ਇੱਕ ਸਿਸਟਮ ਬਣਾਓ ਜੋ ਫਾਰਮ ਇਕੱਠੇ ਕਰੇ, ਅਰਜ਼ੀਆਂ ਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਮਾਪਦੰਡ ਨਾਲ ਸਕੋਰ ਕਰੇ ਅਤੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਓਡੀਟ ਅਤੇ ਫਾਲੋਅਪ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਦਰਜ ਕਰੇ।
ਛੋਟੇ ਫਾਊਂਡੇਸ਼ਨਾਂ ਦੇ ਲਈ ਅਕਸਰ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਵਧੀਆ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਫਿਰ ਈਮੇਲ ਧਾਗਿਆਂ, ਅਟੈਚਮੈਂਟਾਂ ਅਤੇ “final_v3” spreadsheets ਵਿੱਚ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤ: ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਕੋਈ ਇਕ ਫਾਇਲ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਦੂਜਾ ਪੁਰਾਣੀ ਕਾਪੀ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਗਾਇਬ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਤਿੰਨ ਵੱਖਰੇ ਫਾਲੋਅਪ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਕੰਮ ਮੁਕੰਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਸਮਾਂ ਲੈਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਬੇਕਾਰ ਤਣਾਅ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸਮਾਂ ਖਪਾਉਣ ਵਾਲੀ ਗੱਲ ਇੱਕੋ ਹੀ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਹੈ, ਜੋ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਪੁੱਛਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: “ਇਸ ਅਰਜ਼ੀ ਦਾ ਕੀ ਸਥਿਤੀ ਹੈ?” ਜੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਸਿਰਫ ਕਿਸੇ ਦੇ ਇਨਬਾਕਸ ਜਾਂ ਯਾਦ 'ਚ ਹੀ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਹਰ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਜਾਂਚ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਨੂੰ 50 ਜਾਂ 200 ਅਰਜ਼ੀਆਂ ਨਾਲ ਗੁਣਾ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਅੱਪਡੇਟਾਂ ਅਸਲ ਸਮੀਖਿਆ ਨੂੰ ਦਬਾ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ।
ਇਕ ਸ਼ਾਲਰਸ਼ਿਪ ਅਰਜ਼ੀ ਟਰੈਕਰ ਇਸਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਹਰ ਅਰਜ਼ੀ ਲਈ ਇੱਕ ਸਪਸਟ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਪ੍ਰਗਟੀ ਦਾ ਸਾਂਝਾ ਨਜ਼ਾਰਾ। ਚੰਗਾ ਟਰੈਕਰ ਮਹਿੰਗੇ ਫੀਚਰ ਨਹੀਂ ਚਾਹੀਦੇ — ਇਹ ਸਿਰਫ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਘੱਟੋ-ਘੱਟ, ਇੱਕ ਟਰੈਕਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਵੇਖਣ ਦੀ ਆਜਾਦੀ ਦੇਵੇ, ਹਰ ਵਾਰ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਸਕੋਰ ਲਾਉਣ ਦੇ ਯੋਗ ਬਣਾਏ, ਸਮੀਖਿਆਕਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸੌਂਪੇ ਅਤੇ ਨੋਟਾਂ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇੱਕੋ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਜੋੜੇ ਰੱਖੇ। ਇਹ ਉਸ ਫੈਸਲੇ ਦਾ ਲੌਗ ਵੀ ਰੱਖੇ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਦਲੀਲ ਕਰ ਸਕੋ: ਕਿਸਨੇ ਫਸਲਾ ਕੀਤਾ, ਕਦੋਂ, ਕਿਉਂ, ਅਤੇ ਕੀ ਸੰਚਾਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ।
"ਸਪਸ਼ਟ ਫੈਸਲੇ" ਦਾ ਅਰਥ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਜਾਂ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਨੂੰ ਅਣਜਾਣਦੇ ਬਿਨਾਂ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕੋ। ਕਮਿਟੀ ਮੈਂਬਰ ਦਰਜ ਹਨ, ਤਾਰੀਖ ਦਰਜ ਹੈ, ਕਾਰਨ ਤੁਹਾਡੇ ਮਾਪਦੰਡ ਨਾਲ ਜੋੜਿਆ ਹੋਇਆ ਹੈ, ਅਤੇ ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਨੂੰ ਜੇਹੜਾ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ ਉਹ ਉਸੀ ਕਾਰਨ ਨਾਲ ਮਿਲਦਾ ਹੈ।
ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਜੇ ਮარია ਦੀ ਅਰਜ਼ੀ ਅਯੋਗਤਾ ਲਈ ਰੱਦ ਕੀਤੀ ਗਈ ਕਿਉਂਕਿ ਉਸਦੀ ਨਿਵਾਸੀਤਾ ਮਿਆਰਨੁਸਾਰ ਨਹੀਂ ਸੀ, ਤਾਂ ਟਰੈਕਰ ਨੂੰ ਨਿਯਮ, ਕਿਸਨੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਅਤੇ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਕਦੋਂ ਭੇਜੀ ਗਈ ਇਹ ਦਿਖਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਕੁਝ ਟੀਮਾਂ ਇਸਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਅੰਦਰੂਨੀ ਐਪ ਵਜੋਂ Koder.ai ਉਪਯੋਗ ਕਰਕੇ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਕਿਸੇ ਵੀ ਰੂਪ ਵਿੱਚ, ਲਕਸ਼्य ਇੱਕੋ ਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ: ਲਗਾਤਾਰਤਾ, ਪਾਰਦਰਸ਼ਤਾ ਅਤੇ ਘੱਟ ਸਮਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਫਾਲੋ-ਅਪ ਲਈ ਭੱਜਾਉਣ ਵਿੱਚ ਲੱਗਣਾ।
ਟ੍ਰੈਕਰ ਉਸ ਵੇਲੇ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਬੇਸਿਕਜ਼ ਇੱਕੋ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਰਜ ਕਰੇ। ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਫੀਲਡ ਸੈੱਟ ਨਾਲ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਹਰੇਕ ਅਰਜ਼ੀ ਲਈ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਭਰੋਂਗੇ। ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਹੋਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਬੇਸਿਕਜ਼ ਦੀ ਘਾਟੀ ਸਮੀਖਿਆ ਅਤੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੇ ਬਾਅਦ ਗੁੰਝਲ पैदा ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਲਿਖੋ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰਨ ਅਤੇ ਫਾਇਲ ਨਾਲ ਮਿਲਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ: ਪੂਰਾ ਨਾਮ, ਈਮੇਲ, ਫੋਨ, ਸਕੂਲ ਅਤੇ ਉਮੀਦਿਤ ਗ੍ਰੈਜੂਏਸ਼ਨ ਸਾਲ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਫਾਊਂਡੇਸ਼ਨ ਕਿਸੇ ਖ਼ਾਸ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰਾਮ ਨੂੰ ਸਹਾਰਦਾ ਹੈ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਨਰਸਿੰਗ, ਟ੍ਰੇਡਸ, ਜਾਂ ਪਹਿਲੀ ਪੀੜ੍ਹੀ ਕਾਲਜ), ਤਾਂ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰਾਮ ਨੂੰ ਸਲੈਕਟ-ਫਰਮ-ਲਿਸਟ ਵਜੋਂ ਰੱਖੋ, ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਲਿਖਤ ਨਾਂ, ਤਾਂ ਜੋ ਸੋਰਟਿੰਗ ਸਾਫ ਰਹੇ।
ਯੋਗਤਾ ਵਾਲੀਆਂ ਫੀਲਡਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਜਾਂਚ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਲਿਖੇ ਨਿਯਮਾਂ ਨਾਲ ਸਿੱਧਾ ਜੁੜਿਆ ਰੱਖੋ। ਸਾਲਾ ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ: ਥਾਂ, ਆਮਦਨੀ ਬੈਂਡ (ਰੇਂਜਾਂ ਵਰਤੋਂ ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਰਕਮ ਦੀ ਲੋੜ ਨਾ ਹੋਵੇ), ਘੱਟੋ-ਘੱਟ GPA, ਅਤੇ ਹਰ ਲੋੜੀਂਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਲਈ ਹਾਂ/ਨਹੀਂ (ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ, ਸਿਫਾਰਸ਼ੀ, ਨਿਬੰਧ, ਨਿਵਾਸੀਤਾ ਦਾ ਸਬੂਤ ਆਦਿ)। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਛੋਟ ਛਪੜੀਆਂ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਯੋਗਤਾ ਨੋਟ ਫੀਲਡ ਜੁੜੋ ਤਾਂ ਕਿ "ਕਿਉਂ" ਦਰਜ ਹੋ ਜਾਵੇ।
ਪਰੇਸ਼ਨਲ ਫੀਲਡ ਵਰਕਫਲੋ ਚਲਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਪ੍ਰਾਪਤ ਤਾਰੀਖ, ਨਿਯੁਕਤ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ, ਸਥਿਤੀ, ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਐਕਸ਼ਨ-ਤਾਰੀਖ ਟਰੈਕ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਕੁਝ ਵੀ ਅਣਦੇਖਿਆ ਨਾ ਰਹਿ ਜਾਵੇ।
ਇੱਕ ਕਾਰਗਰ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸੈੱਟ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ:
ਅਟੈਚਮੈਂਟਸ ਲਈ, ਇੱਕ ਲਗਾਤਾਰ ਠਿਕਾਣਾ ਚੁਣੋ (ਹਰ ਚੱਕਰ ਲਈ ਇੱਕ ਫੋਲਡਰ, ਹਰ ਅਰਜ਼ੀ ਲਈ ਇੱਕ ਫੋਲਡਰ) ਅਤੇ ਟਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਫੋਲਡਰ ਲੇਬਲ ਸਹੀ-ਸਹੀ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਸੈਟ ਕਰੋ: ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਫੀਲਡਾਂ (ਆਮਦਨੀ, ਨਿੱਜੀ ਬਿਆਨ) ਨੂੰ ਸਿਰਫ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਲਈ ਸੀਮਿਤ ਰੱਖੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਵੇਖਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਨੋਟਾਂ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਰੱਖੋ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਮੰਗੀਆਂ ਜਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਕੋਰ ਕਰਨ ਲਈ ਘੱਟ ਰੱਖੋ। 3 ਤੋਂ 6 ਮਾਪਦੰਡ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਮਿਸ਼ਨ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਜਿਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਅਰਜ਼ੀ ਤੋਂ ਜਾਂਚ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ 15 ਚੁਣ ਲਏ ਤਾਂ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਆਈਟਮ ਛੱਡ ਦੇਣਗੇ ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਸਕੋਰ ਬੇਤਰਤੀਬੀ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਵੇਗਾ।
ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਗੇਟ ਰੱਖੋ: ਯੋਗਤਾ ਪਾਸ/ਫੇਲ। ਬੁਨਿਆਦੀ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ: ਨਿਵਾਸੀਤਾ, ਪ੍ਰੋਗ੍ਰਾਮ ਖੇਤਰ, ਗ੍ਰੈਜੂਏਸ਼ਨ ਸਾਲ, ਘੱਟੋ-ਘੱਟ GPA ਅਤੇ ਲੋੜੀਂਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼। ਜੇ ਕੋਈ ਗੇਟ ਫੇਲ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਚਿੰਨ੍ਹਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਕਾਰਨ ਦਰਜ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਦਾ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਨਾ ਕਰੋ।
ਛੋਟੀ ਸਕੇਲ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਨ ਵਜੋਂ 0 ਤੋਂ 3 ਜਾਂ 1 ਤੋਂ 5, ਪਰ ਹਰ ਨੰਬਰ ਦੀ ਸਪਸ਼ਟ ਵਿਆਖਿਆ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਸਕੇਲ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਜਿੱਥੇ ਵੀ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਸਕੋਰ ਦੇਂਦੇ ਹਨ ਉਥੇ ਹੀ ਇਹ ਰਹੇ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ: 0 = ਮਾਪਦੰਡ ਤੱਕ ਨਹੀਂ ਪਹੁੰਚਦਾ, 2 = ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ, 3 = ਮਜ਼ਬੂਤ ਮਿਲਾਪ।
ਆਮ ਮਾਪਦੰਡ ਜੋ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਰਗੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ (ਆਪਣੇ ਮਿਸ਼ਨ ਅਨੁਸਾਰ ਚੁਣੋ): ਆਰਥਿਕ ਲੋੜ, ਅਕਾਦਮਿਕ ਤਯਾਰੀ (ਸਿਰਫ ਗਰੇਡ ਨਹੀਂ, ਪਰ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰਾਮ ਲਈ ਫਿੱਟ), ਸਮਾਜਿਕ ਪ੍ਰਭਾਵ (ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਾਰਵਾਈਆਂ), ਮਿਸ਼ਨ ਨਾਲ ਮਿਲਾਪ, ਅਤੇ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਦਾ ਉਲਟਾ (ਜੋ ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਨੇ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਇਆ)।
ਕੁਝ ਮਾਪਦੰਡ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਠੀਕ ਹੈ, ਪਰ ਇਕਸਾਰ ਰਹੋ। ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਨੇ ਸਭ ਤੋਂ ਉੱਚਾ ਜਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਨੀਵਾਂ ਸਕੋਰ ਦਿੱਤਾ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਵੇਰਵਾ ਵਾਕ ਦੀ ਲੋੜ ਰੱਖੋ। ਇੱਕ ਵਾਕ ਕਾਫੀ ਹੈ: “ਇੱਕ ਸਾਲ ਦਾ ਟਿਊਟੋਰਿੰਗ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰਾਮ ਚਲਾਇਆ ਜਿਸ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡ ਨਤੀਜੇ ਸਨ,” ਜਾਂ “ਪ੍ਰਭਾਵ ਲਈ ਕੋਈ ਉਦਾਹਰਨ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤੀ ਗਈ।”
ਟਾਈ-ਬ੍ਰੇਕ ਨਿਯਮ ਸਮੀਖਿਆ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ। ਸੰਬੇਧਨਪੂਰਕ ਰੱਖੋ: ਪਹਿਲਾਂ ਯੋਗਤਾ (ਗਾਇਬ ਆਈਟਮ ਕਦੇ ਵੀ ਟਾਈ ਨਹੀਂ ਜਿੱਤਦੇ), ਫਿਰ 1 ਜਾਂ 2 ਮਿਸ਼ਨ-ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ, ਅਤੇ ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਛੋਟੀ ਗਰੁੱਪ ਚਰਚਾ। ਟਾਈ-ਬ੍ਰੇਕ ਕਾਰਨ ਨੂੰ ਫੈਸਲਾ ਲੌਗ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕਰੋ।
ਸਧਾਰਨ ਵਰਕਫਲੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਨੂੰ ਇਕਸਾਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੇ ਟਰੈਕਰ ਨੂੰ ਹਰ ਅਰਜ਼ੀ ਲਈ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸਥਿਤੀ ਦਿਖਾਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਕੋਈ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਕਰੇ।
ਛੋਟੇ ਸੀਟ ਜ਼ਰੂਰੀ ਮੰਚ ਦਿਖਾਉ: Received, Eligibility check, In review, Shortlisted, ਅਤੇ Awarded ਵਰਗੇ ਸਟੇਜ ਬਹੁਤਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ ਲਗਦੇ ਹਨ। Declined ਅਤੇ Waitlisted ਨੂੰ ਫੈਸਲਾ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ, ਨਾ ਕਿ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਦੇ ਸਮੀਖਿਆ ਦੌਰਾਨ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਨਤੀਜਿਆਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਲਾਕ ਨਾ ਕਰ ਦਿਓ।
ਸਮੀਖਿਆਕਾਰਾਂ ਨੂੰ ਅਸਾਈਨ ਐਸਾ ਕਰੋ ਕਿ ਰੁਚੀ-ਟਕਰਾਅ ਤੋਂ ਬਚਿਆ ਜਾਵੇ। ਹਰ ਅਰਜ਼ੀ ਨੂੰ ਇੱਕ ਨਾਂ-ਦਾਰ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਅਤੇ ਇੱਕ ਬੈਕਅੱਪ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਨੂੰ ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਨਾਲ ਕੋਈ ਨਿੱਜੀ ਸਬੰਧ ਹੈ, ਉਸਨੂੰ ਟਕਰਾਅ ਵਜੋਂ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲਗਾਓ, ਮੁੜ-ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਅੱਗੇ ਵਧੋ। ਇਸਨੂੰ ਵੱਡੇ ਈਮੇਲ ਝਾਗ ਵਿੱਚ ਨਾ ਬਦਲਣ ਦਿਓ।
ਡੈਡਲਾਈਨ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਨੂਚਲ ਰਹਿਣ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਹਰੇਕ ਅਰਜ਼ੀ ਲਈ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤਿੰਨ ਤਾਰিখਾਂ ਕਾਫੀ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: review-by date, missing-docs-by date, ਅਤੇ decision-by date। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ, “ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੀ ਉਡੀਕ” ਖਾਮੋਸ਼ੀ ਨਾਲ “ਚੱਕਰ ਖਤਮ” ਵਿੱਚ ਨਹੀ ਬਦਲਦੀ।
ਸੰਚਾਰ ਛੋਟੇ ਐਂਟਰੀਆਂ ਵਜੋਂ ਰੱਖੋ, ਲੰਬੇ ਲੇਖ ਵਜੋਂ ਨਹੀਂ। ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਦੱਸਿਆ ਅਤੇ ਕਦੋਂ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਗਾਇਬ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ, ਯੋਗਤਾ ਸਵਾਲਾਂ ਅਤੇ ਸਮਾਂਸੂਚੀ ਅੱਪਡੇਟਾਂ ਲਈ ਦਰਜ ਕਰੋ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਫੈਸਲਾ ਲੌਗ ਰੱਖੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਿਨਾਂ ਸਖ਼ਤੀ ਦੇ ਬਚਾਓ ਦੇ ਸਕੋ। ਹਰ ਅੰਤਿਮ ਫੈਸਲੇ ਵਿੱਚ ਆਖਰੀ ਸਥਿਤੀ, ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਤਾਰੀਖ, ਕੌਣ ਮੌਜੂਦ ਸੀ, ਸਕੋਰ ਸੰਖੇਪ, 1-2 ਕਾਰਨ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਰੂਬ੍ਰਿਕ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਹੋਣ (ਨਿੱਜੀ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਨਹੀਂ), ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸ਼ਰਤਾਂ (ਦਾਖਲਾ ਸਬੂਤ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਮਿਆਦ) ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਨੇ ਮਹੀਨਿਆਂ ਬਾਅਦ ਅਪੀਲ ਕੀਤੀ, ਤਾਂ ਇਹ ਲੌਗ ਸ਼ਾਂਤ ਜਵਾਬ ਅਤੇ ਗੁੰਝਲ ਤੋਂ ਬਚਾਏਗਾ।
ਐਡਜ ਕੇਸ ਉਸ ਜਗ੍ਹਾ ਹਨ ਜਿੱਥੇ ਟਰੈਕਰ ਆਪਣੀ ਵੈਲਯੂ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੇ ਨਿਯਮ ਗੰਝਲਦਾਰ ਹਿੱਸਿਆਂ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਹੋਂਦੇ ਹਨ, ਤੁਸੀਂ ਘੱਟ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਬਹਿਸ ਵਿੱਚ ਲਾਉਂਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਲਗਦੇ ਹੋ।
ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਆਮ ਗੱਲ ਹੈ: ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਡਰ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਬਰਾਉਜ਼ਰ ਹੋਰ crash ਕਰ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਠੀਕ ਕਰਨ ਲਈ ਦੁਬਾਰਾ ਸਬਮਿਟ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਹਰ ਵਾਰੀ ਉਸੇ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲਾਗੂ ਕਰੋ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਛੋਟੀ ਫਾਊਂਡੇਸ਼ਨਾਂ ਨਵੀਂਤਮ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਨੂੰ ਐਕਟਿਵ ਮੰਨਦੀਆਂ ਹਨ ਪਰ ਪਹਿਲੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਦੀਆਂ ਹਨ।
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਡੁਪਲਿਕੇਟਾਂ ਨੂੰ ਮਿਲਾਉਂਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਅਡਿਟ ਨੋਟ ਛੱਡੋ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ: “12 ਜਨਵਰੀ ਨੂੰ ਦੋ ਸਬਮਿਸ਼ਨਾਂ ਮਿਲਾਈਆਂ। ਨਵਾਂ ਐਸੇ ਨਿਬੰਧ ਰੱਖਿਆ। ਮੂਲ ਫਾਇਲ ਰੱਖੀ ਗਈ।” ਜੇ ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਪੁੱਛੇ ਕਿ ਕੀ ਵੇਖਿਆ ਗਿਆ ਸੀ ਤਾਂ ਇਹ ਨੋਟ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦੀ ਹੈ।
ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਆਏ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਇਨਸਾਫ਼ੀ ਲਈ ਸਥਿਰਤਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਪਹਿਲਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ “ਦੇਰੀ” ਦਾ ਅਰਥ ਕੀ ਹੈ (ਡੈਡਲਾਈਨ ਦੇ ਬਾਦ, ਜਾਂ ਡੈਡਲਾਈਨ + ਗ੍ਰੇਸ ਪੀਰੀਅਡ), ਅਤੇ ਕਿਹੜੀਆਂ ਛੂਟੀਆਂ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਣਗੀਆਂ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨਿਯਮ ਵਿਚ ਲਚਕ ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਕਾਰਨ ਦਰਜ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਕੋ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸਭ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਐਡਜ-ਕੇਸ ਨਿਯਮ ਸੈੱਟ ਵਿੱਚ ਇਹ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਡੁਪਲਿਕੇਟਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਹੱਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਦੇਰੀ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਈ ਕੀ ਕਬੂਲ ਹੈ (ਤੇ ਕਿਹੜਾ ਸਬੂਤ ਲੋੜੀਂਦਾ), ਕੌਣ ਮਿਸਿੰਗ ਆਈਟਮਾਂ ਲਈ ਫਾਲੋ-ਅਪ ਦਾ ਮਾਲਕ ਹੈ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਤੱਕ, ਅਤੇ ਇੰਟਰਵਿਊ ਅਤੇ ਰੈਫਰੰਸਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਟਰੈਕ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਚੁਣਾਈ ਤੇ ਅੰਤਿਮਤਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਗੁੰਝਲ ਫਿਰ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਬਣ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟਸ ਅਰਜ਼ੀ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਜੋੜ ਕੇ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਫੈਸਲਾ ਤਰੀਕਾ ਦਰਜ ਕਰੋ (ਇਕਮਤ, ਬਹੁਮਤ, ਚੇਅਰ ਓਵਰਰਾਈਡ)। ਇਕ ਵਾਕ “ਅਨੁਮੋਦਤ 4-1, ਫੰਡ 10 ਅਵਾਰਡ ਲਈ ਉਪਲਬਧ” ਵਗੈਰਾ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਦੁਬਾਰਾ ਕੰਮ ਕਰਨ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਰਿਨਿਊਅਲ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਅਗਲੇ ਸਾਲ ਨੂੰ ਸੌਖਾ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਹੁਣੋਂ ਹੀ ਕੁਝ ਵਧੀਆ ਫੀਲਡ ਸਟੋਰ ਕਰੋ: ਇਨਾਮ ਅਮਾਉਂਟ, ਮਿਆਦ-ਤਾਰੀਆਂ, ਸ਼ਰਤਾਂ (GPA, ਦਾਖਲਾ ਦਰਜਾ), ਰਿਨਿਊਅਲ ਸਥਿਤੀ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿਹੜੇ ਸਬੂਤ ਮੰਗੋਗੇ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਜੇ ਰਿਨਿਊਅਲ ਲਈ ਹਰ ਬਸੰਤ ਇੱਕ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਲੋੜੀਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ “Renewal docs requested” ਅਤੇ “Received” ਦੀਆਂ ਤਾਰਿਖਾਂ ਟਰੈਕ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਿਨਾਂ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਖੋਜੇ ਫਾਲੋ-ਅਪ ਕਰ ਸਕੋ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਟਰੈਕਰ ਕਿਸੇ ਐਪ ਵਿੱਚ ਹੈ ਤਾਂ ਸ্নੈਪਸ਼ਾਟ ਤੇ ਰੋਲਬੈਕ ਨਿਯਮਾਂ ਅਤੇ ਫ਼ੀਲਡਾਂ ਨੂੰ ਚੱਕਰ ਦੌਰਾਨ ਡ੍ਰਿਫਟ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਚਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਫਾਊਂਡੇਸ਼ਨ ਇੱਕ ਚੱਕਰ ਚਲਾਉਂਦੀ ਹੈ: 120 ਅਰਜ਼ੀਆਂ, 2 ਸਟਾਫ ਮੈਂਬਰ, 6 ਸਵੇਂਤਿਕਰ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਅਤੇ 10 ਇਨਾਮ। ਉਹ ਟਰੈਕਰ ਵਰਤਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਸੱਚਾਈ ਵੇਖੇ — ਇੱਕੋ ਸਕੋਰ ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ।
ਉਹ ਇੱਕ ਪੰਨਾ ਰੂਬਰਿਕ ਤੇ ਸਹਿਮਤ ਹੁੰਦੇ ਹਨ (0 ਤੋਂ 5 ਹਰ ਇੱਕ), ਤਾਂ ਜੋ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰਾਂ ਨੂੰ “ਚੰਗਾ” ਦੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ ਮਿਲੇ। ਰੂਬਰਿਕ ਵਿੱਚ ਆਰਥਿਕ ਲੋੜ, ਸੰਭਾਵੀ ਪ੍ਰਭਾਵ, ਫਿੱਟ, ਪੂਰਨਤਾ (ਲੋੜੀਂਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼) ਅਤੇ ਇੰਟਰਵਿਊ (ਸਿਰਫ ਫਾਈਨਲਿਸਟ ਲਈ) ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ।
ਇਕ ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ, Maya, ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਿਵੇਂ ਚਲਦੀ ਹੈ। ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਈਮੇਲ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਕਿਉਂਕਿ ਟਰੈਕਰ ਸਥਿਤੀ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦੇਂਦਾ ਹੈ:
ਫਾਈਨਲਿਸਟਾਂ ਦਾ ਇੰਟਰਵਿਊ ਸ਼ੈਡਿਊਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਇੰਟਰਵਿਊ ਸਕੋਰ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਫਿਰ ਫਾਊਂਡੇਸ਼ਨ 10 ਇਨਾਮ ਪੱਕੇ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਫੈਸਲਾ ਰਿਕਾਰਡ ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ:
"Decision: Not selected. Total score: 17/25. Strengths: strong fit, strong impact. Gaps: incomplete docs at deadline; interview score below finalist average. Reviewer notes: see R2 and R5."
ਸਥਿਤੀਆਂ ਬਹਿਸ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਪੁੱਛਦੇ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦੇ “ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਮੇਰਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਲਿਆ?” ਜਾਂ “ਕੀ ਮੈਨੂੰ ਕੋਈ ਕੰਮ ਸੌਂਪਿਆ ਗਿਆ ਹੈ?” — ਟਰੈਕਰ ਇਹ ਜਵਾਬ ਦੇ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਅਧਿਕਤਰ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਕਿਸਨੇ ਜਿੱਤਿਆ ਇਸ ਬਾਰੇ ਨਹੀ ਹੁੰਦੀਆਂ। ਉਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਾਰੇ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਅਸਪਸ਼ਟ ਨਿਯਮ, ਗਾਇਬ ਨੋਟਸ ਅਤੇ ਐਸੇ ਫੈਸਲੇ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਨਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ। ਇੱਕ ਟਰੈਕਰ ਤੁਹਾਡੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰਾਂ ਲਈ ਆਸਾਨ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਬਚਾਅ ਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਆਮ ਫੇੜ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਮਾਪਦੰਡ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਅਰਥ ਧੁੰਦਲੇ ਹਨ। ਜੇ ਇੱਕ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਸੋਚਦਾ ਹੈ “ਨেতૃતਵ” ਦਾ ਮਤਲਬ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਸਰਕਾਰ ਹੈ ਅਤੇ ਦੂਜਾ ਸੋਚਦਾ ਹੈ ਇਹ ਭਾਈ-ਭੈਣਾਂ ਦੀ ਦੇਖਭਾਲ, ਤਾਂ ਸਕੋਰ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਨਹੀਂ। ਰੂਬਰਿਕ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ, ਹਰ ਮਾਪਦੰਡ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਫਲੈਟ 1-5 ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਕ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ “3” ਦਾ ਮਤਲਬ ਸਭ ਲਈ ਇੱਕੋ ਹੀ ਹੋਵੇ।
ਇਕ ਹੋਰ ਮਸਲਾ ਪੇਪਰ ਟਰੈਲ ਖੋ ਜਾਣਾ ਹੈ। ਈਮੇਲ ਨੋਟਸ, ਨਿੱਜੀ ਡਰਾਈਵ ਵਿੱਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸ਼ੀਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸਕੋਰ ਵਿਵਾਦ ਪੈਦਾ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਇੱਕ ਥਾਂ ਚੁਣੋ ਜਿੱਥੇ ਅੰਤਿਮ ਅਰਜ਼ੀ, ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਅਤੇ ਫੈਸਲਾ ਸੰਖੇਪ ਇਕੱਠੇ ਰਹਿਣ — ਭਾਵੇਂ ਤੁਹਾਡਾ ਟਰੈਕਰ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ spreadsheet ਹੀ ਕਿਉਂ ਨਾ ਹੋਵੇ।
ਸਥਿਤੀਆਂ ਭਾਂਤੀਆਂ ਤੁਹਾਡਾ ਵਰਕਫਲੋ ਟੁੱਟ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਜੇ ਟਰੈਕਰ "In review" ਦਿਖਾ ਰਿਹਾ ਹੈ ਪਰ ਤੁਹਾਡੇ ਅਸਲ ਕਦਮਾਂ ਵਿੱਚ "Eligibility check" ਅਤੇ "Missing documents" ਹਨ, ਲੋਕ ਸਥਿਤੀ ਖੇਤਰ ਨੂੰ ਅਣਡਿੱਠਾ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਅਨੁਮਾਨ ਲਾ ਲੈਂਦੇ ਹੋ।
ਕੁਝ ਮੁੜ-ਮੁੜ ਆਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਅਤੇ ਝਟਪਟ ਸੁਧਾਰ:
ਉਦਾਹਰਨ: ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਲਈ ਸਕੂਲ ਦੇ ਦੇਰੀ ਕਾਰਨ ਦੋ ਦਿਨ ਬਾਅਦ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਕਬੂਲ ਕਰ ਲਏ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ "late accepted - counselor email received 5/12" ਨਾਲ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇਹ ਛੂਟ ਅਗਲੇ ਵਾਰ ਅਨੁਚਿਤ ਵਾਦ-ਵਿਵਾਦ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਨਹੀਂ ਬਣਦੀ।
ਅਸਲੀ ਅਰਜ਼ੀਆਂ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਕ ਡ੍ਰਾਈ ਰਨ ਕਰੋ। ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਜੋ ਟਰੈਕਰ ਨਹੀਂ ਬਣਾ ਰਿਹਾ, ਇੱਕ ਟੈਸਟ ਅਰਜ਼ੀ ਭੇਜਣੋ ਅਤੇ ਉਸਨੂੰ ਆਖਰੀ ਫੈਸਲੇ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਾਓ। ਜੇ ਕੁਝ ਅਸਪਸ਼ਟ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਵੀ ਉਹੀ ਅਸਪਸ਼ਟ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਨਗੇ।
ਫਾਰਮ ਪਬਲਿਸ਼ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ:
ਫਿਰ ਇੱਕ ਪ੍ਰਾਈਵੇਸੀ ਚੈਕ ਕਰੋ। ਸ਼ਾਲਰਸ਼ਿਪ ਅਰਜ਼ੀਆਂ ਅਕਸਰ ਗਰੇਡ, ਆਮਦਨੀ ਵੇਰਵੇ, ਸਿਫਾਰਸ਼ੀ ਪੱਤਰ, ਜਾਂ ID ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਸਿਰਫ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਪਹੁੰਚ ਦਿਓ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਯਥਾਰਥ ਵਿੱਚ ਲੋੜ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਾਂਝੇ spreadsheet ਵਰਤ ਰਹੇ ਹੋ ਤਾਂ ਸ਼ੇਅਰਿੰਗ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਦੋਬਾਰਾ ਜਾਂਚੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਪੁਰਾਣੇ ਵੋਲੰਟੀਅਰਾਂ ਜਾਂ ਬੋਰਡ ਮੈਂਬਰਾਂ ਨੂੰ ਹਟਾਓ ਜੋ ਹੁਣ ਸਮੀਖਿਆ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ।
ਇੱਕ ਹੋਰ ਨਿਯਮ ਜ਼ਿਆਦਾ ਲਾਭਕਾਰੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ: ਫੈਸਲ ਕਰੋ ਕਿ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਕਿੱਥੇ ਨੋਟ ਲਿਖਣਗੇ, ਅਤੇ ਕਿੱਥੇ ਨਹੀਂ। ਜਦੋਂ ਨੋਟਸ ਈਮੇਲ ਧਾਗਿਆਂ ਵਿੱਚ ਜਾ ਪੈਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਤਿਹਾਸ ਖੋ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਗੁੰਝਲ ਪੈਦਾ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ।
ਇੱਕ ਆਧਾਰਭੂਤ spreadsheet ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਚੰਭੇ ਤੱਕ ਲੰਬਾ ਸਾਹਮਣਾ ਦੇ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਸਾਲ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਚੱਕਰ, ਕੁਝ ਸੌਆਂ ਤੋਂ ਘੱਟ ਅਰਜ਼ੀਆ ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਹੈ। ਜੇ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਫਾਇਲ ਵਰਤਦਾ ਹੈ, ਇੱਕੋ ਕਾਲਮ ਨਾਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਗਾਇਬ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ ਲਗਾਤਾਰ ਫਾਲੋ-ਅਪ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ spreadsheet ਅਕਸਰ ਕਾਫੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਅੰਦਰੂਨੀ ਐਪ ਦੀ ਲੋੜ ਪੈਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਟੁੱਟਣ ਲੱਗਦੀ ਹੈ: ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਕਈ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਕੰਮ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ, ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਅਪਡੇਟ ਭੇਜ ਰਹੇ ਹਨ, ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਅਰਜ਼ੀਆਂ ਆ ਰਹੀਆਂ ਹਨ, ਜਾਂ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਆਉਂਦੇ ਹਨ "ਇਹ ਸਕੋਰ ਕਿਸਨੇ ਬਦਲਿਆ ਅਤੇ ਕਦੋਂ?" ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸੰਸਕਰਣਾਂ ਮਿਲਾਉਣ ਵਿੱਚ ਘੰਟੇ ਬਿਤਾ ਰਹੇ ਹੋ ਤਾਂ spreadsheet ਤੋਂ ਆਗੇ ਵਧ ਜਾਣਾ ਸਮੇਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਐਪ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਪਹਿਲੀ ਵਰਜਨ ਨੂੰ ਸੰਕੁਚਿਤ ਰੱਖੋ। ਤਿੰਨ ਚੀਜ਼ਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦੇਓ: intake (ਇੱਕ ਥਾਂ ਜਿੱਥੇ ਅਰਜ਼ੀ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਅਟੈਚਮੈਂਟਸ ਸਪੱਸ਼ਟ ਸਥਿਤੀ ਨਾਲ ਕੈਪਚਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ), ਸਕੋਰਿੰਗ (ਸਧਾਰਨ ਰੂਬਰਿਕ ਜੋ ਕਈ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਅਤੇ ਛੋਟੀਆਂ ਨੋਟਾਂ ਨੂੰ ਸਹਾਰਦਾ ਹੈ), ਅਤੇ ਫੈਸਲੇ (ਆਡੀਟਯੋਗ ਰਿਕਾਰਡ ਨਤੀਜਿਆਂ ਅਤੇ ਕਾਰਨ ਕੋਡਾਂ ਨਾਲ)। ਹੋਰ ਸਭ ਕੁਝ ਉਸ ਵੇਲੇ ਤੱਕ ਰਹਿ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸਾਫ ਚੱਕਰ ਨਹੀਂ ਚਲਾ ਲੈਂਦੇ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਚੈਟ-ਚਲਿਤ ਬਿਲਡ ਬਾਰੇ ਸੋਚ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਆਪਣੀ ਅਸਲ ਵਰਕਫਲੋ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਦਮਾਂ ਵਿੱਚ ਵੇਰਵਾ ਕਰੋ (ਕੌਣ ਯੋਗਤਾ ਸਕ੍ਰੀਨ ਕਰਦਾ, ਕੌਣ ਸਕੋਰ ਕਰਦਾ, ਕੌਣ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦਾ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿਵੇਂ ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਨੂੰ ਨੋਟਿਫਾਈ ਕਰਦੇ ਹੋ)। Platforms like Koder.ai are designed for building web, server, and mobile apps from a chat interface, and planning mode can help you map screens and fields before you generate anything. If you need to change your setup later, features like snapshots, rollback, and source code export can help you iterate without losing control of the system.
A tracker gives every applicant one shared record so your team can see status, missing items, reviewer assignments, scores, and decision notes in one place. The main win is reducing repeated “where are we?” check-ins and avoiding decisions based on outdated files.
Start with the basics you will fill in for every applicant: contact info, school and graduation year, program area, eligibility checks tied to your written rules, and operational fields like received date, assigned reviewer, status, and next action date. Keep it small at first so data stays consistent.
Use one intake path per cycle and treat it like the source of truth. A web form is easiest, but if you must accept email, route everything to one mailbox and create one tracker entry per submission the same day.
Pick one shared storage location and one naming rule, then record the exact folder label (or file reference) in the applicant record. Consistency matters more than the tool, because reviewers need to find the right document fast and you need a clean record later.
Use a pass/fail eligibility gate first, then score only eligible applications with 3 to 6 criteria that match your mission. Define what each score number means in plain language so a “3” or “5” is interpreted the same way by every reviewer.
A small set usually works: Received, Incomplete, Eligible, In review, Finalist, Awarded, Declined, and optionally Waitlisted. The best statuses mirror your real process so people don’t ignore the status field and start improvising in email.
Give each application a primary reviewer and a backup, and make conflicts easy to flag and resolve fast. If someone has a personal tie to an applicant, reassign and record that it was a conflict so the process stays clean.
Record the final status, decision date, who was present, a score summary, and one or two reasons tied to your rubric, plus any conditions like proof of enrollment. Keep it factual and consistent so you can respond calmly if questions come up months later.
Pick one rule and apply it every time, such as treating the newest submission as the active one while keeping the earlier record. Add a short audit note explaining what you kept and when you merged, so you can show what was reviewed if asked.
A spreadsheet is enough when you have a small team, one cycle, and limited volume, and everyone can work from the same file without version problems. Consider a small internal app when you need multiple reviewers working at once, stronger audit history, cleaner permissions, or less manual follow-up; some teams build that kind of tracker with Koder.ai using planning mode first, then generate the app.
