Sử dụng checklist kiểm đếm tiền cuối ngày này để đóng quầy theo cùng một cách mỗi lần, với các bước rõ ràng, tổng tiền và kiểm tra nhanh cho nhân viên mới.
Hầu hết các lần đóng quầy sai sót vì một lý do đơn giản: các bước nằm trong đầu ai đó. Thu ngân có kinh nghiệm biết thói quen, nhưng nhân viên mới đoán mò để lấp khoảng trống. Ngay cả khác biệt nhỏ về thứ tự (đếm trước hay rút túi tiền gửi trước) cũng có thể thay đổi kết quả, đặc biệt khi két bận và ai cũng muốn về sớm.
Các sơ suất nhỏ cộng dồn rất nhanh. Một phiếu chi không được bỏ vào gói, một khoản hoàn tiền không được ghi chú, hoặc tiền boa bỏ nhầm chỗ có thể biến thành chênh lệch trông như bí ẩn. Khi điều đó xảy ra, người ta thường đếm lại cùng một số tiền ba lần mà vẫn không biết sửa gì vì vấn đề nằm ở quy trình chứ không phải ở phép tính.
Một lần đóng nhất quán nghĩa là bạn làm các bước giống nhau, theo cùng một thứ tự, mỗi lần. Mục tiêu không phải là nhanh mà là lặp lại được: hai người khác nhau nên có thể đóng cùng một két và ra cùng một kết quả.
Checklist kiểu này hữu ích ở mọi nơi thu tiền mặt: cửa hàng bán lẻ, quán cà phê, salon, quầy tiếp tân và sự kiện pop-up. Nó cũng hữu ích cho quản lý chỉ thi thoảng can thiệp để đóng quầy.
Khi xong, bạn nên có ba thứ: tổng tiền mặt rõ ràng, số khớp (hoặc ghi chênh lệch) so với số kỳ vọng, và ghi chú ngắn giải thích bất thường để ca sau không phải đoán.
Một bố trí gọn gàng là điều giúp việc đóng nhất quán, đặc biệt khi nhân viên còn mới.
Di chuyển két và giấy tờ ra khỏi nơi có khách và ồn ào. Chọn chỗ có quầy rõ ràng, ánh sáng tốt và ít qua lại. Tắt thông báo và dừng công việc phụ để việc kiểm đếm không bị gián đoạn.
Trước khi chạm vào tiền, chuẩn bị những gì cần: máy tính, bút và phiếu kiểm đếm (hoặc mẫu chuẩn), túi tiền gửi hoặc phong bì (và miếng niêm phong nếu dùng), báo cáo đóng ca POS (in hoặc trên màn hình), và vật để phân loại tiền (khay nhỏ hoặc ngăn lẻ trong két).
Kéo thông tin đóng ca POS trước khi kiểm đếm. In báo cáo đóng hoặc mở màn hình tổng tiền hiển thị tiền mặt kỳ vọng, tổng thẻ, hoàn tiền, chi ra và các mục tiền boa hoặc tiền gửi tạm. Điều đó cho bạn một số mục tiêu để đối chiếu sau và tránh phán đoán xem hệ thống nghĩ cái gì nên có trong két.
Đặt một quy tắc rõ ràng ai chạm vào tiền. Nếu có hai người, đơn giản nhất là một người đếm và người kia xác nhận và ký. Nếu bạn một mình, thực hiện hai lần đếm riêng rồi so sánh tổng.
Cuối cùng, xác nhận tiền bắt đầu (float) và float mục tiêu. Nếu két nên bắt đầu ngày mai với $200, ghi con số đó lên đầu phiếu bây giờ. Đây là cách tránh vô tình gửi một phần float hoặc để lại tiền thừa.
Bắt đầu đóng cùng một cách mỗi lần. Đóng băng số ngày trước, rồi mới chạm vào tiền. Nếu làm ngược lại, dễ bỏ sót giao dịch muộn, hoàn tiền hoặc chi ra.
Trước khi mở két, ngăn giao dịch mới trên điểm bán đó. Tùy hệ thống, có thể là đăng xuất, chuyển làn sang chế độ đóng hoặc tạm dừng bán để không ai có thể tính tiền trong khi bạn đếm.
Tiếp theo, chạy báo cáo tóm tắt cuối ngày của POS (hoặc đóng ca) cho register đó và in hoặc lưu nơi cửa hàng giữ giấy tờ đóng ca. Báo cáo này là số tiền kỳ vọng cho bạn sau này, ngay cả khi két lộn xộn.
Một luồng đơn giản nhiều cửa hàng theo:
Lấy ra tất cả tiền và các vật giống tiền. Đừng để tiền xu trong khay để đếm sau. Két trống làm khó việc đếm nhầm hoặc bỏ sót.
Khi phân loại, tách tiền giấy, tiền xu, séc và biên lai. Thẻ quà tặng và phiếu giảm giá cũng nên để riêng. Chúng trông giống tiền nhưng không đối chiếu cùng cách.
Giữ các ngoại lệ ở một chỗ để kiểm tra. Nếu thấy phiếu hoàn, biên lai void hoặc ghi chú chi ra (ví dụ “$40 vật dụng vệ sinh”), ghim chúng lại để bạn xác nhận khớp với ghi nhận trên POS.
Một lượt kiểm đếm đáng tin cậy bắt đầu từ một thói quen: đếm cùng một cách mỗi lần và ghi lại khi bạn làm. Đừng tin “tôi nghĩ là đúng”. Dấu vết giấy tờ là thứ làm cho việc đóng lặp lại được.
Đếm tiền giấy trước, rồi tiền xu. Với tiền giấy, bắt đầu từ mệnh giá lớn nhất và đi xuống mệnh giá nhỏ hơn. Nó giữ phép tính sạch hơn và giảm khả năng bỏ sót một chồng.
Đây là cách đơn giản để ghi lại để bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra sau này:
BILLS
$100 x ____ = $____
$50 x ____ = $____
$20 x ____ = $____
$10 x ____ = $____
$5 x ____ = $____
$1 x ____ = $____
Bill subtotal = $____
COINS
Quarters: rolled ____ ($10 each) + loose $____ = $____
Dimes: rolled ____ ($5 each) + loose $____ = $____
Nickels: rolled ____ ($2 each) + loose $____ = $____
Pennies: rolled ____ ($0.50 each) + loose $____ = $____
Coin subtotal = $____
TOTAL CASH IN DRAWER = $____
Tách tiền xu đã cuộn và tiền xu lẻ. Tổng tiền xu cuộn dễ kiểm tra và nhanh. Với tiền xu lẻ, dùng phương pháp khay (đếm theo nhóm) hoặc đếm hai lần nếu bạn không quen xử lý xu.
Khi xong, làm lượt kiểm tra thứ hai nhưng không đếm lại mọi thứ. Đếm lại những mệnh giá thường gây nhầm lẫn: $20 và $1 (tiền dính), tiền xu lẻ, và bất kỳ chồng nào có tổng phụ nhìn không khớp so với ngày bình thường.
Ghi một tổng tiền mặt rõ ràng trong két. Đó là con số bạn sẽ đối chiếu với số tiền kỳ vọng tiếp theo.
Lấy báo cáo tóm tắt tiền mặt POS (hoặc báo cáo cuối ngày) và ghi lại số tiền kỳ vọng cho két. Cách phổ biến là: doanh thu tiền mặt trừ các khoản chi ra tiền mặt (paid-outs, hoàn tiền bằng tiền mặt, quỹ tiêu vặt).
Nếu cửa hàng bạn giữ một float cố định trong két qua đêm, tách số đó trước. Đếm nó và để riêng, rồi đối chiếu tiền còn lại với tiền POS kỳ vọng. Nếu bạn rút float mỗi tối, bao gồm nó trong đếm và đảm bảo tổng kỳ vọng phù hợp với quy trình đó.
So sánh tiền bạn đếm được với tiền kỳ vọng và tính hiệu số:
Expected cash - Counted cash = Over/Short (số âm nghĩa là thiếu)
Ví dụ: Tiền kỳ vọng là $842.50. Bạn đếm được $840.50. Bạn thiếu $2.00.
Khi số không khớp, kiểm tra các ngoại lệ phổ biến trước khi đếm lại toàn bộ. Hầu hết vấn đề over/short đến từ một trong các nguyên nhân:
Nếu tìm ra nguyên nhân, ghi một ghi chú ngắn trên phiếu: chuyện gì đã xảy ra, khi nào và ai liên quan. Ví dụ: “Rút $20 lúc 18:10 bởi Sam, chưa nhập POS. Nhập sau khi đóng.” Ghi chú ngắn và rõ bảo vệ ca sau và giúp dễ nhận ra quy luật hơn.
Mục tiêu rõ: để lại cùng một số tiền bắt đầu (float) cho ca tiếp theo, và gửi phần còn lại đi làm tiền gửi. Đây là nơi checklist ngăn việc "thông thường ta làm ước chừng" gây ra lỗi lặp lại.
Quyết định quy tắc float và tuân thủ. Ví dụ, bạn có thể luôn để $200 gồm các tờ cụ thể (10 tờ $10, 10 tờ $5 và 50 tờ $1). Một khi float được xác định, mọi tiền vượt mức đó sẽ thành tiền gửi.
Xếp tiền gửi gọn để về sau dễ kiểm tra. Giữ các mệnh giá cùng nhau, úp cùng chiều, đếm theo mệnh giá rồi cộng vào tổng tiền gửi. Đếm lại tiền gửi trước khi niêm phong. Nếu cửa hàng bạn giữ séc riêng, để chúng riêng ở đây.
Ghi ngày, số register và số tiền gửi lên túi hoặc phiếu.
Ví dụ: két của bạn tổng $463. Float chuẩn $200. Điều đó có nghĩa $263 sẽ vào tiền gửi. Lấy $200 float trước (theo tỉ lệ chuẩn), rồi đếm phần còn lại làm tiền gửi. Nếu bạn làm tiền gửi trước, dễ vô tình gửi một phần tiền cho ngày mai.
Ghi lại người giao nhận. Ghi ai đếm, ai niêm phong túi và nơi cất (khóa két, hộc bỏ tiền, két quản lý). Nếu tiền gửi sau đó bị thiếu, dòng ghi này ngăn việc suy đoán và đổ lỗi.
Ngoại lệ là nơi một lần đóng sạch trở thành over/short. Quy tắc đơn giản: mỗi lần tiền rời két (hoặc lẽ ra phải vào két), phải có hồ sơ giấy và một dòng tương ứng trên báo cáo POS.
Bắt đầu với chi ra tiền mặt. Khi ai đó mua vật tư, trả phí vận chuyển hay lấy quỹ tiêu vặt, ghi ngay lúc đó: số tiền, lý do, ai phê duyệt và biên lai nếu có. Khi đóng, các chi ra đó phải khớp với những gì POS ghi là paid out, drawer payout hoặc cash drop. Nếu không khớp, xử lý như tiền thiếu cho tới khi chứng minh được.
Hoàn tiền và void là bước tiếp. So sánh từng hoàn tiền và void tiền mặt với báo cáo đóng. Một kiểm tra nhanh: nếu POS cho thấy ba lần hoàn tiền tiền mặt, bạn phải chỉ ra được ba biên lai hoặc phiếu hoàn.
Tiền boa thường là nơi đội hay vướng lỗi. Đảm bảo mọi người biết quy tắc cho tiền boa tiền mặt (ở trong két hay chuyển vào lọ boa), boa thẻ (trả bằng tiền mặt hay xử lý trên bảng lương sau), và chi trả boa. Nếu nhân viên nhận tiền mặt khi đóng, ghi đó là một chi ra kèm tên và số tiền.
Nhớ rằng quy đổi thẻ quà tặng không phải là tiền mặt, và phiếu giảm giá hay khuyến mãi làm giảm số tiền khách phải trả, nên cũng giảm tiền mặt kỳ vọng.
Ví dụ: Khách trả lại hàng $20 và được hoàn tiền $20 tiền mặt. Nếu khoản hoàn đó không được nhập đúng (hoặc nhập thành void mà không hoàn tiền), két sẽ thiếu $20 khi đóng. Dễ phát hiện khi biên lai, dòng hoàn trên POS và ghi chú của bạn khớp nhau.
Hầu hết vấn đề over/short không phải là lỗi toán. Chúng là những sơ suất nhỏ xảy ra khi đóng vội, bị phân tâm hoặc mỗi người làm khác nhau.
Một bẫy lớn là “sửa” kết quả đếm để khớp với số POS. Nếu bạn thay đổi số để trông đúng, bạn mất manh mối duy nhất giúp tìm ra vấn đề thật (một hoàn tiền bị quên, một tiền gửi chưa nhập, một tờ tiền bị kẹt dưới két). Ghi số bạn đếm trước rồi mới điều tra.
Một lỗi thường gặp là trộn tiền cho các mục đích khác nhau. Float không phải tiền gửi. Nếu bạn lấy một nắm tiền để làm tròn tiền gửi, người mở quầy tiếp theo sẽ thiếu và lỗi lặp lại.
Phân tâm cũng tạo lỗi. Đếm khi khách đứng gần, khi đồng nghiệp hỏi hoặc khi còn giao dịch mở sẽ dẫn đến đếm đôi hoặc bỏ sót tờ. Khóa làn, hoàn tất giao dịch và đếm ở nơi yên tĩnh.
Các lỗi lặp lại:
Những khác biệt nhỏ đáng để đếm lại một lần vì thường do nguyên nhân đơn giản có thể sửa: tờ dính, chồng mệnh giá nhầm, hoặc biên lai chưa nhập. Đếm lại một lần, rồi kiểm tra ngoại lệ trước khi chấp nhận số chênh lệch cuối cùng.
30 giây cuối là nơi ngăn hầu hết lỗi over/short. Dùng cùng một kiểm tra nhanh mỗi lần, ngay cả khi mệt hoặc đang đào tạo người mới.
Xác minh năm điều:
Rồi làm kiểm tra mắt và tay cuối cùng. Nhìn vào trong két và dưới két tìm tờ bị kẹt hoặc gấp. Đảm bảo phiếu chi ra, biên lai hoàn tiền hoặc ghi chú chi trả boa nằm trong cùng gói với báo cáo đóng.
Nếu chính sách yêu cầu, lấy chữ ký quản lý hoặc đếm thứ hai. Mục tiêu không phải nghi ngờ thu ngân mà là bắt lỗi sớm khi chi tiết vẫn còn nhớ rõ.
Nếu có gì không khớp, dừng lại và sửa luôn. Khi tiền gửi đã niêm phong và két trở lại phục vụ, khác biệt nhỏ sẽ khó giải thích hơn và dễ lặp lại ngày mai.
Đây là ví dụ thực tế với số sạch bạn có thể dùng đào tạo.
Bạn đóng Register 1. Float cố định là $200.00 (để lại trong két cho ngày mai). Báo cáo POS cho thấy:
Tiền kỳ vọng trong két trước khi rút tiền gửi:
$200.00 + $1,145.20 - $20.00 - $60.00 = $1,265.20
Bạn đếm theo mệnh giá và thực tế là $1,230.20. Như vậy thiếu $35.00.
Trước khi hoảng, đếm lại các tờ lớn và cộng lại phụ. Vẫn là $1,230.20. Kiểm tra ngoại lệ: hoàn tiền, void, chi ra, tiền boa trả từ két và bất kỳ mở no-sale nào.
Bạn tìm ra vấn đề: có một chi ra $35.00 mua dụng cụ vệ sinh, nhưng chỉ viết trên giấy nhớ và chưa nhập vào màn hình chi ra. Sau khi ghi chi ra đó, tiền kỳ vọng trở thành:
$1,265.20 - $35.00 = $1,230.20 (chênh lệch = $0.00)
Ghi chú nên ngắn và thực tế:
Đếm lại khi khác biệt hơn vài đô la hoặc khi phép tính có vẻ lạ. Tăng cấp cho quản lý nếu vẫn còn khác biệt sau hai lần đếm, nếu biên lai mất tích, hoặc nếu cùng ca liên tục bị thiếu.
Checklist chỉ hiệu quả khi nó trông giống nhau mỗi đêm. Biến điều này thành một biểu mẫu đóng một trang gắn clipboard hoặc in trên một tờ. Hướng tới một nơi duy nhất để viết mỗi con số, cộng một ô tổng cuối cùng rõ ràng để không ai bỏ sót.
Giữ bố cục theo cùng thứ tự mà nhân viên đóng. Một biểu mẫu tốt thường bao gồm: float mở đầu và tổng tiền đóng, tiền theo mệnh giá với tổng phụ tiền mặt, tổng không phải tiền mặt (thẻ, thẻ quà tặng, boa, chi ra, hoàn tiền), kỳ vọng vs thực tế với chênh lệch và ghi chú, và chuẩn bị tiền gửi (số tiền gửi, tiền để lại làm float, mã túi hoặc phiếu).
Thêm gợi ý đào tạo ngắn ngay trên biểu mẫu thay vì giấu trong sổ tay. Ví dụ: “Ghi tổng tiền xu ở đây (không phải số lượng xu)” và “Nếu có chi ra hoặc hoàn tiền, điền trước khi tính chênh lệch.” Dành một ô rõ ràng cho ngoại lệ để chúng không bị chôn giữa ghi chú chung.
Quyết định ai ký và ai xác nhận. Nhiều cửa hàng dùng chữ ký của người đóng cộng kiểm tra của quản lý cho mọi chênh lệch trên mức quy định. Cũng quyết định nơi lưu trữ hồ sơ (bìa, thư mục báo cáo POS hoặc ổ đám mây) và thời gian lưu theo luật địa phương và lời khuyên kế toán.
Nếu bạn muốn phiên bản app đơn giản, có thể xây một biểu mẫu đóng cơ bản trong Koder.ai (koder.ai) bằng cách mô tả các trường và phép tính trong chat. Tự động tính tổng và yêu cầu ghi chú ngoại lệ khi chênh lệch không bằng 0 thường đủ để giữ ổn định mà không thêm gánh nặng.
Chạy thử một tuần với người thực đóng, rồi chỉnh theo những gì thực sự bị bỏ sót. Chỉ thay một thứ mỗi lần, đổi tên các trường gây nhầm, đưa các tổng hay nhầm hơn gần khu kiểm tra cuối, thêm nhắc ngắn cho các vấn đề thường gặp (hoàn tiền, chi trả boa, gửi két), rồi khóa phiên bản cuối để quy trình ổn định.
Sử dụng cùng một các bước theo cùng một thứ tự mỗi lần đóng. Đầu tiên “đóng băng” số liệu bằng cách khóa register và in báo cáo đóng ca POS, rồi mới lấy tiền ra, phân loại và kiểm đếm theo mệnh giá với các tổng phụ ghi bằng tay.
Tính nhất quán quan trọng hơn tốc độ vì nó giúp hai người khác nhau đóng cùng một két và ra cùng kết quả.
Chạy báo cáo đóng ca hoặc tóm tắt cuối ngày của POS trước khi chạm vào tiền mặt. Báo cáo đó cho bạn số tiền kỳ vọng và ghi nhận các giao dịch muộn, hoàn tiền và chi ra có thể thay đổi phép tính.
Nếu bạn đếm trước, rất dễ so sánh với một kỳ vọng sai và mất thời gian đếm lại.
Đếm tất cả tiền trong két trước, sau đó tách phần float cố định (tiền bắt đầu) nếu bạn để nó qua đêm. Đối chiếu phần tiền còn lại với số tiền POS kỳ vọng, rồi mới làm tiền gửi.
Cách này tránh việc vô tình gửi tiền dùng cho ca tiếp theo hoặc để lại tiền thừa.
Ghi lại số tiền thực tế bạn đếm trước, rồi tính hiệu số so với tiền kỳ vọng. Làm một lần đếm lại có mục tiêu các mệnh giá thường gây lỗi (thường là $20, $1 và tiền lẻ), rồi kiểm tra các ngoại lệ như hoàn tiền, chi ra, tiền boa, và tiền gửi vào két.
Nếu sau hai lần đếm và kiểm tra ngoại lệ vẫn khác, ghi lại biến động và báo quản lý.
Xác nhận mọi chuyển động tiền mặt đều có hồ sơ kèm theo: hoàn tiền tiền mặt cần có biên lai, chi ra cần có phê duyệt và biên lai nếu có, và các lần gửi tiền (drops) phải được nhập một lần đúng cách.
Hầu hết các thiếu hụt “bí ẩn” thực chất là thiếu một mục nhập hoặc một biên lai không được bỏ vào gói đóng ca.
Một người đếm trong khi người khác đối chiếu và ký là lý tưởng. Nếu bạn làm một mình, hãy đếm hai lần riêng biệt và so sánh kết quả trước khi niêm phong tiền gửi.
Mục tiêu là giảm lỗi đếm đơn giản và tạo dấu vết rõ ràng về người kiểm tra.
Giữ toàn bộ giấy tờ ngoại lệ ở cùng một chỗ khi kiểm đếm, rồi so khớp với báo cáo POS trước khi chốt chênh lệch. Nếu POS cho thấy ba lần hoàn tiền tiền mặt, bạn phải tìm được ba biên lai hoặc phiếu hoàn tương ứng.
Nếu thiếu cái nào, ghi chú ngay để ca sau không phải đoán mò.
Quyết định và ghi lại một quy tắc cho từng loại: tiền boa tiền mặt (ở lại két hay để trong lọ riêng), boa thẻ (thanh toán bằng tiền mặt hay xử lý trên lương sau), và chi trả boa (luôn ghi tên và số tiền). Nếu trả tiền mặt cho nhân viên khi đóng ca, ghi đó như một chi ra để nó xuất hiện trên báo cáo POS.
Quy tắc rõ ràng ngăn tình trạng tiền boa làm thay đổi ngầm “tiền kỳ vọng”.
Đếm tiền gửi theo mệnh giá, ghi tổng tiền gửi lên túi hoặc phiếu, rồi đếm lại tiền gửi một lần nữa ngay trước khi niêm phong. Ghi ngày tháng và mã register để sau này dễ kiểm tra.
Một khoản tiền gửi được xếp gọn và dán nhãn rõ ràng dễ kiểm toán hơn và khó tranh chấp hơn.
Có, nếu nó đơn giản cho đội của bạn và vẫn tuân theo cùng các bước. Một biểu mẫu kỹ thuật số nên mô phỏng luồng giấy: tổng theo mệnh giá, tổng phụ tiền mặt, các tổng không phải tiền mặt (thẻ, thẻ quà tặng, boa, chi ra, hoàn tiền), tiền kỳ vọng vs thực tế với chênh lệch và ghi chú, và mục chuẩn bị tiền gửi (số tiền gửi, tiền để lại làm float, số túi hoặc phiếu).
Bạn có thể tạo biểu mẫu đóng cơ bản trong Koder.ai (koder.ai) bằng cách mô tả các trường và phép tính trong chat, rồi khóa biểu mẫu để quy trình giữ ổn định.