Kutu giriş ve çıkışlarını günlük olarak takip etmek, basit toplamlar tutmak ve her ekip için raporlamayı kolaylaştırmak üzere bir gıda bankası günlük kaydı kullanın.
Gıda bankasında kutular hızlı hareket eder. Bir teslimat gelir, gönüllüler kasaları açar, bazı ürünler doğrudan satış alanına gider ve aileler gün boyunca yiyecek alır. Ne geldiğini ve ne çıktığını kaydetmenin basit bir yolu yoksa, kafanızdaki sayılarla raflardaki sayılar birbirini tutmaz.
Sorun genellikle kapanışta başlar. Biri “Bugün kaç kutu dağıttık?” diye sorar. Bir kişi 40 der, başka biri 55 hatırlar. Ardından arka tarafta açık bir palet, yarın için ayrılmış birkaç kutu ve hiç sayılmamış birkaç "geçici" yığın bulunur. Artık tahmin ediyorsunuzdur ve sonraki vardiya karanlıkta başlar.
Günlük kayıt kusursuz muhasebe yapmak için değildir. Amaç, yoğun bir vardiya sırasında herkesin kaydedebileceği net, tekrarlanabilir toplamlar tutmaktır. "Gelen kutular", "giden kutular" ve "elde kalan" sorularına güvenle cevap verebiliyorsanız, teslimatlar planlayabilir, temel malzemelerin bitmesini önleyebilir ve işinizi stres olmadan raporlayabilirsiniz.
Basit bir kayıt, vardiyaları tutarlı kılar, kapanış sayımlarını hızlandırır, sorunları (kayıp kutular, çift sayım, kayıtsız bağışlar) erken görür ve ortaklara tek bir doğru toplam sunar.
Ayrıca bu, pantrilerin gerçek işleyişine uygundur. Gönüllüler ilerlerken küçük notlar alabilir. Koordinatörler hesabı kontrol edebilir. Vardiya liderleri kapı kapanmadan önce boşlukları görebilir.
Örnek: Sabah 30 kutu geldi ve öğleden sonra 48 çıktıysa, bir sonraki soru basittir: en az 18 kutunuz vardı mı yoksa bir şey mi eksik sayıldı?
İyi bir günlük kayıt, herkesin tahmin etmeden doldurabileceği kadar basit olmalıdır. Amaç, kutuların giriş-çıkış akışını takip etmek ve güvenilir toplamlarla bitirmektir.
Önce "kutu"nun ne anlama geldiği konusunda anlaşın ve tanımı üstte yazın. Örneğin: "1 kutu = bir haneye verilen paketlenmiş gıda kutusu" veya "1 kutu = dağıtıcıdan gelen mühürlü bir kasa". Bunları karıştırırsanız sayılar kayar. Her ikisiyle uğraşıyorsanız, etiketleyin (ör. "müşteri kutuları" ve "kasa kutuları") böylece toplamlar bir anlam taşır.
Günü dengelemek için yalnızca şu bilgileri takip edin:
Notları kısa tutun. "3 hasarlı" veya "2 son kullanma" yeterlidir. Uzun açıklamalar insanları yavaşlatır ve genellikle sonra yardımcı olmaz.
Ne kadar ayrıntı istediğinize karar verin. Birçok pano sadece toplam kutularla iyi çalışır. Raporlama kategoriler gerektiriyorsa, bunları hafif tutun (ör. "sebze" ve "kuru gıdalar") ve sadece ekip güvenilir şekilde sayabiliyorsa ekleyin. İyi bir test: bir kayıt girişi 30 saniyeden fazla sürüyorsa, yoğun günlerde insanlar onu atlayacaktır.
Vardiya sırasında atlanması gerekenler: her bir ürünü, markayı veya tam ağırlığı takip etmek. Ayrıntı seviyesi için özel zaman ve personel yoksa, bu genellikle boşluklar yaratır ve toplamları daha az doğru yapar.
En iyi kayıt, sıra uzun ve telefon çalıyor olsa bile her seferinde doldurulan kayıttır. Herhangi bir karmaşık şeye başlamadan önce bir yoğun vardiyayı izleyin ve üç şeyi belirleyin: kayıt nerede tutulacak, kim yazacak ve kim toplamları kontrol edecek.
Kağıt genellikle benimsenmesi en hızlı olandır. Girişte bir panosu ve dağıtıma başka bir panosu unutmayı zorlaştırır. İnternet kesildiğinde de çalışır. Dezavantajı, haftalık toplamları eklemenin zaman almasıdır.
Bir elektronik tablo el matematiği olmadan toplamlar istediğinizde yardımcı olur. Bir kişi vardiya sonunda (veya daha sakin anlarda) günün sayılarını girebilir ve formüller günlük ve haftalık toplamları hesaplayabilir. Risk erişimdir: tek bir bilgisayarda ise kayıt "başkasının işi" haline gelir.
Basit bir uygulama birden fazla vardiya, paylaşılan sorumluluk veya birden fazla lokasyon olduğunda yardımcı olabilir. Birden çok kişinin aynı kaydı güncellemesi gerektiğinde paylaşılan erişim önemlidir. Dezavantajı kurulum ve eğitimdir; bu yüzden basit tutun.
Pratik bir yaklaşım: uzun vadede kullanmak istediğiniz alanları aynen kullanarak dört hafta kağıtla başlayın. Toplamları derlemek zorsa, aynı düzeni kullanarak bir elektronik tabloya veya uygulamaya geçin. Alışkanlık, format değişse bile devam eder.
Günlük kayıt, biri vardiya ortasında alıp sayımları temiz tutabilecek şekilde çalıştığında en iyisidir.
Üstte temelleri koyun: tarih ve net bir vardiya etiketi. Her gün aynı seçenekleri kullanın (AM, PM, Etkinlik) böylece vardiyalar birleştirildiğinde "gizemli toplamlar" oluşmaz.
Ardından her kutu türü için bir satır oluşturun (veya işletme biçiminiz buysa her kategori için bir satır). Sütunları dengelemeniz gerekenlerle sınırlayın:
Küçük bir Notlar sütunu ekleyin ama kasıtlı olarak küçük tutun. Notlar "2 kutu hasarlı" veya "10 yaşlı teslimi" gibi istisnalar için olsun, uzun hikayeler için değil.
Son olarak kayıtın vardiya sırasında nerede duracağını kararlaştırın. Kaydın son işlem yapılan yerde tutun. Kutular çıkış noktasında bırakılıyorsa, kaydı çıkışta tutun. Giriş depoda oluyorsa, orada tutun. Kayıt işe en yakın yerde oldukça daha doğru olur.
Vardiyanıza önceki günün bitiş sayısını (veya önceki vardiyanın son sayısını) bugünün başlangıç sayısı olarak kullanarak başlayın.
Ürünler geldikçe hemen kaydedin. Günü sonuna bırakmayın. Küçük bir bırakma unutulması veya iki teslimatın karıştırılması kolaydır. Bir kişi boşaltıyorsa, kaydı beş dakika için görevlendirilmiş ikinci bir kişi atayın ki girişler ayrıntılar taze iken yazılsın.
Kutular çıktığında, bunları giderken kaydedin, sonradan değil. Basit bir alışkanlık işe yarar: her seferinde, bir araba depodan çıktığında kaç kutu çıktığını ve hangi program için olduğunu yazın (yaya pantrisi, teslimat rotası, ortak ajans). Bu, yoğunluk sırasında bile kaydı doğru tutar.
Birçok ekibin takip edebileceği temel akış:
Kapanışta fiziksel sayımı matematikle karşılaştırın. Uyumuyorsa tüm sayfayı yeniden yazmayın. Bakiyeyi daire içine alın, "+2 fark" veya neyse yazın ve kısa bir neden ekleyin ki biri takip edebilsin.
Örnek: 120 kutu ile başlıyorsunuz. Bir kamyon 40 getirdi (şimdi 160). Daha sonra 55 dağıtıldı (şimdi 105). Bitiş sayınız 104 çıktıysa "-1 fark, muhtemelen hasarlı kutu atıldı" yazın ve koordinatöre işaretleyin.
Günlük kayıt sadece bir belge değildir. Hızla üç soruya cevap vermeli: bugün ne kadar geldi, ne kadar gitti ve ne kaldı.
Bunları sayfanın altına (veya sayfada son satır olarak) koyun: toplam gelen, toplam giden ve elde kalan bitiş.
Hızlı bir doğruluk kontrolü ekleyin:
Bu, en yaygın sorunları yakalar: kaydedilmemiş bir alım, iki kez sayılan bir teslimat veya "kutu" ile "kasa" karıştırılması.
Haftalık raporlama için basit tutun. Günlük toplamları toplayarak haftalık "gelen" ve "giden"i elde edin, ardından haftayı desenler için tarayın. Eğer Perşembe her zaman en yoğun günse, daha fazla gönüllü planlayın, paketleme süresi ayarlayın veya daha erken sipariş verin.
Aylık raporlama için insanların gerçekten okuduğu bilgilere bağlı kalın: toplam gelen, toplam giden, son günün bitiş elde miktarı ve kısa bir not özeti. Notlar sayıların arkasındaki hikayeyi açıklar (tatil kampanyası bağışları artırdı, dondurucu arızalandı, ekstra dağıtım etkinliği gibi).
Toplamları yalnızca gerçekten gerekliyse ayırın. Yaygın nedenler farklı programlar (yaya vs ev teslimi), özel etkinlikler (mobil pantri günü, okul kampanyası) veya ayrı takip edilmesi gereken kısıtlı öğelerdir. Toplamları ayırırsanız, her grup için aynı basit denklem kullanılsın ki her şey dengede kalsın.
Bir kayıt yalnızca karışık günlerle başa çıkabiliyorsa işe yarar. Amaç detay değil; amaç tutarlı kurallar ki toplamlar hâlâ anlamlı olsun.
Kısmi kutular için bir kural belirleyin ve başa yazın. Birçok pano ya en yakın tam kutuya yuvarlar ya da 0.5 gibi basit kesirleri kabul eder. Yuvarlama seçerseniz önemli olduğunda kısa bir not ekleyin (ör. "2 kutu + yarım"). Kesirleri seçerseniz, küçük miktarlarda tartışma çıkmaması için bunları sınırlı tutun.
Hasarlı veya son kullanma tarihi geçmiş ürünleri yine sayın ki elde kalan gerçekçi olsun. En basit yaklaşım onları notta açık bir nedenle "çıkan" kutular gibi kaydetmektir. Bu aynı zamanda neden bağışların güçlü görünmesine rağmen dağıtımların öyle olmadığını açıklar.
Birden fazla dağıtım hattınız varsa (ön masa, araçla dağıtım, teslimat), toplamlar hızla kayabilir. Basit bir çözüm, her vardiyada her hattın nihai sayılarını toplayıp combined toplamı yazmak için bir kişiyi görevlendirmektir. Diğerleri hizmete odaklanır.
Mesai dışı bağışlar olur. Ayrı bir sistem yaratmak yerine bunları ertesi günün "gelen"i olarak kısa bir notla kaydedin (ör. "21:00 kapıya bırakıldı"). Kayıt günlük kalır ve hikaye net olur.
Düzeltmeler için hataları gizlemeyin. Görünür bir yöntem kullanın:
Örnek: Bir gönüllü 10 kutu çıktı diye kaydeder, sonra 2 kutunun son kullanma tarihi geçmiş olduğu bulunur. Silmeyin. Eski toplamın üstünü çizip "12 çıktı (10 dağıtıldı + 2 son kullanma)" yazın; böylece gün sonu toplamları hâlâ anlamlı olur.
Çoğu problem matematik değil; biriken küçük alışkanlıklardır.
En büyük sorunlardan biri "kutu"nun anlamının değiştirilmesidir. Pazartesi bir kutu önceden paketlenmiş bir aile setiyken, Çarşamba "binadan çıkan herhangi bir karton kutu" olursa sayılar gerçek stoğa uymaz. Bir tanım seçin ve bir raporlama dönemi (genellikle hafta veya ay) boyunca aynı kalmasını sağlayın.
Başka bir yaygın sorun, sonradan hafızadan kayıt yapmak. Yoğun vardiya insanları "gün sonunda yazalım" diye cazip hale getirir ama sonra gönüllü değişir ve ayrıntılar kaybolur. Her hareketi kaydedemiyorsanız, kısa aralıklarla kaydedin (ör. her 30 dakikada bir).
Toplamlar, bitiş sayımını atladığınızda da bozulur. Matematik sadece doğrulama yapıldığında işe yarar. Hızlı bir bitiş sayımı güvenlik kontrolünüzdür.
Sık görülen problemler:
Örnek: Salı günü bir gönüllü "12 çıktı"yı 12 market poşeti olarak kaydederken başka biri "8 çıktı"yı 8 paket kutu olarak kaydeder. Gün 20 kutu olarak görünür ama gerçek bir kutu toplamı değildir. Net etiketler ve günde bir sahip bu tip sorunları önler.
Vardiyanın son beş dakikası ertesi günün sakin başlayıp başlamayacağını belirler. Eğer kapanışta sayılar uyuşuyorsa, bir sonraki kişi kapıyı açıp raf sayısına güvenebilir.
Gitmeden önce:
Matematik uymuyorsa tahmin etmeyin. Genellikle kutular çıkışını yeniden sayın, kaçan bir girişi kontrol edin ve değiştirdiğiniz şeyi not edin.
Örnek: 120 ile başladıysanız, 35 aldıysanız ve 42 verdiyseniz, bitiş 113 olmalı. Raflar daha çok 103 gibiyse, 10 kutuluk bir ortak alımı kaydedilmemiş olabilir. Bunu ekleyin, tekrar toplayın ve "kaçırılmış ortak alımı, yeniden sayımdan sonra eklendi" diye not yazın.
İşte bir Salı örneği. Pantri rafında 40 standart kutu ile başlıyoruz (dünün bitiş sayısı).
Satır satır girişler (sadece kutular):
| Saat | Giriş | Çıkış | Not |
|---|---|---|---|
| 9:05 | 12 | 0 | Bağış bırakıldı (12 kutu) |
| 10:30 | 0 | 9 | 9 hane hizmet aldı |
| 12:10 | 0 | 6 | Yaya alımları |
| 13:15 | 8 | 0 | Geç teslimat geldi (8 kutu) |
| 14:40 | 0 | 10 | Planlı alım |
| 15:20 | 0 | 0 | 1 kutu ezildi ve güvenli değil - elendi |
Günün sonunda sütunları toplayın:
Günün nihai toplamı
Başlangıç kutuları (40) + Gelen (20) - Giden (25) + Düzenlemeler (-1) = Bitiş kutuları (34)
Yani raf sayısı 34 kutu olarak bitmelidir.
Fiziksel sayım 34 değilse tahmin etmeyin.
Bu kayıtları dürüst tutar ve ertesi günün başlangıç sayısını güvenilir yapar.
Bir kayıt ancak yoğun günleri atlatabiliyorsa yardımcı olur. Amaç basit: yarın biri kaydı alıp güvenilir toplamları elde edebilsin, bugün kaos olsa bile.
Kayıt için net bir sahip atayın. Bu, bir kişinin kaydı hep doldurması demek değildir. Boş formları hazır tutmak, soruları cevaplamak ve toplamların saklandığından emin olmak gibi sorumlulukları olan bir kişi anlamına gelir. Kayıtın nerede olacağını da belirleyin (ambardaki pano, dijital için paylaşılan dosya veya her ikisi) ki kimse onu aramak zorunda kalmasın.
Sistemin sürmesini sağlayan birkaç alışkanlık: her vardiyaya kutuları kaydetmek için bir rol atayın (yedek ile), formu işin yapıldığı yerde tutun, hafta bir 10 dakikalık gözden geçirme yaparak eksik günleri veya beklenmedik artışları saptayın ve kimsenin kullanmadığı alanları kaldırın.
Eğer ekibiniz paylaşılan bir araç istiyorsa, temel bir web veya mobil günlük uygulaması kağıttan daha kolay olabilir, özellikle birden çok kişinin aynı toplamlara ihtiyacı olduğunda. Geliştirici yoksa, Koder.ai (koder.ai) sohbetten basit bir giriş-çıkış kayıt uygulaması oluşturmanıza yardımcı olabilir; sonra kaynak kodu dışa aktarabilir veya hazır olduğunuzda barındırabilirsiniz.
Küçük değişikliklerle sürekli iyileştirin. Bir kafa karışıklığını azaltan bir alan, kimsenin kullanmadığı "mükemmel" bir formdan genellikle daha değerlidir.
