Gebruik deze einde-van-de-dag kascontrole-checklist om de kassa elke keer op dezelfde manier af te sluiten, met duidelijke stappen, totalen en snelle controles voor nieuw personeel.
De meeste kassasluitingen gaan om één eenvoudige reden mis: de stappen zitten in iemands hoofd. De ervaren kassamedewerker kent de gebruikelijke routine, maar een nieuw personeelslid vult de gaten met gissingen. Zelfs kleine verschillen in volgorde (eerst tellen vs. eerst de storting pakken) kunnen het resultaat veranderen, vooral als de lade druk was en iedereen naar huis wil.
Kleine missers lopen snel op. Een uitbetalingsbonnetje dat nooit bij het sluitpakket kwam, een terugbetaling die niet werd genoteerd of fooien die op de verkeerde plek belanden kunnen leiden tot een over of tekort dat als een mysterie lijkt. Als dat gebeurt, telt men vaak hetzelfde geld drie keer en weet nog steeds niet wat te corrigeren, omdat het probleem het proces is, niet de rekensom.
Een consistente afsluiting betekent dat je elke keer dezelfde stappen in dezelfde volgorde doet. Het doel is niet snelheid. Het doel is herhaalbaarheid: twee verschillende personen moeten dezelfde lade kunnen sluiten en hetzelfde antwoord krijgen.
Dit soort checklist helpt overal waar contant wordt aangenomen: winkels, cafés, salons, recepties en pop-up evenementen. Het is ook nuttig voor managers die af en toe inspringen om te sluiten.
Als je klaar bent, moet je drie dingen hebben: een duidelijk contant totaal, een afstemming (of een gedocumenteerd over/tekort) tegenover het verwachte bedrag, en korte notities die alles ongewoons verklaren zodat de volgende dienst niet hoeft te gokken.
Een schone opstelling zorgt ervoor dat de sluiting consistent verloopt, vooral wanneer een nieuw personeelslid telt.
Zet de lade en het papierwerk weg van klanten en lawaai. Kies een plek met een duidelijk aanrecht, goed licht en weinig verkeer. Zet meldingen uit en pauzeer nevenklussen zodat de telling niet wordt onderbroken.
Voordat je het geld aanraakt, verzamel wat je nodig hebt: een rekenmachine, pen en telformulier (of standaardformulier), een stortzak of -envelop (plus verzegeling als je die gebruikt), het POS-sluitingsrapport (geprint of op het scherm), en iets om geld in te sorteren (een klein bakje of een lege lade-inzet).
Haal je POS-sluitinformatie voordat je gaat tellen. Print het sluitingsrapport of open het totalscherm dat verwacht contant, kaarttotalen, terugbetalingen, uitbetalingen en eventuele fooi- of kasstortingen toont. Dat geeft je later een doelnummer om tegen te controleren en voorkomt dat je moet raden wat het systeem denkt dat in de lade hoort te zitten.
Stel één duidelijke regel op over wie het geld aanraakt. Als je met twee mensen bent, is het het eenvoudigst wanneer één persoon telt en de ander verifieert en tekent. Als je alleen bent, doe je twee afzonderlijke tellingen en vergelijk je de totalen.
Bevestig ten slotte de startkas en het doel-startbedrag. Als de lade morgen altijd met €200 moet beginnen, schrijf dat dan bovenaan het formulier. Zo voorkom je per ongeluk een deel van de startkas te storten of teveel contant achter te laten.
Begin elke keer op dezelfde manier met sluiten. Bevries eerst de cijfers van de dag, en raak daarna pas het geld aan. Doe je het in de omgekeerde volgorde, dan is het makkelijk om een late verkoop, terugbetaling of uitbetaling te missen.
Voordat je de lade opent, stop nieuwe transacties op die kassa. Afhankelijk van je setup kan dat betekenen uitloggen, de lane in gesloten modus zetten of verkopen pauzeren zodat niemand kan afrekenen terwijl je telt.
Draai vervolgens de POS einde-van-de-dag samenvatting (of dienstafsluiting) voor die kassa en print of bewaar het waar je winkel sluitingspapieren bewaart. Dit rapport wordt later je verwachte totaal, ook als de lade al rommelig is.
Een eenvoudige flow die de meeste winkels volgen:
Haal al het contant geld en geld-achtige items eruit. Laat geen munten in het bakje liggen voor later. Een lege lade maakt het moeilijker om dubbel te tellen of iets te missen.
Zorg tijdens het sorteren voor aparte stapels voor biljetten, munten, cheques en bonnetjes. Cadeaukaarten en kortingsbonnen horen ook gescheiden te blijven. Ze lijken op geld, maar worden niet op dezelfde manier afgestemd.
Houd uitzonderingen op één plek voor controle. Als je een terugbetalingsbon ziet, een geannuleerd bonnetje of een uitbetalingsnota (zoals "€40 schoonmaakartikelen"), klem ze dan bij elkaar zodat je kunt bevestigen dat ze overeenkomen met wat de POS registreerde.
Een betrouwbare telling begint met één gewoonte: tel altijd op dezelfde manier en noteer het terwijl je bezig bent. Vertrouw niet op "ik geloof dat het klopte". Het papieren spoor maakt de sluiting herhaalbaar.
Tel eerst biljetten, daarna munten. Bij biljetten begin je bij de hoogste coupure en werk je naar beneden. Dat houdt de rekenkunde overzichtelijker en verkleint de kans dat je een stapel mist.
Hier is een eenvoudige manier om het op te schrijven zodat iedereen het later kan controleren:
BILLS
$100 x ____ = $____
$50 x ____ = $____
$20 x ____ = $____
$10 x ____ = $____
$5 x ____ = $____
$1 x ____ = $____
Bill subtotal = $____
COINS
Quarters: rolled ____ ($10 each) + loose $____ = $____
Dimes: rolled ____ ($5 each) + loose $____ = $____
Nickels: rolled ____ ($2 each) + loose $____ = $____
Pennies: rolled ____ ($0.50 each) + loose $____ = $____
Coin subtotal = $____
TOTAL CASH IN DRAWER = $____
Scheid opgerolde munten van losse munten. Opgerolde totalen zijn voorspelbaar en snel te verifiëren. Voor losse munten gebruik je een tellertray-methode (groeperen) of tel je ze twee keer als je niet vaak met munten werkt.
Als je klaar bent, doe een tweede controlepass, maar tel niet alles opnieuw. Tel alleen de coupures opnieuw die vaak fouten geven: €20's en €1's (biljetten plakken), losse munten en elke stapel waarvan het subtotaal afwijkt van een normale dag.
Schrijf één duidelijk eindsaldo voor contant in de lade. Dat is het nummer waarop je later afstemt.
Haal het POS-contantsamenvattingsrapport (of einde-van-de-dag rapport) en noteer het verwachte contant voor de lade. De gebruikelijke aanpak is: contante verkopen minus contante uitbetalingen die uit de lade kwamen (uitbetalingen, contante terugbetalingen, kasgeld).
Als je winkel een vaste startkas in de lade houdt voor de volgende dag, scheid dat bedrag eerst. Tel het en leg het apart, en stem dan het resterende contant af op het verwachte POS-bedrag. Als je de startkas 's nachts verwijdert, neem die dan op in de telling en zorg dat je verwachte totaal bij dat proces past.
Vergelijk je getelde contant met het verwachte contant en bereken het verschil:
Verwacht contant - Geteld contant = Over/tekort (een negatief getal betekent dat je tekort bent).
Voorbeeld: Verwacht contant is $842.50. Je telde $840.50. Je bent $2,00 tekort.
Wanneer de cijfers niet kloppen, controleer dan eerst de veelvoorkomende uitzonderingen voordat je alles opnieuw telt. De meeste over/tekortproblemen komen door één van deze oorzaken:
Als je de oorzaak vindt, schrijf dan een korte duidelijke notitie op het formulier: wat er gebeurde, wanneer en wie erbij betrokken was. Bijvoorbeeld: “€20 kasstorting om 18:10 door Sam, niet ingevoerd in POS. Ingevoerd na sluit.” Korte, duidelijke notities beschermen de volgende dienst en maken patronen makkelijker zichtbaar.
Het doel is simpel: laat hetzelfde startbedrag (startkas) achter voor de volgende dienst, en stuur de rest weg als storting. Dit is waar een checklist voorkomt dat mensen "we kijken het meestal even" beslissingen nemen die terugkerende problemen veroorzaken.
Bepaal je startkasregel en houd je eraan. Bijvoorbeeld: je laat altijd €200 achter in een bepaalde samenstelling (10x €10, 10x €5 en 50x €1). Zodra de startkas vaststaat, wordt alles boven dat bedrag stortingsgeld.
Maak de storting netjes zodat het later snel te verifiëren is. Houd coupures bij elkaar, leg biljetten in dezelfde richting, tel per coupure en tel dan het stortingsbedrag bij elkaar. Tel de storting nog een keer voordat je deze verzegelt. Als je winkel cheques apart houdt, houd ze dan hier ook gescheiden.
Schrijf de datum, kassanummer en stortingsbedrag op de zak of het formulier.
Voorbeeld: je lade totaal is €463. Je standaard startkas is €200. Dat betekent dat €263 in de storting moet. Haal eerst de €200 startkas (volgens je standaardmix) weg, en tel dan het resterende contant als storting. Als je eerst de startkas zou pakken, kun je per ongeluk een deel van het wisselgeld voor morgen storten.
Documenteer de overdracht. Noteer wie telde, wie de zak verzegelde en waar deze werd bewaard (kluisvaknummer, dropbox of managerskluis). Als de storting later ontbreekt, voorkomt deze regelrechte lijn giswerk en beschuldigingen.
Uitzonderingen zijn waar een nette sluiting verandert in een over of tekort. De regel is simpel: elke keer dat contant de lade verlaat (of erin had moeten komen), moet er een bijpassend papierwerk zijn en een overeenkomstige regel in het POS-rapport.
Begin met contante uitbetalingen. Wanneer iemand spullen koopt, een koerier betaalt of kasgeld opneemt, registreer het direct: bedrag, reden, wie het goedkeurde, en een bon als die er is. Bij sluiting moeten die uitbetalingen overeenkomen met wat het POS als paid out, drawer payout of cash drop labelt. Als ze niet overeenkomen, behandel het als ontbrekend geld totdat het bewezen is.
Dan terugbetalingen en annuleringen. Vergelijk elke contante terugbetaling en annulering met het sluitingsrapport. Een snelle sanity-check: als het POS drie contante terugbetalingen toont, moet je drie bonnetjes of terugbetalingsformulieren kunnen aanwijzen.
Fooien zijn vaak struikelblokken. Zorg dat iedereen de regels kent voor contante fooien (blijven in de lade vs. in een fooi-pot), kaartfooi (uitbetaald in contant vs. later via payroll) en fooi-uitbetalingen. Als personeel contant wordt uitbetaald bij sluit, registreer dat als een uitbetaling met naam en bedrag.
Onthoud dat inruil van cadeaukaarten geen contant is, en coupons of kortingen verminderen wat de klant verschuldigd is, dus ze verminderen ook het verwachte contant.
Voorbeeld: Een klant retourneert een artikel van €20 en krijgt €20 contant terug. Als die terugbetaling niet correct is ingevoerd (of als het wordt ingevoerd als een annulering zonder terugbetaling), lijkt de lade €20 tekort bij het sluiten. Het is makkelijk te vinden als bonnetje, POS-terugbetalingsregel en je notitie overeenkomen.
De meeste over/tekort problemen zijn geen rekenfouten. Het zijn kleine procesfouten die ontstaan wanneer de sluiting gehaast, afgeleid of door iedereen anders wordt gedaan.
Een grote valkuil is het "corrigeren" van de telling om te passen bij wat het POS zou moeten tonen. Als je de getallen verandert om het er goed uit te laten zien, verlies je het enige spoor dat helpt het echte probleem te vinden (een gemiste terugbetaling, een kasstorting die niet is gelogd, een biljet onder de kassa). Noteer eerst de echte telling en onderzoek daarna.
Een andere veelvoorkomende fout is het mengen van geld met verschillende doelen. De startkas is geen storting. Als je een handvol biljetten pakt om de storting aan te vullen, begint de volgende opener tekort en herhaalt het probleem zich.
Afleidingen zorgen ook voor fouten. Tellen terwijl een klant dichtbij is, terwijl een collega vragen stelt of met een transactie nog open leidt tot dubbel tellen of missende biljetten. Sluit de lane, rond eventuele openstaande verkoop af en tel op een rustige plek.
Fouten die vaak terugkeren:
Kleine verschillen verdienen één hertelling omdat ze vaak wijzen op een eenvoudige oorzaak: biljetten die aan elkaar plakken, een verkeerde coupure stapel of een bonnetje dat nooit is ingevoerd. Tel één keer opnieuw, controleer dan uitzonderingen (terugbetalingen, uitbetalingen, stortingen) voordat je het uiteindelijke over/tekort accepteert.
De laatste halve minuut voorkomt de meeste over/tekort problemen. Gebruik elke keer dezelfde snelle controle, zelfs als je moe bent of iemand traint.
Verifieer deze vijf dingen:
Doe daarna een laatste hand- en kijkcontrole. Kijk in de lade en onder de kassa naar vastzittende of gevouwen biljetten. Zorg dat uitbetalingsbonnetjes, terugbetalingsbonnetjes of fooi-uitbetalingsnotities in hetzelfde pakket als het sluitingsrapport zitten.
Als je beleid dat vereist, laat een manager tekenen of laat een tweede persoon herberekenen. Het doel is niet de kassamedewerker ter discussie te stellen, maar om eenvoudige fouten vroeg te vangen, terwijl de details nog vers zijn.
Als iets niet klopt, stop dan en los het nu op. Zodra de storting verzegeld is en de lade weer in gebruik is, worden kleine afwijkingen moeilijker te verklaren en is de kans groter dat het morgen weer voorkomt.
Hier is een realistisch voorbeeld met nette cijfers die je in training kunt gebruiken.
Je sluit Kassanummer 1. De vaste startkas is €200,00 (deze blijft in de lade voor morgen). Het POS-overzicht toont:
Verwacht contant in de lade vóór het ophalen van de storting:
€200,00 + €1.145,20 - €20,00 - €60,00 = €1.265,20
Je telt per coupure en het werkelijke contant komt op €1.230,20. Dat lijkt €35,00 tekort.
Haal voordat je in paniek raakt de grootste biljetten opnieuw en tel de subtotale bedragen nog eens. Het blijft op €1.230,20. Controleer nu de uitzonderingen: terugbetalingen, annuleringen, uitbetalingen, fooien uit de lade en eventuele no-sale openingen.
Je vindt de oorzaak: er was een uitbetaling van €35,00 voor schoonmaakspullen, maar die stond op een plakbriefje en is nooit op de uitbetalingsscherm ingevoerd. Zodra je die uitbetaling registreert, wordt het verwachte totaal:
€1.265,20 - €35,00 = €1.230,20 (over/tekort = €0,00)
Notities moeten kort en feitelijk zijn:
Hertel indien het verschil meer dan een paar euro is of de rekensom vreemd lijkt. Schakel een manager in als de afwijking blijft na twee tellingen, als een bon ontbreekt of als dezelfde dienst herhaaldelijk tekorten toont.
Een checklist werkt alleen als het er elke nacht hetzelfde uitziet. Zet dit om in een eendelig sluitformulier dat op een clipboard past of op één blad kan worden afgedrukt. Richt je op één plek om elk nummer te noteren, plus een duidelijk eindtotaalkader dat niemand mist.
Houd de layout in dezelfde volgorde als waarin je personeel sluit. Een goed formulier bevat meestal: openingsstartkas en sluitend contant, contant per coupure met een contant subtotaal, niet-contante totalen (kaart, cadeaukaarten, fooien, uitbetalingen, terugbetalingen), verwacht vs. werkelijke met over/tekort en notities, en stortingsvoorbereiding (stortingsbedrag, contant dat als startkas blijft, zak- of bonnummer).
Voeg korte trainingshints direct op het formulier toe in plaats van ze in een handboek te verbergen. Voorbeelden: “Schrijf hier het muntbedrag (niet het aantal munten)” en “Als je een uitbetaling of terugbetaling had, vul die in vóór je over/tekort berekent.” Reserveer één duidelijk gelabeld vak voor uitzonderingen zodat ze niet in algemene notities verdwijnen.
Bepaal wie tekent en wie verifieert. Veel winkels gebruiken een handtekening van de afsluiter plus een managercontrole bij elk over/tekort boven een vastgesteld bedrag. Bepaal ook waar de verslagen worden bewaard (map, POS-rapportenmap of gedeelde drive) en hoe lang je ze bewaart volgens lokale regels en advies van je boekhouder.
Als je een eenvoudige appversie wilt, kun je een basis afsluitformulier bouwen in Koder.ai (koder.ai) door de velden en berekeningen in chat te beschrijven. Automatische totalen en een verplicht uitzonderingsveld wanneer over/tekort niet nul is, zijn meestal genoeg om sluitingen consistent te houden zonder extra werk.
Voer een proefweek uit met echte afsluiters en pas aan op basis van wat daadwerkelijk wordt gemist. Maak telkens één wijziging, hernoem verwarrende velden, verplaats de meest gemiste totalen dichter bij de eindcontrole, voeg korte prompts toe voor veelvoorkomende issues (terugbetaling, fooi-uitbetaling, kluisdrop) en vergrendel dan de definitieve versie zodat het proces stabiel blijft.
Gebruik elke keer dezelfde stappen in dezelfde volgorde. Eerst "bevries" je de cijfers door de kassa te vergrendelen en het POS-sluitingsrapport te halen, daarna leeg je de lade, sorteer je en tel je per coupure met geschreven subtotale bedragen.
Consistentie is belangrijker dan snelheid omdat het ervoor zorgt dat verschillende medewerkers hetzelfde resultaat krijgen.
Draai de POS-dienstafsluiting of het einde-van-de-dag overzicht voordat je het contant geld aanraakt. Dat rapport geeft je het verwachte kassadoel en vangt late verkopen, terugbetalingen en uitbetalingen op die de berekening kunnen veranderen.
Als je eerst telt, is het gemakkelijk om af te stemmen op de verkeerde verwachting en tijd te verspillen aan opnieuw tellen.
Tel eerst al het contante geld in de lade, scheid daarna je vaste startkas (als je die 's nachts aanhoudt). Stem het resterende contant geld af op het verwachte bedrag in de POS en bouw pas daarna de storting.
Dit voorkomt dat je per ongeluk wisselgeld voor morgen stort of te veel contant achterlaat.
Schrijf eerst het werkelijk getelde bedrag op, bereken daarna het verschil met het verwachte kassabedrag. Doe één gerichte hertelling van coupures die vaak fouten veroorzaken (meestal $20's, $1's en losse munten), en controleer dan uitzonderingen zoals terugbetalingen, uitbetalingen, fooien en kasstortingen.
Als het na twee keer tellen en controle nog steeds niet klopt, documenteer de afwijking en schakel een manager in.
Begin met te controleren of elke kasbeweging een bijpassende registratie heeft: contante terugbetalingen horen een bonnetje te hebben, uitbetalingen moeten goedkeuring en bij voorkeur een bon hebben, en kasstortingen mogen maar één keer geregistreerd worden.
De meeste "mysterie" tekorten blijken een ontbrekende invoer of een bonnetje dat niet bij het sluitpakket is gekomen.
Laat één persoon tellen terwijl een tweede persoon de totalen controleert en ondertekent, indien mogelijk. Als je alleen bent, doe twee afzonderlijke tellingen en vergelijk de resultaten voordat je de storting verzegelt.
Het doel is het verminderen van eenvoudige tel- en verificatiefouten en het creëren van een duidelijk spoor wie wat heeft gecontroleerd.
Houd tijdens het tellen alle uitzonderingspapieren bij elkaar en stem deze af op het POS-rapport voordat je het over/tekort afrondt. Als het POS drie contante terugbetalingen laat zien, moet je drie overeenkomende bonnetjes of terugbetalingsformulieren kunnen tonen.
Als iets ontbreekt, noteer het meteen zodat de volgende dienst niet hoeft te raden.
Bepaal en documenteer één regel voor elk type fooi: contante fooien (blijven in de lade of in een aparte pot), kaartfooi (uitbetaald in contanten of later via payroll) en fooi-uitbetalingen (altijd geregistreerd met namen en bedragen). Als personeel contant wordt uitbetaald bij sluit, behandel dat als een uitbetaling zodat het op het POS-rapport verschijnt.
Duidelijke regels voorkomen dat fooien stilletjes veranderen wat het "verwachte contant" zou moeten zijn.
Tel de storting per coupure, schrijf het stortingsbedrag op de zak of bon, en tel de storting één keer extra voordat je deze verzegelt. Noteer de datum en kassa-ID zodat het later geverifieerd kan worden.
Een nette en duidelijk gelabelde storting is sneller te controleren en lastiger te betwisten.
Ja, als het eenvoudiger is voor je team en het dezelfde stappen volgt. Een digitaal formulier moet je papieren flow spiegelen: coupure-totale, verwachte vs. getelde bedragen, over/tekort, stortingsbedrag en een verplichte notitie wanneer de afwijking niet nul is.
Je kunt een basis afsluitformulier bouwen in Koder.ai (koder.ai) door de velden en berekeningen in chat te beschrijven, en het formulier daarna vergrendelen zodat het proces consistent blijft.