ਸਥਾਨਕ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ ਰਿਵਿਊ ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਰ: ਫਾਲੋਅਪ ਕਦੇ ਨਾ ਭੁੱਲੋ

ਕਿਉਂ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਅਜੇ ਵੀ ਉਲਝਣ ਵਾਲਾ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ

ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਸਧਾਰਨ ਲੱਗਦਾ ਹੈ: ਪੜ੍ਹੋ, ਜਵਾਬ ਦਿਓ, ਅੱਗੇ ਵੱਧੋ। ਪਰ ਹਕੀਕਤ ਵਿੱਚ ਇਹ ਉਲਝ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਜਵਾਬ ਸਮੀਖਿਆ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਦੇ ਅੰਦਰ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਅਸਲ ਕੰਮ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਥਾਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ - ਤੁਹਾਡੀ ਇਨਬਾਕਸ, POS ਨੋਟਸ, ਕਾਊਂਟਰ 'ਤੇ ਚਿਪਕਣ ਵਾਲੀ ਨੋਟ, ਜਾਂ ਸਟਾਫ਼ ਨਾਲ ਛੇਤੀ ਗੱਲਬਾਤ।

ਜੇ ਜਵਾਬ ਸਿਰਫ਼ Google ਜਾਂ Yelp 'ਚ ਹੀ ਰਹਿ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਹ ਵੇਰਵੇ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦੇ जो ਗਿਣਤੀ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਕਿਸ ਨੇ ਸੰਭਾਲਿਆ? ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ? ਕਿਸੇ ਵੀ ਚੀਜ਼ ਦਾ ਅਮਲ ਕੀਤਾ ਗਿਆ? ਦੋ ਹਫ਼ਤੇ ਬਾਅਦ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਹੀ ਗਾਹਕ ਮੁੜ ਤੋਂ ਪੋਸਟ ਕਰਦਾ ਵੇਖਾਈ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ — ਨਹੀਂ ਕਿ ਉਹ ਧਿਆਨ ਮੰਗ ਰਿਹਾ ਸੀ, ਪਰ ਕਿਉਂਕਿ ਕੁਝ ਬਦਲਿਆ ਹੀ ਨਹੀਂ।

ਵੱਡਾ ਫ਼ਰਕ ਇਹ ਹੈ: “ਅਸੀਂ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ” ਦਾ ਮਤਲਬ “ਅਸੀਂ ਠੀਕ ਕੀਤਾ” ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਇੱਕ ਨਮ੍ਰ ਜਵਾਬ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਮਾਂ ਖਰੀਦ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਸੀ ਕਿ ਫੋਨ ਕਰਾਂਗੇ, ਬਦਲੀ ਭੇਜਾਂਗੇ, ਜਾਂ ਮੈਨੇਜਰ ਫਾਲੋਅਪ ਕਰੇਗਾ, ਤਾਂ ਗਾਹਕ ਤੁਹਾਨੂੰ ਡਿਲਿਵਰੀ 'ਤੇ ਅੰਕ ਦੇ ਵੱਜੋਂ ਨਾਪਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਗਲਤ ਹੋਇਆ, ਤੇ ਅਗਲੀ ਸਮੀਖਿਆ ਅਕਸਰ ਇਹ ਲਿਖਦੀ ਹੈ: “ਉਹਨਾਂ ਨੇ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ, ਪਰ ਕੁਝ ਨਹੀਂ ਹੋਇਆ,” ਜੋ ਭਰੋਸੇ 'ਤੇ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨਕਾਰਾ ਪ੍ਰਭਾਵ ਪੈਂਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਰਿਵਿਊ ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਰ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟੇ ਕੰਮ ਵਾਂਗ ਸਮਝਦਾ ਹੈ, ਸਿਰਫ਼ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਵਾਂਗ ਨਹੀਂ। ਤੁਸੀਂ ਅਕਸਰ ਇਸ ਦੀ ਲੋੜ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਦੋਂ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਵੱਧਦੀਆਂ ਹਨ, ਕਈ ਲੋਕ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਥਾਂ ਚਲਾਂਦੇ ਹੋ, ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਫਾਲੋਅਪ ਵਾਅਦੇ ਕਰਦੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹੋ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਪੱਕੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਹੀਂ ਹੋ ਪੈਂਦੇ।

ਇਕ ਸਲਾਨ ਦਾ ਕਿਰਪਾ ਕਰੋ ਜੋ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, “ਸਾਡੀ ਮਾਫ਼ੀ - ਅਸੀਂ ਅੱਜ ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਲ ਮੈਨੇਜਰ ਤੋਂ ਫ਼ੋਨ ਕਰਵਾਂਗੇ।” ਮੈਨੇਜਰ ਨੇ ਇਹ ਨਹੀਂ ਦੇਖਿਆ, ਗਾਹਕ ਉਡੀਕ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਅਗਲੀ ਸਮੀਖਿਆ ਹੋਰਨਾਂ ਨੂੰ ਚੇਤਾਵਨੀ ਬਣ ਕੇ ਆ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਸਮੱਸਿਆ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਸੀ; ਸਮੱਸਿਆ ਉਸਦੇ ਪਿੱਛੇ ਸਿਸਟਮ ਦੀ ਕਮੀ ਸੀ।

ਰਿਵਿਊ ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਰ ਕੀ ਹੈ (ਅਤੇ ਕੀ ਨਹੀਂ)

ਰਿਵਿਊ ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਰ ਇਕ ਸਧਾਰਨ ਲੌਗ ਹੈ ਜੋ ਇੱਕ ਹੀ ਥਾਂ ਤੇ ਤਿੰਨ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ: ਗਾਹਕ ਨੇ ਕੀ ਕਿਹਾ, ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਵਜੋਂ ਕੀ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ। ਇਹ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਨੂੰ “ਕੁਝ ਜਿਸਦਾ ਅਸੀਂ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ” ਤੋਂ “ਕੁਝ ਜਿਸਨੂੰ ਅਸੀਂ ਪੂਰਾ ਕੀਤਾ” ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।

ਇਹ ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਗੱਲ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਨਹੀਂ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਜਵਾਬ ਪੋਸਟ ਕੀਤਾ ਸੀ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਫਿਰ ਫਾਲੋਅਪ ਖੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਵਾਪਸੀ, ਭੇਜਣ ਲਈ ਬਦਲੀ, ਜਾਂ ਮੈਨੇਜਰ ਕਾਲ ਜੋ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਜਵਾਬ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨਾ ਦਿਸ਼ਾ-ਦਰਸ਼ਕਤਾ ਬਾਰੇ ਹੈ। ਹੱਲ ਟਰੈਕ ਕਰਨਾ ਇਸ ਬਾਰੇ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਸੀ ਉਹ ਪੂਰਾ ਕੀਤਾ।

ਇੱਕ ਉਪਯੋਗੀ ਟਰੈਕਰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮੂਲ ਚੀਜ਼ਾਂ ਫੈਟੇਗਾ: ਕਦੋਂ ਅਤੇ ਕਿੱਥੇ ਸਮੀਖਿਆ ਪੋਸਟ ਕੀਤੀ ਗਈ ਸੀ, ਕਿਸ ਨੇ ਪੋਸਟ ਕੀਤਾ (ਜਾਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਹੈਂਡਲ), ਰੇਟਿੰਗ, ਸਮੀਖਿਆ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ, ਜਵਾਬ ਡ੍ਰਾਫਟ ਹੈ ਜਾਂ ਪੋਸਟ ਹੋ ਚੁੱਕਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕੌਣ ਮਾਲਕ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਜਵਾਬ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਵਾਅਦਾ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹ ਵਾਅਦਾ, ਇੱਕ ਡਿਊ-ਡੇਟ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਆਉਟਕਮ ਵੀ ਲਿਖੋ।

ਸਕਾਰਾਤਮਕ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਹੌਲੀ-ਹੌਲੀ ਟਰੈਕਿੰਗ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: “ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ ਅਤੇ ਧੰਨਵਾਦ,” ਨਾਲ ਘੱਟ ਵਾਅਦੇ ਜਿਵੇਂ “ਅਗਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਮਿਲਦੇ ਹਾਂ” ਜਾਂ “ਸਾਰਾ ਲਈ ਪੁੱਛੋ।” ਨਕਾਰਾਤਮਕ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਕੜੀ ਟਰੈਕਿੰਗ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਪੇਸ਼ ਕੀਤਾ, ਡੈੱਡਲਾਈਨ ਕੀ ਸੀ, ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਨੇ ਆਉਟਕਮ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਕਿ ਨਹੀਂ।

“ਕਿਰਿਆ ਹੋ ਗਈ” ਦਾ ਮਤਲਬ ਦੋ ਚੈੱਕਬਾਕਸ ਸੱਚ ਹੋਣ: ਜਵਾਬ ਪੋਸਟ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਅਤੇ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਕਾਰਜ ਮੁਕੰਮਲ ਹੋ ਗਿਆ (ਜਾਂ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬੰਦ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਜਿਵੇਂ "ਗਾਹਕ ਨੇ ਇਨਕਾਰ ਕੀਤਾ").

ਉਦਾਹਰਨ: ਇਕ 2-ਤਾਰਿਆਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਹਿੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਪਿਕਅੱਪ ਆਰਡਰ ਵਿੱਚ ਆਈਟਮ ਘੱਟ ਸੀ। ਤੁਸੀਂ ਉਹੇ ਦਿਨ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਤੱਕ ਰਿਫੰਡ ਦਾ ਵਾਅਦਾ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਟਰੈਕਰ ਵਿੱਚ, ਮੰਗਲਵਾਰ ਨੂੰ ਜਦੋਂ ਜਵਾਬ ਜਨਤਕ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇਹ “ਮੁਕੰਮਲ” ਨਹੀਂ ਮੰਨੀ ਜਾਵੇਗੀ। ਇਹ ਤਦ ਹੀ ਮੁਕੰਮਲ ਮੰਨੀ ਜਾਵੇਗੀ ਜਦ ਰਿਫੰਡ ਪ੍ਰੋਸੈੱਸ ਹੋ ਕੇ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਦੁਆਰਾ ਪੁਸ਼ਟੀ ਹੋਵੇ, ਨੋਟ ਦੇ ਨਾਲ: “ਰਿਫੰਡ ਭੇਜ ਦਿੱਤਾ, ਗਾਹਕ ਨੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ।”

ਉਹ ਫੀਲਡ ਜਿਹੜੇ ਟਰੈਕਰ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਉਪਯੋਗੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ

ਟਰੈਕਰ ਸਿਰਫ਼ ਤਦ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਦੋ ਸਵਾਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕੇ: ਅਸੀਂ ਕੀ ਕੀਤਾ, ਅਤੇ ਅਸੀਂ ਹੁਣ ਕੀ ਦੇਣੇ ਹਾਂ? ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਕਾਲਮ ਕੰਮ ਨੂੰ ਭਾਰੀ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਬਹੁਤ ਘੱਟ ਕਾਲਮ ਅਣਧੁੰਦ ਪੈਦਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਲਕਸ਼ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਫਾਲੋਅਪ ਨੂੰ ਭੁੱਲਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਬਣ ਜਾਵੇ।

ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਉਹਨਾਂ ਮੂਲ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨਾਲ ਕਰੋ ਜੋ ਸਮੀਖਿਆ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ: source (Google, Yelp, Facebook, ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਉਦਯੋਗ ਸਾਈਟ), reviewer ਨਾਮ ਜਾਂ ਹੈਂਡਲ, ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਦੀ ਤਾਰੀਖ। ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਮਿਲਦੇ-ਜੁਲਦੇ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਗੜਬੜ ਨਾ ਕਰੋ ਜਾਂ ਇਹ ਭੁੱਲ ਨਾ ਜਾਵੇ ਕਿ ਕਿਸ ਪਲੇਟਫਾਰਮ 'ਤੇ ਜਵਾਬ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।

ਅਗਲੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਮੁੱਦਾ ਵਰਗ (issue category) ਜੋੜੋ। ਇਸ ਨੂੰ ਵਿਆਪਕ ਰੱਖੋ: ਸਰਵਿਸ, ਉਤਪਾਦ, ਬਿੱਲਿੰਗ, ਉਡੀਕ ਸਮਾਂ, ਜਾਂ ਹੋਰ। ਕੈਟੇਗਰੀਆਂ ਪੈਟਰਨਜ਼ ਦਿਖਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਇੱਕ ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਤਿੰਨ “ਉਡੀਕ ਸਮਾਂ” ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ) ਅਤੇ ਫਾਲੋਅਪ ਨੂੰ ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਤੱਕ ਰੂਟ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ।

ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਿੰਗ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਥਿਤੀ ਅਤੇ ਮਾਲਕੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਦਰਜ ਕਰੋ ਕਿ ਜਵਾਬ ਡ੍ਰਾਫਟ ਹੈ ਜਾਂ ਪੋਸਟ ਹੋਇਆ, ਜਵਾਬ ਦੀ ਤਾਰੀਖ, ਅਤੇ ਕਿਸ ਨੇ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ। ਇਹ “ਮੈਂ ਸੋਚਿਆ ਤੁਸੀਂ ਸੰਭਾਲ ਰਹੇ ਹੋ” ਵਿਚਕਾਰਲੇ ਖਾਲੀਪਣ ਨੂੰ ਰੋਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਟੀਮ ਵਿੱਚ ਤਾਨ-ਸੰਗਤੀ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਿੱਸਾ ਫਾਲੋਅਪ ਵਾਅਦਾ ਫੀਲਡ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਜਵਾਬ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਵਾਅਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਬਿਲਕੁਲ ਉਂਝ ਲਿਖੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਵਚন ਦਿੱਤਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਜ਼ਰੂਰ ਜੋੜੋ। “ਸ਼ੀਘ੍ਰ ਫਾਲੋਅਪ ਕਰੋ” ਨਾ ਲਿਖੋ। ਲਿਖੋ “ਬਿੱਲਿੰਗ ਗਲਤੀ ਬਾਰੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰੋ” ਨਾਲ ਇਕ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਦੀ ਖਿੜਕੀ।

ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਨਤੀਜੇ ਨੂੰ ਸਾਧਾਰਨ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਟਰੈਕ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਜਿਵੇਂ “ਹਲ ਹੋਇਆ, ਮੁਫ਼ਤ ਦੁਬਾਰਾ ਨਿਯਤ ਕੀਤਾ” ਜਾਂ “ਰਿਫੰਡ ਜਾਰੀ, ਪੁਸ਼ਟੀ ਭੇਜੀ” ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਗਾਹਕ ਆਪਣੀ ਸਮੀਖਿਆ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੇ ਜਾਂ ਮੁੜ ਕਾਲ ਕਰੇ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਪੂਰੀ ਕਹਾਣੀ ਸੈਕੰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਮਿਲ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਫੀਲਡ ਜੋੜੋ ਤਾਂ ਉਹ “ਵਾਅਦਾ + ਡਿਊ-ਡੇਟ” ਹੋਵੇ। ਇਹ ਇਕ ਕਾਲਮ ਜਵਾਬ ਨੂੰ ਅਸਲ ਗਾਹਕ ਫਾਲੋਅਪ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦੇਵੇਗਾ।

ਆਪਣੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ ਫਾਰਮੈਟ ਚੁਣਨਾ

ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਰਿਵਿਊ ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਰ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਖੋਲੇਗੀ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਥਾਨਕ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ ਤਿੰਨ ਵਿਅਵਹਾਰਿਕ ਵਿਕਲਪ ਹਨ: ਇੱਕ spreadsheet, ਇੱਕ ਹਲਕਾ ਐਪ, ਜਾਂ ਆਪਣੇ CRM ਵਿੱਚ ਨੋਟਸ।

spreadsheet, ਹਲਕਾ ਐਪ, ਜਾਂ CRM ਨੋਟਸ?

ਇੱਕ spreadsheet ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੇਜ਼ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਲਚਕੀਲਾ ਹੈ, ਫਿਲਟਰ ਕਰਨ ਲਈ ਆਸਾਨ ਹੈ, ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੀ ਸਮੀਖਿਆ ਵਾਲੀ ਮਾਤਰਾ ਛੋਟੀ ਤੋਂ ਦਰਮਿਆਨੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਤਦ ਇਹ ਚੰਗਾ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਵਾਪਸੀ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਹਰ ਕੋਈ ਇਸਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਢੰਗ ਨਾਲ ਐਡਿਟ ਕਰੇ, ਤਾਂ ਇਹ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਗੰਦਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਹਲਕਾ ਐਪ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ ਅਤੇ ਘੱਟ ਮੈਨੁਅਲ ਕਦਮ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਮੈਨੇਜਰਾਂ ਲਈ ਫੋਨ 'ਤੇ ਵਰਤਣਾ ਵੀ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।

CRM ਨੋਟਸ ਉਹਦੋਂ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਸਮੀਖਿਆਆਂ ਗਾਹਕ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਘਣਿਭਾਵ ਪੂਰਨ ਹੋਣ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਮੈਂਬਰਸ਼ਿਪ ਜਾਂ ਅਪੌਇੰਟਮੈਂਟ)। ਪਰ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਵਾਲੇ ਗਾਹਕ ਨਾਲ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਖਾਂਦੀਆਂ, ਇਸ ਲਈ ਤੁਸੀਂ ਵਿਖਰੇ ਨੋਟਸ ਨਾਲ ਅਖੀਰ ਚ ਛੱਡ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਚੁਣਦੇ ਸਮੇਂ, ਕੁਝ ਹਕੀਕਤਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ: ਕੌਣ ਇਸਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਕਿੱਥੇ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ (ਡੈਸਕਟਾਪ, ਮੋਬਾਈਲ, ਦੋਹਾਂ), ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਤੋਂ ਅੱਗੇ ਕਿਸੇ ਕਿਸਮ ਦੀ ਸ਼ੈਡਿਊਲਿੰਗ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।

ਇੱਕ ਟਰੈਕਰ ਪ੍ਰਤੀ ਸਥਾਨ ਜਾਂ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਟਰੈਕਰ?

ਜੇ ਹਰ ਸਥਾਨ ਦੀ ਆਪਣੀ ਮੈਨੇਜਰ ਅਤੇ ਰੁਟੀਨ ਹੈ, ਤਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਟਰੈਕਰ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਧਾਰਣ ਰੱਖਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਸਾਂਝਾ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਇੱਕ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਟਰੈਕਰ ਵਰਤੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ Location ਫੀਲਡ ਜੋੜੋ।

ਇਹ ਸਾਰਥਕ ਰੱਖਣ ਲਈ, ਇਸਨੂੰ ਇੱਕ ਸਾਂਝੇ ਵਰਕਸਪੇਸ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕਰੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਰੋਲ-ਅਧਾਰਿਤ ਐਕਸੈਸ ਹੋਵੇ (ਏਡਿਟਰਜ਼ vs ਵਿਉਅਰਜ਼) ਅਤੇ "ਲਿੰਕ ਵਾਲੇ ਕੋਈ ਵੀ ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਸੰਪਾਦਨ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ" ਸੈਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਚੋ।

ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਲੋਕ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਇਕ ਨਿਯਮ ਬਣਾਓ: ਕੇਵਲ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਸਮੀਖਿਆ ਲੌਗ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਹੋਰ ਹਰ ਕੋਈ ਉਸੇ ਰੋਅ ਜਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਯੂਨੀਕ ਕੀ ਜਿਵੇਂ platform + date + reviewer name ਵੀ ਮਦਦਗਾਰ ਹੈ।

ਆਖਿਰ ਵਿੱਚ, ਮੁੱਖ ਪ੍ਰਾਇਵੇਸੀ ਆਦਤਾਂ ਰੱਖੋ: ਟਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ, ਈਮੇਲ ਐਡਰੈੱਸ ਜਾਂ ਮੈਡੀਕਲ ਜਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਨਾ ਪੇਸਟ ਕਰੋ। "ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਕਾਲ ਕੀਤਾ" ਜਾਂ "ਬਦਲੀ ਭੇਜੀ" ਲਿਖੋ ਬਜਾਏ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੰਜੋਣ ਦੇ।

ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ: ਸਧਾਰਨ ਰਿਵਿਊ ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਰ ਸੈਟਅਪ ਕਰੋ

ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ। ਇੱਕ ਰਿਵਿਊ ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਰ ਸਿਰਫ਼ ਤਦ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੋਈ ਹਰ ਵਾਰੀ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਤਰੀਕਾ ਨਾਲ ਵਰਤੇ।

1) ਸਪਸ਼ਟ ਸਟੇਟਸ ਬਣਾਓ

ਕੁਝ ਛੋਟੇ ਸੈਟਸ ਚੁਣੋ ਜੋ ਦਰਸਾਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਹਰ ਸਮੀਖਿਆ ਇਸ ਵੇਲੇ ਕਿੱਥੇ ਹੈ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਥਾਨਕ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ ਇਹ ਪੰਜ ਲਗਭਗ ਸਭ ਕੁਝ ਕਵਰ ਕਰ ਲੈਂਦੇ ਹਨ:

• New
• Needs reply
• Replied
• Follow-up due
• Closed

ਹਰ ਸਟੇਟਸ ਲਈ ਆਪਣੇ ਟਰੈਕਰ ਨੋਟਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸੈਂਟੈਂਸ ਲਿਖੋ ਕਿ ਉਹ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, “Replied” ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਜਨਤਕ ਜਵਾਬ ਪੋਸਟ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਨਾ ਕਿ ਮੁੱਦਾ ਹਲ ਹੋ ਗਿਆ।

2) ਲਾਜ਼ਮੀ ਫੀਲਡ ਅਤੇ ਡ੍ਰੋਪਡਾਊਨ ਜੋੜੋ

ਫ੍ਰੀ-ਟੈਕਸਟ ਕਾਲਮ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਗੰਦੇ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਕੁਝ ਫੀਲਡ ਲਾਜ਼ਮੀ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਜਿੱਥੇ ਹੋ ਸਕੇ ਡ੍ਰੋਪਡਾਊਨ ਵਰਤੋਂ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡਾ ਟਰੈਕਰ ਇੱਕਸਾਰ ਰਹੇ।

ਇੱਕ ਵਿਅਵਹਾਰਿਕ ਸੈਟ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਿਖਾਈ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ: review date, platform, star rating, customer name ਜਾਂ initials, issue category, status, owner, reply posted date, follow-up due date, ਅਤੇ "promise made" (ਛੋਟਾ ਟੈਕਸਟ)।

3) ਇੱਕ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਨਿਯਮ ਵਰਤੋਂ

ਇੱਕ ਡਿਫ਼ਾਲਟ ਸਮਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਉਸ ਤੇ ਕਾਇਮ ਰਹੋ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮ: 24 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਜਵਾਬ ਦਿਓ, ਅਤੇ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਫਿਕਸ, ਰਿਫੰਡ, ਕਾਲ-ਬੈਕ ਜਾਂ ਦੁਬਾਰਾ ਕਰਨ ਦਾ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਹੈ ਤਾਂ 3 ਤੋਂ 7 ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਫਾਲੋਅਪ ਸ਼ੈਡਿਊਲ ਕਰੋ।

4) ਇੱਕ ਮਾਲਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ

ਹਰ ਸਮੀਖਿਆ ਲਈ ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਟੀਮ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਇੱਕ ਮਾਲਕ "ਤੁਸੀਂ ਸੰਭਾਲ ਰਹੇ ਹੋ" ਦੀ ਸਮੱਸਿਆ ਰੋਕਦਾ ਹੈ। ਮਾਲਕ ਸਥਿਤੀ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਅਤੇ ਲੂਪ ਬੰਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।

5) ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਕਲੋਜ਼-ਆਊਟ ਰੁਟੀਨ ਜੋੜੋ

ਹਰੇਕ ਹਫ਼ਤੇ 15 ਮਿੰਟ ਕੈਲੰਡਰ 'ਤੇ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਜੋ ਵੀ "Closed" ਨਾ ਹੋ ਉਸ ਨੂੰ ਸਕੈਨ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ। ਉਦਾਹਰਨ: ਇੱਕ ਕੈਫੇ ਮੈਨੇਜਰ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਸਵੇਰੇ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ, "Follow-up due" ਨੂੰ ਫਿਲਟਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਦੁਪਿਹਰ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦੋ ਕਾਲਾਂ ਕਰਦਾ ਹੈ।

6) ਆਪਣੀ ਆਦਤਾਂ ਦੇ ਮੁਤਾਬਕ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਸੈਟ ਕਰੋ

ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਆਪਣੇ ਕੈਲੰਡਰ 'ਚ ਰਹਿੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ follow-up dates ਲਈ ਟਾਸਕ ਬਣਾਓ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਦਿਨ-ਪ੍ਰਤੀ-ਦਿਨ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਵਰਤਦੇ ਹੋ ਤਾਂ "ਟਰੈਕਰ ਚੈੱਕ ਕਰੋ" ਆਈਟਮ ਜੋੜੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟੀਮ ਚੈਟ ਵਰਤਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਖੋਲ੍ਹਣ ਵੇਲੇ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਦੈਨੀਕ ਯਾਦ ਦਿਓ।

ਮਾਲਕੀ ਅਤੇ ਫਾਲੋਅਪ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਸੰਭਾਲਿਆ ਜਾਵੇ

ਟਰੈਕਰ ਸਿਰਫ਼ ਤਦ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੋਈ ਜਾਣਦਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕੀ ਮਾਲਕੀ ਹੈ। ਸਭ ਤੋਂ ਆਸਾਨ ਵੰਡ ਇਹ ਹੈ: ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਜਨਤਕ ਜਵਾਬ ਦਾ ਮਾਲਕ ਹੋਵੇ, ਅਤੇ ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਫਿਕਸ ਦਾ ਮਾਲਕ ਹੋਵੇ।

ਜਵਾਬ ਮਾਲਕ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੋਹ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਗਾਹਕ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਦੇਖਦਾ (ਮਾਲਕ, ਫਰੰਟ ਡੈੱਸਕ, ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ)। ਫਿਕਸ ਮਾਲਕ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਓਪਰੇਸ਼ਨ (ਸੇਵਾ ਲੀਡ, ਮੈਨੇਜਰ, ਟੈਕਨੀਸ਼ੀਅਨ) ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਦੋਹਾਂ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਰੋਲ ਸਪਸ਼ਟ ਰਹਿਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।

ਜਦੋਂ ਸਮੀਖਿਆ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਇਕ ਮਿਨੀ ਟਿਕਟ ਵਾਂਗ ਹੈਂਡਅਫਿਫ ਕਰੋ, ਨਾ ਕਿ ਇੱਕ ਅਸਪਸ਼ਟ ਸੁਨੇਹਾ। ਠੀਕ ਉਹ ਵਾਅਦਾ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਕੀਤਾ (ਜਾਂ ਕਰਨ ਜਾ ਰਹੇ ਹੋ) ਨੂੰ ਕਾਪੀ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸੰਦਰਭ ਸੰਕੁਚਿਤ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਓਪਰੇਸ਼ਨ ਟੀਮ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਸਮੀਖਿਆ ਦੁਬਾਰਾ ਪੜ੍ਹਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਾ ਪਏ।

ਅੰਦਰੂਨੀ ਨੋਟਸ ਤੱਥ-ਪਹਿਲੇ ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਰੱਖੋ। ਭਾਵਨਾ, ਦੋਸ਼ ਜਾਂ ਵਾਦ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਨੋਟ ਇਹ ਦੱਸਦਾ ਹੈ: ਕੀ ਹੋਇਆ, ਤੁਸੀਂ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਕੀ ਕਿਹਾ, ਅਤੇ "ਕਿਰਿਆ ਹੋ ਗਈ" ਦਾ ਮਤਲਬ ਕੀ ਹੈ।

ਇੱਕ ਦੁਹਰਾਈ ਜਾਂਦੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ (ਜਿਵੇਂ "ਡਿਲਿਵਰੀ ਦੇਰ") ਆਉਵੇ ਤਾਂ ਉਸ ਨੂੰ ਇੱਕ ਰੁਝਾਨ ਸਮਝੋ, ਨਾ ਕਿ ਇਕ-ਵਾਰ ਘਟਨਾ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ "ਦੋਹਰਾਈ ਮੁੱਦਾ" ਲੇਬਲ ਅਤੇ ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਗਿਣਤੀ ਜੋੜੋ। ਫਿਰ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰਲੇ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ ਕਿ ਸੁਧਾਰ ਦਾ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਰੱਖੇ ਅਤੇ ਵਾਪਸ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰੇ।

ਕੁਝ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਤੁਰੰਤ ਐਸਕਲੇਸ਼ਨ ਲਾਇਕ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਨਿਯਮ ਬਣਾਓ ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਹਚਕਿਚਾਹਟ ਨਾ ਕਰੇ:

• ਸੁਰੱਖਿਆ ਖਤਰਾ ਜਾਂ ਧਮਕੀਆਂ
• ਕਾਨੂੰਨੀ ਦਾਵੇ (ਚੋਟ, ਧੋਖਾ, ਚਾਰਜਬੈਕ)
• ਭੇਦਭਾਵ ਜਾਂ ਹਿੰਸਕ ਬੋਲਚਾਲ
• ਨਿੱਜੀ ਡਾਟਾ ਦਾ ਪ੍ਰਕਾਸ਼
• ਮੀਡੀਆ ਜਾਂ ਰੈਗੁਲੇਟਰ ਜिक्र

ਇਹਨਾਂ ਹਾਲਤਾਂ ਵਿੱਚ, ਜਨਤਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਰੁਕੋ। ਇੱਕ ਮੈਨੇਜਰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ, ਤੱਥ ਦਰਜ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਕਦਮ 'ਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਸਹਿਮਤ ਹੋ ਜਾਓ।

ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨਾ (ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪਹੁੰਚ ਸਕੋ)

ਜਨਤਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੁਝ ਵਾਅਦਾ ਕਰਕੇ ਫਿਰ ਚੁੱਪ ਹੋ ਜਾਣਾ ਭਰੋਸਾ ਖੋ ਦੇਣ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਤੇਜ਼ ਤਰੀਕਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਸਮੀਖਿਆ ਨੂੰ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਵਾਅਦੇ ਨੂੰ ਵਿਸ਼ੇਸ਼, ਹਕੀਕਤ-ਵੰਞ ਅਤੇ ਸਮੇਂ-ਬੰਧੀ ਰੱਖੋ। “ਅਸੀਂ ਦੇਖਾਂਗੇ” ਢੁੱਲਾ ਹੈ। “ਮੈਂ ਅੱਜ ਤੁਹਾਨੂੰ ਫੋਨ ਕਰਾਂਗਾ ਅਤੇ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਤੱਕ ਗੁਆਚੀ ਆਈਟਮ ਬਦਲ ਦਿੱਤੀ ਜਾਵੇਗੀ” ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਮਾਪਯੋਗ ਹੈ।

ਝਟਪਟ ਰਿਵਿਊ ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਰ ਇਹ ਅਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਕ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਵਾਅਦਾ ਲਿਖਣਾ ਮਜਬੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਫਿਰ ਇਸਨੂੰ ਇੱਕ ਟਾਸਕ ਵਿੱਚ ਬਦਲਦਾ ਹੈ ਜਿਸ 'ਤੇ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਹਰ ਵਾਅਦੇ ਨੂੰ ਇੱਕ ਮਿਨੀ ਵਰਕ-ਆਰਡਰ ਵਾਂਗ ਸਨਮਾਨ ਕਰੋ। ਜੇ ਇਹ ਪਬਲਿਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਹਿਣ ਵਾਲੀ ਗੱਲ ਹੈ ਤਾਂ ਇਹ ਕਾਫ਼ੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਇਸਨੂੰ ਸ਼ੈਡਿਊਲ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ।

ਵਾਅਦੇ ਨੂੰ ਕਾਰਵਾਈ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਦਾ ਸਧਾਰਨ ਤਰੀਕਾ:

• ਵਾਅਦਾ ਨੂੰ ਇੱਕ ਡਿਲਿਵਰੇਬਲ ਵਜੋਂ ਲਿਖੋ (ਕੀ ਕੀਤਾ ਜਾਏਗਾ, ਕਦੋਂ ਤੱਕ)।
• ਇੱਕ ਟਾਸਕ ਨਾਂ ਬਣਾਓ ਜੋ ਡਿਲਿਵਰੇਬਲ ਨਾਲ ਮਿਲਦਾ ਹੋਵੇ (ਤਾਂ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਖੋਜਯੋਗ ਹੋਵੇ)।
• ਇੱਕ ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਜੋੜੋ ("ASAP" ਨਾ)।
• ਫਾਲੋਅਪ ਚੈਨਲ ਚੁਣੋ: ਨਿੱਜੀ (ਫੋਨ/ਈਮੇਲ/ਮੇਸੇਜ) ਜਾਂ ਜਨਤਕ (ਜਵਾਬ ਅਪਡੇਟ)।
• ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਆਉਟਕਮ ਨੋਟ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ।

ਆਪਣੇਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ "ਹਲ" ਦੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ। ਹਲ ਸਾਫ਼ ਅੰਤ ਬਿੰਦੂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ "ਰਿਫੰਡ ਪ੍ਰੋਸੈੱਸ ਹੋਇਆ", "ਅਪੋਇੰਟਮੈਂਟ ਮੁਕੰਮਲ", "ਬਦਲੀ ਪੁੱਜਾ ਦਿੱਤੀ" ਜਾਂ "ਨਿਤੀ ਸਮਝਾ ਕੇ ਗਾਹਕ ਨੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ"। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ਼ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ ਤਾਂ ਇਹ ਹਾਲ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ।

ਨਿੱਜੀ ਬਨਾਮ ਜਨਤਕ ਫਾਲੋਅਪ ਕਦੋਂ ਕਰਨੇ ਹਨ ਇਹ ਤੈਅ ਕਰੋ ਅਤੇ ਟਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਨੋਟ ਕਰੋ। ਨਿੱਜੀ ਚੈਨਲ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਵੇਰਵਿਆਂ ਲਈ ਵਧੀਆ ਹੈ (ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ, ਸਿਹਤ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਫੋਨ ਨੰਬਰ)। ਜਨਤਕ ਅਪਡੇਟ ਉਹਦੋਂ ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹੱਲ ਆਮ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਮਦਦ ਕਰੇ (ਜਿਵੇਂ ਨਵੇਂ ਘੰਟੇ ਜਾਂ ਨਵਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ)।

ਉਦਾਹਰਨ: ਗਾਹਕ ਲਿਖਦਾ ਹੈ: “ਡਿਲਿਵਰੀ ਦੇਰ ਹੋਈ ਅਤੇ ਕੋਈ ਉੱਤਰ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤਾ।” ਤੁਹਾਡਾ ਜਨਤਕ ਜਵਾਬ ਵਾਅਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ: “ਅਸੀਂ ਅੱਜ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰਾਂਗੇ ਅਤੇ ਕੱਲ੍ਹ ਨੂੰ ਰੀ ਸ਼ੈਡਿਊਲ ਕਰ ਦੇਵਾਂਗੇ।” ਟਰੈਕਰ ਵਿੱਚ, ਤੁਸੀਂ ਵਾਅਦਾ ਲਿਖਦੇ ਹੋ, ਡਿਊ-ਡੇਟ ਅੱਜ ਰੱਖਦੇ ਹੋ, ਫਾਲੋਅਪ ਨੂੰ ਨਿੱਜੀ ਮਾਰਗ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਨੋਟ ਕਰਦੇ ਹੋ: “ਦੋ ਵਾਰ ਕਾਲ ਕੀਤਾ, ਵੌਇਸਮੈਲ ਛੱਡਿਆ, SMS ਭੇਜਿਆ।” ਜੇ 48 ਘੰਟਿਆਂ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ “ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕੀਤੀ, ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ” ਦਰਜ ਕਰੋ ਅਤੇ ਜੇ ਢੰਗ ਹੈ ਤਾਂ ਇੱਕ ਸੰਖੇਪ ਜਨਤਕ ਅਪਡੇਟ ਪੋਸਟ ਕਰੋ: “ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕੀਤੀ ਹੈ ਅਤੇ ਜਬ ਤਿਆਰ ਹੋਵੋਗੇ ਅਸੀਂ ਮਦਦ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹਾਂ।”

ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਅੰਤ ਤੱਕ ਇੱਕ ਹਕੀਕਤੀ ਉਦਾਹਰਨ

ਇੱਕ ਗਾਹਕ 1-ਤਾਰਾ ਸਮੀਖਿਆ ਛੱਡਦਾ ਹੈ: “ਡਿਲਿਵਰੀ 45 ਮਿੰਟ ਦੇਰ ਸੀ, ਅਤੇ ਫੋਨ 'ਤੇ ਵਿਅਕਤੀ ਬੇਏਜ਼ਜ਼ਤੀ ਵਾਲਾ ਸੀ। ਮੁੜ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਆਰਡਰ ਕਰਾਂਗਾ।” ਇਹ ਓਹੀ ਕਿਸਮ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਹੈ ਜੋ ਜਲਦੀ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜੇ ਤਸੀਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਪਰ ਫਾਲੋਅਪ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਰਿਵਿਊ ਜਵਾਬ ਟਰੈਕਰ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਦਿਨ ਲੌਗ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ "Delivery issue" ਅਤੇ "Service tone" ਟੈਗ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਰੁਝਾਨ ਨੂੰ ਨੈਗੇਟਿਵ ਦੱਸਦੇ ਹੋ। ਫਿਰ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਦੋ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਨੂੰ ਅਸਾਈਨ ਕਰਦੇ ਹੋ: ਮੈਨੇਜਰ ਗਾਹਕ ਕਾਲ ਦਾ ਮਾਲਕ ਹੈ, ਅਤੇ ਸ਼ਿਫਟ ਲੀਡ ਅੰਦਰੂਨੀ ਕੋਚਿੰਗ ਨੋਟ ਦਾ ਮਾਲਕ ਹੈ।

ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਉਹੀ ਲਿਖਦੇ ਹੋ ਜੋ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਹੈ। ਸ਼ਾਇਦ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸਿਸਟਮ ਤੋਂ ਡਿਲਿਵਰੀ ਸਮਾਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਪਰ "ਬੇਏਜ਼ਜ਼ਤੀ" ਵਾਲੀ ਗੱਲ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਦੋਣਾਂ ਪਾਸਿਆਂ ਤੋਂ ਸੁਣ ਕੇ ਹੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਤੁਹਾਡਾ ਜਨਤਕ ਜਵਾਬ ਦਿਖਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਗੰਭੀਰਤਾ ਨਾਲ ਲੈਂਦੇ ਹੋ, ਉਮੀਦਾਂ ਸੈੱਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਗੱਲਬਾਤ ਨਿੱਜੀkaroon ਵੱਲ ਲਿਜਾਣ ਲਈ ਕਹੋ।

ਇਹ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਤੇ ਮਦਦਗਾਰ ਜਵਾਬ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ: “ਮੈਨੂੰ ਮਾਫ਼ ਕੀਜੀਏ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਆਰਡਰ ਦੇਰ ਨਾਲ ਪਹੁੰਚਿਆ ਅਤੇ ਫੋਨ ਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਸਅਰਦਾਇਕ ਅਨੁਭਵ ਹੋਇਆ। ਇਹ ਉਹ ਅਨੁਭਵ ਨਹੀਂ ਜੋ ਅਸੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਆਰਡਰ ਵੇਰਵਾ ਸਾਂਝਾ ਕਰ ਸਕੋ ਤਾਂ ਅਸੀਂ ਦੇਖਾਂਗੇ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਸਹੀ ਕਰਾਂਗੇ। ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਲ ਸਿੱਧੀ ਗੱਲ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਾਂ ਤਾਂ ਜੋ ਅਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰ ਸਕੀਏ।”

ਫਿਰ ਤੁਸੀਂ ਫਾਲੋਅਪ ਟਾਸਕ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਨਾਲ। 24 ਘੰਟਿਆਂ ਵਿੱਚ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰੋ ਅਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਸੁਣੋ, ਫਿਰ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ (ਆਰਡਰ ਸਮਾਂ, ਡਿਲਿਵਰੀ ਸਮਾਂ)। ਨੀਤੀ ਅਨੁਸਾਰ ਰਿਮੈਡੀ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ (ਰਿਫੰਡ, ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਜਾਂ ਬਦਲੀ)। ਟੀਮ ਲਈ ਛੋਟਾ ਕੋਚਿੰਗ ਨੋਟ ਲਿਖੋ ਜੋ ਫੋਨ ਸ਼ਿਸ਼ਟ ਅਤੇ ਦੇਰ ਹੋਣ ਸਮੇਂ ਕੀ ਕਹਿਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦੇਵੇ। ਟਰੈਕਰ ਨੂੰ ਨਤੀਜੇ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਦੇ ਜਵਾਬ ਨਾਲ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ।

ਕਾਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਜੋ ਕੁਝ ਹੋਇਆ ਉਸਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕਰੋ, ਰਾਏ ਨਹੀਂ। ਜੇ ਗਾਹਕ ਰਿਫੰਡ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਲੈਂਦਾ ਅਤੇ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਸਮੀਖਿਆ ਅਪਡੇਟ ਕਰੇਗਾ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ "ਗਾਹਕ ਦੁਆਰਾ ਵਾਅਦਾ" ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨੋਟ ਕਰੋ (ਪਰ ਇਹ ਗਾਰੰਟੀ ਨਹੀਂ)।

ਅੰਤ 'ਚ "Closed" ਐਂਟਰੀ ਇਹ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ: Status: Closed. Owner: Manager. Follow-up completed: Yes. Resolution: Refunded delivery fee. Internal action: Phone script reminder shared in pre-shift. Date closed: Friday 3:10 pm.

ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ ਜਿਹੜੀਆਂ ਫਾਲੋਅਪ ਮਿਸ ਹੋਣ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣਦੀਆਂ ਹਨ

ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੀ ਗਲਤੀ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਟਰੈਕਰ ਨੂੰ ਕੇਵਲ "ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ / ਨਾਂ" ਚੈਕਬਾਕਸ ਵਾਂਗ ਐਡ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਜਵਾਬ ਵਿੱਚ ਵਾਅਦਾ, ਰਿਫੰਡ, ਕਾਲ-ਬੈਕ ਜਾਂ ਮੁਰੰਮਤ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਉਹ ਪੂਰਾ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ।

ਹੋਰ ਆਮ ਸਮੱਸਿਆ ਅਸ್ಪਸ਼ਟ ਮਾਲਕੀ ਹੈ। ਜੇ ਫਾਲੋਅਪ ਲਈ ਕੋਈ ਨਾਂਮ ਤੋਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਵਿਅਕਤੀ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਾਰੇ ਲੋਗ ਸੋਚਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨੇ ਇਸਨੂੰ ਸੌਂਪਿਆ ਹੋਵੇਗਾ।

ਲੰਮੇ, ਗੰਦੇ ਨੋਟਸ ਵੀ ਨੁਕਸਾਨ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਪੈਰਾ ਭਰ ਨੋਟਸ ਨਾਲ ਭਰੇ ਟਰੈਕਰ ਨੂੰ ਲੋਕ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚਣਗੇ। ਨੋਟਸ ਛੋਟੀਆਂ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਅਸਲ ਕਾਰਵਾਈ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਫੀਲਡਾਂ ਜਿਵੇਂ "promise made" ਅਤੇ "next step" ਵਿੱਚ ਲਿਜਾਓ।

ਮਿਸ਼ਾਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਹਨਾਂ ਪੈਟਰਨਾਂ ਕਰਕੇ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਅਸਪਸ਼ਟ ਵਾਅਦੇ ਬਿਨਾਂ ਡਿਊ-ਡੇਟ, ਫਿਕਸ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਈਟਮ ਬੰਦ ਕਰਨਾ, ਕੇਵਲ ਸਮੀਖਿਆ ਦੀ ਰੇਟਿੰਗ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨਾ ਨਾ ਕਿ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਅਫ਼ਲਾਈਟ, ਅਤੇ 특ਦੇਸ਼ਲਪ-ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਰੁਟੀਨ ਬਣਨ ਦੀ ਆਗਿਆ (ਜਿਵੇਂ ਬਚੀ-ਖੁਦ ਚੈਟ, ਚਿਪਕਣ ਨੋਟਸ)।

ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਰੁਟੀਨ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਗਲਤੀਆਂ ਰੋਕ ਦੇਂਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੈਕ-ਇਨ ਸਮਾਂ ਚੁਣੋ (ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਜਾਂ ਦੋ ਵਾਰੀ ਹਫ਼ਤੇ) ਅਤੇ ਖੁਲੇ ਸਾਰੇ ਆਈਟਮਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਅਸਪਸ਼ਟ ਵਾਅਦਿਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਾਰਜ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਮਾਲਕ ਜਾਂ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਅਟਕਾਉ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਅਕਸਰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਫਾਲੋਅਪ ਅਜੇ ਤੈਅ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ।

ਜਲਦੀ ਚੈਕਲਿਸਟ ਤਾਂ ਜੋ ਜਵਾਬ ਅਤੇ ਫਾਲੋਅਪ ਕਾਬੂ ਵਿੱਚ ਰਹਿਣ

ਟਰੈਕਰ ਸਿਰਫ਼ ਤਦ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਨਿਯਮਤ ਰੂਪ ਨਾਲ ਛੇਦਦੇ ਹੋ। ਲਕਸ਼ ਸਧਾਰਨ ਹੈ: ਹਰ ਸਮੀਖਿਆ ਨੂੰ ਸਮੇਂ ‘ਤੇ ਜਵਾਬ ਮਿਲੇ, ਅਤੇ ਹਰ ਜਨਤਕ ਵਾਅਦਾ ਪੂਰਾ ਹੋਵੇ।

• ਹਰ ਰੋਜ਼: ਨਵੀਆਂ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਲਈ ਸਕੈਨ ਕਰੋ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਲੌਗ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਹਰ ਇੱਕ ਲਈ ਮਾਲਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ।
• 24 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ: ਹਰ ਸਮੀਖਿਆ ਲਈ ਜਨਤਕ ਜਵਾਬ ਪੋਸਟ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਹੋਵੇ।
• ਜਦ ਵੀ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਵਾਅਦਾ ਕਰੋ: ਕਾਰਵਾਈ ਦਰਜ ਕਰੋ, ਡਿਊ-ਡੇਟ ਸੈੱਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਇਕ ਮਾਲਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ ਫੌਰاً।
• ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਰੀ: ਸਾਰੇ ਖੁਲੇ ਫਾਲੋਅਪ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਨੋਟਾਂ ਨਾਲ ਬੰਦ ਕਰੋ ਜਾਂ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਸਪਸ਼ਟ ਕਾਰਣ ਨਾਲ ਅੱਗੇ ਵਧਾਓ।
• ਮਹੀਨੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਰੀ: ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਮੁੜ ਆਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ (ਉਨ੍ਹਾ ਵਿਚੋਂ ਤਿੰਨ ਚੁਣੋ) ਖਿੱਚੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਜਿਸਨੂੰ ਜੜ੍ਹ ਨਾਲ ਠੀਕ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ ਉਸ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ।

ਮਹੀਨਿਆਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ-ਦੋ ਵਾਰੀ ਤੇਜ਼ ਨਜ਼ਰ-ਮਾਰੋ। ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੀਖਿਆ ਨੂੰ ਯਾਦ ਰੱਖਕੇ ਪੁੱਛੋ: ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਜਵਾਬ, ਵਾਅਦਾ, ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਨਤੀਜਾ 30 ਸਕਿੰਟ ਵਿੱਚ ਲੱਭ ਸਕਦੇ ਹੋ? ਜੇ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਟਰੈਕਰ ਕਿਸੇ ਮੁੱਖ ਫੀਲਡ ਤੋਂ ਖਾਲੀ ਹੈ ਜਾਂ ਲੋਕ ਇਸਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਨਹੀਂ ਕਰ ਰਹੇ।

ਛੋਟਾ ਉਦਾਹਰਨ: ਗਾਹਕ ਲਿਖਦਾ ਹੈ, “ਸ਼ਾਨਦਾਰ ਹੇਅਰਕੱਟ, ਪਰ ਉਡੀਕ ਲੰਮੀ ਸੀ।” ਤੁਸੀਂ ਮਾਫੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਵਾਅਦਾ ਕਰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਉਸ ਦੀ ਅਗਲੀ ਵਾਰੀ ਛੂਟ ਮਿਲੇਗੀ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰਨ ਦੇ ਵਾਅਦੇ ਨੂੰ ਟਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ — ਤਾ ਫਿਰ ਇਹ ਵਾਅਦਾ ਕੱਲ੍ਹ ਤੱਕ ਗੁਮ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਅਗਲੇ ਕਦਮ: ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ, ਫਿਰ ਕਸਟਮ ਟੂਲ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ

ਇੱਕ ਟਰੈਕਰ ਨਾਲ ਇਸ ਹਫ਼ਤੇ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਚਲਾ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਸ਼ੀਟ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਹੋਵੇ ਉਹ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਦੌਰ ਦੇ ਲਈ ਬਹੁਤ ਚੰਗੀ ਹੈ। 7-14 ਦਿਨ ਇਸਨੂੰ ਵਰਤੋਂ, ਫਿਰ ਵੇਖੋ ਕੀ ਫੀਲਡ ਘੱਟ ਰਹਿ ਰਹੇ ਹਨ ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕਦੇ ਵੀ ਨਹੀਂ ਭਰਦੇ। ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਫੀਲਡ ਜੋੜੋ, ਪਹਿਲੇ ਦਿਨ ਨਹੀਂ।

ਆਪਣੇ ਸੇਵਾ ਮਿਆਰੀਆਂ ਲਿਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਸਾਰੀ ਟੀਮ ਇੱਕੋ ਨਿਯਮ ਨਾਲ ਖੇਡੇ। ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਵਰਤੋਂਯੋਗ ਰੱਖੋ: ਤੁਹਾਡਾ ਜਵਾਬ-ਸਮਾਂ ਲਕਸ਼, ਫਾਲੋਅਪ ਟਾਈਮ-ਟਾਰਗੇਟ, "Closed" ਦੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ, ਟੋਨ ਨਿਯਮ (ਧੰਨਵਾਦ, ਜ਼ਰੂਰ ਮਾਫ਼ੀ, ਕੋਈ ਤਰਕ ਨਹੀਂ), ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਮੈਨੇਜਰ ਦਾ ਮਨਜ਼ੂਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।

ਕੁਝ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਵਿੱਚ, ਮੁੜ ਆਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਮੁਫ਼ਤ ਕੋਚਿੰਗ ਸਮਝੋ। ਜੇ ਤਿੰਨ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ "ਸਲੋ ਪਿਕਅੱਪ" ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤਿੰਨ ਵੱਖ--ਵੱਖ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਨਹੀਂ, ਪਰ ਇੱਕ ਹੱਲ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ: ਸਟਾਫ਼ ਲਈ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸਕ੍ਰਿਪਟ, ਇੱਕ ਯਾਦ-ਸੂਚੀ ਨਿਸ਼ਾਨ, ਜਾਂ ਛੋਟੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਦਲੋ। ਤੁਹਾਡਾ ਟਰੈਕਰ ਪੈਟਰਨ ਵੇਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਸਿਰਫ਼ ਕੰਮ ਮਾਰਕ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ।

ਜੇ spreadsheet ਘਿੜਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਦੇਵੇ ਤਾਂ, ਕਿਸੇ ਭੀ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਹਲਕਾ ਐਪ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਓ। ਵਿਊਜ਼ ਅਤੇ ਵਰਕਫਲੋ ਪਹਿਲਾਂ ਸਕੇਚ ਕਰੋ (ਇੱਕ inbox ਜੋ ਜਵਾਬ ਦੀ ਲੋੜ ਵਾਲੀਆਂ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਦਿਖਾਏ, ਇੱਕ follow-ups ਵਿਉ ਜੋ ਵਾਅਦਿਆਂ ਦੀ ਡਿਊ-ਡੇਟ ਦਿਖਾਏ, ਸਥਿਤੀਆਂ ਦਾ ਛੋਟਾ ਸੈੱਟ, ਸਪਸ਼ਟ ਰੋਲ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਾਦਾ overdue ਰਿਪੋਰਟ)।

ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟੂਲ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਫ਼ੈਸਲਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, Koder.ai (koder.ai) ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਚੈਟ-ਅਧਾਰਿਤ ਬ੍ਰੀਫ਼ ਤੋਂ ਵੈੱਬ ਜਾਂ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ ਬਣਾਉ, ਫਿਰ ਸੋਰਸ ਕੋਡ ਐਕਸਪੋਰਟ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਤੂੰ ਤਿਆਰ ਹੋ ਤਦ ਤੈਨੂੰ ਡੀਪਲੌਇ ਕਰੋ।