09 Oca 2026·6 dk
Güzellik hizmetleri için dijital onay formu: imza + onay kutuları
Güzellik hizmetleri için imza, basit evet-hayır soruları ve her müşteri kaydında güvenli saklama ile dijital onay formu oluşturun.
Güzellik hizmetleri için imza, basit evet-hayır soruları ve her müşteri kaydında güvenli saklama ile dijital onay formu oluşturun.
Güzellik hizmetleri için dijital onay formu basit ama kritik bir sorunu çözer: bir işlemi yapmadan önce açık izin almanız gerekir ve sonradan müşterinin neyi kabul ettiğini kanıtlayabilmelisiniz.
Çoğu salon harika işler yapar ama onay kağıtta kaldığında işler karışır. Sayfalar kaybolur. El yazısı zor okunur. Müşteri bir kutuyu işaretler ama bunu ne zaman yaptığına ya da soruyu anlayıp anlamadığına dair bir kanıt yoktur. Sonradan biri "Buna hiç onay vermedim" ya da "Hamileyim / ilaç kullanıyorum dedim" derse, kâğıt üzerinde cevap vermek zorlaşır.
Dijital formlar ayrıca ön bürodaki sürtüşmeyi azaltır. Aynı soruları tekrar tekrar açıklamak, baş harfleri kovalamak ve bilgileri başka bir sisteme yeniden girmek yerine müşteri bir kere cevap verir ve bilgiler ihtiyaç duyulan yere gider. Bu, daha az gecikme, daha az aceleyle yapılan konuşma ve iki kez yazmaktan kaynaklanan daha az hata demektir.
Çoğu güzellik işletmesinin asgari ihtiyacı açık bir kurulumdur: imza alanı (tablet, fare veya telefonda parmakla), yaygın risk faktörleri ve politikalar için birkaç evet/hayır onay kutusu, müşteri kaydına otomatik kaydetme ve onayın hangi personele ve hangi hizmete bağlandığını gösteren zaman damgası.
İyi yapıldığında onay, evrak işi gibi hissettirmekten çıkar ve iki taraf için de bir güven ağı gibi davranır. Müşteriler bilgilendirilmiş hisseder, ekibiniz ise neyin bildirildiğini ve kabul edildiğini gösteren temiz bir kayda sahip olur.
İyi bir onay formu kısa, uygulamaya özgü ve check-in sırasında kolayca doldurulabilir olmalıdır. Amaç basit: neyin kabul edildiğini tam olarak yakalamak ve hizmeti uygulayıp uygulamayacağınızı değiştiren sağlık kontrollerini kaydetmek.
Önce müşteriyi ve randevuyu tanımlayan temel bilgileri koyun: müşteri adı ve en az bir iletişim yöntemi (telefon veya e-posta), hizmet adı ve bölgesi (örneğin "kimyasal peeling - yüz" veya "ağda - bikini"), teknisyen adı (veya personel ID'si) ve hizmet tarih/saat. Yaş sınırı veya güvenlik için gerçekten gerekmedikçe doğum tarihini toplamayın. Takip gerektiren durumlar için küçük bir not alanı ekleyin.
Sonra riskler ve sonrası bakım için kısa, sade bir açıklama ekleyin. Müşterinin karar vermesi için bilmesi gerekenleri ve sonrasında ne yapması gerektiğini vurgulayın. Bir ya da iki kısa paragraf genelde yeterlidir; ardından şu gibi basit bir onay ekleyin: "Olası yan etkileri anlıyorum ve bakım talimatlarına uymayı kabul ediyorum."
Ardından kontrendikasyonları işaretleyecek evet/hayır sorularını ekleyin. Bunlar belirsiz değil, spesifik olmalı. Salon ve spada sıkça karşılaşılan örnekler:
Son olarak elektronik imza alanı ve otomatik tarih/saat kaydını ekleyin. Mümkünse kimin topladığını (personel) ve müşterinin hangi form sürümünü imzaladığını da kaydedin ki ileride ne gördüklerini kesin olarak gösterebilesiniz.
İyi onay kutuları kolay hissettirir. Müşteri bir kez okur, "Evet"in ne anlama geldiğini bilir ve ön büroyu tercüme etmeye gerek kalmadan cevap verebilir.
Her evet/hayır maddesini tek bir net fikirle sınırlayın. İki düşünce gerekiyorsa iki soru yapın. Örneğin "Hamileyim ya da emziriyorum ve alerjim var" demek yerine bunu iki ayrı soruya bölün ki müşteri dürüstçe yanıt verebilsin.
Gerçek hayatta kullanılan basit kelimeleri tercih edin. Tıbbi terimler veya uzun hukuki cümlelerden kaçının; doğru olabilir ama müşteriler atlayıp geçer. Bir durumu belirtmeniz gerekirse ne demek istediğinizi açıkça söyleyin (örneğin "reçeteli akne ilacı kullanıyorum") ve kısa tutun.
Zorunlu ile isteğe bağlı farkı önemlidir. Sadece bugün hizmeti yapıp yapmamayı belirleyecek maddeleri zorunlu yapın. Diğerleri isteğe bağlı olabilir, böylece form sorguya dönüşmez.
Formu sıkı tutmanın basit bir yolu da koşullu takiplerdir: müşteri "Evet" seçtiğinde yalnızca o zaman küçük bir "Lütfen açıklayın" metin kutusu gösterin. Bu, sayfayı çoğu kişi için temiz tutar ama bir şey ciddi görünüyorsa detay almanızı sağlar.
Ayrıca intake'i sonlandırmanın açık bir yolunu ekleyin. "Bugün bu hizmete devam etmek istemiyorum" gibi bir onay kutusu (veya "Reddet" düğmesi) müşterinin sıkışmış hissetmesini engeller ve personelinize saygılı bir çıkış yolu verir.
Birçok hizmet için işe yarayan küçük bir desen:
Müşteri reaksiyon sorusuna "Evet" derse kısa bir istem gösterin: "Ne oldu ve ne zaman?" Yanıt kutusunu küçük tutun ki uzun hikayeler değil, kilit bilgiler gelsin.
En iyi onay iş akışı, yoğun olduğunda ekibinizin gerçekten kullanacağı iş akışıdır. Daha az el değiştirme, daha az "sonra hallederiz" anı ve imzalı formun müşteri kaydında kaldığı net bir yer hedefleyin.
Müşterilerin çoğu masada check-in yapıyorsa, tablette yüz yüze almak zorlayıcıdır. Hizmeti onaylayabilir, soruları yanıtlayabilir ve imzayı ve onay kutularını tek bir akışta alabilirsiniz.
Uzun süren hizmetler veya daha yüksek riskli uygulamalar için randevudan önce bir bağlantı göndermek check-in’deki baskıyı azaltır. Müşteriler evde dikkatlice okuyabilir ve ön büro sadece tamamlandığını doğrular.
Bekleme alanında bir self-servis kiosk, sürekli gelen müşteriler veya birden fazla personel olduğunda hız kazandırabilir. Ancak yine de kimlik doğrulaması ve doğru müşterinin imzaladığını teyit edecek biri olmalı.
Aşırı düşünmek yerine, gerçekliğinize uyan bir varsayılan seçin: masada desk kontrolündeyse check-in’de tablet, randevu öncesi online gönderme önceden rezervasyon yapıldığında, kiosk ise alan ve gözetim varsa.
Geri gelen müşteriler için hiçbir şey değişmediyse her ziyarette yeniden imza almayın. Bunun yerine önceki onayı gösterin ve ana maddeleri doğrulamalarını isteyin (örneğin "Yeni alerjiler veya ilaçlar var mı?") ve yalnızca gerektiğinde yeniden imza alın.
Yeni hizmet türü (örneğin sadece yüz bakımı yapılırken şimdi kimyasal peeling isteği), belirlediğiniz zaman aralığının dolması (genelde 6–12 ay), sağlık bilgisindeki değişiklikler (hamilelik, yeni ilaç, yakın zamanda reaksiyon) veya formun metinlerinde yapılan güncelleme olduğunda yeni onay isteyin.
Ne zaman onay gerektiği konusunda net olarak başlayın. Dijital onay formu, bir tedavi daha yüksek risk taşıyorsa, kontrendikasyonları varsa veya kayda almak istediğiniz bakım kuralları varsa en çok işe yarar.
İlk olarak, salonunuzda hangi hizmetlerin onay gerektirdiğini tam olarak listeleyin. Spesifik olun (örneğin "kimyasal peeling" veya "kirpik kaldırma"), "ileri düzey hizmetler" gibi belirsiz terimlerden kaçının. Bu, personelin doğru formu uygulamasını kolaylaştırır.
Sonra soruları ve onay metnini yazın. Güvenliği etkileyen gerçekleri kısa evet/hayır kutuları ile sorun (hamile, retinoid kullanan, alerjiler, yakın zamanda yapılan işlemler). Onay paragrafını kısa tutun: hizmetin ne olduğu, ana riskler, sonrasında müşterinin ne yapması gerektiği ve soru sorma fırsatı olduğu.
Ardından sadece gerçekten kullanacağınız alanlarla formu oluşturun: temel müşteri bilgileri, hizmet adı, tarih, çalışan ve onay kutuları. Yalnızca "Evet" durumunda detay gerekiyorsa koşullu sorular ekleyin. Örneğin alerji "Evet" ise tek bir takip alanı gösterin: "Neye alerjiniz var?"
E-imzayı yakalayın ve net bir tamamlanma mesajı gösterin. Müşteri basit bir "İmzalandı ve kaydedildi" onayı görmeli. İş akışınız izin veriyorsa, e-posta veya SMS ile kopya gönderme seçeneği sunun.
Kilidi açan nokta ilişkilendirme ve erişimdir. Müşteri imzaladığında sistem tamamlanmış formu o müşterinin profilinin altına, hizmet ve tarihle etiketlenmiş şekilde kaydetmelidir ki personel saniyeler içinde bulabilsin.
Canlıya almadan önce bir deneme yapın. Bir personel müşteriyi oynasın ve şunları deneyin:
Kendi intake akışınızı oluşturuyorsanız hedef aynıdır: formu toplamak, imzayı yakalamak ve müşterinin kaydına otomatik kaydetmek, böylece ön büro ile uygulama odası arasında hiç bir şey kaybolmaz.
Onay formu, müşterinin neyi kabul ettiğini, ne zaman kabul ettiğini ve o anda ne gördüklerini gösterebiliyorsanız yardımcı olur. Kaydı küçük bir karar fişi gibi düşünün, sadece bir dosya yüklemesi değil.
Müşterinin gerçek yanıtlarını ve imza zamanını kaydedin. İmza topluyorsanız imza görüntüsünü veya aracınızın oluşturduğu imza verisini, artı net bir zaman damgasını saklayın. Müşteri geri geldiğinde eski cevapları üzerine yazmayın; her imzalı oturumu ayrı bir giriş olarak tutun.
Ayrıca bağlamı yakalayın. İleride soru çıkarsa hangi hizmetin uygulandığını ve nerede yapıldığını bilmek istersiniz. Lokasyonu ve takip ediyorsanız oda bilgisini saklayın. Bu, aynı işletmenin birden fazla şubesi olduğunda veya hizmetler tedavi odasına göre farklılık gösterdiğinde önemlidir.
Temiz bir denetim izi genelde şunları içerir:
Sürümleme birçok salonun kaçırdığı noktadır. Metni bir dahaki ay güncellerseniz, eski müşteri kayıtlarının onların imzaladığı eski metni gösterebiliyor olması gerekir. En basit yaklaşım şablon sürüm kimliği saklamak ve yanıtların yanında metnin tam anlık görüntüsünü tutmaktır.
Örnek: İlk kez gelen bir müşteri güçlü bir peeling için imza atıyor. Kaydınız peeling türünü, stüdyo lokasyonunu, personel Alex'in onları bir iPad ile check-in yaptığını ve gördükleri onay metninin tam sürümünü, ayrıca kilitli bir PDF kopyasını göstermelidir.
Güzellik hizmetleri için dijital onay formu hâlâ sağlıkla ilgili yan bilgiler içerir. Onu herhangi bir gizli müşteri belgesi gibi ele alın: sadece gerçekten gerekli olanı toplayın, kilitleyin ve yalnızca açık bir gerekçe olduğu sürece saklayın.
Önce erişimle başlayın. Çoğu gizlilik problemi hacker değil, kazara paylaşmadır. Erişimi işi yapmak için gerçekten ihtiyaç duyan kişilerle sınırlayın (intake için ön büro, hizmet geçmişi için sağlayıcı, anlaşmazlıklar için sahip/manager). Sisteminiz rol destekliyorsa onları kurun ve personel değiştiğinde gözden geçirin.
Saklama bir sonraki parçadır. İmzalı onayları ne kadar süre saklayacağınıza karar verin ve buna sadık kalın. Doğru süre yerel kurallara ve hizmet türüne bağlıdır; "sonsuz" genelde iyi bir varsayılan değildir. Ekibinizin takip edebileceği basit bir kural yazın ve her müşteri için aynı şekilde uygulayın.
Dosyaların nerede yaşadığını ve nasıl korunduğunu bilin. Canlıya almadan önce şunları yanıtlayabildiğinizden emin olun:
Müşteriler imzaladıklarının bir kopyasını alabilmelidir. Bunu kolaylaştırın: yazdırma veya dışa aktarma için bir düğme ya da ön büroda standart bir süreç. Bir kopya istendiğinde teslim tarihini ve nasıl verdiğinizi not edin.
Son olarak formda ve dahili politikanızda kısa bir not ekleyin: bu hukuki tavsiye değildir; saklama süresi ve onay metni için şehir, eyalet ve ülke kurallarını teyit edin. Gereksinimler sınırlararası ya da veri başka bir bölgede depolanıyorsa farklılık gösterebilir.
Yeni bir müşteri ilk kez kimyasal peeling randevusu alıyor. Geldiklerinde formu telefonlarına gönderirsiniz veya masada bir tablette verirsiniz. Amaç basit: hızlıca net cevaplar alın, sonra riskleri gözden geçirip imzayı yakalayın.
Form kısa ama spesifik. Son 2–4 hafta içinde retinoid veya reçeteli akne ilacı kullanıp kullanmadıkları, cilt bakım bileşenlerine, latexe veya yapıştırıcılara alerjileri olup olmadığı, hamile veya emzirip emzirmediği, son 7 gün içinde yoğun güneş maruziyeti veya güneş yanığı olup olmadığı ve bölgede yakın zamanda ağda, peeling veya salon işlemi yapılıp yapılmadığı gibi hizmet planını değiştirecek evet/hayır soruları sorar.
Müşteri ilaç sorusuna "Evet" der ve şu notu ekler: "Tretinoin kullanmaya 3 hafta önce başladım, her iki gecede bir kullanıyorum." Bu tek detay dijital intake'in amacıdır: işe başlamadan önce bunu görürsünüz.
Resepsiyonda (veya odada) bir çalışan yanıtı gözden geçirir, kısa bir takip sorusu sorar ve planı ayarlar. Daha nazik bir peeling uygulayabilir, yoğunluğu azaltabilir, hizmeti erteleyebilir veya hazırlık ve bakım üzerinde yoğunlaşabilirsiniz.
Plan onaylandıktan sonra müşteri imzalar. İmzalı onay daha sonra müşteri profilinin altında kaydedilir, böylece bir dahaki sefere neyin kabul edildiğini, neyin değiştiğini ve nedenini görebilirsiniz.
En büyük başarısızlık nedeni insanların formu okumaması. Check-in yoğun olduğunda ve metin uzun bir hukuki sayfa gibi görünüyorsa müşteriler hızla tarar, "kabul"e basar ve sonra şaşırmış hissedebilir. Onay metnini kısa ve sade tutun. Risk vurgularını öne koyun (kızarıklık, tahriş, alerji, morarma, bakım sınırlamaları). Uzun şartlara ihtiyacınız varsa bunları onay özetinden ayırın ki imza adımı okunabilir kalsın.
Belirsiz sorular başka bir yaygın sorundur. "Herhangi bir sağlık sorununuz var mı?" çok geniştir, yanlış cevaplanması kolaydır ve ileride kullanımı zordur. Hizmete bağlı spesifik evet/hayır soruları sorun. Örnekler: "Hamile veya emziriyor musunuz?" "Kan sulandırıcı kullanıyor musunuz?" "Aktif cilt enfeksiyonunuz var mı?" "Son 6 ay içinde isotretinoin kullandınız mı?"
Bir onay kaydı yalnızca neye ve ne zaman onay verildiğini gösterebiliyorsanız işe yarar. Birçok salon onay sürümünü ve net zaman damgasını saklamayı unutuyor. İmzanın atıldığı tam metni (veya sürüm ID'sini), müşterinin cevaplarını, imzayı ve tarih/saat bilgisini kaydedin.
Kaçınılması gereken birkaç iş akışı tuzağı:
Basit bir kural yardımcı olur: müşteri yeni bilgiye göre farklı bir seçim yapacaksa, bu yeni bir onaydır.
Gerçek bir müşteriye tablette vermeden önce baştan sona bir kuru koşu yapın. Sahte bir müşteri adı kullanın, tüm soruları cevaplayın, imzalayın, kaydedin ve ardından resepsiyondaymış gibi o imzalı formu bulun.
Canlıya geçiş kontrol listesi:
Bundan sonra gerçek yaşam testi yapın. Bir ekip arkadaşınız ıslak ellerle, bir telefon gelmesiyle ve arkasında bekleyen bir müşteriyle hızlıca doldursun. Bir onay kutusunda tereddüt ediliyorsa onu yeniden yazın.
Yeniden imza kuralını bir cümleyle yazın. Örnekler: her 12 ayda bir yeniden imza, büyük form değişikliklerinde yeniden imza, yüksek riskli hizmetlerde önceden yeniden imza. Ne seçerseniz seçin, tutarlı olsun ki personel tahmin etmesin.
Dijital onay formunuz kağıt üzerinde çalışmaya başladıktan sonra yaygınlaştırmayı küçük tutun. Bir hizmet seçin (genelde en yaygın olan veya en yüksek riskli) ve bir hafta boyunca uygulayın. Gerçek sorunları hızlıca göreceksiniz: kafa karıştıran ifadeler, kaçırılan imzalar veya check-in'i yavaşlatan bir ön büro adımı.
Personel kuralını basit tutun: herhangi bir yanıt riski işaret ediyorsa, başlamadan önce durup gözden geçirin. Hamilelik, retinoidler, alerjiler, kan sulandırıcılar veya cilt durumu için verilen "evet"ler hızlı bir kontrol gerektirmeli, aceleyle devam etme değil.
Pratik bir yaygınlaştırma planı: bir hizmetle başlayın ve beş gün boyunca günlük geri bildirim toplayın, metin ve soru sırasını ayarlayın, ekibi durup gözden geçirme anları konusunda eğitin, sonra ilk hizmet sıkıcı ve tekrarlanabilir hale gelene kadar bir sonraki hizmete geçmeyin. İki hafta sonra tamamlanma oranlarını (imza artı zorunlu onay kutuları) yeniden kontrol edin.
Sonra kayıtların gerektiğinde nasıl taşınacağını kararlaştırın. Hiç sistem değiştirmeyi planlamasanız bile bir gün bir müşteri isteği, sigorta meselesi veya bir denetleyici için kayıt paylaşmanız gerekebilir. Canlıya geçmeden önce kimin imzalı formu görüntüleyip düzenleyebileceğini, müşteri kaydını nasıl dışa aktaracağınızı, kaydın doğru müşteriye bağlı kalmasını ve müşterinin daha sonra cevaplarını güncellemesi durumunda ne olduğunu netleştirin.
Daha az manuel iş istiyorsanız, Koder.ai (koder.ai) gibi araçlar sohbet arayüzünden basit bir intake ve müşteri kayıt yönetimi akışı oluşturmak için kullanılabilir; böylece form, imza yakalama ve saklama tek bir yerde olur.
Akışı birkaç ayda bir gözden geçirmek için takvim hatırlatıcısı koyun. Hizmetler değişir, personel değişir ve yerel kurallar değişir. Küçük güncellemeler ileride büyük karışıklıkları engeller.
Dijital onay formu, belirli bir işlemi yapmanız için açık izin verir ve ileride gösterebileceğiniz bir kayıt oluşturur. Ne üzerinde anlaşıldığını, ne zaman imzalandığını ve hangi risklerin veya bakım talimatlarının bildirildiğini kanıtlamanıza yardımcı olur.
Gerçek risk, kontrendikasyon veya sonrasında yapılması gereken bakım kuralları olan herhangi bir hizmet için kullanın; örneğin kimyasal peelingler, ağda, kirpik işlemleri veya yapıştırıcılar ya da güçlü aktif maddeler içeren uygulamalar. Eğer bir “evet” cevabı bugünkü hizmet kararınızı değiştiriyorsa, o soru formda olmalı.
Kısa tutun: müşteri adı, bir iletişim yöntemi, hizmet adı ve bölgesi, tarih/saat, çalışan adı, kısa bir risk/son bakım özeti ve güvenliği etkileyen birkaç evet/hayır sorusu. Ayrıca e-imza ve otomatik zaman damgası ekleyin ki kayıt tam olsun.
Her onay kutusunu tek bir net fikir olarak yazın ve müşterilerin tanıdığı günlük kelimeleri kullanın. Yalnızca gerçekten gerekli maddeleri zorunlu yapın; biri "Evet" dediğinde küçük bir takip alanı gösterin, böylece form çoğu kişi için hızlı kalır.
Çoğu müşteri yüz yüze gelip ödeme yapıyorsa, check-in'de tablette imza almak iyi bir varsayılan yöntemdir; çünkü çalışan hizmeti onaylayıp soruları yanıtlayabilir. Randevudan önce gönderin: müşteri evde dikkatlice okuyabilir ve resepsiyon sadece tamamlandığını doğrular.
Hiçbir şey değişmediyse her ziyarette yeniden imza almayın; bunun yerine ana maddeleri doğrulatın (örneğin yeni alerji veya ilaçlar). Yeni bir hizmet türü, belirlediğiniz zaman aralığının dolması (genelde 6–12 ay), sağlık bilgisinde değişiklik veya formda yapılan güncelleme olduğunda yeniden imza alın.
Müşterinin cevaplarını, imza verisini veya imza görüntüsünü ve imzalanma tarih/saatini; ayrıca hizmet detayları ve formu kim topladı bilgilerini saklayın. Aynı zamanda müşterinin gördüğü onay metninin tam sürümünü ve düzenlenemez kilitli bir kopyayı da bulundurun.
Evet—eğer imzalı kaydı, zaman damgasını ve sunulan tam onay metnini gösterebiliyorsanız. En güvenli yaklaşım, imzayı hizmet bağlamı ve müşterinin cevaplarını içeren eksiksiz bir kayıt parçası olarak değerlendirmektir.
Yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgileri toplayın, erişimi sadece işi için gereken personele verin ve saklama süresi için basit bir kural belirleyin. Dosyaların nerede saklandığını, kimlerin dışa aktarabileceğini, yedekleme ve eski sürümlere geri dönmeyi ve müşteriye kopya sağlama sürecinizi bilin.
Koder.ai (koder.ai) ile kurarsanız, hizmetlerinizi, gereken evet/hayır kontrollerinizi ve kısa onay metnini basit bir dille tanımlayarak başlayın; ardından imza yakalayan ve müşteri kaydına otomatik kaydeden bir intake akışı oluşturun. Canlıya almadan önce her koşullu yolu test edin, imzanın atlanamadığını doğrulayın ve imzalı formun doğru müşterinin altında çıktığından emin olun.