Använd ett beställningsformulär för specialtårtor med bokningsavgift för att samla datum, storlek, smaker och en bild, bekräfta detaljer och ta emot betalning utan fram-och-tillbaka.
Förfrågningar om specialtårtor blir snabbt röriga när de ligger utspridda i sms, DM:s och röstmeddelanden. En person skickar datum i ett meddelande, storleken kommer senare och smaken nämns som en bisats. När du väl ska prisätta försöker du också komma ihåg vilken bild de menade och om "lördag" var hämtning eller leverans.
Saknade detaljer skapar samma problem om och om igen: tårtan är för liten för festen, färgen är "inte som på bilden", inskriptionen är felstavad eller hämtningstid antas istället för att vara överenskommen. Även med goda avsikter blir luckor till stress och sista-minuten-ändringar.
Ett strukturerat formulär samlar allt på ett ställe och gör att viktiga val tas i början. Det skapar också en skriftlig logg över vad som begärts, vad som godkänts och vad kunden gick med på att betala. Det minskar missförstånd och skyddar båda parter.
Att lägga till ett bokningsavgiftssteg hjälper mot no-shows. När någon betalar en avgift är de mindre benägna att försvinna, och du slipper sitta med kostnader för köpta ingredienser och reserverad arbetstid.
Bokningsavgifter är mest relevanta när designen är specialbeställd eller tidskrävande, ordern gäller ett eftertraktat datum (helger och högtider), du behöver köpa särskilda ingredienser eller du tackar nej till andra beställningar för att hinna med.
Exempel: En kund vill ha en tvåvånings tårta "som på den här bilden" till nästa lördag. Utan formulär kanske du aldrig bekräftar antal portioner, exakta nyanser eller upphämtningstid. Med ett formulär och en bokningsavgift låser du planen innan du börjar baka.
Börja formuläret med kalendern, inte med tårten. Om du inte vet när och var beställningen behövs är allt annat (design, ingredienser, bemanning) gissningslek.
Be om evenemangsdatum och ett tidsfönster, inte en exakt klockslag. "Hämtning mellan 14:00–15:00" är lättare att planera än "14:15 prick". Om du erbjuder leverans, samla ett leveransfönster, fullständig adress och eventuella anteckningar som påverkar tidpunkten (portkoder, parkering, trappor, kontaktperson på lokalen).
Gör platsvalet enkelt: hämtning eller leverans. För hämtning, låt kunder välja upphämtningsställe (huvudbutik, köksingång, pop-up-plats). För leverans, inkludera ett fält "bäst telefonnummer för föraren".
Lägg in dina regler för minsta ledtid här så folk inte fyller i ett långt formulär bara för att upptäcka att det är för sent. Håll det kort och tydligt. Exempel: minsta varsel för specialdesigner, hur rush-order hanteras (om du tar emot dem), helgdagars tidsregler och din sista leveranstidpunkt för dagen.
Lägg till en kort notis om tidszoner. Folk beställer ibland när de reser eller planerar en destinationfest. En enkel rad som "Tider är i bageriets lokala tid" förebygger förvirring.
Exempel: Någon beställer från en annan delstat och väljer "Lördag, 15:00–17:00 hämtning" och bekräftar bageriets tidszon, så du slipper ha tårtan stående en extra dag.
De flesta tårtproblem börjar med en missmatchning: kunden tror att "liten" betyder 20 portioner medan bagaren hör "15 cm". Ditt formulär bör översätta storlek till portioner först, och sedan låta kunden välja en fysisk storlek som stämmer överens.
Be om ett uppskattat antal portioner (hur många som ska äta), och visa sedan enkla förslag precis under. Till exempel kan "12–15 portioner" motsvara en enkelskikts 20 cm rund, medan "35–45 portioner" pekar mot en tvåvåningsvariant. Håll det praktiskt: feststorlek, inte geometri.
Ge ett kort set med val så kunder kan bestämma utan gissningar:
Lägg till en mening som sätter förväntningar: portionsantal är uppskattningar och beror på hur tårtan skärs.
Kost- och allergibehov kräver tydlighet, inte vaga löften. Inkludera ett fält "Kostönskemål" (glutenfritt, mejerifritt, nötfritt) och ett separat fält "Allergidetaljer" för specifika upplysningar. Lägg sedan till en bekräftande kryssruta med enkel formulering, till exempel: "Jag förstår att kostönskemål kan hanteras i ett delat kök och inte kan garanteras allergifritt."
Exempel: Någon väljer "25 portioner", väljer "långpanna", anger "nötallergi i hushållet" och kryssar i ansvarsfriskrivningen. Du har nu tillräckligt med information för att ge en korrekt offert och planera säkert.
Folk kan föreställa sig en tårta, men beskriver den ofta med vagt språk som "vanilj" eller "rosa". Ditt formulär bör göra om det till val som du kan baka och prisätta.
Dela upp smak i delar. Det här förebygger de flesta missförstånd.
Håll valen bekanta, med ett "Annat"-alternativ för udda önskemål:
En kort notis under textur hjälper: "Om du är osäker, berätta vad du gillat tidigare (cupcakes, sockerkaka, brownies)." Det ger dig en användbar ledtråd utan att tvinga fram ett beslut.
För design, ha ett kort fält för tema och ett för färger. Be om max 2–4 färger så paletten hålls realistisk.
För texten på tårtan sätt en teckenbegränsning och visa den (till exempel "Max 25 tecken, inklusive mellanslag"). Lägg till två uppmaningar: "Exakt stavning" och "Inkludera interpunktion?"
Exempel: En kund skriver "Pastellregnbåge, prästkragar, salvia + crème + ljusrosa" med meddelandet "Grattis på 30-årsdagen, Maya!" Det räcker ofta för att prisätta och producera utan långa mejl.
En bilduppladdning kan spara tid, men bara om du sätter reglerna. Be om ett litet antal bilder och låt kunden förklara vad de gillar med varje bild. Annars får du en dump med skärmdumpar utan riktning.
Be om 1–3 bilder och märk dem i enkla ord: "Inspiration", "Färgpalett", "Toppdekor/blommor". Ställ sedan en fråga: vad ska kopieras exakt och vad är bara en känsla.
Inkludera en tydlig friskrivning. En bild kan vägleda stil, färger och layout men kan inte garantera ett exakt resultat. Ljussättning, filter och olika spritstekniker ändrar utseendet. Om kunden vill ha en perfekt kopia (till exempel en logga) kan du föreslå en enklare version eller kräva en ätbar utskrift.
Håll uppladdningsinstruktionerna enkla:
Efter uppladdning, lägg till en anteckningsruta med ledande frågor (inte en tom "Kommentarer"). Exempel: "Kopiera: färger, dripstil, topptext. Undvik: sockerpasta, mörk marinblå, höga våningar." Det gör referensbilderna till en gemensam överenskommelse istället för en gissningslek.
Exempel: Någon laddar upp en pastell-ombre-tårta, en bild på guldfjärilar och en toppbild. Din anteckningsprompt hjälper dem skriva: "Kopiera ombren, men inte volangerna; fjärilar bara framtill; topptext ska vara Ava is 8."
En bokningsavgift skyddar din tid och håller datumet. Om du behandlar den som ett slarvigt "kanske" kommer kunder göra det också. Skriv reglerna som du skulle säga dem i kassan: kort, specifikt och lätt att skumma.
Välj en metod och håll dig till den så folk kan förutse totalen:
Förklara vad avgiften täcker i konkreta termer: ingredienser köpta i förväg, tid för design och reserverad produktionstid.
Håll återbetalningar, omläggningar och avbokningar i enkelt språk. Exempel:
Ange när återstående saldo ska betalas och hur (vid hämtning, 48 timmar före hämtning eller innan leverans skickas). Om tillägg kan ändra totalen (extra toppers, sockerpasta) — säg det.
Exempel: "För en tvåvånings tårta offert 2200 kr är bokningsavgiften 750 kr idag. Resterande 1450 kr ska betalas 48 timmar före hämtning."
Kunder överger formulär när prissättningen känns som en fälla. Använd en tydlig metod: visa ett exakt utgångspris baserat på storlek, eller visa ett realistiskt spann och säg att du bekräftar slutgiltig offert efter granskning.
Om du kan prisätta de flesta tårtor från en basmeny är "baspris + tillägg" lätt att förstå och minskar följdfrågor. Om varje order är helt special är ett spann okej, men gör det realistiskt och kräva godkännande innan du slår fast totalsumman.
Begränsa tilläggen till sådant kunder känner igen:
För avancerat arbete (handmålat, skulpterade former, avancerat sockerarbete) — göm det inte bakom en kryssruta. Ha ett fält som "Något särskilt vi bör granska?" och notera: "Vi bekräftar tillgänglighet och pris innan vi börjar."
Inkludera också en rad som förhindrar överraskningar: "Priser kan inkludera moms där det krävs, och leveransavgifter beror på adress."
Ett bra flöde håller kunden i rörelse och hindrar dig från att jaga saknade detaljer senare. Sikta på "basfakta först, design sen, betalning sist."
Börja med att lista varje fråga du verkligen behöver för att prisätta och tillverka tårtan. Markera bara avgörande fält som obligatoriska.
Ett enkelt upplägg som fungerar för de flesta konditorier:
Den där sammanfattningsskärmen är där folk upptäcker misstag. De kanske märker att de valde "lördag" men menade "söndag", eller skrev "Grattis Birtday". Att rätta det där förhindrar pinsamma uppföljningar.
Märk bokningsavgiftssteget tydligt. En kort notis som "Bokningsavgiften håller ditt datum; resterande betalas senare" minskar överraskningar.
När bokningsavgiften är betald ska kunden omedelbart få en tydlig bekräftelse. Det är här ett formulär gör skillnad: det fångar valen och bekräftelsen låser dem.
Bekräftelsen (mejl eller sms) bör vara som ett litet kvitto och checklista. Ta med det som folk oftast glömmer:
Förklara sedan vad som händer härnäst i en eller två rader. Exempel: "Vi granskar din förfrågan inom 24 timmar. Om något är oklart återkommer vi med frågor. Ditt datum hålls när vi bekräftar tillgänglighet."
På din sida, ställ in en intern avisering så inget missas. De mest användbara aviseringarna inkluderar orderns sammanfattning, referensbilder och särskilda anteckningar (allergier, lokalregler, toppförfrågningar).
Ändringar är där tvister börjar, så gör processen enkel. Definiera vad som räknas som en ändring (storlek, smak, design, datum) kontra en mindre korrigering (rättstavning av namn). Berätta hur kunden begär ändringar och när ändringar inte längre tillåts.
Maya bakar på helger och vill ha färre fram-och-tillbaka-meddelanden. En kund, Jordan, fyller i hennes formulär en tisdag för en fest fredagen därpå (10 dagar kvar).
Jordan fyller i grunderna först: datum, hämtning och ett tidsfönster runt 16:00. Sedan väljer Jordan en tvåvånings tårta och väljer en uppskattad portionsintervall (ca 40–50 personer) istället för att gissa centimeter.
För smaker väljer Jordan vaniljbönatopp och chokladbotten, med smörkräm som frosting. För design skriver Jordan färger, lägger till texten och noterar "ingen sockerpasta". Jordan laddar upp två inspirationsbilder och skriver vad som ska kopieras: "slät smörkrämsfinish från bild 1, men blommfärger från bild 2." De bekräftar också att tårtan inspireras av bilderna, inte är en exakt kopia.
I slutet visar formuläret en översikt av bokningsavgiften: uppskattat totalpris 2200 kr, bokningsavgift 30 % (660 kr) som ska betalas idag, resten vid upphämtning. Efter betalning får Jordan en bekräftelse och kvitto.
Om du vill göra detta arbetsflöde till en enkel app (kundformulär, bilduppladdningar, bokningsavgift, adminvy, bekräftelser) kan en plattform som Koder.ai (koder.ai) hjälpa dig att bygga och iterera genom chatt, och sedan justera säkert med snapshots och rollback när din process utvecklas.
De flesta tårttvister handlar inte om smak. De kommer från olika förväntningar, oklara regler eller saknade bekräftelser.
Ett vanligt problem är ett formulär med för många frivilliga frågor. Folk hoppar över dem, och du blir kvar med gissningar. Om en detalj påverkar slutresultatet eller priset (färger, fyllning, kostbehov), gör den obligatorisk eller ta bort den.
Ett annat problem är att acceptera vaga designanteckningar som "enkelt och elegant" utan tydlig referens. Bilduppladdningar hjälper — men bara om du också frågar vad kunden gillar med referensen (färger, toppstil, textur). Annars kan du kopiera fel del.
Pengar och tid skapar största bråken. Om du tar en bokningsavgift innan du bekräftat att datumet är ledigt riskerar du återbetalningsdiskussioner. Bekräfta tillgänglighet först, ta sedan betalt med reglerna visade på samma skärm.
Problem som ofta orsakar uppföljningar:
Exempel: En kund skriver "Grattis Isabella" och du placerar det på en 15 cm tårta. Senare säger de att det ser trångt ut. En teckenbegränsning och en rad som "kortare meddelanden passar bäst" förhindrar det.
Gör en genomgång för fullständighet och tydlighet. De flesta problem kommer från saknade grunder, inte från fina extrafält.
Se till att du fångar:
Om du lägger till några extra fält, välj sådana som förhindrar uppföljning: allergianmärkningar, temafärger, en kort designbeskrivning och en referensbilduppladdning med tydliga förväntningar.
Innan du ber om en bokningsavgift, visa en sammanfattning på skärmen: datum/tid, portioner, smaker, designnoteringar, tillägg, uppskattat totalpris och bokningsavgift med vad den täcker.
Avsluta med ett test via telefon från början till slut:
Innan publicering, skriv ner din slutliga fältlista och bokningsregler i enkelt språk. Om du någonsin behöver peka på "vad som avtalats" så är konsekvens mellan formulär, faktura och meddelanden viktig.
Gör en full testbeställning på telefon. Be en vän att beställa som en riktig kund: välj datum, ange portioner, välj smaker, ladda upp en referensbild och betala bokningsavgiften. Notera var de tvekar. Om de frågar något är formuläret troligen oklart och behöver en bättre förklaring eller ett kort exempel.
Efter lansering, håll en enkel rutin för granskning av specialdesigner. Granska nya beställningar en gång om dagen, svara med antingen "godkänd" eller en förtydligande fråga, och lås sedan detaljerna så ordern inte ändras av misstag.
Börja med evenemangsdatum, val mellan hämtning eller leverans och ett tidsfönster. De uppgifterna avgör om du kan ta ordern och hur du planerar bakning, dekoration och bemanning.
Be om ett uppskattat antal portioner först, och guida dem sedan till en fysisk storlek som matchar det. På så sätt undviker du att kunden menar "liten" medan du tänker "15 cm".
Ja — en bokningsavgift är oftast värd det för specialdesigner, populära datum eller när särskilda ingredienser krävs. Den minskar no-shows och ger skriftligt bevis på att kunden har förbundit sig.
Välj en metod och håll fast vid den: ett fast belopp, en procentandel eller nivåindelning efter storlek. Gör det enkelt att förstå och säg tydligt när resterande belopp ska betalas så det inte blir några överraskningar.
Dela upp smakerna i tårtbotten, fyllning och frosting så inget blir antaget. Lägg till ett "Övrigt"-val och ett kort fält för anteckningar när någon vill ha en variant som inte finns i menyn.
Använd en teckenbegränsning och be om exakt stavning, plus om de vill ha skiljetecken. Det förhindrar trängd text och obekväma ändringar efter att du redan planerat layouten.
Be om 1–3 bilder och kräva en anteckning om vad som ska kopieras versus vad som bara är inspiration. Inkludera också en tydlig formulering om att inspirationsbilder visar stil men inte garanterar ett exakt resultat.
Samla kost- och allergianmärkningar separat och lägg till en kryssruta som bekräftar gränserna i ett delat kök om det är relevant. Tydlig formulering skyddar både kunden och dig när du avgör vad som är säkert att ta emot.
Visa antingen ett startpris baserat på storlek eller ett realistiskt spann, och bekräfta slutgiltig offert efter granskning. Kunder lämnar ofta formulär om prissättningen känns dold, så var rak med vad som kan ändra totalsumman.
Bekräftelsen bör upprepa datum och tidsfönster, hämtning eller leveransuppgifter, portionsuppskattning, smaker, färger, meddelandetext, vilken deposition som betalats och vad som återstår. Lägg också in en kort rad om vad som händer härnäst så kunden vet när de får svar.
