एक ऐसा स्पॉन्सरशिप ट्रैकर बनाएं जो टियर्स, लोगो फ़ाइलें, इनवॉइस स्थिति और वादे किए गए लाभ स्पष्ट रखे ताकि इवेंट के दिन कुछ भी छूट न जाए।
अधिकांश स्पॉन्सर समस्याएं “बड़ी” नहीं होतीं। वे छोटी-छोटी डिटेल्स होती हैं जो छूट जाती हैं: कोई लोगो जो कभी नहीं आया, कोई वादा जो लिखा नहीं गया, कोई इनवॉइस जो भेजा गया पर भुगतान नहीं हुआ, या कोई डेडलाइन जो सिर्फ़ किसी के ईमेल में थी।
यदि जाँच करने की एक जगह नहीं है, तो जानकारी इनबॉक्स थ्रेड्स, चैट संदेशों, साझा ड्राइव और किसी की याददाश्त में फ़ैल जाती है। इसीलिए आख़िरी मिनट पर गलत लोगो प्रिंट होना, वादा किया गया शाउट-आउट छूट जाना, या बहुत देर से महसूस होना कि किसी स्पॉन्सर ने अभी तक भुगतान नहीं किया—ये सब होते हैं।
एक सरल ट्रैकर हर किसी को वही दृश्य देता है, भले ही वे दिन में केवल 10 मिनट के लिए स्पॉन्सरशिप्स को छुएँ। यह इसलिए काम करता है क्योंकि अलग-अलग लोगों को अलग-अलग डिटेल्स चाहिए:
लक्ष्य “ज़्यादा कागज़ात” नहीं है। यह कम अजीब पलों और इवेंट से एक हफ्ता पहले कम आपातकालीन संदेशों का है। जब हर स्पॉन्सर का एक स्पष्ट स्टेटस और अगले छोटे कदम हों, तो आप जल्द ही समस्याओं को पकड़कर शांतिपूर्वक ठीक कर सकते हैं।
इस तरह का ट्रैकर स्वस्थ अपेक्षाएँ भी सेट करता है। यह एक पूर्ण CRM नहीं है, और उसे बनने की ज़रूरत भी नहीं। आप हर कॉल रिकॉर्ड करना या एक सेल्स पाइपलाइन बनाना नहीं चाह रहे—आप सिर्फ़ वही डिलीवर करना चाहते हैं जो आपने बेचा।
एक यथार्थ उदाहरण: आपका गोल्ड स्पॉन्सर कहता है “वेबसाइट पर लोगो, स्टेज मेंशन, और दो टिकट।” यदि वह केवल ईमेल में है, तो स्टेज होस्ट कभी उसे नहीं देख सकता। यदि वह ट्रैकर में है, तो आप स्टेज मेंशन असाइन कर सकते हैं, लोगो वर्ज़न कंफर्म कर सकते हैं, और प्रिंट डे से पहले टिकट भेजे गए के रूप में मार्क कर सकते हैं।
यदि आप स्प्रेडशीट बनाए रखने के बजाय एक छोटा आंतरिक टूल बनाना पसंद करते हैं, तो आप वही फ़ील्ड Koder.ai (koder.ai) में एक हल्के ऐप के रूप में बना सकते हैं और हर इवेंट के लिए पुन: उपयोग कर सकते हैं।
एक स्पॉन्सरशिप ट्रैकर उन डिटेल्स के लिए आपका सिंगल सोर्स ऑफ ट्रुथ है जो असली काम को प्रभावित करते हैं: स्पॉन्सर ने क्या खरीदा, आप उन्हें क्या देना हैं, वे आपसे क्या अपेक्षा करते हैं, और किस एसेट की ज़रूरत है। यह वह एक जगह होनी चाहिए जो आपकी टीम ईमेल भेजने, डिज़ाइन मंज़ूर करने, या प्रिंट पर जाने से पहले जाँचे।
जो कुछ भी आपको जल्दी उत्तर देने के लिए चाहिए उसे शामिल करें। कम से कम, ये कैप्चर करें:
एक अच्छा ट्रैकर पूरा अकाउंटिंग सिस्टम नहीं है। उसे टैक्स गिनने, बैंक डिपॉज़िट रीकॉन्साइल करने, या वित्तीय स्टेटमेंट बनाने की ज़रूरत नहीं है। यह हर कॉन्ट्रैक्ट और ईमेल स्टोर करने की भी ज़रूरत नहीं रखता। कुछ टीमें “contract received: yes/no” और एक छोटा नोट्स फ़ील्ड जोड़ती हैं, पर लक्ष्य स्पष्टता है, दस्तावेज़ स्टोरेज नहीं।
शुरू करने से पहले देरी न करें। जैसे ही आउटरिच शुरू हो, हर संभावित स्पॉन्सर के लिए एक रो बनाएं, यहां तक कि “शायद” वाले के लिए भी। डील्स तेज़ी से आगे बढ़ती हैं, और एक रो खोना ही वह तरीका है जिससे डिटेल्स गायब हो जाती हैं।
एक सरल नियम मदद करता है: यदि कोई डिटेल डिज़ाइन, मार्केटिंग, साइनिज या पैसे को प्रभावित करती है, तो वह ट्रैकर में होनी चाहिए। यदि यह कानूनी फाइलिंग या गहरी फ़ाइनेंस है, तो संभवतः वह कहीं और रहती है।
एक ट्रैकर तभी काम करता है जब यह उस तरीके से मेल खाता है जिस तरह आपकी टीम व्यस्त सप्ताह में व्यवहार करती है। छोटे से शुरू करें। हर अतिरिक्त कॉलम एक और जगह है जहाँ पुरानी जानकारी पड़ी रह सकती है, और पुरानी जानकारी गुम जानकारी से भी खराब होती है।
तीन समूहों में सोचें: स्पॉन्सर कौन है, क्या सहमति हुई है, और आगे क्या होना है।
ये बुनियादी चीज़ें हैं जिन्हें आप रोज़ाना संदर्भित करेंगे:
एक "Owner" कॉलम जोड़ें। यदि एक स्पॉन्सर "सबका काम" है, तो वह किसी का भी काम नहीं बनता। अगले कार्य के लिए एक व्यक्ति जिम्मेदार असाइन करें, भले ही अन्य मदद करें।
छोटे, स्पष्ट स्टेटस उपयोग करें ताकि आप सेकंडों में सॉर्ट और फ़िल्टर कर सकें। एक सरल फ्लो काफी है:
पाँच तरह के “शायद” ट्रैक करने से बचें। यदि आपको बारीकियों की ज़रूरत है, तो नोट्स में रखें बजाय और स्टेटस बनाने के।
एक नोट्स फ़ील्ड रखें जहाँ वास्तविक-विश्व विवरण हों: विशेष अनुरोध (अतिरिक्त टिकट, स्टेज मेंशन), प्रतिबंध (पास में प्रतियोगी लोगो नहीं), और कठोर डेडलाइन (प्रिंट कटऑफ)। नोट्स ऐसा लिखें कि आप कल किसी teammate को स्पॉन्सर सौंप रहे हों: संक्षिप्त, विशिष्ट, और तिथि के साथ।
यदि आप यह ट्रैकर Koder.ai में बना रहे हैं, तो इन फ़ील्ड्स को वर्ज़न वन मानें। आप इन्हीं के साथ इवेंट चला सकें।
टियर तभी मदद करते हैं जब हर कोई समझे कि उनका क्या मतलब है। सादे टियर नाम उपयोग करें और हर टियर को एक छोटी वाक्य में वर्णित करें। "Premium" जैसे अस्पष्ट लेबल से बचें जब तक आप स्पष्ट रूप से डिलिवरेबल्स नहीं बताते। एक अच्छा परीक्षण: क्या एक स्वयंसेवक टियर विवरण पढ़कर बिना पूछे जान जाएगा कि क्या करना है?
टियर्स को इवेंट के दौरान स्थिर रखें, पर लाभ हर स्पॉन्सर स्तर पर ट्रैक करें। एक ही टियर के भीतर स्पॉन्सर छोटे बदलाव कर लेते हैं (अतिरिक्त पोस्ट, बड़ा बूथ, अलग टॉक स्लॉट)। आपका ट्रैकर दोनों—टियर नियम और स्पॉन्सर का वास्तविक वादा—दिखाना चाहिए।
प्रत्येक स्पॉन्सर के लिए, लाभों को ऐसे आइटम के रूप में लिखें जिन्हें एक-एक करके चेक किया जा सके:
प्रत्येक आइटम ऐसा वाक्यांशित करें कि उसे बिना बहस के "हो गया" के रूप में मार्क किया जा सके।
"वादा किया गया" बनाम "डिलीवर हुआ" पर्याप्त नहीं है। हर लाभ के लिए एक डिलीवरी तिथि जोड़ें, भले ही वह सिर्फ़ "प्रिंट डे तक" या "इवेंट के सप्ताह" ही क्यों न हो। यह लाभों को विश wish सूची की बजाय शेड्यूल बना देता है।
एक "प्रूफ़" फ़ील्ड भी जोड़ें: स्क्रीनशॉट का नाम, फ़ोटो फ़ाइलनाम, या एक छोटा पुष्टि नोट (उदा., "Logo on slide deck v3, approved by Sam 1/12")। जब कोई स्पॉन्सर पूछे, "क्या हमारी पोस्ट प्रकाशित हुई?", आप 10 सेकंड में जवाब दे सकें।
लोगो वह जगह है जहाँ स्पॉन्सर का काम अक्सर टूटता है। फ़ाइलें देर से आती हैं, कोई गलत वर्ज़न उपयोग कर देता है, या कोई बैनर तब प्रिंट जाता है जब तक स्पॉन्सर ने साइन-ऑफ नहीं किया। आपका ट्रैकर लोगो के काम को नीरस और भविष्यवाणी योग्य बनाना चाहिए।
लोगो को एक मिनी-प्रोजेक्ट की तरह ट्रीट करें और एक स्पष्ट स्टेटस रखें। इसे सरल रखें ताकि कोई भी शीट स्कैन करके जान ले कि क्या ब्लॉक कर रहा है:
डिज़ाइन को जो फ़ाइल डिटेल्स वास्तविक में चाहिए वो कैप्चर करें। "यह ईमेल थ्रेड में है" पर भरोसा न करें।
फिर रिकॉर्ड करें कि लोगो कहाँ दिखेगा। "वेबसाइट" अस्पष्ट है—यह फ़ूटर, स्पॉन्सर पेज, रजिस्ट्रेशन पेज, या सभी कुछ हो सकता है। सरल प्लेसमेंट फ़ील्ड मदद करते हैं: Website placement, Print banner, Slides, Badges, साथ में साइजिंग या लॉकअप नोट्स।
अंत में, एक वास्तविक अनुमोदन कदम जोड़ें। "Approved by", "Approved date", और "Approval source" (email, message, call) शामिल करें। यदि बाद में स्पॉन्सर बदलाव मांगता है, तो आपका रिकॉर्ड साफ़ होगा।
एक यथार्थ परिदृश्य: आप "Acme_logo.png" प्राप्त करते हैं और यह ऑनलाइन ठीक दिखता है पर 3-मीटर बैनर पर ब्लरी प्रिंट होता है। यदि आपका ट्रैकर दिखाता है "Format needed: SVG" और "Logo status: Received (not approved)", तो आप डिज़ाइन अंतिम होने से पहले समस्या पकड़ लेंगे।
यदि आप स्प्रेडशीट के बजाय एक छोटा आंतरिक टूल पसंद करते हैं, तो Koder.ai में बना एक साधारण ट्रैकर ऐप इन फ़ील्ड्स को मिरर कर सकता है और अपलोड्स, अनुमोदन और प्लेसमेंट एक जगह रख सकता है।
स्पॉन्सर उत्साहित हो सकते हैं और फिर भी भुगतान में धीमे हो सकते हैं। यदि आपका ट्रैकर इनवॉइस स्थिति एक नज़र में नहीं दिखाता, तो आप गलत लोगों का पीछा करेंगे, या बदतर—ऐसे स्पॉन्सर को लाभ दे देंगे जिनका भुगतान कभी नहीं हुआ।
एक सिंगल, सुसंगत स्टेटस कॉलम से शुरू करें। इसे सरल रखें: Draft, Sent, Overdue, Paid, और Refunded (सिर्फ़ तब जब आप वास्तव में रिफंड हैंडल करते हैं)। स्टेटस को धारणाओं से नहीं, तारीखों से जोड़ें।
स्थिति के साथ-साथ वे फ़ील्ड जोड़ें जो आपको जल्दी पूछे जाने वाले प्रश्नों का जवाब दें: इनवॉइस नंबर, भेजने की तारीख, देय तिथि, राशि, और भुगतान विधि (कार्ड, बैंक ट्रांसफर, चेक)। यदि आप "किसे बिल करना है" (AP संपर्क नाम और ईमेल) भी सेव करते हैं, तो फॉलो-अप टीम के बीच नहीं घूमेंगे।
फ़ॉलो-अप तब सबसे अच्छा काम करते हैं जब वे पूर्वानुमेय हों और किसी एक व्यक्ति के द्वारा ओन्ड हों। एक सरल शेड्यूल जो अधिकांश इवेंट्स पर फिट बैठता है:
डिलिवरी को क्या ट्रिगर करता है यह स्पष्ट लिखें। कई टीमें फंस जाती हैं क्योंकि एक व्यक्ति कहता है कि मौखिक “हाँ” काफी है और दूसरा भुगतान का इंतज़ार करता है।
आम ट्रिगर: साइन किया हुआ कॉन्ट्रैक्ट, लिखित प्रतिबद्धता (ईमेल), या भुगतान प्राप्त। उदाहरण के लिए, आप वेबसाइट पर लोगो साइन किए हुए समझौते के बाद रख सकते हैं, पर साइनएज केवल तब प्रिंट करें जब इनवॉइस Paid हो।
एक एक-दिन के सम्मेलन में 12 स्पॉन्सरों के साथ, यह स्पष्टता महंगे और शर्मनाक पलों को रोकती है—जैसे किसी प्लेटिनम बैनर को प्रिंट कर देना जब उसका इनवॉइस अभी Draft पर हो।
आप एक बेसिक स्प्रेडशीट से स्पॉन्सरशिप ट्रैकर बना सकते हैं। वहां से शुरू करें। यह तेज़ है, साझा करने में आसान है, और अधिकांश इवेंट टीम्स के लिए पर्याप्त है।
60–90 मिनट अलग रखें और पाँच काम करें:
एक छोटा बदलाव जो भ्रम रोकता है: "Owner" कॉलम रखें, और उसका उपयोग करें। हर स्पॉन्सर के लिए एक व्यक्ति होना चाहिए जो अगले कदम के लिए ज़िम्मेदार हो।
यदि बाद में आप शीट से बाहर निकलते हैं, तो आप उन्हीं फ़ील्ड्स को एक आसान आंतरिक ऐप में बदल सकते हैं (उदा., Koder.ai में एक चैट प्रॉम्प्ट से) बिना अपनी प्रक्रिया बदले।
कल्पना करें एक एक-दिन के कम्युनिटी कॉन्फ्रेंस की जहाँ 300 उपस्थित हैं और 12 स्पॉन्सर हैं। टीम एक सरल ट्रैकर का उपयोग करती है जिसमें हर स्पॉन्सर के लिए एक रो और कुछ कॉलम होते हैं जो रोज़ के सवालों के जवाब देते हैं: कौन पक्का है, उनका टियर क्या है, क्या लोगो अप्रूव्ड है, क्या इनवॉइस भुगतान हुआ है, और कौन से लाभ अभी बाकी हैं।
एक ही शीट में तीन स्पॉन्सर अलग-अलग दिखाई देते हैं:
प्लानिंग के बीच में, संयोजक एक अपडेट करता है जो बहुत सारा बैक-एंड-फोर्थ बचाता है। Northside Bank लोगो ईमेल करती है। फ़ाइल जोड़ी जाती है, "logo received" Yes में बदल जाता है, पर "brand approval" Pending रहता है क्योंकि उनकी टीम अभी पुष्टि कर रही है कि यह डार्क बैकग्राउंड पर काम करता है। उनका इनवॉइस स्टेटस Overdue दिखता है (यह 10 दिन देय है), और डिलिवरेबल नोट अपडेट होता है: "Stage mention scheduled for 10:05am."
BrewCo के लिए, ट्रैकर दिखाता है "invoice: N/A" और "benefit: coffee for 300, drop-off 7:30am." एक बार वे डिलिवरी कंफ़र्म कर दें, लाभ Scheduled के रूप में मार्क किया जाता है, Done नहीं, ताकि कोई भूल न जाए कि यह अभी भविष्य का काम है।
इवेंट से एक सप्ताह पहले, टीम फिल्टर करती है उन चीज़ों के लिए जो अभी भी रेड हैं:
वह एकल दृश्य टीम को बताता है कि आज किसे फ़ॉलो-अप करना है, बजाय इसके कि प्रिंट टाइम पर समस्याएँ मिलें।
अधिकांश स्पॉन्सर सिरदर्द “खराब स्पॉन्सर” की वजह से नहीं आते। वे एक ऐसे ट्रैकर से आते हैं जो पूर्ण दिखता है पर सरल सवालों का तेज़ जवाब नहीं दे पाता: किसे क्या देना है? क्या अप्रूव्ड है? क्या गायब है?
एक आम समस्या तथ्य और टास्क को एक ही सेल में मिलाना है। एक नोट जैसे "Logo sent, waiting for approval, needs invoice" फ़िल्टर करने के लिए असंभव है। जब आपको यह जानना हो कि कौन आप पर इंतज़ार कर रहा है बनाम कौन आपसे इंतज़ार कर रहा है, तो ट्रैकर मदद नहीं करेगा।
एक और बार-बार होने वाली गलती मालिकाना का अभाव है। यदि "Invoice follow-up" या "Confirm stage mention" के पास कोई नाम नहीं है, तो यह सबका काम बन जाता है—और आम तौर पर इसका मतलब है कि यह किसी का भी काम नहीं होता।
लाभ तब खो जाते हैं जब कोई डेडलाइन नहीं होती। एक स्पॉन्सर को न्यूज़लेटर में जिक्र, बूथ लोकेशन, या ऑन-साइट साइनिज वादा किया जा सकता है, पर यदि कोई ड्यू डेट नहीं है, तो काम चुपके से प्रिंट डे तक छूट जाता है।
लोगो की अराजकता आख़िरी मिनट रीवर्क पैदा करती है जितना ज्यादातर टीमें उम्मीद नहीं करतीं। यदि आप किसी भी फ़ाइल को स्वीकार कर लेते हैं, तो आपको स्क्रीनशॉट्स, छोटे PNGs, स्ट्रेच्ड JPEGs, या पुराना ब्रांडिंग मिलेगा। फिर आप उस समय एक नई फ़ाइल के पीछे भागते हैं जब डिज़ाइनर पहले से ही बैनर्स पर काम कर रहा होता है।
लाभों को भी बहुत जल्दी "हो गया" के रूप में मार्क किया जा सकता है। "Posted on social" प्रूफ़ नहीं है। "Logo on website" पुष्टि नहीं है। बिना प्रमाण के, आप बाद में बहस करेंगे या सब कुछ फिर से चेक करने में अतिरिक्त समय लगाएँगे।
इन मुद्दों को रोकने का सरल तरीका:
उदाहरण: आपके पास एक गोल्ड स्पॉन्सर है जिसे स्लाइड में मेंशन और बूथ का वादा किया गया है। यदि ट्रैकर दिखाता है "Gold", "Logo approved: Yes", "Invoice: Sent", "Payment: Pending", "Booth size: Confirmed", साथ ही स्लाइड डेक के लिए एक ड्यू डेट, तो आप सेकंडों में असली जोखिम देख सकेंगे और उसे'urgence बनने से पहले हल कर सकेंगे।
प्रिंट डे और इवेंट डे वे समय हैं जब छोटी gaps बड़ी स्ट्रेस बन जाती हैं। लक्ष्य सरल है: टीम का कोई भी सदस्य सेकंडों में जवाब दे सके "इस स्पॉन्सर ने क्या भुगतान किया, उन्हें क्या मिलेगा, और क्या दिया जा चुका है?"
पैसे और टियर डिटेल से शुरू करें। यदि कोई स्पॉन्सर किसी के इनबॉक्स में "Gold-ish" है पर आपके ट्रैकर में नहीं, तो आप गलत प्लेसमेंट वादा कर देंगे या कोई लाभ छूट जाएगा।
एक तेज़ पास करें:
यदि आपके पास सिर्फ़ एक अतिरिक्त कदम के लिए समय है, तो एक "प्रिंट लॉक" नोट जोड़ें: वह आख़िरी तारीख जब आप लोगो बदलाव स्वीकार करेंगे। इसके बिना, आप प्रिंटर डेडलाइन से 12 घंटे पहले नया लोगो पाएंगे।
एक एक-पेज स्पॉन्सर सारांश तैयार करें जो ऑन-साइट उपयोग में आसान हो। स्पॉन्सर नाम, टियर, उच्चारण नोट्स, कहाँ उनका लोगो दिखाई देता है, और किसी भी लाइव मोमेंट (MC मेंशन, स्टेज थैंक्स, बूथ लोकेशन) को शामिल करें।
एक यथार्थ उदाहरण: यदि आपके MC स्क्रिप्ट में "Platinum sponsors" शामिल हैं, पर ट्रैकर अभी भी दो टियर्स को pending दिखा रहा है, तो आप या तो किसी ऐसे स्पॉन्सर को ओवर-थैंक कर देंगे जिसने भुगतान नहीं किया, या किसी भुगतान कर चुके स्पॉन्सर को कम देंगे।
यदि आप यह ट्रैकर Koder.ai में बना रहे हैं, तो प्रिंट डे से ठीक पहले स्नैपशॉट्स और रोलबैक उपयोगी हो सकते हैं ताकि आप एक वर्ज़न फ्रीज़ कर सकें और आख़िरी मिनट के आकस्मिक बदलाव से बच सकें।
सबसे बड़ा फायदा एक परिपूर्ण शीट नहीं है—यह एक प्रक्रिया है जिसे आप फिर से उपयोग कर सकते हैं। इवेंट के बाद, अपना ट्रैकर कॉपी करें, रो साफ़ करें, और संरचना रखें ताकि अगला इवेंट 80% तैयार स्थिति से शुरू हो।
निर्णय लें कि स्प्रेडशीट अभी भी पर्याप्त है या नहीं। यदि सिर्फ एक व्यक्ति इसे अपडेट करता है और आपको ऑटोमेटेड रिमाइंडर की ज़रूरत नहीं, तो शीट ठीक है। यदि कई टीममेट्स इसे अपडेट कर रहे हैं, परिवर्तन अक्सर होते हैं, या स्पॉन्सर अलग-अलग लोगों को ईमेल करते हैं, तो आप जल्दी दर्द महसूस करेंगे। तब आपको परमिशन्स (कौन क्या एडिट कर सकता है), intake के लिए सरल फॉर्म, और गायब इनवॉइस/अनुमोदनों के लिए रिमाइंडर चाहिए होंगे।
जानकारी इकट्ठा करने का तरीका मानकीकृत करें। एक छोटा स्पॉन्सर intake फ़ॉर्म सामान्य बैक-एंड-फोर्थ को रोकता है जहाँ आपको लोगो मिलता है पर बिलिंग संपर्क नहीं, या इनवॉइस पता मिलता है पर सहमति लाभ नहीं। इसे छोटा रखें ताकि स्पॉन्सर वास्तव में पूरा करें।
एक सरल वर्कफ़्लो जो प्रबंधनीय रहता है:
यदि आप स्प्रेडशीट से कुछ अधिक संरचित चाहते हैं पर फिर भी हल्का रखना चाहते हैं, तो आप Koder.ai में एक छोटा आंतरिक टूल बना सकते हैं: एक स्पॉन्सर लिस्ट, एक लोगो अप्रूवल व्यू, और एक इनवॉइस स्टेटस बोर्ड। यदि बाद में आपकी ज़रूरतें बढ़ती हैं, तो प्लेटफ़ॉर्म स्रोत कोड एक्सपोर्ट करने का भी समर्थन करता है ताकि आप टूल को अपनी पसंद के तरीके से होस्ट कर सकें।
अपना "इवेंट पैक" भी सेव करें: पिछले वर्ष के टियर्स, लाभ भाषा, ईमेल टेम्पलेट्स, और डेडलाइंस। अगली बार, आप सब कुछ फिर से बनाने की बजाय केवल डिटेल्स अपडेट करेंगे।
शुरूआत उन चीज़ों के साथ करें जो डिलीवरी टूट सकती हैं: प्रिंट में दिखने वाले नाम के रूप में स्पॉन्सर का नाम, टियर और राशि, वादा किए गए लाभ, लोगो स्टेटस, और इनवॉइस/पेमेंट स्टेटस। एक ओनर और कुछ ड्यू डेट्स जोड़ें ताकि हर स्पॉन्सर के लिए अगला कदम एक नज़र में दिखे।
जब भी निर्णय पैसा, डिज़ाइन या ऑन-साइट काम को प्रभावित करे, ट्रैकर देखें। यदि कोई बैनर अप्रूव करने वाला है, स्टेज मेंशन शेड्यूल करने वाला है, या इनवॉइस फॉलो-अप भेजने वाला है, तो पहले ट्रैकर चेक करें ताकि पुरानी जानकारी पर कार्रवाई न हो।
छोटे, मानक स्टेटस उपयोग करें जिन्हें आप तेजी से फिल्टर कर सकें, और जटिलता को नोट्स फ़ील्ड में रखें। ट्रैकर को यह जवाब देना चाहिए कि “यह स्पॉन्सर प्रक्रिया में कहाँ है?” सेकेंडों में — इसके लिए पैराग्राफ पढ़ने की ज़रूरत नहीं होनी चाहिए।
टियर नियमों को अलग रखें, लेकिन वास्तविक वादा स्पॉन्सर स्तर पर रिकॉर्ड करें। एक ही टियर में भी स्पॉन्सर छोटे बदलाव मांग सकते हैं (अतिरिक्त पोस्ट, बड़ा बूथ, अलग स्लॉट), इसलिए ट्रैकर को यह दिखाना चाहिए कि उस स्पॉन्सर को वास्तव में क्या मिल रहा है, न कि केवल पैकेज का नाम।
लोगो को एक अलग वर्कफ़्लो की तरह ट्रीट करें: स्पष्ट स्टेटस (Requested, Received, Approved, Placed, Printed), और इस्तेमाल के लिए कौन-सा फ़ाइल नाम/फॉर्मेट अप्रूव्ड है यह रिकॉर्ड रखें। डार्क/लाइट बैकग्राउंड नियम और किसने कब अप्रूव किया यह भी जोड़ें ताकि डिजाइनर को अनुमान न लगाना पड़े।
एक सरल इनवॉइस स्टेटस फ्लो चुनें और उसे तिथियों से जोड़ें, धारणाओं से नहीं। इनवॉइस नंबर, भेजने की तारीख, देय तिथि, राशि और किसे बिल करना है यह रिकॉर्ड करें ताकि कोई भी बिना ईमेल खोजे फॉलो-अप कर सके।
आम तौर पर कम-जोखिम वाले लाभ पहले दे देना ठीक है और उच्च-जोखिम/महंगे आइटम भुगतान की पुष्टि तक रोके रखना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप साइट पर लोगो प्रकाशित कर सकते हैं जब साइन किया हुआ समझौता हो, लेकिन साइनएज केवल तब प्रिंट करें जब इनवॉइस Paid हो।
हर स्पॉन्सर के लिए अगले एक्शन के लिए एक ओनर असाइन करें, भले ही अन्य लोग योगदान दें। बिना नामित ओनर के, फ़ॉलो-अप और अप्रूवल देर हो जाते हैं क्योंकि हर कोई मान लेता है कि कोई और इसे कर रहा है।
प्रिंट और पब्लिश कटऑफ तिथि सेट करें और उसे लागू करें। आख़िरी मिनट के बदलाव महंगे गलतियों का कारण होते हैं। प्रिंट डे से पहले, बिना भुगतान वाले इनवॉइस, गुम/न-अप्रूव्ड लोगो, और किसी भी ऐसे बेनिफिट की जाँच करें जिसका कोई ओनर या ड्यू डेट न हो।
जब कई लोग इसे अपडेट करने लगते हैं, या आपको परमिशन, रिमाइंडर और अपलोड/अप्रूवल कैप्चर का साफ़ तरीका चाहिए, तो स्प्रेडशीट से आंतरिक ऐप की ओर जाने का समय है। एक हल्का टूल Koder.ai में आपके स्प्रेडशीट के वही फ़ील्ड प्रतिबिंबित कर सकता है, सब कुछ एक जगह रखता है और फिर भी सरल रहता है।
