Küçük bir koleksiyon için açık durumlar, teslim alma pencereleri ve herkesin çalıştırabileceği basit bir iş akışıyla kütüphane bekletme talep listesini düzenleyin.
Bekletmeler genellikle basit başlar: birileri tezgahta bir kitap ister, bir çalışan not alır ve kitap daha sonra çekilir. Sorun şu ki "daha sonra" kestirme yolları davet eder. Bir kısa mesajla gelen istek, monitöre yapışan bir not veya "yarın için" hatırlanan bir isim, gün meşgul olana kadar işe yarar.
En büyük problemler talepler birden fazla yerde yaşadığında ortaya çıkar. Bir kişi kağıda "Sam - The Women" yazar, başka biri aynı isteği telefonda alır ve bir başkası gönüllüye "takip et" der. Tek bir gerçek kaynak yoksa kimse ne vaat edildiğini veya sıranın kimde olduğunu kesin olarak bilemez.
Küçük bir koleksiyon olsa bile sıra sorunları hızla görülür. Eğer iki kişi aynı başlığı istiyorsa, ilk kişi önce almalı. Ancak ikinci istek daha dikkat çekici olursa veya ilk istek sadece sözlü yapılmışsa sıra tersine dönebilir. Sonuçta kullanıcılar gözden kaçırılır, iki kez aranır veya geldiklerinde bekletmenin başkasına verildiğini görürler.
Düzenli bir bekletme listesi birkaç temel özellikle kendini belli eder: tek paylaşılmış bir liste, her vardiyada net sahiplik, herkes için aynı anlama gelen basit durumlar ve açık bir sonraki eylem (çek, bildirim, geri koy veya iptal).
Personel eksik olduğunda, birden fazla kişi aynı taleplere dokunduğunda, popüler başlıklar bekleme sırası oluşturduğunda veya teslimatlar belirli bir süre içinde alındığında, küçük bir kütüphane bile gerçek bir sistemden fayda görür. Bir kaçırılan arama can sıkıcıdır. Kaçırılan bekletmelerin düzenli bir hal alması insanları sürece güvenmemeye iter.
Düzenli bir bekletme sistemi her seferinde aynı birkaç detayla başlar. Bunları baştan yakalayın, sonra insan peşinde koşmaya daha az zaman harcarsınız.
Her bekletmeyi küçük bir kayıt gibi düşünün. Bir cilt, hesap tablosu veya basit bir uygulama kullanın; alanları tutarlı tutun ki herkes bir isteği saniyeler içinde anlayabilsin.
Ekleyin:
Örnek: Sam The Women (Kristin Hannah) adlı kitabı büyük puntoda tercih ediyor. Eğer standart bir kopya önce dönerse, hazır olarak işaretleyip sonra geri almakla zaman kaybetmezsiniz. Hazır tarihini ve son tarihi de kaydederseniz, personel bir sonraki kişiye tahmin yürütmeden geçebilir.
Her isteğin tek bir net durumu olduğunda listeniz sakin kalır. Çalışanlar "araştırılıyor" sözcüğünün ne demek olduğunu tahmin etmek zorunda kalırsa, liste hızla dağılır.
Durumları kısa tutun ve bir kere tanımlayın. Basit bir set:
Bunları kullanışlı kılan birkaç kural:
Herkes aynı kurallara uyduğunda bekletme listesi düzenli kalır. Amaç daha fazla evrak işi değil; meşgul olduğunuzda karar vermek zorunda kalmayı azaltmaktır.
Yeni bir gönüllünün ilk günden takip edebileceği kurallar seçin. Bunları bekletme rafının yakınında veya ciltli dosyanın içinde görünür tutun.
Karışıklığın çoğunu önleyen beş karar:
Çoğu dağınık liste problemi istisnalardan gelir. Bunların nasıl ele alınacağını önceden karar verin.
Örnek: Aynı başlık için saat 15:05 ve 15:07'de iki istek gelirse, daha önce gelen her zaman ilk sırada kalır. Kitap döndüğünde ilk bekletmeyi Hazır olarak işaretleyin, son tarihi belirleyin ve kitabı listede aynı sırada bekletme rafına yerleştirin.
Düzenli bir bekletme süreci çoğunlukla aynı küçük eylemleri aynı sırayla yapmakla ilgilidir.
Adım 1: İsteği hemen ekleyin. Kullanıcı oradayken (veya mesaj geldiğinde) yazın. Bu, "başkasının eklediğini sanmıştım" boşluklarını engeller.
Temel bilgileri yakalayın: kullanıcı adı ve en iyi iletişim yöntemi, tam başlık ve yazar, istek tarihi ve format gereksinimleri veya kabul edilebilir alternatifler.
Adım 2: Ayrıntıları ve alternatifleri onaylayın. Kullanıcı "herhangi bir baskı uygundur" diyorsa bunu yazın. Sadece belli bir baskı veya format istiyorsa bunu da not edin.
Adım 3: Zaman damgası ekleyin ve başlangıç durumunu ayarlayın. Birden fazla kişinin aynı kitabı istediği durumlarda liste adil kalması için varsayılan olarak İstendi kullanın.
Adım 4: Programlı olarak çekin, sonra güncelleyin. Tutarlı bir zaman seçin (ör. sabah ilk iş). İade sepetini ve rafları kontrol edin. Bulamazsanız durumu koruyun ama "1/21 kontrol edildi" gibi kısa bir not ekleyin.
Adım 5: Bulunduğunda, Hazır olarak işaretleyin ve son tarihi belirleyin. Kitabı bekletme rafına eşleşen bir slip ile koyun. Sadece etiketli ve yerleştirildiğinde Hazır olarak işaretleyin.
Adım 6: Kapatın. Alındığında Teslim Alındı olarak işaretleyin ve tarihi kaydedin. Son tarih geçerse Süresi Doldu olarak işaretleyin ve bir sonraki kişiye geçin.
Sistem sadece liste ile raf aynı şeyi söylediğinde düzenliymiş gibi hissedilir. Kullanıcının adı iki yerde farklı görünüyorsa veya bir kopya gevşek etiketlendiyse personel her şeyi çift kontrol etmek zorunda kalır.
Tek bir raf etiket formatı seçin ve her seferinde kullanın. Herkes bir etiketi okuyup ilgili satırı hızlıca bulabilmeli.
Karışıklığı önleyen etiket kuralları:
Rafların karıştığı yer: aynı kullanıcı için birden fazla öğe. En temiz yaklaşım, aynı kişinin üç bekletmesi olsa bile öğe başına bir satırdır. Her fiziksel öğenin tam olarak bir eş satırı olur ve Hazır olarak öğe bazında işaretlenir.
Seri bekletmeleri de bir kurala ihtiyaç duyar. Ya "sonraki uygun" kabul edilir ya da belirli cilt numarası istenir. Personelin tahmin etmesine izin vermeyin.
Öğe hala ödünçteyse beklenen iade tarihini ve yeniden kontrol tarihini ekleyin ("Due 2/10, recheck 2/11"). Gecikirse giriş güncellenmeli ki herkes güncel durumu görsün.
Devir teslimler için vardiya sonunda kısa bir not yeterlidir: hangi kitapların çekildiği ve etiketlendiği, hangi kullanıcıların bilgilendirildiği, neyin yeniden kontrol edileceği ve neyin süresinin dolduğu.
Çoğu bekletme listesi problemi araçla ilgili değil. Küçük istisnalar birikince sorun çıkar.
Yaygın bir hata durumu tarihsiz değiştirmektir. Hazır tek başına yararsızdır. Hazır (Jan 21) size ne kadar beklediğini ve teslim alma penceresinin ne zaman sona ereceğini söyler.
Diğer sürtüşme yaratan hatalar:
İki listenin birbirinden uzaklaşması başka klasik bir sorundur: bir tanesi danışmada, diğeri arka odada. Tek bir gerçek kaynağı koruyun.
Örnek: Bir kullanıcı hiç aranmadığını söylüyor. Eğer girdiniz sadece Hazır ise tarih ve son tarih yoksa bunun dün mü yoksa üç hafta önce mi hazırlandığını anlayamazsınız. Eğer girdide Hazır Jan 10, son tarih Jan 17, SMS ile bilgilendirildi Jan 10 yazıyorsa cevap ve bir sonraki adım açık olur.
Küçük bir bekletme sistemi, her gün aynı zamanda yapılan birkaç kontrolde düzenli kalır. Bunlar daha fazla iş yapmakla ilgili değildir. Sürelerin kaçmasını, sıranın bozulmasını ve bilgilendirilmeyen kullanıcıların birikmesini engeller.
Bugün şikayet yaratabilecek şeylere odaklanın: süresi dolan bekletmeler ve hiç bilgilendirilmeyen kişiler.
Bir satırlık not ("voicemail bırakıldı 1/21") tekrar aramaları ve tahmin işini önler.
Haftada bir listeyi temizleyin ki geçmiş bir tarihçe kitabına dönüşmesin.
Kütüphanenizde popüler yeni bir romanın tek kopyası var. Bir hafta içinde üç kişi ister: Kullanıcı #1 (Pzt), Kullanıcı #2 (Çar), Kullanıcı #3 (Cum). Hepsini istek zamanına göre sıralı tek listede tutarsınız.
Cumartesi kitap iade olur. Kullanıcı #1 için Hazır işaretlersiniz, son tarihi belirlersiniz, onları bilgilendirirsiniz ve kitap net bir etiketle bekletme rafına konur. Kullanıcı #2 ve #3 İstendi olarak kalır.
Eğer Kullanıcı #1 gelmezse, o bekletmeyi tarih ile Süresi Doldu olarak işaretlersiniz. Sonra aynı fiziksel kitabı Kullanıcı #2 için Hazır yapar, yeni bir son tarih belirlersiniz, bildirirsiniz ve etiketi güncellersiniz. Kullanıcı #3 yerinde kalır.
Anahtar nokta basit: tek kopya aynı anda sadece bir kişi için Hazır olur ve her değişiklik zaman damgası alır.
Temel işler stabil olduğunda, iş akışını değiştirmeden sürtünmeyi azaltın.
Tek bir teslim alma noktası, küçük bir ekip ve çok sayıda aktif bekletme yoksa bir hesap tablosu genellikle yeterlidir. Birden fazla kişi günlük olarak listeyi güncelliyorsa, çoğaltmalar yaygınsa veya geçmiş takibi gerekiyorsa hafifçe bir araç yardımcı olur.
En iyi yükseltmeler kasıtlı olarak sıkıcıdır: yeni istekler için şablonlar, açılır durumlar, otomatik teslim alma son tarihleri ve net bir kuralı olan not alanı (sadece istisnalar, konuşmalar değil).
Basit bir özel araç istiyorsanız, Koder.ai (koder.ai) alanlarınızı ve durumlarınızı sohbetle tanımlayarak küçük bir dahili izleyici oluşturmanıza yardımcı olabilir; anlık görüntüler ve geri alma ile güvenli şekilde yineleyin. İş akışınız kadar küçük tutun: tek bir liste, birkaç durum, net son tarihler.
Herkesin tek kaynak olarak kabul ettiği paylaşılan bir liste kullanın. Gelen her isteği aynı gün kaydedin, zaman damgası ekleyin; sözlü hafızaya veya yapışkan notlara güvenmeyin.
Kullanıcının tam adını ve ulaşılabilecek en iyi yöntemi, tam başlık ve yazarı, önemliyse istenen formatı ve istek tarihini (sık tekrar varsa saati) kaydedin. Durumla birlikte durum tarihini ekleyin ki herkes ne olduğunu ve ne zaman olduğunu hemen anlayabilsin.
Kayıtlı zaman damgasına göre ilk gelen ilk hizmet alır kuralını varsayın. Zaman yoksa, tutarlılık için bundan sonra tutarlı bir kayıt yöntemi ekleyin ve o anda “elle adalet” kararlarından kaçının.
Durumları az ve açık tutun ki yanlış anlaşılmaları zorlaştırın. Pratik bir set: İstendi, Araştırılıyor, Hazır, Teslim Alındı ve Süresi Doldu/İptal Edildi; durumu her değiştirdiğinizde tarih ekleyin.
Öğenin fiziksel olarak bekletme rafında etiketlenip yerleştirildiği ve kullanıcıya haber verildiği zaman yalnızca Hazır olarak işaretleyin. Bu adımlardan biri eksikse İstendi veya Araştırılıyor olarak bırakın ve kısa bir not ekleyin.
Net bir teslim alma penceresi belirleyin ve personelin görebileceği bir yere yazın. Süre dolduğunda bekletmeyi süresi dolmuş olarak işaretleyin, tekrar rafta yerine koyun veya bir sonraki kişiye aktarın ve tarihe kaydedin ki sonraki vardiya tahmin etmesin.
Sürekli rastgele arama yerine hızlı, programlı çekimler yapın. İki hızlı kontrolden sonra bulamıyorsanız öğrendiklerinizi (ör. “ödünçte, iade tarihi”) not edin ve Araştırılıyor durumuna bir yeniden kontrol tarihi koyun ki bekleme çıkmaz olmasın.
Raf etiketinin listedeki isimle tam eşleşmesini sağlayın; aynı isim formatını kullanın ve bir teslim alma tarihini ekleyin. Her fiziksel öğe listede bir satıra karşılık gelmeli, böylece personel eşleştirmeyi saniyeler içinde doğrulayabilir.
Her öğe için ayrı bir satır yazın, aynı kişi için bile olsa. Bu, kısmi teslimlerin kaydı karıştırmasını önler ve hangi öğelerin hazır olup hangilerinin hala istendiğini net gösterir.
Tek bir teslim alma noktası ve küçük bir ekip güvenilir şekilde yönetebiliyorsa önce bir paylaşılan hesap tablosu veya ciltli dosya ile başlayın. Çoğaltmalar, günlük düzenlemeler ve geçmiş takibi zorlaşınca basit bir araca geçin; özel bir şey isterseniz Koder.ai, tam alanlarınızı, durumlarınızı ve son tarihlerinizi belirleyip gereksiz büyütmeden küçük bir dahili izleyici oluşturmanıza yardımcı olabilir.
