ਇੱਕ 'ਸ਼ਿਕਾਇਤ-ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਨ' ਲੌਗ ਵਰਤੋ — ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ, ਮਾਲਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ, ਸੁਧਾਰਾਂ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਧਾਰਨ ਕਦਮਾਂ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਫੀਲਡਾਂ ਨਾਲ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਸਮੱਸਿਆ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ ਠੀਕ ਰਹੀ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਇਕ ਸਧਾਰਣ ਕਾਰਨ ਕਰਕੇ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ: ਕੋਈ ਵੀ ਇਹ ਨਹੀਂ ਦੱਸ ਸਕਦਾ ਕਿ ਆਖਰੀ ਵਾਰੀ ਇਹ ਸੱਚਮੁੱਚ ਠੀਕ ਹੋਈ ਸੀ ਜਾਂ ਨਹੀਂ।
ਇੱਕ ਗਾਹਕ ਸਮੱਸਿਆ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਦੇਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਪੈਚ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਫਿਰ ਟੀਮ ਅੱਗੇ ਵੱਧ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਬਾਅਦ ਇਕੋ ਹੀ ਸਮੱਸਿਆ ਫਿਰ ਦਿਖਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਰੂਟ ਕਾਰਨ ਦੀ ਜਾਂਚ ਨਹੀਂ ਹੋਈ, ਬਦਲਾਅ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਗਈ, ਜਾਂ ਪਹਿਲੀ ਰਿਪੋਰਟ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਗੁੰਮ ਹੋ ਗਏ।
ਹੋਰ ਇੱਕ ਆਮ ਪੈਟਰਨ ਇਨਬਾਕਸ ਡ੍ਰਿਫਟ ਹੈ। ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਈਮੇਲ, ਚੈਟ ਧਾਗਿਆਂ, ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ਾਟ ਜਾਂ ਸਪੋਰਟ ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਅਸਲ ਕੰਮ ਕਿਤੇ ਹੋਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜਦ ਰਿਪੋਰਟ ਅਤੇ ਫਿਕਸ ਵੱਖਰੇ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਜੋ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ, ਕਿਸਨੇ ਓਨਰਸ਼ਿਪ ਲਈ ਯਮ ਹੋਰਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ “ਮੁਕੰਮਲ” ਦਾ ਕੀ ਅਰਥ ਹੈ — ਇਹ ਭੁੱਲਣਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ complaint-to-fix ਲੌਗ ਇਕ ਸਧਾਰਣ ਰਿਕਾਰਡ ਹੈ ਜੋ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਅਤੇ ਉਸ ਦੇ ਫਾਲੋ-ਥਰੂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਹੀ ਥਾਂ ਤੇ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਹੋਇਆ, ਕੀ ਫੈਸਲਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਕੌਣ ਇਸਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰੇਗਾ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਫਿਕਸ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਵੇਰੀਫਾਈ ਕਰੋਗੇ। ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਲਈ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਯਾਦ ਰੱਖਣ ਵਾਲਾ ਸਿਸਟਮ ਸਮਝੋ, ਤਾਂ ਕਿ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਮੈਸੇਜ ਧਾਗੇ ਖਤਮ ਹੋਣ ਕਾਰਨ ਗਾਇਬ ਨਾ ਹੋ ਜਾਣ।
ਇਹ ਜ਼ਿਆਦਾ لوگوں ਦੀ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਸਪੋਰਟ ਟੀਮਾਂ ਜੋ ਸਪਸ਼ਟ ਅੱਪਡੇਟ ਚਾਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਓਪਸ ਅਤੇ ਮੇਨਟੇਨੈਂਸ ਵਾਲੇ ਜੋ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਨ, ਛੋਟੀ ਪ੍ਰੋਡਕਟ ਟੀਮਾਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਕੋਲ ਬਹੁਤ ਸਾਰਾ ਕੰਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਕੱਲੇ ਫਾਊੰਡਰ ਜੋ ਸਪੋਰਟ ਅਤੇ ਡਿਵੈਲਪਮੈਂਟ ਦੋਹਾਂ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ Koder.ai ਵਰਗੇ ਚੈਟ-ਅਧਾਰਤ ਬਿਲਡਰ ਨਾਲ ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਵਰਜਨਾਂ ਦਰਮਿਆਨ ਕੀ ਬਦਲਿਆ ਉਸਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰਨ ਦਾ ਰਹਤਾਬੇ ਸੰਸਾਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਸਿਰਫ਼ ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਹੀ ਨਹੀਂ।
ਦੁਹਰਾਉਣ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੇਸ਼ਗੋਈਯੋਗ ਖਾਮੀਆਂ ਤੋਂ ਆਉਂਦੇ ਹਨ। ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦਰਜ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਪਰ ਕਦੇ ਕਿਸੇ ਨਿਰਧਾਰਤ ਮਾਲਕ ਨੂੰ ਨ੍ਹਈ ਦਿੱਤੀ ਜਾਂਦੀ। ਇੱਕ ਫਿਕਸ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਪਰ ਮੁਢਲੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੂੰ ਮੁੜ-ਟੈਸਟ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ। ਫਿਕਸ ਧੁੰਦਲਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ (“ਸੈਟਿੰਗਸ ਅਪਡੇਟ ਕੀਤੀਆਂ”) ਤਾਂ ਕਿ ਕੌਣ ਵੀ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਦੁਹਰਾ ਸਕੇ। ਇਸੇ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਨਾਮਾਂ ਨਾਲ ਰਿਪੋਰਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਪੈਟਰਨ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਜਾਂ “ਮੁਕੰਮਲ” ਚੁੱਪਚਾਪ “ਅਸੀਂ ਇਸ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕਰਨਾ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿੱਤਾ” ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਨਾ ਕਿ “ਇਹ ਹੋਣਾ ਬੰਦ ਹੋ ਗਿਆ। ”
ਹدف ਸਧਾਰਣ ਹੈ: ਘੱਟ ਦੁਹਰਾਉ, ਤੇਜ਼ ਜਵਾਬ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਫਾਲੋ-ਥਰੂ। ਜਦ ਹਰ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦਾ ਇੱਕ ਦਰਸ਼ਨੀ ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਇੱਕ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤਾ ਨਤੀਜਾ ਹੋਵੇ, ਤੁਸੀਂ ਲੂਪ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਇਕੋ ਸਮੱਸਿਆ ਲਈ ਦੋ ਵਾਰ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨਾ ਰੋਕ ਦਿੰਦੇ ਹੋ।
ਇੱਕ complaint-to-fix ਲੌਗ ਉਹ ਰਿਕਾਰਡ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ “ਕੁੱਝ ਗਲਤ ਹੋ ਗਿਆ” ਤੋਂ “ਅਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਠੀਕ ਕੀਤਾ ਅਤੇ ਇਹ ਠੀਕ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਇਹ ਸਾਬਤ ਕੀਤਾ” ਤੱਕ ਲੈ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ਼ ਇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਰੱਖਣਗੇ ਜੋ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਲਈ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਇਹ ਉਹ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਘੱਟੋ-ਘੱਟ, ਇਸਨੂੰ ਪੰਜ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਕਾਫੀ ਵੇਰਵਾ ਚਾਹੀਦਾ:
ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਇੱਕ ਸਪਰੇਡਸ਼ੀਟ, ਸਾਂਝਾ ਡੌਕ, ਇੱਕ ਵਾਈਟਬੋਰਡ ਫੋਟੋ, ਜਾਂ ਬੇਸਿਕ ਐਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਟੂਲ ਨਾਲ ਘੱਟ ਹੈ, ਲਗਾਤਾਰਤਾ ਜ਼ਿਆਦਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੈ।
ਇਹਨਾਂ ਫੀਲਡਾਂ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਨਾ ਕਰੋ:
ਵਿਕਲਪਿਕ ਫੀਲਡ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਬਿਨਾਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਕੰਮ ਜੋੜੇ: ਪ੍ਰਾਇਓਰਿਟੀ, ਸ਼੍ਰੇਣੀ, ਅਤੇ ਸਰਲ “ਦੁਬਾਰਾ?” (ਹਾਂ/ਨਹੀਂ)।
ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਉਹ ਰਿਪੋਰਟ ਕੀਤੀ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ ਸਧਾਰਨ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ: “Invoices ਵਿਚ ਗਲਤ ਟੋਟਲ ਦਿਖ ਰਹੀ ਹੈ” ਜਾਂ “ਜਦੋਂ ਮੈਂ Save ਤੇ ਟੈਪ ਕਰਦਾ ਹਾਂ ਤਾਂ ਐਪ crash ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।” ਇਹ ਗੁੰਝਲਦਾਰ, ਭਾਵਨਾਤਮਕ ਅਤੇ ਅਪੂਰਨ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਟਾਸਕ ਤੁਹਾਡੀ ਅੰਦਰੂਨੀ ਕਾਰਵਾਈ ਹੈ: “ਚੈਕਆਊਟ ਵਿੱਚ ਛੂਟ ਬਾਅਦ ਟੈਕਸ ਦੁਬਾਰਾ ਗਣਨਾ ਕਰੋ” ਜਾਂ “Save ਹੈਂਡਲਰ ਵਿੱਚ null value ਠੀਕ ਕਰੋ।” ਇਕ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਕਈ ਟਾਸਕ ਬਣਾਉ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਕੁਝ ਟਾਸਕ ਰੋਕਥਾਮ ਲਈ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਨਾ ਕਿ ਕਿਸੇ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਕਰਕੇ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਸਬ ਮਿਲਾ ਦੇਵੋਗੇ, ਤਾਂ ਲੌਗ ਪੜ੍ਹਨ ਵਿੱਚ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ। ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੂੰ ਸਿਰਲੇਖ ਵਜੋਂ ਰੱਖੋ। ਟਾਸਕ ਨੂੰ Fix ਨੋਟਸ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ (ਜਾਂ ਇੱਕ ਵੱਖਰੇ ਟਾਸਕ ਟੂਲ ਵਿੱਚ)।
“Done” ਦਾ ਮਤਲਬ ਨਹੀਂ “ਕਿਸੇ ਨੇ ਦੇਖਿਆ” ਜਾਂ “ਅਸੀਂ ਬਦਲਾਅ ship ਕੀਤਾ”। Done ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਠੀਕ ਕੀਤਾ ਅਤੇ ਵੇਰੀਫਾਈ ਕੀਤਾ ਗਿਆ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਗਾਹਕ duplicate ਚਾਰਜ ਦੀ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਫਿਕਸ ਇਹ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ “payment button ਤੇ double-submit ਰੋਕੋ।” ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ “ਤਿੰਨ ਟੈਸਟ ਭੁਗਤਾਨ ਚਲਾਓ, ਹਰ ਵਾਰੀ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਚਾਰਜ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਅਤੇ 48 ਘੰਟਿਆਂ ਲਈ ਭੁਗਤਾਨ ਲੌਗ ਰਿਵਿਊ ਕਰੋ।” ਇਹ ਚੈਕ ਮੁਕੰਮਲ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹੀ ਆਈਟਮ ਨੂੰ done date ਮਿਲਦੀ ਹੈ।
ਇੱਕ complaint-to-fix ਲੌਗ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੇ ਇਹ ਭਰਨਾ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸਕੈਨ ਕਰਨ ਲਈ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ। ਮਕਸਦ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨਾ ਨਹੀਂ ਹੈ; ਇਹ ਸਪਸ਼ਟ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ, ਕੰਮ ਸੌਂਪਣ ਅਤੇ ਸਮੱਸਿਆ ਮੁਕੰਮਲ ਹੋਣ ਦੀ ਸਾਬਤੀ ਕਰਨ ਲਈ ਕਾਫੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਹਰ ਐਂਟਰੀ ਨੂੰ ਬੇਝਾ ਅਤੇ searchable ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਫੀਲਡ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ:
ਅਗਲੇ, ਮਾਲਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਰੁਕ ਨਾ ਜਾਏ: assignee, due date, ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ status (ਨਵਾਂ, ਚੱਲ ਰਿਹਾ, ਅਵਰੋਧਿਤ, ਜਾਂਚ ਲਈ ਤਿਆਰ, ਮੁਕੰਮਲ), ਅਤੇ next action (ਇਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ, ਕਿਰਿਆ ਕਾਰਵਾਈ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ)। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ਼ ਇਕ ਹੋਰ ਫੀਲਡ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹ next action ਹੀ ਹੋਵੇ। ਇਹ ਕਿਸੇ ਵੀ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਦੱਸ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਕੰਮ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਦਰਜ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਬਦਲਿਆ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿਵੇਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਕਿ ਇਹ ਕੰਮ ਕੀਤਾ:
ਉਦਾਹਰਨ: “ID 2026-014, ਸਰੋਤ: support chat, ਪ੍ਰਭਾਵ: ਕੁਝ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਲਈ checkout fail, ਸ਼੍ਰੇਣੀ: bug, ਪ੍ਰਾਇਓਰਿਟੀ: high. Assignee: Maya, due Friday, status: in progress, next action: iPhone ਤੇ reproduce ਕਰੋ. Root cause: payment token ਬਹੁਤ ਜਲਦੀ expire ਹੋ ਰਿਹਾ ਸੀ. Fix: token lifetime ਵਧਾਈ ਅਤੇ retry ਜੋੜਿਆ. Checked: 10 ਸਫਲ test checkouts. Confirmed by: support lead. Follow-up: ਅਗਲਾ ਸੋਮਵਾਰ।”
ਵਿਕਲਪਿਕ ਫੀਲਡ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਉਹ तभी ਜੋੜੋ ਜਦ ਤੁਸੀਂ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਵਰਤਦੇ ਹੋ: ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ਾਟ, ਲਾਗਤ/ਲੱਗੇ ਸਮੇਂ, ਟੈਗ, ਸਬੰਧਤ ਸ਼ਿਕਾਇਤ IDs, ਜਾਂ “customer notified” ਚੈਕਬਾਕਸ. ਜੇ ਲੋਕ ਫਾਰਮ ਭਰਨ ਦੇ ਬوج਼੍ਹ ਕਾਰਨ ਫੀਲਡ ਛੱਡ ਦੇਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਲੌਗ ਆਹਿਸ্তਾ ਨਾਲ ਦਮਨੂੰ ਕਰੇਗਾ।
ਲੌਗ ਸਿਰਫ਼ ਤਦ ਹੀ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਸਪਸ਼ਟ ਹੋਵੇ। ਵਰਗੀਕਰਨ ਇਕ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਕੁਝ ਸਪਸ਼ਟ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸੌਂਪ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਮੁਕੰਮਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
3-4 ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਮਹੀਨਿਆਂ ਤੱਕ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਵਰਗ ਰੱਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਹਫ਼ਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਦੇ ਰਹੋਗੇ, ਤਾਂ ਟਰੈਂਡ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਣਗੇ।
ਬਿਲਿੰਗ ਵਿੱਚ ਗਲਤ ਚਾਰਜ, ਰੀਫੰਡ ਦੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਮਿਸਮੈਚ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਪ੍ਰੋਡਕਟ ਵਿੱਚ ਫੀਚਰ ਨਾ ਕੰਮ ਕਰਨਾ, ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਵਿਹਾਰ, ਅਤੇ ਬੱਗ ਰਿਪੋਰਟ ਆਉਂਦੇ ਹਨ। ਡਿਲਿਵਰੀ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ, ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਆਈਟਮ, ਗਲਤ ਪਤੇ ਆਦਿ ਆਉਂਦੇ ਹਨ। ਸੇਵਾ ਵਿੱਚ ਰੁਖ਼ਸਾਰਾ ਵਰਤਾਰਾ, ਸਭੰਧੀ ਜਾਂ ਬੇਵਕੂਫ਼ੀ ਵਾਲਾ ਜਵਾਬ ਆਉਂਦਾ ਹੈ।
ਜੇ ਇਕ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦੋ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਵਿੱਚ ਫਿੱਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਸ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਨੂੰ ਚੁਣੋ ਜੋ ਫਿਕਸ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਲਵੇਗੀ। ਉਦਾਹਰਨ: “ਮੈਂ ਦੋ ਵਾਰੀ ਚਾਰਜ ਹੋਇਆ ਕਿਉਂਕਿ checkout ਟੁੱਟ ਗਿਆ” ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ Product ਅੰਦਰ ਆਏਗਾ (ਬਿਲਿੰਗ ਦੀ ਗਲਤੀ ਇੱਕ ਲੱਛਣ ਹੈ)।
Priority ਗਾਹਕ ਦੀ ਗੁੱਸੇ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ; ਇਹ ਇਸ ਗੱਲ ਤੇ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਨੁਕਸਾਨ ਟਾਲਣ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿੰਨੀ ਤੇਜ਼ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।
ਪ੍ਰਾਇਓਰਿਟੀ ਦੇ ਨਜ਼ਦੀਕ ਇੱਕ ਨੋਟ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ: impact. ਜਦ ਜ਼ਿਆਦਾ ਹੋ ਸਕੇ ਤਾਂ ਇਹ ਸੰਖਿਆਤਮਕ ਰੱਖੋ: “ਅੱਜ 12 ਯੂਜ਼ਰ”, “ਮੋਬਾਈਲ ਚੈਕਆਊਟ ਤੇ ਹਰ ਵਾਰ”, “ਇੱਕ ਗਾਹਕ, ਇੱਕ ਵਾਰੀ।” ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਕ ਉੱਚ ਆਵਾਜ਼ ਵਾਲੀ ਇੱਕ-ਬਾਰ ਦੀ ਘਟਨਾ 'ਤੇ ਅਤਿਕ੍ਰਿਆ ਕਰਨ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਅਤੇ ਇੱਕ ਚੁੱਪ ਸਮੱਸਿਆ ਜੋ ਬਹੁਤ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਦੀ, ਉਸਨੂੰ ਘੱਟ ਅਹਿਮ ਸਮਝਣ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦਾ।
ਕੁਝ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਆਮ ਕਤਾਰ ਤੋਂ ਛੱਡ ਕੇ ਉਸੇ ਦਿਨ ਸीनਿਅਰ ਮਾਲਕ ਕੋਲ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜਦ ਅੱਗੇ ਦਿੱਤੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਵੇਖੋ ਤਾਂ ਐਸਕਲੇਟ ਕਰੋ:
ਥੋੜੀਆਂ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ, ਸਪਸ਼ਟ ਪ੍ਰਾਇਓਰਿਟੀ, ਅਤੇ ਛੋਟੀ ਇਮਪੈਕਟ ਨੋਟ ਨਾਲ, ਤੁਹਾਡਾ complaint-to-fix ਲੌਗ ਇਕ ਰਿਕਾਰਡ ਤੋਂ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਜਾਵੇਗਾ।
ਜਦ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਪ੍ਰਾਜੈਕਟ ਵਾਂਗ ਬਰਤੋਂਗੇ ਜਿਸਦਾ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਕ, ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਨਤੀਜਾ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਖਤਮ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਸਰਹੱਦ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਉਹ ਮੁੜ ਨਹੀਂ ਆਵੇਗੀ। complaint-to-fix ਲੌਗ ਇਸ ਰੁਟीन ਨੂੰ ਆਮ ਬਣਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੂੰ ਸ਼ਬਦ-ਬ-ਸ਼ਬਦ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ। ਇਸਨੂੰ “ਸਾਫ” ਨਾ ਕਰੋ ਜਾਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ ਤੁਰੰਤ ਤਬਦੀਲ ਨਾ ਕਰੋ। ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵਰਤਣ ਲਈ ਸਿਰਫ਼ ਥੋੜਾ ਸੰਦਰਭ ਜੋੜੋ: ਤਾਰੀਖ, ਚੈਨਲ (ਈਮੇਲ, ਕਾਲ, ਇਨ-ਐਪ), ਗਾਹਕ ਦਾ ਨਾਮ ਜਾਂ ਅਕਾਊਂਟ, ਅਤੇ ਕਿੱਥੇ ਸਮੱਸਿਆ ਵਾਪਰੀ (ਪ੍ਰੋਡਕਟ ਖੇਤਰ, ਸਥਾਨ, ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ)।
ਅਗਲਾ, ਗਾਹਕ ਵੱਲੋਂ ਚਾਹਿਆ ਗਿਆ ਨਤੀਜਾ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ। ਇਹ ਅਕਸਰ ਲੱਛਣ ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। “ਤੁਹਾਡਾ checkout ਟੁੱਟਿਆ” ਦਾ ਮਤਲਬ ਅਸਲ ਵਿੱਚ “ਮੈਨੂੰ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਕਾਰਡ ਨਾਲ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ” ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਚਾਹਿਆ ਗਿਆ ਨਤੀਜਾ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ।
24 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ, ਇਕ ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਇੱਕ due date ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਕਈ ਲੋਕ ਮਦਦ ਕਰਨ। ਜੇ ਮਾਲਕ ਇਸ ਵੇਲੇ ਕਾਰਵਾਈ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ, ਤਾਂ ਠੀਕ ਹੈ, ਪਰ ਲੌਗ ਨੂੰ ਇਹ ਦਿਖਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਕਿਸਨੇ ਚਲਾਇਆ।
ਹੁਣ ਫਿਕਸ ਟਾਸਕ ਨੂੰ ਇਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ, ਨਾਲ ਹੀ ਉਮੀਦ ਕੀਤੀ ਨਤੀਜੇ ਨੂੰ ਵੀ ਦੱਸੋ। ਇਸਨੂੰ ਟੈਸਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਰੱਖੋ। “ਲੌਗਿਨ ਸੁਧਾਰੋ” ਧੁੰਦਲਾ ਹੈ। “Gmail ਪਤੇ ਲਈ password reset email ਨਾ ਭੇਜਣਾ ਠੀਕ ਕਰੋ” ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਹੈ, ਅਤੇ ਉਮੀਦ ਕੀਤੀ ਨਤੀਜਾ ਵੇਰੀਫਾਈ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਕੁਝ ਸਥਿਤੀ ਬਦਲਾਅਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਸਥਿਤੀ ਪਰਿਵਰਤਨ ਸੈੱਟ ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਲੌਗ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਹੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹੇ:
ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਫਿਕਸ ਨੂੰ ਵੇਰੀਫਾਈ ਕਰੋ ਅਤੇ ਪਰੂਫ਼ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਪਰੂਫ਼ ਸਧਾਰਣ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਮੌਜੂਦ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਗਾਹਕ ਨੇ ਕਿਹਾ “PDF invoice ਖਾਲੀ ਆ ਰਿਹਾ ਹੈ”, ਤਾਂ ਪਰੂਫ਼ ਇੱਕ ਸੇਵ ਕੀਤੀ ਨਮੂਨਾ invoice ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜੋ ਫਿਕਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਨਰੇਟ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੋਵੇ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ਾਟ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਆਉਟਪੁੱਟ ਠੀਕ ਹੈ।
ਮਿਨੀ-ਉਦਾਹਰਨ: ਇੱਕ ਗਾਹਕ ਲਿਖਦਾ ਹੈ, “ਤੁਹਾਡੀ ਐਪ Export ਤੇ ਟੈਪ ਕਰਨ ਤੇ crash ਹੁੰਦੀ ਹੈ।” ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਟੈਕਸਟ ਕਾਪੀ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਉਹ “ਇੱਕ CSV ਫਾਈਲ ਮੈਨੂੰ ਈਮੇਲ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਸੀ” ਚਾਹੁੰਦਾ ਸੀ, ਇਸਨੂੰ Sam ਨੂੰ ਅਗਲੇ ਦਿਨ ਲਈ ਅਸਾਈਨ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਟਾਸਕ ਨੂੰ “Orders ਸਕਰੀਨ ਤੇ Export ਬਟਨ ਤੇ crash ਠੀਕ ਕਰੋ” ਵਜੋਂ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ, ਸਥਿਤੀਆਂ ਰਾਹੀਂ ਲੇ ਜਾਓ, ਫਿਰ ਇੱਕ ਟੈਸਟ ਆਰਡਰ export ਕਰਕੇ ਫਾਈਲ ਸੇਵ ਕਰੋ ਅਤੇ ਪਰੂਫ਼ ਵਜੋਂ ਰੱਖੋ। ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹੀ ਆਈਟਮ ਨੂੰ Done ਦਿਓ।
ਲੌਗ ਤਦ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦ ਹਰ ਆਈਟਮ ਦਾ ਇੱਕ ਇਕੱਲਾ ਜਵਾਬਦੇਹ ਮਾਲਕ ਹੋਵੇ। ਉਹ ਵਿਅਕਤੀ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਵਧਾਉਣ ਦਾ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਹੋਰ ਲੋਕ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹੋਣ। ਇਕ ਨਾਂ ਦੇ ਬਿਨਾਂ, ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਲਟਕੀ ਰਹੇਗੀ, ਚੱਕਰ ਖਾਏਗੀ, ਫਿਰ ਅਗਲੇ ਮਹੀਨੇ ਦੁਬਾਰਾ ਆਵੇਗੀ।
ਨਿਯਮ ਸਧਾਰਣ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਲੋਕ ਆਪਣੀ ਅਮਲ ਵਿੱਚ ਲਿਆਉਣ। ਇਕ ਚੰਗਾ complaint-to-fix ਲੌਗ ਮੁੱਖ ਤੌਰ ਤੇ ڪجهه ਆਦਤਾਂ ਹਨ ਜੋ ਹਰ ਹਫ਼ਤੇ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਲੌਗ ਦੇ ਉਪਰ ਇਹ ਨਿਯਮ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਪੱਕੇ ਰਹੋ:
ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਸਮੀਖਿਆ ਵਿਚਾਰ-ਚਰਚਾ ਵਾਲੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ; ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ: ਮਾਲਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ, ਬਲਾਕਰ ਹਟਾਓ, ਅਤੇ “done” ਦਾ ਅਰਥ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਮੀਖਿਆ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਖਤਮ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਲੌਗ ਬਹੁਤ ਵੱਡਾ ਹੈ ਜਾਂ ਆਈਟਮ ਬਹੁਤ ਧੁੰਦਲੇ ਹਨ।
“Blocked” ਨੂੰ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਧਿਆਨ ਦੇਓ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਉਹ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਮੁੱਦੇ ਮਰਨੇ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। “Blocked” ਨੂੰ ਅਸਤਾਈ ਹਾਲਤ ਸਮਝੋ, ਨਾ ਕਿ ਪਾਰਕਿੰਗ ਲੌਟ। ਇੱਕ blocked ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕ next action ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ “IT ਤੋਂ ਐਕਸੈਸ ਮੰਗੋ” ਜਾਂ “ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ਾਟ ਮੰਗੋ” ਹੋਵੇ।
ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਹਿੰਗੀ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਦੋ ਤਾਰੀਖਾਂ ਟਰੈਕ ਕਰੋ: ਜਦ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦਰਜ ਹੋਈ ( ਜਾਂ acknowledge ਕੀਤੀ) ਅਤੇ ਜਦ ਬੰਦ ਕੀਤੀ। time-to-first-response ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਲੋਕ ਸੁਣੇ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦੇ ਹਨ। time-to-done ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਟੀਮ ਕਿਸ ਕਰ ਕੇ ਮੁਕੰਮਲ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਬੰਦ ਕਰਨਾ ਸਪਸ਼ਟ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਪੈਟਰਨ ਇਹ ਹੈ: ਜਿਸਨੇ ਠੀਕ ਕੀਤਾ ਉਹ ਆਈਟਮ “ਜਾਂਚ ਲਈ ਤਿਆਰ” ਮਾਰਕ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ ਜਾਂ ਕੰਮ ਦੇ ਬਾਹਰ ਕੋਈ ਵਿਅਕਤੀ (support, QA, ops) ਇਹ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਮੁਸਲਾ ਗਾਇਬ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ।
ਇੱਕ complaint ਲੌਗ ਕੇਵਲ ਤਦ ਹੀ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋਵੇਗਾ ਜਦ ਇਹ ਅਸਲ ਬਦਲਾਅ ਨੂੰ ਜਨਮ ਦੇਵੇ। ਕਈ ਟੀਮ ਇਕ ਲੌਗ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਫਿਰ ਆਹਿਸਤہ-ਆਹਿਸਤہ ਇਸਤੇ 믿 ਨਾ ਕਰਨ ਲੱਗਦੀਆਂ ਕਿਉਂਕਿ ਐਂਟਰੀਆਂ ਹਕੀਕਤ ਨਾਲ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਖਾਂਦੀਆਂ, ਜਾਂ ਕੋਈ ਪੈਟਰਨ ਵੇਖ ਨਹੀਂ ਸਕਦਾ।
ਇੱਕ ਆਮ ਨਿਰਾਸ਼ਾ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਬੰਦ ਕਰ ਦੇਣਾ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਨਤੀਜੇ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕੀਤੇ “done” ਮਾਰਕ ਕਰੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇਸਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਨਜ਼ਰੋਂ ਹਟਾ ਰਹੇ ਹੋ। ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਸਧਾਰਣ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ: ਸਮੱਸਿਆ ਮੁੜ ਉਤਪਾਦਨ ਕਰੋ, ਫਿਕਸ ਲਗਾਓ, ਫਿਰ ਫਿਰ ਟੈਸਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਜਦ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾ ਰਿਪੋਰਟਰ ਨਾਲ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਹੋਰ ਸਮੱਸਿਆ ਧੁੰਦਲੇ ਨੋਟਸ ਹਨ। “ਦੇਖਿਆ” ਜਾਂ “ਸੈਟਿੰਗਸ ਅਪਡੇਟ ਕੀਤੀਆਂ” ਦੱਸਦਾ ਨਹੀਂ ਕਿ ਅਗਲਾ ਵਿਅਕਤੀ ਕੀ ਕਰੇ, ਕੀ ਬਦਲਿਆ, ਜਾਂ ਇਸ ਨੂੰ ਮੁੜ ਕਿਵੇਂ ਰੋਕਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ complaint-to-fix ਲੌਗ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਕਹਾਣੀ ਵਰਗਾ ਪੜ੍ਹਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਿਸਦਾ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਅੰਤ ਹੋਵੇ।
ਇਹ ਗਲਤੀਆਂ ਮੁੜ ਮੁੜ ਦਿਖਾਈਆਂ ਦਿੰਦੀ ਹਨ:
ਰੂਟ ਕਾਰਨ ਹੀ ਦੁਹਰਾਉਆਂ ਦਾ ਜਨਮਸਥਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਲੌਗ ਸਿਰਫ਼ “ਕੀ ਦੁਖਾਇਆ” ਕੈਪਚਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਨਾ ਕਿ “ਕਿਉਂ ਇਹ ਹੋਇਆ”, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕੋ ਹੀ ਖਰਚ ਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਭਰਦੇ ਰਹੋਗੇ। ਇਕ ਸਧਾਰਨ ਲੇਬਲ ਵੀ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ “ਟ੍ਰੇਨਿੰਗ ਗੈਪ”, “ਚੈੱਕ ਗੁੰਮ”, “ਸਪਲਾਇਰ ਮੁੱਦਾ”, ਜਾਂ “ਸੌਫਟਵੇਅਰ ਬੱਗ।”
ਇਸਦੇ ਨਾਲ ਇਹ ਵੀ ਦਰਜ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਬਦਲਿਆ ਸੀ, ਨਾ ਕਿ ਕੇਵਲ ਇਹ ਕਿ ਕੁਝ ਬਦਲਿਆ। ਪੂਰਾ ਟਿਕਾਣਾ, ਪਾਰਟ, ਸਕ੍ਰਿਪਟ, ਜਾਂ ਹੁਕਮ ਜੋ ਅਪਡੇਟ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਅਤੇ ਪਿਛਲੀ ਹਾਲਤ ਕੀ ਸੀ ਇਹ ਲਿਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸੌਫਟਵੇਅਰ ਬਣਾਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਦਾ ਵਿਹਾਰ ਨੋਟ ਕਰੋ। Koder.ai ਵਰਗੇ ਟੂਲ ਫਿਕਸ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਲੌਗ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਨੋਟਸ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਸਮਝ ਆ ਸਕੇ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਇੱਕ ਗਾਹਕ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ “reports ਕਈ ਵਾਰੀ ਗਲਤ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।” ਜੇ ਐਂਟਰੀ ਸਿਰਫ਼ “fixed” ਤੇ ਖ਼ਤਮ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਤਾਂ ਅਗਲੇ ਵਾਰੀ ਕਿਸ ਨੂੰ ਟੈਸਟ ਕਰਨਾ ਹੈ ਇਹ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ਜਾਣੇਗਾ। ਇੱਕ ਵਰਤੋਂਯੋਗ ਬੰਦ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਐਂਟਰੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ: “ਕਾਰਨ: timezone conversion ਨੇ local browser time ਵਰਤੀ। Fix: database ਵਿੱਚ UTC ਸਟੋਰ ਕਰੋ, ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਤੇ convert ਕਰੋ। Verified: ਉਹੀ report finance export ਨਾਲ ਮੈਚ ਕਰਦੀ ਹੈ ਤਿੰਨ ਤਰੀਖਾਂ ਲਈ। Customer ਨਾਲ ਸੋਮਵਾਰ ਨੂੰ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ।”
ਇੱਕ complaint ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਸਿਰਫ਼ ਤਦ ਹੀ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦ ਇਹ ਅਗਲਾ ਹਫ਼ਤਾ ਵਿੱਚ ਬਦਲਾਅ ਲਿਆਉਂਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਤੇਜ਼ ਜਾਂਚ ਨੂੰ ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਰ (10 ਮਿੰਟ ਕਾਫੀ) ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਕਿ ਵੇਖੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ complaint-to-fix ਲੌਗ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਦੁਹਰਾਉਣ ਨੂੰ ਰੋਕ ਰਿਹਾ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ।
ਜੇ ਇਨ੍ਹਾਂ विचੋਂ ਕੋਈ ਵੀ “ਨਹੀਂ” ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਸਕੱਘ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਕਸ ਕੇ ਬੰਨ੍ਹਣਾ ਹੈ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਹਫ਼ਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਹਰ ਖੁੱਲ੍ਹੀ ਲਾਈਨ ਦਾ ਇੱਕ ਮਾਲਕ, ਇਕ due date ਅਤੇ ਇੱਕ next action ਹੈ। ਇਹ ਹੀ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ ਖਾਮੋਸ਼ੀ ਨਾਲ ਰੁਕ ਜਾਣ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਸਮੀਖਿਆ ਉਹ ਚੀਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਇੱਕ ਲੌਗ ਨੂੰ ਪ੍ਰਗਤੀ ਵਿੱਚ ਬਦਲਦੀ ਹੈ। ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ: ਨਵੀਆਂ ਆਈਟਮਾਂ, ਇਸ ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਕਿੱਤੇ ਹੋਏ ਆਈਟਮ ਅਤੇ ਉਹ ਜਿਹੜੇ ਬਹੁਤ ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਤਰੀਕ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇਕ ਵਿਅਕਤੀ ਹੋਸਟ ਕਰੋ (ਅਕਸਰ ops lead, office manager, ਜਾਂ product owner)। ਉਹ ਹਰ ਗੱਲ ਸੁਲਝਾਉਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਨਹੀਂ ਰੱਖਦਾ। ਉਹਦਾ ਕੰਮ ਦੋ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਣਾ ਹੈ: “ਇਸਦਾ ਮਾਲਕ ਕੌਣ ਹੈ?” ਅਤੇ “ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਕੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਦ ਤੱਕ?”
ਉਦਾਹਰਨ: ਮੰਗਲਵਾਰ ਨੂੰ ਇੱਕ ਗਾਹਕ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ “invoice PDF ਖਾਲੀ ਆ ਰਿਹਾ ਹੈ।” ਜੇ ਇਹ ਲੌਗ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਪਰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ, ਤਾਂ ਇਹ ਮੁੜ ਆਵੇਗਾ। ਜੇ ਇਹ Alex ਨੂੰ ਅਸਾਈਨ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਅਤੇ due date Friday ਹੈ, ਤਾਂ next action ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ “account type B ‘ਤੇ reproduce ਕਰੋ।” ਜਦ ਫਿਕਸ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਕੋਈ ਹੋਰ ਵਿਅਕਤੀ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰਕੇ PDF ਦੁਬਾਰਾ ਚੈੱਕ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਚੈੱਕ ਦੀ ਤਾਰੀਖ/ਵਰਜਨ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਇਕੋ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਅਗਲੇ ਮਹੀਨੇ ਫਿਰ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਤੁਰੰਤ ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਕੀ ਇਹ ਨਵਾਂ ਕਾਰਨ ਹੈ ਜਾਂ ਅਸਲੀ ਫਿਕਸ ਫੇਲ ਹੋ ਗਿਆ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ Koder.ai ਵਰਗਾ ਟੂਲ ਵਰਤ ਰਹੇ ਹੋ ਤਾਂ ਵੀ ਇਹ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਫਾਰਮੈਟ ਘੱਟ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਹੈ; ਆਦਤ — ਅਸਾਈਨ ਕਰਨਾ, ਵੇਰੀਫਾਈ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਿੱਖਿਆ ਉਸਨੂੰ ਲਿਖਣਾ — ਜ਼ਿਆਦਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੈ।
ਇੱਕ ਅਸਲੀ ਉਦਾਹਰਨ complaint-to-fix ਲੌਗ ਨੂੰ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਰਵਾਈ ਵਾਂਗ ਨਹੀਂ, ਪਰ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਆ ਜਾਲ ਵਾਂਗ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਵਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਮੰਗਲਵਾਰ ਸੁਬਹ, Maya (Pro ਯੋਜਨਾ ਉੱਤੇ) ਸਪੋਰਟ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕਰਦੀ ਹੈ: “ਮੈਨੂੰ January ਲਈ ਦੋ ਵਾਰੀ ਚਾਰਜ ਕੀਤਾ ਗਿਆ। 2 ਮਿੰਟਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਇਕੋ ਜਿਹੇ ਚਾਰਜਾਂ ਮੇਰੇ ਕਾਰਡ ‘ਤੇ ਆਏ।” ਸਪੋਰਟ ਚੈੱਕ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਦੋ ਸਫਲ payment records ਇੱਕੋ ਹੀ invoice ਨੰਬਰ ਨਾਲ ਵੇਖਦਾ ਹੈ।
ਟੀਮ ਉਸ ਦਿਨ ਲੌਗ ਵਿੱਚ ਜੇਹੜਾ ਛੋਟਾ ਪਰ ਪੂਰਾ ਨੋਟ ਲਿਖਦੀ ਹੈ ਉਹ ਇਹ ਹੈ (ਛੋਟਾ, ਪਰ ਪੂਰਾ):
ID: 2026-01-21-014
Date received: 2026-01-21 09:12
Channel: Email
Customer: Maya R. (Pro)
Complaint: Charged twice for the same invoice (INV-10482)
Impact: Customer overcharged $29; trust risk; support time
Priority: P1 (money issue)
Owner: Sam (Billing)
Due date: 2026-01-22
Status: In progress
Notes: Two successful charges within 2 minutes after “retry” button used
Sam ਕਾਰਨ ਲੱਭਦਾ ਹੈ: ਜਦ payment ਗਾਹਕ ਦੇ ਸਕ੍ਰੀਨ ਤੇ timeout ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ “Retry payment” ਕੰਮ ਫਿਰ ਦਬਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਪਹਿਲਾ ਚਾਰਜ ਅਜੇ ਅਧੂਰਾ ਹੋਣ ਵੇਲੇ ਹੀ ਦੂਜਾ ਚਾਰਜ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। payment provider ਦੋਹਾਂ ਨੂੰ accept ਕਰ ਲੈਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ request ਵਿੱਚ idempotency key ਸ਼ਾਮਲ ਨਹੀਂ ਹੈ।
ਫਿਕਸ ਸਧਾਰਣ ਹੈ: ਐਪ ਹੁਣ ਹਰ invoice payment ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਲਈ ਇੱਕ unique idempotency key ਭੇਜਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ UI ਪਹਿਲੇ ਕਲਿੱਕ ਤੋਂ 30 ਸਕਿੰਟ ਲਈ retry ਬਟਨ ਨੂੰ disable ਕਰ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।
ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਵੀ ਲਿਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। Sam sandbox ਵਿੱਚ ਟੈਸਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਦੋ ਤੇਜ਼ ਕਲਿੱਕਾਂ ਨਾਲ ਇਕ ਚਾਰਜ ਅਤੇ ਇਕ “already processed” response ਆਉਂਦੀ ਹੈ। ਇਕ ਦੂਜਾ ਵਿਅਕਤੀ (Rita) deployment ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਟੈਸਟ ਦੁਹਰਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਫਿਰ follow-up ਲੂਪ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। Support reply ਕਰਦਾ ਹੈ: “ਤੁਸੀਂ ਸਹੀ ਹੋ — ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੋ ਵਾਰੀ ਚਾਰਜ ਕੀਤਾ। ਅਸੀਂ duplicate charge ($29) ਰੀਫ਼ੰਡ ਕੀਤਾ ਅਤੇ safeguard ਜੋੜ ਦਿੱਤਾ ਤਾਂ ਕਿ ਦੁਹਰਾਏ ਕਲਿੱਕ ਦੂਜਾ ਚਾਰਜ ਨਾ ਬਣਾ ਸਕਣ। ਤੁਸੀਂ ਰੀਫੰਡ 3-5 ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਦੇਖੋਗੇ।” Maya ਅਗਲੇ ਦਿਨ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਆਖਿਰਕਾਰ, ਟੀਮ ਦੁਹਰਾਏ ਜਾਣ ਤੋਂ ਰੋਕਣ ਲਈ ਇਕ ਐਲਰਟ ਜੋੜਦੀ ਹੈ: ਜੇ ਸਿਸਟਮ ਕਦੇ ਵੀ ਇੱਕੋ invoice ਲਈ 10 ਮਿੰਟ ਦੇ ਅੰਦਰ ਦੋ ਸਫਲ ਚਾਰਜ ਵੇਖਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਆਪਣੇ ਆਪ ਇੱਕ P1 ਲੌਗ ਐਂਟ੍ਰੀ ਖੋਲ੍ਹਦੀ ਹੈ ਅਤੇ billing ਨੂੰ ਪਿੰਗ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਸਿਰਫ਼ ਰੀਫੰਡ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਅਤੇ ਐਲਰਟ ਲਾਈਵ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹੀ status ਨੂੰ Done ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਆਪਣੇ complaint-to-fix ਲੌਗ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਛੋਟਾ ਵਰਜਨ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੋਵੇ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਟੈਂਪਲੇਟ ਚੁਣੋ, ਇਸਨੂੰ ਦੋ ਹਫ਼ਤੇ ਲਈ ਚਲਾਓ, ਅਤੇ ਫਿਰ ਹੀ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਜੋੜਣਾ ਹੈ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਜਲਦੀ ਹੋ ਕੇ ਵਾਧੂ ਫੀਲਡ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰ ਲੈਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਫਿਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਭਰਨਾ ਛੱਡ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਥਾਂ ਚੁਣੋ ਜਿੱਥੇ ਲੌਗ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇ (ਸਾਂਝਾ ਡੌਕ ਜਾਂ ਸਪਰੇਡਸ਼ੀਟ ਠੀਕ ਹੈ) ਅਤੇ ਉਸਨੂੰ ਪੱਕਾ ਰੱਖੋ। ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਤੁਸੀਂ ਕਹੋਗੇ “ਇਹ ਵੀ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਹੈ” ਜਾਂ “ਇਹ ਕਿਸੇ ਦੇ ਨੋਟਸ ਵਿੱਚ ਵੀ ਹੈ,” ਤੁਸੀਂ ਲੌਗ ‘ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਗੁਆ ਦੇਵੋਗੇ।
ਇੱਕ ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਸਮੀਖਿਆ ਸਮਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਸਨੂੰ ਬਚਾਓ। ਇਸਨੂੰ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ: ਰੁਕੀ ਹੋਈਆਂ ਆਈਟਮਾਂ, “fixed ਪਰ verified ਨਹੀਂ” ਆਈਟਮਾਂ, ਅਤੇ ਮੁੜ-ਦਿਹਰਾਉਣ ਵਾਲੇ ਪੈਟਰਨਾਂ ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ।
ਅਗਲੇ ਮਹੀਨੇ ਲਈ ਇਕ ਯਥਾਰਥ هدف:
ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਦਰਦ ਦੇ ਪ੍ਰਤੀਕ੍ਰਿਆ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਕੋਈ ਸਾਈਡ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨਹੀਂ। ਜਦ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਤੋਂ ਛੋਟਾ ਇੰਟਰਨਲ ਐਪ ਤਬਦੀਲ ਕਰਨ ਦਾ ਸਮਾਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਖੁੱਝ ਫਰਕ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ — ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਜਦ ਤੁਸੀਂ ਮਾਲਕਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ, ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਤਿਹਾਸ ਗੁਆ ਰਹੇ ਹੋ।
ਇਸ ਨੂੰ ਅਪਗ੍ਰੇਡ ਕਰਨ ਦਾ ਸਮਾਂ ਹੈ ਜਦ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਹਲਕਾ complaint-to-fix ਟਰੈਕਰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ Koder.ai (koder.ai) ਤੁਹਾਨੂੰ ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਇਕ ਸਧਾਰਣ ਵੈੱਬ ਐਪ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਜਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿਕਸਤ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਉਸਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਹੀ ਫੀਲਡਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਕੇਵਲ ਉਹੀ ਗਿਣਤੀ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਾਬਤ ਕਰ ਚੁੱਕੇ ਹੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹੋ ਜੋੜੋ।
ਬਾਰ ਹੇਠਾਂ ਰੱਖੋ। ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਿਸਟਮ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਲੋਕ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਵਰਤਦੇ ਹਨ: capture, assign, verify, ਅਤੇ ਪਰੂਫ਼ ਲਿਖੋ।
ਜਦੋਂ ਇਕੋ ਸਮੱਸਿਆ ਇੱਕ ਵਾਰ ਤੋਂ ਵੱਧ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਸਪਸ਼ਟ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਕਿ ਸੁਧਾਰ ਦਾ ਮਾਲਕ ਕੌਣ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹ ਕਿਵੇਂ ਵੇਰੀਫਾਈ ਹੋਏਗਾ, ਤਾਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਈਮੇਲ ਜਾਂ ਚੈਟ ਵਿੱਚ ਵਿਵਰਣ ਖੋ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਧਾਰਣ ਲੌਗ ਤੋਂ ਫਾਇਦਾ ਹੋਵੇਗਾ।
ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਨੂੰ ਰਿਪੋਰਟਰ ਦੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ ਹੀ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਓਹਨਾ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜੋ ਮੁੜਉਤਪਾਦਨ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹਨ — ਜਿਵੇਂ ਤਾਰੀਖ, ਚੈਨਲ, ਖਾਤਾ ਅਤੇ ਜਿੱਥੇ ਸਮੱਸਿਆ ਵਾਪਰੀ। ਮੁੜ-ਲਿਖਣ ਜਾਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟਾਸਕ ਵਾਂਗ ਬਦਲਣਾ ਜਲਦੀ ਨਾ ਕਰੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਸ ਨਾਲ ਗਾਹਕ ਦੇ ਅਸਲ ਅਨੁਭਵ ਦਾ ਨੁਕਸਾਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਉਹ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ ਜੋ ਰਿਪੋਰਟ ਕੀਤੀ ਗਈ — ਉਦਾਹਰਨ ਵਜੋਂ “Export ਤੇ tap ਕਰਨ ਤੇ ਐਪ crash ਹੁੰਦੀ ਹੈ।” ਟਾਸਕ ਅੰਦਰੂਨੀ ਕਾਰਵਾਈ ਹੈ — “Save handler ਵਿਚ null value ਠੀਕ ਕਰੋ।” ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਸਿਰਲੇਖ ਵਜੋਂ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਕੰਮ ਨੂੰ Fix ਨੋਟਸ ਵਿੱਚ ਜਾਂ ਵੱਖਰੇ ਟਾਸਕ ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ, ਤਾਂ ਕਿ ਕੀ ਬੰਦ ਕੀਤਾ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹੈ ਇਹ ਸਪਸ਼ਟ ਰਹੇ।
ਸਭ ਤੋਂ ਘੱਟ ਜਰੂਰੀ ਫੀਲਡ ਜੋ ਬੇਕਾਰ ਕੰਮ ਬਣਨ ਤੋਂ ਰੋਕਦੇ ਹਨ: ਸ਼ਿਕਾਇਤ, ਮਾਲਕ (owner), ਫਿਕਸ, ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ, ਅਤੇ.done date. ਇੱਕ ਹੋਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਫੀਲਡ ਜੋ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ਉਹ “next action” ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਰੁਕੀ ਹੋਈ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਤਰੱਕੀ ਦੀ ਤੇਜ਼ੀ ਅਤੇ ਨੁਕਸਾਨ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਤਰਜੀਹ ਰੱਖੋ, ਨਾ ਕਿ ਕਿਸੇ ਦੇ ਗੁੱਸੇ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ। ਸੰਖਿਆਤਮਕ ਨੋਟ ਜਿਵੇਂ “ਅੱਜ 12 ਯੂਜ਼ਰ” ਜਾਂ “ਮੋਬਾਈਲ ਚੈਕਆਊਟ ਤੇ ਹਰ ਵਾਰ” ਲਗਾਓ, ਤਾਂ ਕਿ ਇੱਕ ਇਕੱਲੀ ਉੱਚ ਆਵਾਜ਼ ਵਾਲੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ 'ਤੇ ਓਵਰਰੀਐਕਟ ਨਾ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ।
“Done” ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ fixed ਅਤੇ verified — ਸਿਰਫ਼ ਕਾਨੂੰਨੀ ਤੌਰ ਤੇ ਚੇਕ ਕਰਨ ਜਾਂ ਚੇਂਜ ਦੇ ਪਰਚੇ ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਨਾਲ ਨਹੀਂ। ਸਭ ਤੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਭਿਆਸ ਏਹ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਨਿਸਚਿਤ ਜਾਂਚ ਹੋਏ — ਜਿਵੇਂ ਮੁੜ ਉਤਪਾਦਨ ਟੈਸਟ, ਸਹੀ ਆਉਟਪੁੱਟ ਦੀ ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ਾਟ, ਜਾਂ ਸਪੋਰਟ/ਰਿਪੋਰਟਰ ਤੋਂ ਸਪਸ਼ਟੀਕਰਨ।
ਹਰ ਆਈਟਮ ਤੇ ਇਕ ਇਕੱਲਾ ਜਵਾਬਦੇਹ ਮਾਲਕ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੋ, ਭਾਵੇਂ ਹੋਰ ਕਈ ਲੋਕ ਮਦਦ ਕਰਨ। ਮਾਲਕ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਵਧਾਉਣਾ, ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਅਪਡੇਟ ਰੱਖਣਾ, ਅਤੇ ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਤੱਕ ਲੈ ਜਾਣਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਕਿ ਆਈਟਮ ਘੁੰਮ ਕੇ ਫਿਰ ਨਾ ਆਵੇ।
“Blocked” ਨੂੰ ਅਸਥਾਈ ਹਾਲਤ ਵਜੋਂ ਲਵੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਕਾਰਨ ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਲਿਖਿਆ ਹੋਵੇ। ਜੇ ਇਕ ਐਂਟਰੀ ਇਹ ਨਾਂ ਦੱਸ ਸਕੇ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਚੀਜ਼ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਕੌਣ ਕਰੇਗਾ, ਤਾਂ ਇਹ ਅਸਲ ਵਿੱਚ Blocked ਨਹੀਂ — ਸਿਰਫ਼ ਬੇਮਾਲਕ ਹੈ।
ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਸਮੀਖਿਆ ਛੋਟੀ ਅਤੇ ਲੂਪ ਬੰਦ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ: ਨਵੀਆਂ ਆਈਟਮਾਂ, ਮੁਕਦਮੇ ਜੋ ਅਗਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਹੋ ਚੁੱਕਾ ਹੈ। ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਮਨੋਰਥ ਮਾਲਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਤੈਅ ਕਰਨਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ — ਨੀਤੀ ਚਰਚਾ ਨਹੀਂ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟਰੈਕਰ ਐਪ ਬਣਾ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਸੇ ਫੀਲਡਾਂ ਅਤੇ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਤੋਂ ਲਾਗੂ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਵਰਤਦੇ ਹੋ, ਫਿਰ ਸਿਰਫ਼ ਓਹੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਜੋ ਸਮਾਂ ਬਚਾਏ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। Koder.ai (koder.ai) ਇਕ ਸਧਾਰਣ ਵੈੱਬ ਐਪ ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਛੋਟੀ-ਛੋਟੀ ਸਵਾਲਬੱਦੀ ਤੇ ਤੇਜ਼ Iteration ਕਰਨ ਲਈ ਇਹ пайдੇਮੰਦ ਹੈ।