23 ਜੁਲਾ 2025·8 ਮਿੰਟ
ਕਿਵੇਂ ਇੱਕ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਫਰਮ ਵੈੱਬ ਐਪ ਬਨਾਉਣ ਜੋ ਕਲਾਇੰਟਾਂ ਅਤੇ ਡੇਡਲਾਈਨਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲੇ
ਕਲਾਇੰਟਾਂ ਨੂੰ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਅਤੇ ਫਾਈਲਿੰਗ ਡੇਡਲਾਈਨਾਂ ਨੂੰ ਮੈਨੇਜ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਫਰਮ ਵੈੱਬ ਐਪ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਅਤੇ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਕਦਮ-ਦਰ-कਦਮ ਯੋਜਨਾ।
ਕਲਾਇੰਟਾਂ ਨੂੰ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਅਤੇ ਫਾਈਲਿੰਗ ਡੇਡਲਾਈਨਾਂ ਨੂੰ ਮੈਨੇਜ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਫਰਮ ਵੈੱਬ ਐਪ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਅਤੇ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਕਦਮ-ਦਰ-कਦਮ ਯੋਜਨਾ।
ਫੀਚਰਾਂ ਜਾਂ ਟੈਕ ਸਟੈਕ ਚੁਣਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸ ਕਿਸਮ ਦੀ ਫਰਮ ਲਈ ਬਣਾ ਰਹੇ ਹੋ—ਅਤੇ v1 ਲਈ “ਪੂਰਾ” ਹੋਣ ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ।
ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਐਪ ਫੇਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਉਹ ਪਹਿਲੇ ਦਿਨ ਹੀ ਸਭ ਕੁਝ ਹੋਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ (CRM, ਫਾਈਲ ਸਟੋਰੇਜ, ਬਿਲਿੰਗ, ਵਰਕਫਲੋ, ਮੈਸੇਜਿੰਗ)। ਇੱਕ ਕੇਂਦਰਿਤ v1 ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਰਿਲੀਜ਼ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਬਿਹਤਰ ਅਪਣਾਉ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਵਾਸਤੇ ਹਕੀਕਤੀ ਉਪਯੋਗ ਡੇਟਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਟੈਕਸ ਪ੍ਰੈਕਟਿਸ, ਬੁੱਕਕੀਪਿੰਗ ਦੁਕਾਨ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਫਰਮ ਸਭ “ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਡੇਡਲਾਈਨ ਪ੍ਰਬੰਧਨ” ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਦੈਨਿਕ ਕੰਮ ਬਹੁਤ ਵੱਖਰਾ ਹੈ।
ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ:
v1 ਲਈ ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਫਰਮ ਦੀ ਕਿਸਮ ਚੁਣੋ। ਫਿਰ 3–5 ਮੁੱਖ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨਤੀਜਾ-ਅਧਾਰਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਲਿਖੋ (ਉਦਾਹਰਨ: “ਗਾਹਕ ਈਮੇਲ ਥ੍ਰੈਡ ਬਿਨਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਪਲੋਡ ਕਰਦੇ ਹਨ” ਦੀ ਬਜਾਏ “ਗਾਹਕ ਪੋਰਟਲ ਬਣਾਓ”).
ਇਕ ਪ੍ਰਾਇਗਟਿਕ ਤਰੀਕਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਚੀਜ਼ਾਂ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ ਜੋ ਐਪ ਦੇ ਦਿਨ-ਇੱਕ 'ਤੇ ਉਪਯੋਗੀ ਹੋਣ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ।
Must-have ਉਦਾਹਰਨ (ਆਮ v1):
Nice-to-have (ਜੇ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਮੁਆਫ਼ ਕਰੋ):
ਜੇ ਕੋਈ ਫੀਚਰ ਤੁਹਾਡੇ ਟਾਰਗੇਟ ਫਰਮ ਕਿਸਮ ਵੱਲੋਂ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰ ਵਰਤੋਂ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ, ਤਾਂ ਇਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ v1 ਫੀਚਰ ਨਹੀਂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ।
ਪਾਇਲਟ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਾਂਚਣ ਲਈ 3–4 ਮਾਪਯੋਗ ਮੈਟਰਿਕ ਸੈੱਟ ਕਰੋ:
ਮੈਟਰਿਕ ਨਵੇਂ ਵਿਚਾਰਾਂ ਆਉਣ ਤੇ ਸਕੋਪ ਖ਼ਾਸਕ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਉਹ ਬੰਨ੍ਹਾਵਾਂ ਲਿਖੋ ਜੋ ਹਰ ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਰੂਪ ਦੇਣਗੀਆਂ:
ਸਕੋਪ ਨੂੰ ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਰੱਖਣ ਲਈ ਆਪਣੇ ਯੋਜਨਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ “Not in v1” ਦੀ ਲਿਸਟ ਸ਼ਾਮِل ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਇੱਕ ਕਮਿਟਮੈਂਟ ਮੰਨੋ। ਇੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਮਨਮੋਹਕ ਐਡ-ਆਨ (ਬਿਲਿੰਗ, ਐਡਵਾਂਸਡ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ, ਡੀਪ ਇੰਟਿਗ੍ਰੇਸ਼ਨ) ਪਾਰਕ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਕੋਰ ਫਲੋ ਸਾਬਤ ਨਾ ਹੋ ਜਾਵੇ।
ਸਕ੍ਰੀਨ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਕੌਣ ਕੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਐਪ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਫੀਚਰ ਘਾਟ ਕਾਰਨ ਨਹੀਂ ਫੇਲਦੇ—ਬਲਕਿ ਐਕਸੇਸ ਬਹੁਤ ਖੁੱਲਾ (ਜੋ ਜੋਖਮ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ) ਜਾਂ ਬਹੁਤ ਰੋਕਿਆ ਹੋਇਆ (ਘਰੜਾ) ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਫਰਮ 90% ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਪੰਜ ਰੋਲਾਂ ਨਾਲ ਕਵਰ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ:
ਮੁੱਖ ਓਬਜੈਕਟਾਂ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ: clients, documents, tasks/deadlines, messages, billing। ਹਰ ਰੋਲ ਲਈ view, create, edit, delete, share, export ਵਰਗੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਤੈਅ ਕਰੋ।
ਕੁਝ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਨਿਯਮ ਜੋ ਚੀਜ਼ਾਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਤੇ ਵਰਤਣ ਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ:
ਨਿਮਨ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਕਦਮ ਯੋਜਨਾ ਕਰੋ:
ਆਮ ਪੈਟਰਨ: staff initiates → manager approves → system logs the action.
ਲੋਕ ਆਉਂਦੇ ਹਨ, ਟੀਮ ਬਦਲਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਛੱਡ ਕੇ ਚਲੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ—ਤੁਹਾਡੀ ਐਪ ਨੂੰ ਇਹ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਅੱਗੇ ਆ ਕੇ ਸੁਰੱਖਿਆ ਖਾਮੀਆਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਦੇ ਫੀਚਰਾਂ ਨੂੰ ਪੇਸ਼ਗੀ ਅਨੁਮਾਨਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਕਲਾਇੰਟ ਪੋਰਟਲ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸ਼ੇਅਰਿੰਗ)।
ਅੱਛੀ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਫਰਮ ਵੈੱਬ ਐਪ “ਸਪੱਸ਼ਟ” ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਮੁੱਖ ਵਰਕਫਲੋ ਫਰਮ ਦੇ ਅਸਲ ਕੰਮ ਨਾਲ ਮੈਚ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਫੀਚਰਾਂ ਜੋੜਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਉਹ ਕੁਝ ਰਸਤੇ ਨਕਸ਼ਾ ਕਰੋ ਜੋ ਹਰ ਹਫ਼ਤੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ—ਫਿਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼, ਲਗਾਤਾਰ ਅਤੇ ਗਲਤੀ-ਰਹਿਤ ਬਣਾਓ।
ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਐਕਸ਼ਨ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ: Create client। ਉਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਐਪ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਇਕ ਦੁਹਰਾਏ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਰਾਹੀਂ ਗਾਈਡ ਕਰੇ:
ਮਕਸਦ ਇਹ ਹੈ ਕਿ scattered emails ਤੋਂ ਬਚਿਆ ਜਾਵੇ: ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਪਹਿਲਾ ਸੈੱਟ ਟਾਸਕ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਰਿਕਵੈਸਟ ਅਤੇ ਡੇਡਲਾਈਨ ਜਨਰੇਟ ਕਰੇ।
ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇਕੱਠੇ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਜ਼ਿਆਦਾ ਦੇਰ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਇਸ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਬਣਾਓ:
ਇਸ ਨਾਲ ਇੱਕ single source of truth ਬਣਦੀ ਹੈ: ਕੀ ਮੰਗਿਆ ਗਿਆ, ਕੀ ਆਇਆ, ਅਤੇ ਕੀ ਅਜੇ ਰੁਕਾਵਟ ਹੈ।
ਸਟੇਟਸ ਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਅਤੇ ਅਰਥਪੂਰਨ ਰੱਖੋ:
Not started → In progress → Waiting on client → Waiting on internal review → Done
ਹਰ ਟਾਸਕ ਨੂੰ ਹੇਠ ਲਿਖਿਆ ਸਹਿਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ:
ਹਰ ਕਲਾਇੰਟ ਲਈ “ਅਗਲਾ ਕੀ ਹੈ” ਇੱਕ ਸਕਰੀਨ ਵਿੱਚ ਵੇਖਣਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਓ।
ਡੇਡਲਾਈਨ ਤਿੰਨ ਖੇਤਰੀਆਂ ਨਾਲ ਬਣਾਈਆਂ ਜਾਵਣ ਜੋ ਭੁੱਲ ਨੂੰ ਰੋਕਣ:
due date, owner, ਅਤੇ deliverable। ਫਿਰ:
ਜਦੋਂ ਕੰਮ ਖਤਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, offboarding ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ: client ਨੂੰ ਆਰਕਾਈਵ ਕਰੋ, ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਣ 'ਤੇ ਮੁੱਖ ਡੇਟਾ ਐਕਸਪੋਰਟ ਕਰੋ, ਪੋਰਟਲ ਐਕਸੇਸ ਰੱਦ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਰੀਟੇਨਸ਼ਨ ਸੈਟਿੰਗਜ਼ ਲਗਾਓ (ਕੀ ਰੱਖਣਾ ਹੈ, ਕਿੰਨੇ ਸਮੇਂ ਲਈ, ਅਤੇ ਕੌਣ ਰੀਸਟੋਰ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ)।
ਸਪਸ਼ਟ ਡੇਟਾ ਮਾਡਲ ਉਹੀ ਹੈ ਜੋ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਫਰਮ ਵੈੱਬ ਐਪ ਨੂੰ “ਕਈ ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ” ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ ਢਾਂਚਾ ਠੀਕ ਕਰ ਲਏ, ਤਾਂ ਡੇਡਲਾਈਨ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਰਚ ਅਤੇ ਸਾਫ਼ ਕਲਾਇੰਟ ਪੋਰਟਲ ਬਹੁਤ ਆਸਾਨ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ—ਅਤੇ ਟੁੱਟਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ।
ਪਹਿਲੇ ਵਰਜ਼ਨ ਨੂੰ ਸਧਾਰਤ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਉਸੇ ਨਾਂ ਨਾਲ ਰੱਖੋ ਜਿਵੇਂ ਫਰਮ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਬੋਲਦੀ ਹੈ:
ਇਹ ਢਾਂਚਾ practice management ਸਟਾਈਲ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਸਮਰਥਨ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਬਿਨਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ERP-ਜੈਸੀ ਪਰਿਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਧੱਕਣ ਦੇ।
ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਰਿਸ਼ਤੇ ਸਧਾਰਨ ਹਨ:
ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ, ਹਰ ਡਾਕ ਨੂੰ ਇੱਕ engagement ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਾਲ/ਪੀਰੀਅਡ ਨਾਲ ਜੋੜੋ (ਉਦਾਹਰਣ: 2024, Q1 2025). ਇਹ ਇੱਕ ਫੈਸਲਾ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ, ਆਰਕਾਈਵਿੰਗ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਆਡਿਟ ਟਰੇਲ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਅਕਾਉਂਟੈਂਟ ਸਰਚ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਸੋਚੋ ਕਿ ਕਿਹੜੇ ਫੀਲਡ ਇੰਡੈਕਸ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਅਤੇ ਦਰਸ਼ਾਏ ਜਾਣ:
ਫਿਲਟਰਿੰਗ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਟੈਗ ਸਿਸਟਮ ਵਰਤੋ: “W-2,” “Bank statements,” “Signed.” ਟੈਗਾਂ ਸਟਰਕਚਰਡ ਫੀਲਡ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਨਾ ਕਰਨ — ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਹਾਇਕ ਬਣਾਓ।
ਆਖ਼ਰਕਾਰ, ਕਲੱਟਰ ਘਟਾਉਣ ਲਈ ਰੀਟੇਨਸ਼ਨ ਅਤੇ ਆਰਕਾਈਵ ਨਿਯਮ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ: बन्द engagements ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਮੇਂ ਬਾਅਦ ਆਰਕਾਈਵ ਹੋਣ, ਅੰਤਿਮ ਡਿਲਿਵਰੇਬਲ ਲੰਮੇ ਸਮੇਂ ਤੱਕ ਰੱਖਣ ਅਤੇ ਫਿਰਮ ਐਡਮਿਨਾਂ ਨੂੰ ਹੋਲ ਲਗਾਉਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿਓ।
ਅਕਾਉਂਟੈਂਟਾਂ ਨੂੰ “ਫਾਈਲ ਵਾਲਟ” ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ; ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਅਨੁਮਾਨਯੋਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜੋ ਮੰਗਣਾ, ਲੱਭਣਾ, ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਮਾਣ ਦਿਖਾਉਣਾ ਤੇਜ਼ ਬਣਾਵੇ—ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਡੇਡਲਾਈਨ ਨੇੜੇ ਹੋਵਨ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਨਮੂਨਾ ਹੈ ਡੇਟਾਬੇਸ ਮੇਟਾਡੇਟਾ + ਫਾਈਲਾਂ ਲਈ object storage. ਡੇਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ client/engagement IDs, document type, period, status, uploader, timestamps ਅਤੇ ਵਰਜ਼ਨਾਂ ਦੇ ਲਿੰਕ ਰੱਖੋ। Object storage (S3-ਕੰਪੈਟਬਲ) uploads ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਸਕੇਲਬਲ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਰੀਟੇਨਸ਼ਨ ਅਤੇ ਐਨਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।
ਇਹ ਵੰਡ ਸਰਚ, ਫਿਲਟਰਿੰਗ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਬਣਾਉਂਦੀ ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਸੀਂ ਮੈਟਾਡੇਟਾ ਨੂੰ ਕਵੈਰੀ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, “ਬਰਾਊਜ਼” ਨਹੀਂ।
ਅਕਾਉਂਟੈਂਟ ਸਾਲ + engagement ਵਿੱਚ ਸੋਚਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਡੀਫਾਲਟ ਢਾਂਚਾ ਦਿਓ ਜਿਵੇਂ:
ਪੜ੍ਹਨਯੋਗੀ ਲਿਸਟ ਲਈ ਸਟੈਂਡਰਡ ਨਾਮਕਰਨ ਨਿਯਮ ਹੌਂ: ClientName_2025_W2_JohnDoe.pdf, BankStmt_2025-03.pdf। ਐਡਮਿਨ ਸੇਵਾ ਲਾਈਨ ਅਨੁਸਾਰ ਟੈਂਪਲੇਟ ਸੈੱਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਅਪਲੋਡ 'ਤੇ ਨਾਂ ਸੁਝਾਅ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਦਿੱਤੇ ਜਾਣ।
ਗਾਹਕ ਅਕਸਰ ਗਲਤ ਫਾਈਲ ਅਪਲੋਡ ਕਰਦੇ ਹਨ। “Replace file” ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿਓ ਪਰ ਪਿਛਲੇ ਵਰਜ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਸਟਾਏ ਕਰੋ। ਜਦੋਂ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਇੱਕ ਵਰਜ਼ਨ ਨੂੰ “used for filing” ਵਜੋਂ ਲੌਕ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਹਮੇਸ਼ਾ ਸਾਬਤ ਕਰ ਸਕੋ ਕਿ ਰਿਟਰਨ ਕਿਸ ਫਾਈਲ 'ਤੇ ਅਧਾਰਿਤ ਸੀ।
ਇਕ ਸਧਾਰਨ ਸਥਿਤੀ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਸ਼ਾਮِل ਕਰੋ ਜੋ ਅਸਲ ਵਰਕਫਲੋ ਨਾਲ ਮਿਲਦੀ ਹੋਵੇ:
uploaded → in review → accepted/rejected
Reject ਕਰਨ ਦਾ ਕਾਰਨ ਲਾਜ਼ਮੀ ਕਰੋ (ਜਿਵੇਂ “missing pages,” “wrong year”) ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਇੱਕ-ਕਲਿੱਕ ਰੀ-ਅਪਲੋਡ ਨਾਲ ਸੂਚਿਤ ਕਰੋ।
ਸਟਾਫ ਲਈ ਪਰਮਿਸ਼ਨ-ਆਧਾਰਿਤ ਡਾਊਨਲੋਡ ਅਤੇ ਐਕਟਿਵਿਟੀ ਲੌਗਿੰਗ ਸਹਾਇਕ ਹੈ। ਬਹੁਤ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ PDFs ਲਈ ਵਿਕਲਪਕ ਵਾਟਰਮਾਰਕਿੰਗ (ਗਾਹਕ ਨਾਮ, ਈਮੇਲ, ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ) ਦਿਓ ਅਤੇ ਕੁਝ ਰੋਲਾਂ ਲਈ ਬਲਕ ਡਾਊਨਲੋਡ ਅਣਅਨੁਮਤ ਕਰੋ। ਇਹ ਕੰਟਰੋਲ ਜੋਖਮ ਘਟਾਉਂਦੇ ਹਨ ਬਿਨਾਂ ਨਾਰਮਲ ਕੰਮ ਨੂੰ ਮੁਸ਼ਕਲ ਕਰਨ ਦੇ।
ਛੱਡੀਆਂ ਹੋਈਆਂ ਡੇਡਲਾਈਨ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ “ਭੁੱਲ” ਕਾਰਨ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ—ਉਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਈਮੇਲ, ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਦੀ ਯਾਦਦਾਸਤ ਵਿੱਚ ਫੈਲੇ ਕੰਮ ਕਾਰਨ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਤੁਹਾਡੀ ਐਪ ਹਰ ਸੇਵਾ ਨੂੰ ਇਕ ਦੁਹਰਾਏ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਟਾਈਮਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦੇਵੇ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਪੂਰਨਤਾ ਦੀ ਉਮੀਦ ਹੋਵੇ।
ਕੁਝ ਆਮ ਡੇਡਲਾਈਨ “ਸ਼ੇਪ” ਸਮਰਥਨ ਕਰਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ:
ਹਰ ਡੇਡਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਇਸਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰੋ: due date, client, service type, owner, status, ਅਤੇ ਕੀ ਇਹ client-blocked ਹੈ।
ਅਕਾਉਂਟੈਂਟ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਸੋਚਦੇ ਹਨ। admins ਨੂੰ ਟੈਂਪਲੇਟ ਬਣਾਉਣ ਦਿਓ ਜਿਵੇਂ “Personal tax return checklist” ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਟਾਸਕ ਹੋਣ:
ਜਦੋਂ ਨਵਾਂ engagement ਬਣਦਾ ਹੈ, ਐਪ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਟਾਸਕ ਜਨਰੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਡਿਫੌਲਟ ਰੋਲ ਅਸਾਈਨ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਸੱਝੇ-ਅਧਾਰਿਤ ਤਰੀਖਾਂ ਪ੍ਰੀ-ਸੈਟ ਕਰਦਾ ਹੈ (ਉਦਾਹਰਨ: “Request documents: filing ਤੋਂ 30 ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ”)। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਮਾਈਕ੍ਰੋਮੇਨੇਜਮੈਂਟ ਦੇ consistent delivery ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਮੂਲ ਰੂਪ ਵਿੱਚ in-app ਅਤੇ email ਸਹਾਇਤਾ ਦਿਓ, SMS ਸਿਰਫ਼ ਜਦੋਂ ਯੂਜ਼ਰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਹਿਮਤ ਹੋਵੇ।
ਕੰਟਰੋਲਸ ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ: ਪ੍ਰਤੀ ਯੂਜ਼ਰ (ਚੈਨਲ) ਅਤੇ ਪ੍ਰਤੀ ਟਾਸਕ ਟਾਈਪ (ਇਵੈਂਟ)। ਆਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਮਿਆਦਾਂ, client-blocked ਆਈਟਮ ਅਤੇ ਪੂਰਨ ਮਿਲਸਟੋਨ ਲਈ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਟ੍ਰਿਗਰ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਏਸਕਲੇਸ਼ਨ ਲੇਅਰ ਬਣਾਓ: ਜੇ ਟਾਸਕ X ਦਿਨ overdue ਹੈ, ਤਾਂ assignee ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰੋ; Y ਦਿਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰੋ। ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਅਲਰਟਾਂ ਨੂੰ ਦੈਨੀਕ ਡਾਈਜੈਸਟ ਵਿੱਚ ਬੰਨ੍ਹੋ ਅਤੇ ਜੇ ਕੁਝ ਬਦਲਿਆ ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਦੁਹਰਾਅ ਪਿੰਗ ਤੋਂ ਬਚੋ।
ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕੈਲੰਡਰ ਦ੍ਰਿਸ਼ਯ ਮਦਦਗਾਰ ਹੈ, ਪਰ ਦੈਨਿਕ ਕੰਮ ਲਈ ਤਰਜੀਹੀ ਕਿਊ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। Today ਅਤੇ This week ਸੂਚੀਆਂ ਦਿਓ ਜੋ ਤਰਜ਼ੀਹ ਅਨੁਸਾਰ urgent, client impact ਅਤੇ dependencies ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਸੋਰਟ ਕੀਤੇ ਜਾਣ—ਤੇ staff ਨੂੰ ਹਮੇਸ਼ਾ ਪਤਾ ਰਹੇ ਕਿ ਅਗਲਾ ਕੰਮ ਕੀ ਹੈ।
ਕਲਾਇੰਟ ਪੋਰਟਲ ਉਸ ਵੇਲੇ ਕਾਮਯਾਬ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਗਾਹਕ ਤਿੰਨ ਸਵਾਲ ਬਿਨਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕੀਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਣ:
ਤੁਸੀਂ ਮੈਨੂੰ ਕੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ? ਮੈਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕੀ ਭੇਜ ਚੁੱਕਾ ਹਾਂ? ਅਗਲਾ ਕੀ ਹੈ?
ਗੋਲ ਇੰternal practice management ਸਕੀਨਾਂ ਨੂੰ ਦੁਹਰਾਉਣਾ ਨਹੀਂ—ਗੋਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟੀ ਸਪਸ਼ਟ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸਥਿਤੀ ਦਿਖਾਈ ਜਾਵੇ।
ਮੁੱਖ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਚਾਰ ਇਲਾਕਿਆਂ ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਰੱਖੋ ਜਿਹੜੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਗਾਹਕ ਤੁਰੰਤ ਸਮਝਦੇ ਹਨ:
ਹੋਰ ਕੁਝ ਅਕਸਰ ਗੁੰਝਲਦਾਰਤਾ ਵਧਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ “ਸਿਰਫ਼ ਚੈਕ ਕਰਨ” ਈਮੇਲ ਵਧਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਜਿਆਦातर ਬੈਕ-ਅੰਡ-ਫੋਰਥ ਇਸ ਕਾਰਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਗਾਹਕ ਗਲਤ ਚੀਜ਼, ਗਲਤ ਫਾਰਮੈਟ ਹੋਰ ਬਿਨਾਂ ਸੰਦਰਭ ਅਪਲੋਡ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਜਨਰਿਕ “Upload files” ਬਟਨ ਦੀ ਥਾਂ, ਇੱਕ ਗਾਈਡ ਕੀਤਾ ਫਲੋ ਵਰਤੋ ਜੋ:
ਅਪਲੋਡ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਇੱਕ ਪੁਸ਼ਟੀ ਦਿਖਾਓ ਅਤੇ ਅਪਰਿਵਰਤਯ “received” ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਰੱਖੋ। ਇਹ ਇਕ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਫਾਲੋਅਪ ਘਟਾ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।
ਮੈਸੇਜਿੰਗ client + specific engagement/task ਨਾਲ ਜੁੜੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਨ ਕਿ ਇੱਕ ਜਨਰਿਕ ਇਨਬਾਕਸ ਨਾਲ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ, “ਮੇਰੀ ਰਿਟਰਨ ਕਿੱਥੇ ਹੈ?” ਵਰਗੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਅਣਸੰਬੰਧਤ ਧਾਗਿਆਂ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਦੱਬਦੇ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਰੂਪ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਸੰਬੰਧਤ request ਦੇ ਅੰਦਰ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿਓ, ਅਤੇ ਸੁਨੇਹੇ ਵਿੱਚ ਸਬੰਧਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਸੰਦਰਭ ਆਪਮਾਤਰ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ। ਇਹ ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਸਰਚਯੋਗ ਰੱਖਦਾ ਹੈ।
ਪੋਰਟਲ ਨੂੰ proactive ਬਣਾਓ:
ਭਾਵੇਂ ਸਮਾਂ ਅੰਦਾਜ਼ੇ ਹੋਣ, ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਮਾਪਦੰਡ ਮਿਲਣ ਤੋ ਉਹ ਪ੍ਰਸੰਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਕਈ ਗਾਹਕ ਫੋਨ ਤੋਂ ਅਪਲੋਡ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਨ੍ਹਾਂ ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ optimized ਕਰੋ:
ਜੇ ਮੋਬਾਇਲ ਅਨੁਭਵ ਸੌਖਾ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਘੱਟ ਡੇਰ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਅਤੇ ਘੱਟ “ਕੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਿਲਿਆ?” ਈਮੇਲ ਵੇਖੋਂਗੇ।
ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਐਪ IDs, ਟੈਕਸ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਬੈਂਕ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਪੇਰੋਲ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਨ—ਇਸ ਲਈ ਸੁਰੱਖਿਆ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸੋਚਣ ਵਾਲੀ ਚੀਜ਼ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੀ। ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਲਾਜ਼ਮੀ ਐਕਸੈਸ ਨਕਸ਼ੇ ਕਰੋ, ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਟਰੇਸਯੋਗ ਬਣਾਓ, ਅਤੇ ਧਾਰੋ ਕਿ ਹਰ ਸਾਂਝਾ ਕੀਤਾ ਲਿੰਕ ਆਖ਼ਿਰਕਾਰ ਫਾਰਵਰਡ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ।
Staff ਲਈ ਡੀਫਾਲਟ ਤੌਰ 'ਤੇ MFA ਰੱਖੋ। Staff ਖਾਤਿਆਂ ਕੋਲ ਵਿਆਪਕ ਦਿਖਾਈ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਜੋਖਮ ਵੱਧ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। Clients ਲਈ ਵਿਕਲਪੀ MFA ਦਿਓ (ਉਨ੍ਹਾਨੂੰ ਉਤਸ਼ਾਹਤ ਕਰੋ), ਪਰ ਲੌਗਿਨ ਇੰਨਾ ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ ਕਿ ਅਪਨਾਉਣਾ ਘੱਟ ਨਾ ਹੋ ਜਾਵੇ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ password resets ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ takeover ਤੋਂ ਰੋਕਣ ਲਈ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਰੇਟ-ਲਿਮਿਟ ਕਰੋ, ਛੋਟੇ-ਅਵਧੀ ਟੋਕਨ ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ recovery ਸੈਟਿੰਗ ਬਦਲਣ 'ਤੇ ਯੂਜ਼ਰ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰੋ।
ਹਰ ਜਗ੍ਹਾ HTTPS ਲਾਗੂ ਕਰੋ—ਕੋਈ ਛੂਟ ਨਹੀਂ। ਡੇਟਾ at rest ਨੂੰ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਐਨਕ੍ਰਿਪਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਬੈਕਅਪਾਂ ਨੂੰ ਭੁੱਲੋ ਨਾ।
ਬੈਕਅਪ ਅਕਸਰ ਸਭ ਤੋਂ ਕਮਜ਼ੋਰ ਲਿੰਕ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਉਹ ਐਨਕ੍ਰਿਪਟਡ, ਐਕਸੇਸ-ਕੰਟਰੋਲ ਕੀਤੇ ਹੋਏ ਅਤੇ ਰੀਸਟੋਰ ਲਈ ਨਿਯਮਤ ਪਰਖ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਕੁੰਜੀ ਘਟਨਾਵਾਂ ਲਈ ਆਡਿਟ ਲੌਗ ਬਣਾਓ: ਲੌਗਿਨ, ਫਾਈਲ ਅਪਲੋਡ/ਡਾਊਨਲੋਡ, ਸ਼ੇਅਰ ਕਾਰਵਾਈ, ਪਰਮਿਸ਼ਨ ਬਦਲਾਅ, ਅਤੇ ਡਿਲੀਸ਼ਨ। ਲੌਗਾਂ ਨੂੰ client, user, ਅਤੇ ਸਮੇਂ-ਦੀ-ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਅਨੁਸਾਰ searchable ਬਣਾਓ ਤਾਂ ਕਿ admin ਵਰਕਫਲੋਜ਼ ਜਲਦੀ ਸੰਜਾ ਕਰ ਸਕਣ (ਉਦਾਹਰਨ: “ਕੀ ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ?”)।
ਰੋਲ-ਆਧਾਰਤ ਐਕਸੈਸ ਕੰਟਰੋਲ ਵਾਪਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਸਟਾਫ ਸਿਰਫ ਉਹਨਾਂ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਵੇਖੇ ਜੋ ਉਹ ਸੇਵਾ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਸਿਰਫ ਆਪਣੇ ਵਰਕਸਪੇਸ ਨੂੰ ਵੇਖੇ। ਸ਼ੇਅਰ ਲਿੰਕਾਂ ਲਈ expire ਹੋਣ ਵਾਲੇ ਲਿੰਕ ਅਤੇ ਵਿਕਲਪਕ ਪਾਸਕੋਡ ਵਰਤੋ; ਲਿੰਕ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਐਕਸੈਸ ਲਾਗਿੰਗ ਨੂੰ ਲੌਗ ਕਰੋ।
ਅਖੀਰ ਵਿੱਚ, ਆਪਣੇ ਖੇਤਰ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਨਿਯਮਾਂ ਲਈ compliance ਅਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਸਲਾਹਕਾਰਾਂ ਨਾਲ ਸਲਾਹ-ਮਸ਼ਵਰਾ ਕਰੋ (ਜਿਵੇਂ retention ਨਿਯਮ, breach notification, ਖੇਤਰੀ ਪਰਾਈਵੇਸੀ ਲੋੜਾਂ)।
ਇੰਟੇਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਐਪ ਨੂੰ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਮੌਜੂਦਾ ਕੰਮ ਵਿੱਚ “ਮੁਲਾਇਮ” ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਵਾ ਸਕਦੇ ਹਨ—ਪਰ ਉਹ ਇਕ ਟਾਈਮ ਸਿੰਕ ਵੀ ਬਣ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਲਕਸ਼ ਹੈ ਦਿਨ-ਪ੍ਰਤੀ-ਦਿਨ ਮੈਨੂਅਲ ਕੰਮ ਘਟਾਉਣਾ (ਡੇਡਲਾਈਨ, ਮਨਜ਼ੂਰ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਚੇਜ਼) ਬਿਨਾਂ pehle din hi puri ecosystem banaye.
ਉਹ ਇੰਟੇਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਚੁਣੋ ਜੋ ਦਿਨ-ਪ੍ਰਤੀ-ਦਿਨ ਹੱਥ ਦੀ ਮਿਹਨਤ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਘਟਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਫਰਮਾਂ ਲਈ ਇਹ ਕੈਲੰਡਰ/ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਈ-ਸਾਈਨ ਹਨ। ਹੋਰ ਸਭ ਕੁਝ ਫੇਜ਼ ਦੋ ਵਿੱਚ ਯੋਜਨਾ ਕਰੋ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਅਸਲੀ ਵਰਤੋਂ ਦੇ ਰੁਝਾਨ ਵੇਖੋ।
ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਨਿਯਮ: ਜੇ ਇੰਟੇਗ੍ਰੇਸ਼ਨ follow-ups ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ, ਡੇਡਲਾਈਨ ਰੋਕਦਾ ਜਾਂ ਗਾਹਕ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੇਜ਼ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ, ਤਾਂ ਸ਼ਾਇਦ ਉਹ v1 ਲਈ ਨਹੀਂ।
Google Calendar ਜਾਂ Microsoft 365 ਨਾਲ ਦੋ-ਤਰੀਕਾ ਸਿੰਕ ਤੁਹਾਡੇ ਡੇਡਲਾਈਨ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਨੂੰ ਉਥੇ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਜਿੱਥੇ ਸਟਾਫ ਹਕੀਕਤ ਵਿੱਚ ਦੇਖਦਾ ਹੈ।
v1 ਵਿੱਚ ਚੁਣੋ ਕਿ:
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਦਸਤਖ਼ਤ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਆਮ ਪ੍ਰਦਾਤਾ ਨਾਲ ਇੰਟੇਗ੍ਰੇਟ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਗਾਹਕ ਪ੍ਰਿੰਟ/ਸਕੈਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਸਾਈਨ ਕਰ ਸਕਣ। ਕੁੰਜੀ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ signed PDF ਆਪੋ-ਆਪਣੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਹੋ ਜਾਵੇ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਟਰੇਲ (ਕੌਣ, ਕਦੋਂ, ਅਤੇ ਕਿਸ ਵਰਜ਼ਨ) ਦਰਜ ਹੋਵੇ।
ਗਹਿਰੇ, ਨਾਜੁਕ ਇੰਟੇਗ੍ਰੇਸ਼ਨਾਂ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ import/export ਬਿੰਦੂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਐਪ ਰਾਹੀਂ ਮੋਨਟੀਜ਼ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਬੇਸਿਕ payment links ਜਾਂ invoice generation ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਨਹੀਂ ਤਾਂ, ਬਿਲਿੰਗ ਨੂੰ ਅਲੱਗ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਮੁੜ ਵੇਖੋ।
For more on deciding what belongs in v1, see /blog/define-v1-scope.
ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਟੈਕ ਚੋਣਾਂ ਇੱਕ ਹੀ ਮਕਸਦ ਸੇਵਾ ਕਰਨ: ਇੱਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ v1 ਜਲਦੀ ਸ਼ਿਪ ਕਰਨਾ ਜੋ ਅਕਾਉਂਟੈਂਟ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਸਚਮੁਚ ਵਰਤਣ। ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਟੈਕ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਸੰਭਾਲ ਸਕੇ, ਭਰਤੀ ਕਰ ਸਕੇ, ਅਤੇ ਡਿਪਲੋਏ ਕਰ ਸਕੇ।
ਆਮ, ਪਰਮਾਣਿਤ ਵਿਕਲਪ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ:
ਜੋ ਵੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਚਾਹੀਦਾ, boring essentials ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ: authentication, role-based access control, file storage, background jobs, ਅਤੇ reporting.
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਵਿਕਾਸ ਤੇਜ਼ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ (ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਪੋਰਟਲ + ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਰਕਫਲੋ ਲਈ), ਇੱਕ vibe-coding ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਜਿਵੇਂ Koder.ai ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ shortcut ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ: ਤੁਸੀਂ chat ਵਿੱਚ ਆਪਣੀ ਵਰਕਫਲੋ ਵਰਣਨ ਕਰਕੇ React-ਅਧਾਰਤ ਵੈੱਬ ਐਪ, Go + PostgreSQL ਬੈਕਐਂਡ ਤਿਆਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ “planning mode” ਵਿੱਚ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਦੁਹਰਾਓ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਤਿਆਰ ਹੋ, ਤਦ ਤੁਸੀਂ ਸੋর্স ਕੋਡ ਐਕਸਪੋਰਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਨਾਲ ਅੱਗੇ ਵਧ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਫਰਮ ਐਪ ਲਈ, ਮਾਡਿਊਲਰ ਮੋਨੋਲੀਥ v1 ਤਕ ਪਹੁੰਚਣ ਦਾ ਤੇਜ਼ ਰਸਤਾ ਹੈ। “ਸੇਵਿਸਜ਼ ਬਾਅਦ” ਨੂੰ ਇੱਕ ਵਿਕਲਪ ਬਣਾਓ, ਬੱਸ ਜਦੋਂ ਸਿਸਟਮ ਦਾ ਕੋਈ ਹਿੱਸਾ ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ ਸਵਤੰਤਰ ਸਕੇਲ ਜਾਂ ਡਿਪਲੋਯ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਵੰਡ ਕਰੋ (ਉਦਾਹਰਨ: ਭਾਰੀ OCR ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ)।
ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ dev, staging, ਅਤੇ production ਸੈਟਅੱਪ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਟੈਕਸ ਸੀਜ਼ਨ ਦੌਰਾਨ ਡਿਪਲੋਯਮੈਂਟ ਮੁੱਦਿਆਂ ਦਾ ਪਤਾ ਨਾ ਲਗਾਓ।
ਡਿਪਲੋਯਮੈਂਟ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਨਾਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਰਿਲੀਜ਼ consistent ਅਤੇ reversible ਹੋਣ।
PDFs ਅਤੇ ਸਕੈਨਾਂ ਵੱਖੋਂ-ਵੱਖ ਕਰਕੇ ਆਪ ਦੇ ਵਰਕਫਲੋ ਦਾ ਕੇਂਦਰ ਹਨ, ਸੋ ਫਾਈਲ ਹੈਂਡਲਿੰਗ ਨੂੰ ਕੋਰ ਆਰਕੀਟੈਕਚਰ ਸਮਝੋ:
Asynchronous processing ਵਰਤੋਂ ਤਾਂ ਜੋ uploads ਤੁਰੰਤ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਣ ਅਤੇ ਯੂਜ਼ਰ ਕੰਮ ਜਾਰੀ ਰੱਖ ਸਕਣ।
ਉਹ ਹੋਸਟਿੰਗ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਮਝਾ ਸਕੋ ਅਤੇ ਸਹੀ-ਮਦਦ ਕਰ ਸਕੋ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਕਲਾਉਡ ਪ੍ਰਦਾਤਾ ਅਤੇ managed database ਨਾਲ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਚੱਲਦੀਆਂ ਹਨ।
ਅਪਣੀ recovery ਯੋਜਨਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਰੋ: ਕੀ ਬੈਕਅਪ ਹੁੰਦਾ ਹੈ (ਡੇਟਾਬੇਸ + ਫਾਈਲ ਸਟੋਰੇਜ), ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ, ਕਿਵੇਂ, ਕਿਵੇਂ restores ਟੈਸਟ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ target recovery time. ਜੇ ਇਕ ਬੈਕਅਪ ਪਹਿਲੇ-ਕਦਮ ਵਿੱਚ ਰੀਸਟੋਰ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਤਾਂ ਉਹ ਸਿਰਫ਼ ਉਮੀਦ ਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਸਫਲ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਫਰਮ ਵੈੱਬ ਐਪ ਉਸ ਵੇਲੇ “ਮੁਕੰਮਲ” ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਸਟਾਫ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਇੱਕ ਅਸਲੀ ਡੇਡਲਾਈਨ ਹਫ਼ਤੇ ਦੌਰਾਨ ਆਤਮ-ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਨਾਲ ਵਰਤ ਸਕਣ। ਟੈਸਟਿੰਗ, ਪਾਇਲਟ, ਅਤੇ ਟ੍ਰੇਨਿੰਗ ਨੂੰ ਇੱਕ ਜੁੜੇ ਹੋਏ ਯੋਜਨਾ ਵਜੋਂ ਸਿਲਸਿਲਾ ਬਣਾਓ।
ਟੈਸਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਹਰ ਕੋਰ ਵਰਕਫਲੋ ਲਈ ਸਧਾਰਨ acceptance criteria Likho ਤਾਂ ਜੋ ਸਭ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਕਿ “ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ” ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ।
ਉਦਾਹਰਨ:
ਇਹ ਪਰੀਖਣਾਂ ਤੁਹਾਡੇ QA, ਪਾਇਲਟ ਸਕੋਰਕਾਰਡ, ਅਤੇ ਟ੍ਰੇਨਿੰਗ ਆਊਟਲਾਈਨ ਬਣ ਜਾਨਗੇ।
ਰੋਲ-ਆਧਾਰਤ ਐਕਸੇਸ ਮੁੱਦੇ ਭਰੋਸਾ ਖਤਮ ਕਰਨ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਤੇਜ਼ ਰਸਤਾ ਹੈ। ਪਰਮਿਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਗਹਿਰਾਈ ਨਾਲ ਟੈਸਟ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ client-ਟੂ-client ਡੇਟਾ ਐਕਸਪੋਜ਼ਰ ਨਾ ਹੋਵੇ:
ਆਪਣੇ ਆਡਿਟ ਟਰੇਲ ਨੂੰ ਵੀ ਚੈੱਕ ਕਰੋ ਕਿ ਕੁੰਜੀ ਕਾਰਵਾਈਆਂ (uploads, downloads, approvals, deletions) ਸਹੀ ਯੂਜ਼ਰ ਅਤੇ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਨਾਲ ਦਰਜ ਹੋ ਰਹੀਆਂ ਹਨ।
ਅਕਾਉਂਟੈਂਟ ਇੱਕ-ਇੱਕ ਫਾਈਲ ਅਪਲੋਡ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ। ਵੱਡੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਅਤੇ ਕਈ ਗਾਹਕਾਂ ਲਈ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਚੈੱਕ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ:
ਕੁਝ ਫਰਮਾਂ ਜਾਂ ਇੱਕ ਫਰਮ ਦੇ ਕੁਝ ਟੀਮਾਂ ਨਾਲ ਪਾਇਲਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆ ਇਕੱਤਰ ਕਰੋ। ਲੂਪ ਘੱਟ ਰੱਖੋ: ਕਿਸਨੇ ਗੁੰਝਲਦਾਰੀ ਮਹਿਸੂਸ ਕੀਤੀ, ਕਿੰਨੇ ਕਿਲਿਕ ਲੱਗੇ, ਅਤੇ ਉਹ ਅਜੇ ਵੀ ਕੀ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਟ੍ਰੇਨਿੰਗ ਤਿੰਨ ਪਰਤਾਂ ਵਿੱਚ ਤਿਆਰ ਕਰੋ: ਇੱਕ-ਪੰਨਾ quick start guide, ਕੁਝ ਛੋਟੇ ਵੀਡੀਓ (2–3 ਮਿੰਟ ਹਰ ਇੱਕ), ਅਤੇ ਪਹਿਲੀ ਵਾਰੀ ਦੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਲਈ in-app ਟਿਪਸ ਜਿਵੇਂ “ਆਪਣਾ ਪਹਿਲਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਪਲੋਡ ਕਰੋ” ਜਾਂ “Missing info ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰੋ”। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ /help ਪੰਨਾ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਨੂੰ ਹਮੇਸ਼ਾ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕਿੱਥੇ ਜਾਣਾ ਹੈ।
ਕੀਮਤ ਅਤੇ ਸਹਾਇਤਾ “ਲਾਂਚ ਦੇ ਬਾਅਦ” ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨਹੀਂ ਹਨ। ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਫਰਮ ਐਪ ਲਈ, ਉਹ ਇਹ ਰੀਖਾ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਫਰਮ ਐਪ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਅਪਨਾਏਂਗੀ, ਉਹ ਕਿੰਨੀ ਨਿਸ਼ਚਿੰਤਤਾ ਨਾਲ ਕਲਾਇੰਟਾਂ ਨੂੰ ਰੋਲ-ਆਉਟ ਕਰੇਗੀ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਕਿੰਨਾ ਸਮਾਂ ਬਚਾ ਕੇ ਸਹਾਇਤਾ ਦੇਵੇਗੀ।
ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਕੀਮਤ ਧੁਰ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਰੱਖੋ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਮਿਕਸ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਕਰੋ (ਉਦਾਹਰਨ: per firm ਬੇਸ + ਵਿਕਲਪੀ seats). ਅਕਾਉਂਟੈਂਟਾਂ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟਤਾ ਪਸੰਦ ਹੈ—ਜਟਿਲ ਐਸਾ ਕੀਮਤ ਮਾਡਲ ਨ ਬਣਾਓ।
ਫਰਮ ਜਦੋਂ ਬਾਹਰ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਤਾਂ ਉਹ ਇੱਕੋ-ਜੇਹੇ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਯੋਜਨਾ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿਓ:
ਲਕਸ਼ ਹੈ ਕਿ ਜਦੋਂ ਫਰਮ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਲਾਇੰਟ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਅਤੇ ਦੁਹਰਾਏ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਡੇਡਲਾਈਨ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਲੱਗਣ, ਤਾਂ ਘੱਟ ਹੈਰਾਨੀ ਹੋਵੇ।
ਸਹਾਇਤਾ ਉਤਪਾਦ ਅਨੁਭਵ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਹੈ। ਸੈਟਅੱਪ ਕਰੋ:
ਇਸਦੇ ਨਾਲ ਸਾਥ-ਸਾਥ ਇਹ ਵੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਸਪੋਰਟ ਲਈ “ਸਫਲਤਾ” ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ: ਪਹਿਲੇ ਜਵਾਬ ਦਾ ਸਮਾਂ, ਹੱਲ ਦਾ ਸਮਾਂ, ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਬੇਨਤੀਆਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ UI ਸੁਧਾਰਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹੋ।
Practice management ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਖਰੀਦਣ ਵਾਲੇ ਦਿਸ਼ਾ ਦੇਖਣ ਨੂੰ ਪਸੰਦ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਕ ਹਲਕਾ ਫੁਲ-ਰੋਡਮੇਪ (ਕੋਈ ਤਿਮਾਹੀ ਸੂਚੀ ਵੀ) ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਨਿਯਮਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਸਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ। ਜੋ ਕੰਮ committed ਹੈ ਅਤੇ ਜੋ exploratory ਹੈ, ਇਸ ਵਿੱਚ ਫਰਕ ਦੱਸੋ—ਇਸ ਨਾਲ sales ਦੇ ਦਬਾਅ ਘੱਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਉਮੀਦਾਂ ਵਾਜਿਬ ਬਣਦੀਆਂ ਹਨ।
ਪাঠਕਾਂ ਨੂੰ ਅਨੁਮਾਨ ਛੱਡ ਕੇ ਨਾ ਜਾਉ। ਯੋਜਨਾ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਤੁਲਨਾ ਵਿਕਲਪਾਂ ਨੂੰ /pricing 'ਤੇ ਦਰਸਾਓ, ਅਤੇ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਰਾਹ ਦਿਓ: demo ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰੋ, trial ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ, ਜਾਂ onboarding ਸ਼ਡਿਊਲ ਕਰੋ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਤਤਕਾਲ ਮਕਸਦ ਅਸਲ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਨਾਲ ਵਰਕਫਲੋਜ਼ ਦੀ ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ ਹੈ (ਪੂਰੇ ਬਿਲਡ 'ਤੇ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ), ਤਾਂ v1 ਦਾ ਪ੍ਰੋਟੋਟਾਈਪ Koder.ai ਵਿੱਚ ਕਰਨਾ ਸੋਚੋ: ਤੁਸੀਂ ਕਲਾਇੰਟ ਪੋਰਟਲ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਰਿਕਵੈਸਟ ਅਤੇ ਡੇਡਲਾਈਨ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਦੁਹਰਾਓ, ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਤਿਆਰ ਹੋ ਜਾਓ ਤਾਂ ਕੋਡਬੇਸ ਐਕਸਪੋਰਟ ਕਰੋ।
v1 ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਕਿਸਮ ਦੀ ਫਰਮ (ਟੈਕਸ, ਬੁੱਕਕੀਪਿੰਗ, ਜਾਂ ਆਡਿਟ) ਅਤੇ 3–5 ਨਤੀਜਾ-ਅਧਾਰਤ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਦੇ ਆਲੇ-ਦੁਆਲੇ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ.
ਇੱਕ ਉਪਯੋਗੀ ਟੈਸਟ: ਜੇ ਕੋਈ ਫੀਚਰ ਤੁਹਾਡੇ ਨਿਸ਼ਾਨਾ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਵੱਲੋਂ ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾਵੇਗਾ, ਤਾਂ ਉਸਨੂੰ v1 ਵਿੱਚ ਨਾ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਸਕੋਪ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰਨ ਲਈ ਉਸਨੂੰ “Not in v1” ਲਿਸਟ 'ਤੇ ਪਾਰਕ ਕਰੋ।
ਪਾਇਲਟ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਤੁਰੰਤ ਜਾਂਚਣ ਲਈ 3–4 ਮੈਟਰਿਕ ਚੁਣੋ, ਜਿਵੇਂ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਤਿਮਾਹੀ ਅੰਦਰ ਮਾਪ ਨਹੀਂ ਸਕਦੇ, ਤਾਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਹ v1 ਲਈ ਚੰਗਾ ਸਫਲਤਾ ਮੈਟਰਿਕ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ।
ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪੰਜ ਰੋਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਜ਼ਿਆਦਤਰ ਫਰਮਾਂ ਦੀ ਜਰੂਰਤ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਦੇ ਹਨ:
ਫ਼ਿਰ ਪਰਮਿਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਓਬਜੈਕਟ ਅਧਾਰਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ (clients, documents, tasks/deadlines, messages, billing) ਤਾਂ ਜੋ ਜਦੋਂ UI ਵਿਕਾਸ ਕਰੇ ਤਾਂ ਸੁਰੱਖਿਆ ਲਗਾਤਾਰ ਰਹੇ।
ਉਹ ਕਦਮ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਵਾਪਸ ਲਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾ ਸਕਦਾ ਜਾਂ ਜੋ ਉੱਚ ਜੋਖਮ ਵਾਲੇ ਹਨ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਤੇ ਮੈਨੇਜਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਗਾਓ, ਉਦਾਹਰਨ:
ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਪੈਟਰਨ ਚੰਗਾ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ: staff initiates → manager approves → system logs the event.
ਹਫ਼ਤੇ ਭਰ ਜੋ ਰਸਤੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਉਹ ਪਹਿਲਾਂ ਨਕਸ਼ਾ ਕਰੋ:
ਜੇ ਇਹ ਰਸਤੇ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ “ਸਪਸ਼ਟ” ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਬਾਕੀ ਉਤਪਾਦ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਛੋਟੇ ਸੈੱਟ ਦੇ ਕੌਰ ਇੰਟਿਟੀਜ਼ ਨੂੰ ਵਰਤੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਰਿਸ਼ਤੇ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖੋ:
ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ ਹਰ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਇੱਕ engagement ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਾਲ/ਪੀਰੀਅਡ ਨਾਲ ਜੋੜੋ ਤਾਂ ਕਿ “ਇਹ ਕਿਸ ਲਈ ਹੈ?” ਦਾ ਜਵਾਬ ਤੁਰੰਤ ਮਿਲ ਸਕੇ ਅਤੇ ਆਰਕਾਈਵਿੰਗ/ਸਰਚ ਸਧਾਰਨ ਹੋ ਜਾਵੇ।
“ਮੇਟਾਡੇਟਾ ਡੇਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ + ਫਾਈਲਾਂ object storage ਵਿੱਚ” ਦੇ ਨਮੂਨੇ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਓ। ਡੇਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ client/engagement IDs, period, status, uploader, timestamps ਅਤੇ version links ਰੱਖੋ; ਅਸਲ ਬਾਇਟਸ S3-ਕੰਪੈਟਬਲ ਸਟੋਰੇਜ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ.
ਇਸ ਨਾਲ ਸਰਚ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਅਪਲੋਡ ਤੇਜ਼ ਤੇ ਸਕੇਲਬਲ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ।
ਇਹਨਾਂ ਗੱਲਾਂ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਹਲਕਾ ਰੱਖੋ:
uploaded → in review → accepted/rejectedਇਸ ਨਾਲ ਬੈਕ-ਅੰਡ-ਫੋਰਥ ਘੱਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਜੋ ਮਿਲਿਆ ਸੀ ਉਸਦਾ ਪ੍ਰਮਾਣ ਬਰਕਰਾਰ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਪੋਰਟਲ ਨੂੰ ਉਹ ਤਿੰਨ ਸਵਾਲ ਬਿਨਾਂ ਈਮੇਲ ਕੀਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਾਇਕ ਬਣਾਓ:
ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਨੂੰ Requests, Uploads, Messages ਅਤੇ Status ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਰੱਖੋ। ਗਾਈਡਡ ਅਪਲੋਡ ਫਲੋ (ਫਾਰਮੈਟ, ਉਦਾਹਰਨ, ਸਪੱਸ਼ਟ ਪ੍ਰਸ਼ਨ) ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ ਇੱਕ ਅਪਰਿਵਰਤਯ “received” ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਦਿਖਾਓ ਤਾਂ ਜੋ “ਕੀ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਮਿਲਿਆ?” ਵਾਲੇ ਫਾਲੋਅਪ ਘੱਟ ਹੋਣ।
ਸਾਡੇ ਲਈ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਜੋਖਮ ਘਟਾਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਗੱਲਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ access issues ਅਤੇ privacy incidents ਲਈ ਸਹਾਇਤਾ ਰਾਹ ਦਰਜ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਹ /help 'ਤੇ ਦਰਸਾਓ, ਤਾਂ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਨੂੰ ਪਤਾ ਰਹੇਗਾ ਕਿ ਸਮੱਸਿਆ ਆਉਣ ਤੇ ਕਿੱਥੇ ਜਾਣਾ ਹੈ।