আমানতসহ কাস্টম কেক অর্ডার ফর্ম ব্যবহার করে তারিখ, আকার, ফ্লেভার ও রেফারেন্স ছবি সংগ্রহ করুন, বিবরণ নিশ্চিত করুন, এবং ধারাবাহিক যোগাযোগ ছাড়াই পেমেন্ট নিন।
কাস্টম কেকের অনুরোধ দ্রুত এলোমেলো হয়ে যায় যখন তারা টেক্সট, ডিএম এবং ভয়েস নোটে ছড়িয়ে থাকে। কেউ প্রথমে বার্তায় তারিখ পাঠায়, পরে সাইজ, আর ফ্লেভার পরে মনে পড়ে। আপনি দাম বলার সময়, কোন ছবিটিই তারা বুঝিয়েছিল এবং “শনিবার” পিকআপ না ডেলিভারি—এই সব জিনিস মনে রাখতে গিয়ে সময় নষ্ট হয়।
মিসিং ডিটেইল একই সমস্যা বারবার তৈরি করে: কেক পার্টির জন্য খুব ছোট, রং “ছবির মত নয়,” লিখা ভুল, বা পিকআপ সময় আন্দাজ করা হয়েছে। ভালো ইচ্ছে থাকা সত্ত্বেও ফাঁকগুলো চাপ এবং লাস্ট-মিনিট পরিবর্তনে পরিণত হয়।
একটি সুশৃঙ্খল অর্ডার ফর্ম সবকিছু এক জায়গায় রাখে এবং গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তগুলো শুরুতেই করে দেয়। এটি কি অনুরোধ করা হয়েছিল, কি অনুমোদিত হয়েছে, এবং গ্রাহক কি পরিশোধ করতে সম্মত হয়েছে—এর লিখিত রেকর্ড তৈরি করে। ফলে ভুল বোঝাবুঝি কমে এবং উভয়েরই সুরক্ষা হয়।
আমানত ধাপে যোগ করলে নো-শো কমাতে সাহায্য করে। কেউ আমানত দিলে তারা হারিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা কমে, এবং আপনি উপকরণ ও رزার্ভ করা সময়ের খরচ বহন করে ফেলেন না।
আমানত সবচেয়ে বেশি যুক্তিযুক্ত হয় যখন ডিজাইন কাস্টম বা সময়সাপেক্ষ, অর্ডার একটি জনপ্রিয় তারিখ ধরে রাখে (উইকএন্ড ও ছুটির দিন), আপনাকে বিশেষ উপকরণ কিনতে হবে, বা আপনি অন্য অর্ডার ফিরিয়ে দিয়ে এটি সামঞ্জস্য করছেন।
উদাহরণ: একজন গ্রাহক পরবর্তী শনিবারের জন্য একটা দুই-টিয়ার কেক “এই ছবির মত” চান। ফর্ম না থাকলে হয়তো সার্ভিংস, সঠিক শেড, বা পিকআপ সময় কাউকে নিশ্চিত করা হয়নি। ফর্ম ও আমানত থাকলে আপনি বেক করা শুরু করার আগে প্ল্যান লক করে ফেলেন।
আপনার ফর্ম ক্যালেন্ডার দিয়ে শুরু করুন, কেক দিয়ে নয়। কখন এবং কোথায় অর্ডার প্রয়োজন তা না জানলে বাকি সব (ডিজাইন, উপকরণ, স্টাফিং) কল্পনাই হয়।
ইভেন্টের তারিখ এবং একটি টাইম উইন্ডো জিজ্ঞাসা করুন—একটি একক নির্দিষ্ট সময় না। “পিকআপ between 2:00–3:00 PM” পরিকল্পনা করা সহজ, “2:15 PM শার্প” থেকে। যদি আপনি ডেলিভারি অফার করেন, একটি ডেলিভারি উইন্ডো, পূর্ণ ঠিকানা, এবং যে কোন নোট সংগ্রহ করুন যা সময়কে প্রভাবিত করে (গেট কোড, পার্কিং, সিঁড়ি, ভেন্যুর যোগাযোগ)।
লোকেশন পছন্দ সহজ রাখুন: পিকআপ বা ডেলিভারি। পিকআপের জন্য মানুষেরা পিকআপ স্পট চয়েস করতে পারবে (মেইন শপ, কিচেন এন্ট্রান্স, পপ-আপ লোকেশন)। ডেলিভারির জন্য “ড্রাইভারের জন্য সবচেয়ে ভালো ফোন নম্বর” ফিল্ড রাখুন।
এখানে আপনার লিড-টাইম নিয়মগুলি দিন যাতে মানুষ একটি লম্বা ফর্ম পূরণ করে পরে জানতে না পারে এটা খুব দেরি। সংক্ষিপ্ত ও সরল রাখুন—উদাহরণ: কাস্টম ডিজাইনের জন্য ন্যূনতম নোটিশ, কি ভাবে রাশ অর্ডার কাজ করে (আপনি গ্রহণ করেন কি না), ছুটির উইকএন্ড টাইমিং, এবং দিনের সর্বশেষ ডেলিভারি স্লট।
সময় অঞ্চলের একটি ছোট নোট যোগ করুন। লোকেরা কখনো কখনো ভ্রমণের সময় বা ডেস্টিনেশন পার্টি প্ল্যান করে অর্ডার করে। একটি সহজ লাইন যেমন “সময়গুলো বেকারির স্থানীয় সময়ে” গরমিল এড়ায়।
উদাহরণ: অন্য রাজ্য থেকে অর্ডার করা কেউ “শনিবার, 3:00–5:00 PM পিকআপ” সিলেক্ট করে এবং বেকারির টাইমজোন কনফার্ম করে, ফলে কেক অতিরিক্ত এক দিন ধরে রাখা লাগে না।
বেশিরভাগ কেক সমস্যার শুরুর একটি মিসম্যাচ: গ্রাহক “small” বললে তারা ২০ সার্ভিং মনে করেন, বেকার “6-inch” ভাবছেন। আপনার ফর্ম সার্ভিংসকে প্রথমে অনুবাদ করবে, তারপর মানুষেরা মিল রেখে একটি ফিজিক্যাল সাইজ বেছে নিতে পারবে।
অনুমানিক পরিবেশন সংখ্যা জিজ্ঞাসা করুন (কত জন খাবে), তারপর সরাসরি কিছু সহজ পরামর্শ দেখান। উদাহরণস্বরূপ, “12–15 সার্ভিংস” একটি একতলা 8-inch রাউন্ডের সাথে মানানসই হতে পারে, আবার “35–45 সার্ভিংস” একটি দুই-টিয়ার অপশন নির্দেশ করতে পারে। বাস্তবমুখী রাখুন: পার্টির আকার, জ্যামিতি নয়।
কাস্টমারদের অনুমান ছাড়া সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করার জন্য সংক্ষিপ্ত অপশন দিন:
একটি বাক্যে প্রত্যাশা সেট করুন: পরিবেশন সংখ্যা আনুমানিক এবং কেক কেটে কিভাবে পরিবেশন করা হবে তার ওপর নির্ভর করে।
ডায়েটারি চাহিদাগুলো স্পষ্টতা চায়, مبهم প্রতিশ্রুতি নয়। একটি “Dietary notes” ফিল্ড (গ্লুটেন ফ্রি, ডেইরি ফ্রি, নাট-ফ্রি) এবং একটি আলাদা “Allergy details” ফিল্ড রাখুন। তারপর একটি কনফার্মেশন চেকবক্স দিন সহজ ভাষায়, যেমন: “আমি বুঝেছি যে ডায়েটারি অনুরোধ শেয়ারড কিচেনে করা হতে পারে এবং এলার্জি-নিরাপদ গ্যারান্টি দেওয়া যায় না।”
উদাহরণ: কেউ “25 সার্ভিংস” সিলেক্ট করে, “শিট” বেছে নেয়, “পারিবারে নাট এলার্জি” যোগ করে এবং ডিসক্লেইমার চেক করে। তখন আপনার কাছে যথেষ্ট ডিটেইল আছে সঠিক কোট দেওয়ার ও নিরাপদভাবে পরিকল্পনা করার জন্য।
মানুষরা একটি কেক কল্পনা করতে পারে, কিন্তু প্রায়ই “ভ্যানিলা” বা “গোলাপী” মতো অস্পষ্ট শব্দ দিয়ে বর্ণনা করে। আপনার ফর্ম সেটিকে এমন পছন্দে বদলে দেবে যা আপনি বেক করতে এবং মূল্য নির্ধারণ করতে পারেন।
ফ্লেভারকে অংশগুলোতে আলাদা করুন। এতে অধিকাংশ মিশআপ রোধ হয়।
পছন্দগুলো পরিচিত রাখুন, একটি “Other” অপশন রাখুন বিশেষ ক্ষেত্রে জন্য:
টেক্সচারের নিচে একটি ছোট নোট দিন: “আপনি নিশ্চিত না হলে আমাদের বলুন আপনি আগে কী পছন্দ করেছিলেন (কাপকেক, স্পঞ্জ কেক, ব্রাউনি)।” এতে আপনি জোরালো ইঙ্গিত পাবেন জোর না করে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য।
ডিজাইনের জন্য একটি সংক্ষিপ্ত ফিল্ড রাখুন থিমের জন্য এবং আরেকটি রঙের জন্য। 2–4টি রঙ পর্যন্ত জিজ্ঞাসা করুন যাতে প্যালেট বাস্তবসম্মত থাকে।
মেসেজের জন্য ক্যারেক্টার লিমিট সেট করুন এবং তা দেখান (উদাহরণ: “ম্যাক্স 25 ক্যারেক্টার, স্পেসসহ”)। দুইটি প্রম্পট যোগ করুন: “সঠিক বানান” এবং “পাংচুয়েশন অন্তর্ভুক্ত?”
উদাহরণ: একজন গ্রাহক লিখে— “পেস্টেল রেনবো, ডেইজি, সেজ গ্রিন + ক্রিম + ব্লাশ,” মেসেজ “Happy 30th, Maya!”—এগুলো সাধারণত দাম ও উৎপাদন নির্ধারণে যথেষ্ট।
ফটো আপলোড সময় বাঁচায়, কিন্তু শুধু যদি আপনি নিয়মগুলো সেট করেন। 1-3 ছবির অনুরোধ করুন এবং প্রতিটি ছবির জন্য গ্রাহককে বলুন তারা কোনটা পছন্দ করেছে তা ব্যাখ্যা করতে। না হলে আপনি স্ক্রিনশট-ডাম্প পাবেন কোনও নির্দেশনা ছাড়া।
1–3টি ছবি চেয়ে, প্রতিটি সহজ শব্দে লেবেল করুন: “Inspiration”, “Color palette”, “Topper/flowers.” তারপর এক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন: কোনটা ঠিক কপি করা হবে এবং কোনটা কেবল ভিব—এটা কি?
একটি স্পষ্ট ডিসক্লেইমার যোগ করুন। একটি ছবি স্টাইল, রং এবং লেআউট গাইড করতে পারে, কিন্তু একেবারে সঠিক মিল গ্যারান্টি দেয় না। লাইটিং, স্ক্রিন ফিল্টার, এবং বিভিন্ন পাইপিং টিপ কেকের দেখা বদলে দেয়। যদি গ্রাহক একটি পারফেক্ট রেপ্লিকা চান (উদাহরণ: একটি ব্র্যান্ডেড লোগো), আপনি সহজ সংস্করণ সুপারিশ করতে পারেন বা একটি এডিবল প্রিন্ট চাহিদা করতে পারেন।
আপলোড নির্দেশনা সহজ রাখুন:
আপলোডের পরে একটি নোটস বক্স দিন প্রম্পটসহ (শুধু খালি "Comments" ফিল্ড নয়)। উদাহরণ: “Copy: colors, drip style, topper text. Avoid: fondant, dark navy, tall tiers.” এতে রেফারেন্স ফটো একটি ভাগ করা চুক্তিতে পরিণত হয়, অনুমান খেলা নয়।
উদাহরণ: কেউ পেস্টেল ombre কেক, সোনালী পেপারবাটারফ্লাই ছবি, এবং একটি টপার স্ক্রিনশট আপলোড করে। আপনার নোট প্রম্পট তাদের বলার সুযোগ করে দেয়: “Ombre কপি করুন, কিন্তু রাফলস নয়; বাটারফ্লাই শুধু সামনে; টপার টেক্সট হবে ‘Ava is 8’। ”
আমানত আপনার সময় রক্ষা করে এবং তারিখ ধরে রাখে। যদি আপনি এটাকে একধরনের “হয়তো” মনে করেন, গ্রাহকরাও তাই করবে। নিয়মগুলো কাউন্টারে বলার মতোই লিখুন: সংক্ষিপ্ত, নির্দিষ্ট, এবং স্ক্যান করা সহজ।
একটি আমানত পদ্ধতি বেছে নিন এবং তাতে অটল থাকুন যাতে মানুষ মোট কেমন হবে তা অনুমান করতে পারে:
বলে দিন আমানত প্রকৃতপক্ষে কী জন্য: আগেই কেনা উপকরণ, ডিজাইন সময়, এবং আপনার প্রোডাকশন স্লট রিজার্ভ করা।
রিফান্ড, রিশিডিউল এবং ক্যানসেলেশন সংক্ষিপ্ত ভাষায় রাখুন। উদাহরণ:
বাকি ব্যাল্যান্স কখন_due হবে এবং কিভাবে গ্রহণ করা হবে (পিকআপে, পিকআপের 48 ঘন্টা আগে, বা ডেলিভারি পাঠানোর আগে) সেটাও লিখুন। যদি অ্যাড-অনস মোট বাড়াতে পারে (অতিরিক্ত টপার, ফন্ড্যান্ট কাজ), তা বলুন।
উদাহরণ: “একটি 2-টিয়ার কেক যার কোট $220, আজ আমানত $75। বাকী $145 পিকআপের 48 ঘণ্টা আগে দেওয়া হবে।”
মানুষ ফর্ম ছেড়ে দেয় যখন দাম ফাঁদ মনে হয়। একটাই স্পষ্ট পদ্ধতি ব্যবহার করুন: সাইজের ভিত্তিতে একটি সঠিক শুরু মূল্য দেখান, বা একটি বাস্তবসম্মত রেঞ্জ দেখান এবং বলুন আপনি ডিজাইন পর্যালোচনার পরে চূড়ান্ত কোট কনফার্ম করবেন।
যদি আপনি বেশিরভাগ কেক একটা বেস মেনু থেকে মূল্য নির্ধারণ করতে পারেন, “বেস মূল্য + অ্যাড-অনস” সহজ ও বোঝার মতো। যদি প্রতিটি অর্ডার সত্যিই কাস্টম হয়, একটি রেঞ্জ কাজ করতে পারে, কিন্তু বাস্তবসম্মত রাখুন এবং চূড়ান্ত মোট ফাইনাল করার আগে অনুমোদন নিন।
অ্যাড-অনস সীমাবদ্ধ রাখুন এমন জিনিসগুলোতে যা গ্রাহকরা চিনে:
জটিল কাজের (হ্যান্ড-পেইন্টেড আর্ট, স্কাল্পটেড শেইপ, অ্যাডভান্সড সুগার ওয়ার্ক) জন্য, এক টিক-বক্সের পেছনে লুকাবেন না। একটি ফিল্ড দিন “বিশেষ কিছু যা আমাদের রিভিউ করতে হবে?” এবং একটি নোট: “আমরা শুরু করার আগে উপলব্ধতা ও দাম নিশ্চিত করব।”
আরেক লাইনে সারপ্রাইজ প্রতিরোধ করুন: “প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে মূল্য বিক্রয় কর অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, এবং ডেলিভারি ফি ঠিকানার উপর নির্ভর করে।”
ভালো ফ্লো গ্রাহকদের চালিয়ে নিয়ে যায় এবং পরে আপনারকে খোঁজাখুঁজি করতে বাধ্য করে না। লক্ষ্য রাখুন “প্রথমে বেসিক, তারপর ডিজাইন, শেষে পেমেন্ট।”
প্রতিটি প্রশ্ন তালিকাভুক্ত করে শুরু করুন যা আপনি সত্যিই কেক মূল্য নির্ধারণ এবং উৎপাদন করতে প্রয়োজন। কেবল ডিল-ব্রেকারগুলো required হিসেবে চিহ্নিত করুন।
একটি সহজ অর্ডার যা বেশিরভাগ বেকারির জন্য কাজ করবে:
সারাংশ স্ক্রিনটি যেখানে মানুষ ভুল ধরবে। তারা লক্ষ্য করতে পারে তারা “শনিবার” বেছে নিয়েছে কিন্তু আসলে “রবিবার” বলতে চেয়েছিল, বা “Happy Birtday” টাইপ করেছে। ওখানে তা ঠিক করে নিলে পরবর্তীতে বিব্রতকর যোগাযোগ বাঁচে।
অমানত ধাপকে স্পষ্টভাবে লেবেল করুন। একটি ছোট নোট যেমন “ডিপোজিট আপনার তারিখ ধরে রাখে; বাকী টাকা পরে দেওয়া হবে” সারপ্রাইজ কমায়।
অমানত পরিশোধ হলে গ্রাহককে সঙ্গে সঙ্গেই একটি পরিষ্কার কনফার্মেশন পাওয়া উচিত। এখানেই ফর্ম তার মূল্য দেখায়: এটি নির্বাচনগুলো ক্যাপচার করে, এবং কনফার্মেশন সেগুলো লক করে।
কনফার্মেশন (ইমেল বা টেক্সট) একটি মিনি রিসিট এবং চেকলিস্টের মতো হওয়া উচিত। সবচেয়ে বেশি ভুল হওয়া জিনিসগুলো এখানে অন্তর্ভুক্ত করুন:
তারপর পরবর্তী ধাপ এক বা দুই লাইনেই ব্যাখ্যা করুন। উদাহরণ: “আমরা 24 ঘণ্টার মধ্যে আপনার অনুরোধ পর্যালোচনা করব। যদি কোনো অস্পষ্টতা থাকে, আমরা প্রশ্ন নিয়ে উত্তর দেব। আপনার তারিখ তখনই ধরে রাখা হবে যখন আমরা উপলব্ধতা কনফার্ম করব।”
আপনার পক্ষ থেকে একটি অভ্যন্তরীণ অ্যালার্ট সেট করুন যাতে কিছু মিস না হয়। সবচেয়ে ব্যবহারযোগ্য অ্যালার্টগুলো: অর্ডার সারাংশ, রেফারেন্স ফটো এবং যেকোনো বিশেষ নোট (এলার্জি, ভেন্যু নিয়ম, টপার অনুরোধ)।
পরিবর্তনই হলো যেখানে বিবাদ শুরু হয়, তাই প্রক্রিয়াটি সহজ করুন। কী পরিবর্তন গণ্য হবে (সাইজ, ফ্লেভার, ডিজাইন, তারিখ) এবং কী সামান্য সংশোধনী (নামের বানান ঠিক করা) হিসেবে গণ্য হবে—এগুলো সংজ্ঞায়িত করুন। গ্রাহকদের পরিবর্তনের জন্য কিভাবে অনুরোধ করতে হবে এবং কখন পরিবর্তন বন্ধ হয়ে যায় তা জানান।
Maya সাপ্তাহিক হিসেবে বেক করেন এবং কম মেসেজ-চেইনের চাইতেছেন। একটি গ্রাহক, Jordan, তার ফর্ম মঙ্গলবার ভরে পরের শুক্রবারের পার্টির জন্য (10 দিন আগে) অর্ডার দেয়।
Jordan প্রথমে বেসিক বিষয়গুলো বসায়: ইভেন্ট তারিখ, পিকআপ, এবং পিকআপ উইন্ডো প্রায় 4:00 PM। তারপর Jordan দুই-টিয়ার কেক সিলেক্ট করে এবং অংুমানিক সার্ভিং রেঞ্জ (প্রায় 40–50 জন) বেছে নেয়—ইঞ্চেস বলতে ভেবে সময় নষ্ট করে না।
ফ্লেভারের জন্য, Jordan টপ টিয়ারে ভ্যানিলা বিন এবং বটম টিয়ারে চকলেট বেছে নেয়, বাটারক্রিম ফ্রস্টিং সহ। ডিজাইনের জন্য Jordan রং তালিকা, মেসেজ টেক্সট যোগ করে এবং “নো ফন্ড্যান্ট” উল্লেখ করে। Jordan দুইটি ইনস্পিরেশন ছবি আপলোড করে এবং কি কপি করতে হবে তা লিখে: “photo 1 থেকে স্মুথ বাটারক্রিম ফিনিশ কপি করুন, কিন্তু photo 2 থেকে ফ্লোরাল রং।” তারা নিশ্চিত করে কেক ফটো থেকে অনুপ্রেরণা নিয়ে তৈরি হবে, একেবারে নকল নয়।
শেষে, ফর্ম একটি আমানত সারাংশ দেখায়: মোট আনুমানিক $220, আজ 30% ($66) আমানত দিতে হবে, বাকি পিকআপে দেওয়া হবে। Jordan পেমেন্ট করলে তারা একটি কনফার্মেশন ও রসিদ পায়।
যদি আপনি এই ওয়ার্কফ্লোগুলোকে একটি সিম্পল অ্যাপে রূপান্তর করতে চান (গ্রাহক ফর্ম, ফটো আপলোড, আমানত সংগ্রহ, অ্যাডমিন ভিউ, কনফার্মেশন), একটি প্ল্যাটফর্ম যেমন Koder.ai সাহায্য করতে পারে—চ্যাট করে তৈরি করে তারপর স্ন্যাপশট ও রোলব্যাক দিয়ে নিরাপদে আপনার প্রসেস উন্নত করতে পারবেন।
অধিকাংশ কেক বিবাদ স্বাদ নিয়ে নয়। এগুলো ঘটে অসঙ্গত প্রত্যাশা, অস্পষ্ট নিয়ম, বা মিসিং কনফার্মেশনের কারণে।
একটি সাধারণ সমস্যা হচ্ছে খুব বেশি অপশন সহ ফর্ম রাখা—লোকেরা এগুলো স্কিপ করে, পরে আপনি আন্দাজ করতে বাধ্য হন। যদি কোনো ডিটেইল চূড়ান্ত দেখায় বা মূল্য প্রভাবিত করে (রং, ফিলিং, ডায়েটারি চাহিদা), তা required করুন বা মুছে দিন।
আরেকটি ঘন ঘন সমস্যা হলো অস্পষ্ট ডিজাইন নোট গ্রহণ করা যেমন “সিম্পল এবং এলিগ্যান্ট”—এরকমে স্পষ্ট রেফারেন্স না দিলে আপনি ভুল অংশ কপি করতে পারেন। ফটো আপলোড সাহায্য করে, তবে সাথে জিজ্ঞাসা করুন গ্রাহক রেফারেন্সের কোন অংশ পছন্দ করেছেন (রং, টপার স্টাইল, টেক্সচার)।
টাকা ও সময় সবচেয়ে বড় বিবাদের কারণ। যদি আপনি তারিখ নিশ্চিত না করে আমানত নেন, রিফান্ড নিয়ে ঝামেলা হতে পারে। প্রথমে উপলব্ধতা নিশ্চিত করুন, তারপর একই স্ক্রিনে নিয়ম দেখিয়ে পেমেন্ট নিন।
নিয়মিত সমস্যা যা পরে চেইন ট্রিগার করে:
উদাহরণ: একজন গ্রাহক লিখে “Happy Birthday Isabella,” এবং আপনি একটি 6-inch কেকের উপরে তা পেপার করেন। পরে তারা বললে এটা ভিড়াভাড়ি মনে হয়—ক্যারেক্টার লিমিট ও একটি নোট যেমন “সংক্ষিপ্ত মেসেজগুলোই ভালো মানায়” তা আটকায়।
একটি সম্পূর্ণতা ও স্পষ্টতার পাস করুন। বেশিরভাগ সমস্যা আকর্ষণীয় এক্সট্রার নয়, বেসিক মিসিং-এ থাকে।
নিশ্চিত করুন আপনি নিচেরগুলো ক্যাপচার করছেন:
যদি আপনি কয়েকটি এক্সট্রা ফিল্ড যোগ করেন, সেগুলো এমন রাখুন যা ফলো-আপ কমাবে: এলার্জি নোট, থিম রং, সংক্ষিপ্ত ডিজাইন বর্ণনা, এবং স্পষ্ট রেফারেন্স ফটো আপলোড নির্দেশিকা।
অমানত চাইবার আগে একটি অন-স্ক্রীন অর্ডার সারাংশ দেখান: তারিখ/টাইম, সার্ভিংস, ফ্লেভার, ডিজাইন নোট, অ্যাড-অন, আনুমানিক মোট, এবং আমানত পরিমাণ ও কি তা কভার করে—এইসব।
ফোনে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত একটি টেস্ট করুন:
পাবলিশ করার আগে আপনার ফাইনাল ফিল্ড তালিকা ও আমানত নীতিগুলো সহজ ভাষায় লিখে রাখুন। যদি কখনো “কি সম্মত হয়েছিল” দেখাতে হয়, ফর্ম, ইনভয়েস ও মেসেজের মধ্যে ধারাবাহিকতা জরুরি।
একটি ফোনে একটি পূর্ণ টেস্ট অর্ডার চালান। কোনো বন্ধুকে বলুন বাস্তব গ্রাহকের মতো অর্ডার করতে: একটি তারিখ বেছে নিন, সার্ভিংস নির্বাচন করুন, ফ্লেভার বেছে নিন, রেফারেন্স ছবি আপলোড করুন, এবং আমানত দিন। দেখুন তারা কোথায় হেঁচকি খায়। যদি তারা প্রশ্ন করে, আপনার ফর্মে সম্ভবত একটি পরিষ্কার অপশন বা ছোট হিন্ট দরকার।
লঞ্চের পরে কাস্টম ডিজাইনের জন্য একটি সহজ রিভিউ রুটিন রাখুন। প্রতিদিন নতুন অর্ডারগুলো একবার রিভিউ করুন, উত্তর দিন “অনুমোদিত” বা একটি স্পষ্ট প্রশ্ন দিন, তারপর ডিটেইলগুলো লক করে দিন যাতে অর্ডার বিচলিত না হয়।
ফর্মের প্রথম অংশে ইভেন্টের তারিখ, পিকআপ/ডেলিভারি পছন্দ এবং একটি টাইম উইন্ডো রাখুন। এই তথ্যগুলো নির্ধারণ করে আপনি অর্ডার নিতে পারবেন কিনা এবং বেকিং, ডেকোরেটিং ও স্টাফিং কিভাবে শিডিউল করবেন।
প্রথমে আনুমানিক পরিবেশন সংখ্যা জিজ্ঞাসা করুন, তারপর সেই সংখ্যার সাথে মিলিয়ে ফিজিক্যাল সাইজ অপশন দেখান। এতে গ্রাহক ‘small’ বলতে কী বোঝাচ্ছেন এবং বেকার ইঞ্চে-কথা ভাবছেন—এমন ভুল এড়ানো যায়।
হ্যাঁ—কাস্টম ডিজাইন, প্রধান তারিখ বা বিশেষ উপকরণ লাগলে সাধারণত আমানত নেওয়া উচিত। এটি নো-শো কমায় এবং গ্রাহকের অঙ্গীকারের লিখিত প্রমাণ দেয়।
একটি পদ্ধতি বেছে নিন এবং সেটাই বজায় রাখুন: নির্দিষ্ট টাকার আমানত, মোটের শতাংশ, বা সাইজ অনুযায়ী টিয়ার্ড আদায়। সহজে বোঝার মতো করে বলুন কখন বকেয়া টাকা দেওয়া হবে।
কেক, ফিলিং এবং ফ্রস্টিং আলাদা করে জিজ্ঞাসা করুন যাতে কিছুই অনুমান করা না হয়। একটি “Other” অপশন এবং একটি ছোট নোট ফিল্ড রাখুন অসাধারণ অনুরোধের জন্য।
একটি ক্যারেক্টার লিমিট ব্যবহার করুন এবং সঠিক বানান চান কি না, পাংচুয়েশন থাকবে কি না—এগুলো জিজ্ঞাসা করুন। এতে লেখা ঘন বা ভাঙা হওয়ার সমস্যা কমে।
1–3টি ছবি নিন এবং প্রতিটি ছবির জন্য বলতে বলুন কী অনুকরণ করা হবে এবং কী শুধু অনুপ্রেরণা। স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন যে ছবি অনুবর্তীতা নির্দেশ করবে, কিন্তু একেবারে একই কপি করা গ্যারান্টি নয়।
ডায়েটরি নোট এবং এলার্জি বিশদ আলাদা করে সংগ্রহ করুন, তারপর একটি চেকবক্স দিন যা শেয়ারড-কিচেন সীমাবদ্ধতা নিশ্চিত করে যদি প্রযোজ্য হয়। স্পষ্ট ভাষা গ্রাহককে সুরক্ষা দেয় ও আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে।
বা তাহলে সাইজ অনুযায়ী একটি শুরু মূল্য দেখান বা বাস্তবসম্মত একটা রেঞ্জ দেখান, তারপর ডিজাইন পর্যালোচনার পর চূড়ান্ত কোট কনফার্ম করুন। দাম লুকোনো মনে হলে মানুষ ফর্ম ছ্যাঁতে দেয়—সোজাসাপ্টা বলুন কোন জিনিসগুলো মোট পরিবর্তন করবে।
কনফার্মেশনটি তারিখ ও টাইম উইন্ডো, পিকআপ/ডেলিভারি ডিটেইল, সার্ভিংস, ফ্লেভার, রঙ, মেসেজ টেক্সট, প্রদত্ত আমানত এবং বকেয়া কত—এসব সংক্ষেপে পুনরায় জানাবে। এছাড়া এক লাইনে পরবর্তী ধাপও বলুন যাতে গ্রাহক জানে কবে আপনাদের উত্তর পাবে।
