Leer hoe je een webapp plant en bouwt waarmee digitale bureaus factureerbare uren, budgetten, benutting en echte projectwinstgevendheid kunnen bijhouden met heldere rapporten.
Voordat je schermen ontwerpt of een database kiest, wees concreet over hoe “succes” eruitziet voor de mensen die dagelijks in de app werken. Bureaus falen bij tijdregistratie minder door ontbrekende functies en meer door een vaag doel.
Bureaueigenaren willen zekerheid: “Maken we werkelijk winst op deze retainer?” Ze hebben samenvattingen nodig over klanten, teams en maanden.
Projectmanagers willen controle en snelheid: verbruik versus budget bijhouden, scope creep vroeg signaleren en zorgen dat urenstaten op tijd worden goedgekeurd.
Teamleden (en freelancers) willen eenvoud: snel tijd loggen, weten waartegen ze moeten boeken, en niet achteraan worden gezeten voor missende invoeren.
Begin met uitkomsten die je kunt meten:
Minimaal is winstgevendheid:
Omzet (gefactureerd of erkend) minus arbeidskosten (interne kostentarieven voor medewerkers + fees voor contractors) minus overheadtoewijzing (optioneel in eerste instantie, maar belangrijk voor echte marges).
Zelfs als je op dag één geen overhead modelleert, bepaal of je streeft naar projectmarge (alleen directe arbeidskosten) of true margin (inclusief overhead). Dit vooraf benoemen voorkomt verwarrende rapporten later.
Spreadsheets en aparte timers leiden meestal naar inconsistente categorieën, ontbrekende goedkeuringen en verschillende versies van de “waarheid.” Het resultaat is voorspelbaar: te weinig gefactureerde uren, late facturatie en winstgevendheidsrapporten die niemand genoeg vertrouwt om op te handelen.
Voordat je UI ontwerpt, breng in kaart hoe werk daadwerkelijk door een bureau stroomt — van “we moeten tijd bijhouden” tot “we hebben gefactureerd en marges gecontroleerd.” Als je app aansluit op bestaande gewoonten, is adoptie makkelijker en verbetert de datakwaliteit.
De meeste bureaus gebruiken een mix van timer-gebaseerde tracking (goed voor geconcentreerd werk en nauwkeurige start/stop) en handmatige invoer (veel na meetings, contextswitching of mobiel werk). Ondersteun beide en laat teams kiezen.
Bepaal ook of je workflow draait om dagelijkse invoer (betere nauwkeurigheid, minder paniek aan het einde van de week) of wekelijkse urenstaten (gebruikelijk bij bureaus met goedkeuringen). Veel teams willen dagelijkse herinneringen maar een wekelijkse indienstap.
Tijdregistratie werkt alleen als projecten zijn ingericht op de manier waarop bureaus prijzen:
Noteer tijdens het in kaart brengen wie klanten/projecten aanmaakt (ops, PMs, accountmanagers) en wat ze nodig hebben: servicelijnen, rollen, locaties of tariefkaarten.
Goedkeuringen gebeuren vaak op een voorspelbare cadans (weekelijks of tweewekelijks). Maak helder:
Bureaus bekijken vaak marges per project, klant, servicelijn en persoon. Het vroeg in kaart brengen van deze rapportageverwachtingen voorkomt herwerk later — want het bepaalt welke metadata bij tijdinvoer vastgelegd moet worden, niet achteraf.
Je datamodel is het contract tussen je product, rapporten en facturen. Als je het vroeg goed neerzet, kun je UI en workflows later veranderen zonder de winstgevendheidsberekeningen te breken.
Begin met een kleine, goed gekoppelde set objecten:
Elk rapport waar je om geeft, is uiteindelijk afhankelijk van tijdinvoer. Sla minimaal op:
Leg ook foreign keys vast: persoon, project, taak/activiteit — en neem onveranderlijke created_at/updated_at timestamps op voor auditbaarheid.
Bureaus gebruiken zelden één uurprijs. Modelleer tarieven zodat ze elkaar kunnen overrulen:
Een praktische regel: sla het toegepaste tarief op de tijdinvoer op op het moment van goedkeuring zodat facturen niet veranderen wanneer tariefkaarten later worden aangepast.
Winstgevendheid vereist kosten, niet alleen factureerbaarheid:
Met deze onderdelen kun je omzet, kosten en marge berekenen zonder bureaus in één rigide workflow te dwingen.
Als je tijdregistratie-app alleen werkt voor uurwerk, zullen mensen het oprekken naar de realiteit — meestal met spreadsheets en handmatige notities. Bureaus beheren vaak gemixte portfolios (uurwerk, vaste prijs, retainers), dus je app moet alle drie ondersteunen zonder te veranderen hoe teams tijd loggen.
Uurwerk is op papier eenvoudig: factureerbare tijd × tarief. Het lastige is dat tarieven variëren.
Ondersteun tariefkaarten per rol (Designer, PM), per persoon, per klant of per project. Voeg daarna gecontroleerde aanpassingen toe:
Dit houdt de facturabele uren nauwkeurig terwijl accountteams aan klantverwachtingen kunnen voldoen.
Vaste-prijsprojecten slagen of falen op hoe snel je het budget verbruikt. Hier is tijdregistratie niet alleen voor facturatie — het is voor projectbegroting en vroege waarschuwingen.
Modelleer een vaste-prijsproject met:
Toon vervolgens “burn vs. budget” over tijd: week-per-week verbruik, voorspelling tot voltooiing en hoe projectmarges zich ontwikkelen bij scopewijzigingen. Maak het duidelijk wanneer een project vandaag winstgevend is maar afglijdt.
Retainers zijn terugkerend en vol regels. Je tool moet teams laten instellen van een maandelijkse allocatie (bijv. 40 uur/maand), en definiëren wat er gebeurt aan het einde van de maand:
Wanneer tijd de allocatie overschrijdt, ondersteun overages die gefactureerd worden tegen een vastgesteld tarief (vaak anders dan standaardtarieven). Houd de berekening transparant zodat klanten de totalen vertrouwen.
Bureaus hebben niet-factureerbare categorieën zoals intern werk, presales, administratie en training. Verberg deze niet — behandel ze als volwaardige tijdtypes. Ze voeden benuttingspercentages en bureau-rapportage en verklaren waarom “druk” niet altijd “winstgevend” betekent.
Een tijd- + winstgevendheidsapp slaagt als iedereen de cijfers vertrouwt. Dat betekent kiezen voor een kleine set metrics, ze één keer definiëren en dezelfde formules overal gebruiken (urenstaten, projectweergaven en rapporten).
Begin met drie velden die elk bureau begrijpt:
Formules:
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (of billable_amount ÷ billable_hours voor time & materials)EHR is een goede sanity-check: als twee projecten hetzelfde tariefkaart gebruiken maar sterk verschillende EHR hebben, klopt er iets niet (scope creep, kortingen, afschrijvingen).
Winstgevendheid heeft kosten nodig, niet alleen omzet. Houd het simpel en neem in eerste instantie alleen arbeid op:
internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenueDefinieer interne kost als een uurtarief (salaris + belastingen + benefits, omgerekend naar een uur) zodat de app het automatisch uit urenstaten kan berekenen.
Utilisatie is waar teams in de war raken, dus definieer “beschikbare uren” expliciet.
billable_hours ÷ available_hoursLeg deze definitie in de app vast zodat rapporten geen discussiepunt worden.
Volg budgetten in uren en geld:
actual_hours − budget_hoursactual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_costTrigger eenvoudige waarschuwingen bij drempels (bijv. 80% verbruikt, dan 100% overrun) zodat PMs kunnen ingrijpen voordat marges verdwijnen.
Als tijd loggen voelt als administratie, vermijden mensen het — of vullen ze het vrijdagavond in met gissingen. Het doel is dat tijdinvoer sneller is dan uitstel, en toch betrouwbare data oplevert voor facturatie en winstgevendheid.
Prioriteer snelheid boven mooie visuals. Een goede default is “één regel = één invoer” met project, taak/activiteit, duur en een optionele notitie.
Maak veelgebruikte acties bijna direct:
Sommige mensen houden van timers; anderen geven de voorkeur aan handmatige invoer. Ondersteun beide.
Voor timers, houd het praktisch:
Wekelijkse urenstaten winnen adoptie.
Gebruik een weekweergave die ondersteunt:
Houd notities optioneel maar makkelijk toe te voegen wanneer nodig voor facturatie.
Mobiel hoeft niet elke functie te hebben. Focus op:
Als goedkeuringen belangrijk zijn, maak ze dan in minder dan een minuut uitvoerbaar — anders bottleneckt facturatie.
Als bureaus niet vertrouwen wie wat kan zien, bewerken en goedkeuren, vertrouwen ze de cijfers niet. Rollen en permissies voorkomen ook “accidentele boekhouding” (zoals een contractor die de goedgekeurde urenstaat van vorige maand wijzigt).
De meeste bureaus dekken 95% van de behoeften met vijf rollen:
Vermijd het bouwen van een “custom role builder” in v1. Voeg in plaats daarvan een paar toggles toe (bijv. “Kan tijd goedkeuren”, “Kan financiële data zien”) voor randgevallen.
Goedkeuringen moeten consistentie afdwingen zonder te vertragen:
Bureaus hebben vaak vertrouwelijkheidsgrenzen. Ondersteun projectniveau toegang (toegewezen vs. niet) en een aparte permissie voor financiële zichtbaarheid (tarieven, kosten, marge). Veel teams willen dat PMs uren zien maar niet loontarieven.
Bied e-mail/wachtwoord met sterke resetflows als basis. Voeg SSO (Google/Microsoft) toe wanneer je verkoopt aan grotere teams. Dwing veilige sessies af (kortlopende tokens, device logout, optionele 2FA) zodat goedkeuringen en financiële rapporten niet bereikbaar zijn als een laptop kwijt is.
Uren zijn niet “factureerbaar” totdat ze in een factuur kunnen verschijnen die een klant begrijpt. De beste manier om dubbele invoer te vermijden is tijd als de enige bron van waarheid te behandelen: mensen loggen werk één keer, en alles downstream (facturatie, afschrijvingen, exports, integraties) verwijst naar diezelfde invoeren.
Ontwerp je urenstaatdata zodat het exact te exporteren is zoals finance teams facturen opbouwen. Bied factuurklare exports die gegroepeerd en gesubtotaliseerd kunnen worden op klant → project → persoon → taak (en optioneel per datumrange).
Een praktische aanpak is een simpele “billing status” aan elke invoer toe te voegen (bijv. Draft, Ready, Invoiced) en een “billing reference” zodra het naar facturatie is gepusht. Dat geeft traceerbaarheid zonder data te kopiëren naar meerdere systemen.
Als je product al tijdregistratie bevat, laat zien hoe facturatie eraan terugkoppelt (bijv. van /features/time-tracking naar een “Invoice prep” view) zodat gebruikers het end-to-end pad zien.
Bureaus passen vaak tijd aan: scopewijzigingen, goodwill-kortingen, interne fouten. Verberg dit niet — modelleer het.
Sta afschrijvingen en aanpassingen toe op regelniveau (of als factuuraanpassing) en vereis een reden-code zoals Buiten scope, Klantverzoek, Interne correctie of Korting. Dit helpt margeveranderingen later te verklaren en maakt klantgesprekken makkelijker.
Veel bureaus gebruiken al boekhoud- of facturatietools. Ondersteun integratieopties via:
Voor kleinere teams, bied ook schone CSV/XLSX-exports; voor groeiende teams verwijs naar plannen en integratiemogelijkheden op /pricing.
Een tijdregistratie-app voor bureaus leeft of sterft op vertrouwen: totalen moeten kloppen, bewerkingen moeten te traceren zijn en rapporten moeten overeenkomen met facturen. Kies degelijke, bewezen componenten die nauwkeurigheid en onderhoudbaarheid eenvoudig maken.
Als je snel een werkend prototype bij een bureau wilt krijgen, kan een vibe-coding platform zoals Koder.ai je helpen een React-webapp met een Go + PostgreSQL-backend te genereren vanuit een gestructureerde chat — handig om je workflow, datamodel en rapporten te valideren voordat je veel investeert in custom UI-polish.
Gebruik een relationele database (PostgreSQL is een gangbare standaard) omdat tijdregistratie afhankelijk is van schone relaties: mensen → projecten → taken → tijdinvoer → goedkeuringen → facturen.
Structureer tabellen zodat je kunt beantwoorden: “Wat dachten we dat waar was destijds?” Bijvoorbeeld:
Houd endpoints simpel en voorspelbaar:
Voeg idempotentie toe voor create-acties en duidelijke validatiefouten — mensen voeren uren vaak in vanaf meerdere devices.
Prioriteer vier ervaringen: een snelle urenstaat, een manager-goedkeuringswachtrij, een projectdashboard (budget + burn) en rapportage met filters die agency-rapportagebehoeften spiegelen.
Gebruik een job-queue voor herinneringsmails/Slack-pings, geplande exports, het herberekenen van gecachte rapporten en nachtelijke datakwaliteitschecks (ontbrekende tarieven, ongoedgekeurde urenstaten, budgetoverruns).
Bureaus slagen er niet in winstgevendheid te volgen omdat ze functies missen — ze falen omdat de app te moeilijk is om te adopteren. Begin met een kleine MVP die aansluit op hoe teams al werken, en voeg diepgang toe zodra datakwaliteit en gewoontes aanwezig zijn.
Een leeg systeem doodt momentum. Lever (of genereer) seeddata zodat een nieuwe workspace kan rondklikken en het model begrijpen:
Dit verkort onboarding en maakt demo’s concreet.
Je MVP moet één gesloten uitkomst opleveren: tijd loggen → urenstaten goedkeuren → marges zien.
Inclusief:
Houd het margerapport opiniërend: één scherm, een paar filters en een duidelijke definitie van “kosten” en “omzet.” Je kunt later nuance toevoegen.
Als je snel bouwt, overweeg dan Koder.ai’s Planning Mode om eerst entiteiten, permissies en goedkeurregels uit te lijnen, dan de initiële app te genereren en iteratief te verbeteren. Je kunt de broncode ook exporteren als je besluit naar een volledig custom pipeline te gaan.
Zodra teams consequent tijd indienen en goedkeuren, voeg voorspellende tools toe:
Na de kernworkflow te hebben vertrouwd, breid uit zonder de UI te verstoppen:
De vuistregel: elke nieuwe feature moet ofwel de datanauwkeurigheid verbeteren of de tijd verminderen die nodig is om het systeem te onderhouden.
Het uitrollen van een tijd- en winstgevendheidsapp gaat niet alleen over functies. De grootste bedreigingen voor vertrouwen zijn subtiel: “mijn uren zijn veranderd,” “het rapport is traag,” of “waarom slaan jullie dat op?” Pak deze risico's vroeg aan zodat bureaus zich veilig voelen het breed uit te rollen.
Tijdregistratie heeft zelden gevoelige persoonlijke data nodig. Houd gebruikersprofielen minimaal (naam, e-mail, rol) en verzamel niets wat je niet duidelijk kunt verantwoorden.
Voeg retentiecontroles toe vanaf dag één: laat admins instellen hoe lang ruwe tijdinvoeren, goedkeuringen en facturen bewaard blijven (vaak verschillende regels). Maak exports makkelijk voor audits en bied een heldere manier om vertrokken contractors te anonimiseren of te verwijderen terwijl financiële totalen behouden blijven.
Kleine “rekenfoutjes” veroorzaken grote discussies. Bepaal en documenteer je regels:
Denk ook aan samengevoegde sessies (stop/start timers), overlappende invoeren en wat er gebeurt als een gebruiker de klok van het device verandert.
Bureaus leven in wekelijkse en maandelijkse weergaven — benutting, projectmarge, klantwinstgevendheid. Als elk dashboard laadt door totalen uit ruwe invoeren te herleiden, loop je vast.
Gebruik pre-aggregaties voor veelvoorkomende doorsneden (per dag/week, project, persoon) en werk die incrementeel bij wanneer invoeren veranderen. Houd dure “what-if” herberekeningen buiten het hoofdpad van rapportage.
Elke wijziging die geld raakt, moet te traceren zijn: tijdinvoer-bewerkingen, tariefkaartupdates, budgetwijzigingen, afschrijvingen en goedkeuringen. Leg actor, timestamp, vorige waarde, nieuwe waarde en een reden-note vast.
Dit is niet alleen voor compliance — het helpt geschillen snel op te lossen en managers vertrouwen te houden in de cijfers.
Een tijdregistratie-app slaagt of faalt in de eerste weken. Behandel lancering als een gedragsveranderproject: verwijder frictie, stel verwachtingen en maak vooruitgang zichtbaar voor de mensen die het werk doen.
Begin met een helder migratieplan: welke data moet migreren (klanten, projecten, gebruikers, tariefkaarten), wat kan nieuw beginnen (historische urenstaten) en wie tekent af.
Bereid templates en slimme defaults voor zodat teams niet voor lege formulieren staan:
Start met een korte pilot met één team voor één facturatiecyclus, en rol dan bureau-breed uit. Houd een eenvoudige “hoe log je tijd in 60 seconden” gids binnen de app (bijv. op de /help-pagina).
Gebruik zachte automatisering om gewoontes te creëren:
Maak goedkeuringen lichtgewicht: een manager moet een week in minuten kunnen goedkeuren, met opmerkingen alleen wanneer iets afwijkt.
Volg een klein set operationele signalen:
In de eerste maand geef prioriteit aan het wegnemen van frictie: minder verplichte velden, betere defaults, snellere invoer. Vervolgens automatiseer repetitieve delen — voorgestelde taken, carry-over timers, anomalie-flags — gebaseerd op echt gebruik, niet aannames.
Begin met het definiëren van de uitkomsten die je wilt verbeteren:
Als je “succes” niet kunt meten, zullen teams discussiëren over functies in plaats van gedrag te verbeteren.
Ontwerp voor drie groepen met verschillende motivaties:
Wanneer deze behoeften conflicteren, geef dan prioriteit aan de dagelijkse UX voor de mensen die tijd moeten loggen, en houd managementcomplexiteit in rapporten en permissies.
Bewaar minimaal:
Bepaal vroeg of je (alleen directe loonkosten) of (inclusief overhead) rapporteert, zodat je rapporten later geen tegenstrijdige uitslagen geven.
Omdat ze meerdere “versies van de waarheid” creëren:
Een enkel systeem met duidelijke workflows (log → verzend → keur goed → factureer/export) voorkomt onderfacturering en maakt winstgevendheidsrapporten betrouwbaar.
Een praktisch v1-workflow is:
Dit levert schone data voor facturatie en rapportage zonder iedereen hetzelfde inloggedrag op te leggen.
Houd de kernentiteiten klein en goed gekoppeld:
Als rapporten prioriteit hebben, leg dan metadata vast op het moment van invoer (project, taak/type, persoon) in plaats van te proberen het achteraf in rapportage te repareren.
Modelleer tarieven met duidelijke overruledregels en “vries” vervolgens het toegepaste tarief op de goedgekeurde invoer:
Bewaar het toegepaste facturatetarief (en optioneel het kostentarief) op de tijdinvoer bij goedkeuring zodat facturen niet veranderen als tariefkaarten later worden aangepast.
Ondersteun alle drie zonder te veranderen hoe mensen tijd registreren:
De kern is het scheiden van van .
Kies een klein aantal en definieer ze één keer:
Focus op een MVP dat één gesloten loop bewijst: tijd loggen → goedkeuren → margins zien.
Inclusief:
Zodra teams de basis vertrouwen, voeg forecasting, automatisering en integraties toe (en documenteer richtlijnen op plekken zoals /help en /pricing).
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (of billable_amount ÷ billable_hours)internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenuebillable_hours ÷ available_hours (definieer “available” expliciet)Gebruik dan dezelfde definities in urenstaten, projectweergaven en rapporten om discussies te voorkomen.