ਇਕ ਐਸਾ sponsorship tracker ਬਣਾਓ ਜੋ ਟੀਅਰ, ਲੋਗੋ ਫ਼ਾਈਲਾਂ, ਇਨਵਾਇਸ ਸਟੇਟਸ ਅਤੇ ਵਾਅਦੇ ਕੀਤੇ ਫਾਇਦੇ ਸਪਸ਼ਟ ਰੱਖੇ ਤਾਂ ਜੋ ਇਵੈਂਟ ਦਿਨ ਕਿਸੇ ਚੀਜ਼ ਦੀ ਗਲਤੀ ਨਾ ਹੋਵੇ।
ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ sponsor ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ “ਵੱਡੀਆਂ” ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ। ਉਹ ਛੋਟੀਆਂ ਡੀਟੇਲਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਕੁਝ ਸਮੇਂ ਲਈ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ: ਇੱਕ ਲੋਗੋ ਜੋ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਆਇਆ, ਇਕ ਵਾਅਦਾ ਜੋ ਲਿਖਿਆ ਨਹੀਂ ਗਿਆ, ਇੱਕ ਇਨਵਾਇਸ ਜੋ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ ਪਰ ਭੁਗਤਾਨ ਨਹੀਂ ਹੋਇਆ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਡੈਡਲਾਈਨ ਜੋ ਕੇਵਲ ਕਿਸੇ ਦੀ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਸੀ।
ਇੱਕ ਹੀ ਥਾਂ ਨਹੀ ਹੋਣ ਨਾਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਨਬੌਕਸ ਥ੍ਰੇਡ, ਚੈਟ ਸੁਨੇਹਿਆਂ, ਸ਼ੇਅਰਡ ਡਰਾਈਵਾਂ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਦੀ ਯਾਦ ਵਿੱਚ ਫੈਲ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਆਖ਼ਰੀ ਮਿੰਟ ਵਿੱਚ ਗਲਤ ਲੋਗੋ ਵਰਜਨ ਛਪਨਾ, ਇੱਕ ਵਾਅਦੇ ਵਾਲੀ shout-out ਛੁੱਟ ਜਾਣਾ, ਜਾਂ ਬਹੁਤ ਦੇਰ ਨਾਲ ਪਤਾ ਲੱਗਣਾ ਕਿ sponsor ਨੇ ਅਜੇ ਤੱਕ ਭੁਗਤਾਨ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ—ਇਹ ਸਭ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਟ੍ਰੈਕਰ ਹਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਹੀ ਨਜ਼ਰੀਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਚਾਹੇ ਉਹ ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ 10 ਮਿੰਟ ਹੀ sponsorships 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨ। ਇਹ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ:
ਮਕਸਦ “ਜ਼ਿਆਦਾ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਰਵਾਈ” ਨਹੀਂ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਘੱਟ ਅਜਬ ਪਲ ਅਤੇ ਸਮਾਰਟ-ਮੈਂਟੇਨਡ ਸੰਦੇਸ਼ ਹਨ ਜੋ ਇਵੈਂਟ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਹਰ sponsor ਦੀ ਸਪਸ਼ਟ ਸਥਿਤੀ ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਕਾਰਵਾਈ ਦੇ ਛੋਟੇ-ਛੋਟੇ ਕਦਮ ਹੋਣ, ਤੁਸੀਂ ਮੁੱਦੇ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਦੇਖ ਕੇ ਠੰਢੀ ਸਿਰ ਠੀਕ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇਹ ਕਿਸਮ ਦਾ ਟ੍ਰੈਕਰ ਸਿਹਤਮੰਦ ਉਮੀਦਾਂ ਵੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪੂਰਾ CRM ਨਹੀਂ ਹੈ ਅਤੇ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਵੀ ਨਹੀਂ। ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਕਾਲ ਦਰਜ ਕਰਨ ਜਾਂ ਸੇਲਜ਼ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਨਹੀਂ ਕਰ ਰਹੇ। ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਵੇਚਿਆ ਉਹ ਪਹੁੰਚਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।
ਇੱਕ ਹਕੀਕਤੀ ਉਦਾਹਰਨ: ਤੁਹਾਡਾ ਗੋਲਡ sponsor ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ “ਵੈਬਸਾਈਟ 'ਤੇ ਲੋਗੋ, ਸਟੇਜ ਮੈਨਸ਼ਨ, ਅਤੇ ਦੋ ਟਿਕਟਾਂ।” ਜੇ ਇਹ ਕੇਵਲ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਹੈ ਤਾਂ ਸਟੇਜ ਹੋਸਟ ਨੂੰ ਕਦੇ ਪਤਾ ਨਾ ਲੱਗੇ। ਜੇ ਇਹ ਟ੍ਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਸਟੇਜ ਮੈਨਸ਼ਨ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਲੋਗੋ ਵਰਜਨ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਿੰਟ ਦਿਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਟਿਕਟਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜ ਕੇ ਨਿਸ਼ਾਨਾ ਲਗਾ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਰੱਖਣ ਦੀ ਥਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਇੰਟਰਨਲ ਟੂਲ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਕੋ ਹੀ ਫੀਲਡਾਂ ਨੂੰ Koder.ai (koder.ai) ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਹਲਕੇ-ਫੁਲਕੇ ਐਪ ਵਜੋਂ ਬਣਾਕੇ ਹਰ ਇਵੈਂਟ ਲਈ ਦੁਹਰਾ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਸਪਾਂਸਰਸ਼ਿਪ ਟ੍ਰੈਕਰ ਉਹ ਇਕੱਲਾ ਸਹੀ ਸ੍ਰੋਤ ਹੈ ਜੋ ਅਸਲ ਕੰਮ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਨ ਵਾਲੀਆਂ ਡੀਟੇਲਾਂ ਰੱਖਦਾ ਹੈ: sponsor ਨੇ ਕੀ ਖਰੀਦਿਆ, ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕੀ ਦੇਣਾ ਹੈ, ਉਹ ਤੁਹਾਡੇ ਤੋਂ ਕੀ ਦੇਣਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਹੜੇ ਐਸੈੱਟਸ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਇਹ ਉਹੀ ਥਾਂ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ, ਡਿਜ਼ਾਈਨ APPROVE ਕਰਨ ਜਾਂ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਚੈੱਕ ਕਰੇ।
ਜੋ ਕੁਝ ਤੁਹਾਨੂੰ ਜਲਦੀ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਉਹ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਲਿਖੋ:
ਅੱਛਾ ਟ੍ਰੈਕਰ ਪੂਰਾ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਸਿਸਟਮ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਸਨੂੰ ਟੈਕਸ ਕੈਲਕुलेਟ ਕਰਨ, ਬੈਂਕ ਡਿਪਾਜ਼ਿਟ ਰਿਕੰਸੀਲ ਕਰਨ ਜਾਂ ਵਿੱਤੀ ਬਿਆਨ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਨਹੀਂ। ਇਹ ਹਰ ਕਾਂਟਰੈਕਟ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਵੀ ਨਹੀਂ ਰੱਖਦਾ। ਕੁਝ ਟੀਮ “ਕਾਂਟਰੈਕਟ ਮਿਲਿਆ: ਹਾਂ/ਨਾ” ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਨੋਟਸ ਫੀਲਡ ਜੋੜਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਮਕਸਦ ਸਪਸ਼ਟਤਾ ਹੈ, ਡਾਕਯੂਮੈਂਟ ਸਟੋਰੇਜ ਨਹੀਂ।
ਜਿੰਨਾ ਜਲਦੀ ਦ Outreach ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਹਰ ਸੰਭਾਵੀ sponsor ਲਈ ਇੱਕ ਕਤਾਰ (row) ਬਣਾਓ, ਇੱਥੇ ਤੱਕ ਕਿ “ਸ਼ਾਇਦ” ਵਾਲੇ ਵੀ। ਡੀਲਜ਼ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਹਿਲਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਕਤਾਰ ਗੁੰਮ ਹੋਣ ਨਾਲ ਡੀਟੇਲਸ ਵੀ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਨਿਯਮ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਜੇ ਕੋਈ ਡੀਟੇਲ design, marketing, signage, ਜਾਂ ਪੈਸੇ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਉਹ ਟ੍ਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਆਉਂਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਇਹ ਕਾਨੂੰਨੀ ਫਾਇਲਿੰਗ ਜਾਂ ਡੂੰਘੀ ਫਾਇਨੈਂਸ ਹੈ, ਉਹ ਮੂੰਹ ਹੋਰ ਜਗ੍ਹਾ 'ਤੇ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਟ੍ਰੈਕਰ ਉਦੋਂ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਦੀ ਬਿਹੇਵਿਅਰ ਨਾਲ ਮਿਲਦਾ ਹੈ। ਛੋਟੇ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਹਰ ਵਾਧੂ ਕਾਲਮ ਇਕ ਹੋਰ ਥਾਂ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪੁਰਾਣੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਪੁਰਾਣੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਗੁੰਮ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੋਂ ਬਦਤਰ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਸੋਚੋ ਤਿੰਨ ਸਮੂਹਾਂ ਵਿੱਚ: sponsor ਜੋ ਹੈ, ਕੀ ਸਹਿਮਤ ਹੋਇਆ, ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕੀ ਹੋਵੇਗਾ।
ਇਹ ਉਹ ਬੁਨਿਆਦੀ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹਨ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਰੈਫਰ ਕਰੋਗੇ:
ਇੱਕ “Owner” ਕਾਲਮ ਜ਼ਰੂਰ ਜੋੜੋ। ਜੇ ਇੱਕ sponsor “ਸਭ ਦਾ ਕੰਮ” ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਉਹ ਕਿਸੇ ਦਾ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦਾ। ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਲਈ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੋ, ਭਾਵੇਂ ਹੋਰ ਮਦਦ ਕਰਨ।
ਛੋਟੇ, ਸਪਸ਼ਟ ਸਟੇਟਸ ਵਰਤੋਂ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਕਿੱਕ ਅਤੇ ਫਿਲਟਰ ਸਕੋ:
ਪੰਜ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ “ਸ਼ਾਇਦ” ਟਰੈਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨੁਆੰਸ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਨੋਟਸ ਫੀਲਡ ਵਰਤੋਂ।
ਇੱਕ ਨੋਟਸ ਫੀਲ्ड ਰੱਖੋ ਜਿੱਥੇ ਅਸਲ-ਦੁਨੀਆ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੋਵੇ: ਖਾਸ ਬੇਨਤੀਆਂ (ਛੋਟੇ ਟਿਕਟ, ਸਟੇਜ ਮੈਨਸ਼ਨ), ਪਾਬੰਦੀਆਂ (ਕੋਈ ਮੁਕਾਬਲੇ ਵਾਲੇ ਲੋਗੋ ਨੇੜੇ ਨਹੀਂ), ਅਤੇ ਕਠੋਰ ਡੈਡਲਾਈਨ (ਪ੍ਰਿੰਟ ਕੱਟਆਫ). ਨੋਟਸ ਐਸੇ ਲਿਖੋ ਜਿਵੇਂ ਤੁਸੀਂ sponsor ਨੂੰ ਕੱਲ੍ਹ ਇੱਕ ਟੀਮੀਟ ਕੋਲ ਸੁੰਪ ਰਹੇ ਹੋ: ਛੋਟੇ, ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖ ਦਰਜ ਹੋਵੇ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟ੍ਰੈਕਰ Koder.ai ਵਿੱਚ ਬਣਾ ਰਹੇ ਹੋ, ਇਹ ਫੀਲਡ ਵਰਜ਼ਨ ਇੱਕ ਵਜੋਂ ਲਓ—ਇਹੀ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਇवੈਂਟ ਚਲਾ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਟੀਅਰ तभी ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੋਈ ਸਮਝੇ ਕਿ ਉਹ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ। ਸਧਾਰਣ ਟੀਅਰ ਨਾਂ ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ ਹਰ ਟੀਅਰ ਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਵਰਣਨ ਕਰੋ। “Premium” ਵਰਗੇ ਧੁੰਦਲੇ ਲੇਬਲ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜਦ ਤਕ ਤੁਸੀਂ ਬਿਲਕੁਲ ਦਰਜ ਨਾ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਦਿੱਤਾ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਟੈਸਟ: ਕੀ ਇੱਕ ਵਾਲੰਟੀਅਰ ਟੀਅਰ ਵੇਰਵਾ ਪੜ੍ਹ ਕੇ ਬਿਨਾਂ ਪੁੱਛੇ ਜਾਣ ਦੇ ਜਾਣ ਪਏ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ?
ਟੀਅਰਸ਼ ਸਥਾਈ ਰੱਖੋ, ਪਰ ਫਾਇਦੇ sponsor ਲੈਵਲ 'ਤੇ ਟਰੈਕ ਕਰੋ। ਇੱਕੋ ਹੀ ਟੀਅਰ ਵਿੱਚ sponsors ਅਕਸਰ ਛੋਟੇ ਸੋਧ ਕਰਵਾਉਂਦੇ ਹਨ (ਵਧੇਰੇ ਸੋਸ਼ਲ ਪੋਸਟ, ਵੱਡਾ ਬੂਥ, ਵੱਖਰਾ ਟਾਕ ਸਲੋਟ)। ਟ੍ਰੈਕਰ ਨੂੰ ਟੀਅਰ ਨਿਯਮ ਅਤੇ sponsor ਦੀ ਅਸਲ ਵਾਅਦ ਦੁਨੋ ਦਰਸਾਉਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
ਹਰ sponsor ਲਈ ਫਾਇਦੇ ਉਹ ਆਈਟਮ ਲਿਖੋ ਜੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਰਕੇ ਚੈੱਕ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਣ:
ਹਰ ਆਈਟਮ ਐਸਾ ਫਰਮੂਲੇਟ ਕਰੋ ਕਿ ਉਸਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਕੋਈ ਵਾਦ-ਵਿਵਾਦ “ਡਨ” ਮਾਰਕ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ।
“ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ” ਅਤੇ “ਡਿਲਿਵਰ ਕੀਤਾ” ਕਾਫ਼ੀ ਨਹੀਂ। ਹਰ ਫਾਇਦੇ ਲਈ ਇੱਕ ਡਿਲਿਵਰੀ ਤਾਰੀਖ ਜੋੜੋ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਕੇਵਲ “ਪ੍ਰਿੰਟ ਦਿਨ ਤੱਕ” ਜਾਂ “ਇਵੈਂਟ ਵਾਲੇ ਹਫ਼ਤੇ” ਹੋਵੇ। ਇਸ ਨਾਲ ਫਾਇਦੇ ਖ਼ੁਆਬ-ਸੂਚੀ ਦੀ ਥਾਂ ਇੱਕ ਸ਼ਡਿਊਲ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ "Proof" ਫੀਲਡ ਵੀ ਜੋੜੋ: ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ਾਟ ਨਾਂ, ਫੋਟੋ ਫਾਇਲ ਨਾਂ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨੋਟ (ਜਿਵੇਂ, “Logo on slide deck v3, approved by Sam 1/12”). ਜਦੋਂ sponsor ਪੁੱਛੇ, “ਕੀ ਸਾਡੀ ਪੋਸਟ ਪਬਲਿਸ਼ ਹੋਈ ਸੀ?”—ਤੁਸੀਂ 10 ਸਕਿੰਟ ਵਿੱਚ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕੋਗੇ।
ਲੋਗੋ ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ sponsor ਕੰਮ ਅਕਸਰ ਟੁੱਟਦਾ ਹੈ। ਫ਼ਾਈਲਾਂ ਦੇਰ ਨਾਲ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਕੋਈ ਗਲਤ ਵਰਜਨ ਵਰਤ ਲੈਂਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਬੈਨਰ ਪ੍ਰਿੰਟ ਲਈ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ sponsor APPROVE ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ। ਤੁਹਾਡਾ ਟ੍ਰੈਕਰ ਲੋਗੋ ਕੰਮ ਨੂੰ ਨਿਰੋਲ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਲੋਗੋ ਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਾਂਗ ਟਰੀਟ ਕਰੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸਟੇਟਸ ਹੋਵੇ। ਸਧਾਰਣ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਵੀ ਸ਼ੀਟ ਤੇ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਜਾਣ ਸਕੇ ਕਿ ਕੀ ਰੁਕਾਵਟ ਹੈ:
ਡਿਜ਼ਾਇਨ ਨੂੰ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਫ਼ਾਈਲ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਲੋੜ ਪੈਦੀ ਹੈ ਉਹ ਦਰਜ ਕਰੋ। “ਇਹ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਹੈ” 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਨਾ ਕਰੋ।
ਫਿਰ ਦਰਜ ਕਰੋ ਕਿ ਲੋਗੋ ਕਿੱਥੇ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇਗਾ। “ਵੈਬਸਾਈਟ” ਕਹਿਣਾ ਉਹਦੀ ਪੂਰੀ ਜਾਂ ਤਕਨੀਕੀ ਥਾਂ ਨਹੀਂ ਦੱਸਦਾ—Footer, sponsor ਪੇਜ, ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਪੇਜ ਆਦਿ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਰੋ। ਆਸਾਨ ਵਰਗੀ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀ ਗਈ placement ਫੀਲਡਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ: Website placement, Print banner, Slides, Badges, ਨਾਲ-sizing ਜਾਂ lockup ਨੋਟਸ।
ਅਖੀਰ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਅਸਲੀ APPROVAL ਕਦਮ ਜੋੜੋ। “Approved by”, “Approved date”, ਅਤੇ “Approval source” (email, message, call) ਦਰਜ ਕਰੋ। ਜੇ sponsor ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀ ਮੰਗੇ, ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਸਾਫ਼ ਰਿਕਾਰਡ ਹੋਵੇਗਾ।
ਹਕੀਕਤੀ ਸਿੱਟਾ: ਤੁਸੀਂ “Acme_logo.png” ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਓਨਲਾਈਨ ਠੀਕ ਲੱਗਦੀ ਹੈ ਪਰ 3-ਮੀਟਰ ਬੈਨਰ 'ਤੇ ਬਲਰੀ ਆਉਂਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਟ੍ਰੈਕਰ ਦਿਖਾਂਦਾ ਹੈ “Format needed: SVG” ਅਤੇ “Logo status: Received (not approved)”, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਫਾਈਨਲ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮਸਲਾ ਪਕੜ ਲੈਂਦੇ ਹੋ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਦੇ ਬਜਾਏ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਇੰਟਰਨਲ ਟੂਲ ਪਸੰਦ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਟ੍ਰੈਕਰ ਐਪ Koder.ai ਵਿੱਚ ਇਸੇ ਫੀਲਡਾਂ ਨੂੰ ਦੁਹਰਾ ਕੇ ਅਪਲੋਡ, APPROVAL ਅਤੇ placement ਇੱਕ ਹੀ ਜਗ੍ਹਾ ਤੇ ਰੱਖ ਸਕਦਾ ਹੈ।
Sponsors ਉਤਸ਼ਾਹੀ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਫਿਰ ਵੀ ਭੁਗਤਾਨ ਵਿੱਚ धीरे ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਟ੍ਰੈਕਰ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਇਨਵਾਇਸ ਸਟੇਟਸ ਨਹੀਂ ਦਿਖਾਂਦਾ, ਤੁਸੀਂ ਗਲਤ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਭੂੰਝ-ਭੂੰਝ ਕਰੋਂਗੇ, ਜਾਂ ਵੱਧ ਖ਼ਰਾਬ—ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਫਾਇਦੇ ਦੇ ਦੇਓਗੇ ਜੋ sponsor ਨੇ ਅਜੇ ਤੱਕ ਭੁਗਤਾਨ ਨਹੀਂ ਕੀਤੇ।
ਇੱਕ ਇੱਕੋ-ਸਮਝ ਵਾਲੇ ਸਟੇਟਸ ਕਾਲਮ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਸਧਾਰਣ ਰੱਖੋ: Draft, Sent, Overdue, Paid, ਅਤੇ Refunded (ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ refunds ਸੰਭਾਲਦੇ ਹੋ)। ਸਟੇਟਸ ਨੂੰ ਅਸੈਸਮੈਂਟ ਜਾਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਅਨੁਮਾਨ ਨਹੀਂ—ਤਾਰੀਖਾਂ ਨਾਲ ਜੋੜੋ।
ਸਟੇਟਸ ਦੇ ਨਾਲ ਉਹ ਫੀਲਡ ਜੋ ਜਲਦੀ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ: ਇਨਵਾਇਸ ਨੰਬਰ, ਭੇਜਣ ਦੀ ਤਾਰੀਖ, ਡਿਊ ਡੇਟ, ਰਕਮ, ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਵਿਧੀ (ਕਾਰਡ, ਬੈਂਕ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ, ਚੈਕ)। ਜੇ ਤੁਸੀਂ “ਕਿਸ ਨੂੰ ਬਿੱਲ ਕਰਨਾ” (AP ਸੰਪਰਕ ਨਾਮ ਅਤੇ ਈਮੇਲ) ਵੀ ਰੱਖਦੇ ਹੋ, ਫਾਲੋਅੱਪ ਸਟੀਕ ਨਹੀਂ ਘੁੰਮਦੇ।
ਫਾਲੋਅੱਪ ਉਸ ਵੇਲੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਉਹ ਪੈਟਰਨ ਤੇ ਹੋਂਦ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਦੁਆਰਾ ਮਾਲਕੀ ਕੀਤੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਆਮ ਜਨਰਲ ਸਾਰਣੀ:
ਸਪਲਾਈ fulfillment ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਟਰਿੱਗਰ ਹੋਣ ਅਤੇ ਲਿਖੇ ਹੋਣ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਕਈ ਟੀਮ ਉਸ ਕਾਰਨ ਫਸ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਸੋਚਦਾ ਹੈ ਕਿ ਮੌਖਿਕ “ਹਾਂ” ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ ਅਤੇ ਦੂਜਾ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਉਡੀਕ ਕਰ ਰਿਹਾ।
ਆਮ ਟਰਿੱਗਰ: ਸਾਈਨਡ contract, ਲਿਖਤੀ ਕਮਿਟਮੈਂਟ (ਈਮੇਲ), ਜਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣਾ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਤੁਸੀਂ ਵੈਬਸਾਈਟ 'ਤੇ ਲੋਗੋ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਸਾਈਨਡ ਏਗਰੀਮੈਂਟ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਪਰ ਸਾਈਨਜ਼ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਨ ਲਈ ਭੁਗਤਾਨ ਨੂੰ Paid ਮਾਰਕ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਦਿਨ ਵਾਲੀ ਕਾਨਫਰੰਸ ਨਾਲ 12 sponsors ਲਈ, ਇਹ ਸਪਸ਼ਟਤਾ ਅਜਿਹੀਆਂ ਬੇਅਦਬੀ ਪਲਾਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦੀ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕਿ Platinum ਬੈਨਰ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਵਾਉਣਾ ਜਦੋਂ sponsor ਦੀ ਇਨਵਾਇਸ Draft 'ਚ ਹੋਵੇ।
ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ sponsorship tracker ਇੱਕ ਬੁਨਿਆਦੀ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਨਾਲ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਉੱਥੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ—ਤੇਜ਼, ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਯੋਗ ਅਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਲਈ ਕਾਫ਼ੀ।
60-90 ਮਿੰਟ ਲਈ ਸਮਾਂ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਪੰਜ ਕੰਮ ਕਰੋ:
ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਬਦਲਾਅ ਜੋ ਭਰਮ ਰੋਕਦਾ ਹੈ: “Owner” ਕਾਲਮ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਇਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਹਰ sponsor ਲਈ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਛੱਡ ਕੇ ਵਧਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤੁਸੀਂ ਉਹੀ ਫੀਲਡ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਇੰਟਰਨਲ ਐਪ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, Koder.ai ਵਿੱਚ) ਵਿੱਚ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਬਿਨਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਦਲੇ।
ਇੱਕ ਇੱਕ-ਦਿਨ ਦੀ ਕਮਿਊਨਿਟੀ ਕਾਨਫਰੰਸ ਦੀ ਤਸਵੀਰ ਕਰੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ 300 ਹਾਜ਼ਰੀ ਅਤੇ 12 sponsors ਹਨ। ਟੀਮ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਟਰੈਕਰ ਵਰਤਦੀ ਹੈ: ਹਰ sponsor ਲਈ ਇੱਕ ਕਤਾਰ ਅਤੇ ਕੁਝ ਕਾਲਮ ਜੋ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਸਵਾਲਾਂ ਨੂੰ ਉੱਤਰਦੇ ਹਨ: ਕੌਣ CONFIRMED ਹੈ, ਉਹ ਕਿਸ ਟੀਅਰ 'ਤੇ ਹੈ, ਲੋਗੋ APPROVED ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਇਨਵਾਇਸ ਭੁਗਤਾਨ ਹੋ ਚੁੱਕੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਫਾਇਦੇ ਹਾਲੇ ਬਾਕੀ ਹਨ।
ਇੱਕੋ ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਤਿੰਨ sponsors ਬਹੁਤ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਦਿਸਦੇ ਹਨ:
ਪਲੈਨਿੰਗ ਦੇ ਮੱਧ ਵਿੱਚ, ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ ਇਕ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਬਹੁਤ ਸਾਰਾ ਵਾਟ-ਬੈਕਾਂ ਬਚਾਂਦਾ ਹੈ। Northside Bank ਇੱਕ ਲੋਗੋ ਭੇਜਦਾ ਹੈ। ਫ਼ਾਈਲ ਜੋੜੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, “logo received” Yes 'ਤੇ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਪਰ “brand approval” Pending ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਟੀਮ ਨੂੰ ਪੱਕਾ ਕਰਨਾ ਹੋਵੇਗਾ ਕਿ ਇਹ ਡਾਰਕ ਬੈਕਗ੍ਰਾਊਂਡ 'ਤੇ ਠੀਕ ਦਿਖਦਾ ਹੈ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਇਨਵਾਇਸ ਸਥਿਤੀ Overdue 'ਤੇ ਸੈੱਟ ਹੈ (10 ਦਿਨ ਪਿਛੜੀ ਹੋਈ ਹੈ), ਅਤੇ deliverables ਨੋਟ ਅਪਡੇਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: “Stage mention scheduled for 10:05am.”
BrewCo ਲਈ, ਟ੍ਰੈਕਰ ਦਿਖਾਂਦਾ ਹੈ “invoice: N/A” ਅਤੇ “benefit: coffee for 300, drop-off 7:30am.” ਜਦੋਂ ਉਹ ਡਿਲਿਵਰੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਤਦ ਫਾਇਦਾ Scheduled ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—ਨਹੀਂ ਕਿ Done—ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਵੀ ਭੁੱਲ ਨਾ ਜਾਵੇ।
ਇਵੈਂਟ ਤੋਂ ਇਕ ਹਫ਼ਤਾ ਪਹਿਲਾਂ, ਟੀਮ RED ਵਾਲੀਆਂ ਆਇਟਮਾਂ ਲਈ ਫਿਲਟਰ ਕਰਦੀ ਹੈ:
ਇਹ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਟੀਮ ਨੂੰ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਅੱਜ ਕੀ ਚੇਜ਼ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ, ਥਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਕਿ ਪ੍ਰਿੰਟ ਸਮੇਂ ਤੇ ਸਮੱਸਿਆ ਪਤਾ ਲੱਗੇ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ sponsor headache “ਬੁਰੇ sponsors” ਤੋਂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ। ਉਹ ਇੱਕ ਐਸੇ ਟ੍ਰੈਕਰ ਤੋਂ ਆਉਂਦੇ ਹਨ ਜੋ ਪੂਰਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਪਰ ਸਧਾਰਨ ਸਵਾਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਨਹੀਂ ਦੇ ਸਕਦਾ: ਕੌਣ ਕੀ ਦੇਣਾ ਹੈ? ਕੀ APPROVED ਹੈ? ਕੀ ਗੁੰਮ ਹੈ?
ਇੱਕ ਆਮ ਸਮੱਸਿਆ facts ਅਤੇ tasks ਨੂੰ ਇਕੱਠੇ ਮਿਲਾ ਦੇਣਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਨੋਟ ਜਿਵੇਂ “Logo sent, waiting for approval, needs invoice” ਫਿਲਟਰ ਕਰਨ ਲਈ ਅਸੰਭਵ ਹੈ। ਜਦ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਤਾ ਲਗਾਣਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕੌਣ ਤੁਹਾਡੀ ਉਡੀਕ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ ਬਨਾਮ ਕੌਣ ਤੁਹਾਡੇ ਉਤੇ ਉਡੀਕ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਟ੍ਰੈਕਰ ਮਦਦ ਨਹੀਂ ਕਰੇਗਾ।
ਹੋਰ ਦੁਸ਼ਪ੍ਰਚਲਿਤ ਗਲਤੀ ownership ਦੀ ਗੈਰ-ਹਾਜ਼ਰੀ ਹੈ। ਜੇ “Invoice follow-up” ਜਾਂ “Confirm stage mention” ਦੇ ਕੋਲ ਕਿਸੇ ਦਾ ਨਾਂ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ ਇਹ ਸੱਭਾਂ ਦਾ ਕੰਮ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ ਕਿਸੇ ਦਾ ਕੰਮ ਹੀ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦਾ।
ਫਾਇਦੇ ਵੀ ਤਦ ਗੁੰਮ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੇ ਡੈਡਲਾਈਨ ਨਹੀਂ ਹੋਵੇ। sponsor ਨੂੰ newsletter mention, ਬੂਥ placement ਜਾਂ ਓਨ-ਸਾਈਟ ਸਾਈਨੇਜ ਦਾ ਵਾਅਦਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਜੇ ਡਿਊ ਡੇਟ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤੇ ਕੰਮ ਆਹਿਸਤਾ-ਆਹਿਸਤਾ ਪ੍ਰਿੰਟ ਦਿਨ ਤੱਕ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਲੋਗੋ ਦਾ ਰੇਲ-ਮਿਸਰੇ ਹੁਣਲੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਅਚਾਨਕ ਦੁਬਾਰਾ ਕੰਮ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਫ਼ਾਈਲ ਨੂੰ ACCEPT ਕਰ ਲੈਂਦੇ ਹੋ, ਤੁਸੀਂ ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ਾਟਸ, ਛੋਟੀ PNGs, ਖਿੱਚੇ JPEGs, ਜਾਂ ਪੁਰਾਣਾ branding ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋਗੇ। ਫਿਰ ਡਿਜ਼ਾਈਨਰ ਬੈਨਰ ਲੇਅਆਉਟ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਨਵੀਂ ਫ਼ਾਈਲ ਦੀ ਲੈੱਟੀ ਵਿੱਚ ਭੱਜਣ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋਗੇ।
ਫਾਇਦੇ ਵੀ ਬਹੁਤ ਜਲਦੀ “done” ਮਾਰਕ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। “Posted on social” ਕੋਈ ਪ੍ਰਮਾਣ ਨਹੀਂ। “Logo on website” ਕੋਈ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਹੀਂ। ਪ੍ਰੂਫ਼ ਬਿਨਾਂ, ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵਿਵਾਦ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਵਧੇਰੇ ਸਮਾਂ ਦੁਬਾਰਾ ਜਾਂਚ ਵਿੱਚ ਲੱਗੇगा।
ਇਹਨਾਂ ਮੁੱਦਿਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਸਧਾਰਣ ਤਰੀਕੇ:
ਉਦਾਹਰਣ: ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇੱਕ ਗੋਲਡ sponsor ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਸਲਾਈਡ ਮੈਨਸ਼ਨ ਅਤੇ ਬੂਥ ਦਿੱਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਟ੍ਰੈਕਰ ਦਿਖਾਂਦਾ ਹੈ “Gold”, “Logo approved: Yes”, “Invoice: Sent”, “Payment: Pending”, “Booth size: Confirmed”, ਨਾਲ ਸਲਾਈਡ ਡੈੱਕ ਲਈ ਡਿਊ ਡੇਟ—ਤੁਸੀਂ ਅਸਲ ਜੋਖਮ ਇਕ ਦੋ ਸੈਕਿੰਡ ਵਿੱਚ ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਉਸਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਹੱਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਪ੍ਰਿੰਟ ਦਿਨ ਅਤੇ ਇਵੈਂਟ ਦਿਨ ਉਹ ਸਮਾਂ ਹਨ ਜਦ ਛੋਟੀ ਖਾਮੀਆਂ ਵੱਡੇ ਤਣਾਅ ਬਣ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਮਕਸਦ ਸਧਾਰਣ ਹੈ: ਟੀਮ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਵੀ ਬੰਦਾ ਸੈਕਿੰਡਾਂ 'ਚ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕੇ—“ਇਹ sponsor ਨੇ ਕੀ ਖਰੀਦਿਆ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕੀ ਮਿਲ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕੀ ਇਹ ਡਿਲਿਵਰ ਹੋ ਚੁੱਕਾ ਹੈ?”
ਪੈਸੇ ਅਤੇ ਟੀਅਰ ਵੇਰਵੇ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਜੇ sponsor “Gold-ish” ਕਿਸੇ ਦੀ ਇਨਬੌਕਸ ਵਿੱਚ ਹੈ ਪਰ ਤੁਹਾਡੇ ਟ੍ਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ, ਤੁਸੀਂ ਗਲਤ ਪਲੇਸਮੈਂਟ ਵਾਅਦਾ ਕਰ ਦਿਓਗੇ ਜਾਂ ਕੋਈ ਫਾਇਦਾ ਚੁੱਕ ਜਾਵੇਗਾ।
ਇਸ ਤੇਜ਼ੀ ਭਰੀ ਚੈਕ:
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇੱਕ ਅਤਿਰਿਕਤ ਕਦਮ ਲਈ ਸਮਾਂ ਹੈ ਤਾਂ “print lock” ਨੋਟ ਜੋੜੋ: ਆਖ਼ਰੀ ਤਾਰੀਖ ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਲੋਗੋ ਬਦਲਾਂ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਵੋ। ਬਿਨਾਂ ਇਸਦੇ, ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਿੰਟਰ ਡੈਡਲਾਈਨ ਤੋਂ 12 ਘੰਟੇ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਲੋਗੋ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇੱਕ ਇਕ-ਪੰਨਾ sponsor ਸੰਖੇਪ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਜੋ ਓਨ-ਸਾਈਟ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਵਰਤਣ ਯੋਗ ਹੋਵੇ। sponsor ਨਾਂ, ਟੀਅਰ, ਉਚਾਰਣ ਨੋਟਸ, ਕਿੱਥੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਲੋਗੋ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਲਾਈਵ ਮੋਮੈਂਟ (MC ਮੈਨਸ਼ਨ, ਸਟੇਜ ਧੰਨਵਾਦ, ਬੂਥ ਸਥਿਤੀ) ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ MC ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਵਿੱਚ “Platinum sponsors” ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਪਰ ਟ੍ਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਦੋ ਟੀਅਰ ਹале pending ਦਿਖ ਰਹੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਜਾਂ ਤਾਂ ਇੱਕ sponsor ਨੂੰ ਜ਼ਿਆਦਾ ਧੰਨਵਾਦ ਕਰ ਦਿਆਂਗੇ ਜੋ ਭੁਗਤਾਨ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਨੂੰ ਘੱਟ ਦਿੱਤਾ ਜੋ ਕੀ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰ ਚੁੱਕਾ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਟ੍ਰੈਕਰ Koder.ai ਵਿੱਚ ਬਣਾ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਪ੍ਰਿੰਟ ਦਿਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ snapshots ਅਤੇ rollback ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਵਰਜ਼ਨ ਫ੍ਰੀਜ਼ ਕਰ ਸਕੋ ਅਤੇ ਆਖ਼ਰੀ ਮਿੰਟ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚ ਸਕੋ।
ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੀ ਜਿੱਤ ਇਕ ਪੂਰੀ शीਟ ਨਹੀਂ; ਬਲਕਿ ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਦੁਹਰਾਉ। ਇਵੈਂਟ ਦੇ ਬਾਅਦ, ਆਪਣੇ ਟ੍ਰੈਕਰ ਨੂੰ ਕਾਪੀ ਕਰੋ, ਰੋਜ਼ ਖਾਲੀ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਢਾਂਚਾ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਅਗਲਾ ਇਵੈਂਟ 80% ਤੈیار ਹੋ ਕੇ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋ ਜਾਵੇ।
ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਇੱਕ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਹੋਰ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ। ਜੇ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਹੀ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਰੀਮਾਇੰਡਰਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ, ਇੱਕ ਸ਼ੀਟ ਚੰਗੀ ਰਹੇਗੀ। ਜੇ ਕਈ ਲੋਕ ਇਸਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ, ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਬਾਰੰਬਾਰ ਹੋ ਰਹੀਆਂ ਹਨ ਜਾਂ sponsors ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਜਲਦੀ ਹੀ ਦਰਦ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਵੇਗਾ—ਇਸ ਸਮੇਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਰਮੀਸ਼ਨਜ਼, ਇੰਟੇਕ ਫਾਰਮ, ਅਤੇ ਗੁੰਮ ਹੋਣ ਵਾਲੇ ਇਨਵਾਇਸ/APPROVAL ਲਈ ਰੀਮਾਇੰਡਰਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਪਵੇਗੀ।
ਜਾਣਕਾਰੀ ਵੱਸੂਲ ਕਰਨ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਸਧਾਰਣ ਅਤੇ ਇੱਕਸਾਰ ਰੱਖੋ। ਇੱਕ ਛੋਟਾ sponsor intake form ਆਮ ਬਾਤ-ਚੀਤ ਰੋਕਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਲੋਗੋ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਪਰ ਬਿੱਲਿੰਗ ਸੰਪਰਕ ਨਹੀਂ, ਜਾਂ ਇਨਵਾਇਸ ਪਤਾ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਪਰ ਵਾਅਦੇ ਕੀਤੇ ਫਾਇਦੇ ਨਹੀਂ। ਇਸਨੂੰ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ ਤਾਂ sponsors ਅਸਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਭਰਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਵਰਕਫਲੋ ਜੋ ਸੰਭਾਲ ਰਹੀ ਰਹੇ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਸ਼ੀਟ ਤੋਂ ਵੱਧ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤੁਸੀਂ Koder.ai ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਇੰਟਰਨਲ ਟੂਲ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ: sponsors ਦੀ ਲਿਸਟ, ਇੱਕ ਲੋਗੋ APPROVAL view, ਅਤੇ ਇੱਕ ਇਨਵਾਇਸ ਸਟੇਟਸ ਬੋਰਡ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਬਾਅਦ ਵਧਦੀਆਂ ਹਨ, ਪਲੇਟਫ਼ਾਰਮ source code export ਵੀ ਸਪੋਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਟੂਲ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਪਸੰਦ ਅਨੁਸਾਰ ਹੋਸਟ ਕਰ ਸਕੋ।
ਆਪਣਾ “ਇਵੈਂਟ ਪੈਕ” ਵੀ ਸੇਵ ਕਰੋ: ਪਿਛਲੇ ਸਾਲ ਦੇ ਟੀਅਰ, ਫਾਇਦੇ ਭਾਸ਼ਾ, ਈਮੇਲ ਟੈਮਪਲੇਟ, ਅਤੇ ਡੈਡਲਾਈਨ। ਅਗਲੀ ਵਾਰੀ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਨਵੇਂ سرੇ ਤੋਂ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਥਾਂ ਸਿਰਫ਼ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋਂਗੇ।
ਉਹ ਚੀਜ਼ਾਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਡਿਲਿਵਰੀ ਨੂੰ ਟੁੱਟ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ: sponsor ਦਾ ਨਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਪ੍ਰਿੰਟ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਉਣਾ ਹੈ, ਟੀਅਰ ਅਤੇ ਰਕਮ, ਵਾਅਦੇ ਕੀਤੇ ਫਾਇਦੇ, ਲੋਗੋ ਦੀ ਸਥਿਤੀ, ਅਤੇ ਇਨਵਾਇਸ/ਭੁਗਤਾਨ ਸਟੇਟਸ। ਇੱਕ ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਕੁਝ ਮੁੱਢਲੇ ਤਾਰੀਖਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿਸੇ sponsor ਲਈ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ 'ਚ ਦਿਸ਼ ਸਕੇ।
ਜਦੋਂ ਵੀ ਕੋਈ ਫੈਸਲਾ ਪੈਸਿਆਂ, ਡਿਜ਼ਾਇਨ ਜਾਂ ਸਾਈਟ ਕੰਮ 'ਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵ ਪਾਉਂਦਾ ਹੋਵੇ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਬੈਨਰ APPROVE ਕਰਨਾ ਹੋਵੇ, ਸਟੇਜ ਮੈਨਸ਼ਨ ਸ਼ెడਿਊਲ ਕਰਨੀ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਇਨਵਾਇਸ ਲਈ ਫਾਲੋਅੱਪ ਭੇਜਣਾ ਹੋਵੇ — ਪਹਿਲਾਂ ਟ੍ਰੈਕਰ ਚੈੱਕ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਕੁਝ ਪੁਰਾਣੀ ਜਾਣਕਾਰੀ 'ਤੇ ਕੰਮ ਨਾ ਹੋਵੇ।
ਛੋਟੇ, ਸਟੈਂਡਰਡ ਸਟੇਟਸ ਵਰਤੋਂ ਜੋ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਫਿਲਟਰ ਹੋ ਸਕਣ, ਅਤੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਤਫਸੀਲਾਂ ਨੋਟਸ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਟ੍ਰੈਕਰ ਦਾ ਮਕਸਦ ਇਹ ਬਤਾਉਣਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ “ਇਹ sponsor ਕਿਥੇ ਹੈ?”—ਇਕ ਦੋ ਸੈਕਿੰਡ ਵਿੱਚ—ਨਾ ਕਿ ਇੱਕ ਪੈਰਾ ਪੜ੍ਹ ਮੇਂ।
ਟੀਅਰ ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖਰਾ ਰੱਖੋ, ਪਰ ਅਸਲ ਵਾਅਦੇ ਨੂੰ ਹਰ sponsor ਦੀ ਲਾਈਨ 'ਤੇ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਇੱਕੋ ਹੀ ਟੀਅਰ ਵਿੱਚ sponsors ਅਕਸਰ ਛੋਟੇ ਬਦਲਾਅ ਮੰਗ ਲੈਂਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਟ੍ਰੈਕਰ 'ਤੇ ਹਰ sponsor ਲਈ ਸਟੈਂਡ ਅਨੁਸਾਰ ਲਿਖਿਆ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਲੋਗੋ ਨੂੰ ਇੱਕ ਖ਼ਾਸ ਵਰਕਫਲੋ ਵਾਂਗ ਟਰੀਟ ਕਰੋ: ਸਪਸ਼ਟ ਸਟੇਟਸ, ਆਖ਼ਰੀ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ ਫ਼ਾਈਲ ਨਾਂ, ਅਤੇ ਡਾਰਕ/ਲਾਈਟ ਵਰਜਨ ਦੇ ਨਿਯਮ ਜਾਂ ਕਿਸ ਫਾਰਮੈਟ 'ਚ ਵਰਤੋਂ ਹੋਵੇ—ਸਭ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ ਤਾਂ ਡਿਜ਼ਾਈਨਰ ਨੂੰ ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲਗਣਾ ਪਵੇ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਇਨਵਾਇਸ ਸਟੇਟਸ ਫਲੋ ਲਓ ਅਤੇ ਉਸ ਨੂੰ ਤਾਰੀਖਾਂ ਨਾਲ ਜੋੜੋ। ਇਨਵਾਇਸ ਨੰਬਰ, ਭੇਜਣ ਦੀ ਤਾਰੀਖ, ਡਿਊ ਡੇਟ, ਰਕਮ ਅਤੇ ਕਿਸ ਨੂੰ ਬਿੱਲ ਕਰੋ—ਇਹ ਸਭ ਦਰਜ ਹੋਣ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕੋਈ ਵੀ ਬਿਨਾਂ ਈਮੇਲ ਖੋਜੇ ਫਾਲੋਅੱਪ ਕਰ ਸਕੇ।
ਉੱਚ-ਰਿਸਕ, ਮਹਿੰਗੇ ਆਈਟਮ ਉਸ ਵੇਲੇ ਤੱਕ ਰੋਕੋ ਜਦੋਂ ਭੁਗਤਾਨ ਪੁਸ਼ਟੀ ਹੋ ਜਾਏ। ਉਦਾਹਰਨ ਵੱਜੋਂ, ਤੁਸੀਂ ਸਾਈਟ 'ਤੇ ਲੋਗੋ ਨੂੰ ਸਾਇਨਡ ਏਗਰੀਮੈਂਟ ਦੇ ਬਾਅਦ ਪਬਲਿਸ਼ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਪਰ ਪ੍ਰਿੰਟਿੰਗ ਲਈ ਸਾਈਨেজ ਭੁਗਤਾਨ ਮਾਰਕ 'Paid' ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹੀ ਛਪਵਾਓ।
ਹਰ sponsor ਲਈ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਲਈ ਇੱਕ ਮਾਲਕ ਨਿਯukat ਕਰੋ, ਭਾਵੇਂ ਹੋਰ ਲੋਕ ਹਲਚਲ ਵਿੱਚ ਹੋਣ। ਬਿਨਾਂ ਨਾਂ ਵਾਲੇ ਮਹਿਲੇ 'ਤੇ ਫਾਲੋਅੱਪ ਅਤੇ APPROVAL ਦੇ ਰੁਕ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਸੋਚਦਾ ਹੈ ਕਿ ਹੋਰ ਕੋਈ ਸੰਭਾਲ ਰਿਹਾ ਹੈ।
ਪ੍ਰਿੰਟ ਅਤੇ ਪਬਲਿਸ਼ ਕਟਆਫ਼ ਤਾਰੀਖ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਕੋਈ ਛੋਟਾ ਬਦਲਾਅ ਮੰਨੋ। ਪ੍ਰਿੰਟ ਦਿਨ ਤੋਂ ਥੋੜ੍ਹਾ ਪਹਿਲਾਂ, ਅਣਪੈਡ ਇਨਵਾਇਸ, ਗੁੰਮ / ਅਣਅਪ੍ਰੂਵਡ ਲੋਗੋ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਐਸਾ ਬਹਿਸਯੋਗ ਫਾਇਦਾ ਜੋ ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਡਿਊ ਡੇਟ ਨਾ ਰੱਖਦਾ ਹੋਵੇ—ਇਹ ਸਭ ਚੇਕ ਕਰੋ।
ਜਦੋਂ ਕਈ ਲੋਕ ਇਸਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋਣ, ਤੁਸੀਂ ਪਰਮੀਸ਼ਨਾਂ, ਰੀਮਾਇੰਡਰ ਅਤੇ ਅਪਲੋਡ/ਐਪ੍ਰੂਵਲ ਖਾਤਰ ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਤਰੀਕਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਏਸ ਸਮੇਂ ਇੱਕ ਹਲਕਾ ਇੰਟਰਨਲ ਟੂਲ (ਜਿਵੇਂ Koder.ai) ਤੁਹਾਡੇ ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਦੋਹਰਾਏ ਜਾ ਸਕਦੇ ਫੀਲਡਾਂ ਤੇ ਬੇਹਤਰ ਕੰਟਰੋਲ ਦੇਵੇਗਾ।
