Impara a pianificare e costruire un'app web per agenzie di marketing per gestire campagne, asset e approvazioni dei clienti, con ruoli, workflow e cronologia pronta per audit.
Prima di disegnare schermate o scegliere uno stack tecnologico, chiarisci il problema principale: campagne marketing e approvazioni sono sparse tra email, chat e drive condivisi. Un'app per campagne dovrebbe raccogliere brief, asset, feedback e firme in un unico posto in modo che tutti vedano cosa succede dopo—senza inseguire thread.
La maggior parte dei workflow di approvazione in agenzia coinvolge quattro gruppi, ognuno con esigenze diverse:
Le approvazioni via email generano problemi prevedibili: scadenze mancate perché nessuno vede l'ultima richiesta, feedback poco chiaro come “rendilo più impattante” senza dettagli, molteplici versioni in circolazione e cicli di rifacimento causati da input tardivi o conflittuali.
Definisci risultati misurabili per giudicare l'efficacia del prodotto:
Per la v1 concentrati sul minimo indispensabile che mantenga campagne e approvazioni insieme:
Rimanda i “bello da avere”: reporting avanzato, integrazioni profonde, regole di automazione e percorsi di approvazione personalizzati.
Prima di pensare a schermate o tecnologia, scrivi come il lavoro scorre realmente nella tua agenzia. Un workflow chiaro trasforma “Dove siamo?” in una sequenza prevedibile di passaggi che l'app può far rispettare, automatizzare e su cui fare report.
La maggior parte delle app di approvazione per campagne si descrive con pochi blocchi fondamentali:
Documenta le relazioni: una campagna contiene progetti; i progetti contengono task; i task producono asset; gli asset passano attraverso approvazioni.
Un flusso semplice e adatto alle agenzie è:
Draft → Internal review → Client review → Approved
Fai in modo che ogni stato significhi qualcosa operativamente. Per esempio, “Internal review” potrebbe richiedere la firma del creative lead e dell'account manager prima che il cliente lo veda.
Decidi come apparirà il feedback nel prodotto:
La chiave è legare il feedback a una versione dell'asset, così non si discute su quale file sia stato revisionato.
I rallentamenti comuni: attesa dei revisori, passi successivi poco chiari e setup ripetuto. Le automazioni più utili:
Le approvazioni reali non sono sempre pulite. Pianifica per:
Se riesci a descrivere queste regole in linguaggio semplice, sei pronto a trasformarle in schermate e modelli dati.
Una buona UX per un'app di campagne parte da una gerarchia informativa semplice che rispecchi come le agenzie già pensano: Cliente → Campagna → Deliverable (asset). Se gli utenti possono sempre rispondere a “Dove sono?” e “Cosa succede dopo?”, le approvazioni vanno più veloci e meno cose sfuggono.
Usa il cliente come ancoraggio top-level, poi mostra le campagne e infine i deliverable (ads, email, landing, post social). Mantieni la stessa struttura nella navigazione, breadcrumb e ricerca così le persone non devono reimparare l'app a ogni schermata.
Una regola pratica: ogni deliverable dovrebbe sempre mostrare a colpo d'occhio cliente, campagna, data di scadenza, stato e responsabile.
Dashboard: la base dell'agenzia. Metti in evidenza ciò che richiede attenzione oggi: scadenze imminenti, elementi in attesa di review interna e elementi in attesa di approvazione cliente.
Timeline della campagna: vista tipo calendario o per fasi che renda evidenti le dipendenze (es. “Copy approvato” prima di “Design finale”). Mantienila leggibile—la gente dovrebbe capire il progresso in pochi secondi.
Vista di revisione asset: qui si guadagna o si perde tempo. Rendi l'anteprima grande, i commenti facili da trovare e l'azione successiva chiara.
Inbox: un unico posto per “cose a cui devo rispondere” (nuovi feedback, richieste di approvazione, mention). Questo riduce il ping-pong tra email e chat.
I filtri rapidi dovrebbero rispondere a richieste tipiche dell'agenzia:
La call to action primaria deve essere evidente: Approva / Richiedi modifiche. Lasciala fissa nella vista di revisione (sticky footer/header) così i clienti non la cercano dopo aver scansionato i commenti.
I clienti spesso revisionano tra un incontro e l'altro. Dai priorità alla leggibilità su mobile: anteprima pulita, pulsanti grandi e form brevi per il feedback. Se un tap apre l'asset e un altro approva, vedrai tempi di turnaround più rapidi.
Un'app per approvazioni vive o muore sulla fiducia: i clienti devono essere sicuri di vedere solo ciò che devono vedere, e il tuo team ha bisogno di confini chiari così il lavoro non viene sovrascritto o approvato dalla persona sbagliata.
La maggior parte delle agenzie copre le necessità con cinque ruoli:
Invece di permessi solo globali, definisci azioni per tipo di oggetto (campaign, deliverable, asset, comment). Azioni tipiche: view, comment, upload, approve, edit, delete.
Un default pratico è il principio del “least privilege”: i contributor possono caricare e modificare i propri asset, ma eliminare o cambiare impostazioni di campagna è riservato ad account manager/admin.
I clienti dovrebbero vedere solo le loro campagne, asset e discussioni. Evita cartelle “clienti” condivise che espongono account diversi per errore. È più semplice se ogni campagna è legata a un account cliente e i controlli di accesso vengono applicati ovunque (pagine, download, notifiche).
Supporta due modalità di approvazione per deliverable:
Offri link di condivisione per comodità, ma mantienili privati di default: token a tempo, password opzionale e possibilità di revoca.
Una buona regola: la condivisione non deve bypassare il confine cliente—deve solo concedere accesso a elementi che l'utente poteva già vedere.
Una funzione di approvazione cliente vive o muore con la chiarezza. Se il team e i clienti non sanno cosa sta aspettando chi, le approvazioni rallentano e “approvato” diventa discutibile.
Inizia con pochi stati che tutti riconoscono:
Evita di aggiungere uno stato per ogni caso limite. Se serve più sfumatura, usa tag (es. “legal review”) invece di esplodere il workflow.
Tratta ogni upload come una nuova versione immutabile. Non sostituire i file in loco—crea v1, v2, v3… legate allo stesso asset.
Questo permette conversazioni pulite (“Per favore aggiorna v3”) e previene perdite accidentali. Nell'interfaccia, rendi ovvia la versione corrente e consenti di aprire versioni precedenti per confronti.
I commenti liberi da soli sono disordinati. Aggiungi struttura:
Se supporti timecode (video) o pin di pagina/regione (PDF/immagini), il feedback diventa molto più azionabile.
Quando qualcuno approva, registra:
Dopo l'approvazione, definisci le regole: tipicamente blocca le modifiche sulla versione approvata, ma consenti di creare una revisione minore come nuova versione (che riporta lo stato a In Review). Questo mantiene le approvazioni difendibili senza bloccare modifiche legittime dell'ultimo minuto.
Le approvazioni creative dipendono dall'accesso facile al file giusto nel momento giusto. La gestione degli asset è dove molte app diventano frustranti—download lenti, nomi confusi e loop infiniti su “qual è la versione finale?”.
Un pattern pulito è: object storage per i file binari (veloce, scalabile, economico) e database per i metadati (ricercabile e strutturato).
Il database dovrebbe tracciare: nome asset, tipo, campagna, versione corrente, chi l'ha caricato, timestamp, stato di approvazione e URL di anteprima. Il layer di storage contiene il file e, opzionalmente, elementi derivati come thumbnails.
Punta a un set ridotto che copre la maggior parte dei workflow:
Sii esplicito nell'UI su cosa è uploadabile vs solo link. Questo riduce upload falliti e ticket di supporto.
Le anteprime velocizzano la revisione e sono più amichevoli per i clienti. Genera:
Questo permette agli stakeholder di scorrere una dashboard di deliverable senza scaricare file in alta risoluzione.
Definisci limiti file presto (max size, max per campagna, estensioni supportate). Valida tipo e contenuto (non fidarti solo dell'estensione). Se lavori con clienti enterprise o accetti file grandi, valuta la scansione antivirus/malware nella pipeline di upload.
Le approvazioni spesso richiedono tracciabilità. Decidi cosa significa “eliminare”:
Abbina questo a politiche di retention (es. conservare asset per 12–24 mesi dopo la fine della campagna) per evitare che i costi di storage crescano senza controllo.
Un'app per campagne con approvazioni non richiede infrastrutture esotiche. Servono confini chiari: un'interfaccia amichevole per le persone, un'API che applica le regole, storage per file e dati, e worker in background per attività temporizzate come i promemoria.
Parti da ciò che il tuo team sa costruire e gestire con fiducia. Se già conoscete React + Node, o Rails, o Django, di solito è la scelta giusta per la v1. Le preferenze di hosting contano: se vuoi semplicità di “push to deploy”, scegli una piattaforma che supporti bene il tuo stack e faciliti log, scaling e gestione segreti.
Se vuoi muoverti più velocemente senza impegnarti in un grande sviluppo da zero, una piattaforma come Koder.ai può aiutare a prototipare e iterare sul workflow (campagne, asset, approvazioni, ruoli) con un'interfaccia guidata—poi esportare il codice quando sei pronto a prendertene la proprietà.
Frontend (web app): dashboard, timeline campagna e viste di revisione. Comunica con l'API e gestisce dettagli UX in tempo reale (stati di caricamento, progresso upload, thread di commenti).
Backend API: fonte di verità per le regole di business—chi può approvare, quando un asset è bloccato, quali transizioni di stato sono consentite. Mantienilo prevedibile.
Database: memorizza campagne, task, approvazioni, commenti ed eventi di audit.
File storage + previewing: conserva upload in object storage (compatibile S3). Genera thumbnails/preview così i clienti possono revisionare senza scaricare file pesanti.
Background jobs: tutto ciò che non deve bloccare l'utente: invio email, generazione anteprime, promemoria programmati, report notturni.
Per molte agenzie, un monolite modulare è l'ideale: un backend con moduli ben separati (asset, approvazioni, notifiche). Puoi aggiungere servizi quando servono (es. un processo worker dedicato) senza frammentare il deployment.
Tratta le notifiche come feature di primo piano: in-app + email, con opt-out e threading chiaro. Una job queue (BullMQ, Sidekiq, Celery, ecc.) ti permette di inviare promemoria in modo affidabile, ritentare errori e non rallentare upload e approvazioni.
Pianifica tre ambienti fin dall'inizio:
Se vuoi approfondire il lato dati, continua con blog/data-model-and-database-design.
Un modello dati pulito mantiene l'app semplice anche mentre cresce. L'obiettivo è rendere le schermate comuni—liste campagne, code di asset, pagine di approvazione—veloci e prevedibili, pur catturando la storia quando serve.
Inizia con poche tabelle che rispecchiano il lavoro reale delle agenzie:
Mantieni gli ID coerenti (UUID o numerici). Importante che ogni record figlio (clients, campaigns, assets) abbia un organization_id per applicare l'isolamento dei dati.
Gli stati da soli non spiegano cosa è successo. Aggiungi tabelle come:
Questo rende i trail di audit e la responsabilità semplici senza gonfiare le tabelle core.
La maggior parte delle schermate filtra per client, stato e data di scadenza. Aggiungi indici come:
Considera anche un indice composto per “cosa necessita revisione ora”, es. (organization_id, status, updated_at).
Tratta lo schema come codice prodotto: usa migrazioni per ogni modifica. Seedando alcuni template di campagna (stadi predefiniti, status base, passi di approvazione standard) permetti alle nuove agenzie di iniziare in fretta e agli ambienti di test di avere dati realistici.
Un'app per approvazioni vive o muore sulla fiducia: i clienti vogliono una login semplice e il tuo team deve essere certo che solo le persone giuste vedano il lavoro. Parti con il minimo set di funzionalità di auth che risultino comunque professionali.
Se gli utenti sono per lo più clienti che accedono occasionalmente, email + password è spesso la via più semplice. Per organizzazioni più grandi valuta SSO (Google/Microsoft) così possono usare account aziendali esistenti. Puoi supportare entrambi più avanti—evita però di rendere obbligatorio l'SSO se il tuo pubblico non lo richiede.
Gli inviti devono essere rapidi, legati al ruolo e tolleranti:
Un buon pattern è il magic link per impostare la password, così i nuovi utenti non devono ricordare nulla all'inizio.
Usa gestione sicura delle sessioni (token di accesso a breve durata, refresh token rotanti, cookie httpOnly dove possibile). Aggiungi un flusso standard di recupero password con token usa-e-getta e scadenza, e schermate di conferma chiare.
L'autenticazione risponde a “chi sei?” L'autorizzazione risponde a “cosa puoi fare?” Proteggi ogni endpoint con controlli di permesso—soprattutto per asset di campagna, commenti e approvazioni. Non limitarti a nascondere elementi UI.
Conserva log utili per audit (tentativi di login, accettazione invito, cambio ruolo, attività sospette), ma evita di salvare segreti. Logga identificatori, timestamp, hint IP/dispositivo e l'esito—mai password plain o contenuti di file privati.
Le notifiche determinano se un'app sembra utile o invadente. L'obiettivo è semplice: mantenere il lavoro in movimento senza trasformare ogni commento in un incendio nella casella.
Inizia con pochi trigger ad alto segnale e mantienili coerenti tra email e in-app:
Fai in modo che ogni notifica includa il “cosa” e l'azione successiva con link diretto alla vista corretta (per esempio la pagina di review dell'asset o l'inbox cliente).
Ruoli diversi vogliono livelli di dettaglio diversi. Fornisci controllo a livello utente:
Usa default intelligenti: i clienti di solito vogliono meno email rispetto ai team interni e sono interessati soprattutto agli elementi che richiedono la loro decisione.
Raggruppa aggiornamenti simili (es. “3 nuovi commenti su Banner Home”) invece di inviare una mail per commento. Aggiungi guardrail:
Una Approval Inbox dedicata riduce il tira e molla mostrando solo ciò che il cliente deve fare: elementi “In attesa di te”, date di scadenza e un percorso con un clic verso la vista di revisione giusta. Mantienila pulita e accessibile e linkala da ogni email di review (es. /approvals).
L'email non è garantita. Memorizza lo stato di delivery (sent, bounced, failed) e ritenta in modo intelligente. Se un'email fallisce, mostra l'errore agli admin in una vista attività e affianca le notifiche in-app così il workflow non si blocca silenziosamente.
Quando i clienti approvano creativo, non stanno solo premendo un pulsante—stanno prendendo responsabilità per una decisione. L'app dovrebbe rendere quella traccia facile da trovare, capire e difficile da contestare dopo.
Implementa un feed attività a due livelli:
Mantieni le voci leggibili per utenti non tecnici con formato consistente: Chi ha fatto cosa, quando e dove. Per esempio: “Jordan (Agency) ha caricato Homepage Hero v3 — 12 Dic, 14:14” e “Sam (Client) ha approvato Homepage Hero v3 — 13 Dic, 09:03”.
Per responsabilità, conserva un audit trail per:
Una regola pratica: se un evento influisce su deliverable, tempi o firma del cliente, appartiene all'audit trail.
Gli eventi di audit dovrebbero essere per lo più immutabili. Se serve correggere qualcosa, registra un nuovo evento (es. “Approvazione riaperta dall'agenzia”) invece di riscrivere la storia. Consenti editing per campi solo display (es. correzione di un refuso nel titolo dell'asset) ma registra comunque che l'editing è avvenuto.
Supporta l'esportazione di un semplice riepilogo (PDF o CSV) per il passaggio di consegne: versioni finali approvate, timestamp di approvazione, feedback chiave e riferimenti agli asset. Utile alla chiusura progetto o quando il cliente cambia team.
Fatto bene, questa sezione riduce confusione, protegge entrambe le parti e fa sembrare il software di gestione campagne affidabile, non complicato.
Reporting e integrazioni possono facilmente ampliare lo scope. Il trucco è rilasciare il minimo utile per far funzionare i team quotidianamente, poi espandere in base all'uso reale.
Inizia con una vista di reporting semplice (o widget dashboard) per supportare check settimanali e triage giornaliero:
Poi aggiungi indicatori leggeri di salute campagna facili da leggere a colpo d'occhio:
Non servono previsioni perfette—solo segnali chiari e regole coerenti.
Le integrazioni dovrebbero ridurre il lavoro manuale, non crearne di nuovi. Prioritizza secondo le abitudini quotidiane degli utenti:
Anche se non rilasci subito un'API pubblica, definisci una strategia di estensibilità:
Phase 1: dashboard core + liste pending/overdue.
Phase 2: indicatori di salute + trend di cycle-time.
Phase 3: 1–2 integrazioni ad alto impatto (di solito email + Slack).
Phase 4: webhooks e API pronte per partner.
Se stai pensando a piani con livelli per reporting e integrazioni, mantienili semplici e trasparenti (vedi /pricing). Se vuoi un percorso più veloce verso un MVP iniziale, Koder.ai può essere utile: itera il workflow in “planning mode”, distribuisci una build ospitata per feedback e torna indietro con snapshot mentre affini i requisiti.
Per pattern di workflow più approfonditi, puoi anche consultare altre guide correlate sul blog.
Inizia definendo il problema centrale: approvazioni e feedback sono sparsi tra email/chat/file condivisi. La tua v1 dovrebbe centralizzare brief, asset, feedback e firme così che ogni stakeholder possa rispondere rapidamente a:
Usa risultati misurabili come tempo di approvazione e numero di cicli di revisione per mantenere lo scope sotto controllo.
Progetta attorno a quattro gruppi comuni:
Se ottimizzi solo per gli utenti interni, l'adozione da parte dei clienti (e la velocità di approvazione) di solito ne risente.
Scegli un piccolo set di metriche legate ai punti di attrito reali:
Strumenta queste metriche fin da subito per poter validare i miglioramenti dopo il lancio della v1.
Una v1 pratica include:
Rimanda reporting avanzato, integrazioni profonde, regole di automazione e percorsi di approvazione personalizzati a dopo che hai tracciato un uso consistente.
Modella il workflow con pochi oggetti core:
Poi definisci un ciclo di approvazione (per esempio Draft → Internal review → Client review → Approved) in cui ogni stato ha un significato operativo (chi può muoverlo, cosa deve essere vero, cosa succede dopo).
Associa sempre il feedback a una versione dell'asset per evitare dispute su “quale file?”. Buone opzioni includono:
La struttura rende il feedback più azionabile e riduce i rifacimenti.
Mantieni la navigazione coerente attorno a una gerarchia semplice: Cliente → Campagna → Deliverable (asset). Schermate “daily driver”:
Aggiungi filtri che rispondano a domande reali: cliente, data di scadenza, stato, assegnatario.
Inizia semplice con ruoli che coprono la maggior parte dei bisogni:
Poi definisci permessi per tipo di oggetto (campaign, asset, comment, approval) come view/comment/upload/approve/edit/delete. Applica il principio del “minimo privilegio” e fai controlli sul backend, non solo nascondendo elementi UI.
Tratta ogni upload come una nuova versione immutabile (v1, v2, v3…). Non sovrascrivere i file.
Registra i metadati dell'approvazione:
Di solito si blocca la versione approvata ma si permette di creare una nuova versione (che riporta lo stato a In Review) quando servono modifiche.
Un'architettura semplice comprende:
Per la v1, un monolite modulare con un worker per i job è spesso più semplice da sviluppare e gestire rispetto a molti microservizi.
