Använd denna checklista för kontantavstämning vid dagens slut för att stänga kassan på samma sätt varje gång — med tydliga steg, sammanställningar och snabba kontroller för ny personal.
De flesta kassastängningar går fel av en enkel anledning: stegen finns i någons huvud. Den erfarna kassören känner den vanliga rutinen, men en ny medarbetare fyller i luckor med gissningar. Även små skillnader i ordning (räkna först vs. ta ut insättningen först) kan ändra resultatet, särskilt när lådan är full och alla vill gå hem.
Små missar växer snabbt. En utbetalningslapp som aldrig hamnade i kuvertet, en retur som inte noterades eller dricks som hamnade på fel ställe kan bli ett över- eller underskott som verkar mystiskt. När det händer räknar folk ofta samma kontanter tre gånger och vet ändå inte vad som ska åtgärdas, eftersom problemet är processen, inte matematiken.
En konsekvent stängning betyder att du gör samma steg, i samma ordning, varje gång. Målet är inte hastighet. Det är upprepbarhet: två olika personer ska kunna stänga samma låda och få samma svar.
Denna typ av checklista hjälper överallt där man tar emot kontanter: butiker, kaféer, frisörer, receptioner och pop-up-event. Den är också användbar för chefer som bara hoppar in för att stänga då och då.
När du är klar bör du ha tre saker: en tydlig kontantsumma, en jämförelse (eller dokumenterat över/underskott) mot det förväntade beloppet, och korta anteckningar som förklarar det ovanliga så att nästa skift inte gissar.
En ren uppsättning är det som gör stängningen konsekvent, särskilt när en ny medarbetare räknar.
Flytta kassalådan och papper bort från kunder och oljud. Välj en plats med fri disk, bra ljus och utan trafik. Tysta aviseringar och pausa sidoarbeten så att räkningen inte avbryts.
Innan du rör kontanterna, samla det du behöver: en räknare, penna och räkneblad (eller standardformulär), en insättningspåse eller kuvert (plus plombering om ni använder det), POS-stängningsrapporten (utskriven eller på skärm) och något att sortera pengar i (en liten bricka eller en tom insats).
Ta fram din POS-stängningsinformation innan du räknar. Skriv ut stängningsrapporten eller öppna totalskärmen som visar förväntad kassa, korttotaler, returer, utbetalningar och eventuella dricks- eller kassafallsposter. Det ger dig ett mål att stämma av mot senare och hindrar dig från att gissa vad systemet tror ska finnas i lådan.
Sätt en tydlig regel för vem som rör pengarna. Om ni är två personer är det enklast att en räknar och den andra verifierar och signerar. Är du ensam, gör två separata räkningar och jämför totalsummorna.
Slutligen, bekräfta startkassan (växelkassan) och målvärdet för växelkassan. Om lådan alltid ska starta imorgon med 200 dollar (eller motsvarande), skriv det högst upp på formuläret nu. Det är så du undviker att av misstag sätta in delar av växelkassan eller lämna kvar extra kontanter.
Starta stängningen på samma sätt varje gång. Frys dagens siffror först, sedan rör du kontanterna. Gör du det i motsatt ordning är det lätt att missa en sen försäljning, en retur eller en utbetalning.
Innan du öppnar lådan, stoppa nya transaktioner på den kassan. Beroende på din setup kan det innebära att logga ut, sätta banan i stängt läge eller pausa försäljningen så ingen kan slå in medan du räknar.
Kör sedan POS-dagsammanfattningen (eller skiftavslut) för den kassan och skriv ut den eller spara där butiken förvarar stängningspapper. Denna rapport blir ditt förväntade total senare, även om lådan redan är rörig.
Ett enkelt flöde de flesta butiker följer:
Ta ut alla kontanter och kontantliknande objekt. Lämna inte mynt i brickan till senare. En tom låda gör det svårare att dubbelräkna eller missa något.
När du sorterar, dela sedlar, mynt, checkar och kvitton. Presentkort och kuponger ska också hållas åtskilda. De kan se ut som pengar, men stämmer inte av på samma sätt.
Håll undantag på ett ställe för granskning. Ser du en returkvitto, ett void-kvitto eller en utbetalningslapp (t.ex. “$40 rengöringsmaterial”), klämma ihop dem så du kan bekräfta att de matchar vad POS registrerat.
En pålitlig räkning börjar med en vana: räkna på samma sätt varje gång och skriv ner medan du går. Lita inte på “jag är ganska säker på att det stämmer”. Pappersspåret är det som gör stängningen upprepbar.
Räkna sedlar först, sedan mynt. Med sedlar, börja från högsta valören och arbeta ner till den lägsta. Det håller matematiken renare och minskar risken att du missar en bunt.
Här är ett enkelt sätt att skriva ner så vem som helst kan kontrollera senare:
BILLS
$100 x ____ = $____
$50 x ____ = $____
$20 x ____ = $____
$10 x ____ = $____
$5 x ____ = $____
$1 x ____ = $____
Bill subtotal = $____
COINS
Quarters: rolled ____ ($10 each) + loose $____ = $____
Dimes: rolled ____ ($5 each) + loose $____ = $____
Nickels: rolled ____ ($2 each) + loose $____ = $____
Pennies: rolled ____ ($0.50 each) + loose $____ = $____
Coin subtotal = $____
TOTAL CASH IN DRAWER = $____
Separera ihoprullade mynt från lösa mynt. Ihoprullade summor är förutsägbara och snabba att verifiera. För lösa mynt, använd en brickmetod (räkna i grupper) eller räkna två gånger om du inte hanterar mynt ofta.
När du är klar, gör en andra genomgång, men räkna inte om allt. Räkna om de valörer som brukar orsaka misstag: 20-dollar och 1-dollar (sedlar som fastnar), lösa mynt och alla staplar där delsumma känns avvikande jämfört med en normal dag.
Skriv en tydlig totalsumma för kontanter i lådan. Det är det nummer du stämmer av mot det förväntade beloppet nästa.
Ta fram POS-kassasammanställningen (eller dagsrapporten) och skriv ner förväntad kassa för lådan. Ett vanligt sätt är: kontantförsäljning minus kontantutbetalningar som togs ur lådan (utbetalningar, kontantreturer, småutlägg).
Om din butik behåller en fast växelkassa över natten, separera det beloppet först. Räkna det och lägg åt sidan, stäm sedan av återstående kontanter mot POS:s förväntade summa. Om ni tar bort växelkassan varje natt, inkludera den i räkningen och säkerställ att det förväntade beloppet matchar den processen.
Jämför din räknade kassa med den förväntade och räkna ut differensen:
Förväntad kassa - Räknad kassa = Över/Kort (ett negativt tal betyder att ni är kort).
Exempel: Förväntad kassa är $842.50. Du räknade $840.50. Ni är kort $2.00.
När siffrorna inte stämmer, kolla vanliga undantag innan du räknar om allt. De flesta över-/underskottsproblem kommer från någon av dessa:
Om du hittar orsaken, skriv en kort notering direkt på bladet: vad som hände, när det hände och vem som var inblandad. Exempel: “$20 kontantinsättning kl 18:10 av Sam, ej inmatad i POS. Inlagd efter stängning.” Korta, tydliga noteringar skyddar nästa skift och gör mönster lättare att upptäcka.
Målet är enkelt: lämna samma startkassa (växelkassa) till nästa skift och skicka resten som insättning. Här förhindrar en checklista att man “ungefär bedömer” och skapar återkommande problem.
Bestäm regler för växelkassan och håll er till dem. Till exempel kan ni alltid lämna 200 dollar sammansatt av specifika sedlar (som 10x $10, 10x $5 och 50x $1). När växelkassan är bestämd blir allt ovanför det insättning.
Bygg insättningen prydligt så den är snabb att verifiera senare. Håll valörer åtskilda, vänd sedlar åt samma håll, räkna per valör och addera till ett insättningsbelopp. Räkna om insättningen en gång innan du förseglar. Om din butik förvarar checkar separat, håll dem även separata här.
Skriv datum, kassa-ID och insättningsbelopp på påsen eller lappen.
Exempel: din låda summerar $463. Din standardväxel är $200. Det betyder att $263 ska gå i insättningen. Ta först ut $200 växel (enligt standardmixen), räkna sedan resterande kontanter som insättning. Om du bygger insättningen först är det lätt att råka sätta in en del av morgondagens växel.
Dokumentera överlämningen. Notera vem som räknade, vem som förseglade påsen och var den förvarades (säkerhetsfack, dropbox eller chefsfack). Om insättningen saknas senare förhindrar denna rad gissningsspel och skuldfördelning.
Undantag är där en ren stängning blir ett över- eller underskott. Regeln är enkel: varje gång kontanter lämnar lådan (eller borde ha kommit in), ska det finnas spårpapper och en rad i POS-rapporten.
Börja med kontantutbetalningar. När någon köper förnödenheter, betalar en budfirma eller gör ett småutlägg, registrera det direkt: belopp, anledning, vem som godkände och ett kvitto om det finns. Vid stängning ska dessa utbetalningar matcha vad POS kallar paid out, drawer payout eller cash drop. Om de inte matchar, behandla det som saknade kontanter tills det kan bevisas annorlunda.
Returer och voids är nästa steg. Jämför varje kontantretur och void med stängningsrapporten. En snabb koll: om POS visar tre kontantreturer ska du kunna peka på tre kvitton eller returlappar.
Dricks är ofta där team blir snubblande. Se till att alla känner till reglerna för kontantdricks (stannar i lådan vs. flyttas till dricksburk), kortdricks (betalas ut i kontanter vs. hanteras via lön senare) och driksutbetalningar. Om personal får kontant utbetalning vid stängning, registrera det som en utbetalning med namn och belopp.
Kom ihåg att presentkort inte är kontanter, och kuponger eller rabatter minskar vad kunden är skyldig, så de minskar också förväntad kassa.
Exempel: En kund returnerar en vara värd $20 och får $20 kontant tillbaka. Om den returen inte registrerades korrekt (eller registrerades som void utan retur) kommer lådan se $20 kort vid stängning. Det är lätt att hitta när kvittot, POS-returpunkten och din notering alla matchar.
De flesta över-/underskottsproblem är inte matematiska fel. Det är små processmissar som sker när stängningen är stressad, distraherad eller hanteras olika av varje person.
En stor fallgrop är att “fixa” räkningen så den matchar vad POS säger borde finnas där. Om du ändrar siffrorna för att det ska se rätt ut, förlorar du den enda ledtråden som hjälper dig hitta det verkliga felet (en missad retur, ett kassafall som inte loggats, en sedel som fastnat under kassan). Dokumentera det verkligt räknade först, undersök sedan.
Ett annat vanligt problem är att blanda pengar som har olika roller. Växelkassan är inte insättningen. Om du tar en handfull sedlar för att fylla ut insättningen börjar nästa öppnare med för lite växel och problemet upprepas.
Distraktioner skapar också fel. Att räkna medan en kund står nära, medan en kollega frågar eller med en transaktion fortfarande öppen leder till dubbelräkning eller missade sedlar. Stäng kassan, avsluta eventuella pågående köp och räkna på en lugn plats.
Misstag som återkommer:
Små differenser förtjänar en omräkning eftersom de ofta pekar på en enkel, åtgärdbar orsak: sedlar som fastnat, fel valör i en hög eller ett kvitto som aldrig registrerades. Räkna om en gång, kontrollera sedan undantag (returer, utbetalningar, insättningar) innan du accepterar slutlig över-/underskottssiffra.
Den sista halvan av minuten är där du förhindrar de flesta över-/underskott. Använd samma snabba kontroll varje gång, även när du är trött eller tränar någon ny.
Verifiera dessa fem saker:
Gör sedan en sista visuell kontroll. Titta inne i lådan och under kassan efter fastnade eller vikta sedlar. Se till att utbetalningslappar, returkvitton eller driksutbetalningar ligger i samma paket som stängningsrapporten.
Om er policy kräver det, få chefens signatur eller en andra räkning. Målet är inte att ifrågasätta kassören, utan att fånga enkla misstag tidigt medan detaljerna fortfarande är färska.
Om något inte stämmer, stoppa och åtgärda det nu. När insättningen är förseglad och lådan tillbaka i drift blir små avvikelser svårare att förklara och lättare att upprepa imorgon.
Här är ett realistiskt exempel med rena siffror som du kan använda i utbildning.
Du stänger Kassa 1. Den fasta växelkassan är $200.00 (denna stannar i lådan till imorgon). POS-sammanställningen visar:
Förväntad kassa i lådan innan insättning:
$200.00 + $1,145.20 - $20.00 - $60.00 = $1,265.20
Du räknar per valör och den faktiska kassan blir $1,230.20. Det ser ut att vara $35.00 kort.
Innan du får panik, räkna om de största sedlarna och addera delsumma igen. Det landar fortfarande på $1,230.20. Kontrollera nu undantag: returer, voids, utbetalningar, dricks utbetalda från lådan och eventuella no-sale-öppningar.
Du hittar problemet: det fanns en utbetalning på $35.00 för rengöringsmaterial, men den stod på en lapp och registrerades aldrig på utbetalningsskärmen. När du registrerar den utbetalningen blir det förväntade totalet:
$1,265.20 - $35.00 = $1,230.20 (över/underskott = $0.00)
Anteckningar bör vara korta och sakliga:
Räkna om när differensen är mer än några dollar eller om matematiken ser konstig ut. Eskalera till chef om avvikelsen kvarstår efter två räkningar, om ett kvitto saknas eller om samma skift upprepade gånger visar underskott.
En checklista fungerar bara när den ser likadan ut varje kväll. Gör om detta till ett en-sidigt stängningsformulär som passar på en clip-board eller skrivs ut på ett ark. Sikta på ett ställe att skriva varje nummer och en tydlig slutruta som ingen missar.
Behåll layouten i samma ordning som personalen stänger. Ett bra formulär innehåller vanligtvis: öppningsväxel och stängningskassans total, kontanter per valör med kassasubtotal, icke-kontanta totalsummor (kort, presentkort, dricks, utbetalningar, returer), förväntat vs. faktiskt med över-/underskott och anteckningar samt insättningsförberedelse (insättningsbelopp, kontanter kvar som växel, påse- eller lappnummer).
Lägg till små träningshjälpmedel direkt på formuläret istället för att gömma dem i en handbok. Exempel: “Skriv mynttotal här (inte antal mynt)” och “Om du hade en utbetalning eller retur, fyll i den innan du räknar över-/underskott.” Avsätt en tydligt märkt ruta för undantag så de inte försvinner i allmänna noteringar.
Bestäm vem som signerar och vem som verifierar. Många butiker använder närmast ansvarig signatur samt chefskontroll om över-/underskott över en viss nivå. Bestäm också var poster sparas (pärm, POS-rapportmapp eller delad enhet) och hur länge de ska bevaras enligt lokala regler och bokförarens råd.
Om ni vill ha en enkel appversion kan ni bygga ett grundläggande stängningsformulär i Koder.ai genom att beskriva fälten och beräkningarna i chatten. Automatisk summering och ett obligatoriskt undantagsfält när över-/underskott inte är noll räcker ofta för att hålla stängningar konsekventa utan att lägga till extra arbete.
Kör en testvecka med riktiga stängare och justera baserat på vad som faktiskt missas. Gör en förändring i taget, byt namn på förvirrande fält, flytta de mest missade totalerna närmare slutkontrollen, lägg till korta ledtrådar för vanliga frågor (retur, driksutbetalning, kassafall) och lås sedan slutversionen så processen förblir stabil.
Använd samma steg i samma ordning varje stängning. Först ”frys” siffrorna genom att låsa kassan och ta POS-stängningsrapporten, sedan töm kassalådan, sortera och räkna per valör med nedskrivna delsumma.
Konsekvens är viktigare än snabbhet eftersom det gör att resultatet kan upprepas av olika medarbetare.
Kör POS-skiftstängningen eller dagsammanfattningen innan du rör vid kontanterna. Den rapporten ger dig det förväntade kassamålet och fångar sena försäljningar, återköp och utbetalningar som kan ändra matematiken.
Om du räknar först är det lätt att stämma av mot fel förväntning och slösa tid på omräkningar.
Räkna alla kontanter i kassalådan först, och separera sedan din fasta växelkassa (startkassa) om ni behåller den över natten. Stäm av resterande kontanter mot POS:s förväntade belopp och bygg först därefter insättningen.
Detta förhindrar att du av misstag sätter in morgondagens växel eller lämnar kvar extra kontanter.
Skriv ner det verkligt räknade beloppet först, räkna sedan ut differensen mot förväntad kassa. Gör en riktad omräkning av de valörer som ofta orsakar fel (ofta 20- och 1-dollarsedlar eller motsvarande, samt lösa mynt), och granska undantag som återköp, utbetalningar, dricks och kassafall.
Om det fortfarande inte stämmer efter två räkningsomgångar och kontroll av undantag, dokumentera differensen och eskalera till en chef.
Börja med att bekräfta att varje kontantförflyttning har en matchande post: kontantåterköp bör ha ett kvitto, utbetalningar bör ha godkännande och helst ett kvitto, och kontantinsättningar ska vara registrerade en gång.
De flesta “mysteriekorta” beror på en saknad post eller ett kvitto som aldrig hamnade i stängningspärmen.
Låt en person räkna medan en annan verifierar totalsummorna och skriver under, om möjligt. Om du är ensam, gör två separata räkningar och jämför resultaten innan du förseglar insättningen.
Målet är att minska enkla räkningsfel och skapa en tydlig spårbarhet för vem som kontrollerat vad.
Håll all undantagspapper i en plats under räkningen och matcha sedan mot POS-rapporten innan du fastställer över-/underskottet. Om POS visar tre kontantåterköp bör du kunna peka på tre motsvarande kvitton eller returlappar.
Om något saknas, notera det direkt så nästa skift inte behöver gissa.
Bestäm och dokumentera en regel för varje typ: kontantdricks (stannar i kassalådan eller i separat burk), kortdricks (betalas ut i kontanter eller hanteras senare via lön), och dricksutbetalningar (alltid bokförda med namn och belopp). Om kontanter betalas ut vid stängning, behandla det som en utbetalning så att det syns i POS-rapporten.
Tydliga regler förhindrar att dricks tyst ändrar vad som är ”förväntad kassa”.
Räkna insättningen per valör, skriv insättningsbeloppet på påsen eller lappen och räkna om insättningen en gång precis innan försegling. Ta med datum och kassa-ID så att den kan verifieras senare.
En prydlig och tydligt märkt insättning är snabbare att granska och svårare att ifrågasätta.
Ja, om det gör det enklare för ditt team och fortfarande följer samma steg. Ett digitalt formulär bör spegla pappersflödet: valörsummor, förväntat vs. räknat, över-/underskott, insättningsbelopp och en obligatorisk förklaring när differensen inte är noll.
Du kan bygga ett enkelt stängningsformulär i Koder.ai genom att beskriva fälten och beräkningarna i chatten, och sedan låsa formuläret så att processen förblir konsekvent.