用通俗语言向客户解释数据驻留（无需法律术语）

客户提到“数据驻留”时通常是什么意思

当客户问到数据驻留时，他们通常想要三点保证：他们的数据放在哪里，谁可以看到它，以及它是否会被移动到他们未预期的地方。

大多数人并不是在寻求法律定义。他们在问的是：“我们的数据会不会流到意想不到的地方？我们能否控制它？”先把这个关切点明确地说出来，能表明你理解他们真正的问题。

大多数驻留问题背后通常关心这三件事：

• 我们的数据存放在哪个国家或区域？
• 谁可以访问它（你们的员工、供应商、支持人员）？
• 它会离开该位置吗（备份、日志、分析、支持工具、AI 处理）？

尽早设定期望。你可以用清晰、实用的说法解释系统如何工作，但不要把这当成法律建议。一句简单的话通常很管用：

“我可以描述我们的控制和典型数据流。请让你们的法律顾问确认这些是否符合你们的政策。”

还要说明“驻留”包含什么以及不包含什么。驻留主要关心数据被托管的位置以及它可能被传输到哪里。它并不自动等同于其他所有承诺。

单说数据驻留不会回答的问题包括：

• 数据保留（你保存多长时间）
• 数据所有权和知识产权条款
• 安全质量（加密、监控、事件响应）
• 用户选择上传或共享的内容
• 客户将数据导出到另一个系统后会发生什么

用通俗语言解释数据驻留（以及它不是什么）

数据驻留就是客户数据在“静止”状态时被存放的国家或地区，也就是保存在数据库、文件存储和备份中的位置。

如果客户问数据驻留，他们想要一个清晰的回答：“我们的数据平常到底存放在哪里？”

几个快速的区分有助于避免混淆：

• 数据驻留 vs 数据隐私： 隐私关心的是数据如何被使用和保护（谁能访问、为何访问以及有哪些保护措施），不以地点为中心。驻留则关注地点。
• 数据驻留 vs 数据主权： 主权关心的是哪个国家的法律对数据主张管辖权。驻留是指数据实际存储的地方。

为什么“区域”很重要？因为位置会影响真实的义务和风险，包括法律、合同承诺、审计证据、灾难恢复设计以及跨境传输规则。

解释驻留时尽量具体。用日常语言谈存储、备份、访问路径和第三方。

团队可以朗读的简短话术

“数据驻留指的是你的数据存放在哪里。对于你的账户，我们的目标是将存储数据保存在你选择的区域。有时数据可能会为支持排查或安全监控等操作短暂移动，但我们会限制这种情况并控制谁能访问。如果你告诉我们所需的国家或区域，我们可以确认哪些内容存放在那儿、可能有哪些传输，以及我们使用了哪些控制措施。”

客户数据可能出现的 5 个地方

当人们把“数据可能在哪里出现”搞混时，关于驻留的问题就会变得复杂。事先把这些“地点”说清楚会让后续对话更容易。

1) 存储（“家”）

存储是数据在无人主动使用时所在的位置：数据库、文件上传、对象存储（文档、图片）以及有时的日志。

2) 备份和副本（“安全副本”）

备份是为在出错、缺陷或故障后恢复而做的拷贝。副本用于性能和可用性。从驻留角度看，另一区域的拷贝仍然是客户数据。

3) 处理（“工作台”）

处理是请求被处理的地方：应用服务器、后台作业、API 网关和短期缓存。数据可能会在内存或临时文件中短暂存在，直到请求完成。

4) 管理访问（“人员层”）

支持和工程人员可能在任何地方工作，但这并不意味着数据自动随之移动。客户真正关心的是：员工是否可以查看客户数据、在什么规则下以及如何记录这些访问？

5) 第三方服务（“辅助者”）

当第三方代表你存储、处理或访问客户数据时，就会产生影响（通常称为子处理方）。常见例子包括邮件投递、错误跟踪、分析、支付系统和 AI 模型提供商。

一个简单的故事能覆盖大多数情况：

用户上传一份合同（存储），它被复制到夜间备份（备份），系统提取关键字段（处理），支持人员使用只读权限调查问题（管理），并且包含片段的错误报告被发送到监控工具（第三方）。

把它说具体：我们在谈哪类数据？

“我们的数据存在哪里？”这个问题的含义会因为客户关心的是上传内容、计费记录、日志还是临时处理数据而大不相同。

实用的回答方法是把数据分成三类：

• 客户内容： 客户主动放入产品的内容（文件、记录、消息、文档、图片、提交的文本）。许多客户也把生成的输出视为其内容的一部分。
• 服务数据： 服务运行账号所需的数据（账号资料、计费和发票、套餐级别、角色、认证事件、基本使用总计）。这通常包括诊断信息，如错误日志和性能指标。
• 瞬时数据： 服务工作时产生的短期数据（内存中处理、短期缓存、队列、临时文件）。它不是为长期存储设计，但仍可能短暂存在于某个区域。

一种书面回答的快速顺序

回答时按这个顺序： (1) 客户内容，(2) 服务数据，(3) 瞬时处理数据。

下面是一个可以在文档或邮件中复用的表格格式：

示例措辞：

“你的项目内容保存在所选区域。计费和账户记录属于服务数据，可能单独存储。在处理过程中，一些瞬时数据可能会短暂存在内存或缓存中，然后过期。”

简单图示，可在邮件和文档中复用

一个小图通常比一段段文字更快回答驻留问题。确保在手机上也能看清，并把重点放在什么存在哪儿以及什么可能移动上。

图示 1：单一区域，主要数据“家”

当客户想要一句话说明“所有东西都留在 A 区域”时使用。

Customer
  |
  | use app
  v
[Region A]
  - App servers (process)
  - Database (store)
  - Backups (copy, store)

这段下方最好有一句话：

“所有客户内容都存放在 Region A，备份也保存在 Region A。”

图示 2：两个区域（主区与灾备区）

当存在候备区时使用。让箭头来说明流程。

           normal use
Customer  -----------\u003e  [Primary Region]
                             - App (process)
                             - DB (store)
                             - Backups (copy)
                                  |
                                  | encrypted copy
                                  v
                         [DR Region]
                             - Backup copy (store)
                             - Standby (no access unless failover)

如果客户对传输敏感，在箭头上标注移动的内容（例如“encrypted backup copy”）以及频率（例如“daily”）。

图示 3：一次用户操作，显示接触点

当客户问“我的文件去了哪里？”或“我点保存时有什么会离开区域吗？”使用这个。

User uploads a file
  1) App server (process upload)
  2) Object storage (store file)
  3) Database (store metadata)
  4) Backup system (copy for recovery)
User views the file
  5) App server (read)
  6) Object storage (send)

保持标注不会让你陷入麻烦的规则：

• 避免缩略词。写“数据库”而不是“DB”，“灾难恢复”而不是“DR”。
• 使用客户熟悉的动词：存储、复制、处理、发送、删除。
• 在每个方框上标注区域名称，而不仅仅是在标题上。
• 如果某物可能离开该区域，画箭头并命名它。
• 如果某件事不会发生（例如“没有分析导出”），在图旁边明确说明。

分步骤解释的方法（可复用脚本）

沉着且可重复的话术能让你避免法律措辞并减少猜测。

电话或邮件中任何场景都可用的话术

1. 先问一个澄清性问题：“你们需要满足什么规则——具体某个国家、某个区域（比如欧盟），还是内部政策？”

2. 与客户对齐“数据”指的是什么：“你是指内容、用户账户、文件、日志、备份还是分析？”

3. 用一句话说明默认位置： “默认情况下，你的应用数据存储在你部署环境所在的区域。”

4. 描述可能移动的情况，以及原因。保持实用：支持排查、恢复设计（恢复/故障切换）和第三方。如果某些数据绝不会离开该区域，就明确说明；如果在特定条件下会离开，就说明这些条件。

5. 提供客户可以选择的控制项。重点放在客户能决定的事项（区域选择、访问控制）以及他们能自行完成的操作（导出、恢复）。

然后以清晰的下一步结尾：

“我会发一份简短的书面说明，说明哪些会留在原位、哪些可能移动以及你可以控制的内容。请回复确认或提出修改。”

书面摘要应包含的内容

控制在五行之内：

• 客户要求（国家/区域及哪些数据类型）
• 存储位置（默认和所选区域）
• 允许的传输（支持、恢复、第三方）
• 客户可控项（区域选择、访问、导出、快照）
• 未决问题（你还需要客户提供的信息）

可直接复制的清晰措辞模板

客户想知道两件事：数据在哪里，以及它是否会移动。把这两点分开说明：

“数据存放在 X。仅在 Z 情况下才会移动到 Y（例如用于灾难恢复或经批准的支持），并且仅在下列控制下发生。”

对“总是”“从不”要谨慎。只有在备份、故障和支持场景下都成立时才使用绝对表述。

三种可直接发送的回答

• 简短回答（邮件或聊天） “你的客户数据存放在我们云基础设施的 [REGION/COUNTRY]。仅在 [具体原因，例如灾难恢复或经批准的支持] 的情况下才会移出该区域，并且仅在下列控制下进行。”

• 详细回答（采购或 IT 用） “用于日常用途的数据存放在 [REGION/COUNTRY]：应用数据、数据库记录和文件上传。备份存储在 [BACKUP REGION]，保留期为 [RETENTION]。数据仅在需要解决问题时临时移动到 [SUPPORT/DIAGNOSTIC LOCATION]，并在受限访问下进行。如果使用子处理方（例如云托管或 AI 模型提供商），我们会列出它们及其所在的区域。”

• 安全评审回答（正式但仍通俗） “我们的驻留说明包含：(1) 生产数据的存储位置，(2) 备份和灾难恢复副本的存放位置，(3) 谁可以访问数据以及如何记录访问，(4) 哪些第三方可能处理数据。”

可保存在文档中的填空模板

将此作为单一事实来源，然后按需复制到回复中：

• 生产区域： [REGION/COUNTRY]，[CLOUD]，[TENANT SETUP]
• 备份： 存储在 [REGION]，以 [AT REST/IN TRANSIT] 加密，保留期 [DAYS]
• 支持访问： [WHO]，[WHEN]，[APPROVAL NEEDED?]，[LOGGING]
• 灾难恢复： [DISASTER RECOVERY REGION]，“仅在故障时使用”
• 子处理方： [LIST]，如适用包括任何 AI 模型提供商

如果某行未知，不要猜测。说明你已知的内容、正在确认的部分以及何时会跟进。

常见错误与措辞陷阱

最容易失去信任的是听起来自信却含糊不清。以下错误会引发更多后续邮件和冗长的安全评估。

常见错误

在没有说明数据存放地的情况下说“我们合规”。 客户通常想要一句简单的话：哪些数据存放在哪里、哪个国家或区域、以及该设置是否可配置。

把计算位置与存储位置混为一谈。 应用可以运行在一个地方，而数据库、文件存储或分析平台却在另一个地方。如果你只谈“应用运行在哪儿”，可能会误导对方。

忽略“旁路数据”。 备份、日志、崩溃报告和支持工单通常和主数据库一样重要。

在有例外时使用“数据永不离开”的表述。 真实系统常有边缘情况：事件响应、经批准的支持工作、可选的灾难恢复、第三方工具等。如果无法用通俗语言解释例外，避免使用绝对说法。

假设云“区域”自动等同于“无跨境访问”。 即便数据存放在某一区域，其他地方的人员或系统在特定控制下仍可能访问。客户通常会在意这一点。

更安全的说法示例：

• “客户内容存放在所选部署位置。除非启用跨区域灾难恢复，否则备份也存放在同一区域。”
• “支持访问受限并有日志记录。我们可以描述用于访问批准的流程。”
• “我们使用第三方服务来完成特定功能。我们会确认何时以及哪些数据被发送。”

在回复客户前的快速检查清单

不要以政策文字开场。先给出一两句你能确定的事实，然后只有在对方要求时才补充细节。

要先核实的 5 件事

• 主存储位置： 客户的主数据库和文件存储在哪个国家/区域？
• 备份与保留： 备份在哪里保存，保存多久，谁可以恢复？
• 复制与故障切换： 系统是否会将数据复制或移动到另一区域（用于性能、故障恢复或维护）？在什么条件下？
• 人工访问路径： 谁可以访问客户数据、从哪里访问、有哪些审批和日志？
• 处理数据的第三方： 哪些供应商会接触数据（云托管、邮件/SMS、分析、AI 模型提供商），以及他们获得了哪些数据？

之后，用通俗语言描述客户可控项：他们可以选择什么（例如区域）、能自行做什么（导出）以及能提出哪些请求。

发送前的最终检查

确保你的回复能回答这三个问题：

• “我的数据平时存放在哪里？”
• “它会离开那个地方吗？什么时候会？”
• “是什么阻止了随意访问或随意传输？”

可直接复用的措辞：

“你的主数据存放在 [region]。备份存放在 [region]，保留期为 [time]。仅在 [failover/replication rule] 的情况下数据才会移动到另一区域。访问仅限于 [roles] 并有日志记录。我们的子处理方包括 [vendors]，用于 [purpose]。”

示例：回答一个真实客户问题（简单场景）

一位德国客户发邮件问：“我们的数据会留在欧盟吗？如果发生故障，你们会把它移到别的国家吗？”

可复制粘贴的 3 句回复

可以——我们可以把你的应用和数据库托管在欧盟区域，因此你的存储客户数据会在欧盟内存放。

在发生故障时，我们不会自动将你的数据移动到其他国家，除非你事先同意启用故障切换设置。

如果你告诉我们哪些欧盟国家/区域可以接受（以及哪些不可接受），我们会确认具体托管位置并将其记录到你的账户。

可选附录（仅在对方要求详细信息时提供）

当我们说“数据存放在欧盟”时，我们指的是主要用于存储它的系统所在位置：应用服务、数据库和文件存储。

对于故障情况，常见有两种做法：

• 仅驻留在一个欧盟区域：对驻留要求最简单，但如果整个区域都出现问题，恢复可能需要更久。
• 欧盟到欧盟故障切换：服务可以切换到第二个欧盟区域，这能提高可用性，但意味着在故障期间数据可能在第二个欧盟区域被处理。

客户通常关心的实用注意事项：

• 备份和快照保存在你选择的批准区域内。
• 支持访问受控且有限；这不会改变数据的托管区域。
• 如果你导出数据或源码，只有在你请求时才会离开平台。

关闭流程的行动项：请客户确认可接受的区域（例如“仅限欧盟，并可选故障切换到第二个欧盟区域”），然后将该选择记录在上线文档中。

团队与客户的常见问答和后续步骤

FAQ：数据到底存放在哪里（区域 vs 国家）？ 清晰的说法：数据存放在所选的云区域。一个区域对应一个地理位置，但不总是等同于单一国家。如果客户需要指定国家，请确认哪个区域能满足该要求。

FAQ：支持或排查时数据会移动吗？ 大多数支持工作不需要把客户内容复制到别处。如果有极少数情况确实需要临时访问或客户提供样本，要明确说明：谁能访问、保存多久、如何删除。

FAQ：备份会留在同一区域吗？ 客户通常期望备份和快照与主数据同区保存。如果备份在同一区域，明说；如果灾难恢复会把拷贝存到其他区域，要说明并描述该选项。

FAQ：日志、分析和邮件通知怎么办？ 这是常见的混淆点。即便数据库留在一个地方，支持数据可能包括日志、性能指标、审计记录和邮件（例如密码重置）。说明这些是否可能包含个人数据、它们存放在哪里以及客户可以如何配置它们。

FAQ：客户可以启用或请求哪些控制？ 只列出你们实际能支持的控制，例如：

• 提前选择部署区域
• 限制团队访问（基于角色、最小权限）
• 设置数据、日志和备份的保留规则
• 使用快照和回滚并明确保留策略
• 在需要时导出数据或源码

下一步 在部署前尽早捕获驻留要求（国家、区域、备份、支持访问）并将其写入文档。

如果你使用像 Koder.ai (koder.ai) 这样的平台，它可以在 AWS 的指定国家运行应用，并支持源代码导出和快照/回滚等功能。这些细节在记录客户可控项和恢复流程时很重要。