Onaylar, otomatik karşılama mesajları ve ekibinizin yönetebileceği basit bir iş akışıyla topluluk etkinliğiniz için bir satıcı başvuru formu oluşturun.
Eğer satıcı kayıtlarını e-posta ile topladıysanız, bunun ne kadar hızlı karıştığını bilirsiniz. Bir satıcı PDF menü gönderir, bir diğeri telefon numarasını unutur, birisi aynı yazışmada üç soru sorar ve hâlâ stant boyutu, elektrik ihtiyacı veya ne sattıkları gibi temel bilgiler eksiktir.
Sonuç tahmin edilebilir: yavaş kararlar, garip takipler ve stresli gönüllüler. Zamanınızı en iyi satıcı karışımını seçmek yerine, eksik detayları aramakla geçirirsiniz.
Onaylı, basit bir satıcı başvuru formu bu sorunu çözer; mesaj yığını yerine net, tekrarlanabilir bir yol sunar. Satıcılar bir kez başvurur ve ihtiyacınız olan gerçek detayları verir. Bir inceleyici onaylar veya reddeder. Kabul edilen satıcılar sonraki adımları içeren otomatik bir karşılama mesajı alır. Ekibiniz de her zaman yenileri, bekleyenleri ve onaylananları görebilir.
Bu aynı anda üç gruba yardımcı olur. Organizasyon ekibi etkinlik gününde daha az sürprizle karşılaşır. Gönüllüler gelen başvuruları gelen kutulara bakmadan incelemeye yardımcı olabilir. Satıcılar hızlı bir evet veya hayır ve net talimatlar aldıkları için etkinliğin iyi yönetildiğini hisseder.
Beklentileri gerçekçi tutun. Önce işe yarayan en basit sürümle başlayın, sonra ihtiyaca göre ekleyin (ödeme, stant numaraları, hatırlatmalar, sertifikalar). Amaç mükemmel bir sistem değil; her seferinde aynı şekilde işleyen sakin, tutarlı bir süreçtir.
Tam bir geliştirici projesi olmadan böyle bir şey kurmak isterseniz, Koder.ai (koder.ai) üzerinde sohbetle oluşturulan bir uygulama formu, onay ekranı ve otomatik mesajları tek bir yerde tutabilir.
İyi bir satıcı başvuru süreci, her seferinde gerçekleşen birkaç adımdan ibarettir: satıcı başvurur, biri karar verir ve satıcıya net bir sonraki adım bildirilir. Sistem çalıştığında e-posta zincirlerinde detay peşinde koşmayı bırakırsınız ve kimlerin onaylandığını her zaman bilirsiniz.
Çoğu topluluk etkinliği aynı temel aşamalara ihtiyaç duyar:
Roller basit kalır. Satıcı formu doldurur ve düzeltme isterseniz yanıt verir. Bir inceleyici (çoğunlukla bir gönüllü veya koordinatör) ilk kontrolden sorumludur ve sorunları işaretler. Yer lideri, sınırlı kontenjan veya kategori sınırları olduğunda nihai kararı verir (örneğin, artık mum stantlarına ihtiyaç yoksa).
Otomatik karşılama mesajı şu anlama gelir: bir satıcıyı kabul olarak işaretlediğiniz anda, elle göndermenize gerek kalmadan önceden yazılmış bir e-posta veya mesaj otomatik gönderilir. İçeriğinde temel bilgiler (tarih, konum, kurallar) ve kısa bir yapılacaklar kontrol listesi olmalıdır.
Etkinlik günü için başvuru ile aynı yerde birkaç detayı izleyin: stant boyutu veya konum numarası, güç ihtiyaçları, araç erişimi, varış ve kurulum zamanı ile özel notlar (örneğin, “çadır için köşe gerekiyor”).
İyi bir satıcı başvuru formu, adil bir karar vermek ve düzeni planlamak için yeterince bilgi toplar; 20 dakikalık bir testte çevirmemeli. Üç kategoride düşünün: kim oldukları, sahada neye ihtiyaç duydukları ve neye razı oldukları.
Hızlıca iletişime geçebilmeniz ve başvuranları türüne göre sıralayabilmeniz için temel bilgileri önden alın.
Bu set büyük soruları cevaplar: onlara ulaşabilir misiniz, etkinliğinize uyar mı ve fiziksel olarak yerleştirebilir misiniz?
Sonradan yazışmayı önleyecek birkaç etkinlik günü sorusu ekleyin. Yükleme tercih aralığını ve araç bilgilerini (araba, minibüs, römork) isteyin ki varışları planlayabilesiniz. Erişilebilirlik ihtiyaçlarını (onlar veya kurulumları için) ekleyin ki uygun bir yer atayabilesiniz.
Ücretler için belirsiz “ödendi?” kutularından kaçının. Açık bir durum alanı kullanın (ödenmedi, sonra ödeyecek, ödendi) ve fatura veya işlem referansını yapıştırmak için bir alan ekleyin. Ardından kısa bir iade hatırlatıcısı ekleyin ki kimse şaşırmasın.
Son olarak, setup ve teardown saatleri, güvenlik ve yangın yolları, gürültü limitleri ve geç gelince ne olacağı gibi sık unutulan kuralları kapsayan bir onay kutusu ekleyin. Eğer aracınız destekliyorsa, onay zaman damgasını saklamak ve kabul mesajına kuralların özetini eklemek anlaşmazlıkları azaltır.
İyi bir onay süreci satıcılar için adil, sizin içinse kolay hissettirmeli. Amaç, her seferinde aynı kararı aynı şekilde almak ve uzun e-posta zincirlerinden kaçınmaktır.
Başvuruları açmadan önce “evet” ne demek yazın. Pratik tutun: bu satıcı etkinliğe uyuyor mu, insanları güvende tutuyor mu ve pazarı dengede tutuyor mu?
Kolay savunulabilir yaygın kriterler:
Durumlar karışıklığı önler ve güncellemeleri öngörülebilir kılar. Basit bir set iyi işler: New, Needs info, Accepted, Waitlist, Rejected. “Needs info” önemlidir çünkü birçok iyi satıcı eksik bilgi ile başvurur.
Rolleri erken atayın. Bir kişi ilk geçişi yapabilir (tamlık ve temel uygunluk). Nihai kararı vermek için bir kişi olmalı ki karışık mesajlar çıkmasın. Birden fazla inceleyiciniz varsa beraberlik durumuna ne yapılacağına karar verin (örneğin, yer lideri karar verir).
Gerçekçi bir yanıt süresi belirleyin, örneğin “5 iş günü içinde yanıt veriyoruz.” Çok soru bekliyorsanız, soruların nereye gitmesini (tek bir gelen kutusu, tek bir kişi) ve cevapların birkaç kaydedilmiş yanıtla tutarlı olmasını sağlayın.
Önceden uç durumları planlayın:
Kabul ettikten hemen sonra karşılama mesajını gönderin, başvurdukları anda değil. Amaç, sık sorulan soruları cevaplayarak soruları azaltmak ve bir sonraki adımı net biçimde vermektir.
İyi bir otomatik karşılama mesajı mini bir tek sayfalık rehber gibidir. Sadece gelmeden hazırlanmak için gerekenleri koyun:
Kısa tutun. İnsanların atlamaması gereken birkaç şeyi vurgulayın ve veremeyeceğiniz sözler vermeyin. “Sizi benzer satıcıların yanına yerleştirmeye çalışacağız” diyebilirsiniz; “Girişin hemen yanında olacaksınız” gibi kesin vaatlerden kaçının. Güç için yalnızca gerçekten ayrılmış bir priz varsa onay verin.
Accepted ve Needs info gibi durumları destekliyorsanız, tonun net kalması için iki ayrı şablon yazın.
Subject: You’re accepted for {EventName} - next step inside
Hi {VendorName},
You’re confirmed for {EventName} on {EventDate}.
Key details:
- Load-in: {LoadInWindow} at {LoadInLocation}
- Booth: {BoothSize}. Bring {WhatToBringShort}
- Parking: {ParkingNotes}
- Rules: {TopRules}
Next step (today): reply with {OneRequiredItem} by {Deadline}.
Day-of contact: {ContactName}, {ContactPhone}
Thanks,
{OrganizerName}
"Needs info" için doğrudan ve spesifik olun: “Başvurunuzu onaylayamıyoruz. Lütfen {MissingItem} gönderin.” Tek cümle uzun yazışmaları önler.
Ekranla değil kağıtla başlayın. Aşamalarınızı ve durumlarınızı düz kelimelerle yazın ki sonra yeniden inşa etmeye çalışmayasınız. Basit tutun: New, Needs info, Accepted, Rejected. "Accepted"ın etkinliğiniz için gerçekten ne anlama geldiğini (ödenmiş, tarih onaylı veya sadece onaylı) bir notla belirtin.
Sonra formu oluşturun. Alanları “zorunlu” ve “iyi olur” olarak ayırın. Zorunlu alanlar hızlı karar vermenize yardımcı olmalı (işletme adı, iletişim, ne sattıkları, gerekliyse izinler). İsteğe bağlı alanlar yerleştirmeyi kolaylaştırabilir (stant boyutu, güç ihtiyacı, sosyal hesap, ekstra fotoğraflar). Bu, ciddi satıcıların formu yarıda bırakmasını engeller.
Ardından inceleyici görünümünü oluşturun; karar verici bilgileri bir bakışta gösterin. Amaç, kategori, kurulum ihtiyaçları, eksik bir şey olup olmadığı ve notların tek ekranda taranabilmesidir.
Genelde bir öğleden sonrayı alan sıkı kurulum adımları:
"Request more info" atlamayın. Birisi eki unuttuğunda veya kurulumunu açıklamadığında gereksiz reddetmeleri engeller.
Son olarak, baştan sona bir sahte satıcı ile test edin. Bir başvuru gönderin, inceleyici olarak açın, her kararı tıklayın ve doğru mesajın gönderildiğini onaylayın. Durumun doğru değiştiğini ve aramada kalabildiğini kontrol edin. Testte kafa karışıklığı varsa, satıcılar da aynı hisse kapılacaktır.
Düzenli kalmanın en kolay yolu, satıcı bilgilerini tek bir yerde saklamaktır ve hiçbir zaman bölünmesine izin vermemektir. Bu basit bir veritabanı tablosu (veya hafif bir iç uygulama) olabilir; her başvuruyu, her kararı ve en son durumu saklayan tek kaynak olmalıdır. Satıcı başvuru formu doğrudan bu doğruluk kaynağına yazmalı ki e-postalar, DM'ler ve birçok tablo peşinizde koşmasın.
Kopyala-yapıştır işleri genelde form, inceleme notları ve nihai listenin farklı araçlarda olmasından çıkar. Onaylar başvuruların saklandığı aynı yerde olursa, duruma göre sıralayabilir (New, Needs info, Accepted, Waitlist, Rejected) ve nihai satıcı listesini tek adımda dışa aktarabilirsiniz.
Küçük bir denetim izi, satıcılar soru sorduğunda veya bir sonraki etkinliği planlarken sizi kurtarır.
Eğer devamlı yazışma bekliyorsanız “Son iletişim” alanı ekleyin. Bu tek alan tekrar eden e-postaları azaltır.
İzinleri temel tutun. Çoğu kişi sadece görüntüleme iznine ihtiyaç duyar.
Veri gizliliği için sadece gerçekten gerekeni toplayın. Çek gönderiyorsanız banka bilgisi isteyin; sadece gün içinde SMS ile güncelleme yapacaksanız iki telefon numarası yerine bir tercih edilen numara isteyin.
Çoğu satıcı iş akışı birkaç basit sebepten başarısız olur: form çok ağırdır, kurallar belirsizdir veya takipler özensizdir. Birkaç yaygın hatayı düzelterek saatlerce sürecek e-postalardan ve son dakika iptallerinden kurtulabilirsiniz.
Satıcı başvuru formu hızlı hissettirmeli, vergi beyannamesi gibi olmamalı. Tam menü, stant fotoğrafları, sigorta belgeleri ve tüm sosyal hesapları başta sorarsanız birçok iyi satıcı yarıda bırakır.
İlk adımı karar vermek için gerekenle sınırlayın. Kabul edilirse ekstra detayları sonra toplayın.
Çok erken evet demek kolaydır, sonra stant yerlerinin, prizlerin tükendiğini veya zaten beş mum satıcısı kabul ettiğinizi fark edersiniz.
Her onaydan önce kontrol edin:
Sadece “yeni” ve “kabul edildi” durumunuz varsa hızla kontrolü kaybedersiniz. Açık durum isimleri eylemde hız kazandırır ve tutarlı yanıtlar sağlar.
Basit etiketler kullanın: Received, Needs info, Under review, Accepted, Waitlisted, Declined.
Bekleme listesindeki satıcılar dürüstlük ve zaman çizelgesi ister. Kabul edilen satıcılar ise sonraki adımları ve bir son tarihi bilmelidir. Her ikisine de aynı notu gönderirseniz insanlar kafası karışır veya ayrılır.
Bazı satıcılar mesaja daha hızlı cevap verir, bazıları sadece e-posta kontrol eder. Mümkünse ikisini de isteyin ve “tercih edilen iletişim yöntemi” alanı ekleyin ki acil sorular gözden kaçmasın.
Satıcı başvuru formunuzu paylaşmadan önce kısa bir kontrol yapın; bu sonradan saatlerce süren işleri önler. Her satıcı aynı temel bilgileri versin, her inceleyici kararları aynı şekilde versin ve kabul edilen satıcılar ekstra e-postalar olmadan net bir sonraki adım alsın.
Bu kısa kontrol listesi, satıcıları bir harita üzerinde, bir programda ve stant sayımında gerçekten yerleştirebilmenizi sağlar.
Form sağlam olduğunda, karar dilini kilitleyin. En çok takip gerektiren sorun genelde kafa karıştırıcı durum adlarıdır.
Bir satıcı ve bir organizatör gibi akışı test edin.
Gerçekçi bir test kullanın (örneğin: “Sunny Scoops Ice Cream, 10x10 stant, bir priz gerekli”). Bu sorunsuz işlerse başvuruları açmaya hazırsınız.
Bir gönüllü ekip, 40 stantlık Cumartesi pazarını yönetiyor. Çeşitlilik istiyorlar (18 mum tezgahı olmasın) ve hafta içi akşamları e-posta peşinde koşmak istemiyorlar. Bu yüzden başvuruları tek bir inceleme sayfasına aktaran basit bir satıcı başvuru formu kullanıyorlar.
Bir satıcı beş dakika içinde başvurur: işletme adı, iletişim bilgileri, kategori, ürün fotoğrafları, güç ihtiyacı, stant boyutu ve varsa izinleri. Organizasyon ekibi her seferinde aynı alanların olduğu temiz bir özet, not kutusu ve net bir durum görür.
Başvurular geldiğinde organizatör üç karardan birini verir:
Kabul edilen satıcılar hemen otomatik bir karşılama mesajı alır. İçeriğinde gelmek için gerekenler: stant numarası (veya atamanın yapılacağı), yükleme aralığı, park kuralları, güç durumu, getirilmesi gerekenler ve ücreti nasıl ödeyecekleri bulunur. Beklemedeki satıcılara kategori kotası ve ne zaman haber verileceğini açıklayan kısa bir not gider.
Etkinlik sabahı, organizatör nihai listeyi açar ve bunu çalışan bir kontrol listesi gibi kullanır: kim bekleniyor, herkesin ne sattığı, stant boyutu ve güç isteği. Birisi son anda iptal ederse ekip bekleme listesini kategoriye göre sıralayıp hızlıca kabul gönderebilir.
Hızlı kazanç, üç işi iyi yapan basit bir satıcı başvuru formu başlatmaktır: başvuruları toplamak, net bir inceleme ekranı göstermek ve birini onayladığınız anda onay mesajı göndermek. Bir etkinliği bununla yönetebilirseniz, çalışan bir sisteminiz olur.
Sorumluyu baştan belirleyin. Bir kişi başvuruları incelemekten, reddetmeleri göndermekten ve soruları yanıtlamaktan sorumlu olmalı; diğerleri yardımcı olsa bile.
Başvuruları açmadan önce iki sahte satıcıyla test yapın (biri kabul, biri reddedilmiş). Eksik alanları, kafa karıştıran ifadeleri ve zamanlama sorunlarını yakalamanıza yardımcı olur.
Hızlı başlatma kontrol listesi:
Koder.ai üzerinde sohbetle iş akışınızı tarif ederek uygulama sayfası, yönetici onay ekranı ve karara bağlı otomatik mesajlarla küçük bir web uygulaması oluşturabilirsiniz.
İlk etkinlikten sonra sadece gerçekten problem yaratanları ekleyin. Yaygın yükseltmeler:
Daha ciddiye almaya hazır olduğunuzda kaynak kodu dışa aktarabilir, barındırmaya geçebilir ve özel bir alan adı kullanabilirsiniz. Etkinlik günü kısa bir not dokümanı tutun, sonra her şey taze iken bir hafta içinde küçük bir iyileştirme yapın.
E-posta zincirleri eksik bilgileri gizler ve hangi başvurunun beklemede ya da onaylandığını görmek zorlaştırır. Bir form artı basit bir onay durumu, her başvuruyu tutarlı hale getirir, kararları hızlandırır ve satıcılara sonraki adımları otomatik olarak gönderir.
Basitçe dört durumla başlayın: New, Needs info, Accepted ve Declined. Kategori sınırlarına sıkça takılıyorsanız veya yer sıkıntısı yaşıyorsanız sadece o zaman Waitlist ekleyin; bu, iyi satıcıları erken reddetmenizi engeller.
İletişim bilgileri, ne sattıkları (kategori) ve yerleşimi etkileyen site üzerindeki kısıtlamalar gerçekten gerekli olmalı. Pratikte bu; işletme adı, iletişim adı, e-posta veya telefon, kategori, stant boyutu ve güç ihtiyacıdır. İzinler/sigorta yalnızca etkinliğiniz gerçekten gerektiriyorsa istenmelidir.
Fotoğrafları, tam menüleri ve fazladan evrak işlerini başta isteğe bağlı tutun. Karar vermek için gerekli minimumu sorun; kabul edildikten sonra ek bilgileri isteyin, böylece güçlü adayları formda kaybetmezsiniz.
Uygulamalar açılmadan önce “evet” kriterlerinizi yazın ve her seferinde aynı şekilde uygulayın. Genelde basit tutun: hedef kitleyle uyum, güvenlik/uyumluluk, kategoriler arasında denge ve satıcının alan/güç ihtiyaçlarının mekâna uygunluğu.
Bir satıcıyı Accepted olarak işaretledikten hemen sonra gönderin; formu gönderdiklerinde değil. Bu zamanlama karışıklığı önler, takip sorularını azaltır ve mesajı onay niteliğinde hissettirir.
Satıcının hazırlanması için gereken tek şeyi koyun: tarih ve yer, yükleme zamanı aralığı, park talimatları, temel stant kuralları, getirmesi gerekenler ve etkinlik günü için bir iletişim kişisi. Bir sonraki adımı ve bir son tarihi belirtin, böylece uzun yazışmalar başlamasın.
Use Needs info durumu ve tek, sıkı bir soru seti ile yanıt isteyin; sonra cevap gelene kadar bekleyin. Bu, sonsuz yazışmaları önler ve sadece bir ek belge unutulduğunda iyi satıcıları reddetmekten kurtarır.
Bir Waitlist durumu kullanın ve neden orada olduklarını dürüstçe söyleyin (kategori kotası veya sınırlı prizler gibi). Gerçekçi bir bekleme süresi veya karar penceresi verin ki satıcılar ne bekleyeceklerini bilsinler.
İşleyen bir sürüm oluşturun: başvuru formu, onay ekranı ve karara bağlı mesajlar. Koder.ai üzerinde sohbetle akışı tarif ederek, başvuruları saklayan, durumları destekleyen ve inceleyiciler ile düzenleyiciler için her şeyi tek yerde tutan bir küçük uygulama oluşturabilirsiniz.