ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਕਲੈਕਸ਼ਨ ਲਈ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਕਿਤਾਬ ਹੋਲਡ ਅਨੁਰੋਧ ਸੂਚੀ ਸੈੱਟ ਕਰੋ — ਸਪਸ਼ਟ ਸਥਿਤੀਆਂ, ਪਿਕਅਪ ਵਿੰਡੋ ਅਤੇ ਇਕ ਸਧਾਰਣ ਵਰਕਫਲੋ ਜੋ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਚਲਾ ਸਕੇ।
ਹੋਲਡ ਅਕਸਰ ਸਧਾਰਣ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਕੋਈ ਡੈਸਕ 'ਤੇ ਇੱਕ ਕਿਤਾਬ ਮੰਗਦਾ ਹੈ, ਸਟਾਫ਼ ਨੇ ਉਸਨੂੰ ਲਿਖ ਲਿਆ, ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕਿਤਾਬ ਖਿੱਚ ਲਈ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਮੁਸ਼ਕਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ "ਬਾਅਦ" ਛੋਟੀਆਂ ਛੋਟੀਆਂ ਰਾਹਾਂ ਲਈ ਦਾਅਵਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਕ ਟੈਕਸਟ ਮੈਸੇਜ ਵਿੱਚ ਆਇਆ ਅਨੁਰੋਧ, ਮਾਨੀਟਰ 'ਤੇ ਚਿਪਕਣ ਵਾਲਾ ਨੋਟ, ਜਾਂ "ਕੱਲ੍ਹ ਲਈ ਯਾਦ" ਵਾਲਾ ਨੋਟ ਕਾਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦ ਤੱਕ ਦਿਨ ਵਿਅਸਤ ਨਾ ਹੋ ਜਾਵੇ।
ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੀ ਸਮੱਸਿਆ ਜਦੋਂ ਪੇਸ਼ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਅਨੁਰੋਧ ਅਨੇਕ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਕੋਈ ਵਿਅਕਤੀ ਕਾਗਜ਼ 'ਤੇ "Sam - The Night Circus" ਲਿਖਦਾ ਹੈ, ਦੂਜੇ ਨੂੰ ਫੋਨ ਰਾਹੀਂ ਉਹੀ ਮੰਗ ਮਿਲਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਹੋਰ ਵੋਲੰਟੀਅਰ ਨੂੰ ਕਹਿ ਦਿੰਦਾ ਹੈ "ਇਸ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ." ਇਕ ਸਿੰਗਲ ਸੱਚਾਈ ਦਾ ਸਰੋਤ ਨਾ ਹੋਣ ਕਾਰਨ, ਕਿਸੇ ਕੋਲ ਵੀ ਪਤਾ ਨਹੀਂ ਕਿ ਕਿਸ ਨੂੰ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਜਾਂ ਅਗਲਾ ਕੌਣ ਹੈ।
ਆਰਡਰ ਦੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਉਤਪੰਨ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਭਾਵੇਂ ਕਲੈਕਸ਼ਨ ਛੋਟੀ ਹੀ ਕਿਉਂ ਨਾ ਹੋਵੇ। ਜੇ ਦੋ ਲੋਕ ਇੱਕੋ ਹੀ ਸਿਰਲੇਖ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਜੋ ਪਹਿਲਾ ਮੰਗਿਆ ਉਸਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਮਿਲਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਪਰ ਜੇ ਦੂਜੇ ਦੀ ਮੰਗ ਹੋਰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇ, ਜਾਂ ਪਹਿਲੀ ਮੰਗ ਸਿਰਫ਼ ਮੌਖਿਕ ਸੀ, ਤਾਂ ਲਾਇਨ ਉਲਟ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਫਿਰ ਪਾਟਰਨਾਂ ਨੂੰ ਛੱਡ ਦਿੱਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਦੁਬਾਰਾ ਕਾਲ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਪਹੁੰਚਦੇ ਹੋਏ ਦੇਖਦੇ ਹਨ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਹੋਲਡ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨੂੰ ਦਿੱਤੀ ਗਈ।
ਇਕ ਸਾਫ-ਸੁਥਰੀ ਹੋਲਡ ਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਬੁਨਿਆਦੀ ਗੁਣ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ: ਇਕ ਸਾਂਝੀ ਸੂਚੀ, ਹਰ ਸ਼ਿਫ਼ਟ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਮਲਕੀਅਤ, ਸਧਾਰਣ ਸਥਿਤੀਆਂ ਜੋ ਹਰ ਕਿਸੇ ਲਈ ਇੱਕੋ ਹੀ ਮਤਲਬ ਰੱਖਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਅਗਲਾ ਕਦਮ (ਖਿੱਚੋ, ਸੂਚਿਤ ਕਰੋ, ਵਾਪਸ ਰੱਖੋ, ਜਾਂ ਰੱਦ ਕਰੋ)।
ਜਦੋਂ ਸਟਾਫ਼ ਕਵਰੇਜ਼ ਘੱਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਕਈ ਲੋਕ ਇੱਕੋ ਅਨੁਰੋਧ ਨੂੰ ਛੂਹਦੇ ਹਨ, ਪ੍ਰਸਿੱਧ ਸਿਰਲੇਖ ਲਾਈਨ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ, ਜਾਂ ਪਿਕਅਪ ਤੈਅ ਖਿੜਕੀ 'ਚ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਇਕ ਛੋਟੀ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਨੂੰ ਵੀ ਇੱਕ ਅਸਲੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨਾਲ ਫ਼ਾਇਦਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਕ ਗੁੰਮ ਹੋਈ ਕਾਲ ਚਿੰਤਾਜਨਕ ਹੁੰਦੀ ਹੈ; ਹੋਰਾਂ ਦੀ ਪਹਿਲੀ ਕਿਤਾਬ ਮਿਲਣ ਵਿੱਚ ਅਰਜ ਦੀ ਲੜੀ ਭਰੋਸਾ ਘਟਾ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।
ਇੱਕ ਸਾਫ-ਸੁਥਰੀ ਹੋਲਡ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਹਰ ਵਾਰ ਕੁਝ ਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀਆਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਖੋਜਣ 'ਤੇ ਘੱਟ ਸਮਾਂ ਜਾਵੇ।
ਹਰ ਹੋਲਡ ਨੂੰ ਇਕ ਛੋਟੀ ਰਿਕਾਰਡ ਵਜੋਂ ਸੋਚੋ। ਚਾਹੇ ਤੁਸੀਂ ਬਾਈਂਡਰ, ਸਪ੍ਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਜਾਂ ਸਧਾਰਣ ਐਪ ਵਰਤੋਂ, ਫੀਲਡਜ਼ ਇਕਸਾਰ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਵੀ ਇਕ ਅਨੁਰੋਧ ਨੂੰ ਸਕਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸਮਝ ਸਕੇ।
ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ:
ਉਦਾਹਰਨ: Sam ਨੇ Kristin Hannah ਦੀ The Women ਦੀ ਲਾਰਜ ਪ੍ਰਿੰਟ ਮੰਗੀ। ਜੇ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਕਾਪੀ ਪਹਿਲਾਂ ਵਾਪਸ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਫ਼ਾਲਤੂ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਸਹੀ ਨਕਲ ਨਾ ਖਿੱਚੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ Ready ਦੀ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਡੈਡਲਾਈਨ ਵੀ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਸਟਾਫ਼ ਬਿਨਾਂ ਅਣਮੱਤੀਆਂ ਦੇ ਅਗਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਵੱਲ ਚਲ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਤੁਹਾਡੀ ਸੂਚੀ ਉਸ ਵੇਲੇ ਸ਼ਾਂਤ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਅਨੁਰੋਧ ਦੀ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸਥਿਤੀ ਹੋਵੇ। ਜੇ ਸਟਾਫ਼ ਨੂੰ "in progress" ਦਾ ਮਤਲਬ ਅਨੁਮਾਨ ਲਗਾਉਣਾ ਪਏ ਤਾਂ ਸੂਚੀ ਜਲਦੀ ਗੰਦੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਸਥਿਤੀਆਂ ਛੋਟੀਆਂ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਾਰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਸੈੱਟ:
ਕੁਝ ਨਿਯਮ ਇਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਉਪਯੋਗੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ:
ਇਕ ਹੋਲਡ ਲਿਸਟ ਸਾਫ-ਸੁਥਰੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੇ। ਮਕਸਦ ਵੱਧ ਕਾਗਜ਼-ਕਰਮ ਨਹੀਂ, ਪਰ ਬਹੁਤ ਸ਼ੁਰੂਵਾਤਕ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਣਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਵਿਅਸਤ ਹੋ।
ਆਜੇ ਐਸੇ ਨਿਯਮ ਚੁਣੋ ਜੋ ਕੋਈ ਨਵਾਂ ਵੋਲੰਟੀਅਰ ਪਹਿਲੇ ਦਿਨ 'ਤੇ ਫਾਲੋ ਕਰ ਸਕੇ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਹੋਲਡ ਸ਼ੈਲਫ ਦੇ ਨੇੜੇ ਜਾਂ ਬਾਈਂਡਰ ਦੇ ਅੰਦਰ ਵਿਜ਼ੀਬਲ ਰੱਖੋ।
ਪੰਜ ਫੈਸਲੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਭੇਦਭਰ ਨੂੰ ਰੋਕਦੇ ਹਨ:
ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਗੰਦੀ-ਲਿਸਟ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਛੋਟੇ ਅਪਵਾਦਾਂ ਤੋਂ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਨਿਯਮਤ ਕਰ ਦਿਓ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਦੋ ਅਨੁਰੋਧ ਇਕੋ ਸਿਰਲੇਖ ਲਈ 3:05 pm ਅਤੇ 3:07 pm 'ਤੇ ਆਏ। ਉਬਰਲਾ ਅਨੁਰੋਧ ਹਮੇਸ਼ਾ ਪਹਿਲਾਂ ਰਹੇਗਾ। ਜਦੋਂ ਕਿਤਾਬ ਵਾਪਸ ਆਏਗੀ, ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲੀ ਹੋਲਡ ਨੂੰ Ready ਮਾਰਕ ਕਰੋਗੇ, ਡੈਡਲਾਈਨ ਸੈੱਟ ਕਰੋਗੇ, ਅਤੇ ਕਿਤਾਬ ਨੂੰ ਲਿਸਟ ਦੀ ਉਹੀ ਕ੍ਰਮਵਾਰਤੀ ਵਿੱਚ ਸ਼ੈਲਫ 'ਤੇ ਰੱਖੋਗੇ।
ਇਕ ਸਾਫ-ਸੁਥਰੀ ਹੋਲਡ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਮੁੱਖਤੌਰ 'ਤੇ ਹਰ ਵਾਰ ਇੱਕੋ ਛੋਟੇ ਕਦਮ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਹੈ।
Step 1: ਤੁਰੰਤ ਅਨੁਰੋਧ ਜੋੜੋ। ਪੈਟਰੋਨ ਮੌਜ਼ੂਦ ਹੋਣ ਸਮੇਂ ਇਸ ਨੂੰ ਲਿਖੋ (ਜਾਂ ਜਦੋਂ ਸੁਨੇਹਾ ਆਵੇ)। ਇਹ "ਮੈਂ ਸੋਚਿਆ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨੇ ਜੋੜਿਆ" ਵਾਲੀਆਂ ਖਾਮੀਆਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ।
ਮੂਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ: ਪੈਟਰੋਨ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਚੰਗਾ ਸੰਪਰਕ ਤਰੀਕਾ, ਸਹੀ ਟਾਈਟਲ ਅਤੇ ਲੇਖਕ, ਮੰਗ ਦੀ ਤਾਰੀਖ, ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਫਾਰਮੈਟ ਦੀ ਲੋੜ ਜਾਂ ਬਦਲਾਂ ਵਾਲੀ ਸਹਿਯੋਗਤਾ।
Step 2: ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਬਦਲਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ। ਜੇ ਪੈਟਰੋਨ ਕਹੇ "ਕੋਈ ਵੀ ਐਡੀਸ਼ਨ ਠੀਕ ਹੈ," ਉਹ ਲਿਖੋ। ਜੇ ਉਹ ਕੇਵਲ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਐਡੀਸ਼ਨ ਜਾਂ ਫਾਰਮੈਟ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਉਹ ਵੀ ਲਿਖੋ।
Step 3: ਟਾਈਮ-ਸਟੈਂਪ ਲਗਾਓ ਅਤੇ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸਥਿਤੀ ਸੈਟ ਕਰੋ। ਡਿਫੌਲਟ ਤੌਰ 'ਤੇ "Requested" ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਕਿ ਜਦੋਂ ਕਈ ਲੋਕ ਇਕੋ ਕਿਤਾਬ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋਣ ਤਦ ਲਾਈਨ ਨਿਆਂਸੰਗਤ ਰਹੇ।
Step 4: ਸ਼ਡਿਊਲ 'ਤੇ ਖਿੱਚੋ, ਫਿਰ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਸਮਾਂ ਚੁਣੋ ( ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਸਵੇਰੇ ਪਹਿਲੀ ਗਤੀ ). ਰਿਟਰਨ ਕਾਰਟ ਅਤੇ ਸ਼ੈਲਫ ਚੈੱਕ ਕਰੋ। ਜੇ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦਾ ਤਾਂ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਰੱਖੋ ਪਰ ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਜਿਵੇਂ "Checked 1/21" ਜੋੜੋ।
Step 5: ਜਦੋਂ ਮਿਲੇ, Ready ਮਾਰਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਡੈਡਲਾਈਨ ਸੈਟ ਕਰੋ। ਕਿਤਾਬ ਨੂੰ ਹੋਲਡ ਸ਼ੈਲਫ 'ਤੇ ਮਿਲਦੇ ਲੇਬਲ ਨਾਲ ਰੱਖੋ। ਸਿਰਫ਼ ਤਦ ਹੀ Ready ਮਾਰਕ ਕਰੋ ਜਦੋਂ ਇਹ ਲੇਬਲ ਕੀਤਾ ਹੋਏ ਅਤੇ ਰੱਖਿਆ ਹੋਇਆ ਹੋਵੇ।
Step 6: ਮੁਕੰਮਲ ਕਰੋ। ਜਦੋਂ ਇਕੱਤਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ Picked up ਮਾਰਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਜੇ ਡੈਡਲਾਈਨ ਪਾਰ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ Expired ਮਾਰਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ।
ਸਿਸਟਮ ਉਹੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਾਫ-ਸੁਥਰਾ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਲਿਸਟ ਅਤੇ ਸ਼ੈਲਫ ਦੋਵੇਂ ਇੱਕੋ ਗੱਲ ਦੱਸਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਪੈਟਰੋਨ ਦਾ ਨਾਮ ਦੋ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਵੱਖਰਾ ਲਿਖਿਆ ਹੋਵੇ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਢਿਲੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਲੇਬਲ ਕੀਤੀ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਸਟਾਫ਼ ਸਭ ਕੁਝ ਫੇਰ-ਚੈੱਕ ਕਰਨਗੇ।
ਇਕ ਸ਼ੈਲਫ ਲੇਬਲ ਫਾਰਮੈਟ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਹਰ ਵਾਰ ਉਸੇ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਰਤੋਂ। ਕੋਈ ਵੀ ਕਿਸੇ ਲੇਬਲ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹ ਕੇ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਮਿਲਦੀ ਲਾਈਨ ਵੇਖ ਸਕੇ।
ਲੇਬਲ ਨਿਯਮ ਜੋ ਜ਼ਿਆਦਾ ਗਲਤੀਆਂ ਰੋਕਦੇ ਹਨ:
ਜਿੱਥੇ ਸ਼ੈਲਫ ਗੜਬੜ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ: ਇੱਕ ਪੈਟਰੋਨ ਲਈ ਕਈ ਆਈਟਮ। ਸਾਫ-ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਹਰ ਆਈਟਮ ਲਈ ਇਕ ਲਾਈਨ। ਹਰ ਫਿਜ਼ੀਕਲ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਇਕੋ ਇਕ ਮਿਲਦੀ ਲਾਈਨ ਮਿਲੇ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ Ready ਆਈਟਮ-ਦਰ-ਆਈਟਮ ਮਾਰਕ ਕਰੋ।
ਸੀਰੀਜ਼ ਹੋਲਡ ਲਈ ਵੀ ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ: ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ "ਅਗਲਾ ਉਪਲਬਧ" ਮੰਨ ਲਵੋ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਵਾਲਿਊਮ ਨੰਬਰ ਦੀ ਲੋੜ ਰੱਖੋ। ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਅੰਦਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਨਾ ਛੱਡੋ।
ਜੇ ਆਈਟਮ ਹਜੇ ਵੀ ਚੈਕ ਆਊਟ ਹੈ ਤਾਂ ਉਮੀਦਤ ਵਾਪਸੀ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਇੱਕ ਫਾਲੋਅਪ ਮਿਤੀ ਜੋੜੋ ("Due 2/10, recheck 2/11"). ਜੇ ਉਹ ਓਵਰਡਿਊ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਐਂਟਰੀ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਮੌਜੂਦਾ ਹਕੀਕਤ ਦੇਖ ਸਕੇ।
ਹੈਂਡਆਫ਼ ਲਈ, ਏਂਡ-ਆਫ-ਸ਼ਿਫਟ 'ਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਕਾਫ਼ੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: ਕੀ ਖਿੱਚਿਆ ਅਤੇ ਲੇਬਲ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਕਿਹੜੇ ਪੈਟਰੋਨ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਕੀ ਵਾਪਸ ਜਾਂਚਣ ਦੀ ਲੋੜ, ਅਤੇ ਕੀ Expired ਹੋਇਆ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਹੋਲਡ-ਲਿਸਟ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਸੰਦ ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ। ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਕਾਰਨ ਇਹ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਛੋਟੇ ਅਪਵਾਦ ਇਕੱਠੇ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਗਲਤੀ ਹੈ ਸਥਿਤੀ ਬਦਲਣ ਬਿਨਾਂ ਮਿਤੀ ਦਾਖਲ ਕਰਨ ਦੇ। "Ready" ਖੁਦ ਵਿੱਚ ਬੇਮਤਲਬ ਹੈ। "Ready (Jan 21)" ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕਿੰਨੀ ਦੇਰ ਤੋਂ ਉੱਥੇ ਹੈ ਅਤੇ ਪਿਕਅਪ ਵਿੰਡੋ ਕਦੋਂ ਖਤਮ ਹੋਏਗੀ।
ਹੋਰ ਗਲਤੀਆਂ ਜੋ ਘਰਬੜੀ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ:
ਦੋ ਲਿਸਟਾਂ ਦਾ ਇੱਕ-ਦੂਜੇ ਤੋਂ ਭਟਕਣਾ ਵੀ ਇਕ ਕਲਾਸਿਕ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ: ਇੱਕ ਡੈਸਕ 'ਤੇ, ਇੱਕ ਬੈਕ ਰੂਮ 'ਚ। ਇਕ ਸੋਅਚੀ ਸੱਚਾਈ ਦਾ ਸਰੋਤ ਰੱਖੋ।
ਉਦਾਹਰਨ: ਇੱਕ ਪੈਟਰੋਨ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਦੇ ਕਾਲ ਨਹੀਂ ਮਿਲੀ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਐਂਟਰੀ 'Ready' ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ ਪਰ ਕੋਈ ਮਿਤੀ ਜਾਂ ਡੈਡਲਾਈਨ ਨਹੀਂ ਹੈ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਨਹੀਂ ਦੱਸ ਸਕਦੇ ਕਿ ਇਹ ਕੱਲ੍ਹ ਬਣਈ ਸੀ ਜਾਂ ਤਿੰਨ ਹਫ਼ਤੇ ਪਹਿਲਾਂ। ਜੇ ਇਹ ਦਿਖੇ "Ready Jan 10, deadline Jan 17, notified by SMS Jan 10," ਤਾਂ ਜਵਾਬ ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਸਪਸ਼ਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਇਕ ਛੋਟਾ ਹੋਲਡ ਸਿਸਟਮ ਸਾਫ-ਸੁਥਰਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਕੁਝ ਜਾਂਚਾਂ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਹੋਰ ਕੰਮ ਵੱਧ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ; ਇਹ ਮਿਸਡ ਡੈਡਲਾਈਨ, ਖੋਈ ਹੋਈ ਆਰਡਰ, ਅਤੇ ਨਾ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤੇ ਗਏ ਪੈਟਰੋਨਾਂ ਨੂੰ ਸੰਗ੍ਰਹਿਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਰੋਕਦੇ ਹਨ।
ਅੱਜ ਦੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਪੈਦਾ ਕਰਨ ਵਾਲੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ: ਸਮਾਪਤ ਹੋ ਰਹੀਆਂ ਹੋਲਡ ਅਤੇ ਉਹ ਜੋ ਕਦੇ ਸੂਚਿਤ ਨਹੀਂ ਹੋਏ।
ਇੱਕ ਇਕ-ਲਾਈਨ ਨੋਟ ਜਿਵੇਂ "left voicemail 1/21" ਮੁੜ ਕਾਲਾਂ ਅਤੇ ਅਨੁਮਾਨ ਨੂੰ ਰੋਕਦੀ ਹੈ।
ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਰ, ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਸਾਫ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਇਹ ਇਤਿਹਾਸ-ਕਿਤਾਬ ਨਹੀਂ ਬਣ ਜਾਵੇ।
ਤੁਹਾਡੀ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਕੋਲ ਇੱਕ ਪ੍ਰਤੀਕ ਪ੍ਰਸਿੱਧ ਨਵੀਂ ਨਾਵਲ ਹੋਵੇ। ਇਕ ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਤਿੰਨ ਲੋਕ ਇਸਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦੇ ਹਨ: Patron #1 (ਸੋਮ), Patron #2 (ਬੁਧ), Patron #3 (ਸ਼ੁੱਕਰ). ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇਕ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਰਿਕਵੈਸਟ ਟਾਈਮ ਅਨੁਸਾਰ ਰੱਖਦੇ ਹੋ।
ਸ਼ਨੀਵਾਰ ਨੂੰ ਕਿਤਾਬ ਵਾਪਸ ਆ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ Patron #1 ਨੂੰ Ready ਮਾਰਕ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਪਿਕਅਪ ਡੈਡਲਾਈਨ ਸੈੱਟ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਕਿਤਾਬ ਨੂੰ ਹੋਲਡ ਸ਼ੈਲਫ 'ਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਲੇਬਲ ਨਾਲ ਰੱਖਦੇ ਹੋ। Patron #2 ਅਤੇ #3 Requested ਹੀ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ।
ਜੇ Patron #1 ਪਿਕਅਪ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਹੋਲਡ ਨੂੰ Expired ਮਾਰਕ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਫਿਰ ਉਹੀ ਫਿਜ਼ੀਕਲ ਕਿਤਾਬ Patron #2 ਵੱਲ ਗਈ: Ready ਮਾਰਕ, ਨਵੀਂ ਡੈਡਲਾਈਨ, ਸੂਚਿਤ, ਅਤੇ ਲੇਬਲ ਅਪਡੇਟ। Patron #3 ਆਪਣੀ ਜਗ੍ਹਾ 'ਤੇ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਮੂਲ ਗੱਲ ਸਧਾਰਣ ਹੈ: ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਇੱਕ ਸਮੇਂ 'ਚ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ Ready ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਹਰ ਬਦਲਾਅ 'ਤੇ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਹੋਵੇ।
ਜਦੋਂ ਬੁਨਿਆਦੀ ਨਿਯਮ ਸਥਿਰ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਤੋੜ-ਮਸਲੇ ਘਟਾਉ ਤਾਂਕਿ ਵਰਕਫਲੋ ਨਾ ਬਦਲੇ।
ਜੇ ਇਕ pickup ਸਥਾਨ, ਛੋਟੀ ਟੀਮ ਅਤੇ ਘੱਟ active ਹੋਲਡ ਹਨ ਤਾਂ ਇੱਕ ਸਪ੍ਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਫ਼ੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਕਈ ਲੋਕ روزਾਨਾ ਲਿਸਟ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਨਕਲਾਂ ਆਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਜਾਂ ਚੰਗਾ ਇਤਿਹਾਸ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਇੱਕ ਹਲਕਾ-ਭਾਰ ਟੂਲ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅੱਪਗਰੇਡ ਇਰਾਦੇ ਨਾਲ ਬੋਰਨਗ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਨਵੇਂ ਅਨੁਰੋਧਾਂ ਲਈ ਟੈਮਪਲਟ, ਡ੍ਰੌਪਡਾਊਨ ਸਥਿਤੀਆਂ, ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਪਿਕਅਪ ਡੈਡਲਾਈਨ, ਅਤੇ ਨੋਟਸ ਫੀਲਡ ਜਿਸ ਦਾ ਨਿਯਮ ਹੋਵੇ (ਸਿਰਫ਼ ਐਕਸਪਸ਼ਨ, ਗੱਲਬਾਤ ਨਹੀਂ)।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਕਸਟਮ ਟੂਲ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ Koder.ai ਇੱਕ ਮਦਦਗਾਰ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਖੇਤਰਾਂ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀਆਂ ਦਾ ਵਰਣਨ ਕਰਕੇ ਇਕ ਛੋਟਾ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟਰੈਕਰ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੇ — ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸਨੇਪਸ਼ਾਟ ਅਤੇ ਰੋਲਬੈਕ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ ਨਾਲ। ਆਪਣੀ ਵਰਕਫਲੋ ਜਿੰਨੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੋ ਉਤਨੀ ਹੀ ਛੋਟੀ ਰੱਖੋ: ਇਕ ਸੂਚੀ, ਕੁਝ ਸਥਿਤੀਆਂ, ਸਪਸ਼ਟ ਡੈਡਲਾਈਨ।
ਇੱਕ ਸਾਂਝੀ ਲਿਸਟ ਵਰਤੋ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਇਕੱਲਾ ਸੱਚਾਈ ਦਾ ਸ੍ਰੋਤ ਮੰਨੇ। ਹਰ ਅਨੁਰੋਧ ਨੂੰ ਉਸੇ ਦਿਨ ਦਰਜ ਕਰੋ ਜਦੋਂ ਉਹ ਮਿਲੇ, ਉਸਨੂੰ ਟਾਈਮ-ਸਟੈਂਪ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਮੂੰਹ-ਬੋਲਿਆ ਗਿਆ ਯਾਦ ਦੇ ਜਾਂ ਚਿਪਕਨ ਨੋਟਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਨਾ ਕਰੋ।
ਪੈਟਰੋਨ ਦਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸੰਪਰਕ ਤਰੀਕਾ, ਸਹੀ ਟਾਈਟਲ ਅਤੇ ਲੇਖਕ, ਜੇ ਫਾਰਮੈਟ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਤਾਂ ਉਹ ਵੀ, ਅਤੇ ਅਨੁਰੋਧ ਦੀ ਤਾਰੀਖ (ਅਤੇ ਜੇ ਵੀ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਸਮਾਂ) ਦਰਜ ਕਰੋ। ਹਰੇਕ ਬਦਲਾਅ 'ਤੇ ਸਥਿਤੀ ਅਤੇ ਉਸ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਵੀ ਜੋੜੋ ਤਾਂ ਕੋਈ ਸਮਝ ਸਕੇ ਕਿ ਕਿਹੜਾ ਕਦੋਂ ਹੋਇਆ।
ਲਿਖਤੀ ਟਾਈਮ-ਸਟੈਂਪ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਪਹਿਲਾ ਆਇਆ, ਪਹਿਲਾ ਪਾਇਆ ਯੂਜ਼ ਕਰੋ। ਜੇ ਸਮਾਂ ਦਰਜ ਨਹੀਂ ਹੈ ਤਾਂ ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਤੁਰੰਤ 'ਹਠਕੇ' ਨਿਰਣੇ ਨਾ ਕਰੋ।
ਸਥਿਤੀਆਂ ਘੱਟ ਤੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਭਿੰਨ-ਭਿੰਨ ਕਰਮਚਾਰੀ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸਮਝਣ। ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਸੈੱਟ: Requested, Searching, Ready, Picked up, ਅਤੇ Expired/Cancelled — ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਵੀ ਸਥਿਤੀ ਬਦਲੇ ਉਸ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਦਰਜ ਕਰੋ।
ਸਿਰਫ ਉਹ ਵੇਲ੍ਹਾ ਜਦੋਂ ਵਸਤੁ ਫਿਜੀਕਲ ਤੌਰ 'ਤੇ ਹੋਲਡ ਸ਼ੈਲਫ ਤੇ ਲੇਬਲ ਨਾਲ ਰਖੀ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਪੈਟਰੋਨ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੋਵੇ, ਉਦੋਂ ਹੀ Ready ਮਾਰਕ ਕਰੋ। ਜੇ ਇਹਨੂੰ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਤਾਂ Requested ਜਾਂ Searching ਹੀ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
ਪਿਕਅਪ ਵਿੰਡੋ ਸਪਸ਼ਟ ਤੈਅ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਟਾਫ ਲਈ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਜਦੋਂ ਡੈਡਲਾਈਨ ਲੰਘ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਹੋਲਡ ਨੂੰ Expire ਕਰੋ, ਵਸਤੁ ਨੂੰ ਰੇਸ਼ੈਲਵ ਕਰੋ ਜਾਂ ਅਗਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਵੱਲ ਭੇਜੋ, ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਦਰਜ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਅਗਲੀ ਸ਼ਿਫਟ ਨੂੰ ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲੱਗੇ।
ਇਕ-ਦੋ ਤੁਰੰਤ ਜਾਂਚਾਂ ਮਗਰੋਂ ਇਕੋ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੀ ਸ਼ੇਡਿਊਲਡ ਪُل ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ। ਜੇ ਦੋ ਤੇਜ਼ ਚੈਕਾਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੀ ਨਹੀਂ ਮਿਲੀ ਤਾਂ ਜੋ ਵੀ ਸਿੱਖਿਆ ਮਿਲੀ ਉਸਨੂੰ ਨੋਟ ਕਰੋ (ਜਿਵੇਂ “on loan, due date”) ਅਤੇ ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਰੀਚੈਕ ਮਿਤੀ ਰੱਖੋ ਤਾਂ Searching ਇੱਕ ਮੁਰਬਾਬਾਪ ਦਾ ਰਸਤਾ ਨਾ ਬਣ ਜਾਵੇ।
ਸ਼ੈਲਫ ਲੇਬਲ ਨੂੰ ਸੂਚੀ ਨਾਲ ਇਕੋ ਜਿਹਾ ਬਣਾਓ: ਉਸੇ ਨਾਮ ਫਾਰਮੈਟ ਅਤੇ ਇਕ pickup-by ਤਾਰੀਖ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਹਰ ਫਿਜ਼ੀਕਲ ਆਈਟਮ ਇਕ ਲਾਈਨ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦੀ ਹੋਵੇ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਟਾਫ਼ ਕਈ ਸਕਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਮੇਲ-ਮਿਲਾਪ ਬਤਾਂ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਹਰ ਆਈਟਮ ਲਈ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਲਾਈਨ ਲਿਖੋ, ਭਾਵੇਂ ਉਹੀ ਪੈਟਰੋਨ ਹੋਵੇ। ਇਸ ਨਾਲ ਆਧਾ-ਉਠਾਉ ਸਮੇਂ ਪਤਾ ਚੱਲਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਆਈਟਮ ਤਿਆਰ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਹੜੀ ਹਾਲੇ ਮੰਗ ਵਿੱਚ ਹੈ।
ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਸਪ੍ਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਜਾਂ ਬਾਈਂਡਰ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੇ ਇੱਕ ਪਿਕਅਪ ਸਥਾਨ ਹੈ ਅਤੇ ਛੋਟੀ ਟੀਮ ਇਸਨੂੰ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸੰਭਾਲ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਨਕਲਾਂ, ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਸੰਪਾਦਨ, ਅਤੇ ਇਤਿਹਾਸ ਟਰੈਕਿੰਗ ਪ੍ਰੇਸ਼ਾਨ ਕਰਨ ਲੱਗਣ ਤਾਂ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਟੂਲ ਤੇ ਜਾਓ; ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਕਸਟਮ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ Koder.ai ਇੱਕ ਮਦਦਗਾਰ ਵਿਕਲਪ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਖੇਤਰਾਂ, ਸਥਿਤੀਆਂ, ਅਤੇ ਡੈਡਲਾਈਨ ਮੁਤਾਬਕ ਇਕ ਛੋਟਾ ਇੰਟਰਨਲ ਟਰੈਕਰ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ—ਬਿਨਾਂ ਬੇਜ਼ਰੂਰਤ ਵਧੇਰੇ ਕੰਮ ਦੇ।
