ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ ਕਾਲਬੈਕ ਕਿਊ ਸੈਟ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਨਾਮ, ਕਾਰਨ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਮਾਂ ਕੈਪਚਰ ਹੋਵੇ; ਫਿਰ ਸਧਾਰਨ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਕਾਲਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲੋ ਤਾਂ ਕਿ ਘੱਟ ਮਿਸਡ ਕਾਲਾਂ ਅਤੇ ਘੱਟ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਨੋਟ ਹੋਣ।
ਇੱਕ ਮਿਸਡ ਕਾਲ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਮਿਸਡ ਕਾਲ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਇਹ ਉਹ ਵਿਅਕਤੀ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਕੁਝ ਚਾਹੀਦਾ ਸੀ ਅਤੇ ਉਹ ਅਗਲੇ ਫੈਸਲੇ ਕੁਝ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਲਵੇਗਾ। ਜੇ ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਨਹੀਂ ਲੱਭ ਸਕਦਾ, ਉਹ ਬਹੁਤ ਵਾਰੀ ਕਿਸੇ ਮੁਕਾਬਲੇ ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰੇਗਾ, ਉਹ ਇਮੇਲ ਭੇਜੇਗਾ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਦੇਖੋ گے, ਜਾਂ ਵਾਪਸ ਨਹੀਂ ਆਵੇਗਾ। ਇਸ ਨਾਲ ਆਮਦਨੀ ਘੱਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਰਿਫੰਡ ਵਧਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਤ੍ਰਾਹੀ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਚਿਪਕੀ ਨੋਟਸ ਤੇਜ਼ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਸੀਧੇ ਕੋਲ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਉਹ ਸਿਰਫ਼ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਿਨਾਂ ਲਈ ਕਾਰਗਰ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਦੋਂ ਸਾਰਾ ਦਿਨ ਸ਼ਾਂਤ ਹੋਵੇ। ਜਦੋਂ ਕਾਲਾਂ ਰਾਹ-ਰਾਹ ਹੋ ਜਾਣ, ਨੋਟਸ ਦਫ਼ਨ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਨੰਬਰ ਗਲਤ ਲਿਖੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਕਾਲ ਦਾ ਕਾਰਨ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਬਹੁਤ ਵਧੀਆ ਯਾਦ ਨ ਹੋਣ ਦੇ ਬਾਵਜੂਦ ਵੀ, ਰਿੰਗ ਹੋ ਰਹੇ ਫੋਨਾਂ, walk-ins, ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹੋਏ ਵੇਰਵੇ ਯਾਦ ਰੱਖਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਛੋਟੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ ਕਾਲਬੈਕ ਕਿਊ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਵਿਖਾਈ ਦੇਣ ਵਾਲੀ ਲਿਸਟ ਹੈ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਜੋ ਵਾਪਸੀ ਕਾਲ ਦੀ ਲੋੜ ਰੱਖਦੇ ਹਨ, ਉਸ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਫਿਰ ਤੋਂ ਕਾਲ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਸ਼ਾਨਦਾਰ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ — ਸਿਰਫ਼ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਉਪਯੋਗੀ ਕਾਲਬੈਕ ਕਿਊ ਚਾਰ ਗੱਲਾਂ ਕਰਦੀ ਹੈ:
ਕੋਈ ਕਹਿਰਮਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਕਿਊ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ: ਕਿਸੇ ਨੇ “Sarah ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰੋ” ਲਿਖਿਆ, ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਯਾਦ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਕਿ ਕਿੰਨੀ Sarah, ਕਿਉਂ ਕਾਲ ਕੀਤੀ ਸੀ, ਜਾਂ ਉਹ ਦੁਪਹਿਰ ਪਸੰਦ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ। ਤੁਹਾਡੇ ਪਹੁੰਚਣ ਤੱਕ ਉਹ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਹੋਰ ਕਿਤੇ ਬੁੱਕ ਹੋ ਚੁੱਕੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਕਿਊ ਇਸਨੂੰ ਰੋਕਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਨਾਮ, ਕਾਰਨ, ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਮਾਂ ਇਕੱਠੇ ਰੱਖਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਦਬਾਅ ਹੇਠ ਨਹੀਂ ਅਣਡਿੱਠਾ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ।
ਚਿਪਕੀ ਨੋਟਸ ਨਿੱਜੀ ਯਾਦ ਰੱਖਣ ਲਈ ਠੀਕ ਹਨ। ਗਾਹਕ ਕਾਲਾਂ ਲਈ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਐਸੀ ਲਿਸਟ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਜਿਸ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ ਜਦੋਂ ਹੱਲੇ ਗੁੱਲੇ ਹੋ ਰਹੇ ਹੋਣ।
ਕਾਲਬੈਕ ਕਿਊ ਉਸ ਵੇਲੇ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਐਂਟਰੀ ਇਕ ਸਵਾਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਵੇ: “ਕੀ ਮੈਂ ਇਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਅਨੁਮਾਨ ਲੱਗਾ ਕੇ ਸ਼ਾਂਤੀ ਨਾਲ ਕਾਲ ਕਰ ਸਕਦਾ/ਸਕਦੀ ਹਾਂ?” ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਹੀ ਅਤੇ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਲਿਖੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ਼ ਇਹ ਚਾਰ ਚੀਜ਼ਾਂ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋਗੇ, ਤੁਸੀਂ ਕਾਲ ਵਾਪਸ ਕਰ ਸਕੋਗੇ ਅਤੇ ਲੂਪ ਬੰਦ ਕਰ ਸਕੋਗੇ:
“ਰੀਜ਼ਨ” ਖੇਤਰ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕਿਊਜ਼ ਨੂੰ ਗੜਬੜ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਕਹਾਣੀ ਨਾ ਲਿਖੋ। ਇੱਕ ਲੇਬਲ ਲਿਖੋ ਜੋ ਦੱਸੇ ਕਿ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਵਿੱਚ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ: “invoice question,” “reschedule appointment,” “needs quote,” ਜਾਂ “order status.” ਜੇ ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ “unknown - ask first” ਲਿਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਾਲ ਕਰਦਿਆਂ ਹਿਚਕਿਚਾਹਟ ਨਾ ਕਰੋ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਵਾਧੂ 10 ਸਕਿੰਟ ਹਨ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਸਹਾਇਕ ਚੀਜ਼ਾਂ ਜੋ ਫੋਨ ਟੈਗ ਘਟਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋੜੋ:
ਪ੍ਰਾਈਵੇਸੀ ਸਧਾਰਨ ਕਾਲ ਲਾਗਾਂ ਲਈ ਵੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਤਰ ਕਰੋ ਜੋ ਕਾਲ ਮੁੜ ਕਰਨ ਲਈ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਵੇਰਵੇ ਸਿਰਫ਼ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੋਣ 'ਤੇ ਹੀ ਲਵੋ। ਜੇ ਕੋਈ ਗਾਹਕ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਾਂਝੀ ਕਰਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਮੁੜ ਟੀਪ ਦਿਓ: “ਸਮਝ ਆ ਗਿਆ। ਮੈਂ ਨੋਟ ਕਰ ਲਵਾਂਗਾ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਬਿਲਿੰਗ ਬਾਰੇ ਕਹਿ ਰਹੇ ਹੋ ਅਤੇ 3 ਵਜੇ ਵਾਪਸੀ ਕਾਲ ਕਰਾਂਗੇ।”
ਕਿਊ ਉਸ ਵੇਲੇ ਫੇਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਤਿੰਨ ਜਗ੍ਹਾਂ ਵੱਸੇ ਹੋਵੇ। ਜੇ ਟੀਮ ਦਾ ਅੱਧਾ ਹਿੱਸਾ ਚਿਪਕੀ ਨੋਟਸ ਵਰਤਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਦੂਜਾ ਹਿੱਸਾ ਫ਼ੋਨ ਲੌਗ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕੋਈ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨਹੀਂ — ਸਿਰਫ਼ ਅਨੁਮਾਨ ਹਨ।
ਆਪਣੀ ਵੌਲਿਊਮ ਦੇ ਮੁਤਾਬਕ ਇੱਕ ਘਰ ਚੁਣੋ:
ਹਰ ਸ਼ਿਫਟ ਲਈ ਇੱਕ ਮਲਕੀਨ ਤੈਅ ਕਰੋ। ਉਹ ਵਿਅਕਤੀ ਐਂਟਰੀਆਂ ਸਾਫ਼ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਗੁੰਮ ਵੇਰਵਾ ਸੁਧਾਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਨਤੀਜੇ ਦਰਜ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਆਈਟਮ ਬੰਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਹੋਰ ਲੋਕ ਨੋਟ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ “open” ਬਨਾਮ “done” ਕੀ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਕੁਝ ਵੀ ਲੰਮਾ ਨਾ ਟਿਕੇ।
ਕਿਊ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ਯੋਗ ਬਣਾਓ। ਇਹ ਇੱਕ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕੀਤਾ ਪੰਨਾ ਕਲਿੱਪਬੋਰਡ 'ਤੇ, ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਟੈਬ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਐਪ ਸਕ੍ਰੀਨ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਹਰ ਕੋਈ ਸਰੋਤ-ਸਚਾਈ ਮੰਨਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਕੋਈ ਪੁੱਛੇ “ਮੈਂ ਇਹ ਮਿਸਡ ਕਾਲ ਕਿੱਥੇ ਰੱਖਾਂ?” ਤਾਂ ਜਵਾਬ ਕਦੇ ਬਦਲਣਾ ਨਹੀਂ ਚਾਹੀਦਾ।
ਡਿਊਪਲਿਕੇਟ ਰੋਕਣ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮ ਵਰਤੋ: ਇੱਕ ਕਾਲਰ ਲਈ ਇੱਕ ਰੋਜ਼, ਇੱਕ ਕਾਰਨ ਪ੍ਰਤੀ ਇੱਕ ਰੋਅ। ਜੇ ਉਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਫਿਰ ਕਾਲ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤੁਰੰਤ ਪਹਿਲਾਂ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਨਾਂ ਪੁੱਜਦੇ ਹੋ, ਮੌਜੂਦਾ ਐਂਟਰੀ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਵੀ ਬਦਲਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਅਤੇ ਨਾਮਾਂਸ਼ੂਰ ਲਗਾਓ ਤਾਂ ਕਿ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਦੇਖ ਸਕਣ ਕਿ ਕੀ ਹੋਇਆ ਬਿਨਾਂ ਲੜਾਈ ਦੇ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਨਿਕਲਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹੀ ਫੀਲਡ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਮੂਵ ਕਰੋ। ਕੁਝ ਟੀਮਾਂ Koder.ai ਵਿੱਚ ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਵਰਕਫਲੋ ਦਾ ਵੇਰਵਾ ਕਰਕੇ ਇਹ ਪੈਦਾ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਫਿਰ ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਿਵੇਂ ਉਹ ਸਿੱਖਦੇ ਹਨ ਕਿ ਟੀਮ ਕੀ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ ਵਰਤਦੀ ਹੈ।
ਟੂਲ ਮੁ которого ਜੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਫੀਲਡਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯਮ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ। ਤੁਹਾਡੀ ਲਿਸਟ ਨੂੰ ਇਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਅਗਲਾ ਕਿਸਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰਨਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਉਂ।
ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਟੈਸਟ: ਸੋਚੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ 11:20 'ਤੇ Dana ਦੀ ਇੱਕ ਮਿਸਡ ਕਾਲ ਕਰੋ ਜਿਸਨੇ ਅਪੋਇੰਟਮੈਂਟ ਬਦਲਣੀ ਹੈ ਅਤੇ ਦੁਪਹਿਰ ਪਸੰਦ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਇਹ 30 ਸਕਿੰਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਐਂਟਰੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, Next callback time 1:30 pm ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ, Scheduled ਮਾਰਕ ਕਰਕੇ ਅੱਗੇ ਵਧ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿਊ ਵਿੱਚ ਸੋਚ-ਵਿਚਾਰ ਦੇ ਬਿਨਾਂ ਫੈਸਲੇ ਕਰਨ ਲੱਗੇ (ਇਹ ਕਿੱਥੇ ਜਾਵੇਗਾ? ਕਿਸਦੀ ਮਲਕੀਅਤ ਹੈ? Done ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ?), ਤਾਂ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਕਸੋ। ਮਕਸਦ ਨਿਰੰਤਰਤਾ ਹੈ — ਬੇਹਤਰੀਨ ਸੈਟਅਪ ਨਹੀਂ।
ਲੋਕ ਛੋਟੀ-ਛੋਟੀ ਸਵਾਲਾਂ ਸਹੀ ਸਮਝਦੇ ਹਨ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਦੁਖ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਉਹ ਦਬਾਅ ਮਹਿਲੂਕ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਨ। ਟਰਿਕ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਦੱਸੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਉਂ ਪੁੱਛ ਰਹੇ ਹੋ, ਫਿਰ ਕੁਝ ਹੀ ਵੇਰਵੇ ਲਵੋ ਜੋ ਕਿਊ ਨੂੰ ਵਰਤਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਇਹ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਿਨਾਂ ਬਦਲੇ ਵਰਤ ਸਕਦੇ ਹੋ:
“Sorry we missed you. I want to make sure the right person calls you back.
Can I grab your name, what this is about, and the best time to reach you?”
ਜਦੋਂ ਉਹ ਜਵਾਬ ਦੇਂਦੇ ਹਨ, ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਵਰਤੇ ਸ਼ਬਦ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ, ਆਪਣੇ ਅੰਦਰਲੇ ਲੇਬਲ ਨਹੀਂ। “Billing question” ਅਤੇ “my invoice looks wrong” ਵੱਖਰੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਦੂਜਾ ਵਾਕ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਵੇਰਵਾ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਲਈ ਸਿਰਫ਼ ਮੈਟਰ ਦੀ ਦੁਹਰਾਈ ਕਰੋ:
“Great, that’s Jamie, about the invoice total. I have (555) 123-4567.
Is a window like 2 to 4 pm today okay, or is tomorrow better?”
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਸਮਾਂ ਦਾ ਵਾਅਦਾ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ, ਤਾਂ ਸਾਫ਼ ਪਰ ਨਰਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦੱਸੋ: “ਮੈਂ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਮਿਨਟ ਦਾ ਵਾਅਦਾ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ/ਸਕਦੀ, ਪਰ ਮੈਂ ਦੋ-ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਸਕਦਾ/ਸਕਦੀ ਹਾਂ। ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਕਿਹੜੀ ਵਿੰਡੋ ਚੰਗੀ ਰਹੇਗੀ?” ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕਾਲਰ ਇਕ ਵਿਕਲਪ ਚੁਣ ਲੈਂਗੇ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਦੋ ਚੋਣ ਦਿੰਦੇ ਹੋ।
ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ “ASAP ਕਾਲ ਕਰੋ,” ਅਮੂਮਨ ਅਸੰਭਵ ਵਾਅਦਾ ਨਾ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟੀਕਰਨ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛੋ ਅਤੇ ਉਮੀਦਾਂ ਸੈੱਟ ਕਰੋ:
ਅਖੀਰ ਵਿੱਚ ਦੱਸੋ ਕਿ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਕੀ ਹਨ: “ਥੈਂਕਸ — ਅਸੀਂ ਉਸ ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚ ਕਾਲ ਕਰਾਂਗੇ, ਅਤੇ ਜੇ ਕੁਝ ਬਦਲਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਟੈਕਸਟ ਕਰਾਂਗੇ।”
ਕਿਊ ਸਿਰਫ਼ ਉਸ ਵੇਲੇ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਜਾਣ-ਬੂਝ ਕੇ ਇਸ ਨੂੰ ਛੂੰਹਦੇ ਹੋ, ਨਾ ਕਿ “ਜਦੋਂ ਕੁਝ ਸੁੱਟ ਜਾਏ।” ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਦੋ ਜਾਂ ਤਿੰਨ ਛੋਟੇ callback ਵਿੰਡੋ ਰੱਖੋ (ਉਦਾਹਰਨ: ਦੇਰ ਸਵੇਰੇ, ਮిడ-ਆਫਟਰਨੂਨ, ਅਤੇ ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਖਰੀ 20 ਮਿੰਟ)। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕੈਲੰਡਰ 'ਤੇ ਅਸਲ ਅਪੋਇੰਟਮੈਂਟ ਵਾਂਗ ਰੱਖੋ।
ਹਰ ਵਿੰਡੋ ਦੌਰਾਨ, ਉੱਤੋਂ ਥੱਲੇ ਤੱਕ ਕੰਮ ਕਰੋ ਜਦ ਤੱਕ ਸਮਾਂ ਖ਼ਤਮ ਨਾ ਹੋ ਜਾਏ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਖਤਮ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ, ਤਾਂ “ਹੋਰ ਇਕ ਕਾਲ” ਵਿੱਚ ਜੁੜਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਨਾ ਕਰੋ। ਰੁਕੋ, ਸਥਿਤੀਆਂ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਬਾਕੀ ਅਗਲੀ ਵਿੰਡੋ ਲਈ ਛੱਡ ਦਿਓ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਲਿਸਟ ਭਵਿੱਖਬਾਣੀਯੋਗ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ।
ਕੁਝ ਨਿਯਮ ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਫੈਸਲੇ ਲੱਗੇ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਗਾਹਕ ਦੀ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਵਿੰਡੋ ਮਿਸ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲਗਾਓ। ਇਕ ਵਾਰੀ ਕਾਲ ਕਰੋ, ਛੋਟੀ ਵੌਇਸਮੇਸਜ਼ ਛੱਡੋ, ਅਤੇ ਤੁਰੰਤ ਨਵਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਮਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ (ਹਾਂ, ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਕੱਲ੍ਹ)। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਈਮੇਲ ਜਾਂ ਟੈਕਸਟ ਵਰਤਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਨੋਟ ਭੇਜੋ ਅਤੇ ਬਿਹਤਰ ਸਮਾਂ ਪੁੱਛੋ।
ਨੋਟਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟੇ ਪਰ ਲਾਭਦਾਇਕ ਰੱਖੋ। “ਪੱਕੀ ਸੰਦਰਭ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ” ਕੀ ਨਹੀਂ — ਜੋ 'ਕਾਨਫ਼ਿਡੈਂਸ ਨਾਲ ਕਾਲ ਕਰਨ ਲਈ ਕਾਫ਼ੀ ਹੋਵੇ' ਉਹੀ ਲਿਖੋ। ਇੱਕ ਵਾਕ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਮੰਗ ਬਾਰੇ, ਕੋਈ ਮੁੱਖ ਨੰਬਰ (order ID, invoice total), ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਉਸ ਦਾ ਨੋਟ ਜ਼ਿਆਦਾ ਹੋਵੇਗਾ।
ਸਟੇਟਸ “ਜ਼ੋਂਬੀ” ਕਾਲਬੈਕ ਰੋਕਦੇ ਹਨ: ਐਸੇ ਆਈਟਮ ਜੋ ਦਿਨਾਂ ਤੱਕ ਬੈਠੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦਾ ਕਿ ਕੀ ਹੋਇਆ ਜਾਂ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਕੀ ਹੈ।
ਚਾਰ ਸਾਫ਼ ਟੈਗ ਲਗਭਗ ਹਰ ਕੇਸ ਕਵਰ ਕਰ ਲੈਂਦੇ ਹਨ:
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਜ਼ੋਂਬੀ ਆਈਟਮ ਉਨ੍ਹਾਂ ਕਾਰਨਾਂ ਕਰਕੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਟੀਮ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ Done ਮਾਰਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਕਤਰਾਂਦੀ ਹੈ। Done ਦਾ ਮਤਲਬ “ਅਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹਾਂ ਕੀ ਹੋਇਆ” ਬਣਾਓ, ਨਾ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ “ਅਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕੀਤੀ।” ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਨਤੀਜਾ ਨੋਟ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਕੋਈ ਵੀ ਅਗਲੇ ਦਿਨ ਕਿਊ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰ ਸਕੇ।
ਇੱਕ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਤਦ ਮੰਨੀ ਜਾਏਗੀ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਸਨੂੰ ਦਰਜ ਕਰੋ: ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕੀਤੀ, ਵੌਇਸਮੇਸਜ਼ ਛੱਡੀ, ਜਾਂ ਸਭ ਜਾਣੂ ਫਾਲੋਅਪ ਮੈਸੇਜ ਭੇਜਿਆ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਾਲ ਕੀਤੀ ਅਤੇ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਮਿਲਿਆ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ New ਵਿੱਚ ਨਾ ਛੱਡੋ। Waiting 'ਚ ਪਾਉ ਅਤੇ ਅਗਲੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਲਈ ਸਮਾਂ ਸੈੱਟ ਕਰੋ (ਉਦਾਹਰਨ: “Try again after 4pm”)।
ਜਦੋਂ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਤੁਹਾਡੇ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਹੋਵੇ ਤਾਂ escalate ਜਾਂ hand off ਕਰੋ: ਇਕ ਨਾਰਾਜ਼ ਕਾਲر ਜਿਸਨੂੰ ਮੈਨੇਜਰ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਕੋਈ ਮੁੱਦਾ ਜਿਸ ਲਈ ਬਿਲਿੰਗ ਜਾਂ ਟੈਕ ਸਹਾਇਤਾ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਬਾਰ-ਬਾਰ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ਾਂ ਦੇ ਬਾਅਦ ਕੋਈ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ।
ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਸੈਲੋਨ ਦੋ ਸਟਾਈਲਿਸਟਾਂ ਅਤੇ ਇੱਕ ਫਰੰਟ-ਡੈਸਕ ਵਿਅਕਤੀ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਨੂੰ ਫਰੰਟ-ਡੈਸਕ ਚੇਕ-ਇਨ, ਭੁਗਤਾਨ, ਅਤੇ walk-ins ਨਿਭਾ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਕਾਲਾਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਵਾਰੀ voicemail 'ਤੇ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਚਿਪਕੀ ਨੋਟਸ ਦੀ ਥਾਂ ਉਹ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਕਾਲਬੈਕ ਕਿਊ ਵਰਤਦੇ ਹਨ।
10am 'ਤੇ, ਚਾਰ ਮਿਸਡ ਕਾਲਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਕਰ ਰਹੀਆਂ ਹਨ। ਹਰ ਇੱਕ ਵਿੱਚ ਨਾਮ, ਕਾਰਨ, ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਮਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਫੋਨ-ਟੈਗ ਘੱਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
10am ਦੀ ਕਿਊ:
1pm ਤੱਕ, ਇਹ ਨੌਂ ਮਿਸਡ ਕਾਲਾਂ ਤੱਕ ਵਧ ਚੁੱਕੀ ਹੈ। ਫਰੰਟ-ਡੈਸਕ ਛੋਟੇ ਬਲਾਕਾਂ ਵਿੱਚ ਲਿਸਟ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਪਹਿਲਾ Sam (ਸਖ਼ਤ ਵਿੰਡੋ), ਫਿਰ Priya (ਤੇਜ਼ ਜਵਾਬ), ਫਿਰ Jordan ਦੋਪਹਿਰ ਬਾਅਦ (3pm ਤੋਂ ਬਾਅਦ)। ਦੋ ਕਾਲਾਂ ਨੂੰ “Left voicemail” ਮਾਰਕ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਮਾਂ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਗਿਆ।
ਦਿਨ ਦੇ ਅੰਤ ਤੱਕ, ਸਾਰੇ 12 ਸੰਭਾਲੇ ਗਏ। ਛੇ ਬੁੱਕ ਹੋ ਗਏ, ਤਿੰਨ ਨੂੰ ਜਵਾਬ ਮਿਲ ਗਿਆ ਪਰ ਬੁੱਕ ਨਹੀਂ ਹੋਇਆ, ਦੋ ਨੂੰ ਅਗਲੇ ਦਿਨ ਲਈ ਸੈਟ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਨੂੰ “No answer twice, close” ਮਾਰਕ ਕੀਤਾ ਗਿਆ।
ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਸੁਧਾਰ ਉਸ ਵੇਲੇ ਆਇਆ ਜਦੋਂ 2pm 'ਤੇ ਦੂਜਾ ਸਟਾਫ ਮੈਂਬਰ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੋਇਆ। ਫਰੰਟ-ਡੈਸਕ walk-ins ਸੰਭਾਲਣ ਜਾਰੀ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਦੂਜਾ ਵਿਅਕਤੀ 30 ਮਿੰਟ ਲਈ callbacks ਲੈ ਲੈਂਦਾ ਹੈ। ਉਹ ਲਿਸਟ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਸਾਫ ਕਰ ਲੈਂਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕਾਲ ਕੀਤਾ ਜਦੋਂ ਗਾਹਕ ਉਪਲਬਧ ਸੀ, ਨਾ ਕਿ ਜਦੋਂ ਇਹ ਵਪਾਰ ਲਈ ਸੁਗਮ ਰਹੇ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕਾਲਬੈਕ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ ਇਸ ਲਈ ਨਹੀਂ ਟੁਟਦੀਆਂ ਕਿ ਉਹ ਬਹੁਤ ਸਧਾਰਣ ਹਨ। ਉਹ ਇਸ ਲਈ ਟੁਟਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਉਹ ਪੰਜ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲਿਸਟਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦਾ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਅਸਲ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਬਹੁਤ ਕੁਝ ਪੁੱਛਦੇ ਹੋ, ਜੋ ਫ਼ੋਨ ਉਠਾਉਣ ਵਾਲਾ ਹੈ ਉਹ “ਹੁਣ ਲਈ” ਛੱਡ ਦੇਵੇਗਾ ਜਾਂ ਕਾਗਜ਼ 'ਤੇ ਖਰਾਬ ਖਰਾਬ ਨੋਟਸ ਲਿਖ ਦੇਵੇਗਾ। ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਚੀਜ਼ਾਂ ਤੇ ਟਿਕੋ: ਨਾਮ, ਨੰਬਰ, ਕਾਰਨ, ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਟਾਈਮ।
ਜੇ callbacks “ਜੋ ਵੀ ਖਾਲੀ ਸਮਾਂ ਰੱਖਦਾ ਹੈ” ਦੇ ਅਧੀਨ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਹ ਕਿਸੇ ਦੇ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦੇ। ਹਰ ਸ਼ਿਫਟ ਲਈ ਇੱਕ ਮਲਕੀਨ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੋ ਜੋ ਲਿਸਟ ਦੀ ਦੇਖਭਾਲ ਕਰੇ, ਆਈਟਮਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੇ, ਅਤੇ ਬੰਦ ਕਰੇ।
ਉੱਤੋਂ-ਥੱਲੇ ਕਾਲ ਕਰਨਾ ਹੱਕਦਾਰ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਇੱਕੋ ਸਮਾਂ ਤੇ ਗਾਹਕ ਦੇ ਉਪਲਬਧ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ। Next callback time ਨਾਲ ਸੌਰਟ ਕਰੋ, ਫਿਰ urgency ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ।
ਜਦੋਂ Done ਲਈ ਕੋਈ ਨਿਯਮ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ, ਤਾਂ ਕਿਊ ਅਨੰਤ ਸਮੇਂ ਲਈ ਵਧਦੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ ਕਿ “close” ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ (ਉਦਾਹਰਨ: ਪੁੱਜ ਗਿਆ, ਅਪੋਇੰਟਮੈਂਟ ਬੁੱਕ ਹੋ ਗਿਆ, ਜਾਂ 3 ਕੋਸ਼ਿਸ਼ਾਂ 2 ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਅਤੇ ਅਖੀਰਲੀ ਵੌਇਸਮੇਸਜ਼)।
ਚਿਪਕੀ ਨੋਟਸ, ਇਨਬਾਕਸ ਥਰੇਡ, ਟੈਕਸਟ ਮੈਸੇਜ, ਅਤੇ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਸਾਥ-ਸਾਥ ਵਰਤਣਾ ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਅਤੇ ਭੁੱਲ ਹੋਣ ਦੀ ਗਾਰੰਟੀ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਥਾਂ ਚੁਣੋ ਜਿੱਥੇ ਹਰ ਮਿਸਡ ਕਾਲ ਕੈਪਚਰ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਅਪਡੇਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਹੋਰ ਸਾਰਾ ਕੁਝ ਅਸਥਾਈ ਮੰਨੋ।
ਕਿਊ ਉਸ ਵੇਲੇ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਇੱਕ ਆਦਤ ਬਣ ਜਾਵੇ: ਸਹੀ ਵੇਰਵੇ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ, ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਬਲਾਕਾਂ ਵਿੱਚ ਵਾਪਸੀ ਕਾਲ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਕੁਝ ਵੀ ਅਸਪਸ਼ਟ ਨਾ ਛੱਡੋ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਜੇ Sam ਨੇ ਰਿਫੰਡ ਬਾਰੇ ਕਾਲ ਕੀਤੀ ਅਤੇ 5pm ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕਾਲ ਮੰਗੀ, ਤਾਂ “Sam” ਹੀ ਨਾ ਲਿਖੋ। ਲਿਖੋ “Sam - refund question - best time after 5pm,” ਅਤੇ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇਸਨੂੰ “No answer, retry tomorrow 5:15pm” ਵਗੈਰਾ ਨਾਲ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਕਾਲਬੈਕ ਕਿਊ ਅੱਜ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ 'ਚ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਰੱਖੋ। ਲਗਾਤਾਰਤਾ ਪੂਰੇ ਸੋਫਟਵੇਅਰ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਪਰ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ ਜਦੋਂ ਸ਼ੀਟ ਉਸ ਕੰਮ ਤੋਂ ਵੱਧ ਮੁਸ਼ਕਲ ਬਣਾਉਣ ਲੱਗੇ।
ਤੁਸੀਂ ਸ਼ਾਇਦ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਛੱਡ ਰਹੇ ਹੋ ਜੇ ਹੈਂਡਓਫਸ ਆਮ ਹੋ ਰਹੇ ਹਨ, ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲੋਕ ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਸੂਚੀ ਅਪਡੇਟ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ, ਰੀਮਾਈਂਡਰ ("3:30 ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰੋ") ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ ਅਤੇ ਗੁਮ ਹੋ ਰਹੇ ਹਨ, ਜਾਂ ਫਾਲੋਅਪ ਬਿਜੀ ਹੋਣ 'ਤੇ slip ਹੋ ਰਹੇ ਹਨ।
ਉਸ ਵੇਲੇ ਵੀ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਵੱਡੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਕਸਟਮ ਕਸਟਮਰ ਕਾਲਬੈਕ ਸਿਸਟਮ ਇਕ intake ਫਾਰਮ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਕਿਊ ਵਿਊ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਧਾਰਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਸਪੈਸ਼ਟ ਸਟੇਟਸ ਅਤੇ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਨਾਲ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ “ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਸਿੱਧਾ” ਅਤੇ “ਵੱਡਾ ਸੋਫਟਵੇਅਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ” ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ ਇੱਕ ਮੱਧ ਰਾਹ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ Koder.ai ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਵੈੱਬ ਜਾਂ ਮੋਬਾਈਲ ਕਾਲਬੈਕ ਕਿਊ ਬਣਾਉ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਚੈਟ ਵਿੱਚ ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯਮ ਵਰਣਨ ਕਰੋ, Planning Mode ਨਾਲ ਇਸਨੂੰ ਟਾਈਟ ਰੱਖੋ, ਤਿਆਰ ਹੋਣ 'ਤੇ ਡਿਪਲੋਇ ਅਤੇ ਹੋਸਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਜੇ ਚਾਹੋ ਤਾਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸੋਰਸ ਕੋਡ ਨਿਕਾਲੋ। ਸਨੈਪਸ਼ਾਟ ਅਤੇ ਰੋਲਬੈਕ ਵੀ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਵੇਲੇ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਬਿਨਾਂ ਜੋ ਕੁਝ ਪਹਿਲਾਂ ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਸੀ ਉਸਨੂੰ ਤੋੜੇ।
ਜੇਕਰ ਮਿਸਡ ਕਾਲਾਂ ਇਸ ਕਦਰ ਆਮ ਹੋਣ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਯਾਦ ਨਹੀਂ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਕਿ ਕਿਸਨੇ ਕਾਲ ਕੀਤੀ ਤੇ ਕਿਉਂ, ਤਾਂ ਕਾਲਬੈਕ ਕਿਊ ਵਰਤੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਦੇ ਅਜਿਹਾ ਨੋਟ ਲੱਭਿਆ ਹੈ ਜੋ ਪੜ੍ਹਨ ਯੋਗ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਗਲਤ ਨੰਬਰ ਤੇ ਕਾਲ ਕੀਤੀ ਜਾਂ ਕੋਈ ਗਾਹਕ ਘੰਟਿਆਂ ਬਾਅਦ ਮਿਲਿਆ ਤਾਂ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਕੀਤਾ ਹੋਇਆ ਕਿਊ ਤੁਹਾਡਾ ਸਮਾਂ ਬਚਾਏਗਾ ਅਤੇ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਖੋਣ ਤੋਂ ਰੋਕੇਗਾ।
ਹਰ ਵਾਰੀ ਇਹਨਾਂ ਚਾਰ ਚੀਜ਼ਾਂ ਲਿਖੋ: ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਨਾਮ (ਜਾਂ ਕੰਪਨੀ), ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ, ਇੱਕ ਦੋ-ਚਾਰ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ ਕਾਲ ਦਾ ਕਾਰਨ, ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਟਾਈਮ ਵਿੰਡੋ। ਜੇ ਇੱਕ ਹੋਰ ਚੀਜ਼ ਜੋੜ ਸਕੋ ਤਾਂ ਤਰਜੀਹ ਦੀ ਮਿਸ਼ਰੀ (urgent/normal/low) ਨੋਟ ਕਰ ਲਵੋ ਤਾਂ ਜਦੋਂ ਲਿਸਟ ਵੱਡੀ ਹੋਵੇ ਤੁਰੰਤ ਫੈਸਲਾ ਲੈ ਸਕੋ।
“ਰੀਜ਼ਨ” ਖੇਤਰ ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ-ਮੁਖ ਹੋਵੇ: “reschedule,” “invoice question,” ਜਾਂ “needs quote” ਵਰਗੇ ਲੇਬਲ। ਜੇ ਪਤਾ ਨਾ ਲੱਗ ਰਿਹਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ “unknown—ask first” ਲਿਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਾਲ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਫ੍ਰੀਜ਼ ਨਾ ਹੋਵੋ।
ਇੱਕ ਹੀ ਜਗ੍ਹਾ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਉਸਨੂੰ ਇਕੱਲਾ ਸਰੋਤ ਮੰਨੋ। ਕਾਗਜ਼ੀ ਸੂਚੀ ਘੱਟ ਵਾਲੀ ਵੌਲਿਊਮ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਠੀਕ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ; ਪਰ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਸ਼ੇਅਰਡ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਸਾਦਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਵਿਕਲਪ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਖੋਜਯੋਗ ਅਤੇ ਛਾਂਟੀ ਯੋਗ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਕਿਸੇ ਵੀ ਹਾਲਤ 'ਚ, ਜੇ ਕੋਈ ਪੁੱਛੇ “ਇਸ ਮਿਸਡ ਕਾਲ ਨੂੰ ਕਿੱਥੇ ਰੱਖਾਂ?” ਤਾਂ ਜੋابات ਹਮੇਸ਼ਾ ਇੱਕੋ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
ਹਰ ਸ਼ਿਫਟ ਲਈ ਇੱਕ ਮਲਕੀਨ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੋ ਜੋ ਐਨਟਰੀਆਂ ਸਾਫ਼ ਰੱਖੇ, ਗੁੰਮ ਰਹੀਆਂ ਜਾਣਕਾਰੀਆਂ ਸੁਧਾਰੇ ਅਤੇ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰੇ। ਹੋਰ ਲੋਕ ਨਵੇਂ ਨੋਟ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ “open” ਅਤੇ “done” ਕੀ ਹਨ ਤਾਂ ਕਿ ਕੁਝ ਵੀ ਦਿਨਾਂ ਤੱਕ ਨਾ ਟਿਕ ਜਾਵੇ।
Add a “Next callback time” field and make it required before an item is considered ready. Sort by that field first; if two items share the same time, handle truly urgent issues (billing, cancellations) before general questions.
ਆਪਣੇ ਕੈਲੰਡਰ 'ਤੇ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਛੋਟੇ callback ਬਲਾਕ ਰੱਖੋ, ਫਿਰ ਲਿਸਟ ਦੇ ਸਿਖਰੋਂ ਕੰਮ ਕਰੋ ਜਦ ਤੱਕ ਬਲਾਕ ਖ਼ਤਮ ਨਾ ਹੋ ਜਾਵੇ। ਹਰ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਅਗਲਾ ਨੌਕਰੀ-ਕਰਤਾ ਭਰੋਸਾ ਕਰ ਸਕੇ ਕਿ ਕਿਹੜਾ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਹੈ।
ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਵਰਤੋ ਜੋ ਦੱਸੇ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਉਂ ਪੁੱਛ ਰਹੇ ਹੋ ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਵੇਰਵੇ ਲਓ: ਨਾਮ, ਕੀ ਬਾਰੇ ਹੈ, ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਵਿੰਡੋ। ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਵਿੰਡੋ ਦੁਹਰਾਓ ਤਾਂ ਕਿ ਗਲਤ ਕਾਲ ਜਾਂ ਫੋਨ-ਟੈਗ ਨਾ ਹੋਵੇ।
“Done” ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ “ਅਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹਾਂ ਕੀ ਹੋਇਆ” ਨਾ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ “ਅਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕੀਤੀ।” ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਵੌਇਸਮੇਸਜ਼ ਛੱਡਿਆ ਤਾਂ ਉਹ ਨੋਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਅਗਲੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਲਈ ਸਮਾਂ ਰੱਖੋ; ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ਾਂ ਦੇ ਬਾਅਦ ਰੁਕ ਜਾਉ ਤਾਂ ਉਹ ਨਤੀਜਾ ਲਿਖ ਦਿਓ ਤਾਂ ਕਿ ਆਈਟਮ ਜ਼ੋਂਬੀ ਨਾ ਬਣੇ।
ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲੋਕ ਲਿਸਟ ਅਪਡੇਟ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਹੈਂਡਓਫਸ ਵੱਧ ਰਹੇ ਹੋ, ਜਾਂ “3:30 ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰੋ” ਜਿਹੇ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਗੁਆਂਞ ਪੈ ਰਹੇ ਹਨ ਤਾਂ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਛੱਡਣ ਦਾ ਸੋਚੋ। ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਕਸਟਮ ਟੂਲ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਉਨ੍ਹਾਂ ਹੀ ਫੀਲਡਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ — ਕਈ ਟੀਮਾਂ Koder.ai ਵਿੱਚ ਇਹ ਵਰਕਫਲੋ ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਵੇਰਵਾ ਕਰਕੇ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।