাগ করে কল করবে। একটি পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত মেসেজ এই ঝামেলা রোধ করে।
বাস্তব ফোনে একটি রিয়েল-লাইফ রান করুন, ডেস্ক চেক নয়। নোটিফিকেশনগুলো ফোনে কাজ করলে ভালো লাগে — নির্দিষ্ট সময়, হাওয়ায় কষ্টে, ব্যস্ত শিফটে।
একটি দ্রুত চেকলিস্ট যা অধিকাংশ সমস্যা ধরে:
উদাহরণ: আপনি Order #1842 কে 12:05 এ ready মার্ক করলে আপনার ফোনে সেকেন্ডের মধ্যে একটি পিকআপ SMS পৌঁছানো উচিত, যেমন “Park in Spot 3 and reply HERE.” যদি আপনি 12:15 এ পিকআপ করেন, রিমাইন্ডার কখনো ফায়ার করা হবে না।
এক গ্রাহক অনলাইন অর্ডার করে 11:10 AM এ এবং কার্বসাইড পিকআপ বেছে নেয়। চেকআউটে তারা 12:00–12:30 এর পিকআপ উইন্ডো সিলেক্ট করে।
11:55 AM এ, স্টাফ ব্যাগ প্যাক করে এবং “Mark as ready” ট্যাপে। ওই একেকটি অ্যাকশন নোটিফিকেশন ট্রিগার করে, ফলে গ্রাহক সংক্ষিপ্ত মেসেজ পায় স্পষ্ট পরবর্তী ধাপ সহ।
গ্রাহক পান:
“Your order is ready for curbside pickup at Main Street Store. Park in a curbside spot and reply with your spot # and car color (example: 3 blue). We’ll bring it out.”
12:04 PM এ গ্রাহক রিপ্লাই করে: “2 white.” স্টাফ ওই রিপ্লাই অর্ডারের সাথে দেখে, তা বয়ে নিয়ে বেরিয়ে যাচ্ছেন, নাম কনফার্ম করে হ্যান্ডঅফ সম্পন্ন করছেন। তারপর স্টাফ অর্ডারটি “Picked up” মার্ক করে, যা কোনো রিমাইন্ডার বন্ধ করে এবং লুপ বন্ধ করে।
যখন ফ্লো ঠিকঠাক কাজ করে:
দুইটি কমন হিচকপ:
গ্রাহক যদি দেরি করে, পিকআপ উইন্ডো শুরু হওয়ার পর এক আলপচারিত নাজুক নোড পাঠান, তারপর একটা সহজ “we’re holding it” নোট। উদাহরণ: “Still coming? We’ll hold your order until 1:30. Reply HELP if you need a different time.”
মেসেজ ফেল করলে (ভুল নম্বর, ক্যারিয়ার ডিলে), স্টাফ স্ক্রিনে “not delivered” বা “no confirmation” দেখানো উচিত। ফলব্যাক সহজ: গ্রাহককে কল করুন বা ইমেইল পাঠান, এবং অর্ডারকে “Ready” রেখেই রাখুন যাতে তারা পৌঁছালে সহজে খুঁজে পাওয়া যায়।
প্রথম লঞ্চকে পাইলট হিসেবে দেখুন। একটি স্টোর থেকেই শুরু করুন, বা একটি পিকআপ পদ্ধতি (ফ্রন্ট ডেস্ক বনাম কার্বসাইড) নিয়ে শুরু করুন এবং শেষ পর্যন্ত সবকিছু কাজ করা নিশ্চিত করুন তারপর কপি করুন। এতে ফিক্স ছোট থাকবে এবং স্টাফ মেসেজে বিশ্বাস হারাবে না।
কয়েকদিন পরে, তারা যারা গ্রাহক সামলান তাদের সাথে একটি দ্রুত ওয়ার্ডিং পাস করুন। জিজ্ঞাসা করুন: “টেক্সট পেয়ে গ্রাহকরা কি এখনও কি জিজ্ঞেস করে?” এবং “কোন নির্দেশ তারা মিস করে?” ছোট পরিবর্তন যেমন পিকআপ দরজার নাম বা কোথায় পার্ক করতে হবে যোগ করলে বিভ্রান্তি দ্রুত কমে।
কয়েকটি বেসিক মেট্রিক ট্র্যাক করুন যাতে বোঝা যায় নোটিফিকেশনগুলো সহায়ক কিনা:
আপনি যা শিখছেন তাই ব্যবহার করে সাপ্তাহিকভাবে উন্নতি করুন। গ্রাহকরা যদি বারবার আগেভাগে এসে পৌঁছায়, তখন আপনি কখন ready মার্ক করবেন তা সামঞ্জস্য করুন বা একটি লাইন যোগ করুন: “অনুগ্রহ করে এই মেসেজটি পাওয়ার পরই আসুন।” যদি স্টাফ ready মার্ক করতে ভুলে যায়, বোতামটাকে আরও দৃশ্যমান করুন বা স্টাফ-সাইড রিমাইন্ডার যোগ করুন।
যদি আপনি দ্রুত ফ্লো তৈরি করতে চান, Koder.ai (koder.ai) তে প্রোটোটাইপ করা যায়: আপনার স্ট্যাটাসগুলো বর্ণনা করুন, প্রতিটি স্ট্যাটাসের জন্য মেসেজ টেক্সট দিন, এবং স্টাফের জন্য একটি সহজ চ্যাট-ভিত্তিক স্ক্রিন বানান। আপনি তারপর সোর্স কোড এক্সপোর্ট করে আপনার দলকে আরও বিস্তৃত করার জন্য দিতে পারেন।
ভিত্তি স্থিত হলে, গ্রাহকরা যা আশা করে সেটা যোগ করার কথা ভাবুন: ডেলিভারি ETA আপডেট, সহজ রিফান্ড স্ট্যাটাস মেসেজ, এবং পিকআপের পরে পয়েন্ট কনফার্মিং লয়ালটি রসিদ।
“Ready” মানে গ্রাহক এখনই এসে একবারে পিকআপ সম্পন্ন করতে পারবেন। ভেতরের একটি ভালো সংজ্ঞা হচ্ছে: পণ্য প্যাক করা হয়েছে, লেবেল দেয়া হয়েছে, এবং সঠিক পিকআপ পদ্ধতিতে (কাউন্টার, কার্বসাইড, বা লকার) প্রস্তুত রাখা হয়েছে, সঙ্গে প্রয়োজনীয় কোনো ID বা কনফার্মেশন স্টেপ পরিষ্কারভাবে জানানো আছে।
যদি আপনি এটাকে তার চেয়ে আগে “ready” হিসেবে মার্ক করেন, গ্রাহক এসে আবার অপেক্ষা করবেন এবং বিশ্বাস দ্রুত কমে যাবে।
শুরুতেই তিনটি প্রশ্নের উত্তর দিন: এটি কি প্রস্তুত, কোথায় যেতে হবে, এবং সেখানে গিয়ে কী করতে হবে। গ্রাহকের প্রথম নাম (অথবা নিরাপদ সনাক্তকারী), একটি অর্ডার নম্বর, সঠিক পিকআপ স্পট, কী নিয়ে যেতে হবে (ID, QR কোড, বা এই মেসেজ), এবং পিকআপ সময় বা ধরে রাখার শেষ সময় অন্তর্ভুক্ত করুন।
ভাষা সহজ রাখুন এবং এমন অভ্যন্তরীণ শব্দ ব্যবহার করবেন না যা গ্রাহক বুঝবে না।
সাধারণত SMS হচ্ছে সেরা ডিফল্ট চ্যানেল কারণ গ্রাহকরা রাস্তায় বা আসার পথে এটিই দেখতে পাবেন। ইমেইল ডিটেইল ও রসিদে ভালো, কিন্তু ইনবক্সে হারিয়ে যেতে পারে।
পুশ ভাল কাজ করে যদি গ্রাহক আপনার অ্যাপে লগইন করা থাকে এবং নোটিফিকেশন অন থাকে, কিন্তু সবার জন্য এটা নির্ভরযোগ্য নয়।
যত দ্রুত সেটা সত্যিই “ready” হয়, তত দ্রুত প্রথম মেসেজ পাঠান। যদি আপনার টিম একসাথে অনেক অর্ডারকে ready করে (উদাহরণ: নুন-রাশ), এক ছোট ডেলেই (২–৫ মিনিট) ভুয়ো ready এর ভুল কমাতে পারে।
সাধারণত একটি রিমাইন্ডার যথেষ্ট এবং সেটা শুধু তখনই পাঠান যখন এটা গ্রাহকের পিকআপ উইন্ডোর মধ্যে কার্যকর।
সরল নিয়ম হল: যদি অর্ডার 60–120 মিনিটের মধ্যে না নেওয়া হয় (বা পিকআপ উইন্ডোর অর্ধে), একবার রিমাইন্ডার পাঠান, তারপর বন্ধ করে দিন। যা-ই পরিস্থিতি হোক, অর্ডার নেওয়া, বাতিল করা, বা রিফান্ড হলে সব শিডিউলড রিমাইন্ডার বাতিল করে দিন।
এতে মেসেজগুলো সহায়ক থাকে এবং গ্রাহকরা পিং পেতে বিরক্ত হন না।
রাত دیر পর্যন্ত এসএমএস পাঠাতে টালবেন — উদাহরণস্বরূপ স্থানীয় সময় অনুযায়ী রাত 9টার পর না পাঠান এবং সকাল 8টার আগে না পাঠান। যেখানে সম্ভব গ্রাহকের লোকাল টাইম ব্যবহার করুন; না জানলে পিকআপ লোকেশনের টাইমজোন ব্যবহার করুন।
কোয়াইট আওয়ার্স মানলে অভিযোগ কমে এবং মানুষদের রাত জাগানো থেকে বাঁচায়।
এসএমএস বার্তায় গ্রাহককে পৌঁছে কি করা উচিত তা স্পষ্টভাবে বলুন — শুধুই “curbside pickup” না লিখে বলুন যে পার্ক করুন এবং স্পট নম্বর ও গাড়ির রঙ রিপ্লাই করুন, যাতে স্টাফ দ্রুত খুঁজে পায়।
নিশ্চিত করুন সেই রিপ্লাইগুলো অর্ডারের সাথে সংযুক্ত হচ্ছে, যাতে স্টাফ আলাদা ইনবক্স খুঁজতে হয় না।
যদি অর্ডার আংশিকভাবে প্রস্তুত থাকে, সাধারণ “Ready” পাঠাবেন না। স্পষ্টভাবে লিখুন কোন আইটেমটি প্রস্তুত এবং বাকি কবে আসবে — উদাহরণ: “আইটেম A প্রস্তুত, আইটেম B আনুমানিক 3:30 PM এ আসবে।” যদি আপনি স্প্লিট পিকআপ অফার করেন, গ্রাহককে একটি সহজ সিদ্ধান্ত দিন (এখন নিয়ে নেব বা সব মিলিয়ে নেব)।
অর্ডার টেক্সট বা ইমেইল ডেলিভারি ব্যর্থ হলে অর্ডার টাইমলাইন-এ ডেলিভারি স্ট্যাটাস দেখান যেন স্টাফ বুঝতে পারে মেসেজটি পাঠানো হয়েছে কিনা। যদি SMS ব্যর্থ হয়, দ্রুত ব্যাকআপ চ্যানেল (যেমন ইমেইল) ট্রাই করুন, এবং কন্টাক্ট তথ্য নিশ্চিত করে সহায়তার জন্য “Resend ready message” বাটন দিন।
কি পাঠানো হয়েছে এবং কখন পাঠানো হয়েছে তা লগ করলে কল এ গ্রাহককে সঠিকভাবে জানানো সহজ হয়।
অনেকবার একই মেসেজ একাধিক সিস্টেম থেকে গেলে কনফিউশন হয়। একটিই সেন্টার-অব-ট্রুথ (sender of record) রাখুন এবং নিয়ম রাখুন: ‘প্রতিটি অর্ডারের জন্য ready মেসেজ একবারই পাঠানো হবে, যতক্ষণ না স্টাফ ম্যানুয়ালি রিসেন্ড করে।’
ভুল ভেবে ready মার্ক করা এড়াতে স্টাফকে প্রশিক্ষণ দিন যেন তারা শুধু তখনই “Mark as ready” টিপে যখন অর্ডার প্যাক ও স্টেজ করা আছে।
Koder.ai-তে এই ফ্লো বানালে একটি স্পষ্ট “Mark as ready” অ্যাকশন রাখুন যা মেসেজ ট্রিগার করে এবং ফলাফল রেকর্ড করে, যাতে স্টাফ নিশ্চিত থাকতে পারে কি হয়েছে।