Skapa en menyväljare för catering som låter kunder välja rätter och antal gäster, och som sedan skapar ett offertutkast du kan bekräfta och justera innan du skickar.
De flesta cateringförfrågningar börjar med en fråga: ”Hur mycket kommer det att kosta?” Problemet är att kunder ofta inte vet vad du behöver för att prissätta det. Portionsstorlekar är inte självklara. ”Lunch” kan betyda paketlådor, varm buffé eller något mittemellan. Små menyval kan påverka totalsumman mycket, men kunder vet inte det i förväg.
Den osäkerheten skapar långsam fram-och-tillbaka-kommunikation. Först klargör du antal gäster. Sedan kostbehov. Sedan leverans kontra upphämtning. Sedan reagerar de på första summan eftersom deras inre bild inte matchade vad du prisade.
En menyväljare för catering löser det genom att omvandla ”Kan jag få ett pris?” till ett guidat val. Istället för att börja från ett tomt mejl väljer kunden rätter eller paket, anger antal gäster och får en tydlig offert i utkast. Du får konsekventa indata och slipper fråga om samma sak flera gånger.
Ett offertutkast är inte en slutgiltig faktura. Det är en strukturerad utgångspunkt som tar dig mestadels i mål, så du kan svara snabbt utan att lova för mycket.
Ett bra utkast hjälper dig att göra tre saker:
Du kommer fortfarande behöva några slutliga detaljer innan du bekräftar: leveransadress och tidsfönster, lokalens begränsningar (parkering, lastning, hissar), sista datum för headcount och eventuella sista-minuten-byte.
Exempel: en kund som planerar en företagslunch väljer “Mediterranean buffet”, två sidor och en dessert, och anger 40 gäster. Du kan svara med ett offertutkast som redan inkluderar service-typ och tillval, och sedan bara bekräfta de återstående detaljerna.
En bra cateringmenyväljare samlar precis tillräckligt för att sätta ihop ett användbart utkast utan att göra förfrågan till ett långt frågeformulär. Målet är tydlighet: vad för mat, hur många personer, när och var, och allt som förändrar priset.
Börja med hur kunder föredrar att beställa. Vissa vill ha ett enkelt paket (”Lunch Box A”). Andra vill blanda rätter. Stöd båda, men gör skillnaden tydlig: paket för snabbhet, a la carte för kontroll. Om du erbjuder a la carte, visa portionsstorlekar i vardagligt språk (per person, räcker för 10, per plåt) så kunder inte gissar.
För de flesta cateringfirmor är det minsta du behöver för ett stabilt utkast:
Var strikt med vad du inte samlar in. Extra fält minskar genomförandegraden och skapar röriga fritextanteckningar.
Undvik frågor du inte kan prissätta konsekvent. ”Hur hungrig är er grupp?” inbjuder till gissningar och argument senare. Om du vill erbjuda olika portionsnivåer, gör dem explicita (standard vs rejäl) med en tydlig justering per person.
Vanliga saker att undvika:
När du designar flödet, betrakta varje fråga som en prissättningsingång. Om den inte ändrar offerten kan den vänta tills efter att de skickat förfrågan.
En bra menyväljare ska kännas som beställning, inte förhandling. Kunden väljer några rätter, anger headcount och ser direkt ett offertutkast som du kan bekräfta senare.
Placera 4–8 kategorier högst upp (Smörgåsar, Sallader, Varma huvudrätter, Sidor, Desserter, Drycker). Inom varje kategori använd rättkort med ett kort namn, en enradig beskrivning och den viktigaste detaljen kunden bryr sig om: räcker för X, vegetarisk, glutenfri, stark.
Bilder är valfritt. Om du använder dem, håll dem konsekventa och lätta så sidan laddar snabbt på telefoner.
Placera antal gäster nära toppen och håll det synligt medan man bläddrar. Använd ett minimum och maximum som matchar hur ni faktiskt serverar (min 10, max 300) och förklara vad som händer utanför intervallet (”För 300+, bekräftar vi detaljer per telefon”). Ett rimligt förval som 25 minskar friktion.
När kunder lägger till objekt, uppdatera offertöversikten omedelbart. På mobil fungerar en bottenlådlik vy bra. Översikten bör visa kvantiteter, pris per person eller per-plåt-pris, uppskattad skatt/avgifter (om ni använder det) och en tydlig etikett att totalsumman är ett utkast.
Ett enkelt flöde som fungerar:
”Spara utkast” är för kunder som fortfarande bestämmer sig. ”Begär bekräftelse” samlar de sista detaljerna du behöver för att slutföra: datum/tid, leveransadress och kontaktinfo. Håll det kort. Detta är en överlämning, inte ett fullständigt kassaflöde.
Mobilförst är viktigt: stora tryckytor, korta rättnamn och en översikt som inte försvinner. Om någon kan bygga ett utkast medan de väntar i en hiss, gör väljaren sitt jobb.
En väljare känns bara trovärdig om två personer som väljer samma meny ser samma offertutkast. Det betyder att skriva ner några enkla prissättningsregler och tillämpa dem likadant varje gång.
Undvik att blanda prissättningsstilar på samma radartikel. Välj den enhet som matchar hur ni förbereder och portionerar.
Per-person-pris fungerar bäst för serverade måltider, lådor och allt där varje gäst får en fast portion. Per-plåt-pris passar aptitretare, smörgåsplattor och desserter som görs i satser.
Om du erbjuder plåtar, definiera serveringsstorleken tydligt (”räcker för 10–12”), och använd en konsekvent regel för utkast: avrunda alltid uppåt till nästa hela plåt. Det skyddar köket och förhindrar pinsam underbeställning.
De flesta offertproblem kommer från beställningar som aldrig borde ha nått prissättningssteget.
Sätt regler som ett minimivärde för beställning (eller minsta antal gäster), minsta ledtid (48 eller 72 timmar), cutoff-tider (beställningar efter kl. 15 räknas som nästa dag) och helg-/högtidsjusteringar om ni erbjuder det.
Visa dessa tidigt, innan kunden bygger en full meny och träffar ett hårt stopp.
Utkast bör vara tydliga om vad som ingår. Vanliga tillägg är leverans, setup, serveringspersonal och en serviceavgift. Skatt varierar efter plats och ibland efter varutyp, så märk dem som ”uppskattad skatt” om du inte beräknar dem exakt.
Behandla varje avgift som en egen radpost med en tydlig regel: fast belopp, procent av matdelssumman eller ”börjar från” om det beror på avstånd eller bemanning.
Om ni använder rabattkoder eller stegvisa priser, håll regeln enkel att förklara (t.ex. ”10 % rabatt på mat för 100+ gäster”). Applicera rabatt före skatt och bestäm om leverans och serviceavgifter får rabatteras.
Använd enkel avrundning så siffrorna ser avsiktliga ut:
Exempel: en kund väljer 75 gäster och 6 aptitretare prissatta per plåt (räcker 12). Ditt utkast bör automatiskt prisätta 7 plåtar totalt, lägga på en leveransavgift, tillämpa uppskattad skatt och presentera en ren total som ditt team snabbt kan bekräfta.
En menyväljare fungerar bäst när den matchar hur folk brukar beställa catering: välj ett paket, lägg till ett par extras, ange headcount. Om kunder måste skrolla genom en lång restaurangmeny tvekar de, överger formuläret eller ringer istället.
Gruppera artiklar efter beslut, inte efter köksstation. Kunder tänker vanligen i termer av format först (lådor vs buffé), sedan tillval (dryck, dessert, personal). Färre, tydligare grupper håller väljaren snabb.
Använd enkla rättnamn och korta beskrivningar. Spara kockens berättelse till din huvudsida, inte offertutkastet.
En struktur som ofta fungerar:
Bredvid varje vara, ange vad som ingår i en rad: sidor, bröd, såser, bestick, tallrikar/servetter och om uppställning ingår. En mening som ”Inkluderar bestick och servetter” minskar uppföljningar.
Kostetiketter hjälper bara om de är korrekta och konsekventa. Om en rätt kan göras vegetarisk bara på begäran, märk den ”Vegetariskt alternativ”, inte ”Vegetarisk”. Om korskontaminering är möjlig, säg det öppet.
Gör ändringar enkla. Varje valt objekt bör ha en tydlig ta-bort-knapp och enkla kvantitetskontroller. Kunder börjar ofta med en plan och justerar snabbt (60 lådor ner till 55, plus 10 glutenfria). Om det är frustrerande går de tillbaka till mejl.
En bra menyväljare ska producera ett offertutkast som är konsekvent, lätt att granska och lätt att redigera innan något officiellt skickas ut. Bygg det i små delar så du kan testa varje del.
Börja med att strukturera menyn. Varje rätt eller paket behöver ett kundvänligt namn, ett grundpris och en enhet (per gäst, per plåt, per person-per-timme). Håll valen begränsade i början.
Få grunderna på plats:
Definiera sedan matematiken för utkastöversikten. Målet är inte en perfekt slutfaktura. Det är en pålitlig startpunkt.
En enkel formel som många team använder:
subtotal = sum(line_items)
service_fee = subtotal * service_fee_rate (or fixed amount)
delivery_fee = based on zone/time
estimated_tax = (subtotal + fees) * tax_rate
estimated_total = subtotal + service_fee + delivery_fee + estimated_tax
Lägg in en granskningsskärm innan förfrågan skickas. Visa antal gäster, valda objekt, uppskattad total och de viktigaste antagandena (minimigränser, inkluderade personal timmar, leveransfönster). Inkludera en tydlig åtgärd som ”Begär denna offert”.
Efter inskick sparas utkastet i en back-office-vy där personal kan justera priser, överstyra kvantiteter och lägga till anteckningar. När du svarar, bygg offertmeddelandet direkt från det sparade utkastet: objekt, totalsummor, antaganden och vad ni fortfarande behöver bekräfta.
Exempel: en kund väljer ”Smörgås-lunchpaket” för 40 gäster plus 2 salladsplåtar. Utkastet visar paketpriset per gäst, plåttillägget och en notis att skatt är en uppskattning. Ditt team öppnar det sparade utkastet, justerar leveransavgift baserat på adress och skickar en slutgiltig offert utan att skriva om allt.
De flesta offertverktyg misslyckas av två skäl: de överraskar kunden eller de skapar extra arbete för ditt team. En cateringmenyväljare ska kännas som en hjälpsam uppskattning, inte ett kontrakt.
Att hoppa över minimigränser är ett klassiskt problem. Om du har ett minsta antal gäster eller ett minimivärde för beställning, visa det direkt när kunden anger headcount eller börjar lägga till artiklar.
En annan fälla är att kräva för mycket innan du visar några siffror. Om kunder måste fylla i ett långt formulär innan de får en ungefärlig total kommer många att ge upp. Börja med antal gäster och menyval, visa en ungefärlig siffra och samla sedan detaljer som leveransadress, kostanteckningar och kontaktinfo.
Dolda avgifter bryter också förtroende. Om leverans, bemanning, hyra, serviceavgifter eller skatt kan tillkomma, visa dem som separata radposter så snart de är relevanta, även om de är uppskattningar.
Slutligen, märk vad som är uppskattat vs bekräftat. Ingredienspriser ändras. Bemanning beror på lokalregler. Avstånd påverkar leverans. Kalla det ett offertutkast och förklara vad som kan ändra priset.
Bygg utkastet så personal kan justera det innan det skickas. Låt kunden göra repetitiva delar (välj rätter, ange headcount) och låt ditt team hantera omdömesfrågor.
Skydd som hjälper:
Exempel: en kund väljer 40 gäster och en smörgåsplatta. Om ditt minimum är 600 kr, visa ”Minsta beställning 600 kr” direkt och föreslå vanliga tillägg (sallader eller drycker) för att nå det.
En administratör planerar en teamlunch för 75 personer en torsdag. De vill undvika mejl fram och tillbaka, så de använder din menyväljare och bygger en förfrågan på under två minuter.
De väljer ett buffépaket som ”Mediterranean Lunch Buffet”. Paketet anger tydligt vad som ingår per gäst (huvudrätt, två sidor, sallad, bröd) och minsta antal gäster. Sedan lägger de till två vanliga extras som ofta ändrar totalsumman.
Deras val ser ut så här:
Så fort de ställer in headcount uppdateras utkastet. Väljaren visar en uppskattad total som räcker för planering, inte ett slutgiltigt löfte – till exempel 1 650–1 850 kr, plus en leveransavgift i spannet 35–60 kr beroende på avstånd och parkering.
Förfrågan landar som ett offertutkast med alla val fångade. Din personal granskar snabbt och justerar det väljaren inte kan veta: våningsnummer, hissåtkomst, lastzonregler, parkeringskostnader och om uppställning krävs. Om klienten lagt kostanteckningar bekräftar du antal för vegetarisk eller glutenfri och om byten påverkar per-person-priset.
Du skickar tillbaka den slutgiltiga offerten med en kort sammanfattning av vad som är bekräftat (meny och headcount), vad som ändrats (leverans/setup-avgifter) och vad som händer härnäst (deadline för ändringar, sista datum för headcount och dina betal-/avbokningsvillkor).
Innan du ställer väljaren inför riktiga kunder, testa den som de kommer använda den: på en telefon, i farten, med saknade detaljer.
Öppna den på en mobil uppkoppling och genomför en förfrågan med en hand. Om sidan hoppar när bilder laddas eller tar för lång tid, kommer folk att ge upp. Håll bilder lätta och se till att rättnamn, priser och knappar visas snabbt.
Gör kvantiteter enkla. Om någon ändrar headcount från 60 till 75 ska varje relevant siffra uppdateras smidigt utan att tvinga dem att bygga om beställningen.
En menyväljare är bara användbar om den skapar ett utkast som ditt team snabbt kan färdigställa. Efter inskick ska utkastet vara lättläst och enkelt att justera.
En snabb förlanseringschecklista:
Lägg till en tydlig mening nära totalen som sätter förväntningar: detta är en utkastuppskattning, och slutpriset bekräftas av ditt team efter att tillgänglighet och detaljer kontrollerats.
Ett enkelt test: be en vän att begära ”lunch för 25” med en allergianteckning och en leveransadress. Om du kan göra den inskickade förfrågan till en skicka-redo-offert på under fem minuter är du i gott skick.
Starta litet så du kan lansera på dagar, inte månader. Välj 10–20 artiklar du säljer oftast och håll dig till en prissättningsmodell som du kan förklara i en mening (till exempel per-person-paket med minsta antal gäster). Målet är inte att täcka varje undantagsfall. Det är att få rena förfrågningar som blir snabba, konsekventa offertutkast.
Håll första versionen fokuserad på beslut kunder kan fatta med självförtroende. För många alternativ tidigt (särskilda dietvarianter, komplexa bytesregler, flera leveransfönster, utrustningshyror) bromsar folk.
Efter publicering, övervaka var kunder avbryter formuläret. Notera sista steg de slutförde och sista fråga de såg. Om flest avbryter när de väljer sidor, minska alternativen eller förval ett vanligt val.
En enkel veckovis förbättringscykel:
Lägg till en personal-endast-vy så snart du kan. Här bekräftar ni tillgänglighet, justerar kvantiteter, tillämpar faktiska leveransavgifter och lägger till anteckningar innan ni skickar slutgiltig offert.
Om du vill prototypa arbetsflödet snabbt kan Koder.ai (koder.ai) hjälpa dig bygga ett internt verktyg från chatten: du beskriver din meny, prissättningsregler och skärmar, sedan itererar du på utkastöversikten och personalgranskningsvyn innan du delar med kunder.
A cateringmenyväljare omvandlar en öppen förfrågan till ett strukturerat val. Kunden väljer en meny eller paket, anger antal gäster och ser ett utkast till total, så ni börjar dialogen med samma uppsättning uppgifter varje gång.
E-postoffertförfrågningar misslyckas ofta eftersom folk beskriver samma evenemang vagt, och små antaganden påverkar priset mycket. En väljare tvingar fram de viktigaste valen direkt så första siffran du skickar ligger närmare vad kunden förväntar sig.
Samla in valen, antal gäster och vilken prisenhet som gäller (per person eller per plåt), plus uppgift om upphämtning kontra leverans och datum/tid. Lägg bara till de få tillval som pålitligt ändrar priset så utkastets total blir meningsfull.
Undvik öppna textfält för kvantiteter och frågor du inte kan prissätta konsekvent. Hoppa också över betalningsinformation och detaljerad rumssättning tills kunden sett en ungefärlig total och ni bekräftat genomförbarhet.
Be om det tidigt och håll det synligt medan de bläddrar, eftersom det styr föreslagna kvantiteter och totalsummor. Använd ett rimligt förval (t.ex. 25) och tydliga gränser så kunder inte bygger en beställning ni inte kan leverera.
Visa varje objekts serveringsenhet med enkelt språk och tillämpa en konsekvent avrundningsregel, vanligtvis att alltid avrunda uppåt till hela plåtar. Det förhindrar underbeställning och gör att två kunder med samma val ser samma utkastssumma.
Visa dem som separata radposter som uppskattningar och märk dem tydligt som utkastvärden. Om en avgift beror på avstånd, bemanning eller lokalregler, skriv att den kan ändras efter bekräftelse i stället för att dölja den.
Använd en tydlig etikett som “utkast till uppskattning” och inkludera de antaganden som kan ändra priset, till exempel minimigränser, avrundningsregler och leveransförutsättningar. Målet är ett pålitligt utgångspunkt, inte ett löfte du inte kan hålla.
Ge två åtgärder: ett för att spara utkastet för senare och ett annat för att begära bekräftelse. Att spara hjälper tveksamma kunder, och begäran om bekräftelse är där du samlar de sista detaljerna som behövs för att slutföra offerten.
Börja med en liten meny som du kan prissätta konsekvent och lägg till komplexitet först efter att du sett riktiga förfrågningar. Om du vill bygga snabbt kan Koder.ai (koder.ai) generera en webbapp från chatten och låta dig iterera på utkastöversikten och personalgranskningsvyn innan du delar den med kunder.