16 thg 1, 2026·8 phút
Trình chọn thực đơn catering để tạo nháp báo giá: luồng công việc đơn giản
Xây trình chọn thực đơn catering để khách chọn món và số khách, rồi tạo bản nháp báo giá bạn có thể xác nhận và điều chỉnh trước khi gửi.
Xây trình chọn thực đơn catering để khách chọn món và số khách, rồi tạo bản nháp báo giá bạn có thể xác nhận và điều chỉnh trước khi gửi.
Hầu hết yêu cầu catering bắt đầu bằng một câu hỏi: “Chi phí sẽ là bao nhiêu?” Vấn đề là khách hàng thường không biết bạn cần gì để định giá. Kích thước khẩu phần không rõ ràng. “Bữa trưa” có thể là hộp ăn, buffet nóng, hoặc một phương án ở giữa. Những lựa chọn nhỏ trong menu có thể thay đổi tổng tiền, nhưng khách không biết điều đó từ đầu.
Sự không chắc chắn đó tạo ra trao đổi phản hồi chậm chạp. Đầu tiên bạn làm rõ số người. Rồi nhu cầu ăn kiêng. Rồi giao hàng hay khách lấy. Rồi họ phản ứng với con số đầu tiên vì hình dung trong đầu không khớp với những gì bạn định giá.
Một trình chọn thực đơn khắc phục điều đó bằng cách biến “Tôi lấy báo giá được không?” thành một lựa chọn có hướng dẫn. Thay vì bắt đầu từ một email trống, khách chọn món hoặc gói, nhập số khách, và nhận một tổng nháp rõ ràng. Bạn có đầu vào nhất quán, và tốn ít thời gian hỏi lại cùng một điều.
Bản nháp báo giá không phải là hóa đơn cuối cùng. Nó là một điểm khởi đầu có cấu trúc giúp bạn đi được phần lớn chặng đường, để bạn có thể phản hồi nhanh mà không hứa hẹn quá sớm.
Một bản nháp tốt giúp bạn làm ba việc:
Bạn vẫn cần vài chi tiết cuối trước khi xác nhận: địa chỉ giao hàng và khung giờ, ràng buộc địa điểm (chỗ đậu xe, lối bốc dỡ, thang máy), hạn chốt số lượng, và bất kỳ thay thế phút chót nào.
Ví dụ: một khách tổ chức bữa trưa nhóm chọn “Buffet Địa Trung Hải,” lấy hai món phụ và một tráng miệng, và nhập 40 khách. Bạn có thể phản hồi bằng một báo giá nháp đã bao gồm kiểu phục vụ và các phụ kiện, rồi chỉ cần xác nhận các chi tiết còn lại.
Một trình chọn thực đơn tốt thu đủ thông tin để soạn một báo giá nháp dùng được mà không biến yêu cầu thành một bảng câu hỏi dài. Mục tiêu là rõ ràng: món gì, bao nhiêu người, khi nào và ở đâu, và những gì thay đổi giá.
Bắt đầu theo cách khách thích đặt hàng. Một số người muốn gói đơn giản ("Lunch Box A"). Người khác muốn chọn lẻ từng món. Hỗ trợ cả hai, nhưng làm rõ sự khác biệt: gói để nhanh, a la carte để kiểm soát. Nếu bạn có a la carte, hãy hiển thị kích thước phục vụ bằng lời dễ hiểu (mỗi người, cho 10 người, mỗi khay) để khách không phải đoán.
Với hầu hết tiệm catering, tối thiểu bạn cần để có một bản nháp chắc chắn là:
Nên nghiêm ngặt với những gì bạn không thu. Trường thêm nhiều sẽ làm giảm tỉ lệ hoàn thành và tạo ra những ghi chú văn tự lộn xộn.
Tránh các câu hỏi bạn không thể định giá nhất quán. “Nhóm của bạn đói đến mức nào?” mời gọi suy đoán và tranh cãi sau này. Nếu bạn muốn cung cấp các mức khẩu phần khác nhau, hãy đưa ra rõ ràng (tiêu chuẩn vs no lượng) với điều chỉnh rõ ràng theo đầu người.
Các mục phổ biến nên tránh:
Khi thiết kế luồng, coi mỗi câu hỏi là một input ảnh hưởng giá. Nếu nó không thay đổi báo giá, có thể để sau khi họ gửi yêu cầu.
Một trình chọn thực đơn tốt nên cảm giác giống như đặt hàng, không phải thương lượng. Khách chọn vài món, nhập số người, và ngay lập tức thấy tổng nháp mà bạn có thể xác nhận sau.
Đặt 4 đến 8 danh mục ở đầu (Sandwiches, Salads, Hot mains, Sides, Desserts, Drinks). Trong mỗi danh mục, dùng thẻ món có tên ngắn, mô tả một dòng, và chi tiết quan trọng khách quan tâm: phục vụ X, chay, không gluten, cay.
Ảnh là tùy chọn. Nếu dùng, giữ cho chúng nhất quán và nhẹ để trang vẫn chạy nhanh trên điện thoại.
Đặt số khách gần đầu và giữ nó hiển thị khi cuộn. Dùng tối thiểu và tối đa phù hợp với cách bạn phục vụ thực tế (min 10, max 300) và giải thích chuyện gì xảy ra ngoài phạm vi đó ("Với 300+, chúng tôi sẽ xác nhận qua điện thoại"). Mặc định hợp lý như 25 giảm ma sát.
Khi khách thêm món, cập nhật bảng tóm tắt ngay. Trên mobile, một ngăn kéo đáy hoạt động tốt. Tóm tắt nên hiển thị số lượng, giá theo đầu người hoặc theo khay, thuế/phí ước tính (nếu có), và nhãn rõ ràng rằng tổng là nháp.
Một luồng đơn giản hoạt động:
"Lưu nháp" dành cho khách còn đang quyết. "Yêu cầu xác nhận" thu các chi tiết cuối cùng bạn cần để hoàn tất: ngày/giờ, địa chỉ giao hàng, và thông tin liên hệ. Giữ ngắn gọn. Đây là chuyển giao, không phải thanh toán đầy đủ.
Ưu tiên mobile: vùng bấm to, tên món ngắn, và tóm tắt không biến mất. Nếu ai đó có thể xây một nháp khi chờ thang máy, thì nó đã làm tốt nhiệm vụ.
Trình chọn chỉ đáng tin cậy nếu hai người chọn cùng menu thấy cùng tổng nháp. Điều đó nghĩa là cần viết vài quy tắc giá đơn giản và áp dụng nhất quán mỗi lần.
Tránh trộn kiểu tính giá trên cùng một dòng mục. Chọn đơn vị phù hợp với cách bạn chuẩn bị và chia khẩu phần.
Giá theo đầu người phù hợp với bữa phục vụ cá nhân, hộp ăn, và mọi thứ mỗi khách nhận một phần. Giá theo khay phù hợp với khai vị, đĩa sandwich, và tráng miệng làm theo mẻ.
Nếu bạn có khay, định nghĩa rõ kích thước phục vụ ("phục vụ 10-12"), rồi áp dụng quy tắc nhất quán cho báo giá nháp: luôn làm tròn lên khay nguyên. Điều đó bảo vệ bếp và tránh đặt thiếu.
Nhiều vấn đề báo giá đến từ đơn hàng không nên vào bước định giá. Đặt quy tắc như giá trị đơn hàng tối thiểu (hoặc số khách tối thiểu), thời gian báo trước tối thiểu (48 hoặc 72 giờ), thời hạn cắt đơn (đặt sau 3pm tính là yêu cầu ngày kế tiếp), và điều chỉnh cuối tuần/ngày lễ nếu có.
Hiển thị những điều này sớm, trước khi khách xây cả menu rồi bị dừng cứng.
Báo giá nháp nên rõ ràng về những gì đã bao gồm. Các phụ phí thông thường: giao hàng, setup, nhân viên phục vụ, và phí dịch vụ. Thuế thay đổi theo địa điểm và đôi khi theo loại hàng, nên gắn nhãn là “thuế ước tính” trừ khi bạn tính chính xác.
Xử lý mỗi phí như một dòng riêng với quy tắc rõ ràng: số cố định, phần trăm của phần thực phẩm, hoặc “bắt đầu từ” nếu phụ thuộc vào khoảng cách hay nhân sự.
Nếu bạn dùng mã giảm giá hoặc giá theo bậc, giữ quy tắc dễ giải thích (ví dụ: “10% giảm chỉ cho thực phẩm cho 100+ khách”). Áp dụng giảm trước thuế, và quyết xem có giảm phí giao hàng và dịch vụ hay không.
Dùng làm tròn đơn giản để con số trông có chủ ý:
Ví dụ: khách chọn 75 khách và 6 món khai vị tính theo khay (mỗi khay phục vụ 12). Báo giá nháp của bạn nên tự động tính 7 khay, thêm phí giao hàng, áp thuế ước tính, và trình bày tổng rõ ràng để đội bạn xác nhận nhanh.
Trình chọn hoạt động tốt nhất khi nó khớp cách mọi người đặt catering: chọn gói, thêm vài mục, đặt số người. Nếu khách phải cuộn qua một menu dài như nhà hàng, họ sẽ do dự, bỏ form, hoặc gọi điện.
Nhóm món theo quyết định, không phải theo bếp. Khách thường nghĩ theo định dạng bữa ăn trước (hộp ăn vs buffet), rồi add-on (đồ uống, tráng miệng, nhân viên). Các nhóm ít và rõ ràng giữ trình chọn nhanh.
Dùng tên món đơn giản và mô tả ngắn. Giữ câu chuyện đầu bếp cho trang chính của bạn, không phải cho bản nháp báo giá.
Một cấu trúc thường hiệu quả:
Bên cạnh mỗi mục, ghi một dòng ngắn nêu những gì bao gồm: món phụ, bánh mì, sốt, dụng cụ, đĩa/khăn giấy, và có kèm setup hay không. Một câu như “Bao gồm dụng cụ và khăn giấy” giảm các câu hỏi phụ.
Nhãn ăn kiêng chỉ có ích nếu chính xác và nhất quán. Nếu một món chỉ có thể làm chay khi đặt trước, gắn nhãn “Có tuỳ chọn chay”, chứ không phải “Chay”. Nếu có thể bị nhiễm chéo, nói thẳng. Làm thay đổi dễ dàng. Mỗi mục đã chọn nên có nút gỡ rõ ràng và điều khiển số lượng đơn giản. Khách thường bắt đầu với một kế hoạch rồi điều chỉnh nhanh (từ 60 hộp xuống 55, cộng 10 phần không gluten). Nếu việc đó gây bực bội, họ sẽ chuyển sang email.
Trình chọn nên tạo một báo giá nháp nhất quán, dễ xem và dễ chỉnh trước khi gửi chính thức. Xây theo từng phần nhỏ để bạn thử từng bước.
Bắt đầu bằng cách đưa menu của bạn vào cấu trúc rõ ràng. Mỗi món hoặc gói cần tên thân thiện với khách, giá cơ bản, và một đơn vị (theo khách, theo khay, theo người-theo-giờ). Giữ lựa chọn giới hạn lúc đầu.
Đặt những thứ cơ bản:
Rồi định nghĩa toán học cho bảng tóm tắt nháp. Mục tiêu không phải hóa đơn cuối cùng hoàn hảo mà là điểm khởi đầu đáng tin.
Một công thức đơn giản nhiều đội dùng:
subtotal = sum(line_items)
service_fee = subtotal * service_fee_rate (or fixed amount)
delivery_fee = based on zone/time
estimated_tax = (subtotal + fees) * tax_rate
estimated_total = subtotal + service_fee + delivery_fee + estimated_tax
Thêm màn xem lại trước khi gửi yêu cầu. Hiển thị số khách, các món đã chọn, tổng ước tính, và những giả định chính (tối thiểu, giờ phục vụ, số giờ nhân viên, khung giờ giao). Bao gồm một hành động rõ ràng như “Yêu cầu báo giá này.”
Sau khi gửi, lưu nháp vào giao diện back-office nơi nhân viên có thể điều chỉnh giá, ghi đè số lượng và thêm ghi chú. Khi bạn trả lời, xây tin nhắn báo giá trực tiếp từ nháp đã lưu: món, tổng, giả định và những gì còn cần xác nhận.
Ví dụ: khách chọn “Gói Sandwich Lunch” cho 40 khách cộng 2 khay salad. Bản nháp hiện giá gói theo đầu người, khay thêm, và ghi chú rằng thuế là ước tính. Đội bạn mở nháp đã lưu, điều chỉnh phí giao dựa trên địa chỉ, và gửi báo giá hoàn chỉnh mà không cần viết lại mọi thứ.
Hầu hết công cụ báo giá thất bại vì một trong hai lý do: làm khách bất ngờ, hoặc tạo thêm việc cho đội bạn. Một trình chọn nên cảm giác như ước tính hữu ích, không phải hợp đồng.
Bỏ qua tối thiểu là lỗi cổ điển. Nếu bạn có số khách tối thiểu hoặc đơn hàng tối thiểu, hiện nó ngay khi khách nhập số người hoặc bắt đầu thêm món.
Một bẫy khác là hỏi quá nhiều trước khi hiện con số nào. Nếu khách phải hoàn thành form dài trước khi thấy tổng sơ bộ, nhiều người sẽ bỏ. Bắt đầu với số khách và lựa chọn menu, hiện con số ước chừng, rồi thu chi tiết như địa chỉ giao, ghi chú ăn kiêng và thông tin liên hệ.
Phí ẩn cũng phá vỡ lòng tin. Nếu giao hàng, nhân viên, thuê thiết bị, phí dịch vụ hay thuế có thể áp dụng, hiển thị chúng như dòng mục riêng ngay khi liên quan, dù chỉ là ước tính.
Cuối cùng, ghi rõ thứ gì là ước tính và thứ gì đã xác nhận. Giá nguyên liệu thay đổi. Nhân sự phụ thuộc quy định địa điểm. Khoảng cách ảnh hưởng giao hàng. Gọi đó là "báo giá nháp" và nói rõ những gì có thể thay đổi.
Xây nháp để nhân viên có thể chỉnh trước khi gửi. Để khách làm phần lặp lại (chọn món, đặt số người), còn đội bạn xử lý những quyết định cần xét duyệt.
Rào chắn hữu ích:
Ví dụ: khách chọn 40 khách và một đĩa sandwich. Nếu tối thiểu của bạn là $600, hiện “Đơn hàng tối thiểu $600” ngay và gợi ý add-on phổ biến (salad hoặc đồ uống) để đạt mức đó.
Một người quản trị văn phòng lên kế hoạch bữa trưa cho 75 người vào thứ Năm. Họ không muốn email qua lại nhiều, nên dùng trình chọn của bạn và xây yêu cầu trong chưa tới hai phút.
Họ chọn gói buffet như “Mediterranean Lunch Buffet.” Gói nêu rõ mỗi khách gồm gì (món chính, hai món phụ, salad, bánh mì) và có số khách tối thiểu. Rồi họ thêm hai mục phụ thường làm thay đổi tổng.
Lựa chọn của họ trông như sau:
Ngay khi họ đặt số khách, nháp cập nhật. Trình chọn hiển thị tổng ước tính đủ cho kế hoạch, không phải lời hứa cuối cùng — ví dụ $1,650–$1,850, cộng phí giao hàng khoảng $35–$60 tùy khoảng cách và chỗ đậu xe.
Yêu cầu đến dưới dạng một bản nháp báo giá với mọi lựa chọn được ghi lại. Nhân viên bạn rà soát nhanh và điều chỉnh những thứ trình chọn không biết: lầu văn phòng, thang máy, quy tắc bốc dỡ, phí đậu xe, và có cần setup hay không. Nếu khách ghi chú dị ứng, bạn xác nhận số lượng chay hoặc không gluten và xem việc thay thế có ảnh hưởng giá đầu người hay không.
Bạn gửi lại báo giá cuối cùng với tóm tắt ngắn những gì được xác nhận (menu và số khách), những gì thay đổi (phí giao/setup), và những điều quan trọng tiếp theo (hạn thay đổi, hạn chốt số khách, và điều khoản thanh toán/hủy).
Trước khi đưa trình chọn ra khách thật, thử nó theo cách họ dùng: trên điện thoại, vội vàng, với thiếu thông tin.
Mở trên kết nối di động và hoàn thành yêu cầu bằng một tay. Nếu trang nhảy khi ảnh tải hoặc mất quá lâu để hiện, người dùng sẽ bỏ. Giữ ảnh nhẹ và đảm bảo tên món, giá và nút xuất hiện nhanh.
Làm cho việc chỉnh số dễ chịu. Nếu ai đó đổi số khách từ 60 lên 75, mọi số liên quan nên cập nhật mượt mà mà không bắt họ xây lại đơn.
Trình chọn chỉ hữu ích nếu nó tạo ra nháp đội bạn có thể hoàn tất nhanh. Sau khi gửi, nháp nên đọc được ngay và dễ chỉnh.
Danh kiểm tra tiền ra mắt nhanh:
Thêm một câu rõ gần tổng: đây là ước tính nháp, và giá cuối cùng được xác nhận bởi đội bạn sau khi kiểm tra kho và chi tiết.
Bài kiểm tra đơn giản: nhờ bạn bè yêu cầu “bữa trưa cho 25” kèm một ghi chú dị ứng và địa chỉ giao. Nếu bạn có thể biến sự gửi đó thành báo giá sẵn gửi trong dưới 5 phút, bạn đang đi đúng hướng.
Bắt đầu nhỏ để ra mắt trong vài ngày, không phải vài tháng. Chọn 10–20 món bán chạy nhất và chỉ dùng một mô hình giá bạn có thể giải thích trong một câu (ví dụ: gói theo đầu người với số khách tối thiểu). Mục tiêu không phải bao phủ mọi trường hợp lạ mà là nhận yêu cầu sạch chuyển nhanh thành nháp báo giá nhất quán.
Giữ phiên bản đầu tập trung vào những quyết định khách tự tin đưa ra. Quá nhiều tùy chọn sớm (biến thể ăn kiêng phức tạp, quy tắc đổi món rắc rối, nhiều khung giờ giao, thuê thiết bị) làm chậm người dùng.
Sau khi công bố, theo dõi nơi khách bỏ form. Ghi bước cuối họ hoàn thành và câu hỏi cuối họ thấy. Nếu đa số rời khi chọn món phụ, giảm lựa chọn hoặc chọn mặc định họ có thể thay đổi.
Một vòng cải tiến hàng tuần đơn giản:
Thêm một giao diện chỉ nhân viên càng sớm càng tốt. Đây là nơi bạn xác nhận khả năng cung cấp, điều chỉnh số lượng, áp phí giao thực tế, và thêm ghi chú trước khi gửi báo giá cuối.
Nếu bạn muốn phác thảo luồng nhanh, Koder.ai (koder.ai) có thể giúp bạn xây công cụ nội bộ từ chat: bạn mô tả menu, quy tắc giá và màn hình, rồi lặp trên tóm tắt nháp và màn kiểm duyệt nhân viên trước khi chia sẻ với khách.
Một trình chọn thực đơn catering biến một yêu cầu mở thành lựa chọn có cấu trúc. Khách hàng chọn thực đơn hoặc gói, nhập số khách và thấy tổng nháp, giúp bạn bắt đầu cuộc trao đổi với cùng thông tin mỗi lần.
Ước tính qua email thất bại vì người gửi mô tả sự kiện mơ hồ, và những giả định nhỏ có thể thay đổi nhiều về giá. Một trình chọn buộc phải đưa ra các lựa chọn then chốt ngay từ đầu để con số đầu tiên bạn gửi sát với mong đợi của họ hơn.
Thu thập lựa chọn món, số khách và quy tắc đơn vị tính giá áp dụng (theo người hay theo khay), cùng pickup vs delivery và ngày/giờ sự kiện. Chỉ thêm vài tùy chọn bổ sung thật sự ảnh hưởng đến giá để tổng nháp có ý nghĩa.
Tránh trường nhập văn bản mở cho số lượng và tránh câu hỏi bạn không thể định giá nhất quán. Bỏ qua thông tin thanh toán và yêu cầu chi tiết về bố trí phòng cho tới khi khách đã thấy một con số nháp và bạn xác nhận khả năng thực hiện.
Hỏi sớm và giữ nó hiện trên màn hình khi họ duyệt, vì số khách quyết định số lượng đề xuất và tổng. Dùng mặc định hợp lý và giới hạn rõ ràng để khách không xây đơn mà bạn không thể thực hiện.
Hiển thị đơn vị phục vụ của mỗi món bằng ngôn ngữ rõ ràng và áp dụng một quy tắc làm tròn nhất quán, thường là làm tròn lên theo khay nguyên. Điều này tránh đặt thiếu và giúp hai khách hàng chọn cùng món thấy cùng tổng nháp.
Hiển thị chúng như các dòng mục riêng với nhãn là giá ước tính, và ghi rõ nếu phí thay đổi theo khoảng cách hay nhu cầu nhân sự. Nếu một khoản phí phụ thuộc vào khoảng cách, nhân sự hoặc điều kiện địa điểm, nói rõ nó có thể thay đổi sau khi xác nhận thay vì giấu đi.
Dùng nhãn rõ ràng như “ước tính nháp” và liệt kê các giả định có thể làm thay đổi giá—ví dụ: mức tối thiểu, quy tắc làm tròn, và điều kiện giao hàng. Mục tiêu là một điểm khởi đầu đáng tin cậy, không phải một cam kết bạn không chắc đáp ứng được.
Cho hai hành động rõ ràng: một để lưu nháp cho khách còn phân vân, và một để yêu cầu xác nhận. Lưu nháp giúp khách quay lại sau, còn yêu cầu xác nhận là lúc bạn thu những chi tiết cuối cùng cần để hoàn tất báo giá.
Bắt đầu từ một menu nhỏ bạn có thể định giá nhất quán, rồi tăng dần độ phức tạp khi có các gửi thực tế. Koder.ai (koder.ai) có thể giúp sinh một web app từ chat để bạn thử nghiệm màn tóm tắt nháp và màn kiểm duyệt nhân viên trước khi chia sẻ với khách.