পাসপোর্ট, আইডি ও লাইসেন্সের মেয়াদসীমা ট্র্যাক এবং শুন্য হলে কয়েক মাস আগেই নোটিফিকেশন পেয়ে শেষ মুহূর্তের চাপ এড়ান।

প্রথমে এমন নথি যোগ করুন যা ভ্রমণ, কাজ, বাসাবাস বা ব্যাংকিং ব্লক করে। বাস্তবে সাধারণত এগুলো হচ্ছে পাসপোর্ট (শিশুরাও সহ), প্রধান পরিচয়পত্র বা রেসিডেন্স পারমিট, ড্রাইভিং লাইসেন্স এবং যে কোনো সক্রিয় ভিসা বা কাজ/শিক্ষা পারমিট।
মুদ্রিত মেয়াদ তিখন ব্যবহার করুন, সাথে একটি আলাদা “ভ্রমণ বৈধতা” তারিখ রাখুন যা সাধারণ এন্ট্রি রুল অনুযায়ী নির্ধারিত। সহজ একটি ডিফল্ট হলো পাসপোর্ট মেয়াদ থেকে 6 মাস আগেই ভ্রমণ-সুরক্ষিত সময়সীমা সেট করা, যাতে 3–6 মাসের নিয়মে আটকে না পড়েন।
একটি নির্ভরযোগ্য বেসলাইন হলো মেয়াদ শেষের 12, 6, 3, 1 মাস এবং এছাড়াও 7 দিন আগে রিমাইন্ডার রাখা। এই ব্যবধান আপনাকে অ্যাপয়েন্টমেন্ট ও বিলম্বের জন্য পর্যাপ্ত সময় দিবে এবং প্রতিনিয়ত বিরক্ত করবে না।
ক্যালেন্ডারে আসল মেয়াদ দিনটি রাখুন, তারপর ঐ একই ইভেন্টে একাধিক অ্যালার্ম দিন। শুধুমাত্র আপনি যে দিন নিজে নবায়ন করবেন সেই দিন মনে করালে একটিসময়ে কোনো বিলম্ব হলে প্রকৃত সময়সীমা ফসকে যেতে পারে।
ডিফল্টভাবে দুইটি চ্যানেল ব্যবহার করুন—ফোন নটিফিকেশন এবং ইমেইল—যাতে একটি মিস হলে আরেকটি ধরবে। উচ্চ-প্রভাবশালী নথির জন্য একটি অতিরিক্ত ব্যাক্তিকে ব্যাকআপ হিসেবে যোগ করতে পারেন, যাতে আপনি মিস করলে কেউ দেখবে।
একটি "সত্যতার উৎস" তালিকা রাখুন এবং নবায়ন সম্পন্ন হলে সাথে সাথেই আপডেট করুন। নথির মেয়াদ যদি নোট, স্প্রেডশীট এবং ক্যালেন্ডারে আলাদা-আলাদা থাকে, একদিন একটি ভুল হয়ে যাবে এবং আপনি ভূল নম্বরেই ভরসা করবেন।
সাধারণত কমই সংরক্ষণ করুন। ডকুমেন্ট টাইপ, মালিক, মেয়াদ এবং একটি ছোট পরবর্তী কাজ উল্লেখ করা যথেষ্ট। প্রয়োজনে মিলানোর জন্য শেষ 4 অঙ্ক ব্যবহার করুন কিন্তু পুরো নম্বর বা স্ক্যান সংরক্ষণ করা প্রাথমিকভাবে টালুন।
ক্যালেন্ডার নোটে একটিমাত্র পরবর্তী কাজ লিখুন—যেমন “অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করুন” বা “নতুন ছবি নিন”—তাতে যখন রিমাইন্ডার আসবে আপনি সময় নষ্ট করে ভাববেন না। এছাড়া আগাম অ্যালার্মগুলো অফিস আওয়ারে সেট করুন, রাতের মধ্যে নয়।
একটি ছোট প্রকল্প হিসেবে কাজ করুন: কি অনুপস্থিত তা নিশ্চিত করুন, বদলে নিন, এবং পরবর্তী চেক-ইন এর জন্য একটি ফলো-আপ রিমাইন্ডার সেট করুন। নতুন নথি হাতে না আসা পর্যন্ত একটি ব্যাকআপ পরিকল্পনা রাখুন, বিশেষ করে ভ্রমণ বা চাকরিতে নির্ভরশীল হলে।
আপনি পারবেন, যতক্ষণ এটি সহজ রাখেন: মূল ক্ষেত্রগুলো সংরক্ষণ করুন, রিমাইন্ডার শিডিউল তৈরি করুন, এবং বাড়িতে শেয়ার করার ব্যবস্থা থাকলে তা সাপোর্ট করুন। যদি চ্যাটের মাধ্যমে কাস্টম ট্র্যাকার বানাতে চান, Koder.ai আপনাকে একটি ছোট ওয়েব বা মোবাইল অ্যাপ বানাতে সাহায্য করতে পারে এবং সোর্স কোড এক্সপোর্ট করার সুবিধা দেয়।