04 ਦਸੰ 2025·8 ਮਿੰਟ
ਟੂਲ ਲੈਂਡਿੰਗ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਦੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ: ਬੋਰੋਅਰ, ਨਿਯਤ ਮਿਤੀਆਂ ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ
ਟੂਲ ਲੈਂਡਿੰਗ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਸਧਾਰਨ ਬਣਾਓ: ਹਰ ਆਈਟਮ ਕਿਸਨੇ ਲਿਆ, ਕਦੋਂ ਵਾਪਸ ਕਰਨਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ 'ਤੇ ਹਾਲਤ ਕੀ ਸੀ, ਇਹ ਤਿੰਨ ਗੱਲਾਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ।
ਟੂਲ ਲੈਂਡਿੰਗ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਸਧਾਰਨ ਬਣਾਓ: ਹਰ ਆਈਟਮ ਕਿਸਨੇ ਲਿਆ, ਕਦੋਂ ਵਾਪਸ ਕਰਨਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ 'ਤੇ ਹਾਲਤ ਕੀ ਸੀ, ਇਹ ਤਿੰਨ ਗੱਲਾਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਪੜੋਸੀ ਟੂਲ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਚੰਗੀਆਂ ਨीयਤਾਂ ਅਤੇ ਦਾਨ ਕੀਤੇ ਟੂਲਾਂ ਦੇ ਛੋਟੇ ਢੇਰ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਫਿਰ ਅਸਲ ਜ਼ਿੰਦਗੀ ਆਉਂਦੀ ਹੈ: ਕੋਈ ਵਾਪਸੀ ਮਿਤੀ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਡ੍ਰਿੱਲ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਹਿੱਸਾ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਪਤਾ ਨਹੀਂ ਕਿ ਆਖਿਰ ਉਹ ਆਖਰੀ ਵਾਰੀ ਕਿਸ ਕੋਲ ਸੀ। ਕੁਝ ਅਜਿਹੀਆਂ ਅਣਆਰਾਮਦਾਇਕ ਗੱਲਾਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਥੱਕ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਕਲੇਕਸ਼ਨ ਹੌਲੇ-ਹੌਲੇ ਘਟਦੀ ਹੈ।
ਮਕਸਦ ਸਧਾਰਨ ਹੈ: ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕਿਸ ਕੋਲ ਕੀ ਹੈ, ਇਹ ਕਦੋਂ ਵਾਪਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਕਿਸ ਹਾਲਤ ਵਿੱਚ ਵਾਪਸ ਆਇਆ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਤਿੰਨ ਸਵਾਲ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਗੁਮ ਹੋਣ ਅਤੇ ਦਿਲ ਟੁਟਣ ਤੋਂ ਰੋਕੀਆਂ ਜਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਤੁਹਾਨੂੰ ਦਿਨ ਪਹਿਲੇ ਹੀ ਕੋਈ ਜਟਿਲ ਸਿਸਟਮ ਨਹੀਂ ਚਾਹੀਦਾ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਜਾਣਕਾਰੀਆਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਜੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਕੰਮ ਕਰਨ 'ਤੇ ਵੀ ਇੱਕਸਾਰ ਰਹਿਣ।
ਘੱਟੋ-ਘੱਟ, ਅਕਸਰ ਗਰੁੱਪ ਇਹ ਚੀਜ਼ਾਂ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਦੇ ਹਨ:
ਟੂਲ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਆਂ ਨੂੰ ਵਾਸਤਵਿਕ ਸੀਮਾਵਾਂ ਦਾ ਵੀ ਸਾਹਮਣਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਟੂਲ ਕਿਤਾਬਾਂ ਵਾਂਗ ਇਕੋ ਜਿਹੇ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ। ਕੁਝ ਨਿਭਰਤਾਂ ਨਾਲ ਆਉਂਦੇ ਹਨ (ਸੈਂਡਰਾਂ ਨਾਲ ਡਸਟ ਬੈਗ, ਸਾਕਟ ਸੈਟ), ਕੁਝ ਨਜ਼ੁਕ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਹੋਰ ਮਹਿੰਗੇ ਪਰ ਮਜ਼ਬੂਤ। ਅਤੇ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਚਲਾਉਣ ਵਾਲੇ ਅਕਸਰ ਘੰਟਿਆਂ ਵਾਲੇ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਹੜੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੇਬਰਹੁਡਾਂ ਦੀ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਮਾਂ 'ਤੇ ਮਦਦ ਕਰ ਰਹੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਇਸੇ ਲਈ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਤਰੀਕਾ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਲਚਕੀਲਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹਰ ਚੈੱਕਆਊਟ 'ਤੇ ਪੰਜ ਮਿੰਟ ਲੈਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਮਹਿੰਗੇ ਵੇਲੇ ਲੋਕ ਕਦਮ ਛੱਡ ਦੇਣਗੇ। ਜੇ ਇਹ ਬਹੁਤ ਕਠੋਰ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਅਨਫ਼ਰੈਂਡਲੀ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਐਸਾ ਵਰਜ਼ਨ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਵਾਰੀ ਕਰ ਸਕੋ, ਭਾਵੇਂ ਵੀਕਐਂਡ 'ਤੇ ਕਿੰਨਾ ਵੀ ਹੇਕਟਿਕ ਹੋਵੇ। ਜਦੋਂ ਬੁਨਿਆਦ ਮਜ਼ਬੂਤ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਤੁਸੀਂ ਲੇਬਲ ਬਿਹਤਰ ਕਰਕੇ, ਹਾਲਤ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਸਾਫ਼ ਕਰਕੇ ਅਤੇ ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਨਾਲ ਸੁਧਾਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਸਭ ਤੋਂ ਚੰਗਾ ਟੂਲ ਇਨਵੈਂਟਰੀ ਚੈੱਕਆਊਟ ਸਿਸਟਮ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਵਾਸਤੇ ਹਕੀਕਤ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਜਾਵੇ।
ਇੱਕ ਕਮਿਊਨਿਟੀ ਟੂਲ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਵਰਕਫਲੋ ਤਦ ਹੀ ਸੌਖਾ ਚੱਲਦਾ ਹੈ ਜਦ ਹਰ ਚੈੱਕਆਊਟ ਤਿੰਨ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਖੋਜੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ: ਆਈਟਮ, ਬੋਰੋਅਰ, ਅਤੇ ਲੋਨ। ਇਹ ਟੂਲ ਲੈਂਡਿੰਗ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਦਾ ਮੁੱਖ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਨੋਟਬੁੱਕ, ਸਪਰੇਡਸ਼ੀਟ ਜਾਂ ਐਪ ਵਰਤ ਰਹੇ ਹੋ।
ਇਹਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਕਾਗਜ਼ੀ ਟ੍ਰੇਲ ਵਾਂਗ ਸੋਚੋ। ਜੇ ਕੋਈ ਟੂਲ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂ ਖਰਾਬ ਆ ਕੇ ਵਾਪਸ ਆਉਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਰਾਏ ਨਹੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ—ਤੁਹਾਨੂੰ ਤਾਰੀਖਾਂ, ਨੋਟ ਅਤੇ ਜਿਸਨੇ ਹੈਂਡਲ ਕੀਤਾ ਉਹ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਫੀਲਡ ਸੈੱਟ ਜੋ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਉਲਝਣਾਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ:
ਇੱਕ ਉਦਾਹਰਨ: ਐਲੈਕਸ ਨੇ "Cordless drill D-014" ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਰਾਤ ਨੂੰ ਉਧਾਰ ਲਿਆ। ਲੋਨ ਰਿਕਾਰਡ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਐਤਵਾਰ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮ 6 ਵਜੇ ਵਾਪਸ ਹੋਣੀ ਹੈ। ਜੇ ਐਲੈਕਸ ਇਕ ਦਿਨ ਵਧਾਉਣ ਲਈ ਟੈਕਸਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਵਧਾਉਣ ਅਤੇ ਨਵੀਂ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਦਰਜ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਅਗਲਾ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਉਸ ਡ੍ਰਿੱਲ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨੂੰ ਨਾ ਦੇਵੇ।
ਵਾਪਸੀ 'ਤੇ, ਇਕੱਠੇ ਇਕ ਤੇਜ਼ ਜਾਂਚ ਕਰੋ: ਬੈਟਰੀ ਮੌਜੂਦ ਹੈ, ਕੇਸ ਬੰਦ, ਬਿੱਟ ਵਾਪਸ ਆਏ, ਨਾ ਕੋਈ ਨਵੀਂ ਦਰਾਰ। ਜੇ ਕੋਈ ਮੁੱਦਾ ਹੈ, ਤਟਸਥ ਨੋਟ ਲਿਖੋ ("ਚੱਕ ਅਟਕਿਆ, ਫਿਰ ਵੀ ਘੁੰਮਦਾ ਹੈ") ਅਤੇ ਫੋਟੋ ਜੋੜੋ। ਇਹ ਗੱਲ ਬਚਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਸੀਂ ਟੂਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਜਜ਼ਬਾਤ ਨਹੀਂ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਨਿਯਮ ਧੁੰਦਲੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਕੋਈ ਵੀ ਸਿਸਟਮ ਗੰਦਾ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਏਗਾ। ਜੇ ਨਿਯਮ ਸਾਫ਼ ਹਨ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਕਾਗਜ਼ੀ ਨੋਟਬੁੱਕ ਵੀ ਟੂਲ ਲੈਂਡਿੰਗ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ सँਭਾਲ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਸਾਡਾ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਐਸੇ ਆਈਡੀ ਨਾਲ ਕਰੋ ਜੋ ਅਸਲ ਵਰਤੋਂ ਦੇ ਬਾਅਦ ਵੀ ਪੜ੍ਹਿਆ ਜਾ ਸਕੇ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਆਂ ਟਫ਼ ਸਟਿੱਕਰ ਲਗਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਕਲੀਅਰ ਟੇਪ ਨਾਲ ਡਕਾਈ ਦੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਲੈਮੀਨੇਟੇਡ ਟੈਗ ਜਿੱਥੇ ਜ਼ਿਪ ਟਾਈ ਨਾਲ ਲਗਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਧਾਤੂ ਟੂਲਾਂ ਲਈ ਖੁਦਾਈ ਗਈ ਨੰਬਰ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਤੱਕ ਟਿਕ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ (ਜਿਵੇਂ H-014) ਅਤੇ ਹਰ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਵਿੱਚ ID ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਜਗ੍ਹਾ ਪਾਉ ਤਾਂ ਕਿ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਨੂੰ ਖੋਜਣ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਨਾ ਲੱਗੇ।
ਅਤੇ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ "ਇੱਕ ਆਈਟਮ" ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ। ਇੱਕ ਡ੍ਰਿੱਲ ਇਕ ਆਈਟਮ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਬੈਟਰੀ ਅਤੇ ਚਾਰਜਰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਆਈਟਮ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਇੱਕ ਕਿੱਟ ID ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਪਹੁੰਚ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਉਸ 'ਤੇ ਟਿਕੇ ਰਹੋ।
ਪਹਿਲੇ ਚੈੱਕਆਊਟ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਾਲਤ ਦੀਆਂ ਪੱਧਰਾਂ 'ਤੇ ਸਹਿਮਤ ਹੋ ਜਾਓ। ਅਜਿਹੇ ਸ਼ਬਦ ਵਰਤੋ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲਾਗੂ ਕਰ ਸਕੇ:
ਵਿਵਾਦ ਘਟਾਉਣ ਲਈ, ਟੂਲ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਪ੍ਰਤੀ ਛੋਟੀ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਵਰਤੋ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਇੱਕ ਪਾਵਰ ਟੂਲ ਚੈੱਕ: ਚਲਦਾ ਹੈ, ਅਸਧਾਰਣ ਸ਼ੋਰ ਨਹੀਂ, ਕਰਡ/ਬੈਟਰੀ ਸੁਰੱਖਿਅਤ, ਗਾਰਡ ਮੌਜੂਦ, ਬਿੱਟ/ਬਲੇਡ ਸੁਰੱਖਿਅਤ। ਬਾਗ ਟੂਲਾਂ ਲਈ: ਹੈਂਡਲ ਵਿੱਚ ਦਰਾਰ, ਸਿਰਝੜਾ ਤਗੜਾ, ਧਾਰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ।
ਫੋਟੋਜ਼ ਮਦਦ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਦ ਯਾਦ ਸ਼ਕਤੀ ਫੇਲ ਹੋ ਜਾਵੇ। ਇੱਕ ਆਮ ਨਿਯਮ ਚੰਗਾ ਰਹੇਗਾ: ਇੰਟੇਕ 'ਤੇ ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਫੋਟੋ ਟੂਲ ਅਤੇ ID ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੋਵੇ, ਫਿਰ ਵਾਪਸੀ 'ਤੇ ਸਿਰਫ ਜੇ ਕੁਝ ਬਦਲਿਆ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਫੋਟੋ ਲਓ (ਨਵੀਂ ਦਰਾਰ, ਗੁੰਮੀ ਹਿੱਸਾ, ਜ਼ਿਆਦਾ ਜੰਗ)। ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਕਾਰਗਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਬਿਨਾਂ ਹਰ ਵਾਪਸੀ ਨੂੰ ਫੋਟੋ ਸ਼ੂਟ ਬਣਾਏ।
ਲੋਕ ਸ਼ਾਂਤ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਦ ਨੀਤੀ ਪਛਾਣਯੋਗ ਅਤੇ ਦਯਾਲੁ ਹੋਵੇ। ਹਰ ਵਾਰੀ ਕੀ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ ਇਸਦਾ ਲਿਖਤੀ ਨਿਯਮ ਬਣਾਓ। ਧਿਆਨ ਕਾਰਵਾਈਆਂ 'ਤੇ ਰੱਖੋ, ਦੋਸ਼ 'ਤੇ ਨਹੀਂ: ਨੁਕਸਾਨ ਦਰਜ ਕਰੋ, ਹਾਲਤ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ, ਟੂਲ ਨੂੰ ਰਿਪੇਅਰ ਕਿਊ 'ਚ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਸਮਝਾਓ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਫੀਸ ਲਗਾਉਂਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਬੋਰੋਅਰ ਤੋਂ ਰਿਪੇਅਰ ਸਵੀਕਾਰ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇਹ ਕੰਸਿਡਰ ਕਰੋ ਕਿ ਕਦੋਂ ਲਾਗੂ ਹੋਵੇਗਾ ਅਤੇ ਕਿਵੇਂ ਸੰਪਰਕ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ "ਅਸੀਂ ਜਾਂਚ ਰੋਪ ਕਰਕੇ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਰਾਂਗੇ" ਵੀ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਕਰਦੇ ਹੋ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਜੇ ਹੇਜ਼ ਟ੍ਰਿਮਰ ਦਰਾਰ ਵਾਲੇ ਗਾਰਡ ਨਾਲ ਵਾਪਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਉਸਨੂੰ "Needs repair" ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਇਕ ਫੋਟੋ ਲੈਂਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਰਿਪੇਅਰ ਬਿਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖ ਦਿੰਦੇ ਹੋ। ਬੋਰੋਅਰ ਨੂੰ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: "ਸਾਨੂੰ ਦੱਸਣ ਲਈ ਧੰਨਵਾਦ। ਅਸੀਂ ਅੱਜ ਇਸਨੂੰ ਸਰਕੂਲੇਸ਼ਨ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਲੈ ਰਹੇ ਹਾਂ," ਨਾ ਕਿ ਕੋਈ ਟੋਕਾ।
ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਿਸਟਮ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਇੱਕ ٿੱਕੇ ਹੋਏ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਨੇ 30 ਸੈਕਿੰਡ ਵਿੱਚ ਸਹੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਰਤ ਸਕੇ। ਟੂਲ ਲੈਂਡਿੰਗ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਲਈ ਇਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਘੱਟ ਫੀਲਡ, ਸਾਫ਼ ਕਦਮ, ਅਤੇ ਇਕ ਥਾਂ ਵਾਪਸੀ ਹਾਲਤ ਅਤੇ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਦਰਜ ਕਰਨ ਲਈ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਬਹੁਤ ਛੋਟੀ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਲਈ ਪੇਪਰ ਬਾਈਂਡਰ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸਨੂੰ ਸਿਖਾਉਣਾ ਆਸਾਨ ਹੈ ਅਤੇ Wi-Fi ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ, ਪਰ ਇਤਿਹਾਸ ਖੋਜਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਅਤੇ ਦੋ ਲੋਕ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਅਪਡੇਟ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ।
ਸਪਰੇਡਸ਼ੀਟ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਹੈ। ਇਹ ਜਾਣ-ਪਹਚਾਣ ਵਾਲੀ ਹੈ, ਪਰ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਅਨੁਸਾਰ ਸੋਰਟ ਕਰਨ, ਬੋਰੋਅਰ ਅਨੁਸਾਰ ਫਿਲਟਰ ਕਰਨ ਅਤੇ ਕੀ ਆਊਟ ਹੈ ਦੇਖਣ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨੀ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਕੁੰਜੀ ਗੱਲ ਇੱਕ ਸਥਿਰ ਟੈਮਪਲੇਟ ਹੈ: ਹਰ ਲੋਨ ਲਈ ਇੱਕ ਰੋ, ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਕਾਲਮ।
ਜੇ ਕਈ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਚੈੱਕਆਊਟ ਸੰਭালਦੇ ਹਨ, ਸਾਫ ਇਤਿਹਾਸ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਸਧਾਰਨ ਵੈੱਬ ਐਪ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਫੋਨ 'ਤੇ ਵਰਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ: ਜੇ ਕਿਸੇ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ਲਈ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਟੈਪ ਲੱਗਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਲੋਗ ਕਦਮ ਛੱਡ ਦੇਣਗੇ। ਇੱਕ ਹਲਕਾ ਫੋਲੋ-ਅਪ ਟੂਲ ਇੰਝ ਆਡੀਟ ਟਰੇਲ ਵੀ ਰੱਖ ਸਕਦਾ ਹੈ (ਕਿਸਨੇ ਕਦੋਂ ਚੈੱਕਆਊਟ ਕੀਤਾ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੀ ਹਾਲਤ ਦਰਜ ਕੀਤੀ)।
ਕੁਝ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਸਵਾਲ ਜੋ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ:
ਜੋ ਵੀ ਚੁਣੋ, ਇਕ ਸਧਾਰਨ ਸਮੀਖਿਆ ਰਿਦਮ ਰੱਖੋ। ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਜਾਂਚ ਓਵਰਡਿਊਜ਼ ਦੀ, ਅਤੇ ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਇੱਕ ਸਫਾਈ ਤਾਕੇ ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਨੂੰ ਮਿਲਾ ਕੇ "ਮਿਸਿੰਗ" ਦਰਜ ਕੀਤੇ ਆਈਟਮ ਦਰਅਸਲ ਗਲਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਨਹੀਂ ਦਰਜ ਕੀਤੇ ਗਏ।
ਤੇਜ਼ ਚੈੱਕਆਊਟ ਲਾਈਨਾਂ, ਗਲਤੀਆਂ ਅਤੇ ਅਣਛੁਈ ਗੱਲਾਂ ਰੋਕਦੇ ਹਨ। ਚਾਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਦਰਜ ਕਰੋ ਜੋ ਹਥੌੜੇ 'ਤੇ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਕਰਮ ਵਿੱਚ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਸਚਾ ਰੱਖਦਾ ਹੈ: ਆਈਟਮ ਮੇਜ਼ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਨਹੀਂ ਨਿਕਲੇ ਜਦ ਤੱਕ ਲੋਨ ਦਰਜ ਨਾ ਹੋਵੇ।
ਊਦਾਹਰਨ: ਸੈਮ ਇਕcorded drill ਚੈੱਕਆਊਟ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਸੈਮ ਦਾ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਮੰਗਲਵਾਰ ਰਾਤ 7 ਵਜੇ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਨੋਟ ਕਰਦਾ ਹੈ: "ਚਲਦਾ ਹੈ, ਚੱਕ ਥੋੜਾ ਕਸਾ, ਸੈਟ ਤੋਂ ਇਕ ਬਿੱਟ ਗੁੰਮ।" ਸੈਮ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਦੁਹਰਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸੁਣਦਾ ਹੈ: "ਜੇ ਇਕ ਦਿਨ ਹੋਰ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਮੰਗਲਵਾਰ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਟੈਕਸਟ ਕਰੋ।" ਇਹ ਇਕੋ ਨੋਟ ਅਕਸਰ ਅੰਡਵਾਰ ਨਾਲ ਇਸਤਾ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਗੱਲ ਕਰੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਕਰੋ: ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਉੱਚੀ ਆਵਾਜ਼ ਵਿੱਚ ਕਹੋ, ਫਿਰ ਤੁਰੰਤ ਦਰਜ ਕਰੋ।
ਵਾਪਸੀਆਂ ਉਹ ਥਾਂ ਹਨ ਜਿਥੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਤਕਰਾਰ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: "ਇਹ ਐਸਾ ਹੀ ਸੀ ਜਦ ਮੈਂ ਲਿਆ ਸੀ।" ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਸੇ ਰੁਟੀਨ, ਇੱਕੋ ਹਾਲਤ ਸਕੇਲ ਅਤੇ ਠੰਡੇ, ਤੱਥ-ਪਹਿਲੇ ਲਹਿਜੇ ਨਾਲ ਰੋਕ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਮਕਸਦ ਇਕ ਐਸਾ ਵਾਪਸੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ ਜੋ ਦੋਹਾਂ ਪੱਖਾਂ ਲਈ ਨਿਆਂਸੰਗਤ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਵੇ।
ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਦੋ ਚੀਜ਼ਾਂ ਤਿਆਰ ਰੱਖੋ: ਟੂਲ ਦਾ ID ਲੇਬਲ (ਜਾਂ ਟੈਗ) ਅਤੇ ਖੁੱਲੀ ਲੋਨ ਰਿਕਾਰਡ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਖੁੱਲੀ ਲੋਨ ਨਾਲ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ, ਤਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਠੀਕ ਕਰੋ ਜਦੋਂ ਬੋਰੋਅਰ ਵੀ ਮੌਜੂਦ ਹੋਵੇ।
ਇੱਕ ਸਾਦਾ, ਦੁਹਰਾਉਣਯੋਗ ਫਲੋ:
ਜੇ ਕੋਈ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ ਤਾਂ ਤਟਸਥ ਰਹੋ: ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਵੇਖਦੇ ਹੋ ਉਹ ਦਰਸਾਓ, ਨਾ ਕਿ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸੋਚਦੇ ਹੋ। "ਡ੍ਰਿੱਲ ਚਲਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਚੱਕ ਹਿਲ ਰਿਹਾ ਹੈ ਅਤੇ ਚਾਰਜਰ ਗੁੰਮ ਹੈ" ਦੋਸ਼ ਤੋਂ ਬਚ ਕੇ ਸੁਲਝਾਉਣ 'ਤੇ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਫਿਰ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਫੈਸਲੋ (ਰਿਪੇਅਰ ਹੋਲਡ, ਬਦਲਣ ਫੀਸ, ਜਾਂ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਨੋਟ)।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੂਲ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਕੈਰਲੇਸ ਨਹੀਂ ਹੋਣ ਕਾਰਨ ਗੁੰਮ ਹੁੰਦੀਆਂ—ਉਹ ਇਸ ਲਈ ਗੁੰਮ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਧੁੰਦਲੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਕਿ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਪਤਾ ਨਾਂ ਲੱਗੇ ਕਿ ਕੀ ਹੋਇਆ। ਚੰਗੀ ਟੂਲ ਲੈਂਡਿੰਗ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਫੈਂਸੀ ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਬਾਰੇ ਘੱਟ ਅਤੇ ਸਾਫ਼, ਦੁਹਰਾਉਣਯੋਗ ਰਿਵਾਜਾਂ ਬਾਰੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਹੈ।
ਇਕਸਾਰ ਟੂਲ ਪਹਿਲੀ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। "DeWalt drill" ਦੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਡ੍ਰਿੱਲਾਂ, ਇੱਕ ਚਾਰਜਰ, ਅਤੇ ਦੋ ਬੈਟਰੀਆਂ ਦਾ ਸੰਗਮ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਟੂਲ ਉੱਤੇ ਯੂਨੀਕ ID ਨਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਗਲਤ ਆਈਟਮ ਵਾਪਸ ਦਰਜ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਅਸਲੀ ਆਈਟਮ ਹਮੇਸ਼ਾਂ "ਆਊਟ" ਰਹਿ ਜਾਵੇਗਾ।
ਹੋਰ ਸਮੱਸਿਆ ਬੋਰੋਅਰ ਜਾਣਕਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਟੈਕਸਟ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਜਾਂ ਈਮੇਲ ਥ੍ਰੈੱਡ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਹੈ। ਇਹ ਪਲ ਵਿੱਚ ਤੇਜ਼ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਜਦ ਡ੍ਰਿੱਲ ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇਤਿਹਾਸ, ਨੰਬਰ, ਜਾਂ ਆਖਰੀ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦੀ।
ਵਿਵਾਦ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਅਸਪਸ਼ਟ ਨਿਯਮਾਂ ਤੋਂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਜਦ ਹਰ ਵਾਰੀ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਵੱਖਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਘਰੜੰਦੀ ਪੈਦਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਹਾਲਤ ਨੋਟਾਂ ਅਣਸਪੱਸ਼ਟ ਹੋਣ ਤੇ ਵੀ ਟਕਰਾਵ ਹੁੰਦਾ ਹੈ—"ਥੀਕ" ਮਦਦ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ ਜੇ ਸਾੂ ਵਾਪਸ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਦੀ ਧਾਰ ਚਿੱਢੀ ਹੋ।
ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਆਦਤਾਂ ਦੀ ਸੈੱਟ ਬਹੁਤ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਰੋਕਦੀ ਹੈ:
ਉਦਾਹਰਨ: ਇਕ ਹੇਜ਼ ਟ੍ਰਿਮਰ ਕੇਸ ਅਤੇ ਇਕ ਬੈਟਰੀ ਨਾਲ ਗਿਆ। ਵਾਪਸੀ 'ਤੇ ਟ੍ਰਿਮਰ ਵਾਪਸ ਹੈ ਪਰ ਕੇਸ ਗੁੰਮ ਹੈ। ਜੇ ਰਿਕਾਰਡ ਨੇ ਪਹਿਲਾਂ ਕੇਸ ਨੂੰ ਲਿਖਿਆ ਨਹੀਂ ਸੀ ਤਾਂ ਇਹ "ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਪਤਾ ਨਹੀਂ" ਬਣ ਜਾਂਦਾ। ਜੇ ਰਿਕਾਰਡ ਨੇ ਲਿਖਿਆ ਸੀ, ਤਾਂ ਸਧਾਰਣ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ: "ਟ੍ਰਿਮਰ ਵਾਪਸ ਹੈ, ਅਸੀਂ ਕੇਸ ਦੇਖੋ—ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਕਾਰ ਟਰੰਕ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ?"
ਇਕ ਟੂਲ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਦੋਸਤਾਨਾ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ ਜਦ ਮੁੱਦੇ ਜਲਦੀ ਫੜੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੰਬੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਜਾਂ ਫੈਸ਼ਨਬਲ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਕੁਝ ਰੁਟੀਨਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕਮਿਊਨਿਟੀ ਟੂਲ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਜੋ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲਗਾਉਣ।
ਅਕਸਰ ਗਰੁੱਪ ਲਈ ਕਾਮਯਾਬ ਰਿਦਮ:
ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਰਿਪੇਅਰ ਲੌਗ ਉਮੀਦ ਤੋਂ ਵੱਧ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: ਕੀ ਟੁੱਟਿਆ, ਕਦੋਂ ਠੀਕ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਲਾਗਤ (ਐਨੇ ਵੀ $0 ਹੋਵੇ), ਅਤੇ ਜਿਸਨੇ ਮੁਰੰਮਤ ਕੀਤੀ। ਇਹ "ਉਹ ਸਾaw ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਖਰਾਬ ਹੈ" ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਇਤਿਹਾਸ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਵੀ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਰਿਕਾਰਡ ਕਿੱਥੇ ਰਹਿਣਗੇ ਅਤੇ ਕੌਣ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸੰਪਾਦਿਤ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਡਿਜੀਟਲ ਹੈ, ਤਾਂ ਬੈਕਅੱਪ ਅਤੇ ਨਵੇਂ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਕਿਵੇਂ ਮਿਲੇਗੀ ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰੋ।
ਸ਼ਨੀਵਾਰ ਸਵੇਰੇ, ਤੁਹਾਡੇ ਪੜੋਸੀ ਦੀ ਟੂਲ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ 'ਚ ਲਾਈਨ ਹੈ। ਮਾਇਆ ਨੂੰ ਸ਼ੈਲਫ਼ ਲਗਾਉਣ ਲਈ ਡ੍ਰਿੱਲ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਸੈਮ ਸੀੜ੍ਹੀਆਂ ਲਈ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਿਯਾ ਬਾਗ-ਸਫਾਈ ਲਈ ਹੇਜ਼ ਟ੍ਰਿਮਰ ਲੈ ਰਹੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਸਭ ਚੈੱਕਆਊਟ ਇੱਕ ਥਾਂ 'ਤੇ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਕੁਝ ਗੱਲਾਂ ਗੱਲਬਾਤ ਵਿੱਚ ਘੁੱਟ ਨਾ ਹੋ ਜਾਏ।
ਹਰ ਲੋਨ ਵਿੱਚ ਬੁਨਿਆਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਆਈਟਮ ਨਾਮ ਅਤੇ ID ਟੈਗ, ਬੋਰੋਅਰ ਨਾਮ, ਚੈੱਕਆਊਟ ਸਮਾਂ, ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਹਾਲਤ ਨੋਟ। ਕਿੱਟਾਂ ਲਈ, ਇਕ ਸਾਫ਼ ਚੈੱਕਆਊਟ ਫੋਟੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਬਚਾ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਸਿਰਫ ਜੇ ਇਹ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਲਗਾਤਾਰ ਹੋਵੇ।
ਵੀਕਐਂਡ ਟੂਲਾਂ ਲਈ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀਆਂ ਸੋਮਵਾਰ 6 ਵਜੇ ਰੱਖੀਆਂ ਜਾਣ। ਐਤਵਾਰ ਦੁਪਿਹਰ ਇੱਕ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਸੈਮ ਪਤਾ ਲਗਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਦੇਰ 'ਤੇ ਹੈ ਅਤੇ ਇਕ ਦਿਨ ਵਧਾਉਣ ਲਈ ਬੇਨਤੀ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਇਸਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਭ ਨੂੰ ਨਵੀਂ ਵਾਪਸੀ ਸਮਾਂ ਪਤਾ ਹੈ।
ਸੋਮਵਾਰ ਨੂੰ, ਵਾਪਸੀਆਂ ਤੇਜ਼ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਪ੍ਰਿਯਾ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਹੇਜ਼ ਟ੍ਰਿਮਰ ਵਾਪਸ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਪਲਾਸਟਿਕ ਕੇਰੀ ਕੇਸ 'ਤੇ ਨਵੀਂ ਦਰਾਰ ਹੈ ਅਤੇ ਬਲੇਡ ਗਾਰਡ ਗੁੰਮ ਹੈ। ਕਿਉਂਕਿ ਚੈੱਕਆਊਟ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਗਾਰਡ ਦਰਜ ਸੀ, ਗੱਲਬਾਤ ਠੰਡੀ ਅਤੇ ਤੱਥ-ਅਧਾਰਿਤ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ।
ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਵਾਪਸੀ ਜਾਂਚ ਸਧਾਰਨ ਰੱਖਦਾ ਹੈ: ID ਮਿਲਾਉ, ਹਿੱਸੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਜੇ ਕੁਝ ਬਦਲਿਆ ਤਾਂ ਫੋਟੋ ਲਵੋ, ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਨੋਟ ਲਿਖੋ, ਫਿਰ ਸਥਿਤੀ ਸੈੱਟ ਕਰੋ (available, cleaning, repair)। ਪ੍ਰਿਯਾ ਗਾਰਡ ਬਦਲਣ ਲਈ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਟ੍ਰਿਮਰ ਨੂੰ ਰਿਪੇਅਰ ਵਜੋਂ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲਗਾ ਦਿੰਦੀ ਤਾਂ ਕਿ ਕੋਈ ਹੋਰ ਉਸਨੂੰ ਗਲਤੀ ਨਾਲ ਉਧਾਰ ਨਾ ਲੇ।
ਇਹੋ ਹੀ ਟੂਲ ਲੈਂਡਿੰਗ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਹੈ ਜੋ ਗੁਮਸੁਮ ਘਟਨਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਵੀ ਦੋਸਤਾਨਾ ਬਣੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਜੋ ਬਣੀ ਰਹੇ, ਤਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਛੋਟੀ ਵਿਵਸਥਾ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਤਿੰਨ ਸਵਾਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੀ ਹੋਵੇ: ਕੀ ਨਿਕਲਿਆ, ਕਿਸ ਕੋਲ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਵਾਪਸ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਹੋਰ ਸਭ ਕੁਝ ਉਡੀਕ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਦੇਖੋ ਕਿ ਲੋਕ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕਿਵੇਂ ਉਧਾਰ ਲੈਂਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਮਜ਼ਬੂਤ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਸੇਟਅਪ:
ਇਸ ਨੂੰ ਦੋ ਲੈਂਡਿੰਗ ਇਵੈਂਟ ਲਗਾ ਕੇ ਚਲਾਓ ਬਿਨਾਂ ਭਰਪੂਰ ਸੁਧਾਰ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕੀਤੇ। ਦੇਖੋ ਕਿ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਕਿੱਥੇ ਹੇਸੇਟੇਟ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ ਜਾਂ ਗਲਤੀਆਂ ਕਿੱਥੇ ਹੋ ਰਹੀਆਂ ਹਨ। ਜੇ ਲੋਕ ਲਗਾਤਾਰ "ਲਾਲ ਡ੍ਰਿੱਲ" ਲਿਖ ਰਹੇ ਹਨ ਪਰ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਦੋ ਮਿਲਦੇ ਜੁਲਦੇ ਡ੍ਰਿੱਲ ਹਨ, ਤਾਂ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਸੰਕੇਤ ਹੈ ਕਿ ਲੇਬਲ ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਵਰਣਨ ਦੇ ਫੀਲਡ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ। ਜੇ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਅਕਸਰ ਛੱਡੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਨਿਯਮਾਂ ਵਾਲੀ ਸਮੱਸਿਆ ਹੋ ਸਕਦੀ: ਅਸਪਸ਼ਟ, ਅਸੰਗਤ, ਜਾਂ ਅਵਾਸ਼੍ਯਕਤ ਤੋਂ ਵੱਧ ਕਠੋਰ।
ਪਾਇਲਟ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਸਿਰਫ ਉਹੀ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਕਰੋ ਜੋ ਘਰੜਨ ਘਟਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਉਹ ਫੀਲਡ ਹਟਾਓ ਜੋ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ਭਰਦਾ। ਇਕ ਫੀਲਡ ਜੋ ਗਲਤਫਹਮੀ ਰੋਕਦੀ ਹੈ (ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਆਈਟਮ ਲੇਬਲ, ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ, ਜਾਂ ਬੋਰੋਅਰ ਸੰਪਰਕ) ਜੋੜੋ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮ ਲਿਖੋ ਜੋ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਇਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਦੁਹਰਾਉਂ ਸਕਣ।
ਜਦ ਕੰਮ ਇਕ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਦਿਮਾਗ ਵਿੱਚ ਫਿੱਟ ਨਹੀਂ ਬੈਠਦਾ ਤਾਂ ਸਪਰੇਡਸ਼ੀਟ ਤੋਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਐਪ ਵੱਲ ਅਪਗਰੇਡ ਕਰੋ। ਆਮ ਨਿਸ਼ਾਨੀਆਂ ਹਨ: ਵੱਖ-ਵੱਖ ਦਿਨਾਂ 'ਤੇ ਕਈ ਵਾਲੰਟੀਅਰ, ਵਧਦੀ ਇਨਵੈਂਟਰੀ, ਅਤੇ ਇਤਿਹਾਸ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਖੋਜਣ ਦੀ ਲੋੜ (ਜਿਵੇਂ "ਇਹ ਹੇਜ਼ ਟ੍ਰਿਮਰ ਅਕਸਰ ਖਰਾਬ ਮਿਲਦਾ ਹੈ").
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਕੁਸਟਮ ਐਪ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਪਲੇਟਫਾਰਮਾਂ ਜਿਵੇਂ Koder.ai (koder.ai) ਤੁਹਾਨੂੰ ਚੈਟ ਵੇਰਵੇ ਤੋਂ ਇਕ ਬੁਨਿਆਦੀ ਚੈੱਕਆਊਟ ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਵਰਕਫਲੋ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਮਕਸਦ ਸਾਫ਼ ਨਹੀਂ ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਹੈ—ਮਕਸਦ ਹੈ ਕਿ ਜਿਵੇਂ ਤੁਹਾਡੀ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਵਧੇ, ਤਾਂ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਦੀ ਹਾਲਤ ਨੋਟਿੰਗ ਅਸਾਨ ਅਤੇ ਇੱਕਸਾਰ ਰਹਿ ਜਾਵੇ।
ਹਰ ਵਾਰੀ ਤਿੰਨ ਚੀਜ਼ਾਂ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ: ਆਈਟਮ (ਯੂਨੀਕ ID ਨਾਲ), ਬੋਰੋਅਰ (ਨਾਮ ਨਾਲ ਇਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਸੰਪਰਕ), ਅਤੇ ਲੋਨ (ਚੈੱਕਆਊਟ ਮਿਤੀ, ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਜਿਸ ਨੇ ਹੈਂਡਆਫ਼ ਕੀਤਾ)। ਵਾਪਸੀ 'ਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਹਾਲਤ ਨੋਟ ਵੀ ਜੋੜੋ ਤਾਂ ਕਿ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਯਾਦ ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਨਾ ਹੋਵੇ।
ਛੋਟਾ, ਯੂਨੀਕ ID ਜੋ ਟੂਲ 'ਤੇ ਲਗਿਆ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਵੇਖਿਆ ਜਾ ਸਕੇ। ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਅਨੁਸਾਰ ਫਾਰਮੈਟ ਇਕ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਹਰ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਲਈ ਲੇਬਲ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਜਗ੍ਹਾ 'ਤੇ ਲਗਾਓ ਤਾਂ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਖੋਜ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਨਾ ਗਵਾਓ۔
ਇਕ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ ਬਣਾ ਕੇ ਉਸੇ 'ਤੇ ਟਿਕੇ ਰਹੋ: ਪੂਰਾ ਕਿੱਟ ਇਕ ਆਈਟਮ ਮੰਨਣਾ ਜਾਂ ਹਰ ਮੁੱਖ ਹਿੱਸੇ ਲਈ ਵੱਖਰਾ ID ਰੱਖਣਾ। ਜੇ ਹਿੱਸੇ ਅਕਸਰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਵੱਖਰੇ IDs ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਵਾਪਸੀ ਵਿਖੇ ਹਿਸੇ ਟੁੱਟਣ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਦਰਜ ਹੋ ਜਾਏ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਆਈਟਮਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਡੀਫਾਲਟ ਲੋਨ ਮਿਆਦ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਚੈੱਕਆਊਟ 'ਤੇ ਮਿਤੀ ਉੱਚੀ ਆਵਾਜ਼ ਵਿੱਚ ਦੱਸੋ, ਫਿਰ ਤੁਰੰਤ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਜੇ ਇੱਕਸੇਸ਼ਨ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਨਵੀਂ ਮਿਤੀ ਨੋਟ ਕਰਵਾਓ ਤਾ ਕਿ ਅਗਲਾ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਵੀ ਉਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇਖੇ।
ਸਧਾਰਨ, ਸਪੱਸ਼ਟ ਹਾਲਤ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਵਰਗੀਆਂ: ਨਵਾਂ, ਚੰਗਾ, ਘਿੜਿਆ, ਖ਼ਰਾਬ, ਮੁਰੰਮਤ ਲੋੜੀਂਦਾ — ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਨੋਟ (ਉਦਾਹਰਨ: “ਕੋਰਡ ਪਲੱਗ ਨੇੜੇ ਘਿਸ ਗਿਆ” ਜਾਂ “ਬੈਟਰੀ ਗੁੰਮ”)। ਮਕਸਦ ਏਹ ਹੈ ਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਇਕੋ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਇੱਕੋ ਹੀ ਨਤੀਜੇ ਲਿਖੇ।
ਮੁੱਦੇ ਨੂੰ ਨਿਰਪੱਖ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਦਰਸਾਓ, ਟੂਲ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ, ਟੂਲ ਨੂੰ ਰਿਪੇਅਰ ਕਿਊ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਸਪਸ਼ਟ ਦਰਸਾਓ۔ ਜੇ ਫੀਸਾਂ ਜਾਂ ਰਿਪੇਅਰ ਉਮੀਦ ਹੈ ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਨਿਯਮ ਪਹਿਲਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਠੰਡੇ ਸੁਰ ਵਿੱਚ ਸਮਝਾਓ।
ਜਦੋਂ ਇਨਵੈਂਟਰੀ ਛੋਟੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਬਾਈਂਡਰ ਚੰਗਾ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਪਰ ਲੱਭਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਅਤੇ ਦੋ ਲੋਕ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਅਪਡੇਟ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ। ਸਪਰੇਡਸ਼ੀਟ ਆਮਤੌਰ 'ਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਹੈ। ਐਪ ਤਦ ਵਰਥ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਈ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਦਿਨਾਂ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹੋਣ ਜਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਲੁੱਕ-ਅੱਪ ਅਤੇ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਚਾਹੀਦੇ ਹੋਣ।
ਚੋਟੀ ਫੀਲਡਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ: ਆਈਟਮ ID, ਬੋਰੋਅਰ ਸੰਪਰਕ, ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਛੋਟੀ ਹਾਲਤ/ਸਹਾਇਕ ਨੋਟ। ਇੱਕ ਸਖ਼ਤ ਨਿਯਮ: ਆਈਟਮ ਮੇਜ਼ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਦਰਜ ਹੋਏ ਨਾ ਨਿਕਲੇ।
ਨਿਯਤ ਮਿਤੀਆਂ ਲਈ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਵਰਤੋ ਅਤੇ ਨਿਯਮਤ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਓਵਰਡਿਊਜ਼ ਦੀ ਸਪੱਸ਼ਟ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਛੋਟੀ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਇਕੱਠਾ ਨਾ ਹੋਣ। ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਜਾਂਚ ਛੋਟੇ ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਫੜ ਚੁੱਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਦੋਸਤਾਨਾ ਬਣੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ।
ਬੋਰੋਅਰ ਦੀ ਸੰਪਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕ ਸਾਂਝੇ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ, ਨਿੱਜੀ ਫੋਨਾਂ ਤੇ ਨਹੀਂ। ਸਿਰਫ਼ ਜਿੰਨੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੋਵੇ ਉਦੋਂ ਨਾ ਵੱਧ ਲਵੋ, ਐਡਮਿਨ ਐਕਸੈਸ ਸਿਰਫ ਟਰੇਨ ਕੀਤੇ ਵਾਲੰਟੀਅਰਾਂ ਕੋਲ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਬੈਕਅੱਪ ਦੀ ਇਕ ਆਦਤ ਬਣਾਓ।