ਹਰ ਕੰਮ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਯਾਦ‑ਸੂਚੀ ਬਣਾਉ: ਟਾਸਕ ਬਣਾਓ, ਸੰਤੁਸ਼ਟੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਫੜੋ, ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਦੁਹਰਾਈ ਵਪਾਰ ਵੱਲ ਲਿਜਾਓ।

ਕੰਮ ਦੇ ਸਿੱਧੇ ਬਾਅਦ, ਦਿਮਾਗ਼ ਉਸਨੂੰ “ਪੂਰਾ” ਫਾਇਲ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਸਾਮਾਨ ਪੈਕ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜਦੇ ਹੋ, ਅਗਲੀ ਬੁਕਿੰਗ ਵੱਲ ਵਧਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਪਰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਦਮ ਪਿੱਛੇ ਛੱਡ ਦਿੱਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਸ ਸਮੇਂ ਕੁਝ ਖ਼ਰਾਬ ਨਹੀਂ ਲੱਗਦਾ।
ਅਖੀਰਲਾ ਟੂਲ ਰੱਖਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਕੁਝ ਅਨੁਮਾਨ ਲਗਾਏ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ:
ਜੇ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ, ਨੁਕਸਾਨ ਪਹਿਲੇ ਦਿਨ ਨਜ਼ਰ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ। ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਇਹ ਰਿਫੰਡ ਦੀ ਮੰਗ, ਤਣਾਅਪੂਰਣ ਸੁਨੇਹਾ, ਘੱਟ ਸਿਤਾਰਾਂ ਵਾਲਾ ਰਿਵਿਊ, ਜਾਂ ਉਹ ਸ਼ਾਂਤ churn ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਗਾਹਕ ਫਿਰ ਕਦੇ ਸੰਪਰਕ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ। ਅਕਸਰ ਕੰਮ ਠੀਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਗਾਹਕ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਜਦੋਂ ਭੁਗਤਾਨ ਹੋ ਗਿਆ ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕੀਤਾ ਗਿਆ।
ਉਦੇਸ਼ ਕਿਸੇ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ “ਵਿਕਰੀ” ਕਰਨਾ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਗਾਹਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਯਾਦ‑ਸੂਚੀ ਇਸ ਲਈ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਨਤੀਜੇ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨੀ: ਕੀ ਇਹ ਉਮੀਦ ਅਨੁਸਾਰ ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਸੀ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਪਤਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕੀ ਕੋਈ ਛੋਟੀ ਚੀਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਜਲਦੀ ਠੀਕ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਕਿ ਇਹ ਕਿਸੇ ਕਹਾਣੀ ਵਿੱਚ ਨਾ ਬਦਲੇ ਜੋ ਉਹ ਹੋਰ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਦੱਸਣ।
ਇਹ ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਕਲੌਤਾ ਓਪਰੇਟਰ ਹੋ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਟੀਮ ਜੋ ਕਈ ਕੰਮ ਸਭਾਲ ਰਹੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਐਡਮਿਨ ਜੋ ਸ਼ਡਿਊਲਿੰਗ, ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ ਅਤੇ ਕਾਲਾਂ ਇਕੱਠੀਆਂ ਸੰਭਾਲ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਬਿਨਾਂ ਖਾਸ ਗਾਹਕ ਸਫਲਤਾ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਸਿਸਟਮ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜੋ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਆਪਣੇ ਆਪ ਟ੍ਰਿਗਰ ਕਰੇ, ਨਾ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਯਾਦ ਕਰੋ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਤੁਸੀਂ ਬਾਥਰੂਮ ਫੈਨ ਇੰਸਟਾਲ ਕੀਤਾ। ਚੈੱਕਆਊਟ 'ਤੇ ਗਾਹਕ ਖੁਸ਼ ਹੈ, ਪਰ ਅਗਲੇ ਸਵੇਰੇ ਉਹ ਇੱਕ ਰੈਟਲ ਨੋਇਜ਼ ਨੋਟ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਸੁਨੇਹਾ ਉਸ ਦਿਨ ਪਹੁੰਚ ਜਾਵੇ, ਉਹ ਜਵਾਬ ਦੇਵੇ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸਕ੍ਰੂ ਟਾਈਟ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਕੰਮ ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਨੋਟ 'ਤੇ ਖਤਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਇਹ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ, ਉਹ ਐਸਾ ਰਿਵਿਊ ਛੱਡ ਦੇਂਦਾ ਜੋ “ਸ਼ਾਨਦਾਰ ਇੰਸਟਾਲ, ਪਰ...” ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹੀ ਸਤਰ ਹਰ ਕੋਈ ਪੜ੍ਹਦਾ ਹੈ।
ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਸਿਰਫ਼ “ਚੈੱਕ ਕਰਨ” ਵਾਲੀ ਗੱਲ ਨਹੀਂ। ਇਹ ਇੱਕ ਛੋਟਾ, ਯੋਜਨਾਬੱਧ ਕਦਮ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਮਿਹਨਤ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਖ਼্যাতਿ ਦੀ ਰੱਖਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਗਾਹਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਯਾਦ‑ਸੂਚੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਅਜੇ ਹੀ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਠੀਕ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਇਕ‑ਵਾਰੀ ਕੰਮ ਨੂੰ ਲੰਬੇ ਰਿਸ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਬਦਲਦੀ ਹੈ।
ਤੁਹਾਡੇ ਕੰਮ ਦੇ ਤੌਰ‑ਤਰੀਕੇ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਕੇ, ਇੱਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਮਕਸਦ ਸੇਵਾ ਕਰਦਾ ਹੈ:
ਇੱਕ ਯਾਦ‑ਦਿਹਾਨੀ ਤਾਂ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਉਮੀਦ ਵਾਲੀ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਲੱਗੇ। ਇਹ ਤੰਗ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਧੁੰਦਲੀ (“ਸਿਰਫ ਚੈੱਕ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹਾਂ!”), ਬਹੁਤ ਵਾਰ ਹੋਵੇ, ਜਾਂ ਸਾਫ਼‑ਸੁੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਵਿਕਰੀ ਬਾਰੇ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇ। ਫਰਕ ਸਧਾਰਣ ਹੈ: ਇਕ ਮਦਦਗਾਰ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਦਾ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਕਾਰਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਸਵਾਲ, ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਲਈ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ।
“ਸਭ ਕੁਝ ਠੀਕ” ਦਾ ਮਤਲਬ ਕੁਝ ਐਸਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕੋ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਕੁਝ ਬੁਨਿਆਦੀ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹੀ ਕਿਉਂ ਨਾ ਹੋਣ। ਗਾਹਕ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸਮੱਸਿਆ ਦੂਰ ਹੋ ਗਈ, ਉਹ ਨਤੀਜੇ ਨੂੰ ਬਿਨਾ ਗੁੰਝਲ ਨਾਲ ਵਰਤ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਕੋਈ ਨਵੀਂ ਸਮੱਸਿਆ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਅਤੇ ਉਹ ਜਾਣਦਾ ਹੈ ਕਿ ਫਿਰ ਕੁਝ ਟੁੱਟੇ ਤਾਂ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਫਲਤਾ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ।
ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਨੂੰ ਆਮ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਅਸaan ਤਰੀਕਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਜੌਬ ਦੇ ਦੌਰਾਨ ਉਮੀਦਾਂ ਸੈਟ ਕਰੋ। ਛੱਡਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪੂਰਾ ਮਾਰਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਹੋ: “ਮੈਂ ਦੋ ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੰਦੇਸ਼ ਕਰਾਂਗਾ ਤਾਂ ਕਿ ਇਹ ਜਾਂਚ ਸਕਾਂ ਕਿ ਇਹ ਅਜੇ ਵੀ ਚੱਲ ਰਹਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਖੁਸ਼ ਹੋ।” ਜਦੋਂ ਗਾਹਕ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਸੁਣਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਗਾਹਕ ਸੰਭਾਲ ਵਜੋਂ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਦਬਾਅ ਵਜੋਂ ਨਹੀਂ।
ਇੱਕ ਵਿਵਹਾਰਕ ਉਦਾਹਰਨ: ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨਵਾਂ ਸਿਸਟਮ ਇੰਸਟਾਲ ਕੀਤਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਫਾਲੋ‑ਅਪ (1) ਪੁੱਛ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਇਹ ਬਿਨਾਂ ਐਰਰ ਦੇ ਚੱਲ ਰਿਹਾ ਹੈ, (2) ਕਿ ਕੀ ਉਹ ਹਫਤੇ ਵਿੱਚ ਇਕ ਮੁੱਖ ਕਦਮ ਕਰਨਾ ਜਾਣਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ (3) ਕਿ ਕੀ ਉਹ ਇਕ ਛੋਟੀ 5‑ਮਿੰਟ ਦੀ ਕਾਲ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ ਸਵਾਲਾਂ ਲਈ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਗੁਣਵੱਤਾ ਦੀ ਰੱਖਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਰਿਫੰਡ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਬਿਨਾਂ ਧੱਕੇ ਦੇ ਭਰੋਸਾ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਟਾਸਕ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਨਿਰੁਤਸਾਹਕ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਇਲੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਹਰ ਕੰਮ ਲਈ ਦੁਹਰਾਅ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇਹ ਕਰੋਗੇ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਲਿਸਟ ਦੀ ਕੁੰੰਜੀ ਹੈ।
ਇੱਕ ਸਿਰਲੇਖ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਝਲਕ 'ਚ ਸਮਝ ਆ ਜਾਵੇ: “Follow up: [Client] - [Job].” ਫਿਰ ਬਾਡੀ ਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਦੇ ਸੋਚੋ ਨਾ ਕਿ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ।
ਘੱਟੋ‑ਘੱਟ, ਹਰ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਟਾਸਕ ਨੂੰ ਇਹ ਪਕੜਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ: ਗਾਹਕ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸ੍ਰੇਸ਼ਠ ਸੰਪਰਕ, ਕੰਮ ਕੀ ਸੀ (ਅਤੇ ਕਿੱਥੇ), ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਸਮਾਂ, ਚੈਨਲ (ਕਾਲ, ਟੈਕਸਟ, ਈ‑ਮੇਲ, ਇਨ‑ਪرسਨ), ਅਤੇ ਟਾਸਕ ਦਾ ਮਾਲਕ (ਜੋੜੇ ਵਿੱਚ ਬੈਕਅਪ ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ)।
ਟਾਸਕਾਂ ਨੂੰ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਲਈ ਰੋਕਣ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣ ਲਈ, ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਸਥਿਤੀ ਫਲੋ ਵਰਤੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਸਕੈਨ ਕਰ ਸਕੋ:
ਨੋਟਸ ਸੈਕਸ਼ਨ ਉਹ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਧੁੰਦਲੇ ਹੋਣਾ ਬੰਦ ਹੋ ਕੇ පුਸ਼ਟਿਕਾਰਕ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਲਿਖੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋਗੇ ਅਤੇ “ਪੂਰਾ” ਦਿਖਣ ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਨ: “ਸਭ ਕੁਝ ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੇ ਕੋਈ ਸਮੱਸਿਆ ਨੋਟ ਕੀਤੀ ਹੈ, ਸਾਨੂੰ ਪੁੱਜਣ ਲਈ ਯਾਦ ਦਿਲਾਓ, ਕੋਈ ਫੀਡਬੈਕ ਨੋਟ ਕਰੋ।” ਜੇ ਕੰਮ ਦੇ ਆਮ ਫੇਲ ਪੌਇੰਟ ਹਨ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਾਫ਼‑ਸਾਫ਼ ਲਿਖੋ: “ਸਿੰਕ 'ਤੇ ਲੀਕ ਚੈੱਕ”, “ਐਪ ਲੌਗਿਨ ਚੱਲ ਰਿਹਾ ਹੈ”, “ਟ੍ਰੇਨਿੰਗ ਪੂਰੀ ਹੋਈ”, “ਰਸੀਦ ਮਿਲੀ।”
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਟਾਸਕ ਉਹਨਾਂ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਸਟੋਰ ਕਰੋ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਹਕੀਕਤ ਵਿੱਚ ਦੈਨਿਕ ਵੇਖੋ। ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਿਸਟਮ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਬਿਨਾਂ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਦੇ ਨਜ਼ਰ ਆ ਜਾਵੇ। ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਨੂੰ ਇਕ ਘਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ, ਇਨਬਾਕਸਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ ਨਾ ਰਹਿਣ ਦਿਓ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟੀਮ ਚੈਟ, ਕੈਲੰਡਰ, ਜਾਂ ਟਾਸਕ ਐਪ ਵਰਤ ਰਹੇ ਹੋ, ਇੱਕ ਥਾਂ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਆਦਤ ਬਣਾਓ ਕਿ ਪਹਿਲਾਂ ਉਹੀ ਚੈਕ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣਾ ਹਲਕਾ‑ਫੁਲਕਾ ਇੰਟਰਨਲ ਟੂਲ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਇੱਕ ਚੈਟ‑ਬਿਲਟ ਐਪ ਵਿੱਚ Koder.ai), ਤਾਂ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਲਿਸਟ ਮੁੱਖ ਸਕ੍ਰੀਨ 'ਤੇ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਇਹ ਅਣਡਿੱਠਾ ਰਹਿਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਜਾਵੇ।
ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਦੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਸ਼ੈਡਯੂਲ 'ਤੇ ਚੱਲਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਵਾਰੀ ਸੋਚਨਾ ਨਹੀਂ ਪੈਂਦਾ। ਕੁਝ ਮਿਆਰੀ ਟਚਪੌਇੰਟ ਸੈੱਟ ਕਰੋ ਜੋ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਫਿੱਟ ਬੈਠਦੇ ਹਨ, ਫਿਰ ਸਿਰਫ਼ ਜਦੋਂ ਕੰਮ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਵੱਖਰਾ ਧਿਆਨ ਲੋੜੇ ਤਾਂ ਹੀ ਸਹੀ ਕਰੋ।
ਜ਼ਿਆਦातर ਸਰਵਿਸ ਬਿਜ਼ਨਸ 3–4 ਚੈੱਕ‑ਇਨ ਨਾਲ ਬਿਹਤਰ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਤਤਕਾਲ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ, ਛੋਟੇ ਸਮੇਂ ਦੀ ਸੰਤੁਸ਼ਟੀ, ਅਤੇ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਦੇ ਦੁਹਰਾਏ ਕੰਮ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਦੇ ਹਨ:
ਇਨ੍ਹਾਂ ਸਮਿਆਂ ਨੂੰ ਕੰਮਾਂ 'ਤੇ ਲਗਾਤਾਰ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸੈਕਿੰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਨਿਯਤ ਕਰ ਸਕੋ।
ਇਕ ਵਾਰੀ ਵਾਲਾ ਕੰਮ (ਮੁਰੰਮਤ, ਸਫਾਈ, ਇੰਸਟਾਲੇਸ਼ਨ) ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਤੇਜ਼ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਕੋਈ ਵੀ ਸਮੱਸਿਆ ਤੁਰੰਤ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਚਲਦਾ ਰੱਖਣ ਵਾਲਾ ਸਹਾਇਤਾ (ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਰੱਖ‑ਰਖਾਅ) ਘੱਟ ਚੈੱਕ‑ਇਨ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਉਹ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕਿ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਲੱਗੇ ਕਿ ਉਹ ਸੰਭਾਲਿਆ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਨਿਯਮ: ਜੇ ਗਾਹਕ ਤੁਰੰਤ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੋਟ ਕਰੇਗਾ ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਵੀ ਤੁਰੰਤ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਨਤੀਜੇ ਨੂੰ ਸਮਾਂ ਲੱਗਦਾ ਹੈ (ਮਾਰਕਟਿੰਗ, ਕੋਚਿੰਗ, ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ), ਤਾਂ ਪਹਿਲਾ ਚੈੱਕ‑ਇਨ ਦੇਰ ਕਰ ਦੋ ਅਤੇ ਪ੍ਰਗਟੀ ਅਤੇ ਉਮੀਦਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ।
ਉਸ ਚੈਨਲ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਬੁੱਕ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਅਤੇ ਜੋ ਉਹ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਜਵਾਬੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਟੈਕਸਟ ਸادہ ਪੁਸ਼ਟੀਆਂ ਲਈ ਤੇਜ਼ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਡੀਟੇਲ, ਫੋਟੋਜ਼ ਜਾਂ ਲੇਖਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਈ‑ਮੇਲ ਬਿਹਤਰ ਹੈ। ਜੇ ਕੰਮ ਉੱਚ ਕੀਮਤ ਦਾ ਹੈ, ਭਾਵਨਾਵਾਂ ਉੱਚ ਹਨ, ਜਾਂ ਸੁਨੇਹੇ ਅਣਜਵਾਬ ਰਹੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕਾਲ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਪਹਿਲੀ ਦੋ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ਾਂ ਦਾ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਾ آئے, ਤਾਂ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਚੈਨਲ ਬਦਲੋ ਫਿਰ ਹਾਰ ਮੰਨੋ।
ਬੇ ਜਵਾਬੀ ਨੂੰ ਅਨੰਤ ਪਿੰਗ ਬਣਾਉਣ ਨਹੀਂ ਚਾਹੀਦਾ। ਆਪਣੀ ਲਿਸਟ ਸਾਫ਼ ਰੱਖਣ ਲਈ ਆਪਣਾ ਸਟਾਪ‑ਪੋਇੰਟ ਫੈਸਲ ਕਰੋ।
ਉਦਾਹਰਨ ਨਿਯਮ: ਦਿਨ 2 ਅਤੇ ਦਿਨ 14 'ਤੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਕਰੋ। ਜੇ ਫਿਰ ਵੀ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਹੀ ਹੈ, ਇੱਕ ਆਖਰੀ ਨੋਟ ਭੇਜੋ ਜਿਵੇਂ, “ਮੈਂ ਹੁਣ ਇਸਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰ ਰਿਹਾ/ਰਹੀ ਹਾਂ, ਪਰ ਜੇ ਕੁਝ ਵੀ ਗਲਤ ਲੱਗੇ ਤਾਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵੇਲੇ ਜਵਾਬ ਕਰੋ।” ਫਿਰ ਉਸ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਮਾਰਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਅੱਗੇ ਵਧੋ।
ਨਿਰੰਤਰਤਾ ਹੀ ਇਸ ਆਦਤ ਨੂੰ ਟਿਕਾਉਂਦੀ ਹੈ: ਹਰ ਵਾਰੀ ਉਹੀ ਸਮਾਂ, ਉਹੀ ਚੈਨਲ, ਉਹੀ ਕਲੋਜ਼‑ਆਊਟ ਨਿਯਮ, ਹਰ ਕੰਮ।
ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਅਸਾਨ ਤਰੀਕਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕੰਮ ਬੰਦ ਕਰਨ ਦੇ ਹਿੱਸੇ ਵਜੋਂ ਸਮਝੋ, ਨਾ ਕਿ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਵਾਧੂ ਚੀਜ਼। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ਼ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਹੋਣ 'ਤੇ ਹੀ ਯਾਦ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਪਿੱਛੇ ਹੋ।
ਹੇਠਾਂ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਗਾਹਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਯਾਦ‑ਸੂਚੀ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਕੰਮ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੀ ਦੌੜਾ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਭਾਵੇਂ ਵੀਰਵਾਰ ਰੋਜ਼ ਕਿਵੇਂ ਭੀ ਭਾਰ ਹੋਵੇ:
ਛੋਟਾ ਉਦਾਹਰਨ: ਤੁਸੀਂ ਮੰਗਲਵਾਰ ਨੂੰ HVAC ਟਿਊਨ‑ਅਪ ਖਤਮ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਲਈ ਇੱਕ ਟਾਸਕ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ: “ਚੈੱਕ: ਸਿਸਟਮ ਅਜੇ ਵੀ ਟੇਮਪ ਰੱਖ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਕੋਈ ਅਸਾਮਾਨ ਆਵਾਜ਼ ਨਹੀਂ।” ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ/ਬਾਅਦ ਫਿਲਟਰ ਫੋਟੋ ਜੁੜਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਨੋਟ ਲਿਖਦੇ ਹੋ: “ਗਾਹਕ ਨੇ ਦੱਸਿਆ ਸੀ ਕਿ ਫੈਨ ਸਟਾਰਟ ਹੋਣ 'ਤੇ ਹਲਕੀ ਰੈਟਲ ਹੈ।” ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਟਾਸਕਾਂ ਨੂੰ ਛੁਪਣ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣ ਲਈ, ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਰੁਟੀਨ ਬਣਾਓ:
ਇਹ ਦੋ ਹਫ਼ਤੇ ਲਈ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਹ ਵਾਧੂ ਕੰਮ ਵਰਗਾ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਨਾ ਬੰਦ ਕਰ ਦੇਵੇਗਾ। ਇਹ ਤਾਂ ਹੀ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਅੰਗ ਬਣ ਜਾਵੇਗਾ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੰਮ ਖਤਮ ਕਰਦੇ ਹੋ।
ਚੰਗੇ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਮਨੁੱਖੀ ਲੱਗਦੇ ਹਨ, ਆਟੋਮੇਟਿਕ ਨਹੀਂ। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ, ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛੋ, ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਓ। ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਟੈਮਪਲੇਟ ਵਜੋਂ ਸੰਭਾਲੋ ਅਤੇ ਵਿਵਰਣ ਭਰੋ।
[Name], [job], ਅਤੇ [date] ਵਰਗੇ ਪਲੇਸਹੋਲਡਰ ਵਰਤੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕੰਮ ਤੋਂ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਵਿਵਰਣ ਜ਼ਿਕਰ ਕਰੋ ਤਾਂ ਇਹ ਨਿੱਜੀ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਬਿਨਾਂ ਵਾਧੂ ਮਿਹਨਤ ਦੇ।
ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣ ਲਈ ਇਕ ਛੋਟੀ ਟਿੱਪ: ਇਕ ਚੋਣ ਦੇ ਕੇ ਖਤਮ ਕਰੋ। ਉਦਾਹਰਨ ਵਜੋਂ, “ਕੀ ਸਭ ਠੀਕ ਹੈ, ਜਾਂ ਕੀ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇੱਕ ਚੀਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਠੀਕ ਕਰਵਾਉਣੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ?” ਲੋਕ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਸਵਾਲ ਆਸਾਨ ਹੋ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਇੱਕ ਕਾਰਨ ਕਰਕੇ ਫੇਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਯਾਦ‑ਦਿਹਾਨੀ ਮੌਜੂਦ ਤਾਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਨਹੀਂ ਦੱਸਦੀ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਕਦੋਂ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਜਾਂ “ਪੂਰਾ” ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ। ਇਕ ਗਾਹਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਯਾਦ‑ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਉਸ ਸਮੇਂ ਵਿਚਾਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚਾ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਹੇਠਾਂ ਉਹ ਮੁੱਦੇ ਹਨ ਜੋ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਚੰਗੇ ਗਾਹਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਤੋੜਦੇ ਹਨ:
ਉਦਾਹਰਨ: ਤੁਸੀਂ ਨਵਾਂ ਡੋਰ ਕਲੋਜ਼ਰ ਇੰਸਟਾਲ ਕੀਤਾ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟਾਸਕ “Follow up” ਨੂੰ “ਸਮੇਂ ਭਰ next month” ਲਈ ਸੈਟ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਗੁਆ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਸ ਦੀ ਥਾਂ, 3 ਬਿਜ਼ਨਸ ਦਿਨ ਬਾਅਦ “Door closer follow-up: ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਕੀ ਇਹ ਮ੍ਰਿਦੁλ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲੈਚ ਹੁੰਦਾ ਹੈ + ਕੋਈ ਆਵਾਜ਼” ਸੈਟ ਕਰੋ। ਜੇ ਉਹ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਇਹ ਲੱਥ ਮਾਰਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਫੁਰਤ ਦਰੁਸਤ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਰਿਵਿਊ ਮੰਗਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮਸਲਾ ਸੁਲਝ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟਾਸਕ ਹੋਰ ਘਟਾਓਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, Koder.ai ਵਰਗੇ ਟੂਲ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਟਾਸਕ ਟੈਂਪਲੇਟ ਜਨਰੇਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਤੁਹਾਡੇ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਕਾਰ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ, ਤਾਂ ਹਰ ਯਾਦ‑ਦਿਹਾਨੀ ਵਿੱਚ ਡਿਊ ਡੇਟ, ਇੱਕ ਚੈੱਕ, ਅਤੇ ਇਕ ਥਾਂ ਨਤੀਜਾ ਲਈ ਹੋਵੇ।
ਇੱਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਸਿਸਟਮ ਸਿਰਫ਼ ਨਿਰੰਤਰ ਹੋਣ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਤੇਜ਼ ਸਿਹਤ ਜਾਂਚ ਨਾਲ ਖ਼ਾਮੀਆਂ ਨੂੰ ਦੇਖੋ ਜਿਹੜੀਆਂ ਬਦਲੋਂ ਗਾਹਕ ਨਾਰਾਜ਼, ਅਚਾਨਕ ਰਿਫੰਡ, ਜਾਂ ਦੁਹਰਾਏ ਦੌਰੇ ਬਣ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਪਿਛਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਪੁਰੀ ਹੋਈਆਂ ਨੌਕਰੀਆਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। 10 ਨੂੰ ਯਾਦੜੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਪੁੱਛੋ: ਕੀ ਹਰ ਇੱਕ ਨੇ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਟਾਸਕ ਬਣਾਇਆ ਸੀ? ਜੇ ਜਵਾਬ “ਲਗਭਗ” ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਖ਼ਾਮੀ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੀ ਗਾਹਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਯਾਦ‑ਸੂਚੀ ਯਾਦ ਜਾਂ ਮੂਡ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਨਹੀਂ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ।
ਇਸਨੂੰ 5 ਮਿੰਟ ਤੋਂ ਥੱਲੇ ਕਰਕੇ ਦੌੜਾਓ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਆਇਟਮ 'ਤੇ ਫੇਲ ਹੋ, ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰੋ ਨਾ ਕਿ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਦੋਸ਼ ਦਿਓ। ਜੇ ਟਾਸਕਾਂ ਨੂੰ ਮਾਲਕ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦੇ, ਤਾਂ “ਅਸਾਇਨ ਮਾਲਕ” ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਫੀਲਡ ਬਣਾਓ। ਜੇ ਡਿਊ ਡੇਟ ਧੁੰਦਲੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਡਿਫ਼ਾਲਟ ਨਿਯਮ ਵਰਤੋ ਜਿਵੇਂ “ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਤੋਂ 2 ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਦਿਨ ਬਾਅਦ”, ਫਿਰ ਲੋੜ ਹੋਣ 'ਤੇ ਹੀ ਸੋਧੋ।
ਚੁੱਪੀ ਉਹ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਮਰ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਆਪਣੀ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਯੋਜਨਾ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ: 2 ਦਿਨਾਂ ਬਾਅਦ ਇਕ ਮਿਮਰਦਰ ਨੋਟ, 5 ਦਿਨਾਂ ਬਾਅਦ ਦੂਜਾ, ਫਿਰ ਆਖਰੀ ਨੋਟ—ਇਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਨਰਮ, ਨਿਰੰਤਰ, ਅਤੇ “ਮੈਨੂੰ ਫਿਰ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੀਦਾ?” ਦੇ ਘੱਟੀ ਦਿਲਚਸਪੀ ਵਾਲੇ ਲੂਪ ਤੋਂ ਬਚ जाते ਹੋ।
ਨਤੀਜਿਆਂ ਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ। ਤੁਸੀਂ ਫਨ‑ਸਰੇਖਾ ਲਈ ਡੇਟਾ ਇਕੱਤਰ ਨਹੀਂ ਕਰ ਰਹੇ; ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਸਿੱਖ ਰਹੇ ਹੋ ਕਿ ਕਿੱਥੇ ਸਮੱਸਿਆ ਵਾਪਰਦੀ ਹੈ, ਕਿਹੜੇ ਜੌਬ ਟਾਈਪ ਦੁਹਰਾਏ ਕੰਮ ਪੈਦਾ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਗਾਹਕ ਸਭ ਤੋਂ ਸ਼ਾਇਦ ਤੁਹਾਨੂੰ ਰਿਫਰ ਕਰਨਗੇ ਜਦੋਂ ਸਭ ਕੁਝ ਠੀਕ ਚੱਲਦਾ ਹੈ।
ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਪਲੰਬਿੰਗ ਸੇਵਾ ਚਲਾਉਂਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਸਿਰਫ ਇੱਕ ਰਸੋਈ ਦਾ ਫੌਸੇਟ ਬਦਲ ਦਿੱਤਾ। ਕੰਮ ਖਤਮ ਹੋ ਗਿਆ, ਫੋਟੋ ਖਿੱਚ ਲਈਆਂ ਗਈਆਂ, ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਇੱਕੋ ਦਿਨ ਦੁਪਹਿਰ ਨੂੰ ਭੇਜ ਦਿੱਤੀ ਗਈ।
ਕੰਮ ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਗਾਹਕ ਨਾਲ ਜੁੜਿਆ ਹੋਇਆ ਇੱਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਟਾਸਕ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ। ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਗਾਹਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਯਾਦ‑ਸੂਚੀ 'ਤੇ ਇਕ آئਟਮ ਸੋਚੋ ਜੋ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਯਾਦ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਨਹੀਂ ਰਹੋਗੇ।
ਇਹ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਫਲੋ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਿਖਦਾ ਹੈ:
ਦਿਨ 2 'ਤੇ ਪਹਿਲਾ ਚੈੱਕ‑ਇਨ ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਨਿਰਧਾਰਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਤਿੰਨ ਚੀਜ਼ਾਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੇ ਹੋ: ਫੌਸੇਟ ਉਮੀਦ ਅਨੁਸਾਰ ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ (ਕੋਈ ਟਪਕਣ ਨਈਂ, ਠੀਕ ਪਾਣੀ ਦਬਾਅ), ਗਾਹਕ ਕੋਲ ਜੋ ਚਾਹੀਦਾ ਉਹ ਮਿਲਿਆ (ਰਸੀਦ, ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਵਾਰੰਟੀ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ), ਅਤੇ ਕੋਈ ਛੋਟੀ ਚੀਜ਼ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਨੇ ਸ਼ਖ਼ਸੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦਰਸਾਈ ਨਹੀਂ ਸੀ।
ਜੇ ਗਾਹਕ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਦੇਂਦਾ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਧੱਕੇ ਵਾਲਾ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦੇ—ਇਸਨੂੰ ਅਸਾਨ ਬਣਾਓ ਕਿ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ। ਦਿਨ 5 ਦਾ ਸੁਨੇਹਾ ਸ਼ਾਂਤ ਨੱਜ਼ਰੇ ਨਾਲ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ: “ਮੈਂ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਫਿਰ ਜਾਂਚ ਕਰ ਰਿਹਾ/ਰਿਹਾ ਹਾਂ ਕਿ ਕੋਈ ਕਸੂਰ ਤਾਂ ਨਹੀਂ। ਜੇ ਸਭ ਠੀਕ ਹੈ ਤਾਂ ਜਵਾਬ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ।” ਫਿਰ ਤੁਸੀਂ ਰੁੱਕ ਜਾਂਦੇ ਹੋ।
ਇਸ ਉਦਾਹਰਨ ਵਿੱਚ, ਗਾਹਕ ਦਿਨ 5 'ਤੇ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ: “ਸਭ ਠੀਕ ਹੈ, ਪਰ ਜਦੋਂ ਮੈਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਬੰਦ ਕਰਦਾ/ਕਰਦੀ ਹਾਂ ਤਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਟਪਕਦਾ ਹੈ।” ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਜਲਦੀ ਫੜ ਲਿਆ, ਤੁਸੀਂ ਅਗਲੇ ਸਵੇਰੇ 10‑ਮਿੰਟ ਦੀ ਮੁੜ ਦੌਰਾ ਬੁੱਕ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਫਿਟਿੰਗ ਟਾਈਟ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਵੱਡੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਤੋਂ ਬਚ ਜਾਂਦੇ ਹੋ।
ਇਸਨੂੰ ਸੋਲਵ ਕਰਨ ਮਗਰੋਂ, ਤੁਸੀਂ ਨਤੀਜਾ ਲੌਗ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਕੰਮ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ:
ਆਖਰੀ ਕਦਮ ਹੀ ਇੱਕ ਇਕ‑ਵਾਰੀ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਨੂੰ ਇੱਕ ਦੁਹਰਾਏ ਜੋਗ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ 'ਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸ 'ਤੇ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਜੌਬ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਨੂੰ ਨਿਰੰਤਰ ਰੱਖਣ ਲਈ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰੁਤਸਾਹਕ ਬਣਾਓ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਟੈਂਪਲੇਟ ਅਤੇ ਇੱਕ ਡਿਫ਼ਾਲਟ ਟਾਈਮਿੰਗ ਨਿਯਮ ਚੁਣੋ, ਅਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਵਰਤੋ। ਖਾਸ ਮਾਮਲਿਆਂ ਲਈ ਸੋਧ ਕਰੋ, ਪਰ ਆਪਣੇ ਡਿਫ਼ਾਲਟ ਨੂੰ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਨ ਦਿਓ ਬਿਨਾਂ ਵਾਧੂ ਸੋਚ ਦੇ।
ਅਮਲਕ ਕੀਤੀ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ: ਇੱਕ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਟਾਸਕ ਜੋ ਜੌਬ ਬੰਦ ਹੋਣ ਦੇ ਅਗਲੇ ਦਿਨ ਟ੍ਰਿਗਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਗਾਹਕ “ਸਭ ਠੀਕ” ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ पूरा ਮਾਰਕ ਕਰੋ। ਜੇ ਉਹ ਨਾਂ ਜਵਾਬ ਦੇਵੇ, ਤਾਂ ਕੁਝ ਦਿਨ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਹੋਰ ਚੈੱਕ ਕਰੋ। ਉਦੇਸ਼ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਪਿੱਛਾ ਕਰਨ ਦਾ ਨਹੀਂ; ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ ਕਿ ਕੋਈ ਚੀਜ਼ ਫਿਸਲ ਕੇ ਨਹੀਂ ਜਾ ਰਹੀ ਅਤੇ ਛੋਟੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਰਿਫੰਡ ਜਾਂ ਮਾੜੇ ਰਿਵਿਊ ਬਣਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਫੜੀਆਂ ਜਾ ਸਕਣ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇਕ ਬੈਕਲੌਗ ਹੈ, ਸਾਰੇ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਰ 'ਚ ਠੀਕ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਨਾ ਕਰੋ। ਪਹਿਲਾਂ ਪਿਛਲੇ 10 ਗਾਹਕਾਂ ਲਈ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਬਣਾਉ, ਫਿਰ ਆਪਣੀ ਆਮ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ 'ਤੇ ਵਾਪਸ ਆ ਜਾਓ। 10 ਛੋਟਾ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਬੈਠਕ ਵਿੱਚ ਖਤਮ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ ਅਤੇ ਵੱਡਾ ਕਾਫੀ ਹੈ ਕਿ ਪੈਟਰਨ ਦਿਖਾਏ (ਕੌਣ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ, ਕਿਹੜੇ ਜੌਬ ਕਿਸਮ ਸਵਾਲ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ, ਕਿਹੜੇ ਗਾਹਕ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੁੱਛਦੇ ਹਨ)।
ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਸਚਾ ਰੱਖਣ ਲਈ ਇੱਕ ਮੈਟ੍ਰਿਕ ਟਰੈਕ ਕਰੋ: ਪੂਰੇ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਵਾਲੀਆਂ ਨੌਕਰੀਆਂ ਦਾ ਪ੍ਰਤੀਸ਼ਤ। ਨਾ “ਭੇਜੇ”, ਨਾ “ਸ਼ੈਡਯੂਲ ਕੀਤੇ”, ਬਲਕਿ ਪੂਰੇ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਜਾਂ ਤਾਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਲੈ ਲਈ, ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰ ਲਿਆ, ਜਾਂ ਫਾਈਨਲ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਨ ਬਾਅਦ ਲੂਪ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿੱਤਾ।
ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਕੰਮ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਵਰਕਫਲੋ ਲਿਖੋ: ਕੀ ਚੀਜ਼ ਟਾਸਕ ਬਣਾਉਂਦੀ, ਡਿਊ ਦਿਨ ਕਦੋਂ ਹੈ, ਜੇ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਕੀ ਹੁੰਦਾ, ਅਤੇ ਕਿਹੜਾ ਨਤੀਜਾ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ। ਇਹ ਕਦਮ ਛੱਡ ਦਿਓ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆ ਖ਼ਤਮ 'ਤੇ ਇੱਕ ਐਸਾ ਟੂਲ ਬਣਾ ਲੈਂਦੇ ਜੋ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਭੇਜਦਾ ਹੈ ਪਰ ਲੂਪ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ।
ਜੇ ਇਕ ਛੋਟਾ ਟੂਲ ਬਣਾਉਣਾ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ Koder.ai (koder.ai) ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਵਿਕਲਪ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਇਕ ਸਧਾਰਣ ਇਨਟਰਨਲ ਵੈੱਬ ਜਾਂ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ ਬਣਾਉਣ ਲਈ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਟਾਸਕ ਅਤੇ ਨਤੀਜੇ ਇੱਕ ਹੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਰਹਿਣ। ਸਨੈਪਸ਼ਾਟ ਅਤੇ ਰੋਲਬੈਕ ਟੇਸਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਲੌਜਿਕ 'ਚ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਟੈਸਟ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਆਸਾਨ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਾਪਸ ਜਾਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਨੀਅਮ ਵਰਤੋ: ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਕੰਮ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਨ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਹਨ, ਕੋਈ ਵਾਧੂ ਚੀਜ਼ ਨਹੀਂ। ਇਨਵੌਇਸ ਭੇਜਣ ਜਾਂ ਜੌਬ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਮਾਰਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਟਾਸਕ ਬਣਾਓ ਤਾਂ ਇਹ ਛੱਡਿਆ ਨਾ ਜਾ ਸਕੇ।
ਇੱਕ ਮਜ਼ਬੂਤ ਡਿਫ਼ਾਲਟ ਤਿੰਨ ਟਚਪੌਇੰਟ ਹਨ: ਉਹੀ ਦਿਨ ਜਾਂ ਅਗਲੇ ਸਵੇਰ, 2–3 ਦਿਨ ਬਾਅਦ, ਅਤੇ ਲਗਭਗ 2 ਹਫਤੇ ਬਾਅਦ। ਸਿਰਫ਼ ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸਰਵਿਸ ਲਈ ਰੀਪੇਟ ਵਰਕ ਜਾਂ ਰੱਖ‑ਰਖਾਅ ਆਮ ਹੈ ਤਾਂ 60–90 ਦਿਨ ਦਾ ਚੈੱਕ‑ਇਨ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
ਛੋਟਾ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜੋ ਜੋ ਕੰਮ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛੇ ਜਿਸਦਾ ਉਹ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਣ। ਧੁੰਦਲੇ “ਜਸਟ ਚੈਕਿੰਗ ਇਨ” ਵਰਗੇ ਨੋਟਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ ਅਤੇ ਆਸਾਨ ਜਵਾਬ (ਜਿਵੇਂ “ਸਭ ਠੀਕ”) ਦੇ ਲਈ ਰਸਤੇ ਸੌਂਪੋ।
ਜਿਸ ਚੈਨਲ 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੇ ਬੁੱਕ ਕੀਤਾ ਸੀ ਅਤੇ ਜਿਸ 'ਤੇ ਉਹ ਵੱਧਤਰ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਉਸ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ (ਅਕਸਰ ਟੈਕਸਟ). ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਡੀਟੇਲ ਜਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਈ‑ਮੇਲ ਬਿਹਤਰ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਜੇ ਮਾਮਲਾ ਉੱਚ ਕੀਮਤ ਦਾ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਦੋ ਵਾਰੀ ਜਵਾਬ ਨਾ ਆਵੇ ਤਾਂ ਫੋਨ ਕਾਲ ਚੰਗੀ ਹੈ।
ਇਸਨੂੰ ਬੇਅੰਤ ਪਿੰਗ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ ਨਹੀਂ ਚਾਹੀਦਾ। ਇੱਕ ਕਾਰਗਰ ਨਿਯਮ ਰੱਖੋ: ਦੋ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ਾਂ (ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ ਦਿਨ 2 ਅਤੇ ਦਿਨ 14), ਫਿਰ ਇਕ ਅੰਤਿਮ ਨੋਟ ਭੇਜੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਹੁਣ ਬੰਦ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਪਰ ਉਹ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵੇਲੇ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਟਾਸਕ ਦਾ ਨਾਮ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਇੱਕ “ਸਕਸੈੱਸ ਚੈਕ” ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕਰਮ ਪੂਰਾ ਹੋਣ 'ਤੇ ਕੀ ਕੁੱਸ਼ ਸਮਝਿਆ ਜਾਵੇ। ਉਦਾਹਰਨ: “ਕੋਇ ਲੀਕ ਨਹੀਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ + ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਸ਼ਟਾਫ਼ ਵੈਲ ਦੀ ਟਿਕਾਣਾ ਦੱਸਿਆ”।
ਸਿਰਫ਼ ਉਸ ਵੇਲੇ ਰਿਵਿਊ ਮੰਗੋ ਜਦੋਂ ਗਾਹਕ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਦੇ ਕਿ ਸਭ ਕੁਝ ਠੀਕ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹ ਖੁਸ਼ ਹਨ। ਪਹਿਲਾਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਾ ਕਰਨ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਖੁਲ੍ਹੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਉੱਤਪੰਨ ਕਰਨ ਦਾ ਖਤਰਾ ਲੈ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਠੰਡੇ ਸਿਰ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦਿਓ, ਵੇਰਵਾ ਲੋ, ਅਤੇ ਤੁਰੰਤ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਪੇਸ਼ ਕਰੋ। ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਉਹ ਕੀ ਦੇਖਦੇ ਹਨ, ਕਦੋਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਏ ਤਾਂ ਫੋਟੋ/ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ੌਟ ਮੰਗੋ। ਫਿਰ ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਫਿਕਸ ਯੋਜਨਾ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਦਿਓ।
ਸਧਾਰਨ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਨਤੀਜੇ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਸਿੱਖ ਸਕੋ ਅਤੇ ਦੋਹਰਾਅ ਤੋਂ ਬਚ ਸਕੋ। ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੇ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ ਕਿ ਨਹੀਂ, ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ, ਕੀ ਫਿਕਸ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਸਥਿਤੀ ਜਿਵੇਂ “ਖੁਸ਼”, “ਸਮੱਸਿਆ ਠੀਕ”, ਜਾਂ “ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ—ਬੰਦ”।
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕਈ ਟੂਲ ਨਹੀਂ ਹਨ ਤਾਂ ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਟਾਸਕ ਲਿਸਟ ਜਾਂ ਕੈਲੰਡਰ ਵੀ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ, ਬਸ ਨਿਰੰਤਰ ਸਿਰਲੇਖ, ਡਿਊ ਡੇਟ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀਆਂ ਰੱਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਲਾਈਟਵੈਟ ਇਨਟਰਨਲ ਐਪ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ Koder.ai ਵਿੱਚ ਇਕ ਐਪ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਫਾਲੋ‑ਅਪ, ਨੋਟਸ ਅਤੇ ਨਤੀਜੇ ਇਕਠੇ ਰਹਿਣ।