ਇੱਕ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਭੇਜਣ ਵਾਲਾ ਸੈੱਟ ਕਰੋ ਜੋ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਨਾਮ ਇਕੱਠਾ ਕਰੇ, ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਜਨਰੇਟ ਕਰੇ, ਅਤੇ ਸੈਸ਼ਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਟੈਮਪਲੇਟ, ਚੈੱਕ ਅਤੇ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਭੇਜੇ।
ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਈਮੇਲ ਆਸਾਨ ਲੱਗਦੀਆਂ ਹਨ ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਹੀ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ। ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਮਗਰੋਂ ਤੁਸੀਂ ਥੱਕੇ ਹੋਏ ਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਇਨਬਾਕਸ ਭਰਿਆ ਹੋਇਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਅਗਲੀ ਗੱਲ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਉਹ ਕਾਪੀ-ਪੇਸਟ, ਫਾਇਲਾਂ ਦਾ ਨਾਮ ਬਦਲਣਾ ਅਤੇ ਗੁੰਮ ਨਾਂ ਵੇਖਣਾ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਛੋਟੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਲੰਬੇ-ਚੌੜੇ ਮੈਸੇਜਾਂ ਵਲ ਵਧ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਮੈਨੁਅਲ ਭੇਜਣ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੂਰਨ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਟੁੱਟਦਾ ਹੈ। ਨਾਮ ਸਾਇਨਅਪ ਫਾਰਮਾਂ ਅਤੇ ਹਾਜ਼ਰੀ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ 'ਚ ਮਿਲਦੇ-ਨਹੀਂ। ਫਾਇਲਾਂ ਗਲਤ ਲੇਬਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ (ਗਲਤ ਵਿਅਕਤੀ, ਗਲਤ ਤਾਰੀਖ, ਗਲਤ ਕੋਰਸ). ਲੋਕ ਛੱਡੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਸੂਚੀ ਕਈ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ। “ਮੈਨੂੰ ਮਿਲਿਆ ਨਹੀਂ” ਜਾਂ “ਮੇਰਾ ਨਾਮ ਗਲਤ ਹੈ” ਜਿਹੇ ਰਿਪਲਾਈ ਆਉਂਦੇ ਹਨ। ਅਤੇ ਭੇਜਣ ਵਿਚ ਘੰਟਿਆਂ ਲੱਗਣ ਕਾਰਨ, ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਦਿਨਾਂ ਬਾਅਦ ਪਹੁੰਚਦੇ ਹਨ।
ਵੱਡਾ ਬਦਲਾਅ ਸਾਦਾ ਹੈ: ਨਾਮ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਹਾਜ਼ਰੀ ਵਾਲੇ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਉਸੇ ਸਰੋਤ ਨੂੰ ਹਰ ਜਗ੍ਹਾ ਦੁਹਰਾਓ। ਤੁਸੀਂ ਦੁਬਾਰਾ ਟਾਈਪ ਕਰਨਾ ਛੱਡ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਮੂਲ ਸੱਚ ਦੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਰਜ਼ਨ ਬਣਾਉਣ ਦੋ ਬੰਦ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਘਟਣਯੋਗ ਗਲਤੀਆਂ ਠੀਕ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਘੱਟ ਸਮਾਂ ਲਗਾਉਂਦੇ ਹੋ।
“ਸੈਸ਼ਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਭੇਜਣਾ” ਨੂੰ ਅਕਸਰ ਗਲਤ ਸਮਝਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਨਹੀਂ ਕਿ ਈਮੇਲ ਘੰਟੇ ਦੀ ਸਟਾਈਮ 'ਤੇ ਹੀ ਤੁਰੰਤ ਭੇਜੇ ਜਾਣਗੇ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਟੈਮਪਲੇਟ ਤੋਂ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਜਨਰੇਟ ਹੋ ਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਹਾਜ਼ਰੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ (ਜਾਂ ਨਿਯਤ ਸਮੇਂ) ਮਗਰੋਂ ਉਹ ਭੇਜੇ ਜਾਣਗੇ, ਬਿਨਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਹੱਥੋਂ-ਹੱਥ ਫਾਇਲ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਦੇ।
ਇਹ ਵਰਕਫਲੋ ਹਰ ਉਸ ਆਦਮੀ ਲਈ ਮਦਦਗਾਰ ਹੈ ਜੋ ਨਿਯਮਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੈਸ਼ਨ ਚਲਾਂਦਾ ਹੈ: ਸੁਤੰਤਰ ਟ੍ਰੇਨਰ, HR ਅਤੇ L&D ਟੀਮਾਂ, ਕਮਿਊਨਿਟੀ ਆਯੋਜਕ, webinar ਚਲਾਉਣ ਵਾਲੇ ਅਤੇ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀਆਂ।
ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਉਦਾਹਰਨ: ਤੁਸੀਂ 30 ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਦਾ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਚਲਾ ਰਹੇ ਹੋ ਅਤੇ ਦੋ ਲੋਕਾਂ ਨੇ ਨਾਂ ਦੀ ਸਹੀ ਵਰਤੋਂ ਮੰਗੀ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ 30 PDFs ਮੈਨੁਅਲੀ ਤੱਯਾਰ ਕੀਤੀਆਂ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਮੁੜ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਦੁਬਾਰਾ ਭੇਜਣਗੇ। ਪਰ ਜੇ ਨਾਮ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਸੰਗ੍ਰਹਿਤ ਹੈ ਅਤੇ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਤੋਂ ਜਨਰੇਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਸੋਧ ਕਰੋ ਅਤੇ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਰੀਸੈਂਡ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਭੇਜਣ ਵਾਲਾ ਆਸਾਨ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਉਹੀ ਦਿਨ ਚਲਾਉਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ। ਮੁਸ਼ਕਲ ਗੱਲ PDF ਨਹੀਂ ਹੈ—ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੈ ਨਾਮ ਸਹੀ ਰੱਖਣਾ, ਸਹੀ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜਣਾ, ਅਤੇ ਇਹ ਦਿਖਾ ਸਕਣਾ ਕਿ ਕੀ ਹੋਇਆ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਕਹੇ “ਮੈਨੂੰ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਮਿਲਿਆ।”
ਇਕ ਪੂਰਨ ਅਤੇ ਲਗਾਤਾਰ ਅਟੈਂਡੀ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਚਾਹੀਦਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਕੰਪਨੀ, ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਦਾ ਸਿਰਲੇਖ ਅਤੇ ਸੈਸ਼ਨ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਵੀ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਪਰ ਸਿਰਫ਼ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋਗੇ। ਇੱਕ ਮੂਲ-ਸੂਤਰ ਸੂਚੀ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਉਸ ਨੂੰ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ, ਫਾਰਮਾਂ ਅਤੇ ਚੈਟ ਧਾਗਿਆਂ 'ਚ ਨਕਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚੋ।
ਅਗਲਾ ਟੁਕੜਾ ਹੈ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਟੈਮਪਲੇਟ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੇ ਬ੍ਰਾਂਡਿੰਗ, ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਨਾਮ ਲਾਈਨ (ਵੱਡਾ ਫੌਂਟ, ਉੱਚ ਕੰਟ੍ਰਾਸਟ), ਅਤੇ ਇੱਕ ਦੱਸਵੀਂ ਸਿਗਨੇਚਰ ਖੇਤਰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜੋ ਐਕਸਪੋਰਟ ਹੋਣ 'ਤੇ ਪਿਕਸਲੇਟ ਨਹੀਂ ਦਿਖੇ। ਕਈ ਟੀਮਾਂ ਇੱਕ ਯੂਨੀਕ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ID ਵੀ ਜੋੜਦੀਆਂ ਹਨ ਤਾਂ ਕਿ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਉਹੀ ਵਰਜਨ ਮੁੜ ਜਾਰੀ ਕਰ ਸਕਣ।
ਕਿਸੇ ਵੀ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਿਯਮ ਲਿਖੋ। ਕੌਣ ਯੋਗ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ? ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, “ਸਿਰਫ ਚੈਕ-ਇਨ ਕੀਤੇ ਹਾਜ਼ਰ” ਵਿਰੁੱਧ “ਜੋ ਰਜਿਸਟਰ ਹੋਏ ਉਹ ਸਭ”, ਅਤੇ “ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਖਤਮ ਹੋਣ ਤੋਂ 30 ਮਿੰਟ ਬਾਅਦ ਭੇਜੋ।” ਸਾਫ ਨਿਯਮ ਅਪਸਮਾਨੀ ਫਾਲੋਅਪ ਨੂੰ ਰੋਕਦੇ ਹਨ।
ਈਮੇਲ ਸੈਟਅੱਪ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ ਜ਼ਿਆਦਾ ਹੋਂਦੀ ਹੈ ਜਿੰਨੀ ਲੋਕ ਸੋਚਦੇ ਹਨ। ਉਹ “from” ਨਾਮ ਵਰਤੋ ਜੋ ਆਯੋਜਕ ਜਾਂ ਬ੍ਰਾਂਡ ਨਾਲ ਮਿਲਦਾ ਹੋਵੇ, ਇੱਕ ਅਸਲ reply-to ਇਨਬਾਕਸ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰੋ, ਇੱਕ ਸਬਜੈਕਟ ਲਾਈਨ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਖੋਜੀ ਜਾ ਸਕੇ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਥਿਰ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਨਾਮ (ਉਦਾਹਰਨ: Certificate - Full Name.pdf)।
ਆਖਿਰਕਾਰ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਭੇਜਣ ਦਾ ਸਬੂਤ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਕ ਵਧੀਆ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਭੇਜਣ ਵਾਲਾ ਲਾਗ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਅਸਥਾਈ ਫੇਲਯੁਰਾਂ ਨੂੰ ਮੁੜ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਬਾਉਂਸ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਗਲਤ ईਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਠੀਕ ਕਰ ਸਕੋ।
ਜਦੋਂ ਵਰਕਫਲੋ ਨਿਰਾਸਪਦ ਅਤੇ ਪੂਰਵਾਨੁਮਾਨਯੋਗ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਭੇਜਣ ਵਾਲਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਸੈਸ਼ਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ 15 ਮਿੰਟ ਬਿਤਾਓ ਅਤੇ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ "ਹੋ ਗਿਆ" ਵੇਲੇ ਕਿਵੇਂ ਦਿਖੇਗਾ—ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਖਰੀ ਪਲ ਦੇ ਨਾਮ ਸੋਧ, ਗੁੰਮ ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਅਜੀਬ ਫੋਲੋਅਪ ਤੋਂ ਬਚ ਸਕੋ।
ਸਭ ਤੋਂ ਛੋਟਾ ਅਟੈਂਡੀ ਡੇਟਾ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਚਮੁਚ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਉਹ ਚੁਣੋ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਇਹ ਸਿਰਫ ਪੂਰਾ ਨਾਮ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ 'ਤੇ ਆਉਣਾ ਹੈ) ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਵਾਧੂ ਫੀਲਡ ਸਿਰਫ਼ ਉਸ ਵੇਲੇ ਜੋੜੋ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਵਰਤੋਂਗੇ।
ਇੱਕ ਪੰਨੇ 'ਤੇ ਕੁਝ ਫੈਸਲੇ ਲਿਖੋ: ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਇਕੱਠਾ ਕਰੋਗੇ, ਲੋਕ ਕਿਵੇਂ ਸੂਚੀ 'ਚ ਆਉਣਗے (ਪ्री-ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ, ਚੈੱਕ-ਇਨ ਸਕੈਨ, ਜਾਂ CSV ਅਪਲੋਡ), ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਭੇਜੋਗੇ (PDF, ਇਮੇਜ, ਜਾਂ ਦੋਹਾਂ), ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਕਦੋਂ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਲਿਖਿਆ ਹੋਵੇ।
ਆਪਣੀ ਹਕੀਕਤ ਨਾਲ ਮਿਲਦਾ ਭੇਜਣ ਦਾ ਨਿਯਮ ਚੁਣੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਅਕਸਰ ਦੇਰ ਨਾਲ ਦੌੜਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਹਾਜ਼ਰੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਮੈਨੁਅਲ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਚੁਣੋ। ਜੇ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਸੰਰਚਿਤ ਅਤੇ ਹਾਜ਼ਰੀ ਸਾਫ਼ ਹੈ, ਤਾਂ ਨਿਯਤ ਖਤਮ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਭੇਜਣ ਕਾਰਗਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਹੁਣ ਈਮੇਲ ਦਾ ਕਾਪੀ ਡਰਾਫਟ ਕਰੋ, ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਸ਼ਾਂਤ ਹੋ। ਇਸਨੂੰ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ, ਦੱਸੋ ਕਿ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਕੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਹਾਇਤਾ ਦਾ ਰਾਹ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ — “ਇਸ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਰਿਪਲਾਈ ਕਰੋ ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਨਾਮ ਸੋਧਣਾ ਹੋਵੇ” ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਫੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਸਭ ਤੋਂ ਤੇਜ਼ ਤਰੀਕਾ ਜੋ ਇੱਕ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਭੇਜਣ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਤੋੜ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਉਹ ਹੈ ਗੰਦੇ ਨਾਮ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨਾਮ ਤਿੰਨ ਥਾਵਾਂ 'ਚ ਇਕੱਠੇ ਕਰਦੇ ਹੋ (ਟਿਕਟ ਟੂਲ, ਚੈਟ, ਕਾਗਜ਼ ਸਾਈਨ-ਇਨ), ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਟਾਈਪੋ ਠੀਕ ਕਰਨ 'ਚ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਲਾ ਦਿਓਗੇ ਨਾਂ ਕਿ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਭੇਜਣ ਵਿਚ।
ਸਧਾਰਣ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਅਿਮਪੋਰਟ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਇਹ ਨਿਰਸ ਹੋਵੇ: ਹਰ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਇੱਕ ਰੋ, ਹਰ ਫੀਲਡ ਲਈ ਇੱਕ ਕਾਲਮ। ਇੱਕ ਬੁਨਿਆਦੀ ਫਾਇਲ ਅਚਛੀ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਐਪ ਨਾਲ ਜੁੜੋ।
ਜੋ ਕਾਲਮ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕੇਸ ਕਵਰ ਕਰਦੇ ਹਨ ਉਹ ਹਨ ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਪੂਰਾ ਨਾਮ। ਵਿਕਲਪੀਕ ਫੀਲਡ 'ਚ ਸੰਸਥਾ ਜਾਂ ਭੂਮਿਕਾ, ਕੋਹੋਰਟ ਜਾਂ ਸੈਸ਼ਨ ਨਾਂ, ਅਤੇ ਇੱਕ completion status ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਉਸਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਵਰਤਦੇ ਹੋ।
ਸੈਸ਼ਨ ਦੌਰਾਨ, ਇੱਕ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਕਦਮ ਜੋ ਉਹੀ ਸੂਚੀ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੇ—ਨਵੀਂ ਸੂਚੀ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਬਜਾਏ। ਉਦਾਹਰਨ ਵਜੋਂ, ਇੱਕ QR ਕੋਡ ਦਿਖਾਓ ਜੋ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਫਾਰਮ ਖੋਲ੍ਹੇ, ਜਾਂ ਅਟੈਂਡੀਜ਼ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਾਂਝੇ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਫਾਰਮ 'ਚ ਆਪਣਾ ਨਾਮ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਲਈ ਕਹੋ। ਮਕਸਦ ਨਾਮ ਫਿਰ ਤੋਂ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨਾ ਨਹੀਂ, ਬਲਕਿ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਅਤੇ ਹਾਜ਼ਰੀ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲਗਾਉਣਾ ਹੈ।
ਨਾਂ ਦੀਆਂ ਸੋਧਾਂ ਸਧਾਰਣ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਉਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਯੋਜਨਾ ਰੱਖੋ। ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਨਿਯਮ ਇਹ ਹੈ: ਈਮੇਲ ਯੂਨੀਕ ID ਹੈ, ਅਤੇ ਨਾਂ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਨਾਲ ਡੁਪਲਿਕੇਟਾਂ ਤੋਂ ਬਚਾਅ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਨੇ ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ “Chris P.” ਲਿਖਿਆ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ “Christopher Park”।
ਕੁਝ ਆਸਾਨ ਰੋਕ-ਨਿਯਮ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਰੱਖਦੇ ਹਨ: ਜੇ ਈਮੇਲ ਪਹਿਲਾਂ ਮੌਜੂਦ ਹੈ ਤਾਂ ਨਵੀਂ ਰੋ ਨਾ ਬਣਾਓ; ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਲਈ 알ੱਗ “certificate name” ਫੀਲਡ ਰੱਖੋ (ਮਿਡਲ ਇਨੀਸ਼ੀਅਲ, ਐਕਸੈਂਟ ਆਦਿ); ਕੋਈ edge case ਲਈ ਇੱਕ ਨੋਟ ਫੀਲਡ ਰੱਖੋ (“ਪਸੰਦ ਕਰਦਾ ਹੈ Alex” ਆਦਿ); ਅਤੇ ਸੈਸ਼ਨ ਖਤਮ ਹੋਣ 'ਤੇ ਫਾਈਨਲ ਲਿਸਟ ਨੂੰ ਫ੍ਰੀਜ਼ ਕਰੋ।
ਵਧੀਆ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਟੈਮਪਲੇਟ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਨਿਰਸ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: ਸਕ੍ਰੀਨ 'ਤੇ ਪੜ੍ਹਨ ਲਈ ਆਸਾਨ, ਪ੍ਰਿੰਟ 'ਤੇ ਵਾਜਬ, ਅਤੇ ਹਰ ਅਟੈਂਡੀ ਲਈ ਐਕਸਚੈਂਜ ਕਰਨ ਯੋਗ। ਇੱਕ ਹੀ ਲੇਆਉਟ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਉਸਤੇ ਟਿਕੇ ਰਹੋ।
ਪਲੇਸਹੋਲਡਰ ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਵੇਰੀ ਡੇਟਾ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਭਰੋ ਅਤੇ ਹਰ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਇੱਕੋ ਫਾਇਲ ਵਰਤੋਂ। ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਿੱਸੇ ਹਨ {Full Name}, {Workshop Title}, ਅਤੇ {Date}. ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟ੍ਰੇਨਰ ਨਾਂ ਜਾਂ ਸੰਸਥਾ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਓਹਨਾ ਨੂੰ ਨਾਮ ਨਾਲ ਮੁਕਾਬਲਾ ਨਾ ਕਰਨ ਦੇ ਲਈ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ।
ਟਾਈਪੋਗ੍ਰਾਫੀ ਫੈਂਸੀ ਗ੍ਰਾਫਿਕਸ ਨਾਲੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਮਾਮੂਲੀ ਹੈ। ਨਾਮ ਲਈ ਇੱਕ ਸਾਫ ਫੌਂਟ ਚੁਣੋ (ਵੱਡਾ) ਅਤੇ ਬਾਕੀ ਲਈ ਇੱਕ ਹੋਰ (ਛੋਟਾ)। ਜਿਹੜੇ ਪਤਲੇ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੇਖਣ 'ਚ ਸੁੰਦਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਪਰ PDFs ਜਾਂ ਦਫ਼ਤਰੀ ਪ੍ਰਿੰਟਰਾਂ 'ਤੇ ਧੁੰਦਲੇ ਲੱਗਦੇ ਹਨ ਉਹਨਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਖੁੱਲੀ ਖਾਲੀ ਜਗ੍ਹਾ ਛੱਡੋ ਅਤੇ ਉੱਚ ਕੰਟ੍ਰਾਸਟ ਰੱਖੋ (ਹਲਕੇ ਬੈਕਗ੍ਰਾਊਂਡ 'ਤੇ ਡਾਰਕ ਟੈਕਸਟ)।
ਪਛਾਣ ਲਈ ਇੱਕ ਯੂਨੀਕ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ID ਜੋੜੋ। ਇਸਨੂੰ ਨਿਰੀਖਣਯੋਗ ਜਗ੍ਹਾ ਤੇ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਨੀਵ-ਸੱਜੇ ਨੂੰ ਰੱਖੋ, ਨਾਲ ਹੀ ਇਕ ਇਸ਼ੂ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਵੀ। ਇੱਕ ਛੋਟਾ, ਮਨੁੱਖੀ-ਮਿਤਰ ID ਜਿਵੇਂ WS-2026-01-0217 ਵਰਗਾ ਸਹਾਇਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਕਹੇ “ਮੈਂ ਆਪਣਾ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਗੁਆ ਲਿਆ” ਜਾਂ ਮੈਨੇਜਰ ਵੈਰੀਫਾਈ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਲਾਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਾਮ ਦੀ ਲੰਬਾਈ ਲਈ ਪ੍ਰੀਵਿਊ ਕਰੋ। ਜੋ template “Ana Li” ਲਈ ਠੀਕ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਉਹ “Maximilian van der Westhuizen” ਲਈ ਟੁੱਟ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਤਿੰਨ ਕੇਸ ਟੈਸਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਚੁਣੋ: ਨਾਮ ਦਾ ਫੌਂਟ ਥੋੜ੍ਹਾ ਘਟਾਓ, ਦੂਜੀ ਲਾਈਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿਓ, ਜਾਂ ਮਿਡਲ ਨਾਂ ਛੋਟਾ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗਤਾ ਜਾਂਚ ਕਰੋ: ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਬਲੈਕ-ਅਤੇ-ਵਾਈਟ ਪ੍ਰਿੰਟਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਬਾਹਮ ਦੀ ਲੰਬਾਈ ਤੋਂ ਪੜ੍ਹੋ; ਮੋਬਾਈਲ 'ਤੇ ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ ਨਾਮ ਤੁਰੰਤ ਦਿੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਨਹੀਂ; ਆਮ PDF viewer ਵਿੱਚ ਮਾਰਜਿਨ ਕੱਟੇ ਨਹੀਂ ਜਾ ਰਹੇ; ID ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਹੈ; ਅਤੇ ਪਲੇਸਹੋਲਡਰ ਲੰਬੇ ਡੇਟਾ 'ਚ overlap ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ।
ਇਸਦੇ ਨਾਲ ਇਹ ਵੀ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਫਾਇਲਾਂ ਕਿੱਥੇ ਰਹਿਣਗੀਆਂ ਅਤੇ ਕਿੰਨੀ ਦੇਰ ਲਈ। ਕਈ ਟੀਮਾਂ ਜਨਰੇਟ ਕੀਤੀਆਂ PDFs 30-90 ਦਿਨਾਂ ਲਈ ਰੱਖਦੀਆਂ ਹਨ, ਫਿਰ ਸਿਰਫ ID ਲਾਗ (ਨਾਂ, ਈਮੇਲ, ਜਾਰੀ ਤਾਰੀਖ) ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਨ ਤਾ ਕਿ ਦੁਬਾਰਾ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ।
ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਭੇਜਣ ਵਾਲਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਸੈਸ਼ਨ ਨੂੰ ਇੱਕ ਕੱਟ-ਅਫ ਫ਼ੈਂਸ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਮੰਨਦੇ ਹੋ। ਸੈਸ਼ਨ ਖਤਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਤੁਸੀਂ ਨਾਮ ਫਾਈਨਲ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਭੇਜੋ।
ਫਾਈਨਲ ਅਟੈਂਡੀ ਲਿਸਟ ਨੂੰ ਲੌਕ ਕਰੋ। ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਖਤਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਐਡਿਟ ਰੋਕ ਦਿਓ ਸੋ ਅਖੀਰਲੇ-ਪਲ ਦੇ "ਇੱਕ ਹੋਰ ਵਿਅਕਤੀ ਜੋੜੋ" ਚੱਕਰ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਸਿਰਫ਼ ਅਸਲੀ ਸੋਧਾਂ ਲਈ ਜਗ੍ਹਾ ਛੱਡੋ (ਟਾਈਪੋ, ਐਕਸੈਂਟ, ਪਸੰਦੀਦਾ ਨਾਂ, ਈਮੇਲ ਸਹੀਗਈ)।
ਆਪਣੇ ਟੈਮਪਲੇਟ ਤੋਂ ਬਲਕ-ਜਨਰੇਟ ਕਰੋ। ਹਰ ਕਿਸੇ ਲਈ ਇੱਕੋ ਟੈਮਪਲੇਟ ਵਰਤੋ ਅਤੇ ਸਿਰਫ ਉਸੇ ਫੀਲਡ ਨੂੰ ਭਰੋ ਜੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੁੰਦੇ ਹਨ (ਨਾਂ, ਤਾਰੀਖ, ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਟਾਈਟਲ, ਇੰਸਟਰਕਟਰ)। ਸਭ ਨੂੰ ਜਨਰੇਟ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ 2-3 ਨਮੂਨੇ ਪ੍ਰੀਵਿью ਕਰੋ: ਛੋਟਾ ਨਾਮ, ਲੰਬਾ ਨਾਮ, ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਅੱਖਰਾਂ ਵਾਲਾ ਨਾਮ।
ਈਮੇਲ ਭੇਜੋ ਜਿਥੇ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਅਟੈਚ ਜਾਂ ਡਾਊਨਲੋਡ ਬਟਨ ਉਪਲਬਧ ਹੋਵੇ। ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਸਿੱਧਾ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਕੁਝ ਇਨਬਾਕਸ ਵੱਡੀਆਂ PDFs ਨੂੰ ਬਲੌਕ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਡਾਊਨਲੋਡ ਬਟਨ ਫਾਇਲ-ਸਾਈਜ਼ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਘਟਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਰੀਸੈਂਡ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਬਿਨਾਂ duplicates ਬਣਾਉਣ ਦੇ।
ਜੋ ਹੋਇਆ ਉਹ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ। ਹਰ ਅਟੈਂਡੀ ਲਈ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਇਹ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ: ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਜਨਰੇਟ ਹੋਇਆ (ਹਾਂ/ਨਹੀਂ), ਈਮੇਲ ਭੇਜੀ (ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ), ਡਿਲਿਵਰੀ ਨਤੀਜਾ (ਭੇਜਿਆ/ਬਾਉਂਸ)। ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਈਮੇਲ ਟੂਲ ਓਪਨਜ਼ ਦਿਖਾਂਦਾ ਹੈ, ਇਸਨੂੰ "ਜਾਣਣਯੋਗ" ਸਮਝੋ, ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਦਾ ਸਬੂਤ ਨਹੀਂ।
ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਮੁੜ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ ਅਤੇ ਮੈਨੁਅਲ ਰੀਸੈਂਡ ਸੰਭਾਲੋ। ਸਿਰਫ਼ ਉਸ ਕਾਰਨ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਨ ਮਗਰੋਂ ਹੀ ਰੀਟ੍ਰਾਈ ਕਰੋ (ਈਮੇਲ ਟਾਈਪੋ, ਫੁੱਲ ਮੈਲਬਾਕਸ)। ਮੈਨੁਅਲ ਰੀਸੈਂਡ ਲਈ ਇਕੋ ਰੀ-ਸੈਂਡ ਐਕਸ਼ਨ ਵਰਤੋ ਜੋ ਉਹੀ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਫਾਇਲ ਮੁੜ ਵਰਤਦਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਅਣਚਾਹੇ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਵਰਜਨ ਨਾਂ ਜਾਰੀ ਕਰੋ।
ਉਦਾਹਰਨ: 40-ਵਿਅਕਤੀ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਮਗਰੋਂ ਤੁਸੀਂ 3 ਨਾਂ ਸੋਧ ਵੇਖਦੇ ਹੋ। ਉਹ ਸੋਧ ਲਗਾਓ, ਸਿਰਫ਼ ਉਹਨਾਂ 3 ਲਈ ਨਵੇਂ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਜਨਰੇਟ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਸਾਰੇ 40 ਨੂੰ ਭੇਜੋ ਅਤੇ follow-ups ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਸਟੇਟਸ ਲਾਗ ਰੱਖੋ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਦੀਆਂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ। ਉਹ ਲਾਸਟ-ਮਾਈਲ 'ਤੇ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ 20, 60, ਜਾਂ 300 ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਸਹੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਇੱਕ ਆਮ ਫੰਦ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਇਨਬਾਕਸ (Gmail, Outlook ਆਦਿ) ਵਰਤਣਾ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵੱਡਾ ਬੈਚ ਭੇਜਣਾ। ਕਈ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਜਾਂ ਘੰਟੇ ਦੀਆਂ ਸੀਮਾਵਾਂ ਲਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਸੀਮਾ 'ਤੇ ਪਹੁੰਚਦੇ ਹੋ, ਅੱਧਾ ਗਰੁੱਪ ਆਪਣਾ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਹੋਰ ਅੱਧੇ ਪੁੱਛਦੇ ਹਨ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਿਉਂ ਨਹੀਂ ਮਿਲਿਆ।
ਨਾਂ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ “ਧੰਨਵਾਦ!” ਨੂੰ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦੇਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਟਾਈਪੋ, ਐਕਸੈਂਟ ਦੀ ਘਾਟ, ਅਤੇ ਪਹਿਲੇ ਅਤੇ ਆਖ਼ਰੀ ਨਾਮ ਦੇ ਮਿਲ-ਝੁਲ ਦੇ ਤਰਤੀਬ ਅਕਸਰ ਦੁਬਾਰਾ ਟਾਈਪ ਕਰਨ ਜਾਂ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਨ ਕਰਕੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਕਾਪੀ-ਪੇਸਟ ਗਲਤੀਆਂ ਸਭ ਤੋਂ ਅਜੀਬ ਈਮੇਲਾਂ ਵੱਲ ਲੈ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਮੈਨੁਅਲ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਪਤੇ ਪੇਸਟ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਪੁਰਾਣੀ ਥਰੀਡ ਨੂੰ ਰੀਯੂਜ਼ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਗਲਤ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਭੇਜ ਦਿੱਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—ਇੱਕ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਮੁੱਦਾ।
ਲਾਲ ਝੰਡੇ ਜੋ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦੇਰੀ ਲੈ ਕੇ ਆਉਂਦੇ ਹਨ: ਨਿਜੀ ਇਨਬਾਕਸ ਤੋਂ ਭੇਜਣਾ ਬਜਾਏ ਸਮਰਪਿਤ ਭੇਜਣ, ਆਖਿਰਲੇ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਹੱਥੀ-ਹੱਥ ਨਾਂ ਸੋਧਣਾ, ਪਰ-ਪਰ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਨਾ-ਹੈ ਪੇਸਟ ਕਰਨਾ, ਕੋਈ ਭੇਜਣ ਲਾਗ ਨ ਰੱਖਣਾ, ਅਤੇ ਵੱਡੀਆਂ ਫਾਇਲਾਂ ਨਿਰਯਾਤ ਕਰਨਾ ਜੋ ਬਲੌਕ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਵੱਡੇ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਇਕ ਹੋਰ ਚੁਪ ਸਮੱਸਿਆ ਹਨ। ਉੱਚ-ਰਿਜ਼ੋਲਿューਸ਼ਨ PDF ਕਈ ਮੇਗਾਬਾਇਟ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕੁਝ ਇਨਬਾਕਸ ਇਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬਲੌਕ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਕੁਝ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ ਇਸਨੂੰ ਡਾਊਨਲੋਡ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ, ਅਤੇ ਕੁਝ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਵੇਖਦੇ।
ਇੱਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਭੇਜਣ ਵਾਲਾ ਇਹ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਤੋਂ ਬਚਦਾ ਹੈ: ਇੱਕ ਸਾਫ ਹਾਜ਼ਰੀ ਲਿਸਟ ਰੱਖ ਕੇ, ਉਸ ਸਰੋਤ ਤੋਂ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਜਨਰੇਟ ਕਰਕੇ, ਨਿਯੰਤ੍ਰਿਤ ਬੈਚਾਂ ਵਿੱਚ ਭੇਜਣ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਆਡਿਟ ਟਰੇਲ ਰੱਖਣ ਨਾਲ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਨੇ ਕਿਹਾ “ਮੈਨੂੰ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਮਿਲਿਆ,” ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਭੇਜਣ ਸਮਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਅਤੇ ਉਹੀ ਫਾਇਲ ਮੁੜ ਭੇਜਣ ਦੀ ਸਮਰਥਾ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਜੇ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦੇ, ਤਾਂ ਸਮੱਸਿਆ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਈਮੇਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, PDF ਨਹੀਂ। ਭੇਜਣ ਨੂੰ ਇੱਕ ਧਿਆਨਪੂਰਵਕ, ਟ੍ਰੈਕਏਬਲ ਕਦਮ ਮਨੋ, ਨਾ ਕਿ ਇੱਕ ਇੱਕ-ਕਲਿੱਕ blasting।
ਬੁਨਿਆਦੀ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ “from” ਪਤਾ ਅਸਲ, ਨਿਗਰਾਨੀਯੋਗ, ਅਤੇ ਜਿਸ ਡੋਮੇਨ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਰਤਦੇ ਹੋ ਨਾਲ ਮਿਲਦਾ-ਝੁਲਦਾ ਹੋਵੇ। ਇੱਕ ਸਾਫ reply-to ਇਨਬਾਕਸ ਵੀ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਕਈ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਸਵਾਲ ਸਧਾਰਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ (ਨਾਂ ਦੀ ਸਹੀ, ਗਲਤ ਈਮੇਲ) ਅਤੇ ਇੱਕ ਮੁਰਦਾ ਇਨਬਾਕਸ ਛੋਟੀ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਵੱਡੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਸਭ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਟੈਸਟ ਬੈਚ ਚਲਾਓ। ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਹਿਕਾਰ ਨੂੰ ਵੱਖਰੀ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ 'ਤੇ ਭੇਜੋ। ਸਬਜੈਕਟ ਲਾਈਨ, ਅਟੈਚਮੈਂਟ, ਅਤੇ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਪਹੁੰਚਣਾ ਵੱਲ ਦੇਖੋ ਨਾ ਕਿ ਸਪੈਮ ਵਿੱਚ।
ਸਬਜੈਕਟ ਸਧਾਰਨ ਅਤੇ ਨਿਰਸ ਰੱਖੋ। “ਤੁਹਾਡਾ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ” ਕਿਸੇ ਵੀ ਹਾਇਪ ਤੋਂ ਬਿਹਤਰ ਹੈ। “FREE” ਜਾਂ “URGENT” ਵਰਗੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ, ਅਤੇ ALL CAPS ਨਾ ਵਰਤੋਂ।
ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਰੋਕਣ ਲਈ, ਰੀਸੈਂਡ idempotent ਰੱਖੋ। ਅਮਲ ਵਿੱਚ, ਰੀਸੈਂਡ ਦਾ ਮਤਲਬ ਇੱਕ ਦੂਜਾ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਵਰਜ਼ਨ ਬਣਾਉਣਾ ਨਹੀਂ ਚਾਹੀਦਾ ਜੇ ਪਹਿਲਾ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਹੋ ਚੁੱਕਾ ਹੈ। ਹਰ ਅਟੈਂਡੀ ਲਈ ਇੱਕ sent status ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ID ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਨਾਲ ਜੋੜੋ।
ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਸੁਰੱਖਿਆ-ਚੈੱਕ ਕਰੋ: from ਅਤੇ reply-to ਸਹੀ ਅਤੇ ਨਿਗਰਾਨੀਯੋਗ ਹਨ; 2-3 ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਤੇ ਟੈਸਟ ਭੇਜੋ ਅਤੇ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿਰੁੱਧ ਸਪੈਮ ਨੂੰ ਰਿਵਿਊ ਕਰੋ; ਸਧਾਰਨ ਸਬਜੈਕਟ ਲਾਈਨ ਅਤੇ ਛੋਟਾ ਸੁਨੇਹਾ ਵਰਤੋ; sent status ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਰੀਸੈਂਡ ਨਾਲ ਬਿਨਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇ ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਨਾ ਬਣਨ; ਅਤੇ ਸਿਰਫ ਜ਼ਰੂਰੀ ਡੇਟਾ ਇਕੱਠਾ ਕਰੋ (ਅਕਸਰ ਸਿਰਫ ਨਾਂ ਅਤੇ ਈਮੇਲ) ਅਤੇ ਕੰਮ ਮੁਕੰਮਲ ਹੋਣ 'ਤੇ ਡਿਲੀਟ ਕਰੋ।
ਪ੍ਰਾਈਵੇਸੀ 'ਤੇ, "ਸਿਰਫ ਸੁਰੱਖਿਆ ਵਾਸਤੇ" ਵਾਧੂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾ ਮੰਗੋ। ਹਾਜ਼ਰੀ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖੋ, ਜੋ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਐਕਸੈਸ ਹੈ ਉਸ ਨੂੰ ਸੀਮਿਤ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਅਟੈਚਡ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵੱਡੇ CC ਵਿੱਚ ਨਾ ਰੱਖੋ—ਇੱਕ-ਇੱਕ ਕਰਕੇ ਭੇਜੋ।
ਹੁਣ 5 ਮਿੰਟ ਦੀ ਜਾਂਚ ਅੱਗੇ ਛੱਡੇ ਗਏ ਹਫ਼ਤੇ ਭਰ ਦੇ "ਮੇਰਾ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਗਲਤ ਹੈ" ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਤੋਂ ਬਚਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਅਟੈਂਡੀ ਲਿਸਟ ਨੂੰ ਲੌਕ ਕਰੋ। ਜੇ ਲੋਕ ਅਜੇ ਵੀ ਜੁੜ ਰਹੇ ਹਨ, ਇੱਕ ਕੱਟ-ਆਫ ਸਮਾਂ ਸੈੱਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਮੂਹ ਨੂੰ ਦੱਸੋ। ਇੱਕ ਸਾਫ ਭੇਜ + ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਰੀਸੈਂਡ ਬੈਚ ਚਲਾਉਣਾ ਅਕਸਰ ਮੁੱਖ ਲਿਸਟ ਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਸੋਧਨ ਨਾਲੋਂ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਆਖਰੀ ਜਾਂਚ:
ਇੱਕ ਆਮ ਗਲਤੀ: ਆਖਰੀ-ਪਲ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਟਾਈਟਲ ਦੀ ਬਦਲਾਅ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਅਪਡੇਟ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਪਰ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਟੈਮਪਲੇਟ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ। ਇੱਕ ਅਸਲ ਜਨਰੇਟ ਕੀਤੀ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਦੀ ਆਖਰੀ ਪ੍ਰੀਵਿью ਕਰੋ, ਸਿਰਫ਼ ਟੈਮਪਲੇਟ ਐਡੀਟਰ ਨਹੀਂ।
ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਇਹ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਹਰਾ ਹੋਵੇ, ਭੇਜੋ, ਫਿਰ ਫਾਈਨਲ ਲਿਸਟ ਅਤੇ ਜੇਹੀ ਟੈਮਪਲੇਟ ਵਰਜ਼ਨ ਰੱਖੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਵਰਤਿਆ। ਇਹ ਰੀਸੈਂਡ ਸਧਾਰਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਦਲੀਲਾਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਨੇ ਕੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤਾ ਸੀ।
60-ਵਿਅਕਤੀ ਵਾਲੇ ਸੈਟਰਡੇ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਦੀ ਧਾਰਣਾ ਕਰੋ। ਚੈੱਕ-ਇਨ 9:00 'ਤੇ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਲੋਕ 9:25 ਤੱਕ ਆਉਂਦੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਕੁਝ ਨਿਕਨੇਮ ਨਾਲ ਰਜਿਸਟਰ ਹੋਏ ਹਨ, ਅਤੇ ਇਕ ਵਿਅਕਤੀ ਸਟੌਟ ਰਜਿਸਟਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਨਾਮ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਦਰਜ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਸੈਸ਼ਨ ਸਿਖਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਐਸੇ ਭੇਜੇ ਜਾਣ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡਾ ਐਤਵਾਰ ਐਡਮਿਨ ਕੰਮ ਨਾਲ ਭਰਿਆ ਨਾ ਹੋਵੇ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਫਲੋ ਚੰਗਾ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਇੱਕ ਹਾਜ਼ਰੀ ਲਿਸਟ ਰੱਖੋ (ਤੁਹਾਡੇ ਫਾਰਮ ਜਾਂ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਤੋਂ) ਅਤੇ ਸੈਸ਼ਨ ਦੌਰਾਨ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਮੌਜੂਦ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਦੇਰ ਨਾਲ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਉਸੀ ਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਜਾਵੇ, ਕੋਈ ਵੱਖ ਟਿਙਕਸ ਐਪ ਜਾਂ ਚੈਟ ਨਹੀਂ।
4:05 'ਤੇ, ਜਦੋਂ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਖਤਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਮੈਨੁਅਲ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਕਰੋ। ਇਹ ਭੇਜਣ ਦਾ ਟ੍ਰਿਗਰ ਹੋਵੇਗਾ। ਲੋਕ ਆਉਂਦੇ ਰਹਿਣ ਦੌਰਾਨ ਕੁੱਝ ਨਹੀਂ ਆਟੋ-ਭੇਜੇ ਜਾਂਦੇ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਖਰੀ ਮੌਕਾ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਕਿਸੇ ਵੱਡੀ ਗਲਤੀ ਲਈ ਵੇਖਣ ਦਾ (ਖਾਲੀ ਨਾਂ, ਡੁਪਲਿਕੇਟ, ਗੁੰਮ ਈਮੇਲ)।
ਭੇਜਣ ਮਗਰੋਂ ਪੰਜ ਲੋਕ ਸੋਧਾਂ ਲਈ ਰਿਪਲਾਈ ਕਰਦੇ ਹਨ: ਦੋਆਂ ਨੂੰ ਕੇਪੀਟਲਾਈਜ਼ੇਸ਼ਨ ਠੀਕ ਕਰਨੀ, ਇਕ ਨੂੰ ਕਾਨੂੰਨੀ ਪੂਰਾ ਨਾਂ ਚਾਹੀਦਾ, ਇਕ ਵਿੱਚ ਟਾਈਪੋ, ਅਤੇ ਇਕ ਨੇ ਗਲਤ ਈਮੇਲ ਵਰਤਿਆ। ਸੋਧਾਂ ਨੂੰ ਉਹੀ ਰਿਕਾਰਡ 'ਚ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਸਿਰਫ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਰੀਸੈਂਡ ਕਰੋ। ਸਾਰੇ ਬੈਚ ਨੂੰ ਮੁੜ ਨਹੀਂ ਬਣਾਉ।
ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ ਉਹ ਬੁਨਿਆਦੀ ਪਰ ਜਰੂਰੀ ਹੈ: ਭੇਜਿਆ ਗਇਆ ਬਨਾਮ ਨ ਨਹੀਂ, ਡਿਲਿਵਰਡ ਬਨਾਮ ਬਾਉਂਸ, ਸੋਧ ਦੀ ਲੋੜ (ਨਾਂ ਜਾਂ ਈਮੇਲ), ਰੀਸੈਂਡ ਗਿਣਤੀ, ਅਤੇ ਸਪੋਰਟ ਨੋਟ (ਕਦੋਂ ਕੀ ਬਦਲਿਆ ਗਿਆ)।
ਅਟੈਂਡੀਜ਼ ਲਈ ਤਜਰਬਾ ਸ਼ਾਂਤ ਅਤੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ: ਸਧਾਰਨ ਸਬਜੈਕਟ ਲਾਈਨ (ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਨਾਂ + “ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ”), ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਨਾਮ ਉਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਿਖਣਾ ਜਿਵੇਂ ਇਹ ਪ੍ਰਗਟ ਹੋਵੇਗਾ, ਇੱਕ ਸਪੱਸ਼ਟ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਾਰਵਾਈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਰਿਪਲਾਈ ਵਿਕਲਪ ਜੇ ਕੁਝ ਗਲਤ ਹੋਏ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਮਹੀਨੇ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਹੀ ਸੈਸ਼ਨ ਚਲਾਉਂਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਸਧਾਰਣ ਹਨ ਤਾਂ ਆਫ-ਦ-ਸ਼ੈਲਫ਼ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਭੇਜਣ ਵਾਲਾ ਕਾਫੀ ਹੋਵੇਗਾ। ਉਹ ਖੋਜੋ ਜੋ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਇੰਪੋਰਟ ਕਰ ਸਕੇ, ਨਾਂ ਨੂੰ ਟੈਮਪਲੇਟ ਵਿੱਚ ਮਰਜ ਕਰ ਸਕੇ, ਅਤੇ ਨਿਯਤ ਸਮੇਂ ਭੇਜ ਸਕੇ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਮੈਨੁਅਲ ਸੋਧਾਂ (ਫਾਇਲਾਂ ਦਾ ਨਾਮ ਬਦਲਣਾ, ਇੱਕ-ਇੱਕ ਰੀਸੈਂਡ) ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਤਣਾਅ ਨਾਲ ਪੈ ਰਹੇ ਹੋ।
ਜਦੋਂ ਕਿ ਇਕ ਕਸਟਮ ਭੇਜਣ ਵਾਲੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਬਣਦੀ ਹੈ: ਜੇ ਕੜੀ branding ਚਾਹੀਦੀ ਹੋਵੇ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਕਦਮ ਹੋਵੇ, ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ CRM ਜਾਂ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਸਿਸਟਮ ਨਾਲ sync ਕਰੇ। ਕਸਟਮ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ ਕਿ ਇੱਕ ਸਾਫ ਆਡੀਟ ਟਰੇਲ ਪਵੇ: ਕਿਸ ਨੂੰ ਕੀ ਮਿਲਿਆ, ਕਦੋਂ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ, ਅਤੇ ਕਿਆ ਹੋਇਆ ਜੇ ਫੇਲ ਹੋਇਆ।
ਮੰਗ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਉਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ ਲਿਖੋ ਜਿਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਮਦਦਗਾਰ ਸਹਾਇਕ ਨੂੰ ਸਮਝਾ ਰਹੇ ਹੋ। ਇਸਨੂੰ ਠੋਸ ਅਤੇ ਟੈਸਟੇਬਲ ਰੱਖੋ: ਨਾਂ ਕਿੱਥੋਂ ਆਉਂਦੇ ਹਨ, ਟੈਮਪਲੇਟ ਵਿੱਚ ਕਿਸ-ਕਿਸ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਭਰਨਾ ਹੈ, ਭੇਜਣ ਕਦੋਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੌਣ ਭੇਜ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਭੇਜਣ ਮਗਰੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੀ ਦੇਖਣਾ ਹੈ (sent, bounced, resent), ਅਤੇ ਠੀਕ ਰੀਸੈਂਡ ਨੀਤੀ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣਾ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ Koder.ai (koder.ai) ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਅੰਦਰੂਨੀ ਐਪ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਕਾਰੀ ਤਰੀਕਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਫਿਰ ਤੁਸੀਂ ਸੋਰਸ ਕੋਡ ਐਕਸਪੋਰਟ ਜਾਂ ਹੋਸਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਕੰਟਰੋਲ ਵਾਲਾ ਵਰਕਫਲੋ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਛੋਟੇ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ: ਇੱਕ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਟੈਮਪਲੇਟ, ਇੱਕ ਨਾਂ ਦਾ ਸਰੋਤ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਾਫ ਰੀਸੈਂਡ ਫਲੋ। ਜਦੋਂ ਇਹ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲੱਗੇ, ਤਾਂ ਮੈਨੇਜਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ, CRM ਸਿੰਕ, ਜਾਂ ਪ੍ਰਤੀ ਸੈਸ਼ਨ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਟੈਮਪਲੇਟ ਜੁੜਨ ਵਰਗੀਆਂ ਐਡ-ਓਨਸ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਇੱਕੋ ਸੋਰਸ-ਆਫ-ਟ੍ਰੂਥ ਹਾਜ਼ਰੀ ਸੂਚੀ ਰੱਖ ਕੇ ਕਰੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਉਹੀ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਨਾਂ ਹੋਵੇ ਜੋ ਪ੍ਰਿੰਟ ਹੋਵੇਗਾ। ਸੈਸ਼ਨ ਖਤਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹਾਜ਼ਰੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਇੱਕ ਹੀ ਟੈਮਪਲੇਟ ਤੋਂ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਜਨਰੇਟ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਇੱਕ ਬੈਚ ਵਿੱਚ ਭੇਜੋ ਅਤੇ ਭੇਜਣ ਦੀ ਲਾਗ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਦਾਅਵਾ ਸਾਬਤ ਕਰ ਸਕੋ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਦੁਬਾਰਾ ਭੇਜ ਸਕੋ।
ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਯੂਨੀਕ ID ਵਜੋਂ ਵਰਤੋ ਅਤੇ ਨਾਂ ਨੂੰ ਸੋਧ-ਯੋਗ ਰੱਖੋ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਜੇ ਕਿਸੇ ਨੇ “Chris P.” ਨੂੰ “Christopher Park” ਕਰ ਦਿੱਤਾ, ਤੁਸੀਂ ਇਕ ਰਿਕਾਰਡ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦੇ ਹੋ ਨਾ ਕਿ ਨਵਾਂ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਸਾਰਾ ਬੈਚ ਫਿਰ ਤੋਂ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ।
ਸੈਸ਼ਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਸਾਫ ਨਿਯਮ ਲਿਖੋ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ “ਸਿਰਫ ਚੈਕ-ਇਨ ਕੀਤੇ ਹਾਜ਼ਰੀ ਵਾਲੇ” ਜਾਂ “ਜੋ ਰਜਿਸਟਰ ਹੋਏ ਉਹ ਸਭ” ਅਤੇ ਫਿਰ ਇੱਕ ਭੇਜਣ ਟ੍ਰਿਗਰ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਪਾਲਣ ਕਰ ਸਕੋ — ਜਿਵੇਂ “ਸੈਸ਼ਨ ਮਗਰੋਂ ਮੈਨੁਅਲ ਮਨਜ਼ੂਰੀ” ਜਾਂ “ਖਤਮ ਹੋਣ ਦੇ 30 ਮਿੰਟ ਬਾਅਦ ਭੇਜੋ”. ਇਹ ਨਿਰਣੇ ਬਾਅਦ ਦੇ ਵਿਵਾਦਾਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਫਾਈਨਲ ਲਿਸਟ ਸੈਸ਼ਨ ਖਤਮ ਹੋਣ 'ਤੇ ਤੁਰੰਤ ਲੌਕ ਕਰੋ, ਤੇ ਸਿਰਫ ਅਸਲੀ ਸੋਧਾਂ ਲਈ ਖੋਲੋ—ਜਿਵੇਂ ਸਪੈਲਿੰਗ, ਐਕਸੈਂਟ, ਕੇਪੀਟਲਾਈਜ਼ੇਸ਼ਨ ਜਾਂ ਠੀਕ ਈਮੇਲ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਮੁੱਖ ਲਿਸਟ ਨੂੰ ਬਾਰ-ਬਾਰ ਐਡ ਕਰਦੇ ਰਹੋਗੇ, ਤਾਂ ਹੁੰਦੀ ਦੇਰੀ ਅਤੇ ਗਲਤੀਆਂ ਵੱਧਣਗੀਆਂ।
ਨਾਂ ਦੀ ਲਾਈਨ ਉੱਚ-ਕਾਂਟ੍ਰਾਸਟ ਅਤੇ ਵੱਡੀ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਪਤਲੇ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਫੌਂਟਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜੋ PDFs ਜਾਂ ਪ੍ਰਿੰਟਰ 'ਚ ਧੁੰਦਲੇ ਦਿਖਦੇ ਹਨ। ਬਹੁਤ ਛੋਟਾ ਨਾਮ, ਬਹੁਤ ਲੰਬਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਅੱਖਰਾਂ ਵਾਲਾ ਨਾਮ — ਇਹ ਤਿੰਨ ਕੇਸ ਟੈਸਟ ਕਰੋ ਅਤੇ overflow ਲਈ ਇੱਕ ਨੀਤੀ ਚੁਣੋ (ਫੌਂਟ ਥੋੜ੍ਹਾ ਛੋਟਾ ਕਰਨਾ, ਦੂਜੀ ਲਾਈਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਆਦਿ)।
ਹਾਂ, ਇੱਕ ਯੂਨੀਕ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ID ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਠੀਕ ਉਸੇ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਦਿੰਦਾ ਅਤੇ ਸਪੋਰਟ ਲਈ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਅਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ—जब ਕਿਸੇ ਨੇ ਆਪਣਾ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਖੋ ਦਿੱਤਾ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਮੈਨੇਜਰ ਵੈਰੀਫਾਈ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹੋਵੇ।
ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਸਹਿਜ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਵੱਡੇ PDFs ਚੁੱਕ-ਛਕ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਮੋਬਾਈਲ 'ਤੇ ਡਾਊਨਲੋਡ ਨਾ ਹੋਣ। ਇੱਕ ਡਾਊਨਲੋਡ ਫਲੋ ਫਾਇਲ-ਸਾਈਜ਼ ਸਬੰਧੀ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਰੀਸੈਂਡ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸ ਨੂੰ ਕੀ ਜਾਰੀ ਹੋਇਆ ਉਹ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਇਕੋ ਹੀ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਇਨਬਾਕਸ (Gmail, Outlook ਆਦਿ) ਅਕਸਰ ਭੇਜਣ ਦੀ ਸੀਮਾ ਰੱਖਦੇ ਹਨ; ਵੱਡੇ ਬੈਚਾਂ ਭੇਜਦੇ ਸਮੇਂ ਤੁਸੀਂ ਲਿਮਿਟ 'ਤੇ ਫਸ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਆਧਾ ਗਰੁੱਪ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਬਾਕੀ ਲੋਕ ਪੁੱਛਣ ਲੱਗਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਸਮਰਪਿਤ ਭੇਜਣ ਸੈੱਟਅੱਪ ਲਾਗਿੰਗ ਅਤੇ ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਬੈਚਿੰਗ ਨਾਲ ਇਹ ਸਮੱਸਿਆ ਹੱਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਹਰ_attendee ਲਈ ਸਥਿਤੀ ਰੱਖੋ: generated, sent time, delivery result ਆਦਿ। ਰੀਸੈਂਡ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੀ ਲਾਗ ਪੜ੍ਹੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰ ਸਕੋ ਕਿ ਪਹਿਲਾ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ ਸੀ ਜਾਂ نہیں। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਦੁਬਾਰਾ ਭੇਜ ਰਹੇ ਹੋ ਤਾਂ ਉਹੀ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ID ਮੁੜ ਵਰਤੋ ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਸੋਧ ਕੀਤੀਆਂ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਲਈ ਹੀ ਨਵਾਂ ਸਿਰਜੋ।
ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਕਦਮ, ਕੜੀ ਬ੍ਰਾਂਡਿੰਗ, ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਆਡੀਟ ਟਰੇਲ ਜਾਂ CRM ਨਾਲ ਸਿੰਕ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ, ਤਦ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਕਸਟਮ ਬਣਾਉ। Koder.ai ਕਦੇ-ਕਦੇ ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਅੰਦਰੂਨੀ ਐਪ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਵਿਕਲਪ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ (React UI ਅਤੇ Go + PostgreSQL ਬੈਕਐਂਡ ਵਰਗੇ ਓਪਸ਼ਨਾਂ ਨਾਲ)।
