法的な専門用語なしで顧客にデータ所在を説明する

顧客が「データ所在」について尋ねるときに本当に知りたいこと

顧客がデータ所在について尋ねるとき、たいてい次の3点を安心させてほしいと思っています：データがどこにあるか、誰が見られるか、そして予期しない場所に移動する可能性があるかどうか。

ほとんどの場合、法的な定義を求められているわけではありません。顧客が知りたいのは「我々のデータが思わぬ場所に行かないか、そしてコントロールできるか？」という点です。まず、その懸念を率直に伝えると、「本質を理解している」というシグナルになります。

多くの「所在」質問の背景には、次の3つの問いがあります：

• 我々のデータはどこに保存されているか（どの国やリージョンか）？
• 誰がアクセスできるか（御社のスタッフ、ベンダー、サポートなど）？
• その場所からデータが移動する可能性はあるか（バックアップ、ログ、分析、サポートツール、AI 処理）？

早めに期待値を設定しましょう。自社の仕組みをわかりやすく説明できますが、法的助言をするわけではありません。次の一文がよく効きます：

「私たちはコントロールと典型的なデータフローを説明できます。最終的には御社の法務が自社ポリシーと照らして確認されると良いでしょう。」

また「所在」で何が含まれるか、何が含まれないかを明確にしてください。所在は主にデータがホストされている場所と移転される可能性に関するものです。すべてを約束する意味にはなりません。

データ所在だけでは次のような疑問には答えられません：

• データ保持（どのくらい保持するか）
• データ所有権や知的財産の扱い
• セキュリティの品質（暗号化、監視、インシデント対応）
• ユーザーが何をアップロード／共有するか
• 顧客がデータを別システムにエクスポートした後の扱い

平易な言葉での「データ所在」（何でないか）

データ所在とは、簡単に言うと「顧客データが保存されている国やリージョン」です。ここでの“保存”は、データベース、ファイルストレージ、バックアップなどの“at rest”（不活性）な状態を指します。

顧客が所在を尋ねるとき、求めている明白な答えは「日常的にデータはどこにあるのか？」です。

いくつかの区別をしておくと混乱を避けられます：

• データ所在 vs データプライバシー： プライバシーはデータの利用・保護（誰が、なぜ、どんな対策でアクセスするか）に関する話で、場所に限られません。所在は場所に関する話です。
• データ所在 vs データ主権： 主権はどの国の法律がデータに対して権限を主張するかに関する話で、所在は単に保存場所です。

「リージョン」が重要なのは、場所によって実務上の義務やリスクが変わるからです（法律、契約上の約束、監査証拠、災害対策の設計、越境転送ルールなど）。

所在を説明するときは具体的に話してください。保存、バックアップ、アクセス経路、第三者について日常的な言葉で説明しましょう。

チームが読む短いスクリプト

「データ所在とは、データが保存される場所を指します。御社のアカウントでは、保存データを選んだリージョンに置くことを目標としています。サポートのトラブルシューティングやセキュリティ監視などで一時的に移動することはありますが、その範囲は限定し、アクセス権を管理しています。必要な国やリージョンを教えていただければ、どのデータがそこに保存され、何が移動する可能性があるか、そしてどんなコントロールを使っているかを確認します。」

顧客データが現れる5つの場所

所在の話がややこしくなるのは、人々がデータが“どこに現れるか”を混同するためです。最初に「場所」を名前で挙げておくと会話が楽になります。

1) 保存（“ホーム”）

保存は、誰も操作していないときにデータが置かれる場所：データベース、ファイルアップロード、オブジェクトストレージ（書類、画像）、時にはログです。

2) バックアップとレプリカ（“安全のコピー”）

バックアップはミスや障害からの復旧用のコピー。レプリカはパフォーマンスや可用性のための追加コピーです。所在の観点では、別リージョンのコピーも顧客データです。

3) 処理（“作業台”）

処理はリクエストを扱う場所：アプリサーバ、バックグラウンドジョブ、API ゲートウェイ、一時キャッシュなど。リクエスト実行中にメモリや一時ファイルにデータが短時間存在することがあります。

4) 管理者アクセス（“人のレイヤー”）

サポートやエンジニアはどこからでも作業できますが、それが自動的にデータ移動を意味するわけではありません。顧客が本当に知りたいのは、スタッフが顧客データを閲覧できるかどうか、どんなルールで、どこまでログが取られるか、という点です。

5) 第三者サービス（“ヘルパー”）

第三者は、顧客データを保存、処理、またはアクセスできる場合に重要になります（サブプロセッサと呼ばれることもあります）。例としてはメール配信、エラートラッキング、分析、支払いシステム、AI モデル提供者などがあります。

多くのケースをカバーする簡単な物語：

ユーザーが契約書をアップロードする（保存）、それが夜間にバックアップされる（バックアップ）、システムが重要フィールドを抽出する（処理）、サポートが読み取り専用で問題を調査する（管理者アクセス）、エラーレポートの一部が監視ツールに送られる（第三者）。

具体化：どのデータについて話しているのか？

「我々のデータはどこに保存されるか？」は、アップロードされたコンテンツ、請求情報、ログ、一時処理など、何を指すかによって意味が大きく変わります。

実務的な答え方は、データを3つのバケットに分けることです：

• 顧客コンテンツ： 顧客が製品に意図的に投入するもの（ファイル、レコード、メッセージ、ドキュメント、画像、入力テキスト）。生成された出力も顧客コンテンツとみなす顧客が多いです。
• サービスデータ： サービスがアカウント運用に必要とする情報（アカウントプロファイル、請求、プラン、役割、認証イベント、基本的な使用量など）。診断用のエラーログやパフォーマンス指標も含むことが多いです。
• 一時データ： サービスが動作する間に作られる短命のデータ（メモリ内処理、短いキャッシュ、キュー、一時ファイル）。長期保存を目的としませんが、一時的にリージョン内に存在することがあります。

文書で示す簡単な順序

回答するときは次の順で説明すると分かりやすいです：（1）顧客コンテンツ、（2）サービスデータ、（3）一時処理データ。

以下は文書やメールで使える表形式です：

例文：

「プロジェクトのコンテンツは選択したリージョンに保存されます。請求やアカウント記録はサービスデータであり別に保存される場合があります。処理中、一部の一時データはメモリやキャッシュに短時間存在し、その後期限切れになります。」

メールやドキュメントで再利用できる簡単な図

小さな図は、段落より早く所在の疑問に答えることが多いです。スマホでも読めるようにして、何がどこに保存されているか、何が移動し得るかに焦点を当ててください。

図1：1つのリージョンに主要なデータがある場合

顧客が「すべて Region A にある」と単純に言いたいときに使います。

Customer
  |
  | use app
  v
[Region A]
  - App servers (process)
  - Database (store)
  - Backups (copy, store)

これは下に一文添えると良いです：

「すべての顧客コンテンツは Region A に保存され、バックアップも Region A に保存されます。」

図2：プライマリとディザスタリカバリの2リージョン

スタンバイリージョンがある場合に使います。矢印で移動を示しましょう。

           normal use
Customer  -----------\u003e  [Primary Region]
                             - App (process)
                             - DB (store)
                             - Backups (copy)
                                  |
                                  | encrypted copy
                                  v
                         [DR Region]
                             - Backup copy (store)
                             - Standby (no access unless failover)

転送に敏感な顧客には、矢印に「何が移動するか」（例：「暗号化されたバックアップコピー」）や頻度（例：「日次」）をラベルで示すと安心されます。

図3：ユーザー操作とタッチポイントを示す

「ファイルはどこへ行くのか？」「保存時に何かがリージョン外へ出るのか？」と聞かれたときに使います。

User uploads a file
  1) App server (process upload)
  2) Object storage (store file)
  3) Database (store metadata)
  4) Backup system (copy for recovery)
User views the file
  5) App server (read)
  6) Object storage (send)

ラベリングのルール（間違いを避けるため）：

• 略語は避ける。"database" と書き、"DB" は避ける。"disaster recovery" と書き、"DR" は避ける。
• 顧客に分かる動詞を使う：store（保存）、copy（コピー）、process（処理）、send（送信）、delete（削除）。
• ボックスにはタイトルだけでなくリージョン名も書く。
• 何かがリージョンを出る可能性があるなら矢印を引いて名前を付ける。
• 発生しないこと（例：「分析のエクスポートは行わない」）は図の近くに明記する。

ステップごとの説明方法（再現可能なスクリプト）

落ち着いた一貫したスクリプトがあれば、法的な言い回しを避け、推測を減らせます。

通話やメールで使えるスクリプト

1. 最初に確認する質問：「どのルールを満たしたいですか―特定の国、EU のような地域、それとも社内ポリシーですか？」

2. 彼らにとっての「データ」が何を指すかを揃える：「コンテンツ、ユーザーアカウント、ファイル、ログ、バックアップ、分析のどれを指しますか？」

3. デフォルトの保存場所を一文で述べる：「通常は、環境がデプロイされているリージョンにアプリケーションデータが保存されます。」

4. 何が動き得るか、なぜかを説明する。実務的に留める：サポートのトラブルシューティング、復旧設計（リストア／フェイルオーバー）、第三者の利用。何かがリージョンを出さないならその旨を言う。条件付きで出るなら条件を明示する。

5. 顧客が選べるコントロールを提示する。顧客が選べる点（リージョン選択、アクセス制御）と顧客自身でできること（エクスポート、リストア）に焦点を当てる。

最後に次のステップを提示：

「何がそのまま残るか、何が動き得るか、何をコントロールできるかを短く文書化して送ります。修正があれば返信してください。」

書面に含めるべき事項

5行にまとめてください：

• 顧客要件（国／リージョンとどのデータ種別か）
• 保存場所（デフォルトと選択したリージョン）
• 許容される転送（サポート、復旧、第三者）
• 顧客のコントロール（リージョン選択、アクセス、エクスポート、スナップショット）
• 未解決の質問（顧客から必要な情報）

コピーペーストできるわかりやすい文言テンプレート

顧客が求めるのは主に二点：データがどこにあるか、そして移動するかどうか。これらを分けて伝えます。

「データは X にあります。Y へは Z の場合のみ移動します。」

「常に」「決して」といった絶対表現は慎重に。バックアップや障害対応、サポート作業の例外を考慮して、絶対は避けるか条件付きで使ってください。

すぐ使える3つの回答（コピー用）

• 短い回答（メールやチャット用） 「顧客データは当社のクラウドインフラ上の [REGION/COUNTRY] に保存されます。災害復旧や承認されたサポートなどの特定の理由がある場合のみ、限定的にそのリージョン外に移動することがあります。以下のコントロールが適用されます。」

• 詳細回答（調達や IT 向け） 「通常、アプリデータ、データベースの記録、ファイルアップロードは [REGION/COUNTRY] に保存されます。バックアップは [BACKUP REGION] に保存され、保持期間は [RETENTION] です。問題解決の際に一時的に [SUPPORT/DIAGNOSTIC LOCATION] に移動することがあり、その場合は制限されたアクセスのみ許可されます。サブプロセッサを使う場合（例：クラウドホスティングや AI モデル提供者）は、使用するベンダーとそのリージョンを明示します。」

• セキュリティレビュー向け（正式だが平易） 「当社の所在説明は次をカバーします：(1) 本番データの保存場所、(2) バックアップとディザスタリカバリのコピー保管場所、(3) 誰がデータへアクセスできるかとアクセスのログ、(4) どの第三者がデータを処理するか。」

ドキュメントに置いておくための記入テンプレート

単一の真実のソースとしてこれを用意し、回答に必要な箇所をコピーしてください：

• リージョン（本番）: [REGION/COUNTRY], [CLOUD], [TENANT SETUP]
• バックアップ: [REGION] に保存、[AT REST/IN TRANSIT]で暗号化、保持期間 [DAYS]
• サポートアクセス: [WHO], [WHEN], [承認必要?], [ログ記録]
• ディザスタリカバリ: [DR REGION], 「障害時のみ使用」
• サブプロセッサ: [LIST]（該当する場合は AI モデル提供者も含む）

不明な点があれば推測せず、わかっていること、確認すること、いつ回答できるかを書き添えてください。

よくある誤りと避けるべき言い回し

自信満々だがあいまいな表現は信頼を失いやすいです。以下は追求されやすいミスです。

よくある失敗例

「準拠している」と言っておいて、データの保存場所を示さない。 顧客は通常、単純な一文を求めています：どのデータがどの国やリージョンに保存されるか、それが変更可能かどうか。

計算（compute）の場所と保存の場所を混同する。 アプリがある場所とデータベースやファイルストレージ、分析の保存場所は異なることがあります。「アプリがどこで動いているか」だけを話すと誤解を招くことがあります。

「副次データ」を忘れる。 バックアップ、ログ、クラッシュレポート、サポートチケットは主要データと同じくらい重要です。

例外があるのに「データは決して出ない」と言う。 実際のシステムにはインシデント対応や承認されたサポートワークフロー、オプションのディザスタリカバリ、第三者ツールなどの例外があります。例外を平易に説明できないなら絶対表現は避けましょう。

クラウドの「リージョン」があるから越境アクセスがないと考える。 データが一つのリージョンに保存されていても、特定のコントロールの下で他の場所のスタッフやシステムがアクセスできる場合があります。顧客はその違いを気にします。

安全な言い回しの例：

• 「顧客コンテンツは選択したデプロイ先に保存されます。ディザスタリカバリ用にクロスロケーションを有効にしない限り、バックアップは同じ場所に保存されます。」
• 「サポートアクセスは制限され、ログを取っています。アクセスの承認プロセスを説明できます。」
• 「特定の機能のために第三者サービスを使うことがあります。どのデータが送られるかを確認してお伝えします。」

顧客に回答する前の簡単チェックリスト

方針文から始めるのではなく、まず一言か二言で言える事実を示し、詳細は求められたら追加してください。

最初に確認する5つの項目

• 主要保存場所： 顧客の主なデータベースやファイル保存はどの国／リージョンか？
• バックアップと保持： バックアップはどこに保管され、どれくらいの期間保存され、誰が復元できるか？
• レプリケーションとフェイルオーバー： システムは別リージョンへコピーや移動を行えるか（性能向上、障害復旧、メンテナンスのため）。どの条件で動くか？
• 人的アクセス経路： 誰がどこから顧客データにアクセスできるか、承認やログはあるか？
• データを扱う第三者： どのベンダーがデータに触るか（クラウドホスティング、メール/SMS、分析、AI モデル提供者）と、彼らに何を渡すか。

その後、顧客が選べるコントロールを平易に説明します：選べるリージョン、エクスポートの方法、要求できる設定など。

送信前の最終確認（自分に聞くこと）

返信が次の3つの質問に答えていることを確認しましょう：

• 「日常的に私のデータはどこにあるのか？」
• 「その場所からデータは出るのか、出るときはいつか？」
• 「ランダムなアクセスやランダムな転送を防ぐ仕組みは何か？」

使える具体表現：

「主要データは [region] に保存されています。バックアップは [region] に [time] 保存されます。データが別リージョンに移るのは [failover/replication rule] の場合のみです。アクセスは [roles] に限定され、ログが取られます。サブプロセッサは [vendors] で、目的は [purpose] です。」

例：実際の顧客質問への回答（単純なシナリオ）

ドイツの顧客から「データは EU 内に留まりますか？障害時に他の国に移動しますか？」とメールが来た場合。

3文の返信（コピー用）

はい — アプリとデータベースを EU リージョンにホストできますので、保存される顧客データはそちらにあります。

障害時にデータを別の国に自動的に移すことはありません。事前に承認されたフェイルオーバー設定がある場合のみ移動します。

許容される EU の国やリージョンを教えていただければ、正確なホスティング場所を確認し、アカウントに文書化します。

追加情報（詳細を求められたとき用）

「データが EU にある」と言うときは、主に保存するシステム（アプリサービス、データベース、ファイルストレージ）がどこで動いているかを指します。

障害対応では一般に2つのアプローチがあります：

• 1つの EU リージョンに留める：所在要件としては単純ですが、リージョン全体の障害時に復旧に時間がかかる可能性があります。
• EU 間のフェイルオーバー：主要リージョンがダウンした場合に第二の EU リージョンに切り替え可能にするアプローチ。可用性は上がりますが、障害中に第二リージョンで処理される可能性があります。

顧客が関心を持つ実務ポイント：

• バックアップやスナップショットは選択した承認済みリージョンに保存されます。
• サポートアクセスは制限されており、保存場所自体は通常変わりません。
• 顧客がエクスポートを要求した場合、データはプラットフォームから出ますが、それは顧客のリクエストによるものです。

次のアクション：顧客に許容するリージョン（例：「EU 内のみ、オプションで第二の EU リージョンへフェイルオーバー可」）を確認してもらい、その選択をオンボーディング文書に記録してください。

FAQ と次のステップ（チームと顧客向け）

FAQ: データは具体的にどこに保存されますか（リージョンと国の違い）？ わかりやすい言い方：データは選択したクラウドリージョンに保存されます。リージョンは地理を表しますが、必ずしも単一の国と一致しないことがあります。特定の国が必要な場合は、どのリージョンが要件を満たすかを確認してください。

FAQ: サポートやトラブルシューティング中にデータは移動しますか？ 通常のサポート作業で顧客コンテンツを別にコピーする必要はありません。まれに一時的なアクセスや顧客提供サンプルが必要な場合は、誰がアクセスし、どれくらい保持し、どのように削除するかを明示してください。

FAQ: バックアップは同じリージョンに保管されますか？ 顧客は通常、バックアップが主要データと同じリージョンにあることを期待します。バックアップが同一リージョンにある場合は明言してください。ディザスタリカバリで別リージョンにコピーを保管する設定がある場合は、そのオプションと説明を示してください。

FAQ: ログ、分析、メール通知はどうなりますか？ ここが混乱のもとです。データベースが一つの場所にあっても、サポートデータやログ、性能指標、監査トレイル、メール（パスワードリセットなど）は別の場所に保存されることがあります。これらに個人データが含まれるか、どこに保存されるか、顧客が設定できるかを明示してください。

FAQ: 顧客が有効にできるコントロールは？ 実際にサポートできるコントロールだけを列挙してください。例：

• デプロイ前にリージョンを選ぶ
• チームアクセスを制限する（ロールベース、最小権限）
• データ、ログ、バックアップの保持ルールを設定する
• スナップショットとロールバックの運用を定める
• 必要時にデータやソースコードをエクスポートする

次のステップ オンボーディング前に所在要件（国、リージョン、バックアップ、サポートアクセス）を早めに把握して書面化してください。

プラットフォーム例として Koder.ai (koder.ai) のような環境では、AWS 上で特定の国にアプリを配置でき、ソースコードのエクスポートやスナップショット／ロールバック機能をサポートしています。これらの詳細は、顧客にどのコントロールを提供できるかを文書化するときに重要です。