Dùng danh sách in thẻ tên và thẻ đeo để thu thập tên sớm, tránh xếp hàng và in thẻ chính xác nhanh tại cửa với một quy trình đơn giản, dễ lặp lại.
Máy in thường không phải là nút thắt thật sự. Hàng dài xuất hiện khi nhân viên không thể nhanh chóng tìm người trong danh sách, dữ liệu không nhất quán, hoặc khi họ phải gõ và định dạng tên trong lúc khách chờ.
Đó là một file duy nhất, sạch sẽ cho biết chính xác phải in gì cho từng khách. Mục tiêu là bất kỳ ai làm check-in cũng có thể tìm một chỗ, xác nhận bản ghi đúng, và in thẻ nhất quán trong vài giây.
Bắt đầu với tên, họ, và một dòng đơn vị (công ty hoặc tổ chức) nếu bạn sẽ in nó. Thêm một định danh duy nhất trong dữ liệu để phân biệt khi trùng tên, nhưng giữ thẻ in chỉ 2–3 dòng đọc được.
Dùng hai trường riêng: một cho tên đăng ký và một cho tên in trên thẻ. Như vậy hồ sơ thanh toán vẫn khớp với tên gốc, còn thẻ hiển thị tên mà người đó muốn được gọi.
Chọn một nguồn “chính thức” và coi mọi thứ khác là dữ liệu đầu vào. Xuất hoặc dán thay đổi vào danh sách chính đó, rồi đặt thời hạn chốt để chỉ một người hoặc một nhóm nhỏ được chỉnh sửa nhằm tránh nhầm lẫn phiên bản.
Loại bỏ bản sao, chuẩn hoá kiểu chữ và khoảng trắng, đảm bảo các trường bắt buộc không bị trống hoặc chỉ chứa khoảng trắng. Quét nhanh để sửa những lỗi dễ thấy làm hỏng việc tìm kiếm, như hoán đổi tên/họ hoặc tên công ty viết không nhất quán.
In thử trên đúng loại thẻ, xác nhận kích thước giấy, hướng in và tỉ lệ phóng (scaling) trùng với mẫu. Hầu hết “sự cố máy in” ở cửa thực ra là do canh lề hoặc cài đặt driver chưa kiểm tra trước.
Giữ một quy trình rõ ràng: một người duyệt và phê duyệt chỉnh sửa, ghi lại thay đổi, và in lại theo lô nhỏ để dòng chính không bị dừng. Nếu ai đó muốn đổi tên giữa lúc đông, ghi nhận và in lại sau khi hoàn tất lô hiện tại.
Tạo một luồng riêng cho walk-in để không chặn dòng chính, và thu ít thông tin nhất cần thiết để nhận diện họ sau này. Thêm walk-in vào cùng danh sách chính theo cùng quy tắc đặt tên, dù in bằng mẫu “Walk-in” đơn giản.
Nếu thiếu thời gian, ưu tiên một danh sách chính sạch, quy tắc đặt tên nhất quán và mẫu in ổn định. Nếu cần dọn nhanh và phát hiện trùng lặp, công cụ hỗ trợ như Koder.ai có thể chuẩn hóa tên và cảnh báo vấn đề trước khi việc in trở thành bước dọn dẹp tại cửa.