Bouw een catering-menukiezer waarmee klanten gerechten en aantal gasten kiezen, waarna een conceptofferte wordt gemaakt die je kunt bevestigen en aanpassen voordat je verzendt.
De meeste cateringverzoeken beginnen met één vraag: “Wat gaat dit kosten?” Het probleem is dat klanten vaak niet weten wat jij nodig hebt om het te prijzen. Portiegroottes zijn niet altijd duidelijk. “Lunch” kan een doosje met broodjes betekenen, een warm buffet of iets ertussenin. Kleine menukeuzes kunnen de totaalprijs flink beïnvloeden, maar klanten weten dat niet van tevoren.
Die onzekerheid zorgt voor traag heen-en-weer contact. Eerst verduidelijk je het aantal gasten. Dan dieetwensen. Dan bezorging vs afhalen. Daarna reageren ze op het eerste bedrag omdat hun mentale verwachting niet overeenkwam met wat je hebt geprijsd.
Een catering-menukiezer lost dat op door “Kan ik een prijs krijgen?” te veranderen in een begeleide selectie. In plaats van te beginnen met een lege e-mail kiest de klant gerechten of pakketten, vult het aantal gasten in en krijgt een duidelijk concepttotaal. Jij krijgt consistente invoer en je besteedt minder tijd aan het steeds weer stellen van dezelfde vragen.
Een conceptofferte is geen definitieve factuur. Het is een gestructureerd startpunt dat je al een groot deel van het werk uit handen neemt, zodat je snel kunt reageren zonder te veel toe te zeggen.
Een goede conceptofferte helpt je drie dingen te doen:
Je hebt nog een paar laatste details nodig voordat je bevestigt: afleveradres en tijdvenster, beperkingen van de locatie (parkeren, laadruimte, liften), de deadline voor het definitieve aantal gasten en eventuele lastminute vervangingen.
Voorbeeld: een klant plant een teamlunch, kiest “Mediterranean buffet”, selecteert twee bijgerechten en één dessert en voert 40 gasten in. Je kunt reageren met een conceptofferte die al servicevorm en extra’s bevat, en alleen de resterende details bevestigen.
Een goede catering-menukiezer verzamelt precies genoeg om een bruikbare conceptofferte te maken zonder van het verzoek een lange vragenlijst te maken. Het doel is duidelijkheid: wat is het eten, hoeveel mensen, wanneer en waar, en alles wat de prijs verandert.
Begin met hoe klanten graag bestellen. Sommigen willen een eenvoudig pakket (“Lunchbox A”). Anderen willen items mixen. Ondersteun beide, maar maak het verschil duidelijk: pakketten voor snelheid, à-la-carte voor controle. Als je à-la-carte aanbiedt, toon dan portiegroottes in duidelijke bewoordingen (per persoon, voedt 10, per schaal) zodat klanten niet hoeven te raden.
Voor de meeste cateraars is het minimum dat je nodig hebt voor een solide concept:
Wees streng op wat je niet verzamelt. Extra velden verlagen de afrondingsratio en zorgen voor rommelige vrije-tekstnotities.
Vermijd vragen die je niet consistent kunt prijzen. “Hoe hongerig is je groep?” nodigt uit tot giswerk en discussies later. Als je verschillende portie-niveaus wilt aanbieden, maak ze dan expliciet (standaard vs royaal) met een duidelijke aanpassing per persoon.
Veelvoorkomende items om te vermijden:
Wanneer je de flow ontwerpt, behandel elke vraag als een prijsinput. Als het de offerte niet verandert, kan het wachten tot na verzenden.
Een goede catering-menukiezer moet voelen als bestellen, niet als onderhandelen. De klant kiest een paar gerechten, stelt het aantal gasten in en ziet meteen een concepttotaal dat je later kunt bevestigen.
Plaats 4 tot 8 categorieën bovenaan (Broodjes, Salades, Warme hoofdgerechten, Bijgerechten, Desserts, Dranken). Binnen elke categorie gebruik je gerechtkaarten met een korte naam, één-regel beschrijving en het belangrijkste detail waar klanten om geven: voedt X, vegetarisch, glutenvrij, pittig.
Foto's zijn optioneel. Als je ze gebruikt, houd ze consistent en licht zodat de pagina snel blijft op telefoons.
Plaats het aantal gasten dicht bij de top en houd het zichtbaar tijdens het scrollen. Gebruik een minimum en maximum die overeenkomen met hoe je daadwerkelijk catert (min 10, max 300) en leg uit wat er gebeurt buiten dat bereik (“Voor 300+ bevestigen we details telefonisch”). Een redelijke standaardwaarde zoals 25 vermindert friction.
Terwijl klanten items toevoegen, werk het offerteoverzicht direct bij. Op mobiel werkt een onderaan-lade goed. Het overzicht moet aantallen tonen, prijs per persoon of per schaal, geschatte belastingen/kosten (als je die gebruikt) en een duidelijke aanduiding dat het totaal een concept is.
Een eenvoudige flow die werkt:
“Save draft” is voor klanten die nog aan het beslissen zijn. “Request confirmation” verzamelt de laatste details die je nodig hebt om te finaliseren: datum/tijd, afleveradres en contactgegevens. Houd het kort. Dit is een overdracht, geen volledige checkout.
Mobile-first is belangrijk: grote tikdoelen, korte gerechtnamen en een overzicht dat niet verdwijnt. Als iemand onderweg een concept kan bouwen terwijl ze op een lift wachten, dan doet het zijn werk.
Een kiezer voelt alleen betrouwbaar als twee mensen met dezelfde selectie hetzelfde concepttotaal zien. Dat betekent dat je een paar eenvoudige prijsregels moet vastleggen en consequent toepassen.
Vermijd het mengen van prijsstijlen op hetzelfde regelitem. Kies de eenheid die past bij hoe je voorbereidt en portioneert.
Per-persoon prijs is het beste voor geserveerde maaltijden, lunchboxen en alles waarbij elke gast een vaste portie krijgt. Per-schaal prijs past bij hapjes, broodjeschalen en desserts die in partijen gemaakt zijn.
Als je schalen aanbiedt, definieer dan de serveergrootte duidelijk (“voedt 10–12”), en hanteer een consistente regel voor conceptoffertes: altijd afronden naar de volgende hele schaal. Dat beschermt je keuken en voorkomt ongemakkelijke onderbestellingen.
De meeste offerteproblemen ontstaan bij bestellingen die nooit de prijspagina hadden mogen bereiken.
Stel regels zoals een minimumorderwaarde (of minimum aantal gasten), minimale doorlooptijd (48 of 72 uur), cutoff-tijden (bestellingen na 15:00 gelden als verzoek voor de volgende dag) en weekend/feestdag-aanpassingen als je die aanbiedt.
Toon deze vroeg, voordat de klant een volledig menu bouwt en tegen een harde stop aanloopt.
Conceptoffertes moeten duidelijk zijn over wat inbegrepen is. Veelvoorkomende extra’s zijn levering, opbouw, bedienend personeel en een servicekost. Belastingen verschillen per locatie en soms per producttype, dus label ze als “geschatte belasting” tenzij je ze precies berekent.
Behandel elke vergoeding als een eigen regel met een duidelijke regel: vast bedrag, percentage van het voedsel-subtotaal, of “vanaf” als het afhankelijk is van afstand of personeel.
Als je kortingscodes of schaalprijzen gebruikt, houd de regel eenvoudig uitlegbaar (bijvoorbeeld “10% korting op eten alleen bij 100+ gasten”). Pas kortingen toe vóór belasting en bepaal of levering en servicekosten kortingbaar zijn.
Gebruik simpele afrondingen zodat bedragen doelbewust lijken:
Voorbeeld: een klant selecteert 75 gasten en 6 hapjesopties geprijsd per schaal (voedt 12). Je concept moet automatisch 7 schalen rekenen, een bezorgkosten toevoegen, geschatte belasting toepassen en een overzichtelijk totaal tonen dat je team snel kan bevestigen.
Een menukiezer werkt het best wanneer het aansluit op hoe mensen catering bestellen: kies een pakket, voeg een paar extra’s toe, stel het aantal gasten in. Als klanten door een lang restaurantmenu moeten scrollen, haken ze af, verlaten het formulier of bellen je.
Groepeer items op beslissing, niet op keukenstation. Klanten denken meestal eerst aan het maaltijdformat (lunchbox vs buffet), daarna aan extra’s (drank, dessert, personeel). Minder, duidelijkere groepen houden de kiezer snel.
Gebruik eenvoudige gerechtnamen en korte beschrijvingen. Bewaar het verhaal van de chef voor je hoofdpagina, niet voor de conceptofferte.
Een structuur die vaak werkt:
Geef naast elk item in één regel aan wat erbij zit: bijgerechten, brood, sauzen, bestek, borden/servetten en of opbouw is inbegrepen. Eén zin zoals “Inclusief bestek en servetten” vermindert navragen.
Dieetlabels helpen alleen als ze nauwkeurig en consequent zijn. Als een gerecht vegetarisch kan worden gemaakt op aanvraag, label het als “Vegetarische optie”, niet als “Vegetarisch”. Als kruisbesmetting mogelijk is, vermeld dat duidelijk.
Maak wijzigingen moeiteloos. Elk geselecteerd item moet een duidelijke verwijderknop en eenvoudige hoeveelheidsbediening hebben. Klanten beginnen vaak met één plan en passen het snel aan (60 lunchboxen naar 55, plus 10 glutenvrije). Als dat frustrerend is, mailen ze je in plaats van het formulier te gebruiken.
Een goede menukiezer moet een conceptofferte produceren die consistent, eenvoudig te controleren en eenvoudig aan te passen is voordat er iets officieel wordt verstuurd. Bouw het in kleine stukken zodat je elk deel kunt testen.
Begin met je menu in een heldere structuur te zetten. Elk gerecht of pakket heeft een klantvriendelijke naam, een basisprijs en een eenheid (per gast, per schaal, per persoon-per-uur). Houd keuzes in het begin beperkt.
Zet de basis klaar:
Definieer daarna de wiskunde voor het conceptoverzicht. Het doel is geen perfecte eindfactuur, maar een betrouwbaar startpunt.
Een eenvoudige formule die veel teams gebruiken:
subtotal = sum(line_items)
service_fee = subtotal * service_fee_rate (or fixed amount)
delivery_fee = based on zone/time
estimated_tax = (subtotal + fees) * tax_rate
estimated_total = subtotal + service_fee + delivery_fee + estimated_tax
Voeg een beoordelingsscherm toe voordat het verzoek wordt verzonden. Toon aantal gasten, geselecteerde items, geschat totaal en de belangrijkste aannames (minimums, inbegrepen personeeluren, leveringsvenster). Neem één duidelijke actie op zoals “Vraag deze offerte aan”.
Na verzending, sla het concept op in een backoffice-view waar personeel prijzen kan aanpassen, aantallen kan overrulen en notities kan toevoegen. Wanneer je antwoordt, bouw het offertebericht direct vanuit dat opgeslagen concept: items, totalen, aannames en wat je nog wilt bevestigen.
Voorbeeld: een klant kiest “Sandwich Lunch Pakket” voor 40 gasten plus 2 saladeschalen. Het concept toont de pakketprijs per persoon, de schaal-add-on en een notitie dat belasting een schatting is. Je team opent het opgeslagen concept, past bezorging aan op basis van het adres en stuurt een definitieve offerte zonder alles opnieuw te schrijven.
De meeste offerte-tools falen om één van twee redenen: ze verrassen de klant, of ze creëren extra werk voor je team. Een catering-menukiezer moet voelen als een behulpzame schatting, niet als een contract.
Het overslaan van minimums is een klassieke fout. Als je een minimum aantal gasten of een minimum orderbedrag hebt, toon het meteen wanneer de klant het aantal invoert of items toevoegt.
Een andere valkuil is te veel vragen voordat je ook maar één cijfer toont. Als klanten een lange vragenlijst moeten invullen voordat ze zelfs een ruwe schatting zien, haken velen af. Begin met aantal gasten en menukeuzes, toon een globaal bedrag en verzamel daarna details zoals afleveradres, dieetnotities en contactinfo.
Verborgen kosten ondermijnen ook vertrouwen. Als levering, personeel, huur, servicekosten of belasting kunnen gelden, toon ze als afzonderlijke regels zodra ze relevant zijn, zelfs als het schattingen zijn.
Label tot slot wat geschat is en wat bevestigd is. Ingrediëntprijzen veranderen. Personeelsinzet hangt af van locatie. Afstand beïnvloedt bezorgkosten. Noem het een conceptofferte en leg uit wat kan veranderen.
Bouw het concept zo dat personeel het kan aanpassen voordat het naar de klant gaat. Laat de klant het repeterende deel doen (gerechten kiezen, aantal invullen) en laat je team de beoordelingsgesprekken voeren.
Vangrails die helpen:
Voorbeeld: een klant kiest 40 gasten en een broodjeschotel. Als je minimum €600 is, toon dan “€600 minimumbestelling” direct en suggereer gangbare extra’s (salades of dranken) om het te halen.
Een office manager plant een teamlunch voor 75 personen op een donderdag. Ze wil niet mailen heen en weer, dus gebruikt je catering-menukiezer en bouwt in minder dan twee minuten een verzoek.
Ze kiest een buffetpakket zoals “Mediterranean Lunch Buffet”. Het pakket vermeldt per gast wat inbegrepen is (hoofdgerecht, twee bijgerechten, salade, brood) en het minimumaantal gasten. Daarna voegt ze twee veelvoorkomende extra’s toe.
Hun selectie ziet er zo uit:
Zodra ze het aantal instelt, werkt het concept bij. De kiezer toont een geschat totaal dat goed genoeg is voor planning, niet definitief—bijvoorbeeld €1.650–€1.850, plus een bezorgkostenrange zoals €35–€60 afhankelijk van afstand en parkeermogelijkheden.
Het verzoek komt binnen als een conceptofferte met alle keuzes vastgelegd. Je personeel bekijkt het snel en vult in wat de kiezer niet kan weten: verdieping van het kantoor, lifttoegang, laadregels, parkeerkosten en of opbouw nodig is. Als de klant dieetnotities toevoegt, bevestig je aantallen voor vegetarisch of glutenvrij en of vervangingen de prijs per persoon veranderen.
Je stuurt de definitieve offerte terug met een korte samenvatting van wat bevestigd is (menu en aantal gasten), wat is aangepast (bezorg/opbouwkosten) en wat belangrijk is daarna (deadlines voor wijzigingen, uiterste datum voor definitieve gastenlijst en jullie betalings-/annuleringsvoorwaarden).
Voordat je de kiezer live zet, test hem zoals klanten hem gebruiken: op een telefoon, gehaast, met ontbrekende gegevens.
Open het op een mobiele verbinding en vul een verzoek in met één hand. Als de pagina springt terwijl afbeeldingen laden of te traag verschijnt, haken mensen af. Houd foto's licht en zorg dat gerechtnamen, prijzen en knoppen snel zichtbaar zijn.
Maak hoeveelheden pijnloos. Als iemand het aantal gasten van 60 naar 75 verandert, moeten alle relevante nummers netjes bijwerken zonder dat het hele order opnieuw opgebouwd moet worden.
Een menukiezer is alleen nuttig als hij een concept maakt dat je team snel kan afronden. Na verzending moet het concept in één oogopslag leesbaar en makkelijk aanpasbaar zijn.
Een korte pre-launch checklist:
Voeg één duidelijke zin toe nabij het totaal die verwachtingen stelt: dit is een conceptschatting, en de definitieve prijs wordt bevestigd door je team nadat beschikbaarheid en details gecontroleerd zijn.
Een eenvoudige test: vraag een vriend “lunch voor 25” met één allergie-opmerking en een afleveradres. Als je die inzending in minder dan vijf minuten naar een verzendklare offerte kunt omzetten, zit je goed.
Begin klein zodat je in dagen kunt lanceren, niet maanden. Kies 10–20 items die je het vaakst verkoopt en houd je aan één prijsmodel dat je in één zin kunt uitleggen (bijvoorbeeld per-persoon pakketten met een minimumaantal gasten). Het doel is niet elk randgeval dekken, maar schone aanvragen krijgen die snel in consistente conceptoffertes veranderen.
Houd de eerste versie gericht op beslissingen die klanten zelfzeker kunnen maken. Te veel opties vroeg (dieetvarianten, complexe ruilregels, meerdere leveringsvensters, apparatuurverhuur) vertraagt mensen.
Na publicatie, volg waar klanten afhaken. Noteer de laatste stap die ze voltooiden en de laatste vraag die ze zagen. Als de meeste afhaken tijdens het kiezen van bijgerechten, beperk dan het aanbod of selecteer een standaard die ze kunnen wijzigen.
Een eenvoudige wekelijkse verbeterloop:
Voeg zo snel mogelijk een staff-only view toe. Hier bevestig je beschikbaarheid, pas je aantallen aan, bereken je reële bezorgkosten en voeg je notities toe voordat je de definitieve offerte verzendt.
Als je snel een prototype van de workflow wilt maken, kan Koder.ai (koder.ai) je helpen een interne tool uit chat te bouwen: je beschrijft je menu, prijsregels en schermen, en iterereert daarna op het conceptoverzicht en de staff review-view voordat je het deelt met klanten.
Een catering-menukiezer verandert een open vraag in een gestructureerde keuze. De klant kiest een menu of pakket, vult het aantal gasten in en ziet een concepttotaal, zodat jullie het gesprek altijd met dezelfde uitgangspunten beginnen.
E-mailschattingen falen omdat mensen hetzelfde evenement vaag beschrijven en kleine aannames veel invloed hebben op de prijs. Een kiezer dwingt de belangrijkste keuzes naar voren zodat het eerste bedrag dat je stuurt dichter bij wat de klant verwacht ligt.
Verzamel de selectie, het aantal gasten en de prijsregel die geldt (per persoon of per schaal), plus afhaal versus levering en datum/tijd. Voeg alleen die add-ons toe die betrouwbaar de prijs wijzigen, zodat het concepttotaal betekenisvol is.
Vermijd open tekstvelden voor hoeveelheden en vragen die je niet consistent kunt prijzen. Sla ook betaalgegevens en gedetailleerde zaalopstellingen over totdat de klant een conceptbedrag heeft gezien en je de haalbaarheid hebt bevestigd.
Vraag vroeg naar het aantal gasten en houd het zichtbaar terwijl ze browsen, want dit stuurt voorgestelde hoeveelheden en totalen. Gebruik een redelijk standaard aantal en duidelijke limieten zodat klanten niet iets bouwen wat je niet kunt leveren.
Toon voor elke schaal het serveereenheid in gewone taal en hanteer één consistente afrondingsregel, meestal naar boven naar hele schalen. Dit voorkomt onderbestelling en zorgt dat twee klanten met dezelfde selectie hetzelfde concepttotaal zien.
Zet ze als afzonderlijke regels in de conceptofferte en label ze duidelijk als schattingen. Als een vergoeding afhangt van afstand, personeel of locatiebeperkingen, vermeld dan dat deze kan veranderen na bevestiging in plaats van het te verbergen.
Gebruik een duidelijke aanduiding zoals “conceptschatting” en vermeld de aannames die de prijs kunnen veranderen, zoals minimums, afrondregels en bezorgvoorwaarden. Het doel is een betrouwbaar startpunt, geen onvoorwaardelijke belofte.
Bied twee acties: één om het concept op te slaan voor later en één om bevestiging aan te vragen. Opslaan helpt twijfelende klanten; bevestiging vragen is de stap waarin je alleen de laatste details verzamelt die nodig zijn om de offerte af te ronden.
Begin met een klein menu dat je consistent kunt prijzen en voeg complexiteit alleen toe nadat je echte inzendingen ziet. Als je snel wilt prototypen, kan Koder.ai (koder.ai) een webappflow genereren vanuit chat en je laten itereren op het conceptoverzicht en het staff review-scherm voordat je het deelt met klanten.