ऑर्डर पिकअप तैयार सूचनाएँ सेट करें ताकि ग्राहक SMS, ईमेल या ऐप के माध्यम से स्पष्ट पिकअप निर्देश समय पर पाएं — टेम्पलेट्स, सही टाइमिंग और फ़ॉलबैक्स सहित।
जब लोग पिकअप चुनते हैं, वे दो चीज़ें उम्मीद करते हैं: एक स्पष्ट समय जब ऑर्डर वाकई तैयार हो और यह कि उन्हें अगला कदम क्या करना है। उस संकेत के बिना ग्राहक अनुमान लगाते हैं। वे जल्दी पहुँच जाते हैं, गलत जगह पर इंतज़ार करते हैं, या बार-बार अपना फोन चेक करते हैं।
यह अनिश्चितता स्टाफ के लिए अतिरिक्त काम और ग्राहकों के लिए घटिया अनुभव बनाती है। Order pickup ready notifications यही गैप खत्म करने के लिए होती हैं।
जब “ready” स्पष्ट रूप से संप्रेषित नहीं होता, तो कुछ अनुमानित समस्याएँ दिखाई देती हैं:
यह सामान्य पिकअप सेटअप्स में होता है। कर्बसाइड में लोग नहीं जानते कि पार्क करें, कॉल करें, या स्टाफ के बाहर आने का इंतजार करें। इन-स्टोर पिकअप में वे गलत लाइन में खड़े हो सकते हैं या गलत डेस्क पर जा सकते हैं। लॉकर पिकअप में वे पहुँच सकते हैं इससे पहले कि एक्सेस कोड जारी हो, या जबकि लॉकर अभी लोड हो रहा हो।
एक मुख्य मुद्दा यह है कि आंतरिक रूप से “ready” का अलग मतलब होता है। ग्राहकों के लिए “ready” का मतलब है कि वे अब घर छोड़कर एक ही बार में सफलतापूर्वक पिकअप कर सकते हैं। आपकी प्रक्रिया में, “ready” का मतलब होना चाहिए कि ऑर्डर पूरी तरह से तैयार, लेबल्ड और वादे किए गए पिकअप तरीके (काउंटर, curbside हैंडऑफ, या लॉकर) पर उपलब्ध है, और किसी भी आवश्यक ID या पुष्टि स्टेप का स्पष्ट निर्देश दिया गया है।
एक अच्छा पिकअप नोटिफिकेशन ग्राहकों के सवालों का कुछ सेकंड में जवाब दे: क्या यह वास्तव में तैयार है, कहाँ जाना है, और पहुँचने पर क्या करना है? अगर उन्हें कोई और ऐप खोलना या अपने इनबॉक्स में खोजना पड़ता है, तो संदेश पर्याप्त नहीं कर रहा।
Order pickup ready notifications के लिए, सामग्री को तंग और व्यावहारिक रखें। केवल वही शामिल करें जो उन्हें बिना अनुमान लगाए पिकअप पूरा करने में मदद करे।
हर संदेश में यह कवर होना चाहिए:
शब्दावली साधारण रखें। आंतरिक शब्दों जैसे “fulfillment” या “handoff workflow” से बचें। अगर किसी विशेष निर्देश की ज़रूरत है, तो उसे वैसे लिखें जैसे आप ज़बान से कहेंगे।
Example template:
Hi Sam - your order #18427 is ready for pickup.
Pickup: Green Street Store, 12 Green St. Use the Pickup Counter by the front door.
Bring: this message (or your ID).
Hours: today until 6:00 pm.
Need help? Reply HELP.
सबसे अच्छा चैनल वही है जिसे आपका ग्राहक रास्ते में वास्तव में देखेगा। अधिकतर स्टोर्स के लिए, इसका मतलब है SMS को प्राथमिकता देना। अगर आपका लक्ष्य “क्या तैयार है?” कॉल कम करना है, तो स्पीड खूबसूरत फ़ॉर्मैटिंग से ज्यादा मायने रखती है।
SMS आम तौर पर सबसे तेज़ विकल्प है और पढ़े जाने की दर अच्छी है, पर यह तभी काम करता है जब आप विश्वसनीय रूप से मोबाइल नंबर इकट्ठा करें और संदेश छोटे रखें। यह वह चैनल भी है जहाँ सहमति नियम सबसे ज़्यादा मायने रखते हैं, इसलिए checkout पर स्पष्ट बताएं कि आप क्या टेक्स्ट भेजेंगे और कितनी बार।
ईमेल रसीदों और विस्तृत ऑर्डर विवरण के लिए बढ़िया है, पर व्यस्त इनबॉक्स में यह आसानी से नजरअंदाज हो सकता है। इसे बैकअप और लंबी जानकारी (आइटम ब्रेकडाउन, नीतियाँ, स्टोर घंटे) के लिए रखें, न कि अकेले “ready” अलर्ट के रूप में।
ऐप पुश नोटिफिकेशन तब शानदार हो सकते हैं जब ग्राहक लॉग इन हों। पुश तत्काल होता है और आप एक बटन शामिल कर सकते हैं जो सही स्क्रीन खोलता है (उदा. “I’m here” या “Call staff”)। नुकसान यह है कि कई ग्राहक आपका ऐप नहीं रखते या नोटिफिकेशन बंद करते हैं।
अगर आपके ग्राहक पहले से चैट ऐप्स (जैसे WhatsApp) में हैं, तो वह ईमेल की तुलना में अधिक स्वाभाविक लग सकता है। बस यह सुनिश्चित करें कि आपकी सपोर्ट टीम रिप्लाई हैंडल कर सके, क्योंकि लोग जवाब करेंगे।
एक व्यावहारिक सेटअप एक डिफ़ॉल्ट चैनल और एक बैकअप है:
अगर आप Koder.ai जैसे टूल में पिकअप फ्लो बना रहें हैं, तो लॉजिक सरल रखें: एक “Mark as ready” एक्शन डिफ़ॉल्ट चैनल को पहले ट्रिगर करे, फिर जरूरत होने पर बैकअप।
टाइमिंग वह जगह है जहाँ order pickup ready notifications या तो अच्छी सर्विस लगते हैं या स्पैम। एक सरल नियम अच्छा काम करता है: पहला संदेश तब भेजें जब वह निश्चितता पैदा करे, और तुरंत बंद कर दें जब वह मदद नहीं कर रहा।
अगर आप “Ready” स्टेटस पर भरोसा कर सकते हैं, तो तुरंत भेजें। लोग अक्सर उसी संकेत के आधार पर घर छोड़ते हैं।
अगर आपकी टीम ऑर्डर को समूह में तैयार करती है (उदा. दोपहर की भीड़), तो एक छोटा विलंब गलतियों को कम कर सकता है। आम तरीका 2–5 मिनट का बफ़र है ताकि आप कोई छूटा हुआ आइटम पकड़ सकें।
एक रिमाइंड अक्सर पर्याप्त है, और केवल तभी जब यह उपयोगी हो। रिमाइंड्स को असंबंधित पिंग के बजाय वास्तविक पिकअप विंडो से जोड़ें।
व्यवहार में काम करने वाले नियम:
उदाहरण: एक ग्राहक को 6:05pm पर “ready” टेक्स्ट मिलता है। अगर 7:35pm तक यह जमा नहीं हुआ है, तो एक हल्का रिमाइंड भेजा जाता है। अगर स्टाफ ने 7:42pm पर इसे कलेक्ट के रूप में मार्क किया, तो संदेश तुरंत रुक जाते हैं भले ही कोई शेड्यूल्ड रिमाइंड मौजूद हो।
सबसे पहले एक सरल स्टेटस फ्लो पर सहमति बनाएं जो सभी उपयोग करें। एक सामान्य फ्लो है: received, preparing, ready, picked up। अगर आपके सिस्टम में अतिरिक्त स्टेटस हैं, तो उन्हें आंतरिक नोट्स के लिए रखें, पर सुनिश्चित करें कि सिर्फ एक ही क्षण ग्राहक के लिए “अब आ सकते हैं” का मतलब हो।
फिर स्टाफ को एक स्पष्ट एक्शन दें: ऑर्डर स्क्रीन पर एक सिंगल “Mark as ready” बटन। “Ready soon” या “Almost done” जैसे अतिरिक्त बटन से बचें जब तक कि वास्तव में उनकी ज़रूरत न हो। एक एक्शन गलतियों को घटाता है और प्रशिक्षण आसान बनाता है।
Order pickup ready notifications के लिए एक बुनियादी फ्लो:
दो छोटे जोड़ अधिकांश सपोर्ट समस्याओं को रोकते हैं। पहले, एक “Resend ready message” बटन जोड़ें जिसे सपोर्ट इस्तेमाल कर सके फोन नंबर या ईमेल की पुष्टि के बाद। दूसरे, जो भेजा गया उसका लॉग रखें (सामग्री और समय) ताकि स्टाफ ग्राहक के कॉल पर उसे पढ़ सके।
अगर SMS फेल होता है, टाइमलाइन में “Failed to deliver” दिखाना चाहिए और स्टाफ को ईमेल या कॉल आज़माने का संकेत देना चाहिए, बजाय इसके कि वे समझें कि ग्राहक SMS को इग्नोर कर रहा है।
ग्राहक स्किम करते हैं। आपकी पहली पंक्ति को एक सवाल का जवाब देना चाहिए: क्या मेरा ऑर्डर तैयार है? इसे छोटा रखें, फिर पिकअप निर्देश 1 से 3 पंक्तियों में रखें।
हर बार एक ही बिल्डिंग ब्लॉक्स का उपयोग करें: ऑर्डर पहचान (संक्षिप्त), कहाँ जाना है, क्या लाना है, और अगर कुछ गायब हो तो क्या करें।
प्लेसहोल्डर्स जैसे {FirstName}, {OrderID}, {StoreName}, {PickupWindow}, {Address}, {Phone} का उपयोग करें।
टोन और डिटेल्स अपने ग्राहकों के अनुसार मेल खाएँ: मील बनाम किमी, 12-घंटे बनाम 24-घंटे समय, और स्थानीय शब्द (“pickup counter” बनाम “collection point”)। अगर आप कई भाषाएँ सर्व करते हैं, तो action line (आगे क्या करना है) पहले अनुवाद करें, फिर बाकी। उसी संरचना को रखें ताकि स्टाफ संदेश पढ़कर और समर्थन करके पहचान सके।
अपवाद रोज़ होते हैं। लक्ष्य यह है कि ग्राहक को यह भरोसा रहे कि आगे क्या करना है, बिना अपडेट्स की बाढ़ भेजे। जब कुछ बदलता है, एक साफ़ संदेश भेजें जो बताये क्या बदला, ग्राहक को क्या करना चाहिए, और क्या उन्हें जवाब देना है।
अगर ग्राहक ऑर्डर के बाद पिकअप तरीका बदलता है (curbside से in-store या कोई और उठाव), तो इसे नए प्लान के रूप में ट्रीट करें, न कि पूरी नई ऑर्डर के रूप में। नए तरीके की पुष्टि करें और वहाँ पहुँचने पर ज़रूरी मुख्य निर्देश दोहराएँ।
आंशिक तैयारी एक आम मामला है। बजाय इसके कि केवल “Ready” कहा जाए जब केवल एक आइटम तैयार हो, स्पष्ट लिखें: “Item A तैयार है, Item B अपेक्षित है 3:30 PM पर।” अगर आप split pickup ऑफर करते हैं, तो एक सरल विकल्प माँगें (अभी ले लें बनाम सभी का इंतज़ार करें)।
स्टॉक-आउट और सब्स्टिट्यूशन के लिए लंबा विवरण देने से बचें। बताएं क्या उपलब्ध नहीं है, क्या बदला गया (अगर कुछ बदला गया हो), और उनसे क्या कार्रवाई चाहिए। अगर कोई कार्रवाई नहीं चाहिए, तो साफ़ कहें।
ऐसे संदेश पैटर्न जो भ्रम कम करते हैं:
अगर आपका टूल ऑर्डर स्टेटस अपडेट ऑटोमेशन सपोर्ट करता है, तो एक सुरक्षा नियम जोड़ें: जब स्टाफ कोई गलत “Ready” rollback करे (उदा. snapshots/rollback in Koder.ai के जरिए), तो उसे सुधार संदेश भेजना चाहिए और किसी भी डुप्लिकेट रिमाइंड को रोकना चाहिए।
उदाहरण:
“Update: we marked your order ready by mistake. It’s not ready yet. New ETA: 12:40 PM. We’ll text again as soon as it’s ready for pickup.”
ग्राहक अपडेट पसंद करते हैं, पर वे नियंत्रण भी चाहते हैं। Order pickup ready notifications को ट्रांज़ैक्शनल संदेश मानें जो पिकअप पूरा करने के लिए जरूरी हैं। अगर आप प्रमोशंस भी भेजना चाहते हैं, तो उन्हें अलग रखें। मार्केटिंग संदेशों के लिए अक्सर स्पष्ट ऑप्ट-इन चाहिए, और ग्राहकों को उन्हें रोकने का विकल्प देना चाहिए बिना जरूरी पिकअप अपडेट खोए हुए।
चेकआउट या खाते में लोगों को सरल विकल्प दें: SMS, ईमेल, पुश, या कोई नहीं। साथ ही “mute reminders” का विकल्प दें (उदा. “आज के लिए मुझे फिर से याद न दिलाएँ”)। यह छोटा नियंत्रण शिकायतें और “STOP” रिप्लाई घटाता है, खासकर रेपीट ग्राहक के लिए।
संवेदनशील जानकारी उजागर किए बिना संदेश उपयोगी रखें। लॉक स्क्रीन प्रीव्यू पास के किसी भी व्यक्ति द्वारा देखा जा सकता है, इसलिए पूरा पता, पूरे ऑर्डर की सामग्री, या व्यक्तिगत नोट्स शामिल करने से बचें। छोटे, सामान्य शब्दों का उपयोग करें और ज़रूरी विवरण साइन-इन के पीछे रखें।
एक सुरक्षित संरचना:
रिटेंशन भी मायने रखती है। केवल वही रखें जो सपोर्ट मुद्दों के समाधान के लिए ज़रूरी है: संदेश लॉग, टाइमस्टैम्प, और डिलीवरी स्टेटस। पुरानी नोटिफिकेशन डाटा को स्पष्ट शेड्यूल पर मिटाएँ, और फोन नंबर तथा मैसेज हिस्ट्री देखने की अनुमति सीमित रखें।
उदाहरण लॉक-स्क्रीन फ्रेंडली लाइन: “Your order is ready for pickup. Order #1842. Bring ID. Reply HELP for questions.”
सबसे तेज़ तरीका भरोसा खोने का यह है कि किसी को बताना कि उनका ऑर्डर तैयार है जबकि वह तैयार नहीं है। अगर आपकी टीम “ready” को तब मार्क कर देती है जब बैग सीलबंद नहीं है, पेमेंट कन्फर्म नहीं हुआ, या आइटम वास्तव में पिकअप शेल्फ पर नहीं है, तो ग्राहक पहुँचकर फिर इंतज़ार करेंगे। इसे ठीक करने के लिए एक स्पष्ट “ready” पल (packed, labeled, staged) परिभाषित करें और स्टाफ को केवल तभी टैप करने का प्रशिक्षण दें।
एक और सामान्य भूल लोकेशन है। सिर्फ “Ready for pickup” कहना ग्राहक को अनुमान लगाने पर मजबूर करता है कि कौन सा प्रवेश द्वार, काउंटर, या पार्किंग स्पॉट उपयोग करें। एक ऐसा विवरण जोड़ें जो संदेह मिटा दे: पहले कहाँ जाना है, और क्या साथ लाना है (ऑर्डर नंबर, नाम, curbside के लिए कार का रंग)।
डुप्लिकेट संदेश जल्दी भ्रम पैदा करते हैं। यह अक्सर तब होता है जब स्टेटस दो बार बदलता है, या दो सिस्टम दोनों अपडेट भेजते हैं। एक रिकॉर्ड सेंडर का उपयोग करें और एक सरल नियम रखें: ऑर्डर के लिए ready संदेश केवल एक बार भेजें जब तक स्टाफ मैन्युअली न भेजे।
टिम भी अटक जाती है जब यह देखने का कोई तरीका न हो कि संदेश चला भी गया था या नहीं। स्टाफ को ऑर्डर स्क्रीन में एक दृश्य डिलीवरी नोट दें (भेजने का समय, चैनल, फोन नंबर के आख़िरी 4 अंक या ईमेल) ताकि वे “क्या आपने मुझे टेक्स्ट किया?” का जवाब बिना अनुमान के दे सकें।
लंबे टेक्स्ट खासकर SMS में कट सकते हैं। इसे संक्षेप में रखें:
अगर ग्राहक को दो “ready” टेक्स्ट मिलते हैं और दोनों में प्रवेश नहीं बताया गया, तो वे शायद पार्क कर के गलत दरवाज़े पर जाएँगे और फिर नाराज़ होकर कॉल करेंगे। एक साफ़, छोटा संदेश यह रोकता है।
एक असली फोन पर रियल-लाइफ रन करें, डेस्क चेक नहीं। नोटिफिकेशन तभी अच्छे लगते हैं जब वे एक असली फोन पर, वास्तविक समय में और एक व्यस्त शिफ्ट में काम करें।
एक तेज़ चेकलिस्ट जो अधिकांश मुद्दे पकड़ लेती है:
उदाहरण: आप Order #1842 को 12:05 पर ready मार्क करते हैं। आपके फोन को सेकंड के भीतर पिकअप SMS आना चाहिए जिसमें सरल लाइन हो जैसे “Park in Spot 3 and reply HERE.” अगर आप 12:15 पर पिकअप कर लेते हैं, तो रिमाइंडर्स कभी फायर नहीं होने चाहिए।
एक ग्राहक ने ऑनलाइन 11:10am पर ऑर्डर दिया और curbside पिकअप चुना। चेकआउट पर उन्होंने 12:00 से 12:30 का पिकअप विंडो चुना।
11:55 पर, स्टाफ ने बैग पैक कर लिया और ऑर्डर स्क्रीन में “Mark as ready” टैप किया। उस एक्शन ने नोटिफिकेशन ट्रिगर किया, और ग्राहक को एक छोटा संदेश मिला जिसमें स्पष्ट अगले कदम थे।
ग्राहक को मिला:
“Your order is ready for curbside pickup at Main Street Store. Park in a curbside spot and reply with your spot # and car color (example: 3 blue). We’ll bring it out.”
12:04 पर ग्राहक ने जवाब दिया: “2 white.” स्टाफ देखता है यह रिप्लाई ऑर्डर के साथ जुड़ा हुआ है, उसे बाहर ले जाकर नाम की पुष्टि करता है, और हैंडऑफ पूरा करता है। स्टाफ फिर ऑर्डर को “Picked up” मार्क करता है, जो किसी भी रिमाइंड को रोक देता है और लूप बंद कर देता है।
जब फ्लो अच्छी तरह काम करता है:
दो आम अड़चनें:
अगर ग्राहक देर से आता है, तो एक हल्का नज कहें कि पिकअप विंडो शुरू होने के बाद एक gentle nudge भेजें, फिर एक सरल “हम इसे रख रहे हैं” नोट भेजें। उदाहरण: “Still coming? We’ll hold your order until 1:30. Reply HELP if you need a different time.”
अगर संदेश फेल होता है (गलत नंबर, कैरियर देरी), तो स्टाफ स्क्रीन में “not delivered” या “no confirmation” दिखना चाहिए। फ़ॉलबैक सरल है: ग्राहक को कॉल करें या ईमेल भेजें, और ऑर्डर को “Ready” में रखें ताकि वे पहुँचने पर इसे आसानी से खोज सकें।
पहली लांच को एक पायलट मानें। एक स्टोर या बस एक पिकअप तरीका (फ्रंट डेस्क बनाम curbside) से शुरू करें, और इसे end-to-end काम करने दें पहले कि आप इसे हर जगह कॉपी करें। इससे फिक्स छोटे रहते हैं और स्टाफ संदेशों पर भरोसा खोने से बचता है।
कुछ दिनों के बाद, वे लोग जो ग्राहकों को संभालते हैं उनके साथ शब्दावली का छोटा पास करें। पूछें: “टेक्स्ट मिलने के बाद ग्राहक अब भी क्या पूछते हैं?” और “कौन सा निर्देश वे मिस करते हैं?” छोटे एडिट जैसे पिकअप दरवाज़े का नाम जोड़ना या जहाँ पार्क करें बताना जल्दी से भ्रम घटा सकते हैं।
कुछ मूल बातें ट्रैक करें ताकि आप जान सकें कि आपके order pickup ready notifications मदद कर रहे हैं या नहीं:
जो सीखें उससे साप्ताहिक रूप से सुधार करें। अगर ग्राहक अक्सर बहुत जल्दी पहुँचते हैं, तो तय करें कि आप “ready” कब मार्क करते हैं या एक लाइन जोड़ें जैसे “कृपया इस संदेश से पहले अंदर न आएँ।” अगर स्टाफ ready मार्क करना भूलता है, तो बटन को और ज्यादा दिखाने वाला बनायें या स्टाफ-साइड रिमाइंड जोड़ें।
यदि आप फ्लो जल्दी बनाना चाहते हैं, तो आप Koder.ai (Koder.ai) में इसका प्रोटोटाइप बना सकते हैं by describing your statuses, the message text for each status, and a simple staff screen in chat. आप फिर सोर्स कोड एक्सपोर्ट कर सकते हैं और सीखते हुए सुधारना जारी रख सकते हैं।
एक बार बेसिक्स स्थिर हो जाएँ, तो ग्राहक जो पहले से उम्मीद करते हैं ऐसे add-ons पर विचार करें: delivery ETA अपडेट्स, आसान रिफंड स्टेटस संदेश, और पिकअप के बाद पॉइंट्स कन्फर्म करने वाली लॉयल्टी रसीदें।
“Ready” का मतलब होना चाहिए कि ग्राहक अब आकर एक ही बार में पिकअप पूरा कर सकता है। एक अच्छा आंतरिक परिभाषा यह है: पैक किया गया, लेबल किया गया, और सही pickup तरीके (काउंटर, curbside, या लॉकर) पर रखा गया हो, साथ ही किसी भी आवश्यक ID या पुष्टि स्टेप का स्पष्ट निर्देश दिया गया हो。
अगर आप “Ready” को इससे पहले मार्क कर देते हैं, तो ग्राहक आकर फिर से इंतजार करेंगे और विश्वास तेजी से घटेगा।
तीन सवालों का जवाब देने से शुरू करें: क्या ये वाकई तैयार है, मुझे कहाँ जाना है, और वहाँ पहुँचने पर मुझे क्या करना है। ग्राहक का पहला नाम (या सुरक्षित पहचान), ऑर्डर नंबर, ठीक pickup स्थान, क्या साथ लाना है (ID, QR कोड, या यह संदेश), और pickup घंटे या कितने समय तक रखेंगे जैसी जानकारी शामिल करें。
बोलचाल की भाषा रखें और उन आंतरिक शब्दों से बचें जिन्हें ग्राहक नहीं समझेंगे।
अधिकांश मामलों में SMS सबसे अच्छा डिफ़ॉल्ट है क्योंकि लोग रास्ते में इसे देखते हैं। ईमेल बैकअप और विस्तृत रसीदों के लिए अच्छा है, पर इसे आसानी से मिस किया जा सकता है。
Push नोटिफिकेशन तब उपयोगी हैं जब ग्राहक आपका ऐप इस्तेमाल करते हों और नोटिफिकेशन ऑन हों, पर हर किसी पर भरोसा नहीं किया जा सकता।
जैसे ही ऑर्डर सचमुच तैयार हो, पहला संदेश भेजें। अगर आपकी टीम ऑर्डर-बलॉक्स में एक साथ “ready” मार्क करती है, तो कुछ मिनट का बफ़र गलत “ready” संदेश रोकने में मदद कर सकता है।
सामान्य तौर पर एक रिमाइंड पर्याप्त होता है और केवल तभी जब वह pickup विंडो के भीतर उपयोगी हो।
सरल नियम: अगर ऑर्डर 60–120 मिनट में नहीं लिया गया है तो एक रिमाइंड भेजें, फिर रुकें। जैसे ही ऑर्डर कलेक्ट किया गया, रद्द किया गया, या रिफंड हुआ, सभी निर्धारित रिमाइंड रद्द कर दें।
यह संदेशों को उपयोगी रखता है और ग्राहकों को अनावश्यक पिंग से बचाता है।
डिफ़ॉल्ट तौर पर देर रात के बाद टेक्स्ट न भेजें (उदा. 9 बजे के बाद), और सुबह फिर से शुरू करें (उदा. 8 बजे के बाद)। ग्राहक के स्थानीय समय का उपयोग करें जब आप उसे जानते हों। अगर ग्राहक का टाइमज़ोन नहीं पता, तो pickup लोकेशन का टाइमज़ोन इस्तेमाल करें ताकि घंटे स्टाफ के समर्थन से मेल खाएँ।
Quiet hours शिकायतें कम करते हैं और लोगों को जगाने से बचाते हैं।
आगमन पर ग्राहकों को ठीक वही बताएँ जो करना है, सिर्फ “curbside pickup” कहना काफी नहीं है। एक व्यावहारिक संदेश कहे कि पार्क करें और अपना स्पॉट नंबर व कार का विवरण रिप्लाई करें ताकि स्टाफ उन्हें जल्दी ढूंढ सके।
सुनिश्चित करें कि ऐसे रिप्लाई सीधे ऑर्डर के साथ जुड़े हों ताकि स्टाफ को अलग जगह ढूँढनी न पड़े।
जब केवल भाग तैयार हो, तो सामान्य “Ready” न भेजें। स्पष्ट बताइए क्या तैयार है और बाकी का ईमानदार ETA दीजिए, फिर ग्राहक से सरल विकल्प माँगें (अब ले लीजिए बनाम सबका इंतज़ार करें)।
अगर आप split pickup की अनुमति देते हैं, तो निर्णय सरल रखें ताकि ग्राहक जल्दी जवाब दे सके।
ऑर्डर टाइमलाइन में डिलीवरी स्टेटस दिखाएँ ताकि स्टाफ देख सके संदेश भेजा गया वा फेल हुआ। अगर SMS फेल हो, तो जल्दी बैकअप चैनल (जैसे ईमेल) आज़माएँ और सपोर्ट को “Resend ready message” बटन दें जब उन्होंने संपर्क जानकारी की पुष्टि कर ली हो।
क्या और कब भेजा गया, इसका लॉग रखना स्टाफ को ग्राहक के कॉल पर ठीक जवाब देने में मदद करता है।
डुप्लीकेट संदेशों को एक रिकॉर्ड सेंडर और नियम से रोका जा सकता है: “हर ऑर्डर के लिए केवल एक बार ready संदेश भेजें जब तक स्टाफ मैन्युअली फिर से न भेजे।”
गलत “Ready” को रोकने के लिए स्टाफ को प्रशिक्षित करें कि वे तभी “Mark as ready” टैप करें जब ऑर्डर पैक और स्टेज हो गया हो।
अगर आप इसे Koder.ai में बनाते हैं, तो वर्कफ़्लो को एक साफ़ “Mark as ready” एक्शन तक सीमित रखें जो संदेश ट्रिगर करे और रिज़ल्ट रिकॉर्ड करे, ताकि स्टाफ भरोसा कर सके।