Kasa kapatmayı her seferinde aynı şekilde yapmak için bu gün sonu nakit sayım kontrol listesini kullanın — net adımlar, toplamlar ve yeni personele yönelik hızlı kontroller.
Çoğu kasa kapatma işlemi tek bir basit nedenle ters gider: adımlar birinin kafasında kalır. Deneyimli kasiyer alışılmış rutinleri bilir, ama yeni personel boşlukları tahminlerle doldurur. Sıra farklı olduğunda (önce saymak mı yoksa önce depozito mu almak gibi) sonuç değişebilir; özellikle çekmece yoğunsa ve herkes gitmek istiyorsa.
Küçük hatalar hızla toplanır. Pakete girmeyen bir paid-out fişi, not alınmamış bir iade veya yanlış yere atılmış bahşişler fazla veya açık gibi görünen bir soruna dönüşebilir. Böyle olduğunda, insanlar genellikle aynı parayı üç kere sayar ve neyi düzeltmeleri gerektiğini bilmez — çünkü sorun matematik değil süreçtedir.
Tutarlı bir kapanış, aynı adımları her seferinde aynı sırayla yapmaktır. Amaç hız değil, tekrarlanabilirliktir: iki farklı kişi aynı çekmeceyi kapatıp aynı sonuca ulaşabilmelidir.
Bu tür bir kontrol listesi nakit alan her yerde işe yarar: perakende mağazaları, kafeler, salonlar, resepsiyonlar ve pop-up etkinlikler. Ara sıra gelip kapatan yöneticiler için de faydalıdır.
İşiniz bittiğinde üç şeyiniz olmalı: net bir nakit toplamı, beklenen tutarla eşleşme (veya belgelenmiş açık/fazla) ve sonraki vardiyanın tahmin yapmaması için kısa notlar.
Temiz bir hazırlık, kapanışı tutarlı kılan şeydir, özellikle yeni personel sayıyorsa.
Çekmeceyi ve evrakları müşterilerden ve gürültüden uzak bir yere taşıyın. Net bir tezgâh, iyi ışık ve az trafik olan bir yer seçin. Bildirimleri sessize alın ve sayım sırasında dikkat dağınıklığını önlemek için yan görevleri durdurun.
Nakıta dokunmadan önce ihtiyacınız olanları toplayın: bir hesap makinesi, kalem ve sayım formu (veya standart bir tutanak), depozito torbası veya zarf (kullanıyorsanız fitil/kanıt bandı), POS kapanış raporu (yazdırılmış veya ekranda) ve parayı ayırmak için küçük bir tepsi veya boş bir çekmece eklemesi.
Saymadan önce POS kapanış bilgilerini çekin. Kapanış raporunu yazdırın veya beklenen nakit, kart toplamları, iadeler, paid-out'lar ve varsa bahşiş/düşüm girişlerini gösteren toplamlar ekranını açın. Bu, daha sonra mutabakat için bir hedef sayı verir ve sistemin çekmecede ne olması gerektiğini tahmin etmekten sizi kurtarır.
Paraya kim dokunacağı konusunda net bir kural belirleyin. İki kişi varsa, bir kişi sayar diğer kişi doğrular ve imzalarsa en basitidir. Yalnızsanız, iki ayrı sayım yapıp toplamları karşılaştırın.
Son olarak, başlangıç floatını ve hedef floatı doğrulayın. Eğer çekmece yarın her zaman 200$ ile başlamalıysa, bunu formun üstüne şimdi yazın. Bu, floatın bir kısmını yanlışlıkla yatırmaktan veya fazla nakit bırakmaktan kaçınmanıza yarar.
Kapanışı her seferinde aynı şekilde başlatın. Önce günün sayılarınızı dondurun, sonra paraya dokunun. Tersi sırayla yaparsanız, geç bir satış, iade veya paid-out'u kaçırmak kolaydır.
Çekmeceyi açmadan önce o kasadaki yeni işlemleri durdurun. Kurulumunuza bağlı olarak bu, çıkış yapmak, hattı kapalı moda almak veya kimsenin sayarken satış yapamaması için satışları duraklatmak anlamına gelebilir.
Ardından, o kasa için POS gün sonu özetini (veya vardiya kapanışını) çalıştırın ve yazdırın ya da kapanış evrakları saklanan yere kaydedin. Bu rapor, çekmecenin beklenen toplamı olur, çekmece zaten karmakarışıksa bile.
Çoğu mağazanın takip ettiği basit akış:
Tüm nakit ve nakit benzeri öğeleri çıkarın. Bozuk paraları tepside bırakmayın. Boş bir çekmece çift saymayı veya bir şeyi kaçırmayı zorlaştırır.
Ayırırken banknotları, bozuk paraları, çekleri ve makbuzları ayrı tutun. Hediye kartları ve kuponlar da ayrı olmalı; paraya benziyor olabilirler ama aynı şekilde mutabakat yapılmaz.
İstisnaları inceleme için bir yerde toplayın. Bir iade slipi, void makbuzu veya paid-out notu gördüğünüzde, bunları klipsleyin ki POS kaydıyla eşleştirebilesiniz.
Güvenilir bir sayım bir alışkanlıkla başlar: her seferinde aynı şekilde sayın ve ilerlerken yazın. “Sanırım doğru” demeye güvenmeyin. Kağıt izi kapanışı tekrarlanabilir kılan şeydir.
Önce banknotları sonra bozuk paraları sayın. Banknotlarda en büyük nominalden başlayıp en küçüğe doğru inin. Bu, matematiği temiz tutar ve bir yığını kaçırma olasılığını azaltır.
Herkesin daha sonra kontrol edebilmesi için şöyle bir kayıt yöntemi kullanabilirsiniz:
BILLS
$100 x ____ = $____
$50 x ____ = $____
$20 x ____ = $____
$10 x ____ = $____
$5 x ____ = $____
$1 x ____ = $____
Bill subtotal = $____
COINS
Quarters: rolled ____ ($10 each) + loose $____ = $____
Dimes: rolled ____ ($5 each) + loose $____ = $____
Nickels: rolled ____ ($2 each) + loose $____ = $____
Pennies: rolled ____ ($0.50 each) + loose $____ = $____
Coin subtotal = $____
TOTAL CASH IN DRAWER = $____
Sargılı bozuk paraları gevşek paradan ayırın. Sargılı toplamlar tahmin edilebilir ve doğrulaması hızlıdır. Gevşek paralar için bir tepsi yöntemi kullanın (gruplar halinde sayın) veya bozuk para yoğun değilse iki kez sayın.
Bittiğinde ikinci bir geçiş yapın, ama her şeyi tekrar saymayın. Genellikle hata yapan nominalleri yeniden sayın: $20 ve $1'ler (banknotlar yapışabilir), gevşek bozuk paralar ve ara toplamın normal bir güne göre garip göründüğü yığınlar.
Çekmecedeki nakit için net bir genel toplam yazın. Bu sayıyı daha sonra beklenen miktarla karşılaştıracaksınız.
POS nakit özetini (veya gün sonu raporunu) çekin ve çekmece için beklenen nakdi not edin. Yaygın yaklaşım şöyledir: nakit satışlar eksi çekmeden yapılan nakit ödemeler (paid-out'lar, nakit iadeler, avans nakit).
Mağazanız gece boyunca sabit bir float tutuyorsa, önce o miktarı ayırın ve sayın, sonra kalan nakdi POS beklenen nakdiyle mutabıklaştırın. Eğer floatı her gece çekiyorsanız, sayıma dahil edin ve beklenen toplamın bu sürece uyduğundan emin olun.
Saydığınız nakdi beklenen nakitle karşılaştırın ve farkı hesaplayın:
Beklenen nakit - Sayılan nakit = Fazla/Açık (negatifse açık demektir).
Örnek: Beklenen nakit $842.50. Saydığınız $840.50. $2.00 açık var.
Sayılar uyuşmadığında, her şeyi yeniden saymadan önce ortak istisnaları kontrol edin. Çoğu fazla/açık şu nedenlerden gelir:
Nedeni bulursanız, formun üzerine kısa bir not yazın: ne oldu, ne zaman oldu ve kim vardı. Örneğin: “$20 kasa düşümü 18:10 Sam tarafından, POS'a kapatmadan sonra girildi.” Kısa ve net notlar bir sonraki vardiyayı korur ve desenleri görmeyi kolaylaştırır.
Amaç basittir: bir sonraki vardiya için aynı başlangıç nakdini (float) bırakmak ve fazlasını depozitoya göndermektir. Bu noktada bir kontrol listesi “genelde göz kararı yapıyoruz” gibi kararların tekrarını önler.
Float kuralınızı belirleyin ve ona sadık kalın. Örneğin her zaman $200 bırakıyor olabilirsiniz, belirli banknot dağılımıyla (10x $10, 10x $5, 50x $1 gibi). Float belirlendikten sonra, bu miktarın üzerindeki her şey depozito parasıdır.
Depozitoyu düzenli hazırlayın ki sonradan doğrulaması hızlı olsun. Nominalleri aynı yerde tutun, banknotları aynı yöne çevirin, nominal bazında sayın, sonra depozito toplamına ekleyin. Kapatmadan önce depozitoyu bir kez daha sayın. Çekleri ayrı tutuyorsanız yine ayrı tutun.
Torbaya veya fişe tarihi, kasa numarasını ve depozito miktarını yazın.
Örnek: Çekmeceniz $463 ediyor. Standart float $200. Bu durumda $263 depozitoya gitmeli. Önce $200 floatı standart dağılımla ayırın, sonra kalan nakdi depozito olarak sayın. Depozitoyu önce yaparsanız, kolaylıkla yarının değişinin bir kısmını yatırabilirsiniz.
Devri belgeleyin. Kimin saydığını, kimin torbayı mühürlediğini ve nerede saklandığını (kasa kilidi numarası, drop kutusu veya yönetici kasası) kaydedin. Depozito sonra kaybolursa, bu kayıt muamma ve parmak gösterme önler.
İstisnalar temiz bir kapanışı fazla veya açığa çeviren yerlerdir. Kural basittir: her nakit çekme veya girişi için eşleşen bir evrak izi ve POS raporunda bir sıra olmalıdır.
Nakit paid-out'larla başlayın. Biri malzeme aldığında, kurye ödendiğinde veya avans nakit verildiğinde, hemen kaydedin: miktar, sebep, onaylayan kişi ve varsa fiş. Kapanışta bu paid-out'lar POS'ta paid out, drawer payout veya cash drop olarak görünmelidir. Eşleşmiyorsa, kanıtlanana kadar eksik nakit olarak işlem yapın.
İadeler ve voidler bir sonraki adımdır. Her nakit iade ve void'i kapanış raporu ile karşılaştırın. Hızlı bir mantık kontrolü: POS üç nakit iade gösteriyorsa, üç makbuz veya iade slipine işaret edebilmelisiniz.
Bahşişler takımlar için sıkıntı yaratır. Nakit bahşişlerin kuralını herkesin bildiğinden emin olun (çekmecede mi kalır yoksa ayrı bir kavanoza mı konur), kart bahşişlerinin nasıl ele alındığı (nakit olarak ödenir mi yoksa bordroya mı aktarılır) ve bahşiş ödemeleri. Eğer personele kapanışta nakit ödeme yapılıyorsa, bunları paid-out gibi kaydedin ki POS raporunda görünsün.
Hediye kartı kullanımları nakit değildir ve kuponlar/indirimler müşterinin ödediği miktarı düşürür; dolayısıyla beklenen nakdi de azaltırlar.
Örnek: Bir müşteri $20'lık ürünü iade edip $20 nakit iade aldı. O iade doğru girilmemişse (ya da void olarak girilip iade girilmemişse) kapanışta kasa $20 eksik görünür. Makbuz, POS iade satırı ve not eşleşince yakalamak kolaydır.
Çoğu fazla/açık problemi matematik hatası değildir. Kapanış aceleyle, dikkat dağınıklığıyla veya her kişi tarafından farklı şekilde yapıldığında meydana gelen küçük süreç hatalarıdır.
Büyük tuzaklardan biri, POS'un olması gerektiğini düşündüğü sayıya uyması için sayımı “düzeltmektir”. Sayıları değiştirdiğinizde, gerçek sorunu (kaçırılan iade, girilmemiş kasa düşümü, çekmecenin altına sıkışmış banknot) bulmanızı sağlayan tek ipucunu kaybedersiniz. Önce gerçek sayımı kaydedin, sonra araştırın.
Diğer yaygın hata, farklı amaçları olan paraların karıştırılmasıdır. Float depozito değildir. Depozitoyu tamamlamak için bir avuç banknot alırsanız, bir sonraki açan kişi eksik başlar ve sorun tekrar eder.
Dikkat dağıtıcılar da hatalara yol açar. Müşteri yakında saymak, bir iş arkadaşının soru sorması veya açık bir işlem varken saymak çift sayma veya kaçırma yaratır. Hattı kapatın, bekleyen satışları bitirin ve sessiz bir yerde sayın.
Yineleyen hatalar:
Küçük farklar genellikle bir kez tekrar saymayı hak eder çünkü genelde kolayca düzeltilebilir bir nedenden kaynaklanır: yapışmış banknotlar, yanlış nominal yığını veya hiç girilmemiş bir makbuz. Bir kez tekrar sayın, sonra istisnaları kontrol edin ve nihai fazla/açığı kabul etmeden önce gerekirse bir yöneticiye yükseltin.
Son yarım dakika çoğu fazla/açık sorununu önler. Yorgun olsanız veya yeni birine eğitim veriyor olsanız bile aynı hızlı kontrolü her seferinde kullanın.
Bu beş şeyi doğrulayın:
Sonra son bir göz ve elle kontrol yapın. Çekmecenin içini ve kasa altını yapışmış veya katlanmış banknotlar için kontrol edin. Paid-out fişleri, iade makbuzları veya bahşiş notlarının kapanış raporu paketiyle aynı yerde olduğundan emin olun.
Politikanız gerektiriyorsa, bir yönetici onayı veya ikinci sayım alın. Amaç kasiyeri sorgulamak değil; ayrıntılar hâlâ taze iken basit hataları yakalamaktır.
Bir şey uyuşmuyorsa, durun ve şimdi düzeltin. Depozito mühürlenip çekmece tekrar servise konduktan sonra küçük uyuşmazlıkları açıklamak zorlaşır ve yarın tekrar etme ihtimali artar.
Eğitimde kullanabileceğiniz gerçekçi bir örnekle devam edelim.
Kayıt: Register 1. Sabit float $200.00 (yarın için çekmecede kalacak). POS özeti:
Çekmecede beklenen nakit:
$200.00 + $1,145.20 - $20.00 - $60.00 = $1,265.20
Nominallere göre saydığınızda gerçek nakit $1,230.20. Bu durumda $35.00 açık görünüyor.
Panik yapmadan önce en büyük banknotları tekrar sayın ve ara toplamları yeniden toplayın. Hâlâ $1,230.20 ise istisnaları kontrol edin: iadeler, voidler, paid-out'lar, çekmeceden yapılan bahşiş ödemeleri ve herhangi bir no-sale açma.
Sorunu buldunuz: $35.00 temizlik malzemeleri için paid-out yapılmış ama yapışkan bir not üzerinde yazılmış ve paid-out ekranına girilmemiş. O paid-out'u kaydettiğinizde beklenen toplam şöyle olur:
$1,265.20 - $35.00 = $1,230.20 (fazla/açık = $0.00)
Notlar kısa ve olgusal olmalı:
Fark birkaç dolardan fazlaysa veya matematik garipse, tekrar sayın. İki sayım ve istisnalar kontrolünden sonra fark devam ediyorsa yöneticiyi bilgilendirin.
Bir kontrol listesi her gece aynı görünmelidir ki işe yarasın. Bu metni tek sayfalık bir kapanış formuna dönüştürün; bir dosya panosu veya tek sayfa yazdırma şeklinde kullanın. Her sayı için tek bir yer ve kimsenin kaçırmayacağı net bir toplam kutusu hedefleyin.
Formunuzu personelin kapattığı sıra ile aynı düzende tutun. İyi bir form genellikle şunları içerir: açılış floatı ve kapanış nakit toplamı, nominallere göre nakit ara toplamları, nakit dışı toplamlar (kartlar, hediye kartları, bahşişler, paid-out'lar, iadeler), beklenen vs gerçek ile fazla/açık ve notlar, depozito hazırlığı (depozito miktarı, bırakılan float, torba veya fiş numarası).
Küçük eğitim ipuçlarını formun üzerine ekleyin; el kitabının içinde gömülü bırakmayın. Örnek: “Bozuk para toplamını buraya yazın (madeni para sayısını değil)” veya “Paid-out veya iade varsa fazla/açık hesaplamadan önce burayı doldurun.” İstisnalar için ayrı ve açık etiketli bir kutu ayırın ki notlar genel notların içinde kaybolmasın.
Kim imzalar ve kim doğrular kararını verin. Birçok mağaza, belirli bir eşiğin üzerindeki fazla/açıklar için kapatan kişinin imzası artı yöneticinin kontrolünü kullanır. Kayıtların nerede tutulacağına (klasör, POS rapor dosyası veya paylaşılan sürücü) ve ne kadar süre saklanacağına yerel kurallara ve muhasebecinizin tavsiyesine göre karar verin.
Eğer basit bir uygulama versiyonu isterseniz, Koder.ai (koder.ai) veya benzeri araçlarla alanları ve hesaplamaları tanımlayarak kolay bir kapanış formu oluşturabilirsiniz. Otomatik toplamlar ve varyans sıfır değilse zorunlu bir istisna notu genellikle kapanışların tutarlı kalması için yeterlidir.
Gerçek kapanış yapanlarla bir haftalık deneme çalıştırın, sonra gerçekte neyin kaçtığına göre ayarlayın. Her seferinde bir değişiklik yapın, kafa karıştıran alanları yeniden adlandırın, en çok kaçırılan toplamları final kontrol alanına yakınlaştırın, sık görülen sorunlar için kısa ipuçları ekleyin (iade, bahşiş ödemesi, kasa düşümü) ve son versiyonu kilitleyin ki süreç istikrarlı kalsın.
Aynı adımları her kapanışta aynı sırayla uygulayın. İlk olarak kayıtları “dondurarak” kasayı kilitleyip POS kapanış raporunu alın, sonra çekmeceyi boşaltın, ayırın ve nominal bazında ara toplamları yazarak sayın.
Hızdan çok tutarlılık önemlidir çünkü farklı çalışanların aynı sonucu elde etmesini sağlar.
POS vardiya kapanışını veya gün sonu özetini nakitle uğraşmadan önce çalıştırın. O rapor, çekmecede beklenen nakit hedefini verir ve geç gelen satışları, iadeleri ve ödemeleri yakalar.
Önce sayarsanız, yanlış bir beklentiye göre mutabakat yapma riski olur ve tekrar saymakla vakit kaybedersiniz.
Önce çekmecedeki tüm nakdi sayın, sonra sabit float (başlangıç nakdi) ayırın eğer bunu gece boyunca tutuyorsanız. Kalan nakdi POS beklentisiyle mutabıklaştırın, sonra yatırılacak meblağı hazırlayın.
Bu, yarının değişini yanlışlıkla yatırmanızı veya fazla nakit bırakmanızı önler.
Önce gerçek sayımı yazın, sonra beklenen nakit ile farkı hesaplayın. Genellikle hata yapan nominal değerleri (çoğunlukla $20 ve $1'ler ile gevşek bozuk paralar) hedef alarak bir kez yeniden sayın, sonra iadeler, ödemeler, bahşişler ve kasa düşümleri gibi istisnaları kontrol edin.
İki sayım ve istisnalar kontrolünden sonra hâlâ uyuşmuyorsa, varyansı belgeleyin ve yöneticiyi bilgilendirin.
Her nakit hareketinin eşleşen bir kaydı olduğundan emin olun: nakit iadeler makbuzla desteklenmeli, paid-out'lar onay ve mümkünse fiş içermeli ve kasa düşümleri bir kez girilip iki kez girilmemelidir.
Çoğu “gizemli” açık aslında eksik bir giriş veya kapanış paketine girmemiş bir fiştir.
Mümkünse bir kişi sayıp diğer kişi toplamları doğrulayıp imzalamalı. Yalnızsanız, iki ayrı sayım yapın ve sonuçları karşılaştırın.
Amaç basit sayım hatalarını azaltmak ve kimin neyi kontrol ettiğine dair açık bir iz bırakmaktır.
Tüm istisna evraklarını sayım sırasında bir arada tutun, sonra POS raporu ile eşleştirin. POS üç nakit iadesi gösteriyorsa, üç iade makbuzunu ya da slipini gösterebilmelisiniz.
Eksik bir şey varsa hemen not alın ki bir sonraki vardiya tahminde bulunmasın.
Her bir tip için net bir kural belirleyin ve belgeleyin: nakit bahşişler (çekmecede kalır mı yoksa ayrı kavanoza mı konur), kart bahşişleri (nakit olarak ödenir mi yoksa bordroya mı yansıtılır) ve bahşiş ödemeleri (her zaman isim ve miktarla kaydedilir). Kapanışta nakit ödeme yapılıyorsa, bunu paid-out gibi kaydedin ki POS raporunda görünsün.
Açık kurallar, bahşişlerin beklenen nakdi gizlice değiştirmesini engeller.
Yatırılacak parayı nominallere göre sayın, torbaya veya slip'e tarihi ve kasa numarasını yazın, sonra kapatmadan önce yatırmayı bir kez daha sayın. Çekleri ayrı tutuyorsanız yine ayrı tutun.
Düzenli ve açık etiketlenmiş bir depozito, denetim için hızlı doğrulama sağlar ve itirazları zorlaştırır.
Evet — takımınız için işleri daha kolay yapıyorsa dijitale geçebilirsiniz ama dijital form kağıt akışınızı aynen yansıtmalı: nominal toplamları, beklenen vs sayılan, açık/fazla, depozito miktarı ve varyans sıfır değilse zorunlu bir açıklama alanı.
Koder.ai gibi araçlarla basit bir kapanış formu oluşturabilirsiniz; otomatik toplamlar ve varyans durumunda açıklama zorunlu kılınması genellikle yeterlidir.