29 ਦਸੰ 2025·8 ਮਿੰਟ
ਸਕੂਲਾਂ ਲਈ ਲੈਪਟਾਪ ਲੋਨ ਸਾਈਨ-ਆਉਟ ਸ਼ੀਟ — ਡਿਵਾਈਸ ਟਰੈਕ ਕਰੋ
ਇਕ ਸਕੂਲੀ ਲੈਪਟਾਪ ਲੋਨ ਸਾਈਨ-ਆਉਟ ਸ਼ੀਟ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਦਰਜ ਕਰੋ ਕਿ ਕਿਸ ਨੇ ਹਰੇਕ ਡਿਵਾਈਸ ਲਈ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਦੇ ਦਿੱਤਾ, ਚਾਰਜਰ ਸ਼ਾਮਿਲ ਸੀ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਕੰਮ ਸਮੇਂ ਦੇ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਦੇ ਨਾਲ।
ਇਕ ਸਕੂਲੀ ਲੈਪਟਾਪ ਲੋਨ ਸਾਈਨ-ਆਉਟ ਸ਼ੀਟ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਦਰਜ ਕਰੋ ਕਿ ਕਿਸ ਨੇ ਹਰੇਕ ਡਿਵਾਈਸ ਲਈ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਦੇ ਦਿੱਤਾ, ਚਾਰਜਰ ਸ਼ਾਮਿਲ ਸੀ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਕੰਮ ਸਮੇਂ ਦੇ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਦੇ ਨਾਲ।
ਲੈਪਟਾਪ ਲੋਨ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰਾਮ ਤਦ ਹੀ ਸਹੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਚਲਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੋਈ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਇਹਨਾਂ ਮੁੱਢਲੀ ਗੱਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕੇ: ਹਰ ਡਿਵਾਈਸ ਕਿੱਥੇ ਹੈ, ਸਾਡੇ ਨਾਲ ਕੀ ਗਿਆ ਸੀ, ਅਤੇ ਇਹ ਕਦੋਂ ਵਾਪਸ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਸਾਈਨ-ਆਉਟ ਸ਼ੀਟ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਯਾਦ ਤੋਂ ਵਿਵਰਣ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਾ ਪਵੇ।
ਸਕੂਲ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲੈਪਟਾਪਾਂ ਨੂੰ ਕੁਝ ਪੱਧਰਾਂ 'ਤੇ ਟਰੈਕ ਨਹੀਂ ਰੱਖਦੇ। ਕਾਉੰਟਰ ਵਿਆਸਤ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਟਾਫ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਮੇਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਕਲਾਸਾਂ අතර ਤੁਰੰਤ ਹੀ ਡਿਵਾਈਸ ਲੈ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਕੇਵਲ ਮੌਖਿਕ ਹੈਂਡਆਫ ਹੋਵੇ, ਛੋਟੀ-ਛੋਟੀ ਗੱਲਾਂ ਗੁਆਚ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹ ਖਾਮੀਆਂ ਇਕੱਠੀਆਂ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਅਕਸਰ ਸਿਰਫ ਲੈਪਟਾਪ ਹੀ ਨਹੀਂ ਗੁੰਮ ਹੁੰਦਾ। ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮੁਸ਼ਕਲਾਂ ਚਾਰਜਰ, ਕੇਸ ਜਾਂ ਸਲੀਵ, USB-C ਡਾਂਗਲ/ਐਡੈਪਟਰ, ਸਟਾਇਲਸ (2-in-1 ਡਿਵਾਈਸ ਲਈ), ਅਤੇ ਇਨਪੁੱਟ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਡਿਵਾਈਸ ID ਜਾਂ ਐਸੈਟ ਟੈਗ ਨੂੰ ਗਲਤ ਨਕਲ ਹੋਣਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਵਿਵਾਦਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਟਾਈਮਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਕੋਈ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਸਨੇ “ਕੱਲ੍ਹ” ਵਾਪਸ ਕੀਤਾ, ਤਾਂ ਚੈਕ-ਇਨ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਸਟਾਫ ਇਨਿਸ਼ੀਅਲ ਤੁਰੰਤ ਫੈਸਲਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਇਹੋ ਵੀ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਡਿਵਾਈਸ ਘੰਟਿਆਂ ਬਾਅਦ ਵਾਪਸ ਆਵੇ, ਕਾਰਟ ਵਿੱਚ ਰੱਖ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇ, ਜਾਂ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ 'ਤੇ ਛੱਡਿਆ ਜਾਵੇ। ਸਮਾਂ ਦਰਜ ਕਰਨ ਨਾਲ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਦੇ ਬਦਲਣ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਮਿਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਛੋਟੀ ਤੁਲਨਾ ਨਾਲ ਉਮੀਦਾਂ ਸੈੱਟ ਕਰੋ:
ਉਦਾਹਰਨ: ਇਕ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਨੇ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਨੂੰ 3:05 PM 'ਤੇ ਲੈਪਟਾਪ 014 ਇਕ ਚਾਰਜਰ ਦੇ ਨਾਲ ਚੈੱਕ ਆਉਟ ਕੀਤਾ। ਸੋਮਵਾਰ ਨੂੰ ਉਹ ਲੈਪਟਾਪ 8:12 AM 'ਤੇ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਚਾਰਜਰ ਗਾਇਬ ਹੈ। ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਚੈੱਕਆਉਟ ਲਾਈਨ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਚਾਰਜਰ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ, ਚੈਕ-ਇਨ 'ਤੇ ਗਾਇਬ ਆਈਟਮ ਨੋਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਗਲਤ ਸਟੂਡੈਂਟ ਜਾਂ ਸਟਾਫ 'ਤੇ ਦੋਸ਼ ਲਾਉਣ ਤੋਂ ਬਚ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਸ਼ੀਟ ਉਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੋਈ ਇਸਦੀ ਇੱਕੋ ਤਰ੍ਹਾਂ ਵਰਤੋਂ ਕਰੇ। ਛਪਾਈ (ਜਾਂ ਕਾਪੀ) ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਿੰਨੀ ਸਖ਼ਤ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਲੋਨ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰਾਮ, ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਲੈਪਟਾਪ ਕਾਰਟ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਕਲਾਸਰੂਮ ਸੈੱਟ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਨਿਯਮ ਉਸ ਅਨੁਸਾਰ ਬਣਾੋ।
ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਵਿੱਚ ਪੂਲ ਨੂੰ ਨਾਮ ਦਿੱਤਾ ਜਾਣا ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਕੀ ਇਹ ਲੈਪਟਾਪ ਕਾਰਟ ਨੰਬਰ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਹਨ, ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਕਮਰੇ ਲਈ ਨਿਰਧਾਰਤ ਹਨ, ਜਾਂ ਕੇਂਦਰੀ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਪੂਲ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਹਨ? ਜੇ ਸਟਾਫ ਇਹ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦਾ ਕਿ ਡਿਵਾਈਸ ਕਿਸ ਗਰੁੱਪ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਹੈ ਤਾਂ ਵਾਪਸੀ ਗਲਤ ਥਾਂ ਹੋਵੇਗੀ ਅਤੇ ਲਾਗ ਹਕੀਕਤ ਨਾਲ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਖਾਏਗੀ।
ਫਿਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਲਈ ਸਾਫ਼ ਮਾਲਕੀ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰੋ। ਜੇ “ਕੋਈ ਵੀ ਵੱਡਾ ਐਡਲਟ” ਲੈਪਟਾਪ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਖਾਲੀਆਂ ਜਗ੍ਹਾ ਬਣ ਜਾਣਗੀਆਂ। ਇੱਕ ਰੋਲ ਤੇ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰੋ ਜੋ ਚੈੱਕਆਉਟ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰੇ (ਉਦਾਹਰਨ: ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਅਨ, ਫਰੰਟ ਆਫਿਸ ਸਟਾਫ, ਜਾਂ ਕਲਾਸ ਟੀਚਰ) ਅਤੇ ਵੀਰੇ ਦਿਨਾਂ ਲਈ ਬੈਕਅੱਪ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰੋ। ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਘੰਟਿਆਂ ਬਾਹਰ, ਟੈਸਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ, ਜਾਂ ਸੁਬਸਟਿਟਿਊਟ ਮੌਜੂਦ ਹੋਣ ਤੇ ਕੀ ਹੋਵੇਗਾ।
ਫਿਰ ਆਪਣੀਆਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਲਾਜ਼ਮੀ ਫੀਲਡਾਂ ਦੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ ਕਰੋ। ਜੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਵਿਕਲਪਿਕ ਹੋਵੇਗੀ ਤਾਂ ਲਾਈਨ ਲੱਗਣ 'ਤੇ ਇਹ ਛੱਡ ਦਿੱਤੀ ਜਾਵੇਗੀ।
ਪੰਜ ਫੈਸਲੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟਰੈਕਿੰਗ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਤੋਂ ਬਚਾਂਦੇ ਹਨ:
ਸ਼ੀਟ ਲਈ ਇੱਕ ਹੀ ਘਰ ਚੁਣੋ: ਫਰੰਟ ਆਫਿਸ ਕਾਊੰਟਰ, ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਡੈਸਕ, ਜਾਂ ਕਾਰਟ ਨਾਲ ਜੁੜਿਆ ਕਲਿੱਪਬੋਰਡ। ਜੇ ਇਹ ਘੁੰਮਦੀ ਰਹੇਗੀ ਤਾਂ ਐਂਟ੍ਰੀ ਪੰਨਿਆਂ 'ਤੇ ਵੰਡ ਜਾਵੇਗੀ ਅਤੇ ਇਹ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ ਕਿ ਕਿਸ ਕੋਲ ਕੀ ਹੈ।
ਇਕ ਵਧੀਆ ਫਾਰਮ ਤੁਰੰਤ ਦੋ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ: ਕਿਸ ਕੋਲ ਡਿਵਾਈਸ ਹੈ, ਅਤੇ ਬਾਹਰ ਕਿਹੜੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਗਈਆਂ ਸੀ। ਜੇ ਸਟਾਫ 10 ਸਕਿੰਟ ਵਿੱਚ ਇਹ ਉੱਤਰ ਨਹੀਂ ਲੱਭ ਸਕਦੇ ਤਾਂ ਲੋਕ ਲਾਗ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਖਤਮ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।
ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਬੋਰੋਅਰ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨਾਲ ਕਰੋ। ਸਕੂਲ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਦਿੱਤੇ ਨਾਮ ਅਨੁਸਾਰ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਜਾਂ ਸਟਾਫ ਦਾ ਨਾਮ ਲਿਖੋ, ਨਾਲ ਹੀ ਇਕ ਦੂਜਾ ਆਈਡੈਂਟੀਫਾਇਰ ਲਿਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਦੋ ਇਕੱਲੇ-ਜਿਹੇ ਨਾਮਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਫ਼ਰਕ ਪਤਾ ਲੱਗੇ। ਗਰੇਡ ਅਤੇ ਹੋਮਰੂਮ ਇਹ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਹੀ ਦਰਜ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ।
ਫਿਰ ਡਿਵਾਈਸ ਵੇਰਵੇ ਲਿਖੋ ਜੋ ਲੋਨ ਨੂੰ ਟਰੈਸ ਕਰਨਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਐਸੈਟ ਟੈਗ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ। ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰ ਵਿਕਲਪਿਕ ਹੈ ਪਰ ਮੁਰੰਮਤ ਅਤੇ ਵਾਰੰਟੀ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਮਦਦਗਾਰ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕਾਰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਡਿਵਾਈਸ ਸਟੋਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕਾਰਟ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਸਥਾਨ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਵਾਪਸੀਆਂ ਸਹੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਜਾਣ।
ਐਕਸੈਸਰੀਜ਼ ਓਹੀ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਟਰੈਕਿੰਗ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਟੁੱਟਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ “ਚਾਰਜਰ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੈ?” ਫੀਲਡ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਹਾਂ/ਨਹੀਂ ਚੈੱਕਬਾਕਸ ਬਣਾਓ, ਮੁਫ਼ਤ ਲਿਖਾਈ ਨਹੀਂ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕੇਸ, ਹਾਟਸਪਾਟ, ਜਾਂ ਸਟਾਇਲਸ ਵੀ ਉਧਾਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟਾ “ਹੋਰ ਆਈਟਮ” ਫੀਲਡ ਰੱਖੋ ਤਾਕਿ ਤੇਜ਼ ਨੋਟਸ ਲਿਖੇ ਜਾ ਸਕਣ।
ਟਾਈਮਿੰਗ ਫੀਲਡਾਂ ਵਿੱਚ ਚੈੱਕਆਉਟ ਤਾਰੀਖ/ਸਮਾਂ, ਡਿਊ ਤਾਰੀਖ/ਸਮਾਂ, ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਤਾਰੀਖ/ਸਮਾਂ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਕੇਵਲ ਤਾਰੀਖ ਇਹ ਨਹੀਂ ਦੱਸੇਗੀ ਕਿ ਲੈਪਟਾਪ ਪਿਛਲੇ ਪੀਰੀਅਡ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਇਆ ਜਾਂ ਸਕੂਲ ਬੰਦ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਛੋਟੀ ਹਾਲਤ ਨੋਟਸ ਲਈ ਜਗ੍ਹਾ ਰੱਖੋ। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਰੱਖੋ: “ਕੋਨਾ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਟੁਟਿਆ ਹੋਇਆ”, “ਕੀ-ਕੈਪ ਗਾਇਬ”, ਜਾਂ “ਬੈਟਰੀ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਘਟਦੀ ਹੈ।” ਇਸ ਨਾਲ ਅਗਲੇ ਬੋਰੋਅਰ ਦੀ ਸੁਰੱਖਿਆ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਤਰਕਾਂ ਤੋਂ ਬਚਾਅ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਕੰਪੈਕਟ ਫੀਲਡ ਸੈੱਟ ਜੋ ਹਰ ਲੋਨ ਦੇ ਲਈ ਇੱਕ ਲਾਈਨ 'ਤੇ ਫਿੱਟ ਹੋ ਜਾਏ:
ਫਾਰਮ ਤਦ ਹੀ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਟਾਫ ਦੁਆਰਾ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਅਤੇ ਇੱਕਸਾਰਤ ਭਰੇ ਜਾ ਸਕਦੇ। ਲਕੜੀ ਦਾ ਮਕਸਦ ਘੱਟ ਖਾਲੀਆਂ ਫੀਲਡਾਂ ਅਤੇ ਘੱਟ “ਇਹਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ?” ਦੇ ਪलों ਨੂੰ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ।
ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਫੀਲਡ ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਰੱਖੋ, ਕਾਰਵਾਈ ਦੇ ਅਨੁਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ: ਪਹਿਲਾਂ ਬੋਰੋਅਰ ਪਛਾਣੋ, ਫਿਰ ਡਿਵਾਈਸ ਪਛਾਣੋ, ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕੀ ਬਾਹਰ ਗਿਆ, ਫਿਰ ਚੈੱਕਆਉਟ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਸਟਾਫ ਇਨਿਸ਼ੀਅਲ। ਵਾਪਸੀ ਫੀਲਡਾਂ ਨੂੰ ਸੱਜੇ ਪਾਸੇ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਰੋਅ ਇੱਕ ਟਾਈਮਲਾਈਨ ਵਾਂਗ ਪੜ੍ਹੀ ਜਾ ਸਕੇ।
ਚੈੱਕਬਾਕਸ ਤੋਂ ਲਿਖਾਈ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਘੱਟ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਕਾਉੰਟਰ ਲਾਈਨ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਵੱਖ-ਵੱਖ ਬਾਕਸ ਇਸ ਲਈ ਰਖੋ ਤਾਂ “ਸ਼ਾਮਿਲ” ਅਤੇ “ਵਾਪਸ ਕੀਤਾ” ਗਲਤ ਨਾ ਹੋ ਜਾਣ।
ਚੈੱਕਬਾਕਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਨੋਟਸ ਬਾਕਸ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਕ ਵੱਡੀ ਖਾਲੀ ਜਗ੍ਹਾ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਐਂਟ੍ਰੀ ਪੈਰਾਗ੍ਰਾਫਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਜਾਣਗੀਆਂ ਅਤੇ ਸ਼ੀਟ ਸਕੈਨ ਕਰਨ ਯੋਗ ਨਹੀਂ ਰਹੇਗੀ।
ਚੈੱਕਆਉਟ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ (ਤਾਰੀਖ + ਸਮਾਂ), ਵਾਪਸੀ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ (ਤਾਰੀਖ + ਸਮਾਂ), ਚੈੱਕਆਉਟ 'ਤੇ ਸਟਾਫ ਇਨਿਸ਼ੀਅਲ, ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ 'ਤੇ ਸਟਾਫ ਇਨਿਸ਼ੀਅਲ ਲਈ ਸਮਰਪਿਤ ਕਾਲਮ ਰੱਖੋ।
ਜੇ ਸਕੋਂ ਤਾਂ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ Loan ID (0001, 0002, 0003) ਜੋੜੋ। ਇਹ ਉਸ ਸਮੇਂ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਦੋ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਇੱਕੋ ਨਾਮ ਸਾਂਝਾ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਇੱਕੋ ਲੈਪਟਾਪ ਹਫਤੇ ਵਿੱਚ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਲਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਫਾਲੋਅਪ ਨੂੰ ਵੀ ਸਪੱਸ਼ਟ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ: “ਅਸੀਂ loan 0147 ਦੇ ਬਾਰੇ ਜਾਂਚ ਰਹੇ ਹਾਂ, ਲੈਪਟਾਪ 12, ਚਾਰਜਰ ਵਾਪਸ ਨਹੀਂ ਹੈ।”
ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਕ੍ਰਮ ਪਾਲਣ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਚੈੱਕਆਉਟ 2 ਮਿੰਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਲੈਂਦਾ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਸਧਾਰਨ ਹੈ: ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਸਹੀ ਡਿਵਾਈਸ ਮੈਚ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਇੰਨਾ ਵੇਰਵਾ ਦਰਜ ਕਰਨਾ ਕਿ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ।
ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਕੋਈ ਚੀਜ਼ ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੀ ਸਕੂਲ ਨੀਤੀ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਇਕ ਛੋਟੀ ਯੋਗਤਾ ਜਾਂਚ ਕਰੋ (ਫਾਇਲ 'ਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ, ਜ਼ਰੂਰੀ ਨੋਟਸ, ਬਕਾਇਆ ਫ਼ੀਸ ਆਦਿ)। ਜੇ ਕੁਝ ਗਾਇਬ ਹੈ ਤਾਂ ਚੈੱਕਆਉਟ ਨੂੰ ਰੋਕੋ ਅਤੇ ਕਾਰਨ ਦਰਜ ਕਰੋ।
ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕੋ ਅਨੁਕ੍ਰਮ ਵਰਤੋ:
ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਆਦਤ ਜਿਆਦਾਤਰ ਗਲਤੀਆਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ: ਸਾਈਨਿੰਗ ਸੰਪੂਰਨ ਹੋਣ ਤੱਕ ਲੈਪਟਾਪ ਅਤੇ ਚਾਰਜਰ ਡੈਸਕ 'ਤੇ ਜੋੜੇ ਰੱਖੋ। ਜੇ ਦੋ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਉਡੀਕ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ, ਇਕ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਪੂਰਾ ਕਰੋ ਫਿਰ ਦੂਜੇ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ।
ਚੰਗੀ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਤੇਜ਼, ਇੱਕਸਾਰਤ, ਅਤੇ ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਮਕਸਦ: ਸਹੀ ਡਿਵਾਈਸ ਨੂੰ ਸਹੀ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਮਿਲਾਉਣਾ, ਵਾਪਸੀ ਸਮਾਂ ਦਰਜ ਕਰਨ, ਅਤੇ ਜਾਰਨੀ ਵਿੱਚ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਸਿਲਕ ਕੁੰਢੇ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪਛਾਣਨਾ।
ਨੋਟਸ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮ: ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਵੇਖਦੇ ਹੋ ਉਹ ਲਿਖੋ, ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਉਹ ਨਹੀਂ। “ਚਾਰਜਰ ਕੇਬਲ ਪਲੱਗ ਦੇ ਨੇੜੇ ਸਲੇਟਿਆ” ਕਹਿਣਾ “ਚਾਰਜਰ ਟੁੱਟਿਆ” ਕਹਿਣੇ ਨਾਲੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਇੱਕ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਸੋਮਵਾਰ 8:05 AM 'ਤੇ ਲੈਪਟਾਪ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ ਪਰ ਚਾਰਜਰ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਪਹਿਲਾਂ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਦਰਜ ਕਰੋ, ਫਿਰ "ਚਾਰਜਰ ਗਾਇਬ" ਨਿਸ਼ਾਨੋ, ਅਤੇ ਜੇ ਨੀਤੀ ਦੀ ਆਗਿਆ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਦਾ ਇਨਿਸ਼ੀਅਲ ਲਵੋ। ਇਹ ਇੱਕ ਕਦਮ ਵਾਪਸੀ ਦੇ ਬਾਅਦ ਦੀ ਗੁੰਝਲ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਮਨੁੱਖੀ ਇਰਾਦੇ ਦੀ ਘਾਟ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ; ਇਹ ਉਦੋਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਦੋਂ ਫਾਰਮ ਅਣਗਰਤ ਜਾਂ ਅਨਿਸ਼ਚਿਤ ਜਗ੍ਹਾ ਛੱਡਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਤੁਸੀਂ ਅਨੁਮਾਨ ਲਗਾਉਣ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਟ੍ਰੈਕ ਨਹੀਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹੁੰਦੇ।
ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੀ ਫਸ潠 ਐਸੈਟ ID ਦੇ ਬਜਾਏ ਵੇਰਵਾ ਉਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਨਾ ਹੈ। “ਸਟਿਕਰ ਵਾਲੀ ਸਿਲਵਰ Dell” ਉਪਯੋਗੀ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਪਰ ਜਦੋਂ ਉਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਪੰਜ ਹੋਣ ਤਾਂ ਇਹ ਬੇਕਾਰੀ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਗੁੰਮ ਜਾਂ ਗਲਤ ਐਸੈਟ ਟੈਗ ਵੀ ਨੁਕਸਾਨ ਨੋਟਾਂ, ਮੁਰੰਮਤ ਟਿਕਟਾਂ, ਜਾਂ ਦੁਹਰਾਈ ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਡਿਵਾਈਸ ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਚਾਰਜਰ ਦੂਜੀ ਅੰਨ੍ਹੀ ਥਾਂ ਹੈ। ਜੇ ਲਾਗ ਸਿਰਫ ਲੈਪਟਾਪ ਟਰੈਕ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਸਟਾਫ ਪੁੱਛਦੇ ਰਹਿਣਗੇ “ਕੀ ਇਹ ਚਾਰਜਰ ਨਾਲ ਆਇਆ?” ਅਤੇ ਕੋਈ ਪੱਕਾ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਮਿਲੇगा। ਚਾਰਜਰ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਹੀ ਵਸਤੂ ਵਜੋਂ ਸੰਭਾਲੋ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਲੈਪਟਾਪ ਨਾਲ ਜੋੜਿਆ ਹੋਇਆ ਹੋਏ।
ਉਹ ਗਲਤੀਆਂ ਜੋ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਖਾਮੀਆਂ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ:
ਇਕ ਹੋਰ ਆਮ ਮੁੱਦਾ ਹੈ ਕਿ ਵਾਪਸੀ 'ਤੇ ਹਾਲਤ ਦਰਜ ਕਰਨ ਲਈ ਥਾਂ ਹੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਜੇ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਦੌਰਾਨ ਸਕਰੀਨ 'ਤੇ ਦਰਾਰ ਮਿਲਦੀ ਹੈ ਪਰ ਲਿਖਣ ਲਈ ਕੋਈ ਸਪੇਸ ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਵੇਰਵਾ ਮਾਰਜਿਨ ਵਿੱਚ ਜਾਂ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ।
ਲੈਪਟਾਪ ਲੋਨ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਡੈਸਕ ਹਰੇਕ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਰੁਟੀਨ ਫੋਲੋ ਕਰੇ। ਸਾਈਨ-ਆਉਟ ਸ਼ੀਟ ਦੇ ਨਜ਼ਦੀਕ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਵੀ ਡੈਸਕ ਕਵਰ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਪ徤ੇ।
ਜੇ ਕੁਝ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ (ਗਾਇਬ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ, ਅਸਪਸ਼ਟ ਲਿਖਾਈ, ਗਾਇਬ ਚਾਰਜਰ ਨੋਟ), ਤੁਰੰਤ 30 ਸਕਿੰਟ ਰੁਕੋ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਠੀਕ ਕਰੋ ਪਿੱਛੇ ਦੇ ਚੈੱਕਆਉਟ ਅਗੇ। ਉਹ ਛੋਟੀ ਦੇਰੀ ਬਾਅਦ ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਬਚਤ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਦੀ ਦੁਪਹਿਰ, Maya (10ਵੀਂ ਕਲਾਸ) ਨੂੰ ਇੱਕ ਵੀਡੀਓ ਪਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਲੈਪਟਾਪ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਫਰੰਟ ਡੈਸਕ ਮੁੱਢਲੇ ਵੇਰਵੇ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਲੈਪਟਾਪ ਐਸੈਟ ਟੈਗ, ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ID, ਹੋਮਰੂਮ, ਚੈੱਕਆਉਟ ਤਾਰੀਖ/ਸਮਾਂ, ਅਤੇ ਸਟਾਫ ਇਨਿਸ਼ੀਅਲ।
Maya ਜਾਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਟਾਫ “ਚਾਰਜਰ ਸ਼ਾਮਿਲ: ਹਾਂ” ਚੈੱਕ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਚਾਰਜਰ ਲੇਬਲ ਨੋਟ ਕਰਦਾ ਹੈ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, “ਚਾਰਜਰ #14”)। ਉਹ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਹਾਲਤ ਨੋਟ ਵੀ ਜੋੜਦਾ ਹੈ: “ਲੈਪਟਾਪ ਠੀਕ, ਕੋਈ ਦਰਾਰ ਨਹੀਂ, ਨਾਰਮਲ ਬੂਟ।”
ਸੋਮਵਾਰ ਸਵੇਰੇ 8:12 AM 'ਤੇ Maya ਲੈਪਟਾਪ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਸਟਾਫ ਵਾਪਸੀ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਤੁਰੰਤ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਲੈਪਟਾਪ ਨੂੰ ਚਾਲੂ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਨੋਟ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਚਾਰਜਰ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇੱਕੋ ਲਾਈਨ 'ਤੇ ਉਹ “ਚਾਰਜਰ ਵਾਪਸ: ਨਹੀਂ” ਨਿਸ਼ਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਲਿਖਦੇ ਹਨ “ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਘਰ ਤੇ ਛੱਡ ਆਇਆ।” ਹੁਣ ਲਾਗ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਆਖਰੀ ਵਾਰੀ ਚਾਰਜਰ #14 ਕਿਸ ਕੋਲ ਸੀ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਹੋਈ ਸੀ।
ਇੱਕ ਛੋਟਾ, ਨਰਮ ਫਾਲੋਅਪ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਚੀਜ਼ਾਂ ਸਥਿਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ:
ਮੰਗਲਵਾਰ ਤੱਕ, Maya 8:05 AM 'ਤੇ ਚਾਰਜਰ ਲੈ ਕੇ ਆਉਂਦੀ ਹੈ। ਸਟਾਫ “ਚਾਰਜਰ ਵਾਪਸ ਤਾਰੀਖ/ਸਮਾਂ” ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਜੋੜਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਲੂਪ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਦੋਹਰਾਈ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ, ਉਸੇ ਲੈਪਟਾਪ ਲਈ ਅਗਲੇ ਚੈੱਕਆਉਟ ਐਂਟ੍ਰੀ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਨੋਟ ਹੋਵੇਗੀ: “ਚਾਰਜਰ ਲੰਬਿਤ, ਕੇਵਲ ਲੈਪਟਾਪ ਜਾਰੀ।” ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੋਈ ਵੀ ਇਹ ਧਾਰਨਾ ਨਹੀਂ ਕਰੇਗਾ ਕਿ ਕਿੱਟ ਪੂਰੀ ਹੈ।
ਸਾਈਨ-ਆਉਟ ਸ਼ੀਟ ਤਦ ਹੀ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਜਵਾਬ ਲੱਭ ਸਕੋ। ਸਭ ਤੋਂ ਆਸਾਨ ਤਰੀਕਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਹਰ ਲੈਪਟਾਪ ਨੂੰ ਇੱਕ ਪੇਰਮਾਨੈਂਟ ਨਾਮ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇ, ਅਤੇ ਹਰ ਲੋਨ ਨੂੰ ਇਕ ਕਾਗਜ਼ੀ ਟਰੇਲ ਸਮਝੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਇਕ ਮਿੰਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਵਿੱਚ ਖੋਲ੍ਹ ਸਕੋ।
ਦਿਨ-ਬਦ-ਦਿਨ ਨਹੀਂ ਬਦਲਣ ਵਾਲੀ ਇੱਕ ਮਾਸਟਰ ਲਿਸਟ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਪੰਨਾ (ਜਾਂ ਬਾਈਂਡਰ ਟੈਬ) ਰੱਖੋ ਜੋ ਡਿਵਾਈਸ ID ਨੂੰ ਉਸਦੇ “ਘਰ” ਨਾਲ ਮੇਪ ਕਰਦਾ ਹੋਵੇ, ਜਿਵੇਂ Cart 3, Library Desk, ਜਾਂ Room 214। ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਲੈਪਟਾਪ ਗੁੰਮ ਹੋਵੇ, ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕਿੱਥੇ ਰਹਿਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਸੀ ਬਿਨਾਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਲੋਨ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਦੇਖਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ।
ਬੋਰੋਅਰਾਂ ਲਈ ਇਕੋ ਨਾਂ ਨਿਯਮ ਵਰਤੋ। ਜੇ ਸਕੂਲ ਕੋਲ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ID ਹੈ ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ IDs ਨੂੰ ਵਰਤੋ ਨਾਂ ਕਿ ਪੂਰੇ ਨਾਮ। ਜੇ ਨਹੀਂ, ਇੱਕ ਫਾਰਮੈਟ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਉਸ ਤੇ ਟਿਕੇ ਰਹੋ (ਉਦਾਹਰਨ: ਆਖ਼ਰਲਾ ਨਾਂ + ਪਹਿਲਾ ਅੱਖਰ)। ਲਗਾਤਾਰਤਾ ਨਕਲ-ਏਂਟ੍ਰੀਆਂ ਨੂੰ ਰੋਕਦੀ ਹੈ ਜੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕਾਂ ਵਾਂਗ ਦਿਖਾਈ ਦੇਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਸੰਭਾਲਣ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਫਾਇਲਿੰਗ ਰੁਟੀਨ ਕਈ ਗਲਤੀਆਂ ਰੋਕਦੀ ਹੈ: ਮੁਕੰਮਲ ਸ਼ੀਟਾਂ ਨੂੰ ਮਹੀਨੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸੰਭਾਲੋ, ਹਰ ਸ਼ੀਟ ਤੇ ਕਾਰਟ/ਸਥਾਨ ਲੇਬਲ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਐਕਸੈਪਸ਼ਨ (ਚਾਰਜਰ ਬਿਨਾਂ ਲੋਨ, ਦੇਰੀ ਵਾਪਸੀ) ਨੂੰ ਓਹੀ ਲਾਈਨ 'ਤੇ ਲੌਗ ਕਰੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਈ ਡੈਸਕ ਵਰਤ ਰਹੇ ਹੋ ਤਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਾਗਜ਼ ਰੰਗ ਭਿੰਨ-ਭਿੰਨ ਡੈਸਕਾਂ ਦੀ ਪਹਚਾਣ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਕਿੱਟਾਂ ਕਿੰਨੀ ਦੇਰ ਤੱਕ ਰੱਖਣੀਆਂ ਹਨ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਸਕੂਲ ਦੀ ਨੀਤੀ ਅਤੇ ਸਥਾਨਕ ਕਾਨੂੰਨਾਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਕਰੋ। ਰਿਕਾਰਡ ਉਸ ਤੱਕ ਰੱਖੋ ਜਿੰਨਾ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੋਵੇ ਫੀਸਾਂ, ਨੁਕਸਾਨ ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਅਤੇ ਦੁਹਰਾਈ ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਸੁਲਝਾਉਣ ਲਈ, ਫਿਰ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਪੰਨੀਆਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਨਿਪਟਾਓ।
ਪ੍ਰਾਈਵੇਸੀ ਲਈ, ਬੋਰੋਅਰ ਦੀ ਪਛਾਣ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੀ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਫੋਨ ਨੰਬਰ, ਘਰ ਪਤਾ, ਜਾਂ ਅਣਸੰਬੰਧਤ ਮੈਡੀਕਲ ਨੋਟਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਬਾਈਂਡਰ ਨੂੰ ਸਿਰਫ ਸਟਾਫ-ਕੇਵਲ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਜਿਸ ਨੂੰ ਵੀ ਬਾਹਰ ਲੈ ਜਾਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਹੋਵੇ ਉਸ ਨੂੰ ਸੀਮਤ ਰੱਖੋ।
ਕਾਗਜ਼ੀ ਲਾਗ ਚੰਗੇ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਚੈੱਕਆਉਟ ਚਲਾਂਦਾ ਹੈ, ਲੋਨਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਘੱਟ ਹੈ, ਅਤੇ ਡਿਵਾਈਸ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਮਾਰਤ ਦੇ ਅੰਦਰ ਹੀ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਉਹ ਸਿਸਟਮ ਡਾਊਨ ਹੋਣ 'ਤੇ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਬੈਕਅੱਪ ਵੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਪਰ ਜਦੋਂ ਟਰੈਕਿੰਗ ਯਾਦ ਅਤੇ ਮੈਨੁਅਲ ਪਾਲਣ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੋ ਜਾੲੇ, ਕਾਗਜ਼ ਖੁਦ ਹੀ ਗੱਡਮ-ਗੱਡੀ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਲਾਈਨਾਂ ਲੰਬੀਆਂ ਹੋਣ, ਅਣਪੜ੍ਹੀ ਲਿਖਾਈ, ਚਾਰਜਰ ਜਾਂ ਵਾਪਸੀ ਸਮਾਂ ਦੀਆਂ ਐਂਟ੍ਰੀ ਗੁੰਮ ਹੋਣ, ਓਵਰਡਿਊ ਵੇਖਣ ਦਾ ਕੋਈ ਤੁਰੰਤ ਤਰੀਕਾ ਨਾ ਹੋਣ, ਜਾਂ ਪੰਨੇ ਫਾਇਲ ਇੱਕੋ ਥਾਂ 'ਤੇ ਨਾ ਰੱਖੇ ਜਾਣ — ਇਹ ਸਾਰੇ ਸੰਕੇਤ ਹਨ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਡਿਜਿਟਲ ਤੇ ਜਾਣ ਦੀ ਸੋਚੋ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰੈਕਟੀਕਲ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਉਹੀ ਕਾਲਮਾਂ ਅਤੇ ਰੁਟੀਨ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਹੈ, ਪਰ ਸੁਥਰੇ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ। ਹਰ ਚੈੱਕਆਉਟ ਲਈ ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਰੱਖੋ (ਹਰ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਲਈ ਨਹੀਂ), ਅਤੇ ਇੱਕ ਯੂਨੀਕ Loan ID ਜੋੜੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਚੈੱਕ-ਆਉਟ ਅਤੇ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਅਨੁਮਾਨ ਦੇ ਮੇਲ ਸਕੋ। ਮੁਹੱਈਆ ਕਾਲਮ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਡਿਵਾਈਸ ID, ਬੋਰੋਅਰ, ਚਾਰਜਰ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ, ਆਉਟ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ, ਇਨ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ, ਅਤੇ ਹਾਲਤ ਨੋਟ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ 'ਤੇ ਕਾਪੀ ਕਰੋ।
ਡੇਟਾ ਡਿਜਿਟਲ ਹੋ ਜਾਣ 'ਤੇ ਕੁਝ ਸਧਾਰਣ ਦਰਸ਼ਨ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਂਦੇ ਹਨ: ਡਿਊ ਸਮੇਂ ਅਨੁਸਾਰ ਓਵਰਡਿਊ ਲਿਸਟ, “ਚਾਰਜਰ ਗਾਇਬ” ਲਿਸਟ, ਅਤੇ ਡਿਵਾਈਸ ID ਦੁਆਰਾ ਫਿਲਟਰ ਜੋ ਮੁੜ-ਮੁਰੰਮਤ ਜਾਂ ਨੁਕਸਾਨ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਜੇ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਵੀ ਬਹੁਤ ਮੈਨੁਅਲ ਲੱਗੇ ਤਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਅੰਦਰੂਨੀ ਚੈੱਕਆਉਟ ਟ੍ਰੈਕਰ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, khaaskar ਜੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ, ਘੱਟ ਦੁਹਰਾਈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਆਡਿਟ ਟਰੇਲ ਹੋਵੇ। ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਸਕੂਲ ਜਾਂ ਜ਼ਿਲ੍ਹਾ ਘਰੇਲੂ ਤੌਰ 'ਤੇ ਟੂਲ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ Koder.ai ਤੁਹਾਡੇ ਖੇਤਰਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਛੋਟੀ ਵਰਣਨਾ ਤੋਂ ਇੱਕ ਬੁਨਿਆਦੀ ਵੈੱਬ ਐਪ ਪ੍ਰੋਟੋਟਾਈਪ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਫਿਰ IT ਰਿਵਿਊ ਲਈ ਸੋర్స్ ਕੋਡ ਐਕਸਪੋਰਟ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਉਹਨਾਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਲਈ ਵਰਤੋਂ ਜੋ ਲੈਪਟਾਪ ਕਲਾਸਾਂ ਵਿੱਚ ਸਾਂਝੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਦਿਨ ਭਰ ਵਿੱਚ ਸਟਾਫ ਕਵਰਬਦਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਚਾਰਜਰ ਅਤੇ ਸਟਾਇਲਸ ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਕਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ “ਲੈਪਟਾਪ 014 ਅਜੇ ਕਿਹੜੇ ਕੋਲ ਹੈ?” ਦਾ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਦੇ ਸਕਦੇ, ਤਾਂ ਸਾਈਨ-ਆਉਟ ਸ਼ੀਟ ਜਲਦੀ ਫਾਇਦਾ ਦੇਵੇਗੀ।
ਘੱਟੋ-ਘੱਟ, ਬੋਰੋਅਰ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਇੱਕ ਦੂਜਾ ਆਈਡੈਂਟਿਫਾਇਰ, ਲੈਪਟਾਪ ਦਾ ਐਸੈਟ ਟੈਗ, ਕੀ ਚਾਰਜਰ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ, ਚੈੱਕਆਉਟ ਦੀ ਤਾਰੀਖ/ਸਮਾਂ, ਡਿਊ ਤਾਰੀਖ/ਸਮਾਂ, ਵਾਪਸੀ ਦੀ ਤਾਰੀਖ/ਸਮਾਂ, ਅਤੇ ਦੋਹਾਂ ਚੈਕਆਉਟ ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਲਈ ਸਟਾਫ ਇਨਿਸ਼ੀਅਲ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਹਾਲਤ ਨੋਟ ਫੀਲਡ ਵੀ ਜੋੜੋ ਤਾਂ ਨੁਕਸਾਨ ਅਤੇ ਗੁੰਮ ਚੀਜ਼ਾਂ ਇਕੋ ਲਾਈਨ 'ਤੇ ਦਰਜ ਹੋ ਜਾਣ।
ਐਸੈਟ ਟੈਗ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਕਾਰਗਰ ਹੈ — ਇਹ ਇੱਕ ਖਾਸ ਡਿਵਾਈਸ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਲੋਨ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਮਿਲਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰ ਮੁਰੰਮਤ ਅਤੇ ਵਾਰੰਟੀਆਂ ਲਈ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਦੈਨੀਕ ਮਿਸ਼ਰਿਆਂ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਲਈ ਐਸੈਟ ਟੈਗ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਆਈਡੈਂਟਿਫਾਇਰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਚਾਰਜਰ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵੱਖਰਾ ਟ੍ਰੈਕ ਕੀਤੀ ਚੀਜ਼ ਵਜੋਂ ਵਰਤੋਂ। “ਚਾਰਜਰ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ” ਅਤੇ “ਚਾਰਜਰ ਵਾਪਸ ਕੀਤਾ” ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸੋਝੀ ਨਾਲ ਵੇਖ ਸਕੋ ਕਿ ਚਾਰਜਰ ਕਦੋਂ ਗੁੰਮ ਹੋਇਆ ਅਤੇ ਕੌਣ ਆਖਰੀ ਵਾਰੀ ਇਸਨੂੰ ਰੱਖ ਰਿਹਾ ਸੀ।
ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਡਿਵਾਈਸ ਡੈਸਕ ਤੇ ਪੈਂਦੀ ਹੈ, ਤੁਰੰਤ ਵਾਪਸੀ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਸਹੀ ਸਮਾਂ ਲਿਖੋ। ਇਹ ਆਦਤ ਵਿਵਾਦਾਂ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਟਾਈਮਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦੀ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਡਿਵਾਈਸ ਥਾਵਾਂ ਤਬਦੀਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਚੀਜ਼ ਦੀ ਇਕੱਲੀ ਵਾਪਸੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਚੈਕਆਉਟ ਫੀਲਡਾਂ ਨੂੰ ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਫੀਲਡਾਂ ਨੂੰ ਸੱਜੇ ਪਾਸੇ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਹਰ ਰੋਅ ਇੱਕ ਟਾਈਮਲਾਈਨ ਵਾਂਗ ਪੜ੍ਹੀ ਜਾ ਸਕੇ। ਆਮ ਚੀਜ਼ਾਂ ਲਈ ਚੈੱਕਬਾਕਸ ਵਰਤੋ (ਜਿਵੇਂ “ਚਾਰਜਰ ਜਾਰੀ” ਅਤੇ “ਚਾਰਜਰ ਵਾਪਸ”), ਅਤੇ ਨੋਟਸ ਖੇਤਰ ਛੋਟਾ ਰakho ਤਾਂ ਦਰਜੋ ਪਾਠਯੋਗ ਅਤੇ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਸਕੈਨ ਹੋ ਸਕੇ।
ਇੱਕ ਹੀ “ਘਰ” ਸਥਾਨ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਓਥੇ ਰੱਖੋ — ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਡੈਸਕ, ਫਰੰਟ ਆਫਿਸ ਕਾਊੰਟਰ, ਜਾਂ ਕਾਰਟ ਨਾਲ ਜੁੜਿਆ ਕਲਿੱਪਬੋਰਡ। ਜੇ ਸ਼ੀਟ ਅਸਥਾਨ ਬਦਲਦੀ ਰਹੇਗੀ ਤਾਂ ਐਂਟ੍ਰੀ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਪੰਨਿਆਂ ਤੇ ਫੈਲ ਜਾਵੇਗੀ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਘੱਟ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ।
ਹਰ ਵੇਲੇ ਇੱਕੋ ਛੋਟੀ ਰੁਟੀਨ ਵਰਤੋ: ਬੋਰੋਅਰ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਐਸੈਟ ਟੈਗ ਲੈਪਟਾਪ ਤੋਂ ਪੜ੍ਹੋ, ਚਾਰਜਰ ਨੂੰ ਵੇਖੋ, ਚੈੱਕਆਉਟ ਅਤੇ ਡਿਊ ਸਮਾਂ ਲਿਖੋ, ਫਿਰ ਸਹੀ ਦਸਤਖਤ/ਇਨਿਸ਼ੀਅਲ ਲਵੋ। ਇੱਕ ਪੂਰਾ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਖਤਮ ਕਰੋ ਫਿਰ ਹੀ ਅਗਲਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਐਕਸੈਸਰੀਜ਼ ਗਲਤ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਨਾਲ ਮਿਲ ਨਾ ਜਾਣ।
ਬੋਰੋਅਰ ਦੀ ਪਹਚਾਣ ਵਾਸਤੇ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਫੋਨ ਨੰਬਰ, ਘਰ ਪਤੇ ਜਾਂ ਸਿਹਤ ਸੰਬੰਧੀ ਨੋਟਸ ਵਰਗੀ ਗੈਰ-ਲੋਨ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਪੂਰੀ ਹੋਈਆਂ ਸ਼ੀਟਾਂ ਨੂੰ ਮਾਸਾਨੁਸਾਰ ਫਾਈਲ ਕਰੋ, ਹਰ ਸ਼ੀਟ 'ਤੇ ਕਾਰਟ/ਸਥਾਨ ਲਿਖੋ, ਅਤੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਰਿਟੇੰਸ਼ਨ ਨੀਤੀ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਰਿਕਾਰਡ ਹਟਾਓ। ਬਾਇਡਰੀਆਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ ਸਟਾਫ-ਕੇਵਲ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ।
ਕਾਗਜ਼ੀ ਲਾਗ ਗਹਿਰਾਈ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਚੈੱਕਆਉਟ ਚਲਾਂਦਾ ਹੈ, ਲੋਨ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਘੱਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਡਿਵਾਈਸ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਮਾਰਤ ਦੇ ਅੰਦਰ ਹੀ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਲਾਈਨਾਂ ਲੰਬੀਆਂ ਹੋਣ, ਹਨਡਰਾਇਟਿੰਗ ਪੜ੍ਹੀ ਨਹੀਂ ਜਾਂਦੀ, ਚਾਰਜਰ ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਸਮੇਂ ਲਈ ਐਨਟ੍ਰੀ ਗਾਇਬ ਹੋ ਰਹੀ ਹੋਵੇ — ਤਾਂ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਜਾਂ ਸਧਾਰਣ ਐਪ 'ਤੇ ਜਾਣ ਦੀ ਸੋਚੋ।
ਕਾਗਜ਼ 'ਤੇ ਇੱਕੋ ਕਾਲਮਾਂ ਅਤੇ ਰੁਟੀਨਾਂ ਵਾਲੀ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਬਣਾ ਲਓ — ਹਰ ਚੈੱਕਆਉਟ ਲਈ ਇੱਕ ਰੋਅ ਅਤੇ ਇੱਕ ਯੂਨੀਕ Loan ID ਜੋੜੋ। ਡਿਜਿਟਲ ਡੇਟਾ ਨਾਲ ਇੱਕ ਓਵਰਡਿਊ ਲਿਸਟ, “ਚਾਰਜਰ ਨਾਲ਼” ਸੂਚੀ ਅਤੇ ਡਿਵਾਈਸ ID ਦੁਆਰਾ ਫਿਲਟਰ ਜਿਹੇ ਦਰਸ਼ਨ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਬਣਾਏ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੰਹੇ ਤੋਂ ਹੋਰ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ Koder.ai ਇੱਕ ਮਦਦਗਾਰ ਟੂਲ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਖੇਤਰਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਵਰਣਨਾ ਤੋਂ ਬੁਨਿਆਦੀ ਪ੍ਰੋਟੋਟਾਈਪ ਤਿਆਰ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਫਿਰ IT ਰਿਵਿਊ ਲਈ ਸੋర్స్ ਕੋਡ ਐਕਸਪੋਰਟ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।