บันทึกชั่วโมงอาสาสมัครสำหรับนักเรียนที่เข้าใจง่าย: ควรเก็บอะไร ผู้ควบคุมอนุมัติอย่างไร และส่งยอดรวมอย่างไรให้โรงเรียนรับเครดิตได้อย่างเรียบร้อย

บันทึกชั่วโมงอาสาสมัครคือบันทึกเวลาที่คุณใช้ทำงานอาสาสมัครโดยไม่รับค่าตอบแทน คล้ายกับใบลงเวลาทำงาน มักจะระบุวันที่ เวลาเริ่ม-เลิก สิ่งที่คุณทำ สถานที่ และผู้ควบคุมที่สามารถยืนยันชั่วโมงได้
โรงเรียนใช้บันทึกเพื่อยืนยันการให้บริการอย่างเป็นธรรมและสม่ำเสมอ โดยเฉพาะเมื่อชั่วโมงมีผลต่อการจบการศึกษา หน่วยกิต รางวัล ชมรม หรือทุน บันทึกที่ชัดเจนยังช่วยแก้ปัญหาได้ง่ายกว่าเพราะแสดงว่าใครอนุมัติรายการและเมื่อใด
โดยทั่วไปบันทึกรายการควรมีชื่อองค์กรหรือกิจกรรม วันที่ สถานที่ (ถ้าจำเป็น) เวลาเริ่ม-เลิก ยอดชั่วโมง และคำอธิบายสั้น ๆ ของงาน นอกจากนี้มักต้องระบุชื่อผู้ควบคุม ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อพร้อมลายเซ็นหรือหลักฐานการอนุมัติ
โดยปกติใช่ เพราะการลงชื่อจากผู้ควบคุมถือเป็นหลักฐานว่าการให้บริการเกิดขึ้นจริงและมีคุณสมบัติตามข้อกำหนด หากไม่ได้รับลายเซ็น ให้สอบถามทางเลือกที่โรงเรียนยอมรับก่อนจะถือว่ายอดนั้นใช้ได้
ไม่จำเป็นเสมอไป แต่โดยทั่วไปจดบันทึกเวลาที่คุณทำงานจริงและตัดเวลาพักออก เว้นแต่โปรแกรมจะระบุว่าพักทำงาน นอกจากนี้ให้ระบุเวลาพักอย่างชัดเจนเพื่อให้ยอดรวมสอดคล้องกับที่ผู้ควบคุมคาดไว้
โรงเรียนส่วนใหญ่ไม่คิดเวลาเดินทางไป-กลับเป็นชั่วโมงอาสาสมัคร แม้ว่ามันจะเกี่ยวข้อง หากโรงเรียนของคุณยอมรับ ให้บันทึกแยกเป็น "เวลาเดินทาง" แทนที่จะผสมรวมกับชั่วโมงบริการ
งานบ้าน งานช่วยธุรกิจในครอบครัวที่มีผลกำไร และงานที่ได้รับค่าจ้างมักจะไม่ผ่านเกณฑ์ ชั่วโมงอาจถูกปฏิเสธหากกิจกรรมให้ประโยชน์แก่ตัวเองเป็นหลัก ดังนั้นเมื่อไม่แน่ใจให้ตรวจสอบกับโรงเรียนก่อน
บันทึกทันทีขณะที่จำได้ดีที่สุด แล้วขออนุมัติภายใน 24–48 ชั่วโมงถ้าเป็นไปได้ หากรอนานหลายสัปดาห์ ผู้ควบคุมอาจลืม สถานะงานเปลี่ยน หรือแก้ไขได้ยากขึ้น
กระดาษเหมาะเมื่อได้ลายเซ็นต์ในวันเดียวกันและชั่วโมงน้อย แต่อาจหายหรือเขียนอ่านยาก สเปรดชีตช่วยรวมยอดได้เร็วแต่ยืนยันยาก แอปหรือฟอร์มออนไลน์มักดีที่สุดเมื่อการอนุมัติและการส่งออกต้องชัดเจน
สาเหตุหลักที่ถูกปฏิเสธคือข้อมูลผู้ควบคุมไม่เพียงพอ คำอธิบายคลุมเครือ การคำนวณเวลาผิด หรือแก้ไขหลังอนุมัติโดยไม่ได้ขออนุมัติใหม่ การส่งซ้ำซ้อนหรือใช้ชั่วโมงเดียวกันกับสองโปรแกรมก็เป็นปัญหาบ่อยเช่นกัน