Başlık, biyografi ve bağlantıları toplayan, sonra teklifleri gözden geçirip kısa listeye alıp kabul edebileceğiniz düzenli bir konferans konuşmacısı başvuru formu oluşturun.
Bir konferans konuşmacısı başvuru formu, konuşmacı çağrısının ilk haftasına kadar basit görünür. Teklifler e-posta zincirlerinde, paylaşılan bir tabloda, bir Google Doküman'da ve "kısa bir soru" ile başlayan ve tam bir özetle biten birkaç DM'de görünür. Bundan sonra her karar bir define avına dönüşür.
Kargaşa genellikle aynı anda üç şey olduğunda çıkar: insanlar farklı yerlerden gönderir, değerlendiriciler farklı formatlarda not bırakır ve "son karar" sadece birinin hafızasında yaşar. Küçük etkinlikler bile bunu hisseder. 30 başvuru ve üç değerlendiriciyle, birkaç gün içinde "Bu kişiye zaten yanıt verdik mi?" sorusunu sormaya başlarsınız.
Organizatörler her şeyi tek bir yerde istediklerinde yalnızca "bir form" demek istemezler. Tüm akış için tek bir ev: gönderim, değerlendirme, karar ve takip. Yenileri, hangi başvurunun değerlendirildiğini, hangi başvuruların kabul edildiğini ve kimin yanıt beklediğini görebilmelisiniz.
Bu, siz bir konferans organizatörü, meetup sahibi veya periyodik etkinlikler düzenleyen bir topluluk ekibiyseniz önemlidir. Gönüllülerle, kısa zaman çizelgeleriyle ve çok fazla bağlam değiştirme ile çalışıyor olabilirsiniz. Sadeliğin karmaşık özelliklerden daha faydası vardır.
"Düzenli" genellikle şöyle görünür:
Bunu erken kurarsanız, konferans konuşmacısı başvuru formu kolay kısım olur. Zor olan kısım olması gereken olur: harika konuşmaları seçmek.
İyi bir konferans konuşmacısı başvuru formu, fikri değerlendirmek için yeterli ayrıntıyı ister ama insanların yarıda bırakacağı kadar çok soru sormaz. İlk ekranı konuşmaya odaklayın; böylece daha eksiksiz gönderimler alırsınız.
İnceleyenlerin oturumu hızlıca anlaması ve teklifleri adil karşılaştırması için gerekli çekirdek bilgiden başlayın. Herkesin aynı derinlikte yazması için net kelime sınırlamaları verin.
Çoğu karar küçük bir alan setine dayanır:
Bunun ardından planlamaya yardımcı olacak ancak gönderimi engellememesi gereken birkaç alan ekleyin. Şirket ve görev unvanı bağlam sağlayabilir, ancak bunları isteğe bağlı bırakmak bağımsız konuşmacıların rahat hissetmesini sağlar. Konum, zaman dilimleri veya vize planlaması için önemliyse, kabul sonrası da toplanabilir.
Erişilebilirlik ihtiyaçları ve seyahat kısıtları erken sorulabilir, ama dikkatli ifadeler kullanın. Pratik ve gizli tutun: "Konuşmayı rahat ve erişilebilir kılmak için bilmemiz gereken bir şey var mı?" ve "Herhangi bir seyahat kısıtınız var mı?" gibi. Tıbbi ayrıntılar sormaktan kaçının.
Kısa bir örnek: biri "İnsanlar için Postgres Tasarlamak" önerisinde bulunursa, özet katılımcıların sonunda neler yapabileceğini söylemeli (daha güvenli indexler yazmak, sorgu planlarını okumak, yaygın tuzaklardan kaçınmak). Biyografi bunu öğretebileceğini göstermeli ve tek bir video örneği konuşma tarzını doğrulayabilir.
Her şeyi yakalayıp değerlendirecek bir sistem kullanıyorsanız, bu alanlar değerlendirici görünümüne temizce eşlenmeli, böylece her gönderimi yeniden açmadan track, seviye ve formata göre sıralayabilirsiniz.
Bir konferans konuşmacısı başvuru formu kısa, dostça bir sohbet gibi hissettirmeli. İnsanlar ne demek istediğinizi tahmin etmek zorunda kalırsa veya bir duvar dolusu soru arasında kaybolurlarsa ya formu bırakırlar ya da yarım yamalak gönderirler.
Açık etiketler ve sakin bir düzen kullanın: her satıra bir soru, gerektiğinde alanın altında kısa yardımcı metin. Önemli kuralları uzun bir giriş paragrafında gömmeyin. Kuralı gerektiği yere koyun.
Tamamlama oranını artıran birkaç tasarım seçimi:
Örnekler özet alanında en çok işe yarar. Belirsiz bir özet: "AI trendlerinden ve neden önemli olduklarından bahsedeceğim." Güçlü bir özet ise katılımcıların ne öğreneceğini ve nasıl öğreneceklerini söyler: "AI özelliklerini değerlendirmek için 3 adımlık bir kontrol listesi, küçük ekiplerde başarısız ve başarılı örnekler ile birlikte ayrılacaksınız."
Karakter sınırları katı olmak için değil; değerlendiricilerin işini kolaylaştırmak içindir. Biri beş paragraf yazıp diğeri üç satır yazarsa karşılaştırmak zorlaşır. Sıkı bir sınır konuşmacıları net olmaya zorlar ve değerlendirme sürecini hızlandırır.
Son olarak, bağlantıları vermeyi ve taramayı kolaylaştırın. Bir web sitesi, LinkedIn ve geçmiş konuşmalar için ayrı alanlar kullanın ve "N/A" seçeneğine izin verin. Zorlanan bir bağlantı alanı genellikle düşük kaliteli yer tutucular üretir ve değerlendirme sırasında zaman kaybettirir.
Bir konferans konuşmacısı başvuru formu işin yarısıdır. Diğer yarısı her teklifi "yeni"den net bir karara taşımaktır, bağlam kaybetmeden.
Önce herkesin aynı şekilde kullanacağı küçük bir durum seti üzerinde anlaşın. Basit tutun ki değerlendiriciler hızlı hareket edebilsin. Birçok etkinlik için bu yeterlidir: New, Needs info, Shortlisted, Accepted, Declined.
Sonra her gönderimi kolay referanslanır hale getirin. Bir zaman damgası (gönderildiği zaman) ve benzersiz bir gönderim kimliği saklayın, böylece "S-0142" yerine "Kubernetes olan" dememek için bu kimliği kullanabilirsiniz. Bu, iki konuşmanın benzer başlıklara sahip olması veya konuşmacının daha sonra güncelleme yapması durumunda yardımcı olur.
Konuşmacının yazdıklarını ve değerlendiricinin yazdıklarını ayırın. Değerlendiricilere puan, endişeler, temaya uyum ve takip soruları için dahili bir alan verin. Konuşmacı bu alanı görmemeli ve değerlendiriciler notlarını ayrı bir dokümana yapıştırmak zorunda kalmamalı.
Küçük bir etkinlik bile net rollerden fayda görür. Karmaşık bir organizasyon şemasına gerek yok, sadece paylaşılmış bir anlayış:
Gönderimleri açmadan önce bildirimleri planlayın. Durum değişikliğine göre bir mesaj seçin ki acil durumda e-postaları yeniden yazmayın. "Needs info" tek bir net soru ve bir son tarih içermeli. "Shortlisted" zamanlama beklentisini belirtmeli. "Declined" kibar bir şablon olmalı ve uzun yazışmalara davetiye vermemeli.
Hızlı karar verebilmeniz için neye ihtiyacınız olduğunu yazmakla başlayın. Bir konferans konuşmacısı başvuru formu, konuşmayı değerlendirmek için yeterli bilgi toplamalı ama meşgul konuşmacıların vazgeçmesine yol açmamalı.
Hangi alanların zorunlu hangilerinin isteğe bağlı olduğunu belirleyin. Zorunlu alanlar üç soruyu yanıtlamalı: konuşmayı kim yapıyor, ne sunacak ve nasıl ulaşılır.
Genellikle başlık, kısa özet, konuşmacı adı ve biyografisi, iletişim e-postası ve birkaç isteğe bağlı bağlantı alanı temel seti oluşturur. Programınıza bağlıysa track, zorluk seviyesi ve tercih edilen format (konuşma, atölye, panel) ekleyebilirsiniz.
Basit doğrulamalar ekleyin ki yanlış girişler değerlendirmeyi tıkamasın. E-posta formatını kontrol edin, özet için minimum bir uzunluk isteyin ve bağlantı alanlarının gerçek URL kabul etmesini sağlayın. Birden çok bağlantı istiyorsanız, ayrı alanlarda tutun ki taraması kolay olsun.
Formu olmayan bir gelen kutusu kaosun başladığı yerdir. Başlık, konuşmacı, track, durum ve son güncelleme gibi birkaç sütunu gösteren bir gönderimler tablosu oluşturun. Konuşmacı adı ve başlık için arama, track, seviye ve durum için filtreler ekleyin.
Sonra ekibinizin gerçekten nasıl çalıştığına uyan hafif değerlendirme araçları ekleyin. Birçok program için birkaç unsur uzun yolda çok şey katar: temalar için etiketler (örn. "security" veya "beginner"), basit bir puan (1-5) ve değerlendirici başına özel bir not kutusu.
Son olarak, işlemleri belirgin hale getirin. Birisi Accept, Waitlist veya Decline tıkladığında sistem durumu güncellemelı, kim ve ne zaman yaptığını kaydetmeli ve organizatörün kişiselleştirebileceği bir taslak mesaj hazırlamalı.
İyi bir değerlendirme süreci en iyi anlamda sıkıcı hissettirir. Her teklif kolayca bulunur, kolay karşılaştırılır ve gelen kutusu yoğunlaştığında unutulması zor olur.
Günlük olarak gerçekten kullanacağınız birkaç filtre ile başlayın. Form çok veri topluyorsa ama değerlendirme görünümü bunu hızlıca dilimleyemiyorsa, kaydırma ve tahminle uğraşmak zorunda kalırsınız. En çok işe yarayan filtreler genellikle track, seviye, format, durum ve değerlendirici atamasıdır.
Ardından değerlendiricilerin temel bilgileri aramak zorunda kalmayacağı tutarlı bir "değerlendirme kartı" tutun. Amaç bir bakışta ne olduğunu anlamak ve bir tıkla derinlemesine bakabilmek. Sağlam bir kart genellikle konuşma başlığını ve kısa özeti, konuşmacı adını (anonim ilk tur için gizlenebilir), ana bağlantıları, değerlendirici notlarını ve puanını ve basit bir karar geçmişini gösterir.
Herkes değerlendirmeye başlamadan önce yorum kurallarında anlaşın. Özel notlar endişeleri, komiteye sorulacak soruları ve kararın gerekçelerini yakalamalı. Konuşmacının göreceği geri bildirim kısa, nazik ve spesifik olmalı. İç tartışmalar, diğer konuşmacılarla karşılaştırmalar veya iletilirse istenmeyen şeylerden kaçının.
Önyargıyı azaltmak için iki aşamalı bir geçiş düşünün: önce özeti puanlayın, sonra biyografi ve bağlantıları açın. Hafif anonymize edilmiş bir ilk tur (isim ve şirketi gizlemek) küçük komitelerde tanıdıklık yanılmasını azaltabilir.
Yanıt standardı belirleyin ki başvurular dokunulmadan kalmasın. "İlk yanıt 7 gün içinde" gibi basit bir kural iyi işler; bu yanıt hâlâ "hala değerlendiriyoruz" olabilir. Son tarihleri takip ederseniz, gecikmiş öğeler belirgin hale gelir, tablo içinde sessizce eskimezler.
2 günlük, üç track'li (Web, Data, Product) ve 40 konuşma slotlu bir teknoloji konferansını hayal edin. Üç hafta açık bir konuşmacı çağrısı yapıyorsunuz ve her teklifin aynı net yol üzerinden geçmesini istiyorsunuz.
Bir teklif şu şekilde ilerleyebilir. Jamie "Küçük Ekipler için Pratik Gözlemlenebilirlik" gönderir, kısa özet ve biyografi ekler ama video bağlantısı ve geçmiş konuşma örneklerini unutmuştur. Gönderim New durumuna düşer. Bir değerlendirici konuyu beğenir ama konuşma tarzını değerlendiremez. Durumu Needs info olarak değiştirir ve not bırakır: "Lütfen 3-5 dakikalık bir klip veya önceki bir konuşma kaydı ekleyin."
Jamie eksik bağlantıları ekler ve teklif tekrar değerlendirmeye gelir. Başka bir değerlendirici güncellenmiş bağlantıları kontrol eder ve Shortlisted işaretler. Daha sonra program toplantısında organizatör teklifi Accepted yapar ve Data track'ine atar.
Birden fazla değerlendiricinin birbirinin önüne geçmesini önlemek için herkese net bir şerit verin. Biri ilk tur triage'ı (New, Needs info, Declined) yapabilir. İki kişi shortlisted konuşmaları puanlayabilir. Bir kişi son durum değişiklikleri ve takvim alanlarından sorumlu olabilir. Herkes kısa notlar bırakmalı, uzun denemeler değil.
Karar gününde organizatör basit bir pano çekebilmeli: durumlara göre sayılar (New, Needs info, Shortlisted, Accepted) ve track'e göre sayılar, ayrıca "Shortlisted, henüz slot atanmamış" gibi filtrelenmiş bir görünüm.
Bir konferans konuşmacısı başvuru formunu bozmanın en hızlı yolu onu iş başvurusu gibi hissettirmektir. Form uzun, belirsiz veya riskli görünürse iyi konuşmacılar uğraşmaz.
Sık yapılan hata her şeyi baştan sormaktır: tam bir taslak, slayt destesi, vesikalık, referanslar ve ayrıntılı seyahat ihtiyaçları. "Evet, hayır, belki" kararını vermek için gerekenle başlayın. Kalanı kabul sonrası toplayın. Bu bariyeri düşük tutar ve gelen kutunuzu temizler.
Bir diğer sorun belirsiz özet yönergeleridir. "Bize konuşmanızı anlatın" essay, pazarlama metni veya tek cümlelik bir başlıkla sonuçlanır. Tekliflerin karşılaştırılabilir olması için basit bir yapı verin: katılımcıların ne öğreneceği, kimler için olduğu ve neyin farklı olduğu.
Değerlendirme ekipleri konuşmacının metnini doğrudan düzenlediğinde zaman kaybı olur. Tekliflerin içine müdahale etmeyin. Değerlendirici notları ve puan ekleyin. Gönderilenin bir kayıt olarak kalması ve komitenin ne düşündüğünün net olması istenir.
Durum takibi sessiz katildir. Tek bir gerçek kaynağı olmadan kararlar tekrar edilir, e-postalar çakışır ve biri iki kere kabul edilebilir. Temel bir durum seti bile çoğunu engeller. Farklı etiketler (ör. "Waitlist" veya "Under review") kullanıyorsanız sorun yok; önemli olan herkesin aynı etiketleri aynı şekilde kullanmasıdır.
Alındı onayını atlamayın. Konuşmacılar net bir "aldık" mesajı (ne olacağı ve ne zaman yanıt bekleyecekleri) almazsa haftalarca takip e-postaları gelir.
CFP'yi duyurmadan önce kısa bir kuru deneme yapın. Bir arkadaşınızdan bir teklif göndermesini ve sizin değerlendirici gibi davranmanızı isteyin. Bu, 50 yarım kullanışlı girişi almadan önce çoğu sorunu ortaya çıkarır.
Temel alanların (başlık, özet, biyografi, iletişim e-postası ve en az bir bağlantı) mevcut olduğunu ve biçim kurallarınızın (biyografi uzunluğu, özet uzunluğu ve bağlantıların açılması) istediğiniz gibi çalıştığını kontrol edin. Ardından tam değerlendirme akışını yürütün: kullanacağınız durumlar, dayandığınız filtreler, değerlendirici atama ve kararların nerede kaydedileceği.
Ayrıca konuşmacı deneyimini kontrol edin. Onay mesajı onlara sıradaki adımı ve ne zaman cevap beklemeleri gerektiğini söylemeli.
Son olarak, basit raporlama sorularını manuel çalışmadan cevaplayabildiğinizden emin olun: track ve seviyeye göre kaç başvuru var, kaçı incelenmemiş ve kaç kararlandı, beklediğiniz konu/format/konuşmacı profili karışımını alıyor musunuz?
Bir konferans konuşmacısı başvuru formu sadece idari iş değildir. Kişisel veridir: isimler, e-postalar, biyografiler ve bazen iş geçmişini ortaya çıkaran bağlantılar. Kendi bilginiz gibi dikkatle ele alın.
Açık ve basit dil kullanın. Konuşmacılara neyi saklayacağınızı, neden ihtiyaç duyduğunuzu, kimin görebileceğini ve ne kadar süre tutacağınızı söyleyin. Bunu gönder düğmesine yakın tutun ki gizli kalmasın.
Kabul edildiğinde herhangi bir şeyi yayımlamayı planlıyorsanız onay önemli. Konuşmacının adı, biyografisi, fotoğrafı (topluyorsanız) ve konuşma detaylarının yayımlanmasına dair açık bir onay kutusu ekleyin. Bunu pazarlama izininden ayrı tutun ki insanlar kandırılmış hissetmesin.
Topladıklarınız konusunda katı olun. Çoğu CFP ev adresi, doğum tarihi veya kimlik numarası gibi hassas verilere ihtiyaç duymaz. Bir alan eklemek istiyorsanız, onunla hangi kararı vereceğinizi yazın. O kararı isimlendiremiyorsanız, alanı çıkarın.
Erişimi erken sınırlayın, başvurular gelmeden önce. Sadece organizatörler ve değerlendiriciler girdileri görebilmeli ve herkes dışa aktarma ve ekran görüntüsü alma konusunda nasıl davranacağına dair bilgi sahibi olmalı. Veriyi belirli bir bölgede tutmanız gerekiyorsa bunu araç seçerken gereksinim olarak belirtin.
Basit bir güvenlik kontrol listesi:
Etkinlikten sonra gereğini yapın. Ajanda ve konuşmacı iletişimi için gerekenleri dışa aktarın, sonra eski gönderimleri kaldırın ki veri gereksiz yere kalmasın.
Stres yapmadan çalıştırabileceğiniz bir sürümle başlayın: tek bir konuşmacı çağrı formu, her gönderimin düştüğü bir değerlendirme yeri ve net bir karar izi. Bunu uçtan uca çalıştırabiliyorsanız gerçek hacmi yönetebilir ve sonra geliştirebilirsiniz.
Pratik bir işlem sırası:
Temeller stabil hale gelince etkinliğiniz ve ekibiniz için uygun yükseltmeleri ekleyin: çoklu değerlendirici kararları için puanlama rubriği, önyargıyı azaltmak için anonim ilk tur, eksik bilgiler için hatırlatıcılar ve ajandayı kilitlemeye başladığınızda zamanlama alanları.
Formlar, tablolar ve e-posta şablonlarını bir araya getirmek istemiyorsanız, alanlarınızı ve konuşma teklif iş akışınızı sohbette tanımlayarak küçük bir dahili uygulamayı Koder.ai üzerinde oluşturabilirsiniz. Uygun olduğunda kaynak kodunu dışa aktarabilir veya dağıtabilirsiniz.
Bir sonraki adım: alan listenizi yalın dilde yazın, ardından 5-10 örnek gönderim (biri karışık olsun) ile tam akışı test edin. Gerçek konuşmacıları davet etmeden önce sizi neyin şaşırttığını düzeltin.
Tek bir başvuru kanalı seçin ve ona bağlanın. Tek bir form kullanın ve tüm başvurular tek bir değerlendirme gelen kutusuna gelsin; e-posta ve DM'lerle başvuruları yalnızca gerçek istisnalar için kabul edin.
Konuşmayı değerlendirmek için gereken minimumu toplayın: başlık, kısa özet, konuşmacı adı, iletişim e-postası ve kısa bir biyografi. Programınız için önemliyse track, seviye, format ve birkaç isteğe bağlı bağlantı ekleyin.
İlk ekranı konuşmaya odaklı tutun; net kelime sınırları ve iyi bir özet örneği verin. İsteğe bağlı alanları "iyi olur" olarak bırakın ki konuşmacılar formu yarıda bırakmasın.
Herkesin üzerinde anlaştığı küçük bir durum seti kullanın: New, Needs info, Shortlisted, Accepted ve Declined gibi. Önemli olan tutarlılık: her teklifin her zaman tek bir güncel durumu ve net bir karar geçmişi olmalı.
Değerlendiricilere başlığı, özeti, track'i, seviyeyi, ana bağlantıları, puan ve özel not alanını gösteren tutarlı bir görünüm verin. Değerlendiriciler karar vermek için üç sekme açmak zorunda kalmamalı.
Kısa ve net bir soru ile "Needs info" durumuna geçirin ve bir son tarih belirtin. Beş düzeltme istemek yerine bir eksik bilgiyi talep etmek daha hızlı cevap almanızı sağlar.
Genellikle iki aşamalı bir süreç yeterlidir: önce özeti puanlayın, sonra güçlü adaylar için biyografi ve bağlantıları inceleyin. İlk aşamada isimleri ve şirketleri kısmen gizlemek bile tanıdıklık yanılmasını azaltır.
Otomatik bir alındı mesajı hemen gönderin ve ardından örneğin "iki hafta içinde cevap veririz" gibi net bir beklenti belirtin. Kısa durum güncellemeleri takip e-postalarını azaltır ve güven oluşturur.
Konuşmacıya yönelik mesajları kısa, kibar ve kesin tutun; reddedilenlere uzun yazışma başlatacak ayrıntılar vermekten kaçının. Programın rekabetçi olduğunu belirterek fazla ayrıntı paylaşmamak çoğu durumda yeterlidir.
Formu, bir form, bir başvuru tablosu ve bir değerlendirme iş akışı bir arada sunan bir araçla yapın; tablolar, e-posta ve şablonları birleştirmek zorunda kalmayın. Koder.ai gibi bir araçla alanları ve durumları sohbette tanımlayarak küçük bir dahili uygulama oluşturabilirsiniz.
