ਕੋਟ ਡਰਾਈਵ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਟਰੈਕਰ ਹਰ ਸਥਾਨ 'ਤੇ ਦਾਨ ਲੌਗ ਕਰਨ, ਹੱਥੋਂ ਗਿਣਤੀ ਤੋਂ ਬਚਣ, ਅਤੇ ਕੁਝ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸਥਾਨ-ਵਾਰ ਸਹੀ ਕੁੱਲ ਵੇਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਕੋਟ ਡਰਾਈਵ ਆਮਤੌਰ 'ਤੇ ਅਣਚਾਹੀਆਂ ਸਹਿਮਤੀਆਂ ਨਾਲ ਖਤਮ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਕੰਮ ਛੋਟੇ-ਛੋਟੇ ਸਮਿਆਂ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਬੈਗ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਾਰ ਆਉਂਦੇ ਹਨ, ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਵੀ ਲਾਈਨ ਰੋਕ ਕੇ ਗਿਣਤੀ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ। ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਆਖ਼ਰੀ ਗਿਣਤੀ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕਈ ਕੋਟ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਮੂਵ ਹੋ ਚੁੱਕੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਮਿਲਾ ਦਿੱਤੇ ਜਾਂ ਵੰਡ ਦਿੱਤੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਸਮੇਂ ਸਬੰਧੀ ਸਮੱਸਿਆ ਵੀ ਹੈ: ਜਿਹੜੇ ਨੰਬਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਰੂਰੀ ਲੱਗਦੇ ਹਨ, ਉਹ ਡਰਾਈਵ ਦੇ ਦੌਰਾਨ ਹੀ ਚਾਹੀਦੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਨਾ ਕਿ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ। ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਿਰਫ ਅਖੀਰ 'ਤੇ ਕੁੱਲ ਪਤਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਫੈਸਲਾ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਕਿ ਕਿੱਥੇ ਹੋਰ ਬਾਕਸ ਭੇਜਣੇ ਹਨ, ਕਿਸ ਸਥਾਨ ਨੂੰ ਹੋਰ ਪਿਕਅੱਪ ਚਾਹੀਦਾ, ਜਾਂ ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਲੱਕੜ ਲਈ ਠੀਕ ਰਾਹ 'ਤੇ ਹੋ।
ਹੱਥੋਂ ਮੈਥਡ ਆਮਤੌਰ 'ਤੇ ਕੁਝ ਪੇਸ਼ਗੀ ਅੰਦਾਜ਼ੇ ਨਾਲ ਫੇਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ:
ਸਥਾਨ-ਵਾਰ ਕੁੱਲ ਕੋਈ ਫੈਨਸੀ ਰਿਪੋਰਟ ਨਹੀਂ ਹਨ। ਰੋਜ਼ਾਨਾ, ਇਹ ਬੁਨਿਆਦੀ ਸਵਾਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਬਿਨਾਂ ਟੈਕਸਟਾਂ ਵਿਚੋਂ ਖੋਜ ਕੀਤੇ: ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਬਿਨ ਨੂੰ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਕਿੰਨੇ ਕੋਟ ਹੁਣੇ-ਹੂੰਦੇ ਐਸਾਈਂ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ? ਇਸ ਹਫਤੇ ਹਾਈ ਸਕੂਲ ਨੇ ਕੀ ਜੋੜਿਆ? ਕਿਹੜੇ ਗ੍ਰੋਸਰੀ ਸਟੋਰ ਬਿਨ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਪਿਕਅੱਪ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਤੇਜ਼ ਭਰ ਰਿਹਾ ਹੈ?
ਕੋਟ ਡਰਾਈਵ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਟਰੈਕਰ ਓਹੇ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਸਹੀ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਲਈ, ਸਫਲਤਾ ਦਾ ਅਰਥ ਹੈ ਕਿ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਨੂੰ ਸੈਕੰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਲੌਗ ਕਰਕੇ ਅੱਗੇ ਵਧੇ। ਆਯੋਜਕਾਂ ਲਈ, ਇਹ ਕੁੱਲ ਹਨ ਜੋ ਪਿਕਅੱਪ ਅਤੇ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਅੱਪਡੇਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਘੱਟ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਾਲਾਂ ਨਾਲ।
ਉਦਾਹਰਣ: ਇੱਕ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਕਮਿਊਨਿਟੀ ਸੈਂਟਰ 'ਤੇ ਲੌਬੀ ਬਿਨ ਵਿੱਚ ਤਿੰਨ ਬੈਗ ਵੇਖਦਾ ਹੈ। ਉਹ ਕਾਗਜ਼ ਤੇ نوਟ ਕਰ ਲੈਂਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਕਾਗਜ਼ ਪੋਕਟ ਵਿੱਚ ਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਜਦ ਤੱਕ ਸ਼ਿਫਟ ਖਤਮ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਦੂਜਾ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਉਹੀ ਬੈਗ ਗਿਣਦਾ ਹੈ ਪਿਕਅੱਪ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਅਤੇ ਸੋਰਟਰ ਡੀ-ਲੋਡ ਕਰਨ ਦੇ ਬਾਅਦ ਫਿਰ ਗਿਣਦਾ ਹੈ। ਕਿਸੇ ਨੇ ਵੀ ਕੁਝ ਗਲਤ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ, ਪਰ ਹੁਣ ਕੁੱਲ ਵਧ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਸਥਾਨ ਦਾ ਹਕ਼ ਸਪਸ਼ਟ ਨਹੀਂ।
ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਕੋਟ ਡਰਾਈਵ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਟਰੈਕਰ ਕੁਝ ਖੇਤਰਾਂ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਹਰ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਇੱਕ ਮਿੰਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਵਿੱਚ ਭਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਇਹ ਵਧੇਰੇ ਸਮਾਂ ਲੈ ਲੈਂਦਾ ਹੈ, ਲੋਕ ਕਦਮ ਛੱਡ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਕੁੱਲ ਗਲਤ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਆਪਣੇ ਨਿਊਨਤਮ ਖੇਤਰ ਸਾਦੇ ਰੱਖੋ:
ਇਹ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲੱਗੇ ਤਾਂ ਹੀ, ਸਿਰਫ ਉਹੀ ਚੀਜ਼ਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵਰਤੋਂਗੇ ਜੋੜੋ। ਮਦਦਗਾਰ ਵਾਧੂ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਨਾਮ, ਹਾਲਤ (ਨਵਾਂ, ਹੌਲੇ-ਸੇਵਾ ਕੀਤਾ, ਪਹਿਨਿਆ ਹੋਇਆ), ਸਾਈਜ਼ ਰੇੰਜ (ਬੱਚੇ, ਅਡਲਟ), ਅਤੇ ਕੋਈ ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ। ਫੋਟੋਜ਼ ਗੁੰਝਲ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਵਿਕਲਪਿਤ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਲੌਗਿੰਗ ਕਦੇ ਰੁਕ ਨਾ ਜਾਵੇ।
ਕੁੱਲਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਗਣਨਾ ਯੂਨਿਟ ਚੁਣੋ: ਇੰਡਿਵਿਜ਼ੂਅਲ ਆਈਟਮ। ਜੇ ਕੋਈ “2 ਬੈਗ” ਛੱਡਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ "2" ਲੌਗ ਨਾ ਕਰੋ ਜੇ ਨਹੀਂ ਤੁਸੀਂ ਵਾਕਈ ਦੋ ਆਈਟਮ ਹੀ ਮੰਨ ਰਹੇ ਹੋ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰਾਇਕਟਿਕ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਕਿ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਗਾ ਕੇ ਆਈਟਮ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਲੌਗ ਕਰੋ ਅਤੇ ਨੋਟ ਵਿੱਚ "2 ਬੈਗ, ਅੰਦਾਜ਼ਾ" ਲਿਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਬੈਗ ਨਹੀਂ ਖੋਲ ਸਕਦੇ, totals ਨੂੰ ਵਧਾਓ ਨਾ। 0 ਆਈਟਮ ਲੌਗ ਕਰੋ ਅਤੇ ਨੋਟ ਜੋੜੋ "ਸੀਲ ਕੀਤਾ ਬੈਗ, ਗਿਣਤੀ ਦੀ ਲੋੜ" ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ।
ਹਰ ਦਾਨ ਦਾਤਾ ਲਈ ਨਹੀਂ, ਬਲਕਿ ਹਰ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਸਮੇਂ ਲਈ ਇੱਕ ਐਂਟਰੀ ਵਰਤੋ।
ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਟਰੈਕਰ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਲੋਕ ਵਰਤਣਗੇ ਜਦੋਂ ਉਹ ਵਿਆਸਤ, ਠੰਢੇ ਅਤੇ ਬੈਗਾਂ ਨਾਲ ਜੁਝ ਰਹੇ ਹੋਵਨ।
ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਡੇਟਾ ਕਦੋਂ ਲੌਗ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ:
ਟੂਲ ਚੋਇਸ ਆਮਤੌਰ 'ਤੇ ਤਿੰਨ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੇ ਹਨ:
ਜੋ ਵੀ ਤੁਸੀਂ ਚੁਣੋ, ਹਰ ਇੱਕ ਲਈ ਕੁਝ ਚੀਜ਼ਾਂ ਸਥਿਰ ਰੱਖੋ: ਸਥਾਨ ਨਾਂ, "ਕੋਟ" ਵਿਰੁੱਧ "ਹੋਰ" ਦੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ, ਅਤੇ ਬੈਗਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਸੰਭਾਲਣਾ (ਆਦਰਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬੈਗਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜੇ ਨਹੀਂ ਤੁਸੀਂ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਗਾਉਂਦੇ ਹੋ)।
ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਨਿਯਮ:
ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਸੇ ਮਹਿੰਗੇ ਸਿਸਟਮ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਸਾਰਣੀ (ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ) ਜਾਂ ਇੱਕ ਬੁਨਿਆਦੀ ਫਾਰਮ ਜੋ ਇੱਕ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਲਿਖਦਾ ਹੈ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ, ਜੇ ਤੱਕ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲੌਗ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੋਵੇ।
ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੇ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਸਥਾਨਾਂ ਨੂੰ ਫਿਕਸ ਲਿਸਟ ਵਜੋਂ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ, ਮੁਫ਼ਤ ਟੈਕਸਟ ਨਹੀਂ। ਇੱਥੇ ਆਮਤੌਰ 'ਤੇ ਗਲਤੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ “Main Library” ਅਤੇ “Library - Main” ਦੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਥਾਨ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਤੇਜ਼ ਨਾਮਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਪੈਟਰਨ ਹੈ: ਸ਼ਹਿਰ + ਸਾਈਟ + ਕਮਰਾ. ਉਦਾਹਰਣ: “Riverside - Community Center - Lobby” ਅਤੇ “Riverside - Community Center - Gym.” ਜੇ ਦੋ ਲੇਬਲ ਮਿਲਦੇ-ਜੁਲਦੇ ਹਨ, ਹੁਣ ਹੀ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਨਾਮ ਦਿਓ।
ਫਿਰ, ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਗਿਣ ਰਹੇ ਹੋ ਅਤੇ ਕਿਸ ਯੂਨਿਟ ਵਿੱਚ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕੋ ਟ੍ਰੈਕਰ ਵਿੱਚ “ਬੈਗ” ਅਤੇ “ਕੋਟ” ਮਿਲਾ ਦਿਓਗੇ, ਤਾਂ ਅਖੀਰ 'ਤੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਆਖਿਰ 'ਤੇ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਕਿ totals ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ। ਉਹ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਵਰਤੋਂਗੇ (adult coats, kids coats, blankets ਚੰਗੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਹੈ), ਅਤੇ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਐਂਟਰੀਆਂ ਸਿਰਫ ਆਈਟਮ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨਗੀਆਂ ਜਾਂ ਉਸ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਬੈਗ ਵੀ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ 30 ਮਿੰਟ ਸੈਟਅਪ ਯੋਜਨਾ:
ਵੈਧਤਾ ਸਖ਼ਤ ਪਰ ਦੋਸਤਾਨਾ ਰੱਖੋ: ਕੋਈ ਖਾਲੀ ਸਥਾਨ ਨਾ, ਨਕਾਰਾਤਮਕ ਨੰਬਰ ਨਾ, ਅਤੇ quantities ਪੂਰੇ ਨੰਬਰ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸੋਧਾਂ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹ ਇੱਕ ਲੀਡ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਪ੍ਰਤੀ ਸ਼ਿਫਟ ਹੀ ਕਰੇ ਤਾਂ ਕਿ ਸੁਧਾਰ ਲਗਾਤਾਰ ਰਹਿਣ।
ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਸਥਾਨ 'ਤੇ ਲਕਸ਼ ਹੈ ਗਤੀ ਅਤੇ ਇਕਰੂਪਤਾ। ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਫਾਰਮ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ, ਜੇ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਕੁਝ ਵੇਰਵੇ ਇਕੋ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲੌਗ ਕਰੇ।
ਆਫਲਾਈਨ ਹੋਣਾ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਬੇਸਮੈਂਟਾਂ ਅਤੇ ਭੀੜ ਵਾਲੀ ਲੌਬੀਆਂ ਵਿੱਚ। ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਬੈਕਅੱਪ ਪਲੈਨ ਵਰਤੋਂ:
ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਦਾਨ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਟੇਬਲ 'ਤੇ ਲੌਗ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, totals ਉਹ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪੜ੍ਹ ਸਕੋ, ਦੁਬਾਰਾ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਬਜਾਏ। ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਟਰੈਕਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੋ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਦਿੰਦਾ ਹੈ: ਹਰ ਸਥਾਨ ਦਾ ਕੁੱਲ (ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪਤਾ ਕਰੋ ਕਿ ਕਿੱਥੇ ਪਿਕਅੱਪ ਕਰਨਾ ਹੈ) ਅਤੇ ਇੱਕ ਗ੍ਰੈਂਡ ਟੋਟਲ (ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਪ੍ਰਗਤੀ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰ ਸਕੋ)।
ਹਰ ਲੌਗ ਐਂਟਰੀ ਨੂੰ ਇੱਕ ਇਕਲ-ਸਥਾਨ ਨਾਮ ਨਾਲ ਜੋੜਿਆ ਰੱਖੋ ਜੋ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਬਦਲੇ (ਉਦਾਹਰਣ: “North Library” ਬਦਲੇ “Library North” ਤੇ)। ਫਿਰ totals ਇਕ ਗਰੁੱਪ-ਵਿਊ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਸਥਾਨ ਮੁਤਾਬਕ ਆਈਟਮ, ਨਾਲ ਇੱਕ ਕੁੱਲ ਜੋੜ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਹੋਰ ਉਪਯੋਗ ਨੰਬਰ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਇੱਕ ਵਾਧੂ ਖੇਤਰ ਜੋੜੋ: ਆਈਟਮ ਟਾਈਪ (adult coat, kids coat, hats, gloves)। ਇਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰ ਸਕੋਗੇ “1,240 items total, including 310 kids coats” ਬਿਨਾਂ ਵਾਧੂ ਗਿਣਤੀ ਦੇ।
ਸਪਾਂਸਰ ਅਤੇ ਭਾਈਚਾਰੇ ਦੇ ਸਾਥੀ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਿਯਮਤ ਅੱਪਡੇਟ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਹਰ ਦਿਨ ਇੱਕ ਕੱਟ-ਆਫ਼ ਸਮਾਂ ਸੈੱਟ ਕਰੋ (ਜਿਵੇਂ 6pm) ਅਤੇ ਦੈਨੀਕ ਰੋਲਅਪ ਖਿੱਚੋ। ਲੰਬੇ ਡ੍ਰਾਈਵ ਲਈ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਰੋਲਅਪ ਮੋਮੈਂਟਮ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਰੋਲਅਪ ਵਿਊ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ:
Totals ਤੁਹਾਡਾ ਅਗਲਾ ਚੇਤਾਵਨੀ ਸਿਸਟਮ ਹਨ। ਜੇ ਇੱਕ ਸਥਾਨ ਇੱਕ ਘੰਟੇ ਵਿੱਚ 20 ਤੋਂ 400 ਹੋ ਜਾਵੇ, ਇਹ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਅਸਲ, ਪਰ ਅਕਸਰ ਇਹ ਦੋਹਰੀ ਐਂਟਰੀ, ਗਲਤ ਸਥਾਨ ਦੀ ਚੋਣ, ਜਾਂ ਕੋਈ ਬੈਗਾਂ ਨੂੰ ਆਈਟਮ ਵਜੋਂ ਲਿਖ ਦੇਣ ਦਾ ਨਤੀਜਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਦੂਜੇ ਪਾਸੇ, ਅਚਾਨਕ ਜ਼ੀਰੋ ਆਮਤੌਰ 'ਤੇ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸ਼ਿਫਟ ਨੇ ਲੌਗ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਂ ਸਥਾਨ ਦਾ ਨਾਮ ਬਦਲਿਆ ਗਿਆ।
ਅਖੀਰ-ਡ੍ਰਾਈਵ ਧੰਨਵਾਦੀ ਪੋਸਟਾਂ ਅਤੇ ਗੈਰ-ਨਫਾਕਾਰੀ ਦਾਨ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਲਈ, ਇਕ ਸਫ਼ਾ ਸੰਖੇਪ ਨਿਕਾਸ ਕਰੋ: ਤਾਰੀਖਾਂ, ਕੁੱਲ ਆਈਟਮ, ਸਥਾਨ ਮੁਤਾਬਕ totals, ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਹਾਇਲਾਈਟ (ਉਦਾਹਰਣ: “Downtown Gym led with 312 items”).
ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਸਭ ਤੋਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਕੌਂਟ ਨੂੰ ਵਧਾਉਂਦੇ ਹਨ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਕਈ ਲੋਕ ਇੱਕੋ ਮੇਜ਼ 'ਤੇ ਲੌਗ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਹਰ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਲਈ ਇੱਕ ਵਿਲੱਖਣ ਐਂਟਰੀ ID ਬਣਾਈਏ ਜੋ ਹਮੇਸ਼ਾ ਇਕੋ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਬਣੇ।
ਇਹਨਾ ਨੂੰ ਕਾਗਜ਼ 'ਤੇ ਅਤੇ ਫਾਰਮ 'ਚ ਅਸਾਨ ਬਣਾਓ। ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਪੈਟਰਨ ਹੈ: location code + date + time (to the minute) + volunteer initials. ਜੇ ਦੋ ਸਮੈਤ ਐਂਟਰੀਆਂ ਟਕਰਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ "A/B" ਸਫਿਕਸ ਜੋੜੋ।
ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਦੁਬਾਰਾ ਸਬਮਿਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕੁਝ ਹਟਾਓ ਨਹੀਂ। ਉਸ ਦੀ ਥਾਂ, ਇੱਕ ਐਂਟਰੀ ਨੂੰ duplicate ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲਗਾਓ ਅਤੇ ਜਿਸ ਐਂਟਰੀ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਰੱਖ ਰਹੇ ਹੋ ਉਸ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਦਿਓ (ਉਦਾਹਰਣ: “Duplicate of ID: LIB-0118-1452-JS”). ਤੁਹਾਡੇ totals ਸਿਰਫ਼ ਉਹ ਐਂਟਰੀਆਂ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰਨ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ "active" ਮਾਰਕ ਹਨ।
ਸੋਧ ਹੁੰਦੇ ਹੀ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ: ਇੱਕ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਨੇ 5 ਟਾਈਪ ਕੀਤਾ ਪਰ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ 15 ਸਨ, ਜਾਂ ਗਲਤ ਸਥਾਨ ਚੁਣਿਆ। ਸਭ ਤੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਸੋਧ ਕਰੋ ਪਰ ਮੂਲ ਵੇਰਵਾ ਦਿੱਸਦਾ ਰਹੇ ਅਤੇ ਛੋਟਾ ਕਾਰਨ ਲਿਖਿਆ ਜਾਵੇ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਟਰੈਕਰ ਸਮਰਥਨ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਸਟੋਰ ਕਰੋ:
ਇੱਕ ਹਲਕਾ-ਫੁਲਕਾ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਫਲੋ ਲਈ, ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ: ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਐਂਟਰੀਆਂ ਸਬਮਿਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਫਲੈਗ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਇੱਕ shift lead (ਜਾਂ ਆਯੋਜਕ) ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਵਾਰੀ ਸੋਧਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਨਾਲ ਕੋਟ ਡਰਾਈਵ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਲੌਗ ਤੇਜ਼ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਹੀ ਵੀ।
अਧਿਕਤਰ ਕੋਟ ਡਰਾਈਵ ਇੱਕੋ ਹੀ ਕੁਝ ਕਾਰਨਾਂ ਕਰਕੇ ਸਹੀ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦੇ। ਮੁੱਦਾ ਅਕਸਰ ਗਣਿਤ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ ਅਤੇ ਆਦਤਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਚੰਗੇ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਅਸੰਭਵ ਬਣਾ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਦਾਨ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਟਰੈਕਿੰਗ ਵਰਤ ਰਹੇ ਹੋ।
ਇੱਕੋ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਬੈਗਾਂ ਅਤੇ ਇੰਡਿਵਿਜ਼ੂਅਲ ਕੋਟ ਮਿਲਾਉਣਾ ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਫੰਦ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਾਲੰਟੀਅਰ "3" ਲਿਖਦਾ ਹੈ ਜਿਸਦਾ ਮਤਲਬ ਤਿੰਨ ਟ੍ਰੈਸ਼ ਬੈਗ ਹਨ, ਦੂਜਾ "3" ਲਿਖਦਾ ਹੈ ਜਿਸਦਾ ਮਤਲਬ ਤਿੰਨ ਕੋਟ ਹਨ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ totals ਬੇਕਾਰ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਆਪਣੇ ਮੁੱਖ ਲੌਗ ਲਈ ਇਕ ਯੂਨਿਟ ਤੈਅ ਕਰੋ (ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੰਡਿਵਿਜ਼ੂਅਲ ਆਈਟਮ)। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਬੈਗ ਗਿਣਨਾ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਅਲੱਗ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਸਪਸ਼ਟ ਨਿਯਮ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਆਈਟਮਾਂ ਵਿੱਚ ਰੂਪਾਂਤਰ ਕਰੋ।
ਸਥਾਨ ਨਾਮ ਵੀ ਖਾਮੋਸ਼ੀ ਨਾਲ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਤੋੜ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। “Main,” “Main Office,” ਅਤੇ “HQ” ਦਿਖਨ ਵਿੱਚ কাছੇ ਨੇੜੇ ਹਨ, ਪਰ ਉਹ ਤੁਹਾਡੇ ਸਥਾਨ ਦਾਨ totals ਨੂੰ ਤਿੰਨ ਬੱਕਟਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡ ਦੇਂਦੇ ਹਨ। ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ ਹੋਇਆ ਸੁਚੀ-ਨਾਮ ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ ਵਾਲੰਟੀਅਰਾਂ ਨੂੰ ਉਸ ਵਿਚੋਂ ਚੁਣਨ ਦਿਓ।
ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਯਾਦੋਂ ਤੋਂ ਲੌਗ ਕਰਨਾ ਵੀ ਇੱਕ ਹੋਰ ਮੁੱਖ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਸ਼ਿਫਟ ਦੇ ਅੰਤ ਤੱਕ ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਗੁੰਮ ਐਂਟਰੀਆਂ, ਗੋਲ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਅੰਦਾਜ਼ ਮਿਲਦੇ ਹਨ। ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਲੌਗ ਕਰਨਾ "ਵਾਧੂ ਕੰਮ" ਨਹੀਂ ਹੈ; ਇਹ ਉਹ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਜਿਹੜੀ ਤੁਹਾਨੂੰ totals 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਨਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਸੋਧਾਂ ਵੀ ਤੁਹਾਡੇ ਨੰਬਰਾਂ ਨੂੰ ਬਿਗਾੜ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਜੇ ਲੋਕ ਸਿੱਧੇ totals ਨੂੰ ਓਵਰਰਾਈਟ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦੇ ਕਿ ਕੀ ਬਦਲਿਆ। ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੂਪ ਵਿੱਚ, ਐਂਟਰੀਆਂ ਨੂੰ ਬਦਲੋ ਅਤੇ totals ਨੂੰ ਆਪਣੇ-आप ਗਣਨਾ ਕਰਨ ਦਿਓ।
ਅਖੀਰ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਜਦੋਂ ਬਿਨ ਖਾਲੀ ਕੀਤੇ ਜਾਂ ਕੋਟ ਟਰਾਂਸਫਰ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਇੱਕ ਸਕੂਲ ਕੋਟਾਂ ਨੂੰ ਗੋਦਾਮ ਵਿੱਚ ਭੇਜਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦੋ ਵਾਰੀ ਗਿਣ ਸਕਦੇ ਹੋ: ਇਕ ਸਕੂਲ 'ਤੇ ਅਤੇ ਇਕ ਵਾਰ ਆਉਣ 'ਤੇ।
ਇਹ ਨਿਯਮ ਟਰੈکر ਦੇ ਸਿਖਰ ਤੇ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਟ੍ਰੇਨਿੰਗ ਵਿੱਚ ਦੁਹਰਾਓ:
ਉਦਾਹਰਣ: ਇੱਕ ਵਾਲੰਟੀਅਰ “Main Office” 'ਤੇ ਲੌਬੀ ਬਿਨ ਖਾਲੀ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਦੋ ਬੈਗ ਵਿੱਚ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਮਿਊਨਿਟੀ ਸੈਂਟਰ ਲੈ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਉਹ ਕਮਿਊਨਿਟੀ ਸੈਂਟਰ 'ਤੇ "2" ਦਾਨ ਵਜੋਂ ਲੌਗ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਤੁਹਾਡੇ totals ਗਲਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਕੂਦ ਜਾਉਣਗੇ। ਜੇ ਉਹ "Main Office" ਤੋਂ "Community Center" ਤੱਕ ਟਰਾਂਸਫਰ ਲੌਗ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਤੁਹਾਡੀ ਡਰਾਈਵ ਸਹੀ ਅਤੇ ਆਡੀਟੇਬਲ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਹਰ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਸਥਾਨ ਇੱਕੋ ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮਾਂ 'ਤੇ ਅਮਲ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਕੋਟ ਡਰਾਈਵ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਚਲਦਾ ਹੈ। ਲਕੜੀ ਦਾ ਲਕੜੀ ਉਦੇਸ਼ ਪੂਰਨ ਡਾਟਾ ਨਹੀਂ; ਉਦੇਸ਼ ਹੈ ਐਸਾ ਡਾਟਾ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਫੈਸਲੇ ਕਰਨ ਅਤੇ totals ਬੇਝਝਕ ਸਾਂਝੇ ਕਰਨ-ਯੋਗ ਹੋ।
ਇੱਕ ਨੇਬਰਹੁੱਡ ਗਰੁੱਪ ਦੋ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਦੀ ਕੋਟ ਡਰਾਈਵ ਚਲਾਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਪੰਜ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਸਥਾਨ ਹਨ: ਲਾਇਬਰੇਰੀ, ਹਾਈ ਸਕੂਲ, ਇੱਕ ਕੌਫੀ ਸ਼ਾਪ, ਗਿਰਜਾਘਰ, ਅਤੇ ਜਿਮ। ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਹਰ ਕੁਝ ਦਿਨਾਂ 'ਤੇ ਰੋਟੇਟ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਆਯੋਜਕ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਕੋਟ ਡਰਾਈਵ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਟਰੈਕਰ ਵਰਤਦਾ ਹੈ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਆਪਣੇ ਫੋਨ ਤੋਂ ਅਪਡੇਟ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਹਰ ਐਂਟਰੀ ਵਿੱਚ ਸਥਾਨ, ਤਾਰੀਖ, ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਨਾਮ, ਅਤੇ ਮਾਤਰਾ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਾਈਟਾਂ ਇੰਡਿਵਿਜ਼ੂਅਲ ਕੋਟ ਲੌਗ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਪਰ ਜਿਮ ਰਾਤਾਂ ਵਿੱਚ ਬੰਨ੍ਹੇ ਬੈਗ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨਾ ਪਸੰਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। totals ਨੂੰ ਸਾਫ ਰੱਖਣ ਲਈ, ਟਰੈਕਰ ਦੋਹਾਂ ਸਟਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਸਹਾਰਦਾ ਹੈ ਇੱਕ "unit" ਖੇਤਰ ਜੋੜ ਕੇ (coats ਜਾਂ bags) ਅਤੇ ਉਸ ਇੱਕ ਸਥਾਨ ਲਈ ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ ਕਨਵਰਜ਼ਨ ਨੋਟ (ਉਦਾਹਰਣ: 1 bag = about 12 coats, based on the gym’s bag size).
ਹਫ਼ਤੇ ਦੂਜੇ ਅੱਧੇ ਵਿੱਚ, ਆਯੋਜਕ ਨੂੰ ਕਾਫੀ ਕਾਫੀ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੌਫੀ ਸ਼ਾਪ ਦਾ ਕੁੱਲ ਇੱਕ ਰਾਤ ਵਿੱਚ 30 ਕੋਟਾਂ ਨਾਲ ਚੜ੍ਹ ਗਿਆ। ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਜਾਂਚ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਦੋ ਐਂਟਰੀਆਂ ਉਹੀ pickup ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਉਹੀ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਨਾਮ ਨਾਲ ਹਨ। ਇੱਕ ਐਂਟਰੀ ਉਸ ਸਮੇਂ ਬਣੀ ਜਦ ਸੁਬੰਧੀ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਦਾ ਫ਼ੋਨ ਸਿਗਨਲ ਗੁਆ ਚੁੱਕਾ ਸੀ ਅਤੇ ਉਸਨੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਦੁਬਾਰਾ ਸਬਮਿਟ ਕੀਤਾ।
ਆਯੋਜਕ ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲਗਾ ਕੇ ਠੀਕ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਉਹ ਬਾਅਦ ਵਾਲੀ ਐਂਟਰੀ ਨੂੰ “duplicate” ਮਾਰਕ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਜੋੜਦਾ ਹੈ (“re-submitted after signal drop”), ਅਤੇ ਲੌਗ ਵਿੱਚ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਤਾ ਕਿ ਪਾਰਦਰਸ਼ਤਾ ਬਨੀ ਰਹੇ। totals ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਅਪਡੇਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਆਡੀਟ ਟ੍ਰੇਲ ਬਣੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ।
ਅਖੀਰਲੇ ਦਿਨ ਤੇ, ਆਯੋਜਕ ਇੱਕ ਫਾਈਨਲ ਰਿਪੋਰਟ ਖਿੱਚਦਾ ਹੈ ਜੋ ਸਾਥੀਆਂ ਅਤੇ ਸਪਾਂਸਰਾਂ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਲਈ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦੀ ਹੈ:
ਉਹ ਸਥਾਨ ਕੁੱਲਾਂ ਨੂੰ ਪਿਕਅੱਪ ਰੂਟ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਵਰਤਦਾ ਹੈ, ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਦਾਨ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਸਾਈਟਾਂ ਨੂੰ ਧੰਨਵਾਦ ਦਾ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਸਾਲ ਵਾਧੂ ਬਿਨ ਕਿੱਥੇ ਰੱਖਣ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਬਿੰਦੂ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਡਾਟਾ ਸਾਫ਼ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਹੋਵੇ, ਇੱਕ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਠੀਕ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ। ਪਰ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਬਹੁਤ ਸਥਾਨ, ਹਰ ਸ਼ਿਫਟ 'ਤੇ ਕਈ ਵਾਲੰਟੀਅਰ, ਅਤੇ ਦਿਨ ਭਰ ਅੱਪਡੇਟਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ, ਇਹ ਤੋੜਨ ਲੱਗਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਦੁਹਰਾਉਂਦੀਆਂ rows, ਗੁੰਮ ਸਥਾਨ ਨਾਮ, ਜਾਂ ਇਹ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਨਹੀਂ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਦੇ "Site B ਉੱਤੇ ਹੁਣ ਕਿੰਨੇ ਕੋਟ ਹਨ?" ਬਿਨਾਂ ਫ਼ੋਨ ਕਾਲ ਕੀਤੇ, ਤਾਂ ਸਮਿਆਂ ਆ ਗਿਆ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਹਲਕੀ ਐਪ ਤੇ ਸੋਚੋ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਐਪ ਨੂੰ ਮਹਿੰਗਾ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਮੁੱਖ ਸਕਰੀਨਾਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ: ਇੱਕ ਤੇਜ਼ “Log drop-off” ਫਾਰਮ, ਇੱਕ ਸਥਾਨ ਚੁਣਨ ਵਾਲਾ, ਇੱਕ ਚਲਦਾ ਕੁੱਲ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟਾ “Fix a mistake” ਫਲੋ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਲੋਕਾਂ ਲਈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਖੁਦ ਦੀ ਟੂਲ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਕੁਝ ਪ੍ਰਾਇਓਰਿਟੀਸ਼ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ: ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ/permissions (ਸਭ ਨੂੰ ਪਿਛਲੀਆਂ ਐਂਟਰੀਆਂ ਸੋਧਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਨਾ ਹੋਵੇ), ਇੱਕ ਸੋਧ ਇਤਿਹਾਸ, ਅਤੇ nonprofit donation reporting ਲਈ export।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਕ internal tracker ਚੈਟ-ਅਧਾਰਤ ਵਰਕਫਲੋ ਰਾਹੀਂ ਬਣਾਉਣ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, Koder.ai (koder.ai) ਇੱਕ ਵਿਕਲਪ ਹੈ। ਇਹ ਇਕ vibe-coding ਪਲੈਟਫਾਰਮ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਵਰਣਨ ਤੋਂ ਇੱਕ ਵੈਬ ਐਪ ਬਣਾਉ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਕੋਡ ਨਿਰਯਾਤ, ਡਿਪਲੋਇੰਟ/ਹੋਸਟਿੰਗ, ਕਸਟਮ ਡੋਮੇਨ, ਅਤੇ snapshots/rollback ਨੂੰ ਸਹਾਰਨ ਕਰਦਾ ਹੈ - ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਮੈਦਾਨ ਵਿੱਚ ਵਾਲੰਟੀਅਰਾਂ ਦੇ ਨਾਲ Iteration ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇਹ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰਾਯੋਗਿਕ ਰੋਲਆਉਟ ਯੋਜਨਾ ਜੋ ਖਤਰੇ ਘੱਟ ਕਰਦੀ ਹੈ:
Manual counting breaks when donations arrive in bursts and items move between bins, cars, and sorting tables. The safest fix is to log each drop-off or pickup once, at the moment it happens, and let totals update automatically from those entries.
Log a fixed location name, the date and time (auto-filled if possible), an item count as a whole number, and an item type such as adult coat, kids coat, hats, or gloves. Add a short note only when something is unusual so volunteers can submit in seconds.
Use one primary unit for totals, usually individual items, and stick to it. If you must accept bags, record them separately or log an estimated item count with a note so you don’t mix “2 bags” with “2 coats” in the same field.
One entry should represent one volunteer check-in at one location at one time. If you later learn the count was wrong, edit that original entry with a brief reason instead of creating a second entry that can inflate totals.
Right at drop-off is usually the most accurate because it captures the handoff once and avoids memory-based rounding later. If your site is too busy, use paper as a temporary fallback and enter it the same day with a clear time stamp to reduce duplicates.
Free-typed names create accidental duplicates like “Main Library” and “Library Main,” which splits totals. Use a short, approved list that volunteers select from, and keep naming consistent with a simple pattern such as city, site, and room.
Use a simple offline rule: write location, time, and counts on a paper sheet, then enter it once when you’re back online. Add a short note like “offline log” so a second volunteer doesn’t re-enter the same moment later.
Duplicates usually happen when someone submits twice after a signal drop or when a bag is counted at multiple stages. Give each entry a simple unique ID pattern and, when duplicates happen, mark one as duplicate rather than deleting it so the history stays clear.
A sudden spike often means the wrong location was selected, bags were logged as items, or a duplicate entry was created. Treat spikes as a quick review task: check the time, volunteer name, and notes, then correct the original entry with a short reason so totals stay believable.
A form or spreadsheet works for a small, short drive, but it gets hard when you have many locations, multiple volunteers, and frequent corrections. If you need roles, edit history, and a live dashboard, a lightweight app is a better default, and Koder.ai can generate one from a chat description with exports, hosting, and rollback so you can iterate safely during the drive.
