Schemat lejka sprzedażowego dla założycieli B2B: minimalne pola, etapy i śledzenie aktywności, by prognozować jasno i utrzymać transakcje w ruchu bez nadmiaru CRM.
Na początku lej wygląda przejrzyście, bo jest kilka transakcji, a większość kontekstu żyje w twojej głowie. Potem lista rośnie, przegapisz follow-up i lej zaczyna opowiadać ładniejszą historię niż rzeczywistość. To jest „kłamanie lejka”: nie z premedytacją, ale dlatego, że nic w systemie nie zmusza do mówienia prawdy.
Pojawia się to w tych samych wzorcach:
Typowa reakcja to nadbudowanie CRM: więcej pól, więcej niestandardowych etapów, dłuższe notatki. Paradoksalnie zwykle pogarsza to prognozowanie. Kiedy aktualizacja jest uciążliwa, ludzie aktualizują rzadziej, a lej po cichu gnije.
Minimalny wykonalny schemat lejka robi odwrotnie. To dokładnie tyle struktury, ile potrzeba do podejmowania decyzji. Nie próbuje uchwycić wszystkiego. Rejestruje kilka faktów, które powstrzymują cię od oszukiwania samego siebie.
Jeśli używasz tylko jednej reguły, niech to będzie ta: każda otwarta transakcja musi mieć (1) jawny następny krok, (2) datę tego kroku oraz (3) datę zamknięcia powiązaną z realnym harmonogramem kupującego (spotkanie, krok prawny, przegląd budżetu). Jeśli któregokolwiek z nich brakuje, transakcja nie jest aktywna.
Etapy również powinny coś znaczyć. Transakcja przesuwa się do przodu tylko wtedy, gdy wydarzyło się coś konkretnego, a nie dlatego, że tak się czujesz. Celem nie jest ładny dashboard. Celem jest rzetelny obraz, na którym można prowadzić biznes.
Schemat lejka sprzedażowego działa tylko wtedy, gdy wszyscy traktują go tak samo. Zanim dodasz pola lub zaczniesz dyskutować o etapach, ustal, co reprezentuje pojedynczy wpis w lejku.
Czysty domyślny wybór dla B2B to: jedna transakcja = jedna decyzja zakupowa. Jeśli ta sama firma może kupić dwa razy (dwa zespoły, dwa produkty, dwa budżety), to są dwie transakcje, nie jeden zagracony rekord.
Utrzymuj obiekty proste. Dużo zrobisz z trzema kubełkami: lead (osoba, z którą można się skontaktować), account (firma) i deal (konkretne zakupy, które próbujesz zamknąć). Jeśli działasz solo, możesz pominąć formalne rekordy leadów i kont i po prostu upewnić się, że każda transakcja jasno nazywa firmę i główny kontakt.
Zapisz kilka zasad operacyjnych, szczególnie jeśli ktoś poza tobą dotyka lejka:
Przykład: Rozmawiasz z Alexem z Northwind o pilotażu dla zespołu finansów. To jedna transakcja. Jeżeli miesiąc później produkt chce osobny kontrakt, stwórz drugą transakcję. Nie rozciągaj jednego rekordu na dwie decyzje.
Lejek pozostaje użyteczny, gdy każda transakcja ma kilka pól, które faktycznie sprawdzasz co tydzień. Dodaj pola „na wszelki wypadek” i staną się ozdobą.
Zacznij od formatu nazwy transakcji, który zapobiega duplikatom. Prosty wzór działa: Firma - Produkt/Zakres - Kwartał/Miesiąc. Przykład: „Acme - Team plan - Mar 2026.” Dzięki temu od razu widać, kiedy „Acme - Demo” i „Acme - Follow-up” to tak naprawdę ta sama transakcja.
Każda transakcja potrzebuje też jasnej tożsamości:
Rola ma znaczenie, bo zmienia kolejny krok. Champion potrzebuje wsparcia, decydent potrzebuje business case'u.
Dodaj pola odpowiedzialności:
Potem dodaj tylko informacje o pieniądzach i terminach, które będziesz używać:
Jeśli nie jesteś pewien pola, pomiń je. Zawsze możesz dodać później. Usuwanie pól po ustanowieniu nawyków jest znacznie trudniejsze.
Większość „dużych” lejków wcale nie jest duża. Pełne są transakcji, które ładnie wyglądają, ale nie mają jasnej ścieżki do „tak”.
Zacznij od jednego pola, które wymusza jasność: Przypadek użycia (zakres). Napisz, co kupujący chce osiągnąć prostymi słowami, oraz jak wygląda „zrobione”. Jeśli nie potrafisz opisać rezultatu w dwóch zdaniach, prawdopodobnie nie rozumiesz transakcji wystarczająco.
Następnie uchwyć proces decyzyjny w jednym miejscu. To nie jest lista kontaktów. To historia, jak decyzja zostanie podjęta: kto podpisuje, kto może blokować i jakie kroki muszą nastąpić (security review, prawny, zaopatrzenie). Jeśli nie znasz podpisującego, traktuj transakcję jako wczesną.
Dodaj sygnał dopasowania cenowego, nawet przybliżony. Zakresy ("<$5k", "$5-25k", "$25k+") sprawdzą się, albo prosty Likely / Unclear / Unlikely na podstawie tego, co usłyszałeś. Chodzi o to, żeby przestać posuwać do przodu transakcje, które nie stać na twoją ofertę.
Na koniec trzymaj pole czerwone flagi w jednej linijce. Jeśli potrzeba akapitu, niech to będzie w notatkach.
Kompaktowy zestaw działający dla większości założycieli B2B:
Przykład: „Chcą uporządkować CRM przed odnowieniem, podpisujący to VP Sales, wymagany przegląd bezpieczeństwa, budżet prawdopodobnie $10-20k, konkurencja: brak działania, czerwona flaga: champion nie prowadzi projektu.” Taki pojedynczy rekord trudniej oszukać.
Lejek psuje się, gdy zamienia się w listę życzeń. Naprawa to nie więcej pól. To kilka sygnałów aktywności, które zmuszają każdą transakcję do odpowiedzi na jedno pytanie: co się dzieje dalej?
Jeśli dodasz tylko jedną warstwę do schematu lejka, niech to będą te pola aktywności:
Praktyczna zasada: jeśli transakcja nie ma następnego kroku albo daty terminu, to nie jest realną transakcją. Odłóż ją na bok lub zamknij. To robi więcej dla dokładności prognozy niż jakikolwiek model scoringowy.
Trzymaj „Powód utraty” krótko, żeby faktycznie z niego korzystać: cena, brak budżetu, brak decyzji, wybrano konkurenta, timing, brak dopasowania.
Jak to wygląda w praktyce: Masz demo z ops leadem we wtorek. Zaraz po rozmowie ustawiasz data ostatniej aktywności = wtorek, kanał = spotkanie, następny krok = „Wyślij 2 case studies i potwierdź, kto podpisuje”, termin następnego kroku = czwartek. Jeśli czwartek mija bez odpowiedzi, transakcja robi się czerwona bez żadnych dyskusji o „postępie w lejku”.
Dobry model etapów ma jedno zadanie: mówić prawdę o tym, gdzie każda transakcja się znajduje, bez konieczności doglądania kilkunastu drobnych kroków. Jeśli nie potrafisz powiedzieć, co musi być prawdą, żeby transakcja była w danym etapie, etap zamieni się w odczucie.
Ten sześciostopniowy układ działa dla większości założycieli B2B:
Nowe: Masz nazwę i powód, by się odezwać. Pierwszy kontakt wykonany lub zaplanowany.
Zakwalifikowane: Podstawowe dopasowanie potwierdzone. Problem jest realny, klient pasuje do ICP i istnieje wiarygodna ścieżka zakupu.
Discovery zakończone: Miałeś realną rozmowę. Rozumiesz przypadek użycia, kryteria sukcesu i kto jest zaangażowany.
Oferta wysłana: Cena i zakres są w rękach klienta. Następny krok jest umówiony lub wyraźnie proszony.
Negocjacje/Prawne: W ruch weszły procesy zakupowe, security, zatwierdzenie budżetu lub korekty umowy.
Zamknięte wygrane / zamknięte przegrane: Wynik oznaczony i zarejestrowany powód.
Przesuwaj transakcję do przodu tylko wtedy, gdy wydarzyło się coś w realnym świecie (spotkanie zakończone, oferta wysłana, rozpoczęcie kwestii prawnych). Jeśli nic się nie stało, etap pozostaje bez zmian.
Nazwa etapu to nie definicja etapu. Jeśli jedynie oznaczysz kolumnę „Zakwalifikowane” lub „Negocjacje”, skończysz z transakcjami, które tam siedzą, bo nikt nie zgadza się, co znaczy „gotowe”.
Pisz reguły etapów jako proste checki prawda/fałsz. Gdy każda transakcja w etapie dzieli te same fakty, twój lej pozostaje wiarygodny.
Kryterium wejścia mówi, co musi być już prawdą, zanim transakcja wejdzie do etapu. Kryterium wyjścia mówi, co musi się zmienić, zanim może iść dalej. Trzymaj oba krótkie i mierzalne.
Przykłady:
Jeśli nie potrafisz napisać kryteriów bez słów typu „dobry”, „mocny” czy „zainteresowany”, etap jest zbyt mglisty.
Ustal maksymalny wiek dla każdego etapu jako wczesne ostrzeżenie, nie karę. Przykład: Discovery max 14 dni, Oferta max 21 dni. Gdy transakcja osiągnie limit, uruchom reset: umów następny krok, cofnij ją lub zamknij.
Zdecyduj domyślną akcję, gdy kryteria nie są spełnione:
To zapobiega „zombie deals” zawyżającym twoją prognozę.
Możesz zbudować schemat lejka w kilka godzin, jeśli potraktujesz go jak mały produkt: najpierw reguły, potem tylko to, co je wspiera.
Zacznij na czystej kartce, a nie w narzędziu. Zapisz etapy i kryteria wejścia/wyjścia prostym językiem. Jeśli nie potrafisz wyjaśnić etapu w jednym zdaniu, prawdopodobnie to dwa etapy (albo w ogóle nie etap).
Prosty przepływ budowy:
Przeprowadź realistyczny test podczas konfiguracji: weź transakcję, nad którą pracujesz, i próbuj przesuwać ją etap po etapie. Jeśli ciągle zgadujesz, twoje kryteria są zbyt niejasne.
Wczesna reguła do egzekwowania: jeśli data następnej aktywności jest pusta, transakcja nie może pozostać w aktywnym etapie.
Większość bloatu w CRM zaczyna się od dobrych intencji: chcesz większej dokładności, więc dodajesz pola, etapy i więcej notatek. Efekt jest odwrotny. Ludzie przestają aktualizować system, a lej staje się miejscem, gdzie transakcje się starzeją.
Jeśli dwa etapy czują się tak samo, będą używane tak samo. „Discovery”, „Głębokie discovery” i „Discovery - follow-up” często oznaczają „porozmawialiśmy” bez klarownego następnego kroku. Etapy powinny się zmieniać tylko wtedy, gdy wydarzyło się coś realnego.
Szybki test: jeśli nie potrafisz w jednym zdaniu powiedzieć, co musi być prawdą, żeby wejść do etapu, to najpewniej etap jest zbędny.
Data zamknięcia jest użyteczna tylko wtedy, gdy jest powiązana z jakimś powodem. Traktuj ją jako datę kolejnego punktu decyzyjnego (zatwierdzenie budżetu, spotkanie procurement, termin podpisu) i przesuwaj ją, gdy to wydarzenie się przesuwa.
Długie notatki ukrywają jedną potrzebną rzecz: co wydarzyło się ostatnio i co nastąpi dalej. Trzymaj notatki krótkie, a aktywność śledź przez datę ostatniej aktywności plus następny krok (z właścicielem i terminem).
Bez definicji „zakwalifikowane” staje się „brzmieli sympatycznie”. Wybierz 3–4 checki, które muszą być prawdziwe (problem, kupujący, harmonogram i jakaś forma budżetu). Jeśli choć jedno brak, nie jest zakwalifikowane.
Lejki, które tylko rosną, przestają być lejkiem i zamieniają się w cmentarzysko. Zamykaj przegrane szybko, gdy transakcja jest nieaktywna lub dopasowanie jest złe, i zapisz jeden jasny powód, żeby można było się uczyć.
Wybierz stały czas w tygodniu (30 minut wystarczy) i traktuj go jak spotkanie z twoim przyszłym ja. Higiena lejka to mniej dodawanie pól, a więcej upewnianie się, że każda transakcja ma realną ścieżkę do przodu.
Prosty przepływ przeglądu:
Konkretny przykład: jeśli transakcja jest oznaczona jako „Oferta wysłana”, ale nie ma umówionego spotkania do jej omówienia, to nie jest etap oferty. Cofnij ją, ustaw następny krok i przestań liczyć ją do prognozy, dopóki kupujący nie zaangażuje się ponownie.
Sprzedajesz narzędzie analityczne B2B dla 50-osobowej firmy e‑commerce. Po pierwszym kontakcie tworzysz transakcję i wypełniasz tylko to, czego będziesz używać w następnym tygodniu. Prosty schemat się opłaca, bo wymusza jasność, nie papierologię.
Zaraz po rozmowie rekord wygląda tak:
Transakcja zaczyna się w Discovery. Przesuwasz ją do przodu tylko wtedy, gdy zaproszenie kalendarzowe zostanie zaakceptowane (nie gdy ktoś „brzmi zainteresowany”). Po demo trigger do wejścia w etap ewaluacji to konkretne żądanie (np. „Połączcie się z Shopify i naszymi danymi magazynowymi”), a następnie uzgodniony technical check.
Teraz zastoja: CFO przestaje odpowiadać po kwestii ceny. Twój log pokazuje dwie próby follow-up, brak odpowiedzi, a termin następnego kroku mija. Reguła jest prosta: jeśli nie ma uzgodnionego następnego kroku, transakcja nie może pozostać w etapie Oferta.
Podejmujesz uczciwą decyzję: albo cofasz do ewaluacji (jeśli trzeba znaleźć nowego sponsora lub brakujące informacje), albo zamykasz jako przegraną (jeśli decydent nie zaangażuje się do ustalonego terminu). W przykładzie cofasz, aktualizujesz interesariuszy (Ops wciąga menedżera finansów), ustawiasz nowy termin następnego kroku i wracasz do etapu Oferta dopiero, gdy CFO potwierdzi spotkanie decyzyjne.
Schemat lejka działa tylko wtedy, gdy mu ufasz. Najszybsza droga do tego to zacząć minimalnie i wytrwać 30 dni. To pokaże, czego faktycznie używasz, a nie czego myślisz, że możesz potrzebować.
Przez pierwszy miesiąc bądź surowy: jeśli pole nie zmienia decyzji, usuń je. Jeśli jakaś decyzja ciągle się pojawia i nie potrafisz jej rozstrzygnąć z lejka, dodaj dokładnie jedno pole, które ten problem pokryje.
Prosty test przed dodaniem nowego pola: „Jeśli to pole jest puste, nie możemy zdecydować, czy ___.”
Jeśli chcesz zbudować lekki, niestandardowy CRM zamiast dopasowywać się do ogólnego narzędzia, narzędzia takie jak Koder.ai mogą pomóc, gdy już zapiszesz etapy, wymagane pola i reguły walidacji. Łatwiej generować i iterować prostą aplikację, gdy schemat jest klarowny.
Pipeline „kłamie”, gdy pokazuje postęp, który nie jest poparty rzeczywistymi działaniami kupującego. Najczęstsze przyczyny to brakujące następne kroki, przestarzałe daty ostatniej aktywności i terminy zamknięcia przesuwane w nadziei, zamiast z potwierdzeniem ze strony kupującego.
Uczyń trzy pola obowiązkowymi dla każdej otwartej transakcji: konkretny następny krok, termin tego kroku oraz data zamknięcia powiązana z realnym wydarzeniem po stronie kupującego (spotkanie, przegląd, krok prawny). Jeśli którekolwiek z nich jest puste, traktuj transakcję jako nieaktywną, dopóki nie zostanie uzupełnione.
Domyślnie: jedna transakcja = jedna decyzja zakupowa. Jeśli ta sama firma może kupić dwa razy (dwa zespoły, dwa budżety, dwa kontrakty), utwórz osobne transakcje, zamiast mieszać terminy i interesariuszy w jednym rekordzie.
Zacznij od nazwy transakcji, która zapobiega duplikatom, firmy, głównego kontaktu, właściciela, szacowanej wartości, docelowej daty zamknięcia i jasnego źródła. Dodaj doprecyzowanie kwalifikacyjne: przypadek użycia, proces decyzyjny i dopasowanie cenowe — tylko tyle, ile wyjaśnia, dlaczego powinna się zamknąć.
Jednozdaniowy przypadek użycia plus kryteria sukcesu zmusza do myślenia o wyniku, a nie tylko o zainteresowaniu kupującego. Jeśli nie potrafisz jasno opisać rezultatu, zazwyczaj transakcja jest za wcześnie, by ją prognozować.
Opisz proces decyzyjny jako krótką historię: kto podpisuje, kto może zablokować decyzję i jakie kroki muszą nastąpić (security, legal, procurement). Jeśli nie znasz osoby podpisującej, zostaw transakcję we wczesnym etapie i skup następny krok na znalezieniu tej osoby oraz procesu.
Używaj przybliżonych zakresów albo prostego Likely/Unclear/Unlikely na podstawie tego, co usłyszałeś. Cel to nie perfekcyjne wyliczenia, a zatrzymanie postępu transakcji, które nie mają budżetu zgodnego z twoją ofertą.
Śledź datę ostatniej aktywności, następny krok, termin następnego kroku oraz krótką przyczynę zamknięcia, gdy transakcja się kończy. Notatki mogą istnieć, ale to te pola aktywności zapobiegają dryfowaniu transakcji i wymuszają decyzję o kolejnym ruchu.
Przesuwaj etapy tylko wtedy, gdy wydarzyło się coś realnego: rozmowa discovery zakończona, faktyczne wysłanie oferty czy włączenie działu prawnego. Jeśli zmiana etapu może nastąpić tylko dlatego, że „czujesz się dobrze”, definicje etapów są zbyt niejasne i prognozy będą się rozjeżdżać.
Ustaw maksymalną liczbę dni dla każdego etapu jako wczesne ostrzeżenie, a po jej przekroczeniu wymuś reset: umów następny krok, cofnij do poprzedniego etapu lub zamknij jako brak decyzji po jasno określonych próbach kontaktu. To zapobiega „zombie-deals” zawyżającym prognozy.
