Tạo bảng theo dõi tài trợ cho sự kiện để quản lý hạng, file logo, trạng thái hóa đơn và quyền lợi đã hứa — tránh những chi tiết bị bỏ sót vào ngày tổ chức.
Hầu hết vấn đề với nhà tài trợ không phải là "vấn đề lớn" mà là những chi tiết nhỏ bị rơi khỏi mắt: logo chưa tới, lời hứa không được ghi chép, hóa đơn đã gửi nhưng chưa thanh toán, hoặc mốc thời hạn chỉ tồn tại trong email của ai đó.
Không có một nơi duy nhất để kiểm tra, thông tin lan rộng trên chuỗi inbox, tin nhắn, ổ đĩa chia sẻ và ký ức của một người. Đó là cách bạn gặp bất ngờ phút chót như in sai phiên bản logo, quên lời cảm ơn đã hứa, hoặc phát hiện quá muộn rằng nhà tài trợ vẫn chưa trả tiền.
Một tracker đơn giản cho mọi người cùng một góc nhìn, ngay cả khi họ chỉ xử lý tài trợ 10 phút mỗi ngày. Nó hiệu quả vì những người khác nhau cần chi tiết khác nhau:
Mục tiêu không phải “nhiều giấy tờ hơn” mà là giảm những khoảnh khắc khó xử và bớt tin nhắn khẩn cấp vào tuần trước sự kiện. Khi mỗi nhà tài trợ có trạng thái rõ ràng và danh sách hành động tiếp theo ngắn gọn, bạn phát hiện vấn đề sớm và sửa chúng bình tĩnh.
Loại tracker này cũng đặt kỳ vọng lành mạnh. Nó không phải CRM đầy đủ, và cũng không cần vậy. Bạn không cần ghi mọi cuộc gọi hay xây pipeline bán hàng. Bạn cần giao đúng những gì đã bán.
Ví dụ thực tế: nhà tài trợ Hạng Vàng nói “logo trên website, nhắc tên trên sân khấu và hai vé.” Nếu điều đó chỉ nằm trong email, người dẫn chương trình có thể không biết. Nếu nằm trong tracker, bạn có thể phân công nhắc trên sân khấu, xác nhận phiên bản logo và đánh dấu vé đã gửi trước ngày in.
Nếu bạn muốn xây công cụ nội bộ nhỏ thay vì duy trì bảng tính, bạn có thể tái tạo các trường này như một app nhẹ trong Koder.ai và tái sử dụng cho từng sự kiện.
Bảng theo dõi nhà tài trợ là nguồn sự thật duy nhất cho những chi tiết ảnh hưởng đến công việc thực tế: nhà tài trợ mua gì, bạn nợ họ gì, họ nợ bạn gì, và tài sản nào bạn còn thiếu. Đó nên là nơi duy nhất đội bạn kiểm tra trước khi gửi email, duyệt thiết kế hoặc in ấn.
Bao gồm bất cứ thứ gì bạn cần trả lời nhanh mà không phải mò qua tin nhắn cũ. Tối thiểu, hãy ghi nhận:
Một tracker tốt không phải hệ thống kế toán đầy đủ. Bạn không cần nó tính thuế, đối soát tiền vào, hay tạo báo cáo tài chính. Nó cũng không cần lưu mọi hợp đồng và email. Một số đội thêm trường “hợp đồng đã nhận: có/không” và một mục ghi chú ngắn, nhưng mục tiêu là rõ ràng chứ không phải lưu trữ tài liệu.
Bắt đầu sớm hơn bạn nghĩ. Ngay khi bắt đầu tiếp cận, tạo một dòng cho mỗi nhà tài trợ tiềm năng, kể cả những người "có thể". Thỏa thuận thay đổi nhanh, và thiếu một dòng là cách chi tiết biến mất.
Một quy tắc đơn giản: nếu một chi tiết ảnh hưởng đến thiết kế, marketing, biển báo hoặc tiền bạc, nó thuộc tracker. Nếu là hồ sơ pháp lý hoặc tài chính sâu, có lẽ nằm chỗ khác.
Tracker chỉ hiệu quả nếu phù hợp với cách đội bạn làm việc trong tuần bận rộn. Bắt đầu nhỏ. Mỗi cột thêm vào là một nơi có thể trở nên lỗi thời, và thông tin lỗi thời còn tệ hơn thông tin thiếu.
Hãy nghĩ theo ba nhóm: nhà tài trợ là ai, đã thỏa thuận gì, và bước tiếp theo là gì.
Đây là những thông tin bạn sẽ tham chiếu hàng ngày:
Thêm một cột “Người chịu trách nhiệm”. Nếu nhà tài trợ là “việc của mọi người”, nó dễ trở thành không của ai. Giao một người chịu trách nhiệm cho hành động tiếp theo, dù người khác có hỗ trợ.
Dùng trạng thái ngắn, rõ ràng để bạn có thể sắp xếp và lọc trong vài giây. Một luồng đơn giản là đủ:
Tránh theo dõi năm loại “có thể”. Nếu cần sắc thái, dùng ghi chú thay vì thêm trạng thái. Giữ một trường ghi chú cho chi tiết thực tế: yêu cầu đặc biệt (thêm vé, nhắc sân khấu), ràng buộc (không đặt logo cạnh đối thủ), và hạn chót cứng (cutoff in). Viết ghi chú như bạn đang bàn giao nhà tài trợ cho đồng đội ngày mai: ngắn, cụ thể và có ngày.
Nếu bạn xây tracker trong công cụ như Koder.ai, coi những trường này là phiên bản một. Bạn nên có thể chạy sự kiện với những gì có ở đây.
Hạng nhà tài trợ chỉ có ích khi mọi người hiểu nghĩa của nó. Dùng tên hạng rõ ràng và mô tả mỗi hạng trong một câu ngắn. Tránh nhãn mơ hồ như “Premium” nếu bạn không ghi rõ quyền lợi cụ thể. Bài kiểm tra tốt: một tình nguyện viên đọc mô tả hạng có thể biết phải làm gì mà không hỏi bạn?
Giữ hạng ổn định qua sự kiện, nhưng theo dõi quyền lợi ở mức nhà tài trợ. Ngay cả cùng hạng, nhà tài trợ thường đàm phán thay đổi nhỏ (thêm bài đăng mạng xã hội, gian hàng lớn hơn, khung giờ khác). Tracker của bạn nên hiển thị cả quy tắc hạng và lời hứa thực tế của nhà tài trợ.
Với mỗi nhà tài trợ, viết quyền lợi dưới dạng các mục có thể đánh dấu hoàn thành từng cái:
Diễn đạt mỗi mục sao cho có thể đánh dấu “xong” không cần tranh cãi.
“Đã hứa” khác “đã giao”. Thêm ngày giao cho từng quyền lợi, ngay cả khi chỉ là “trước ngày in” hoặc “tuần của sự kiện”. Điều đó biến quyền lợi thành lịch thay vì danh sách mong muốn.
Cũng thêm trường “Bằng chứng”: tên ảnh chụp màn hình, tên file ảnh, hoặc ghi chú xác nhận ngắn (ví dụ: “Logo trên slide deck v3, duyệt bởi Sam 12/1”). Khi nhà tài trợ hỏi “Bài đăng của chúng tôi đã được đăng chưa?” bạn có thể trả lời trong 10 giây thay vì mò qua chat.
Logo là nơi công việc tài trợ thường hỏng. File đến muộn, ai đó dùng phiên bản sai, hoặc banner đi in trước khi nhà tài trợ duyệt. Tracker của bạn nên làm cho việc quản lý logo trở nên nhàm chán và dự đoán được.
Xử lý logo như một dự án nhỏ với một trạng thái rõ ràng. Giữ đơn giản để ai cũng quét hàng và biết chỗ nào đang bị chặn:
Ghi chi tiết file mà bộ phận thiết kế thực sự cần. Đừng dựa vào “nó ở trong chuỗi email.”
Rồi ghi nơi logo sẽ xuất hiện. Hãy cụ thể, vì “website” có thể nghĩa là footer, trang nhà tài trợ, trang đăng ký, hoặc tất cả. Các trường vị trí đơn giản sẽ giúp: Website placement, Print banner, Slides, Badges, kèm ghi chú kích thước hoặc cách bố trí.
Cuối cùng, thêm bước phê duyệt thực sự. Bao gồm “Approved by”, “Approved date” và “Approval source” (email, message, call). Nếu nhà tài trợ sau này yêu cầu thay đổi, bạn sẽ có hồ sơ rõ ràng.
Một kịch bản thực tế: bạn nhận “Acme_logo.png” trông ổn trên mạng nhưng in bị nhòe trên banner 3 mét. Nếu tracker của bạn ghi “Định dạng cần: SVG” và “Trạng thái logo: Đã nhận (chưa duyệt)”, bạn phát hiện vấn đề trước khi thiết kế được chốt.
Nếu bạn thích công cụ nội bộ thay vì spreadsheet, một app tracker nhỏ trong Koder.ai có thể phản ánh các trường này và lưu upload, phê duyệt, và vị trí ở một chỗ.
Nhà tài trợ có thể hào hứng nhưng chậm trả. Nếu tracker không hiện trạng thái hóa đơn ngay, bạn sẽ lãng phí thời gian theo đuổi sai người, hoặc tệ hơn, giao quyền lợi cho nhà tài trợ chưa trả.
Bắt đầu với một cột trạng thái nhất quán. Giữ đơn giản: Draft, Sent, Overdue, Paid, và Refunded (nếu bạn xử lý hoàn tiền). Gắn trạng thái với ngày tháng, không phải cảm nhận.
Bên cạnh trạng thái, thêm các trường trả lời nhanh những câu bạn sẽ bị hỏi: số hóa đơn, ngày gửi, ngày đến hạn, số tiền, và phương thức thanh toán (thẻ, chuyển khoản, séc). Nếu bạn cũng lưu “ai để lập hóa đơn” (tên và email liên hệ AP), việc follow-up sẽ không bị chuyển qua lại giữa các đồng đội.
Follow-up hiệu quả khi có quy trình và người chịu trách nhiệm. Một lịch đơn giản phù hợp hầu hết sự kiện:
Rõ ràng về điều gì kích hoạt việc thực hiện quyền lợi, và ghi nó ra. Nhiều đội mắc kẹt vì một người nghĩ lời nói là đủ trong khi người khác đợi thanh toán.
Các kích hoạt phổ biến: hợp đồng ký, cam kết viết (email), hoặc thanh toán nhận. Ví dụ, bạn có thể đặt logo lên website sau hợp đồng ký, nhưng chỉ in biển hiệu khi hóa đơn được đánh dấu Paid.
Với một hội nghị một ngày có 12 nhà tài trợ, sự rõ ràng này ngăn những khoảnh khắc khó xử như in banner Hạng Platinum cho nhà tài trợ whose hóa đơn vẫn đang ở Draft.
Bạn có thể xây tracker bằng spreadsheet cơ bản. Bắt đầu ở đó — nhanh, dễ chia sẻ, và đủ cho hầu hết đội tổ chức sự kiện.
Dành 60–90 phút và làm năm việc:
Một thay đổi nhỏ giúp tránh nhầm lẫn: giữ cột “Người chịu trách nhiệm” và dùng nó. Một người cho mỗi nhà tài trợ nên chịu trách nhiệm đuổi hành động tiếp theo.
Nếu sau này bạn vượt quá khả năng của sheet, bạn có thể chuyển các trường tương tự thành app nội bộ (ví dụ, xây từ prompt chat trong Koder.ai) mà không thay đổi quy trình.
Hãy tưởng tượng một hội thảo cộng đồng một ngày với 300 người và 12 nhà tài trợ. Đội dùng tracker đơn giản, một dòng cho mỗi nhà tài trợ và vài cột trả lời các câu hỏi hàng ngày: ai đã xác nhận, họ ở hạng nào, logo đã duyệt chưa, hóa đơn đã trả chưa, và quyền lợi nào còn nợ.
Ba nhà tài trợ khác nhau cùng trong một sheet:
Giữa quá trình, điều phối viên cập nhật một thay đổi cứu được nhiều trao đổi: Northside Bank gửi logo. File được thêm, “logo received” chuyển thành Yes, nhưng “brand approval” vẫn Pending vì đội họ cần xác nhận logo trên nền tối. Trạng thái hóa đơn được đặt Overdue (muộn 10 ngày), và ghi chú giao hàng được cập nhật: “Nhắc sân khấu 10:05.”
Với BrewCo, tracker hiển thị “invoice: N/A” và “benefit: coffee cho 300, giao 7:30am.” Khi họ xác nhận giao, quyền lợi được đánh dấu Scheduled, không phải Done, để không ai quên còn việc trong tương lai.
Một tuần trước sự kiện, đội lọc các mục đỏ:
Góc nhìn đó cho biết đội phải đuổi gì hôm nay, thay vì phát hiện lỗi lúc in.
Hầu hết phiền toái không phải do “nhà tài trợ tệ” mà là tracker trông đầy đủ nhưng không trả lời được câu hỏi đơn giản: Ai nợ gì? Cái gì đã duyệt? Cái gì còn thiếu?
Một lỗi thường gặp là trộn facts và tasks trong cùng một ô. Ghi như “Logo đã gửi, chờ duyệt, cần hóa đơn” thì không thể lọc. Khi bạn cần biết ai đang chờ bạn hay ai đang chờ họ, tracker sẽ vô dụng.
Kẻ gây lỗi lặp lại là thiếu người chịu trách nhiệm. Nếu không ai được ghi cạnh “Theo dõi hóa đơn” hoặc “Xác nhận nhắc sân khấu”, nó thành việc của mọi người, và thường là việc của không ai.
Quyền lợi cũng bị lãng quên khi không có hạn chót. Nhà tài trợ có thể được hứa một nhắc trong newsletter, vị trí gian hàng hoặc biển hiệu, nhưng nếu không có ngày, công việc trôi nhẹ nhàng cho tới ngày in.
Hỗn loạn logo tạo ra việc làm lại phút chót nhiều hơn hầu hết đội nghĩ. Nếu bạn chấp nhận bất cứ file nào, bạn sẽ nhận screenshot, PNG nhỏ, JPEG co kéo, hoặc logo cũ. Rồi bạn phải đuổi file mới khi designer đã layout banner.
Quyền lợi cũng có thể bị đánh dấu “xong” quá sớm. “Đã đăng trên mạng xã hội” không phải bằng chứng. “Logo trên website” không phải xác nhận. Không có bằng chứng, bạn sẽ tranh cãi sau này hoặc tốn thời gian kiểm tra lại.
Cách ngăn những vấn đề này:
Ví dụ: Bạn có nhà tài trợ Hạng Vàng được hứa một nhắc slide và một gian hàng. Nếu tracker của bạn hiển thị “Hạng Vàng”, “Logo đã duyệt: Yes”, “Hóa đơn: Sent”, “Thanh toán: Pending”, “Kích thước gian hàng: Confirmed”, kèm ngày đến hạn cho slide deck, bạn có thể thấy rủi ro thật sự trong vài giây và xử lý trước khi thành khẩn cấp.
Ngày in và ngày sự kiện là lúc các khoảng trống nhỏ biến thành căng thẳng lớn. Mục tiêu đơn giản: ai cũng có thể trả lời “nhà tài trợ này trả tiền cho gì, họ được gì, và đã giao chưa?” trong vài giây.
Bắt đầu bằng tiền và chi tiết hạng. Nếu nhà tài trợ là “Gold-ish” trong inbox ai đó nhưng không có trong tracker, bạn sẽ hứa vị trí sai hoặc quên quyền lợi.
Kiểm tra nhanh:
Nếu chỉ còn thêm một bước, thêm ghi chú “print lock”: ngày cuối cùng bạn chấp nhận thay đổi logo. Không có nó, bạn sẽ nhận logo mới 12 giờ trước deadline in.
Chuẩn bị bản tóm tắt nhà tài trợ một trang dễ dùng tại chỗ. Gồm tên nhà tài trợ, hạng, ghi chú phát âm, nơi logo xuất hiện, và các khoảnh khắc trực tiếp (MC nhắc, cảm ơn trên sân khấu, vị trí gian hàng).
Ví dụ thực tế: nếu kịch bản MC có "Platinum sponsors" nhưng tracker vẫn còn hai hạng ở trạng thái pending, bạn sẽ khen quá mức nhà tài trợ chưa trả hoặc làm thiếu với nhà đã trả.
Nếu bạn xây tracker trong công cụ như Koder.ai, snapshot và rollback hữu ích trước ngày in để khóa phiên bản và tránh sửa đổi phút chót.
Thắng lợi lớn nhất không phải bảng hoàn hảo mà là quy trình bạn có thể tái dùng. Sau sự kiện, sao chép tracker, xóa dữ liệu cũ và giữ cấu trúc để lần sau bắt đầu ở mức 80% hoàn thành.
Quyết định xem spreadsheet còn đủ không. Nếu chỉ một người cập nhật và bạn không cần nhắc tự động, sheet vẫn ổn. Nếu nhiều người cập nhật, thay đổi thường xuyên, hoặc nhà tài trợ email nhiều người, bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy khó chịu. Lúc đó bạn cần phân quyền (ai sửa gì), form nhập liệu đơn giản, và nhắc nhở cho hóa đơn hoặc phê duyệt thiếu.
Chuẩn hóa cách thu thập thông tin. Một form intake ngắn ngăn những trao đổi lặp lại khi bạn nhận logo nhưng không có liên hệ thanh toán, hoặc địa chỉ lập hóa đơn nhưng không có quyền lợi. Giữ ngắn để nhà tài trợ hoàn thành.
Một workflow đơn giản và dễ quản lý:
Nếu bạn muốn thứ gì đó cấu trúc hơn spreadsheet nhưng vẫn nhẹ, bạn có thể xây app nội bộ nhỏ trong Koder.ai: danh sách nhà tài trợ, chế độ xem phê duyệt logo và bảng trạng thái hóa đơn. Nếu nhu cầu tăng, nền tảng cũng hỗ trợ xuất source code để bạn host theo cách đội bạn thích.
Lưu cả “event pack”: hạng năm trước, ngôn ngữ quyền lợi, mẫu email và mốc thời hạn. Lần sau, bạn sẽ cập nhật chứ không phải xây lại từ đầu.
Bắt đầu với những thứ có thể làm hỏng việc giao sản phẩm: tên nhà tài trợ như sẽ in, hạng và số tiền, quyền lợi đã hứa, trạng thái logo, và trạng thái hóa đơn/thanh toán. Thêm một người chịu trách nhiệm và vài mốc thời hạn để mỗi nhà tài trợ có hành động tiếp theo rõ ràng.
Dùng bất cứ khi nào một quyết định ảnh hưởng đến tiền, thiết kế hoặc công việc tại chỗ. Nếu ai đó sắp duyệt banner, xếp lịch nói trên sân khấu, hoặc gửi nhắc hóa đơn, họ nên kiểm tra tracker trước để tránh hành động dựa trên thông tin cũ.
Dùng các trạng thái ngắn, tiêu chuẩn để có thể lọc nhanh, và giữ sự khác biệt trong trường ghi chú. Tracker nên trả lời "nhà tài trợ đang ở đâu trong quy trình" trong vài giây, không phải đọc một đoạn dài mới hiểu.
Ghi quy tắc hạng riêng, nhưng lưu quyền lợi thực tế ở mức từng nhà tài trợ. Ngay cả khi cùng một hạng, nhà tài trợ vẫn có thể đàm phán thay đổi nhỏ — tracker phải hiển thị chính xác những gì họ được hưởng.
Xử lý logo như một quy trình nhỏ với trạng thái rõ ràng và lưu file đã được phê duyệt để sử dụng. Ghi định dạng và quy tắc màu nền để designer không phải đoán, và lưu ai phê duyệt và khi nào.
Chọn một luồng trạng thái hóa đơn đơn giản và gắn nó với ngày tháng, không phải cảm nhận. Ghi số hóa đơn, ngày gửi, ngày đến hạn, số tiền và ai là người chịu trách nhiệm thanh toán để ai cũng có thể follow-up mà không phải lục email.
Một quy tắc tốt là giao các quyền lợi rủi ro thấp sớm hơn và giữ các mục chi phí cao cho đến khi thanh toán được xác nhận. Ví dụ: có thể đăng logo lên website sau khi có hợp đồng ký, nhưng chỉ in biển hiệu khi hóa đơn được đánh dấu Paid.
Gán một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhà tài trợ cho hành động tiếp theo, ngay cả khi người khác cùng hỗ trợ. Không có người chịu trách nhiệm cụ thể thì follow-up sẽ bị chậm vì ai cũng nghĩ người khác lo.
Đặt ngày chốt in và công bố rồi tuân thủ nó — thay đổi phút chót là nguyên nhân gây lỗi tốn kém. Trước ngày in, quét lại các hóa đơn chưa thanh toán, logo thiếu hoặc chưa được duyệt, và bất kỳ quyền lợi nào không có người chịu trách nhiệm hoặc mốc thời hạn.
Khi có nhiều người cần cập nhật, bạn muốn phân quyền, nhắc tự động và cách tải file/duyệt dễ dàng. Một công cụ nhẹ trong Koder.ai có thể mô phỏng các cột trong spreadsheet, lưu upload và approvals, và vẫn giữ đơn giản.
