23 thg 12, 2025·8 phút
Trình tạo báo giá dịch vụ với mẫu để làm báo giá nhanh và gọn
Dùng trình tạo báo giá dịch vụ với mẫu để chọn bố cục, nhập vài con số và tạo báo giá sạch sẽ gửi trong vài phút với ít lỗi hơn.
Dùng trình tạo báo giá dịch vụ với mẫu để chọn bố cục, nhập vài con số và tạo báo giá sạch sẽ gửi trong vài phút với ít lỗi hơn.
Lập báo giá trông như việc hành chính nhanh gọn cho đến khi bạn làm vài lần liên tiếp. Hầu hết chậm trễ đến từ việc dựng lại cùng một tài liệu lặp đi lặp lại: tìm file cũ, đổi tên và ngày, sửa định dạng, và kiểm tra hai lần để chắc không có thông tin cũ nào lọt vào.
Nó nhanh chóng chậm lại khi bạn đang:
Lý do lớn khiến báo giá bị treo là thiếu chi tiết. Khi phạm vi mơ hồ hoặc giá cả khó theo dõi, khách hàng sẽ hỏi lại thay vì đồng ý. Những trao đổi này có thể làm mất vài ngày ngay cả khi công việc đơn giản.
Báo giá không cần trông thật bắt mắt để được chấp thuận. Nó chỉ cần làm rõ ba điều: khách hàng nhận được gì, giá bao nhiêu (tổng cộng), và bước tiếp theo là gì. Tiêu đề rõ ràng, phạm vi ngắn gọn, phân tách giá đơn giản, và điều khoản cơ bản (thời gian, thanh toán, hiệu lực) còn hiệu quả hơn thiết kế hoàn hảo.
Một doanh nghiệp vệ sinh nhỏ gửi báo giá dọn dẹp chuyển nhà là một ví dụ. Họ biết kích thước nhà, các dịch vụ thêm (lò nướng, tủ lạnh), và phí đi lại. Không có mẫu, dễ mất 30 phút tinh chỉnh bố cục và vẫn quên những ghi chú quan trọng như “đã bao gồm vật tư” hay khi nào phải trả. Khách hàng hỏi lại, và báo giá nằm im.
Trình tạo báo giá dịch vụ có mẫu hữu ích nhất khi bạn báo giá các công việc giống nhau lặp lại, giá của bạn được điều khiển bởi vài thông số (giờ, số lượng, gói dịch vụ), và bạn muốn phạm vi cùng điều khoản nhất quán mỗi lần.
Một báo giá rõ ràng trả lời nhanh hai câu hỏi: bạn sẽ làm gì, và chi phí là bao nhiêu (tổng cộng). Nếu một trong hai phần không rõ, khách hàng sẽ ngần ngại, hỏi thêm, hoặc so sánh bạn với người khác có cách trình bày rõ ràng hơn.
Mẫu giúp vì chúng buộc cấu trúc nhất quán. Nhưng chúng chỉ hiệu quả khi nội dung cụ thể và dễ đọc lướt.
Khách hàng mong đợi vài thông tin cơ bản. Viết bằng ngôn ngữ đơn giản:
Một bài kiểm tra đơn giản: nếu khách chuyển tiếp báo giá của bạn cho đồng nghiệp, người đó nên hiểu trong một lần đọc.
Mọi người dùng các từ này lỏng lẻo, vì vậy hãy gắn nhãn tài liệu rõ ràng.
Một ước tính là con số ước chừng dựa trên những gì bạn biết hiện tại, và số có thể thay đổi. Một báo giá là đề nghị cố định cho phạm vi đã xác định, có hiệu lực trong một khoảng thời gian xác định. Một hóa đơn là yêu cầu thanh toán sau khi công việc hoàn thành (hoặc sau một mốc).
Nếu bạn chưa sẵn sàng cam kết giá cố định, gọi đó là ước tính và ghi rõ điều gì có thể làm giá thay đổi (ví dụ: hư hỏng ẩn hoặc sửa đổi thêm).
Hầu hết việc chấp thuận dựa trên sự rõ ràng và tin tưởng, không phải thiết kế. Khách hàng đọc lướt để tìm phạm vi cụ thể, giá có vẻ đầy đủ, ngày và kết quả thực tế, và điều khoản có vẻ công bằng.
Giữ câu chữ thẳng thắn. Một dòng như “Nếu bạn cần bất cứ điều gì ngoài phạm vi này, chúng tôi sẽ xác nhận giá bằng văn bản trước khi bắt đầu” ngăn nhiều tranh chấp.
Báo giá trở nên khó khi bạn cố tính mọi thứ cùng lúc. Hầu hết giá dịch vụ theo một trong ba mô hình, với vài điều chỉnh rõ ràng.
Giá cố định thích hợp khi phạm vi dự đoán được và sản phẩm dễ mô tả (ví dụ lắp 3 quạt trần). Giá theo giờ phù hợp khi phạm vi chưa rõ, nhưng chỉ khi bạn đặt khoảng rõ ràng và định nghĩa thế nào là thời gian tính phí. Giá theo đơn vị hữu ích khi công việc tăng theo số lượng (theo phòng, theo thiết bị, theo trang, theo lần đến).
Để đơn giản, chỉ ghi vài ô nhập: số lượng (giờ, đơn vị, hoặc một dự án), đơn giá (mỗi giờ/đơn vị, hoặc giá dự án), vật tư hoặc chi phí chuyển tiếp (nếu có), và thời hạn hiệu lực. Nếu bạn dùng giá theo giờ hoặc công việc biến động, thêm phạm vi dự kiến.
Phép tính của bạn nên nhàm chán: lao động cơ bản (số lượng x đơn giá) + vật tư = tổng phụ. Trình tạo báo giá có mẫu hoạt động tốt khi đây là những ô bạn điền hầu hết thời gian.
Khách hàng lo lắng khi số cuối thay đổi vào phút chót. Nếu bạn thêm thuế, phí cấp phép, phí đi lại, hoặc các khoản khác không hoàn toàn do bạn kiểm soát, liệt kê chúng thành các dòng riêng.
Giảm giá dễ tin cậy hơn khi rõ ràng: hiển thị tổng phụ, rồi một dòng giảm giá duy nhất (phần trăm hoặc số tiền), rồi tổng mới.
Đặt cọc rõ ràng hơn khi bạn nói mục đích của nó, không chỉ ghi phần trăm. Ví dụ: “Đặt cọc giữ lịch và trang trải vật tư.” Nếu công việc kéo dài hơn một tuần, thêm lịch thanh toán dễ đoán:
Ví dụ: dọn chuyển nhà 6 giờ x $55 = $330, cộng $25 vật tư = $355 tổng phụ, không thuế, và giảm $50 cho ngày trong tuần. Tổng: $305, đặt cọc $100 để xác nhận ngày.
Trình tạo báo giá dựa trên mẫu khá đơn giản. Bạn bắt đầu với bố cục sẵn, nhập vài thông số, và tạo báo giá sạch để gửi. Mục tiêu không phải thiết kế lại tài liệu mỗi lần, mà là tái sử dụng cùng cấu trúc để bạn tập trung vào phạm vi và giá.
Hầu hết hệ thống chia nội dung thành hai loại: trường có cấu trúc và ghi chú linh hoạt. Trường có cấu trúc giữ cố định và dễ tính toán. Ghi chú là nơi bạn thêm ngữ cảnh mà không phá bố cục.
Trường có cấu trúc thường bao gồm thông tin khách hàng và công việc, dòng mục, thuế/khuyến mãi/đặt cọc, tổng, và điều khoản chấp thuận và thanh toán. Ghi chú xử lý các chi tiết thay đổi thường xuyên, như hướng tiếp cận, khung giờ, loại trừ ("không bao gồm trát vá tường"), và giả định ("khách cung cấp chỗ đậu"). Giữ chúng là văn bản tự do để mẫu không trở thành một biểu mẫu khổng lồ.
Mặc định là thứ làm mẫu nhanh. Đặt sẵn mức giá lao động thường dùng, các thiết lập thuế, và điều khoản chuẩn một lần, rồi chỉ điều chỉnh khi cần.
Bạn thường cần hơn một mẫu nếu dịch vụ của bạn có cơ chế định giá khác nhau. Giữ số lượng nhỏ, chỉ thêm mẫu thứ hai hoặc thứ ba khi một mô hình thực sự lặp lại (một lần vs định kỳ, các cấp gói, dân dụng vs thương mại).
Tốc độ đến từ việc đưa cùng quyết định một lần, rồi tái sử dụng chúng. Mẫu hoạt động tốt nhất khi phù hợp với công việc thực tế của bạn: theo giờ, gói cố định, hoặc kết hợp.
Bắt đầu với mẫu phù hợp loại công việc (lao động theo giờ + vật tư, hoặc gói cố định). Nó nên đã bao gồm điều khoản mặc định và cách bạn trình bày tổng cộng.
Thêm thông tin khách hàng và một đoạn tóm tắt công việc ngắn. Giữ ngôn ngữ đơn giản và cụ thể: bạn sẽ làm gì, ở đâu, và gì không bao gồm. Đoạn này ngăn hầu hết câu hỏi tiếp theo.
Rồi xây phần giá với các dòng mục đơn giản. Giữ dùng số lượng hoặc giờ. Đừng trộn cả hai trừ khi thật sự giúp khách hiểu.
Một luồng nhanh giúp bạn không bỏ sót:
Xem lại như khách hàng: phạm vi có khớp với giá không, tổng có rõ ràng không, và thời hạn hiệu lực có thực tế không (ví dụ 14 ngày)? Nếu bạn lấy đặt cọc, ghi khi nào phải đóng và khi nào phải trả phần còn lại.
Ví dụ: báo giá thợ đa năng có thể gồm “Lao động: 3 giờ @ $75/giờ”, “Ngân sách vật tư: $40”, và “Phí đi lại: $25”, kèm một ghi chú phạm vi: “Bao gồm trám và sơn chỗ, không bao gồm sơn toàn bộ tường.”
Báo giá trông chuyên nghiệp khi nó nhất quán, không phải lòe loẹt. Khách hàng muốn đọc lướt nhanh, hiểu họ đang trả cho gì, và cảm thấy không có gì bị ẩn giấu.
Đặt các thông tin cơ bản ở cùng chỗ mỗi lần: tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ ở đầu, sau đó thông tin khách hàng, rồi tóm tắt báo giá ngắn. Nếu bạn dùng logo, giữ nhỏ và cố định.
Sự nhất quán quan trọng nhất với số tiền. Dùng một định dạng ngày duy nhất (ví dụ 2026-01-21). Dùng một kiểu tiền tệ và giữ cho đồng nhất (như $1,250 hoặc $1,250.00). Giữ đơn vị nhất quán: giờ, lượt, sq ft, vật tư.
Giọng văn cũng là một phần của thiết kế. Viết như bạn nói, nhưng trực tiếp. Nhãn rõ ràng như “Lao động”, “Vật tư”, “Đi lại”, “Giảm giá”, “Thuế”, và “Tổng” tốt hơn mô tả dài.
Cấu trúc sạch, dễ đọc:
Thêm phần tùy chọn chỉ khi nó ngăn ngừa sự bất ngờ. Một mục “Giả định” ngắn có thể bao phủ giờ tiếp cận hay vật tư khách cung cấp. Một mục “Loại trừ” ngắn định giới hạn.
Một công việc dịch vụ nhà tiêu chuẩn như sửa vòi bếp rò rỉ thường chia thành ba phần: phí gọi, thời gian lao động, và vật tư.
Một mẫu đơn giản với ba phần đó giữ báo giá trong một trang.
Ví dụ các thông số:
Báo giá đọc rõ vì phần tách gọn:
Phạm vi: Chẩn đoán rò rỉ, thay cartridge và gioăng, kiểm tra và xác nhận không còn rò rỉ.
Giá
Thêm hai dòng ngắn để giảm câu hỏi phút chót: những gì được bao gồm, và những gì sẽ thay đổi giá. Ví dụ: “Báo giá bao gồm phụ tùng tiêu chuẩn liệt kê ở trên” và “Nếu thân van bị hỏng, chúng tôi sẽ xác nhận phương án và giá trước khi làm thêm.”
Nếu khách yêu cầu thay đổi, đừng viết lại báo giá từ đầu. Sao chép nó, chỉ sửa phần khác, và tạo lại. Ví dụ, thêm dòng tùy chọn “Cung cấp và lắp vòi mới”, thêm chi phí vòi, thêm một giờ lao động nữa, và để hệ thống cập nhật tổng.
Phần lớn phản hồi tiêu cực không phải vì giá. Là vì không chắc chắn. Nếu khách không thấy rõ họ trả cho gì, họ sẽ cho rằng thiếu, bị thổi phồng, hoặc dễ thay đổi.
Thiếu chi tiết phạm vi là vấn đề phổ biến. “Lắp bồn rửa” có thể bao gồm tháo rời, đường cấp mới, xử lý bỏ, dọn dẹp, và kiểm tra. Nếu không ghi rõ, yêu cầu thay đổi đầu tiên sẽ thành tranh cãi về những gì đã bao gồm.
Dòng mục mơ hồ cũng khiến nghi ngờ. Các từ như “công”, “lao động”, hoặc “khác” như chỗ để trống. Dù tổng có hợp lý, khách không có gì cụ thể để so sánh.
Phí ẩn là kẻ hủy niềm tin. Nếu phí đi lại, vật tư, xử lý, hoặc giấy phép bị gộp trong một tổng, khách sẽ bất ngờ khi họ yêu cầu chi tiết. Các dòng riêng dễ được chấp nhận và dễ giải thích.
Điều khoản cũng quan trọng. Không có ngày hết hiệu lực, báo giá có thể quay lại sau vài tháng khi chi phí đã thay đổi. Không có điều khoản thanh toán, khách không biết việc đặt chỗ yêu cầu gì.
Sửa nhanh giúp tránh hầu hết câu hỏi:
Nếu lao động là 6.5 giờ @ $95/giờ, giữ phép tính nhất quán trên toàn báo giá. Đừng làm tròn giờ lên chỗ này và xuống chỗ kia.
Một báo giá trông hoàn hảo nhưng vẫn gây hỏi khi một chi tiết nhỏ sai. Dành hai phút xem nó như khách lần đầu nhìn.
Kiểm tra:
Ngay cả với mẫu, kiểm tra nhanh các con số. Lỗi phổ biến là sao chép thuế cũ hoặc để dòng $0 khiến khách bối rối.
Lưu một bản cho hồ sơ trước khi gửi. Có thể là xuất PDF, ảnh chụp trong công cụ báo giá, hoặc lưu trong thư mục dự án. Khi khách hỏi sau một tháng “Báo giá này gồm những gì?”, bạn cần đúng phiên bản đã gửi.
Tốc độ đến từ việc không lặp lại cùng quyết định mỗi lần. Bắt đầu nhỏ: một mẫu cho công việc phổ biến nhất và một mẫu dự phòng cho mọi thứ còn lại. Sau khi gửi 10–20 báo giá, bạn sẽ biết cần chỉnh gì dựa trên câu hỏi thực tế của khách.
Chọn vài ô bạn luôn cần. Hầu hết báo giá dịch vụ có thể tạo từ cùng tập số nhỏ nếu bạn viết chúng giống nhau mỗi lần: đơn giá lao động (hoặc giá cố định), giờ ước tính (hoặc số lượng), vật tư, thuế/phí, và ngày hiệu lực kèm điều khoản thanh toán.
Rồi quyết định cách bạn muốn gửi báo giá. Một số khách muốn thứ họ có thể chuyển tiếp, số khác muốn phê duyệt nhanh trên điện thoại. Bạn có thể hỗ trợ cả hai bằng cách giữ cùng mẫu và dùng hai định dạng (ví dụ: PDF một trang chính thức và phiên bản tin nhắn ngắn phản chiếu tổng, tóm tắt phạm vi, giả định chính, và cách chấp nhận).
Nếu bạn không muốn dùng bảng tính và tài liệu nữa, bạn cũng có thể xây một luồng báo giá nhẹ nhàng như một công cụ nội bộ. Koder.ai (koder.ai) là một tùy chọn để biến mô tả quy trình báo giá của bạn thành một ứng dụng web nhỏ với biểu mẫu, bố cục nhất quán, và tổng tự cập nhật.
Mục tiêu không phải hoàn hảo. Là sự nhất quán: ít chỉnh sửa hơn, ít câu hỏi hơn, và chấp thuận nhanh hơn.
Phương án nhanh nhất là dùng một mẫu (template) có điều khoản mặc định và vài ô cần điền như thông tin khách hàng, tóm tắt phạm vi, các dòng mục và ngày hiệu lực. Chỉ thay đổi những gì khác với công việc đó, không thiết kế lại cả tài liệu mỗi lần.
Một báo giá là đề nghị cố định cho phạm vi rõ ràng trong một khoảng thời gian xác định, để khách hàng có thể chấp nhận ngay. Một ước tính (estimate) là con số dự đoán có thể thay đổi nếu điều kiện thay đổi. Hóa đơn (invoice) là yêu cầu thanh toán sau khi công việc hoàn thành hoặc đạt mốc.
Giữ ngắn gọn, cụ thể và có thể đo được: nêu bạn sẽ làm gì, ở đâu, và gì không bao gồm. Nếu khách hàng không thể hiểu họ mua gì chỉ trong một lần đọc, họ sẽ hỏi thêm thay vì chấp nhận.
Dùng các dòng mục cụ thể với đơn vị, số lượng, đơn giá và tổng phụ để phép tính rõ ràng. Tách riêng lao động, vật tư, đi lại, thuế, khuyến mãi và đặt cọc để tổng cuối không trông như xuất hiện bất ngờ.
Chọn giá cố định khi phạm vi dễ dự đoán và sản phẩm giao rõ ràng. Chọn theo giờ khi phạm vi có thể thay đổi, nhưng ghi rõ khoảng thời gian dự kiến và định nghĩa thế nào là thời gian tính phí để khách hàng không ngạc nhiên.
Liệt kê riêng các khoản thuế, phí cấp phép, phí đi lại hoặc xử lý; áp dụng nhất quán. Nếu một con số không chắc chắn, ghi chú rõ và giải thích điều gì sẽ khiến nó thay đổi để khách hàng hiểu rủi ro trước khi chấp nhận.
Yêu cầu đặt cọc khi bạn cần giữ lịch hoặc mua vật tư, và nêu rõ mục đích bằng ngôn ngữ đơn giản. Ghi luôn thời điểm đặt cọc đến hạn và khi nào phải thanh toán phần còn lại để tránh nhầm lẫn khi đặt lịch.
Bắt đầu với một mẫu cho công việc phổ biến nhất và một mẫu tổng quát cho các trường hợp khác. Thêm mẫu mới chỉ khi bạn thấy cùng cấu trúc giá lặp lại thường xuyên, ví dụ dân dụng vs thương mại hoặc công việc một lần vs định kỳ.
Nhân bản báo giá đã được duyệt, chỉ thay phần khác đi, rồi tạo phiên bản mới với tổng tiền và ngày hiệu lực cập nhật. Cách này giữ định dạng và điều khoản nhất quán, dễ thấy điểm khác nhau.
Bạn có thể biến quy trình báo giá thành một ứng dụng nội bộ đơn giản thu thập cùng các ô nhập và tự tính tổng. Công cụ như Koder.ai có thể giúp biến mô tả quy trình thành một ứng dụng web nhỏ, vẫn dùng mẫu và điều khoản nhất quán cho mọi công việc.