ਸਕੂਲ ਪਿਕਅਪ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸੂਚੀ ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਕਿ ਹਰ ਬੱਚੇ ਨੂੰ ਕੌਣ ਲੈ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਮੁੱਖ ਫੋਨ ਨੰਬਰ, ID ਨੋਟ ਅਤੇ ਅਪਡੇਟਾਂ ਸਟਾਫ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਦਰਜ ਹੋਣ।
ਵਿਦਾਇਗੀ ਸਮਾਂ ਸ਼ੋਰ ਵਾਲਾ, ਭੀੜ ਭਰਿਆ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਦੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਫੋਨ ਬਜਦੇ ਹਨ, ਮਾਪੇ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਹੱਥ ਹਿੱਲਾਉਂਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਸਟਾਫ ਬੱਚਿਆਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਭੇਜਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਸਵਾਲ ਆਉਂਦੇ ਹਨ। ਈਸੇ ਵੇਲੇ ਪਿਕਅਪ ਵਿੱਚ ਗਲਤਫਹਿਮੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਦੋ ਵੱਡੇ ਆਪਣੇ ਆਖਰੀ ਨਾਮ ਸਾਂਝੇ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਕੋਈ ਦੇਖਭਾਲ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਨਵਾਂ ਹੈ, ਜਾਂ ਮਾਪਾ ਆਖਰੀ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਬਦਲਾਅ ਭੇਜਦੇ ਹਨ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਵੇਖ ਨਹੀਂ ਪਾਂਦਾ।
ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਖ਼ਤਰਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਪਿਕਅਪ ਵੇਰਵੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਫਿੱਟੇ ਹੋਏ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਈਮੇਲਾਂ, ਸਟੀਕੀ ਨੋਟਾਂ, ਟੈਕਸਟਸ ਅਤੇ ਇੱਕ ਅਧਿਆਪਕ ਦੀ ਯਾਦ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ ਹੋਇਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਟਾਫ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਗਾਉਂਦੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਲੋਕੀ ਪੱਕਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ "Aunt Maya ਨੂੰ ਲੈ ਜਾਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਹੈ," ਜਦਕਿ ਦੂਜੇ ਨੂੰ ਉਸ ਨਾਮ ਬਾਰੇ ਕੁਝ ਪਤਾ ਨਹੀਂ। ਭਾਲੇ ਹੀ ਸਹੀ ਬੱਚਾ ਸਹੀ ਵਡੇ ਨਾਲ ਚਲਾ ਜਾਵੇ, ਸਕੂਲ ਕੋਲ ਇਸ ਗੱਲ ਦਾ ਸਪਸ਼ਟ ਰਿਕਾਰਡ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦਾ ਕਿ ਫੈਸਲਾ ਕਿਵੇਂ ਲਿਆ ਗਿਆ।
ਇੱਕ ਸਕੂਲ ਪਿਕਅਪ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸੂਚੀ ਇਨ੍ਹਾਂ ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਸਟਾਫ ਲਈ ਇੱਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਸਥਾਨ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਉਹ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਮਕਸਦ ਤੇਜ਼, ਇਕਸਾਰਤ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਨੂੰ ਰਿਲੀਜ਼ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਉੱਤੇ ਝਗੜੇ ਕਰਨ ਦੀ ਥਾਂ, ਸਟਾਫ ਵਡੇ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਬੱਚੇ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਕੋਈ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਨੋਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਅੱਗੇ ਵੱਧ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਪਰਿਵਾਰਾਂ ਨਾਲ ਅਜੀਬ ਮੌਕਿਆਂ ਨੂੰ ਵੀ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਨਿਯਮ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ: “ਅਸੀਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸੂਚੀ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਨੂੰ ਰਿਲੀਜ਼ ਕਰਦੇ ਹਾਂ।”
ਇਹ ਵਿਦਾਇਗੀ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਰ ਕਿਸੇ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ, ਸਿਰਫ਼ ਫਰੰਟ ਆਫਿਸ ਲਈ ਹੀ ਨਹੀਂ। ਕੋਈ ਵੀ ਸਟਾਫ ਮੈਂਬਰ ਜੋ ਬੱਚੇ ਨੂੰ ਹਥਿਆਉਣ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਉਹ ਇੱਕੋ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਅਨੁਸਰ ਫਾਲੋ ਕਰ ਸਕੇ — ਫਰੰਟ ਆਫਿਸ ਸਟਾਫ, ਡਿਊਟੀ 'ਤੇ ਅਧਿਆਪਕ, ਆਫਟਰਕੇਅਰ ਅਤੇ ਕਲੱਬ ਲੀਡਰ, ਕਾਰ ਲਾਈਨ ਨਿਗਰਾਨ ਅਤੇ ਬਦਲੀ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਸਭ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ।
ਜਦੋਂ ਸਿਸਟਮ ਇਕਸਾਰ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਭੀੜ ਵਾਲੇ ਦਿਨਾਂ 'ਤੇ ਵੀ ਪਿਕਅਪ ਸ਼ਾਂਤ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਪਰਿਵਾਰ ਜਾਣਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕੀ ਉਮੀਦ ਕਰਨੀ ਹੈ।
ਇੱਕ ਸਕੂਲ ਪਿਕਅਪ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸੂਚੀ ਉਹ ਸਟਾਫ-ਦਿਖਾਈ ਰਿਕਾਰਡ ਹੈ ਜੋ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਕੇਹੜਾ ਵਿਅਕਤੀ ਕਿਸ ਖ਼ਾਸ ਬੱਚੇ ਨੂੰ ਸਕੂਲ ਤੋਂ ਲੈ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਨਾਲ ਹੀ ਉਹ ਵੇਰਵੇ ਜੋ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਪਛਾਣ ਪੱਕੀ ਕਰਨ ਲਈ ਲੋੜੀਦੇ ਹਨ।
ਇਸ ਨੂੰ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਰਿਲੀਜ਼ ਲਈ "ਹਾਂ/ਨਹੀਂ" ਦਾ ਸਰੋਤ ਸਮਝੋ। ਜੇ ਕੋਈ ਨਾਮ ਸੂਚੀ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਹੈ (ਜਾਂ ਕੋਈ ਸੀਮਾ ਸਪਸ਼ਟ ਨਹੀਂ), ਤਾਂ ਡਿਫ਼ੌਲਟ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਬੱਚਾ ਛੱਡਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਰੁਕ ਕੇ ਤਸਦੀਕ ਕਰੋ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸੂਚੀਆਂ ਵਿੱਚ ਮਨਜ਼ੂਰ ਸ਼ੁਦਾ ਵਡੇ ਦਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ, ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧ, ਫੋਨ ਨੰਬਰ(ਆਂ) ਅਤੇ ਰਿਲੀਜ਼ 'ਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਨੋਟ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ (ਮਿਸਾਲ ਵਜੋਂ: “ਹਰ ਵਾਰੀ ਫੋਟੋ ID ਦਿਖਾਉਣੀ ਲਾਜ਼ਮੀ,” “ਦਾਦੀ/ਨਾਨੀ ਵੱਖਰਾ ਆਖਰੀ ਨਾਮ ਵਰਤਦੀ ਹੈ,” ਜਾਂ “ਕਸਟਡੀ ਕਾਗਜ਼ਾਤ ਫਾਈਲ 'ਤੇ ਹਨ”)। ਕੁਝ ਸਕੂਲ ਆਪਣੇ ਨੀਤੀ ਅਨੁਸਾਰ ਪਿਕਅਪ ਕੋਡ ਜਾਂ ਪਾਸਵਰਡ ਵੀ ਵਰਤਦੇ ਹਨ।
ਇਸ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਅਕਸਰ ਹੋਰ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨਾਲ ਗਲਤ ਮਿਲਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਮਕਸਦ ਸੇਵਦੇ ਹਨ:
ਜਦੋਂ ਵਡਾ ਨਿੱਜੀ ਤੌਰ ਤੇ ਜਾਣਿਆ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ, ਰੁਟੀਨ 'ਚ ਕੁਝ ਬਦਲਾਅ ਹੋਇਆ ਹੋਵੇ, ਜਾਂ ਕੋਈ ਨੋਟ ਵਧੇਰੇ ਕਦਮਾਂ ਨੂੰ ਸੰਕੇਤ ਕਰੇ, ਤਾਂ ਸਟਾਫ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸੂਚੀ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੇ। ਸਿਰਫ਼ ਵਿਵਾਦ ਦੇ ਸਮੇਂ ਇਸਨੂੰ ਵਰਤਣਾ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੀ ਇਕਸਾਰਤਾ ਨੂੰ ਘਟਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਸਕੂਲ ਪਿਕਅਪ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸੂਚੀ ਤਦ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਐਂਟਰੀ ਇੱਕੋ ਹੀ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਦੇਵੇ। ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਵਿੱਚ ਫੀਲਡ ਇੱਕਸਾਰ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕਿੱਥੇ ਦੇਖਣਾ ਹੈ।
ਸਟਾਰਟ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਤਾਂ ਜੋ ਸਟਾਫ ਬਿਨਾਂ ਯਾਦ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕੀਤੇ ਸਹੀ ਬੱਚੇ ਨੂੰ ਮਿਲਾ ਸਕੇ:
ਫਿਰ, ਮਨਜ਼ੂਰ ਸ਼ੁਦਾ ਪਿਕਅਪ ਬਾਲਗਾਂ ਨੂੰ ਢਾਂਚਾਬੱਧ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਰੱਖੋ। ਘੱਟ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲਿਸਟ ਕਰਨਾ ਕਈ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਧੁੰਦਲਾ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲਿਖਣਾਂ ਚੰਗਾ ਹੈ:
ਫਿਰ ਉਹ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ ਜੋ ਛੋਟੀ ਗਲਤਫਹਿਲੀਆਂ ਨੂੰ ਦੇਰੀਆਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਤੋਂ ਰੋਕਦੇ ਹਨ। ਉਦਾਹਰਨਾਂ: ਪਿਕਅਪ ਵਿੰਡੋ (“ਸਿਰਫ ਮੰਗਲਵਾਰ”), ਕਾਰ ਲਾਈਨ ਨੋਟ (“ਨੀਲਾ SUV, ਪਲੇਟ ਅਖੀਰ 217”), ਜਾਂ “ਨਰਸ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਾਜ਼ਮੀ।” ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਸਕੂਲ ਐਲਰਜੀ ਵਰਗੇ ਮੈਡੀਕਲ ਫਲੈਗ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਨੀਤੀ-ਮੁਤਾਬਿਕ ਘੱਟ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ ਹੋਇਆ ਰੱਖੋ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਜੇ ਇੱਕ чाचा ਆ ਕੇ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ, “ਮੈਂ Maya ਨੂੰ ਲੈ ਜਾ ਰਿਹਾ/ਰਿਹਾ ਹਾਂ,” ਤਾਂ ਸਟਾਫ ਸਹੀ ਹجے ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹਨ ਕਿ ਉਹ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹੈ, ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਫੋਨ 'ਤੇ ਕਾਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਨੋਟ “ਹਰ ਪਿਕਅਪ ਤੇ ID ਲਾਜ਼ਮੀ” ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਸਭ ਤੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਸੂਚੀ ਉਸ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਨਾਮ ਕਿਵੇਂ ਇਕੱਤਰ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਿਵੇਂ ਤਸਦੀਕ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਪਿਕਅਪ ਗਲਤਫਹਿਮੀਆਂ ਸਧਾਰਨ ਡੇਟਾ ਗਲਤੀਆਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਵਿਚ ਇਕ ਗਲਤ ਅੰਕ, ਨਿਕਨੇਮ ਨੂੰ ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਾਮ ਵਜ਼ੋਂ ਦਰਜ ਕਰਨਾ, ਜਾਂ ਫਾਰਮ ਜਿਸਨੂੰ ਸਹੀ ਥਾਂ ਨਾ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ।
ਕੇਈ ਸਾਫ਼ ਇੰਟੇਕ ਰਸਤੇ ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਕਿ ਪਰਿਵਾਰ ਹਮੇਸ਼ਾ ਜਾਣਨ ਕਿ ਅਪਡੇਟ ਕਿੱਥੇ ਜਾਣਾ ਹੈ। ਆਮ ਵਿਕਲਪਾਂ ਵਿੱਚ ਦਾਖ਼ਲਾ ਪੇਕੇਟ, ਸਾਲਾਨਾ ਅਪਡੇਟ ਫਾਰਮ ਅਤੇ ਮੱਧ-ਸਾਲ ਬਦਲਾਅ ਫਾਰਮ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ ਜੋ ਦੇਖਭਾਲ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਜੋੜਦੇ ਜਾਂ ਹਟਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਚੋਣਾਂ ਸਧਾਰਨ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰ ਰੱਖੋ:
ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਰੁਟੀਨ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਛੋਟੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਅਗਾਂਹ ਪਕੜਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ:
ਆਖਰੀ-ਮਿੰਟ ਚੇਂਜਾਂ ਲਈ ਕਟੜ ਨਿਯਮ ਬਣਾਓ। ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਕੌਣ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਬੇਨਤੀ ਕਿਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਆਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਸਟਾਫ ਇਸਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਦਰਜ ਕਰੇਗਾ (ਸਮਾਂ, ਸਟਾਫ ਦੀਆਂ ਆਰੰਭਿਕਾਂ ਅਤੇ ਠੀਕ ਹੁਕਮ)।
ਜਦੋਂ ਦੇਖਭਾਲ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਅਸਹਿਮਤ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਵਿਰੋਧੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਡੈਸਕ 'ਤੇ “ਆਧਾ-ਫੈਸਲਾ” ਨਾ ਕਰੋ। ਬਦਲਾਅ ਨੂੰ ਰੋਕੋ, ਫਾਈਲ 'ਤੇ ਮੌਜੂਦ ਕਾਨੂੰਨੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਫਾਲੋ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਅਧਿਕਾਰਤ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਫਰਮੇਸ਼ ਕਰੋ।
ਜਦੋਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤਿੰਨ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦਾ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਕਰੰਟ ਹੈ, ਤਾਂ ਪਿਕਅਪ ਗਡਬਡ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਹੈ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਰਿਕਾਰਡ ਚੁਣਨਾ ਜਿਸ 'ਤੇ ਸਟਾਫ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਭਰੋਸਾ ਕਰ ਸਕੇ।
ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਸੋ스 ਆਫ਼ ਟਰੂਥ ਚੁਣੋ। ਕਾਗਜ਼ ਦੀ ਬਾਇੰਡਰ ਠੀਕ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜੇ ਇਹ ਇਕ ਹੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਰਹੇ, ਇਮਾਰਤ ਛੱਡੇ ਨਾ ਅਤੇ ਪਹੁੰਚ ਨਿਯੰਤ੍ਰਿਤ ਹੋਵੇ। ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਡਿਜ਼ਿਟਲ ਰਿਕਾਰਡ ਵੀ ਚੰਗਾ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੇ ਸਟਾਫ ਸੰਘਣੇ ਸਮੇਂ ਦੌਰਾਨ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਖੋਲ੍ਹ ਸਕੇ ਅਤੇ ਸੋਧਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਰਹੇ ਰੋਲ ਤੱਕ ਸੀਮਤ ਰਹਿਣ।
ਇੱਕ ਸਟੈਂਡਰਡ ਟੈਮਪਲੇਟ ਅਤੇ ਸਧਾਰਨ ਨਾ ਵਿੱਚ ਨੀਤੀ ਬਣਾਓ। ਬੱਚੇ ਦਾ ਨਾਮ ਉਹੀ ਰੱਖੋ ਜੋ ਸਟੂਡੈਂਟ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਹੈ, ਫਿਰ ਗਰੇਡ ਅਤੇ ਹੋਮਰੂਮ। ਵਡਿਆਂ ਨੂੰ ਪੂਰੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਾਮ ਦੇ ਨਾਲ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਸੰਬੰਧ ਲੇਬਲ ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ (ਮਾਂ, ਦਾਦੀ, ਗੋਸ਼ਠ-ਸਪਲਾਇਰ ਆਦਿ)।
ਪਹਿਲਾ ਵਰਜਨ ਇੱਕ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਸੈਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਬਣਾਓ ਤਾਂ ਕਿ ਫਾਰਮੈਟ ਇਕਸਾਰ ਰਹੇ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਬੱਚੇ ਨੂੰ ਦਰਜ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਉਹ ਫੀਲਡ ਜੋ ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਗਲਤਫਹਮੀ ਘਟਾਉਂਦੇ ਹਨ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਡਬਲ-ਚੈੱਕ ਕਰੋ: ਨਾਮਾਂ ਦੇ ਹجے, ਫੋਨ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਕੋਈ ID ਨੋਟ ("ਹਰ ਵਾਰੀ ਫੋਟੋ ID ਲਾਜ਼ਮੀ", "ਦਾਦੀ ਰਿਸ਼ਤੇਦਾਰ ਦਾ ਅਲੱਗ ਆਖਰੀ ਨਾਮ"). ਜੇ ਸਕੈਂ, ਰਿਕਾਰਡ ਲਾਈਵ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਦੂਜੇ ਸਟਾਫ ਮੈਂਬਰ ਨਾਲ ਨਮੂਨੇ ਦੀ ਚੈੱਕ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰਾਇਮਕ ਬਿਲਡ ਰੁਟੀਨ ਜੋ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਦਫ਼ਤਰਾਂ ਲਈ ਵਰਗੀ ਹੈ:
ਅਪਡੇਟਸ ਨੂੰ ਭਵਿੱਖਬਾਣੀਯੋਗ ਬਣਾਓ। ਨਵੇਂ ਮਨਜ਼ੂਰ ਬਾਲਗ ਜੋੜਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਲਿਖਤੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ (ਕਾਗਜ਼ ਫਾਰਮ ਜਾਂ ਸਾਈਨ ਕੀਤੀ ਈਮੇਲ) ਲੋੜੀਏ। ਜਦ ਮਾਪਾ ਫੋਨ 'ਤੇ ਇੱਕੋ ਦਿਨ ਦਾ ਬਦਲਾਅ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਉਸਨੂੰ ਅਸਥਾਈ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।
ਸੂਚੀ ਦਿਨ ਦੇ ਸ਼ਾਮ ਦੌਰਾਨ ਵਰਤਣ ਲਈ ਆਸਾਨ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਇਸ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਸਧਾਰਨ ਹੈ: ਸਹੀ ਲੋਕ ਇਸਨੂੰ ਵੇਖ ਸਕਣ ਜਦੋ ਲੋੜ ਹੋਵੇ, ਅਤੇ ਹੋਰ ਕੋਈ ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ ਇਸਨੂੰ ਨਹੀਂ ਦੇਖ ਸਕੇ।
ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਜਰੂਰੀ ਹੱਦ ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਕਰੋ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਕੂਲਾਂ ਨੂੰ ਕੁਝ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰੀ ਪਹੁੰਚ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: ਫਰੰਟ ਆਫਿਸ ਸਟਾਫ ਜੋ ID ਚੈੱਕ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਡਿਊਟੀ 'ਤੇ ਐਡਮਿਨਿਸਟ੍ਰੇਟਰ, ਅਤੇ ਵਿਦਾਇਗੀ ਲੀਡ। ਅਧਿਆਪਕ ਅਕਸਰ ਸਿਰਫ਼ ਆਪਣੀ ਕਲਾਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ (ਜਾਂ “ਆਫਿਸ ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰੋ” ਨੋਟ), ਨਾ ਕਿ ਪੂਰੀ ਸਕੂਲ ਸੂਚੀ।
ਇੱਕ ਅਮਲੀ ਪਹੁੰਚ ਰਵੀਤੀ ਐਸਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ:
ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਰੱਖਦੇ ਹੋ, ਉਹਨਾ ਤੋ ਵੀ ਜ਼ਿਆਦਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਬਾਇੰਡਰ ਵਰਤਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਇੱਕ ਜਾਣੀ-ਪਹਚਾਣੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਰੱਖੋ (ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਕਾਊਂਟਰ 'ਤੇ ਨਹੀਂ) ਅਤੇ ਵਿਦਾਇਗੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਲਾਕਡ ਡਰਾਅਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਡਿਜ਼ਿਟਲ ਫਾਇਲ ਵਰਤਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਲੋਗਇਨ ਲਾਜ਼ਮੀ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਾਂਝੇ ਕੀਤੇ ਗਏ ਡਿਵਾਈਸ ਅਣਸੁੱਤੇ ਛੱਡੋ ਨਾਂ।
ਪ੍ਰਿੰਟਿੰਗ ਉਹ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਨਿੱਜਤਾ ਅਕਸਰ ਫਿਸਲਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਦਿਨ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੇ ਨਿਊਨਤਮ ਪੇਜ਼ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਮਾਲਕੀ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰੋ। ਵਿਦਾਇਗੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸਾਰੇ ਨਕਲਾਂ ਇਕੱਠੇ ਕਰੋ ਅਤੇ ਜਾਂ ਤਾਂ ਲਾਕਡ ਸਟੋਰੇਜ ਵਿੱਚ ਵਾਪਸ ਰੱਖੋ ਜਾਂ ਜੇ ਉਹ ਸਿੰਗਲ-ਯੂਜ਼ ਹੁੰਦੀਆਂ ਤਾਂ ਸ਼ਰੇਡ ਕਰ ਦਿਓ।
ਰਿਟੇਨਸ਼ਨ ਲਈ, ਸਾਲੀ-ਅੰਤ ਬੰਦ-ਆਊਟ ਕਰੋ। ਆਖਰੀ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਸੀਮਤ ਪਹੁੰਚ ਨਾਲ ਆਰਕਾਈਵ ਕਰੋ, ਸਕੂਲ ਨੀਤੀ ਦੀ ਮਿਆਦ ਤੱਕ ਹੀ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਫਿਰ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਵਰਜਨਾਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਮਿਟਾ ਦਿਓ ਜਾਂ ਸ਼ਰੇਡ ਕਰੋ।
ਦੈਨਿਕ ਵਿਦਾਇਗੀ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਚਲਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਮਕਸਦ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਸਹੀ ਵਡਾ ਸਹੀ ਬੱਚੇ ਲਈ ਬਿਨਾਂ ਮੋਲ-ਤੋਲ ਦੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੀਏ। ਇਕ ਡਿੱਠੀ ਰੱਖੀ ਹੋਈ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸੂਚੀ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਸ਼ਾਂਤ, ਇਕਸਾਰ ਅਤੇ ਨਿਆਂਪੂਰਨ ਰਹਿਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਲਾਈਨ ਲੰਮੀ ਹੋਵੇ।
ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਇਕ ਛੋਟੀ, ਸਧਾਰਨ ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਂ ਦੇ ਸਮੂਹ ਨਾਲ ਕਰੋ। ਪਹਿਲਾਂ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਦਾ ਨਾਮ ਪੁੱਛੋ (ਤਾਂ ਜੋ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਖੋਜਣ ਦੀ ਜਰੂਰਤ ਨਾ ਹੋਵੇ), ਫਿਰ ਵਡੇ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸੰਬੰਧ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਨੀਤੀ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵਿਆਕਤੀ ਲਈ ਜੋ ਸਟਾਫ ਨਿੱਜੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦਾ, ਫੋਟੋ ID ਮੰਗੋ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਅਸਧਾਰਣ ਪਿਕਅਪ ਲਈ।
ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਜਿਹੀ ਤੇਜ਼ ਮਿਲਾਉਣ ਦੀ ਰੁਟੀਨ ਵਰਤੋਂ:
ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਲਿਸਟ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਆਪਣੀਆਂ ਗੱਲਾਂ ਸ਼ਾਂਤ ਅਤੇ ਨਿਰਪੱਖ ਰੱਖੋ: “ਮੈਂ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਵੀ ਉਸ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਸੂਚੀ 'ਤੇ ਨਾ ਹੋਣ 'ਤੇ ਰਿਲੀਜ਼ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ/ਸਕਦੀ। ਆਓ ਅਸੀਂ ਮਾਪਾ/ਗਾਰਡਿਅਨ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰੀਏ ਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੀਏ।” ਫਿਰ ਆਪਣੀ ਐਸਕਲੇਸ਼ਨ ਰਾਹ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ।
ਜੇ ਕੋਈ ਛੋਟਾ-ਮਿਆਦ ਦਾ ਛੁਟ ਦਿਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਦਰਜ ਕਰੋ: ਕਿਸਨੇ ਆਗਿਆ ਲਈ, ਕਿਸਨੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ, ਤੁਸੀਂ ਕਿਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਪਛਾਣ ਕੀਤੀ, ਸਹੀ ਪਿਕਅਪ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਕੋਈ ਵੀ ID ਵੇਰਵਾ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਪਿਕਅਪ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਇਸ ਲਈ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਕਿ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਪਰਵਾਹ ਨਹੀਂ — ਇਹ ਇਸ ਕਰਕੇ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਸਪਸ਼ਟ, ਬੇਕਾਰ ਜਾਂ ਵਿਖਰੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਅਕਸਰ ਮੁੱਦਾ ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦਾ ਪੁਰਾਣਾ ਹੋ ਜਾਣਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਮਾਪਾ ਨੰਬਰ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਕਸਟਡੀ ਸਥਿਤੀ ਬਦਲ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਦੇਖਭਾਲ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਹਟ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਪਿਛਲੇ ਸਾਲ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਰਹਿ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਸਟਾਫ ਸਹੀ ਸੂਚਨਾ ਤੁਰੰਤ ਨਹੀਂ ਪਹੁੰਚ ਪਾਂਦਾ, ਛੋਟੀ ਦੇਰੀਆਂ ਤਣਾਅ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਆਮ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ:
ਸਾਦਾ ਉਦਾਹਰਨ: ਕਿਸੇ ਬੱਚੇ ਦੀ ਪ੍ਰੋਫ਼ਾਈਲ 'ਚ ਲਿਖਿਆ ਹੈ “Uncle Mike” ਪਿਕਅਪ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। 3:10 'ਤੇ ਇੱਕ ਆਦਮੀ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ "ਮੈਂ Mike, ਚਾਚਾ ਹਾਂ." ਸਟਾਫ ਉਸਦੀਆਂ ਆਖਰੀ ਨਾਮ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ, ਅਤੇ ਸੂਚੀ 'ਤੇ ਦਿੱਤਾ ਨੰਬਰ ਵੋਇਸਮੇਲ 'ਤੇ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਇਮਾਨਦਾਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਘੱਟ ਵੇਰਵਾ ਦੇ ਕਾਰਨ ਦੇਰੀ ਹੋ ਜਾਦੀ ਹੈ।
ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਆਦਤਾਂ ਨਾਲ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਗਲਤੀਆਂ ਰੋਕ ਸਕਦੇ ਹੋ:
ਸਟਾਫ ਰੀਅਲ ਟਾਈਮ ਵਿੱਚ ਸੂਚੀ ਵਰਤਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ “ਭੀੜ ਵਾਲਾ ਦਿਨ” ਚੈੱਕ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਪੂਰਾ ਸੂਚੀ ਭੀ ਫੇਲ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਮਾਪਾ ਦੇਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਦਾਦੀ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਦਫ਼ਤਰ ਫੋਨ ਸਾਰਾ ਵੇਲਾ ਬਜ਼ ਰਿਹਾ ਹੋਵੇ।
ਜੇ ਕੁਝ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਨੂੰ ਫੇਲ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਓਹਨੂੰ ਦਿਨ ਦੇ ਭੀੜ ਵਧਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਠੀਕ ਕਰੋ।
ਹਫਤਾਅਨਕ ਤੇਜ਼ ਨਜ਼ਰ-ਚੈਕ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਰੱਖਦਾ ਹੈ:
ਇੱਕ ਮਾਪਾ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ Maya ਨੂੰ 3:15 'ਤੇ ਕਾਰ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਲੈਂਦਾ ਹੈ। ਅੱਜ, ਮਾਪਾ ਦੇਰ 'ਤੇ ਹੈ ਅਤੇ Maya ਦੀ ਦਾਦੀ 3:05 'ਤੇ ਦਫਤਰ ਵਿੱਚ ਆ ਕੇ ਕਹਿੰਦੀ ਹੈ, “ਮੈਂ ਉਸਨੂੰ ਲੈਣ ਆਈ ਹਾਂ। उसकी मां ने मुझे टेक्स्ट किया।” ਸਟਾਫ ਮੈਂਬਰ ਸ਼ਾਂਤ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਰਿਲੀਜ਼ ਬੇਨਤੀ ਵਾਂਗ ਹਥਿਆਉਂਦਾ ਹੈ।
ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਸਟਾਫ Maya ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਚੈੱਕ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵੇਖਦਾ ਹੈ ਕਿ ਦਾਦੀ ਲਿਸਟ 'ਤੇ ਹੈ ਅਤੇ ਨੋਟ ਹੈ: “ਫੋਟੋ ID ਲਾਜ਼ਮੀ।” ਸਟਾਫ ਫੋਟੋ ID ਮੰਗਦਾ ਹੈ, ਨਾਮ ਅਤੇ ਫੋਟੋ ਮਿਲਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ Maya ਨੂੰ ਰਿਲੀਜ਼ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਹੁਣ ਸੋਚੋ ਕਿ ਦਾਦੀ ਲਿਸਟ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਸਟਾਫ ਚਰਚਾ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ ਜਾਂ ਟੈਕਸਟ ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਕਿਹਾ: “ਮੈਂ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਵੀ ਰਿਲੀਜ਼ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਜੇ ਉਹ ਮਨਜ਼ੂਰ ਨਹੀਂ ਹਨ,” ਅਤੇ ਤਸਦੀਕ ਲਈ ਅੱਗੇ ਵੱਧਦੇ ਹਨ:
ਜੇ ਦੇਖਭਾਲ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਲੋੜੀਦਾ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ, ਤਾਂ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਵਾਲੇ ਸਟਾਫ ਕੋਲ ਰਹਿੰਦਾ ਜਦ ਤੱਕ ਮਨਜ਼ੂਰ ਵਿਅਕਤੀ ਪਹੁੰਚਦਾ ਹੈ। ਕੁੰਜੀ ਗੱਲ ਇਕਸਾਰਤਾ ਹੈ: ਹਰ ਦਿਨ, ਹਰ ਪਰਿਵਾਰ ਲਈ ਇੱਕੋ ਨਿਯਮ।
ਭੀੜ ਮਰਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਸਟਾਫ ਰਿਕਾਰਡ ਅਪਡੇਟ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਕੱਲ੍ਹ ਆਸਾਨ ਹੋ: ਜੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਬਾਲਗ ਜੋੜੋ, ID ਦੀ ਲੋੜ ਨੋਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਤਸਦੀਕ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਲਿਖੋ।
ਉਹ ਫਾਰਮੈਟ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡਾ ਸਟਾਫ ਅਸਲ ਵਿੱਚ 3:00 ਵਜੇ ਵਰਤੇਗਾ। ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸੂਚੀ ਤੇਜ਼ ਚੈੱਕ ਕਰਨ ਯੋਗ, ਆਸਾਨ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਅਤੇ ਗੁੰਮ ਹੋਣ ਵਾਸਤੇ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋਵੇ।
ਆਮ ਵਿਕਲਪਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਕਾਗਜ਼ ਬਾਇੰਡਰ (ਕਠੋਰ ਵਰਜਨ ਨਿਯੰਤਰਣ, ਇੱਕ ਮਾਸਟਰ ਕੋਪਿ), ਇੱਕ ਰੱਖਿਆ ਹੋਇਆ ਸਪਰੈਡਸ਼ੀਟ (ਸਾਫ਼ ਸੋਧ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ), ਜਾਂ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਇੰਟਰਨਲ ਐਪ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ। ਜੋ ਵੀ ਚੁਣੋ, ਇਕਸਾਰ ਰੱਖੋ: ਹਰ ਬੱਚੇ ਲਈ ਇੱਕ ਪੇਜ਼ (ਜਾਂ ਹਰ ਬੱਚੇ ਲਈ ਇੱਕ ਰੋ), ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਫੀਲਡ ਆਰਡਰ।
ਹਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਰਿਲੀਜ਼ ਰੂਟੀਨ 'ਤੇ ਪ੍ਰਸ਼િક્ષਿਤ ਕਰੋ, ਬਦਲਾਅ ਕਰਨ ਵਾਲਿਆਂ ਸਮੇਤ। ਸਿਖਲਾਈ ਨੂੰ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਰੱਖੋ: ਰਿਕਾਰਡ ਕਿੱਥੇ ਮਿਲਦਾ ਹੈ, ਜਾਣਕਾਰੀ ਗਾਇਬ ਹੋਣ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਫੈਸਲਾ ਕੌਣ ਕਰੇਗਾ।
ਸੂਚੀ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਲਈ ਇੱਕ ਸਫਾਈ ਸ਼ੈਡਿਊਲ ਸੈੱਟ ਕਰੋ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਬਾਇੰਡਰਾਂ ਅਤੇ ਸਪਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ ਦੀ ਥਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਇੰਟਰਨਲ ਟੂਲ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ Koder.ai (koder.ai) ਤੁਹਾਡੇ ਨੂੰ ਚੈਟ ਇੰਟਰਫੇਸ ਰਾਹੀਂ ਵੈੱਬ ਜਾਂ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਸਰੋਤ ਕੋਡ ਐਕਸਪੋਰਟ ਅਤੇ ਡਿਪਲਾਇਮੈਂਟ/ਹੋਸਟਿੰਗ ਦੇ ਵਿਕਲਪਾਂ ਨਾਲ। ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਿਸਟਮ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਵਰਤ ਸਕੇ, ਬਿਨਾਂ ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਵਿਵਾਦ ਦੇ।
ਮਕਸਦ ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕੋ ਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ: ਘੱਟ ਹੈਰਾਨੀਆਂ, ਤੇਜ਼ ਲਾਈਨਾਂ, ਅਤੇ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਕੋਲ ਵੀ ਕੰਮ ਹੈ ਉਹ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ।
A pickup authorization list is the staff-facing record that says exactly who may take a specific student from school. It should include the details staff need to verify identity quickly so release decisions are consistent and documented.
Emergency contacts are mainly about who you call when you can’t reach a parent or guardian, and they may not have permission to pick up. The authorization list is the “yes/no” record for releasing a student, so staff shouldn’t assume an emergency contact can pick up unless they’re also authorized.
Use the adult’s full legal name as it appears on their photo ID, plus relationship, phone numbers, and any verification notes like “ID required every time.” Avoid vague entries like “Grandma” or nicknames, because they slow down dismissal and make identity checks harder.
A reliable default is to pause and verify before releasing the student. Check the authorization list, contact the primary guardian using the number already on file (not a number given at the desk), and document what you did and who approved any exception.
Set a clear same-day change rule: who can request it, how it must be received, and who can approve it. Treat it as temporary unless it’s followed by the required written authorization, and record the time, the exact adult name, how identity was verified, and the approving staff member.
Ask for the student’s name first, then the adult’s name and relationship, and check the authorization list before releasing. If the adult isn’t personally known or the situation is unusual, request photo ID and make sure the name matches what’s on the list, including any notes about maiden names or different last names.
A paper binder can work if there is one master copy, it stays in a controlled location, and access is limited. A digital record is often faster to search and easier to audit, as long as logins are required and edits are restricted to approved roles.
Keep access limited to staff who actually need it during release, and avoid leaving it visible on open counters or unlocked screens. If you print anything for dismissal, print the minimum needed, assign ownership, and collect and secure or shred copies right after dismissal.
The most common mistakes are incomplete names that don’t match ID, outdated phone numbers, and multiple versions of the list that conflict. Fixing those usually comes down to one source of truth, a consistent template, and a change log so staff know what’s current.
If spreadsheets and binders are slowing you down, a small internal app can make lookup, updates, and audit trails easier. Koder.ai can help you build a simple web or mobile tool through a chat interface, with options like exporting source code and deploying/hosting, while keeping your pickup workflow consistent for staff.
