छात्रों के लिए स्वयंसेवा घंटे लॉग को सरल बनाएं: क्या ट्रैक करें, पर्यवेक्षक कैसे एंट्रीज़ को अनुमोदित करते हैं, और स्कूल क्रेडिट के लिए totals को साफ़ तरीके से कैसे निर्यात करें।
एक volunteer hours log उस समय का रिकॉर्ड है जो आप किसी संगठन या सामुदायिक परियोजना के लिए बिना वेतन के सेवा करते हुए बिताते हैं। छात्रों के लिए यह एक टाइमशीट की तरह काम करता है: आप नोट करते हैं कि क्या किया, किस दिन किया और कितना समय लगा।
“स्वयंसेवा घंटे” आमतौर पर अप्राप्त काम होते हैं जो दूसरों के लाभ के लिए किए जाते हैं। इसमें फ़ूड पैंट्री में सेवा, पुस्तकालय के इवेंट में मदद, पार्क की सफाई, चैरिटी फंडरेज़र का समर्थन, या किसी अनुमोदित प्रोग्राम के तहत छोटे छात्रों को ट्यूशन देना शामिल हो सकता है। आमतौर पर इसमें आपके घरेलू काम, वेतनित इंटर्नशिप, या मुख्यतः व्यक्तिगत लाभ के लिए की गई गतिविधियाँ शामिल नहीं होतीं।
स्कूल स्वयंसेवा घंटे लॉग इसलिए मांगते हैं ताकि उनके पास सेवा की पुष्टि का एक निष्पक्ष, सुसंगत तरीका हो। घंटे को कोर्स क्रेडिट, स्नातक आवश्यकताओं, सर्विस-लर्निंग प्रोग्राम, क्लब पहचान, छात्रवृत्ति या ऑनर सोसाइटी जैसे पुरस्कारों के लिए गिना जा सकता है। एक साफ़ लॉग बाद में उठने वाले सवालों से सबकी सुरक्षा करता है।
अधिकांश स्कूल पर्यवेक्षक की स्वीकृति भी चाहते हैं। वह वयस्क कोई ऐसा व्यक्ति होता है जो पुष्टि कर सके कि आप वहां थे और काम सेवा के रूप में गिना जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, एक वॉलंटियर कोऑर्डिनेटर, शिक्षक, कोच, या साइट मैनेजर)। बिना उस अनुमोदन के, स्कूल अक्सर घंटों को अविश्वसनीय मानते हैं, भले ही काम असल में हुआ ही हो।
न्यूनतम तौर पर, स्कूल उम्मीद करते हैं कि हर एंट्री में संगठन या इवेंट का नाम, तारीख और समय (या कुल घंटे), आपने क्या किया उसका संक्षिप्त विवरण, और पर्यवेक्षक का नाम व संपर्क जानकारी साथ में हस्ताक्षर या स्वीकृति हो।
जब घंटे विवरण या अनुमोदन के बिना हों, तो उन्हें अस्वीकार करना आसान होता है। सामान्य परिणामों में फ़ॉर्म को फिर से भरने के लिए कहा जाना, कुछ हफ्तों बाद पर्यवेक्षक को ढूँढना या घंटों के खो जाने का जोखिम शामिल है। शुरू से ही साफ़ एंट्रीज़ सबमिशन के समय बहुत तनाव बचाती हैं।
उदाहरण: यदि आप शनिवार को शेल्टर शिफ्ट में मदद करते हैं, तो केवल “3 घंटे” लिखना पर्याप्त नहीं है। “13 जनवरी, 9:00-12:00, दान छाँटा और शेल्फ़ भरे, पर्यवेक्षक: Maria Lopez” जैसी एंट्री स्कूलों के लिए जल्दी मंज़ूर होने योग्य होती है।
एक अच्छा स्वयंसेवा घंटे लॉग छात्र के लिए सबसे बेकार तरीके से अच्छा होता है: स्पष्ट, पूरा और सत्यापित करने में आसान। किसी अजनबी को भी समझ आना चाहिए कि आपने कहाँ स्वयंसेवा की, क्या किया और कुल कैसे निकला।
शुरू करें उन विवरणों से जो समय और स्थान सिद्ध करते हैं: तारीख, संगठन का नाम (यदि कई साइट हों तो स्थान), आपकी भूमिका, आरंभ और समाप्ति समय, और उस शिफ्ट के लिए आपका कुल घंटे। अपना नाम (और अगर स्कूल छात्रों को ID मांगता है तो वह भी) जोड़ें। फिर एक ऐसे पर्यवेक्षक का नाम दें जो शिफ्ट की पुष्टि कर सके, उनका पद और फ़ोन नंबर या ईमेल भी दें।
यह तय रखें कि “घंटे” में क्या गिना जाएगा। स्कूल अलग-अलग होते हैं, और पर्यवेक्षक आपके स्कूल के नियमों से अलग मान सकते हैं।
अगर आपकी शिफ्ट 3:00-6:00 है लेकिन आपने 15 मिनट का ब्रेक लिया, तो लिखें कि ब्रेक शामिल है या घटाया गया है। यात्रा समय भी जटिल है: कई स्कूल साइट तक ड्राइविंग समय को गिनते नहीं हैं, भले ही आप सामग्रियाँ ले जा रहे हों। अगर आपका स्कूल यात्रा समय गिनने देता है, तो उसे स्पष्ट रूप से “यात्रा” के रूप में लेबल करें बजाय कि उसे सेवा समय में मिला दें।
क्या किया, इसका एक छोटा विवरण जोड़ें। एक-दोपहर के वाक्य पर्याप्त है। यह सहायक होता है जब काउंसलर महीनों बाद आपका लॉग देखे और पता न चले कि “Shift #4” का क्या मतलब है।
विशेष मामलों के लिए एक छोटा नोट रखने की जगह रखें क्योंकि वही अक्सर अस्वीकार के कारण होते हैं। सामान्य उदाहरण: समूह इवेंट (इवेंट का नाम और सुपरवाइज़िंग वयस्क लिखें), नियमित साप्ताहिक शिफ्ट (प्रत्येक तारीख रिकॉर्ड करें), फंडरेज़र (इवेंट-दिवस के घंटे और योजना घंटे अलग रखें), प्रशिक्षण/ओरिएंटेशन (इसे ट्रेनिंग लेबल करें), और मेक-अप घंटे (क्यों जोड़े गए इसका संक्षिप्त कारण दें)।
उदाहरण: यदि आप हर सप्ताह मंगलवार को लाइब्रेरी में वॉलंटियर करते हैं, एक एंट्री हो सकती है, “रिटर्न्स की शेल्विंग, बच्चों के रीडिंग कॉर्नर की व्यवस्था, मेज साफ़ की।” अगर किसी सप्ताह आपने एक इवेंट के लिए देर तक रुके तो नोट जोड़ें: “बुक सेल क्लोजिंग के लिए अतिरिक्त 30 मिनट, अनुमोदन: Ms. Chen, Youth Services Librarian।”
एक volunteer hours log उतना ही सरल हो सकता है जितना एक प्रिंटेड शीट या उतना संरचित जितना एक ऐप जिसमें अनुमोदन और एक्सपोर्ट्स हों। सबसे अच्छा विकल्प वह है जिसे आप पूरे टर्म में लगातार इस्तेमाल करेंगे, बिना हस्ताक्षरों या विवरण खोए।
पेपर लॉग शुरू करने में आसान हैं: प्रिंट करें, लिखें, साइन करवा लें। जब घंटे कम हों और एक वयस्क उसी दिन साइन कर दे तो ये अच्छे काम करते हैं। कमियां बाद में दिखती हैं: पन्ने खो जाते हैं, हैंडराइटिंग अस्पष्ट होती है, और घंटे जोड़ने में गलतियाँ आम होती हैं।
स्प्रेडशीट लचीली होती हैं क्योंकि आप जल्दी से सॉर्ट, टोटल और कॉपी कर सकते हैं। ये अतिरिक्त फ़ील्ड्स जैसे लोकेशन, संपर्क जानकारी या सर्विस कैटेगरी के लिए भी अच्छी हैं। कमजोर पक्ष सत्यापन है: एक सेल बाद में एडिट किया जा सकता है, और यह दिखाना मुश्किल होता है कि किसने क्या अनुमोदित किया जब तक कि आपके पास अलग साइन-ऑफ प्रक्रिया न हो।
ऐप्स और ऑनलाइन फॉर्म तब अक्सर सबसे आसान होते हैं जब अनुमोदन मायने रखते हों। पर्यवेक्षक जल्दी से घंटे की पुष्टि कर सकते हैं, और आप स्कूल स्वीकार करने योग्य फॉर्मैट में totals एक्सपोर्ट कर सकते हैं। सेटअप का व्यापार-off यह है कि किसे अनुमोदन का अधिकार है, किस सबूत की ज़रूरत है, और एडिट्स कैसे हैंडल होंगे—इन सबके लिए स्पष्ट नियम चाहिए।
एक सरल नियम: अगर एक छात्र, एक साइट और उसी दिन हस्ताक्षर हैं तो पेपर उपयोग करें; अगर आप मुख्य रूप से totals चाहते हैं और आपका स्कूल अलग सत्यापन स्वीकार करता है तो स्प्रेडशीट उपयोग करें; अगर कई पर्यवेक्षक हैं, समूह बड़ा है, या स्कूल ऑडिट करता है तो ऐप/फॉर्म सिस्टम चुनें। अगर आपका स्कूल कड़ा है, तो एक ऑडिट ट्रेल (तारीख, अनुमोदक का नाम, और परिवर्तन रिकॉर्ड) को प्राथमिकता दें।
शुरू में तय कर लें कि क्या हर कोई एक साझा सिस्टम उपयोग करेगा या व्यक्तिगत लॉग रखेगा। साझा टेम्पलेट सबमिशन के समय "फॉर्मैट विवाद" कम कर देता है। उदाहरण के लिए, अगर 25 छात्रों वाले सर्विस क्लब के सभी सदस्य अलग-अलग तरीके से घंटे ट्रैक करेंगे तो एडवाइज़र अंत में मिसिंग फोन नंबर, अस्पष्ट तारीखें और मेल न खाने वाले totals के पीछे लगे रहेंगे।
एक volunteer hours log सबसे अच्छा तब काम करता है जब हर किसी को उनकी भूमिका और समय का पता हो। इसे तीन-व्यक्ति हाथ मिलाने जैसा सोचें: छात्र रिकॉर्ड करता है, पर्यवेक्षक उसे कन्फर्म करता है, और स्कूल कोऑर्डिनेटर जांचता है कि यह स्कूल नियमों से मेल खाता है।
छात्र को हर शिफ्ट के तुरंत बाद (या कम से कम साप्ताहिक) एंट्री बनानी चाहिए। पर्यवेक्षक केवल उन्हीं शिफ्ट्स को अनुमोदन करे जिनका उन्होंने व्यक्तिगत रूप से पर्यवेक्षण किया। स्कूल कोऑर्डिनेटर हर घंटे की साइट पर पुष्टि नहीं करता, पर यह जांचता है कि लॉग पूरा, पठनीय और क्रेडिट के लिए उपयुक्त है या नहीं।
एक वर्कफ़्लो जिसे अधिकांश स्कूल स्वीकार करते हैं, इस तरह दिखता है:
समय का महत्व लोगों की अपेक्षा से अधिक होता है। अगर एंट्रीज़ एक महीने तक पड़ी रहें तो पर्यवेक्षक विवरण भूल जाते हैं, स्टाफ़ बदल सकता है, और अनुमोदन में देर होती है। साप्ताहिक सबमिशन याद ताज़ा रखता है और त्रुटियाँ ठीक करना आसान बनाता है।
अनुमोदन के बाद संपादन के लिए नियम तय करें और उनका पालन करें। एक सामान्य तरीका यह है: छात्र अप्रूव्ड एंट्रीज़ को स्वतंत्र रूप से एडिट कर सकते हैं, पर अनुमोदन के बाद किसी भी परिवर्तन के लिए पर्यवेक्षक को पुनः-अनुमोदन करना अनिवार्य हो। अगर पर्यवेक्षक उपलब्ध नहीं है तो बैकअप अनुमोदक का नाम रखें। किसी भी परिवर्तन के साथ छोटा कारण नोट जोड़ें।
कई पर्यवेक्षक और साइटें आम हैं। यदि आप दो अलग संगठनों में स्वयंसेवा करते हैं, तो साइट अनुसार एंट्रीज़ अलग रखें और हर पर्यवेक्षक केवल अपने शिफ्ट्स अनुमोदित करे। अगर स्कूल एक संयुक्त कुल मांगता है, तो अनुमोदन के दौरान totals को मर्ज न करें—अंत में मर्ज करें।
उदाहरण: Maya दो जगहों पर वॉलंटियर करती है। वह हर दिन ही शिफ्ट लॉग करती है, रविवार को सबमिशन करती है, और हर पर्यवेक्षक बुधवार तक अनुमोदन कर देता है। जब स्कूल कोऑर्डिनेटर उसके घंटों की समीक्षा करता है, सब पहले से सत्यापित होता है।
अपने लॉग को रसीद जैसा समझें: जब जानकारी ताज़ा हो तो दर्ज करें, फिर जल्दी स्वीकृति ले लें।
एक नई एंट्री बनाएं ठीक शिफ्ट खत्म होते ही (या कम से कम उसी दिन)। एक हफ्ते तक इंतजार करने से सटीक समय खोना, तारीखों में गड़बड़ी या आप क्या करते थे यह भूल जाना आसान हो जाता है।
लिखें कि आप किस समय के लिए शेड्यूल थे और फिर वास्तविक काम के समय के अनुसार एडजस्ट करें। अगर आपने ब्रेक लिया तो उसे स्पष्ट रूप से नोट करें ताकि आपका कुल स्पष्ट हो।
सबमिशन से पहले सुनिश्चित कर लें कि एंट्री में आपके स्कूल की मांगी हुई चीजें मौजूद हों। अधिकांश अस्वीकृतियाँ एक छोटी सी कमी के कारण होती हैं।
तारीख और समय (यदि प्रासंगिक हो तो ब्रेक समय सहित), संगठन का नाम और स्थान, कार्य का संक्षिप्त विवरण, पर्यवेक्षक का नाम और पद तथा फ़ोन नंबर या ईमेल, और यदि आवश्यक हो तो आपका नाम या छात्र ID शामिल करें।
विवरण सादा और विशिष्ट रखें। “Sorted donations and restocked shelves” जैसा वाक्य “Helped out” से बेहतर है।
शिफ्ट के तुरंत बाद अनुमोदन मांगें, आदर्श रूप से 24–48 घंटों के अंदर। संगठन जिस भी तरीके को पसंद करता है वही उपयोग करें: पेपर सिग्नेचर, ईमेल कन्फर्मेशन, या कोई ऐप।
अगर आपका स्कूल किसी विशेष फॉर्म की आवश्यकता रखता है तो उसे जल्दी शेयर करें। सेमेस्टर के अंत पर सिग्नेचर्स के ढेर लेकर न पहुंचें।
पर्यवेक्षक समय सुधार सकते हैं, आपसे स्पष्टता मांग सकते हैं, या किसी एंट्री को अस्वीकृत कर सकते हैं जो क्रेडिट के योग्य नहीं है। अगर वे परिवर्तन माँगें, तो एंट्री अपडेट करें और उसी दिन पुनः भेज दें।
अनुमोदन के बाद उसका प्रमाण सुरक्षित रखें। पेपर लॉग के लिए एक साफ़ फ़ोटो लें। डिजिटल अनुमोदन के लिए कन्फर्मेशन मैसेज सेव करें।
प्रति सेमेस्टर एक फ़ोल्डर रखें (पेपर या डिजिटल)। अगर आप अनुमोदन के बाद कुछ एडिट करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि अंतिम कुल वही हो जो पर्यवेक्षक ने मंज़ूर किया और बदलाव का कारण नोट करें।
उदाहरण: अगर आपने 3.0 घंटे लॉग किए पर पर्यवेक्षक ने 30 मिनट ब्रेक के कारण 2.5 अनुमोदित किए, तो आपके रिकॉर्ड में सही किया हुआ कुल और कारण दिखना चाहिए।
सबमिट करने के समय आपका लक्ष्य एक ऐसा पैकेज बनाना है जिससे स्कूल ऑफिस तेजी से घंटे सत्यापित कर सके। एक मजबूत लॉग सिर्फ़ एक संख्या नहीं दिखाता—यह दिखाता है कि घंटे कहाँ से आए, कब हुए और किसने अनुमोदन किया।
शुरू में तय करें कि आपको घंटे कैसे टोटल करने हैं। कई स्कूल एक ग्रैंड टोटल स्वीकार करते हैं, पर यह मदद करता है यदि आप तारीख सीमा (इस सेमेस्टर या स्कूल वर्ष) और संगठन के अनुसार भी totals दें। ये विभाजन डुप्लिकेट एंट्रीज़ जैसी गलतियाँ पकड़ने में भी मदद करते हैं।
स्कूल आम तौर पर दो चीज़ें चाहते हैं: totals और साइन किए गए प्रमाण। प्रमाण में पर्यवेक्षक का सिग्नेचर फ़ॉर्म पर, एक पत्र, या किसी ऐप में ऐसा अनुमोदन रिकॉर्ड शामिल हो सकता है जो स्पष्ट रूप से पर्यवेक्षक का नाम दिखाता हो।
अपना एक्सपोर्ट चुनें जो स्कूल के तरीके से मेल खाता हो:
जो भी आप एक्सपोर्ट करें, एक ऑडिट ट्रेल शामिल करें। हर एंट्री में बताएं कि किसने और कब अनुमोदन किया, साथ में कोई नोट्स। अगर अनुमोदन मौखिक हुआ तो अंतिम सारांश पर पर्यवेक्षक से सिग्नेचर लें ताकि एक स्पष्ट सत्यापन बिंदु बना रहे।
सारांश को पहले रखें, फिर विवरण। एक साफ़ पैकेज आम तौर पर एक पेज का सारांश (आपका नाम, टर्म, ग्रांड टोटल, और पर्यवेक्षक संपर्क), संगठन व तारीख सीमा के अनुसार शॉर्ट ब्रेकडाउन, विस्तृत लॉग एंट्रीज़, और अनुमोदन के प्रमाण (हस्ताक्षर या अनुमोदन इतिहास) रखता है। किसी भी आवश्यक स्कूल फ़ॉर्म को ठीक से भरकर जोड़ें।
उदाहरण: यदि Maya दो जगहों पर वॉलंटियर करती है, वह एक PDF सारांश जमा करती है जिसमें पतझकड़ 42 कुल घंटे दिखते हैं: फॉल टर्म के लिए लाइब्रेरी में 18 और शेल्टर में 24, फिर विस्तृत एंट्रीज़ जिन पर “Approved by Jordan Lee on Oct 12” जैसा टाइमस्टैम्प मौजूद होता है।
एक volunteer hours log जानबूझकर सरल होता है। यह सिद्ध करता है कि काम हुआ, कब हुआ और कौन पुष्टि कर सकता है। जितनी अधिक अतिरिक्त जानकारी आप इकट्ठा करेंगे, उतनी ही अधिक आपको उसकी सुरक्षा करनी पड़ेगी।
केवल वह जानकारी रखें जो स्कूल घण्टों की पुष्टि के लिए उपयोग कर सके: छात्र का नाम और स्कूल ID (यदि आवश्यक), संगठन और सेवा की तारीखें, आरंभ व समाप्ति समय (या कुल घंटे) के साथ संक्षिप्त भूमिका विवरण, पर्यवेक्षक का नाम व पद और उनका संगठनात्मक ईमेल या ऑफिस फोन, और पर्यवेक्षक की स्वीकृति।
माइनर्स के मामले में संपर्क विवरण के साथ सावधानी बरतें। छात्रों या पर्यवेक्षकों के निजी पते, निजी फोन नंबर या व्यक्तिगत ईमेल से बचें। अगर फॉर्म किसी कांटैक्ट जानकारी मांगे तो संभव हो तो संगठन का फोन नंबर या ऑफिस ईमेल दें और उसे केवल छात्र व कोऑर्डिनेटर तक सीमित रखें।
अपने स्कूल की नीति का पालन करें। यदि नीति नहीं बताती तो क्रेडिट मिलने और किसी अपील विंडो बंद होने तक लॉग व अनुमोदन रखें, उसके बाद उन्हें सुरक्षित रूप से डिलीट या आर्काइव कर दें। पेपर कॉपियाँ घर पर रखें, बैकपैक में न रखें। डिजिटल रिकॉर्ड के लिए मजबूत पासवर्ड उपयोग करें और व्यापक एडिट एक्सेस साझा करने से बचें।
ईमानदारी स्पष्टता के बारे में भी है। असली समय लिखें, अनुमान नहीं। जो किया उसे सादे शब्दों में बताएं। अगर आपने ब्रेक लिया है तो उसे तब ही गिनें जब प्रोग्राम कहे।
अगर कोई विवाद हो तो उसे व्यक्तिगत झगड़े की तरह न लें—पूछें कि उनके रिकॉर्ड में क्या समय है और क्यों, अपने नोट्स (टेक्स्ट, कैलेंडर एंट्रीज़, शेड्यूल) को शांतिपूर्वक साझा करें, और लॉग को पर्यवेक्षक के रिकॉर्ड से मिलाकर ठीक करें। यदि ज़रूरी हो तो प्रोग्राम कोऑर्डिनेटर शिफ्ट सूची की पुष्टि कर सकता है। स्कूल की विवाद प्रक्रिया हो तो उसका पालन करें।
साफ़ रिकॉर्ड सबकी रक्षा करते हैं: छात्रों को सही क्रेडिट मिलता है, पर्यवेक्षकों पर दबाव नहीं बनता, और स्कूल घंटों को आत्मविश्वास से मंज़ूर कर सकता है।
अधिकांश अस्वीकृतियाँ साधारण कारणों से होती हैं: प्रमाण की कमी, गलत गणना, या विवरण जो सत्यापित करने के लिए बहुत अस्पष्ट हों।
एक आम समस्या ऐसी पर्यवेक्षक जानकारी है जिसे चेक नहीं किया जा सकता। "Front desk" या सामान्य ईमेल अक्सर पर्याप्त नहीं होते। स्कूल आम तौर पर किसी एक ऐसे व्यक्ति को चाहते हैं जिसने आपको काम करते देखा हो और तारीखें व घंटे की पुष्टि कर सके। उनका पूरा नाम, भूमिका और कम से कम एक काम का नंबर या ईमेल रिकॉर्ड करें।
टाइम की गलतियाँ भी बार-बार होती हैं। यदि आप हर शिफ्ट को निकटतम घंटे पर राउंड करते हैं या हफ्तों बाद समय याद करने की कोशिश करते हैं तो यह अनुमान जैसा दिखाई देता है। आरंभ और समाप्ति समय लिखें और फिर कुल निकालें। हमेशा एक समान संख्या (हमेशा 2.0 घंटे) वाले लॉग संदेह पैदा करते हैं।
उन घंटों को मत मिलाएँ जो गिनती में नहीं आते: वेतनित काम, क्लास का समय, स्टडी हॉल, या यात्रा समय अक्सर अस्वीकार्य होते हैं। यदि आप किसी क्लास के माध्यम से इवेंट में मदद कर रहे हैं तो उसे लेबल करें और शामिल करने से पहले अपने स्कूल के नियम देखें।
अन्य सामान्य समस्याएँ हैं: दोहराई गई एंट्रीज़, अनुमोदन के बाद बिना पुनः-अनुमोदन के संपादन, और एक ही घंटों को दो अलग प्रोग्रामों को सबमिट करना।
समय सीमा तक इंतजार करना भी समस्याएँ लाता है। देर से आने वाले लॉग में सिग्नेचर ठीक करने, तारीखें स्पष्ट करने या बैकअप अनुमोदक ढूँढने का समय नहीं रहता।
उदाहरण: यदि आप हर शनिवार वॉलंटियर करते हैं, पिछली week's एंट्री को कॉपी-पेस्ट करके तारीख न बदलें। एक ही तारीख दोहराने से संदेह पूरे सेट पर पड़ सकता है।
कुछ मिनट का ऑडिट करने से आप अधिकांश अस्वीकृतियों से बच सकते हैं।
सुनिश्चित करें कि हर एंट्री में तारीख, आरंभ समय, समाप्ति समय और कुल हो जो आपके स्कूल के फ़ॉर्मैट से मेल खाता हो (उदाहरण के लिए यदि दशमलव स्वीकार नहीं है तो 2:30 के बदले 2.5 न लिखें)। संगठन का नाम हर बार एक ही ढंग से लिखा गया हो और वही नाम हो जिसे स्कूल पहचानता है। पर्यवेक्षक का पूरा नाम और संपर्क पढ़ने योग्य व पूरा हो और आवश्यक अवधि के लिए अनुमोदन मौजूद हों।
फिर यह जाँचें कि आपके totals स्कूल के फॉर्म और कटऑफ तारीख से मेल खाते हैं। केवल截止 तारीख तक के घंटे गिनें, और सुनिश्चित करें कि ग्रांड टोटल अनुमोदित एंट्रीज़ के जोड़ के बराबर हो।
यदि कुछ मेल नहीं खाता तो अनुमान न लगाएँ। अपना कैलेंडर, टेक्स्ट या साइन-इन शीट्स चेक करें और फिर पर्यवेक्षक से तुरंत पुष्टि लें।
अंत में छोटे प्रेजेंटेशन डिटेल्स देखें: आपका नाम स्कूल रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए, तारीखें आवश्यक फ़ॉर्मैट में हों (कुछ स्कूल MM/DD/YYYY चाहते हैं), और कोई स्क्रिबल या ओवरराइट न हों। साफ़ कागज़ अधिक भरोसेमंद दिखता है और इससे बैक-एंड-फ़ोर्थ कम होंगे।
Maya 10वीं कक्षा की छात्रा है जिसे सेमेस्टर के अंत तक 40 अनुमोदित घंटे चाहिए। वह हर शनिवार सुबह स्थानीय फ़ूड पैंट्री में वॉलंटियर करती है। उसका लक्ष्य साधारण है: हर शिफ्ट उसी दिन लॉग करें, साप्ताहिक अनुमोदन लें, और पूरा होने पर totals एक्सपोर्ट करें।
सेमेस्टर के दौरान उसका लॉग शामिल है:
सप्ताह 14 तक उसके पास 41.5 अनुमोदित घंटे होते हैं। वह अतिरिक्त 1.5 घंटे मददगार रहता है क्योंकि कुछ स्कूल अस्पष्ट, अनअप्रूव्ड या सेमेस्टर डेट्स से बाहर के समय को काट देते हैं।
जब वह सबमिट करती है, Maya केवल अनुमोदित एंट्रीज़ एक्सपोर्ट करती है और तारीख सीमा के अनुसार totals शामिल करती है। वह जाँचती है कि नाम स्कूल रिकॉर्ड से मेल खाता है, तारीखें सेमेस्टर विंडो के भीतर हैं, और हर एंट्री पर वही पर्यवेक्षक नाम व अनुमोदन टाइमस्टैम्प मौजूद है।
आगे के कदम Maya के तरीके को अपनाने के लिए:
अगर आप एक कस्टम ट्रैकर चाहते हैं जिसमें छात्र एंट्रीज़, पर्यवेक्षक अनुमोदन और साफ़ एक्सपोर्ट हों, तो आप अपनी वर्कफ़्लो को चैट में बताकर Koder.ai पर एक सरल आंतरिक टूल बना सकते हैं और स्कूल की ज़रूरतों के अनुसार बाद में अपडेट कर सकते हैं।
एक volunteer hours log आपके अनपेड सेवा समय का रिकॉर्ड है, जैसे एक टाइमशीट। इसमें आमतौर पर तारीख, आरंभ और समाप्ति समय, आपने क्या किया, कहाँ किया और किसने आपका पर्यवेक्षण किया—ताकि स्कूल उन घंटों को सत्यापित कर सके।
स्कूल लॉग का उपयोग सेवा को निष्पक्ष और सुसंगत तरीके से सत्यापित करने के लिए करते हैं, खासकर जब घंटे ग्रेजुएशन, कोर्स क्रेडिट, पुरस्कार, क्लब या छात्रवृत्ति पर प्रभाव डालते हैं। एक स्पष्ट लॉग यह भी दिखाता है कि किसने किस एंट्री को कब अनुमोदित किया, जिससे बाद में सवाल हल करना आसान होता है।
अधिकांश स्कूल चाहते हैं कि एंट्री में संगठन या इवेंट का नाम, तारीख, स्थान (यदि प्रासंगिक हो), आरंभ और समाप्ति समय, कुल घंटे और एक संक्षिप्त कार्य विवरण हो। वे आम तौर पर पर्यवेक्षक का पूरा नाम, पद और संपर्क जानकारी तथा हस्ताक्षर या अन्य अनुमोदन रिकॉर्ड भी मांगते हैं।
आम तौर पर हाँ। स्कूल अक्सर पर्यवेक्षक के हस्ताक्षर या अनुमोदन को प्रमाण मानते हैं कि सेवा हुई और वह मानदण्डों के अनुरूप है। यदि आप हस्ताक्षर नहीं पा सकते, तो पूछिए कि आपका स्कूल कौन सा वैकल्पिक प्रमाण स्वीकार करता है।
हमेशा नहीं, पर एक अच्छा डिफ़ॉल्ट नियम यह है कि आपने जो असल में सेवा के लिए किया उस समय को दर्ज करें और ब्रेक्स को अलग रखें जब तक कार्यक्रम कहे कि वे गिने जाते हैं। यदि शिफ्ट में ब्रेक था, तो स्पष्ट रूप से लिखें ताकि आपका कुल सही दिखे।
अधिकांश स्कूल साइट तक आने-जाने के समय को गिनती में नहीं रखते। यदि आपका स्कूल यात्रा समय की अनुमति देता है, तो उसे अलग से "यात्रा" के रूप में लॉग करें ताकि वह सर्विस समय में शामिल न दिखे।
आम तौर पर घर के काम, पारिवारिक व्यवसाय के लिए लाभ के लिए किया गया काम और वेतनित काम योग्यता नहीं रखते। अगर गतिविधि मुख्यतः व्यक्तिगत लाभ के लिए है तो भी वह अस्वीकार्य हो सकती है—जब संदेह हो तो अपने स्कूल से पुष्टि करें।
अच्छा समय यही है: शिफ्ट के तुरंत बाद लॉग करें और 24–48 घंटे के भीतर अनुमोदन का अनुरोध करें। सप्ताहों तक इंतजार करने से पर्यवेक्षक भूल सकते हैं, स्टाफ बदल सकता है और गलतियाँ सुधारना कठिन हो जाता है।
यदि आप उसी दिन हस्ताक्षर ले सकते हैं और पन्ने खोने का खतरा कम है तो पेपर काम कर जाता है; totals के लिए स्प्रेडशीट अच्छी है पर सत्यापन कमजोर होता है; जब स्पष्ट अनुमोदन और एक्सपोर्ट चाहिए तो ऐप या फॉर्म सिस्टम सबसे अच्छा है।
सबसे सामान्य कारण हैं: पर्यवेक्षक की संपर्क जानकारी गायब होना, अस्पष्ट विवरण, समय गणना में त्रुटियाँ और अनुमोदन के बाद बिना पुनः-स्वीकृति के संपादन। दोगुनी एंट्रीज़ और एक ही घंटों को दो प्रोग्रामों में दर्ज करना भी अस्वीकार का कारण बनता है।
लॉग तुरंत भरें, तय नियमों का पालन करें, और अगर कुछ गलत है तो शांत तरीके से सुपरवाइजर के साथ रिकॉर्ड्स मिलाकर ठीक करें। अगर ज़रूरी हो तो प्रोग्राम कोऑर्डिनेटर विवाद की पुष्टि कर सकता है और स्कूल की विवाद प्रक्रिया का पालन करें।
