Créez un suivi des sponsors pour événements qui centralise les niveaux, les fichiers de logo, l'état des factures et les avantages promis afin qu'aucun détail ne soit oublié le jour de l'événement.
La plupart des problèmes avec les sponsors ne sont pas des « gros » problèmes. Ce sont des petits détails qui tombent entre les mailles : un logo qui n'est jamais arrivé, une promesse non écrite, une facture envoyée mais non payée, ou une date limite qui n'existait que dans la boîte mail de quelqu'un.
Sans un endroit unique pour vérifier, l'information se disperse dans les fils de mails, les messages, les drives partagés et la mémoire de quelqu'un. C'est ainsi qu'on se retrouve avec des surprises de dernière minute : imprimer la mauvaise version d'un logo, manquer une mention promise, ou réaliser trop tard qu'un sponsor n'a toujours pas payé.
Un simple suivi donne à chacun la même vue, même si la personne ne s'occupe des sponsors que 10 minutes par jour. Ça fonctionne parce que différentes personnes ont besoin de détails différents :
L'objectif n'est pas « plus de paperasse ». C'est moins de moments gênants et moins de messages urgents la semaine précédant l'événement. Quand chaque sponsor a un statut clair et un court ensemble de prochaines actions, on détecte les problèmes tôt et on les résout calmement.
Ce type de suivi pose aussi de bonnes attentes. Ce n'est pas un CRM complet, et il n'en a pas besoin. Vous n'essayez pas d'enregistrer chaque appel ni de construire un pipeline commercial. Vous essayez de livrer ce que vous avez vendu.
Un exemple réaliste : votre sponsor Or dit « logo sur le site, mention sur scène et deux billets ». Si c'est seulement dans un email, le présentateur de la scène peut ne jamais le voir. Si c'est dans le suivi, vous pouvez assigner la mention sur scène, confirmer la version du logo et marquer les billets comme envoyés avant le jour d'impression.
Si vous préférez construire un petit outil interne plutôt que maintenir une feuille de calcul, vous pouvez recréer les mêmes champs dans une app légère sur Koder.ai (Koder.ai) et la réutiliser pour chaque événement.
Un suivi des sponsors est votre source unique de vérité pour les détails qui affectent le travail réel : ce que le sponsor a acheté, ce que vous lui devez, ce qu'il vous doit, et quels assets il manque encore. Il doit être l'endroit où votre équipe consulte avant d'envoyer un email, d'approuver un design ou d'aller à l'impression.
Incluez tout ce dont vous avez besoin pour répondre rapidement sans fouiller dans d'anciens messages. Au minimum, capturez :
Un bon suivi n'est pas un système comptable complet. Il n'a pas besoin de calculer les taxes, de rapprocher les dépôts bancaires ou de produire des états financiers. Il n'a pas non plus besoin de stocker tous les contrats et emails. Certaines équipes ajoutent « contrat reçu : oui/non » et un champ notes court, mais l'objectif est la clarté, pas l'archivage.
Commencez plus tôt que vous ne le pensez. Dès que les prises de contact commencent, créez une ligne pour chaque sponsor potentiel, même les « peut‑être ». Les deals bougent vite, et oublier une ligne, c'est faire disparaître des détails.
Une règle simple aide : si un détail affecte le design, le marketing, la signalétique ou l'argent, il appartient au suivi. Si c'est du juridique ou de la finance avancée, ça vit probablement ailleurs.
Un suivi ne marche que s'il correspond à la façon dont votre équipe travaille pendant une semaine chargée. Commencez petit. Chaque colonne en plus est un endroit de plus pour des infos périmées, et les infos périmées sont pires que les infos manquantes.
Pensez en trois groupes : qui est le sponsor, ce qui a été convenu et ce qui se passe ensuite.
Ce sont les éléments de base que vous consulterez quotidiennement :
Ajoutez une colonne « Responsable ». Si un sponsor est « le travail de tout le monde », ça devient le travail de personne. Attribuez une personne responsable de la prochaine action, même si d'autres aident.
Utilisez des statuts courts et clairs pour pouvoir trier et filtrer en quelques secondes. Un flux simple suffit :
Évitez de suivre cinq sortes de « peut‑être ». Si vous avez besoin de nuance, mettez‑la dans les notes plutôt que d'inventer plus de statuts.
Gardez un champ notes pour les détails du monde réel : demandes spéciales (billets supplémentaires, mention sur scène), contraintes (pas de logos de concurrents à côté), et dates limites strictes (coupe pour impression). Rédigez les notes comme si vous passiez le sponsor à un collègue demain : courtes, spécifiques et datées.
Si vous construisez le suivi dans un outil comme Koder.ai, considérez ces champs comme la version un. Vous devez pouvoir gérer l'événement avec ce qui est là.
Les niveaux n'aident que si tout le monde comprend ce qu'ils signifient. Utilisez des noms de niveau clairs et décrivez chaque niveau en une phrase courte. Évitez les étiquettes vagues comme « Premium » sauf si vous précisez les livrables exacts. Un bon test : un bénévole pourrait‑il lire la description du niveau et savoir quoi faire sans vous poser de questions ?
Gardez les niveaux stables pendant l'événement, mais suivez les avantages au niveau du sponsor. Même dans le même niveau, les sponsors négocient souvent de petits changements (un post social en plus, un stand plus grand, un créneau de présentation différent). Votre suivi doit montrer à la fois les règles du niveau et la promesse réelle du sponsor.
Pour chaque sponsor, écrivez les avantages comme des éléments qu'on peut cocher un par un :
Formulez chaque élément pour qu'on puisse le marquer « fait » sans discussion.
« Promis » vs « livré » n'est pas suffisant. Ajoutez une date de livraison pour chaque avantage, même si c'est juste « avant le jour d'impression » ou « semaine de l'événement ». Cela transforme les avantages en planning plutôt qu'en liste de souhaits.
Ajoutez aussi un champ « Preuve » : nom de capture d'écran, nom de fichier photo, ou une courte note de confirmation (par exemple « Logo sur deck v3, approuvé par Sam 12/01 »). Quand un sponsor demande « notre post a‑t‑il été publié ? », vous pourrez répondre en 10 secondes au lieu de chercher dans les fils de discussion.
Les logos sont là où le travail sponsor se casse souvent. Les fichiers arrivent en retard, quelqu'un utilise la mauvaise version, ou une bannière part à l'impression avant que le sponsor ne valide. Votre suivi doit rendre le travail sur les logos ennuyeux et prévisible.
Considérez le logo comme un mini projet avec un statut clair. Gardez‑le simple pour que n'importe qui puisse parcourir la feuille et savoir ce qui bloque :
Capturez les détails de fichier dont le design aura réellement besoin. Ne comptez pas sur « c'est dans le fil de mail ».
Enregistrez ensuite où le logo apparaîtra. Soyez précis, car « site web » peut signifier pied de page, page sponsors, page d'inscription, ou tous à la fois. Des champs de placement simples aident : Placement sur le site, Bannière imprimée, Slides, Badges, plus notes de taille ou de verrouillage.
Enfin, ajoutez une vraie étape d'approbation. Incluez « Approuvé par », « Date d'approbation » et « Source d'approbation » (email, message, appel). Si un sponsor demande ensuite des changements, vous aurez un enregistrement propre.
Un scénario réaliste : vous recevez « Acme_logo.png » et il paraît correct en ligne mais s'imprime flou sur une bannière de 3 mètres. Si votre suivi indique « Format requis : SVG » et « Statut logo : Reçu (non approuvé) », vous détectez le problème avant que le design ne soit finalisé.
Si vous préférez un petit outil interne plutôt qu'une feuille, une app simple construite sur Koder.ai peut refléter ces champs et garder les uploads, validations et placements au même endroit.
Les sponsors peuvent être enthousiastes et lents à payer. Si votre suivi n'affiche pas l'état des factures en un coup d'œil, vous perdrez du temps à relancer les mauvaises personnes ou, pire, vous livrerez des avantages à des sponsors qui n'ont jamais payé.
Commencez par une seule colonne de statut cohérente. Restez simple : Brouillon, Envoyé, En retard, Payé, et Remboursé (seulement si vous gérez des remboursements). Lie le statut à des dates, pas à l'intuition.
À côté du statut, ajoutez des champs qui répondent aux questions que l'on vous posera en urgence : numéro de facture, date d'envoi, date d'échéance, montant, et mode de paiement (carte, virement, chèque). Si vous enregistrez aussi « qui facturer » (nom et email du contact AP), les relances ne rebondiront pas entre collègues.
Les relances fonctionnent mieux quand elles sont prévisibles et qu'elles ont un propriétaire. Un calendrier simple qui convient à la plupart des événements :
Soyez clair sur ce qui déclenche la livraison, et écrivez‑le. Beaucoup d'équipes se coincent car une personne considère un « oui » verbal comme suffisant et une autre attend le paiement.
Les déclencheurs courants sont : contrat signé, engagement écrit (email) ou paiement reçu. Par exemple, vous pouvez placer un logo sur le site après un accord signé, mais n'imprimer la signalétique qu'une fois la facture marquée Payée.
Pour une conférence d'une journée avec 12 sponsors, cette clarté évite des situations gênantes comme imprimer une bannière Platine pour un sponsor dont la facture est encore en Brouillon.
Vous pouvez construire un suivi des sponsors avec une feuille de calcul basique. Commencez là. C'est rapide, facile à partager et suffisant pour la plupart des équipes événementielles.
Réservez 60 à 90 minutes et faites cinq choses :
Un petit changement qui évite la confusion : gardez la colonne « Responsable » et utilisez‑la. Une personne par sponsor doit être responsable de la prochaine action à relancer.
Si vous dépassez la feuille plus tard, vous pourrez transformer les mêmes champs en une petite app interne (par exemple, construite depuis un prompt chat sur Koder.ai) sans changer votre processus.
Imaginez une conférence communautaire d'une journée avec 300 participants et 12 sponsors. L'équipe utilise un suivi simple avec une ligne par sponsor et quelques colonnes qui répondent aux questions quotidiennes : qui est confirmé, quel niveau, le logo est‑il approuvé, la facture est‑elle payée, et quels avantages restent à livrer.
Trois sponsors très différents dans la même feuille :
En milieu de préparation, le coordinateur fait une mise à jour qui évite beaucoup d'échanges. Northside Bank envoie un logo. Le fichier est ajouté, « logo reçu » passe à Oui, mais « approbation de marque » reste En attente car leur équipe doit confirmer que ça marche sur fond foncé. Le statut de facture est marqué En retard (10 jours de retard), et la note de livrables est mise à jour : « Mention sur scène prévue à 10h05 ».
Pour BrewCo, le suivi montre « facture : N/A » et « avantage : café pour 300, dépôt 7h30 ». Une fois la livraison confirmée, l'avantage est marqué Planifié, pas Fait, pour que personne n'oublie que c'est encore à venir.
Une semaine avant l'événement, l'équipe filtre tout ce qui est encore en rouge :
Cette vue unique dit à l'équipe quoi relancer aujourd'hui, au lieu de découvrir les problèmes au moment de l'impression.
La plupart des maux de tête sponsors ne viennent pas de « mauvais » sponsors. Ils viennent d'un suivi qui semble complet mais qui ne peut pas répondre vite à des questions simples : Qui doit quoi ? Qu'est‑ce qui est approuvé ? Qu'est‑ce qui manque ?
Un problème fréquent est de mélanger faits et tâches dans la même cellule. Une note comme « Logo envoyé, en attente d'approbation, besoin de facture » est impossible à filtrer. Quand il faut savoir qui attend quoi, le suivi ne sert plus.
Un autre coupable récurrent est l'absence de responsabilité. Si personne n'est nommé à côté de « Relance facture » ou « Confirmer mention sur scène », ça devient le travail de tout le monde, donc en général le travail de personne.
Les avantages se perdent aussi quand il n'y a pas de date limite. Un sponsor peut se voir promettre une mention dans la newsletter, un emplacement de stand ou une signalétique, mais sans échéance, le travail glisse silencieusement jusqu'au jour de l'impression.
Le chaos des logos provoque plus de retouches de dernière minute que la plupart des équipes n'anticipent. Si vous acceptez n'importe quel fichier, vous recevrez des captures d'écran, de petits PNG, des JPEG étirés ou de l'ancienne charte. Ensuite vous devrez courir après un nouveau fichier quand le designer est déjà en train de mettre en page les bannières.
Les avantages peuvent également être marqués « fait » trop tôt. « Posté sur les réseaux » n'est pas une preuve. « Logo sur le site » n'est pas une confirmation. Sans élément de preuve, vous vous disputerez après coup ou passerez du temps à tout revérifier.
Une façon simple de prévenir ces problèmes :
Exemple : vous avez un sponsor Or promis une mention en slide et un stand. Si le suivi montre « Or », « Logo approuvé : Oui », « Facture : Envoyée », « Paiement : En attente », « Taille du stand : Confirmée », plus une date d'échéance pour le deck de slides, vous repérez le vrai risque en quelques secondes et agissez avant que ça devienne urgent.
Le jour d'impression et le jour de l'événement sont ceux où les petits trous deviennent du gros stress. L'objectif est simple : n'importe qui dans l'équipe doit pouvoir répondre « qu'est‑ce que ce sponsor a payé, qu'est‑ce qu'il reçoit et est‑ce livré ? » en quelques secondes.
Commencez par l'argent et les détails des niveaux. Si un sponsor est « Or‑ish » dans la boîte mail de quelqu'un mais pas dans votre suivi, vous promettez le mauvais placement ou manquez un avantage.
Faites ce contrôle rapide :
Si vous avez le temps pour une étape en plus, ajoutez une note « verrouillage impression » : la dernière date acceptée pour les changements de logo. Sans ça, vous recevrez un nouveau logo 12 heures avant la deadline de l'imprimeur.
Préparez un résumé sponsors d'une page facile à utiliser sur site. Incluez le nom du sponsor, le niveau, des notes de prononciation, où leur logo apparaît et les moments live (merci du MC, mention sur scène, emplacement du stand).
Un exemple réaliste : si votre script MC mentionne « sponsors Platine », mais que votre suivi montre encore deux niveaux en attente, vous allez soit trop remercier un sponsor qui n'a pas payé, soit sous‑livrer à un sponsor qui a payé.
Si vous construisez ce suivi dans un outil comme Koder.ai, les snapshots et les retours en arrière peuvent être utiles juste avant le jour d'impression pour figer une version et éviter les modifications accidentelles de dernière minute.
Le plus grand gain n'est pas une feuille parfaite. C'est un processus réutilisable. Après l'événement, copiez votre suivi, effacez les lignes et gardez la structure pour que le prochain événement démarre à 80 % prêt.
Décidez si une feuille suffit encore. Si une seule personne la met à jour et que vous n'avez pas besoin de rappels automatisés, une feuille suffit. Si plusieurs coéquipiers mettent à jour, que les changements sont fréquents ou que les sponsors contactent des personnes différentes, vous sentirez vite la douleur. C'est généralement le moment où vous aurez besoin de permissions (qui peut éditer quoi), de formulaires simples pour la saisie et de rappels pour les factures ou validations manquantes.
Standardisez la façon dont vous collectez les infos. Un court formulaire d'entrée sponsor évite les allers‑retours habituels où vous recevez un logo sans contact de facturation, ou une adresse de facturation sans les avantages convenus. Gardez‑le court pour que les sponsors le remplissent réellement.
Un flux simple et gérable :
Si vous voulez quelque chose de plus structuré qu'une feuille mais toujours léger, vous pouvez construire un petit outil interne sur Koder.ai : une liste de sponsors, une vue d'approbation de logo et un tableau d'état des factures. Si vos besoins dépassent ensuite, la plateforme permet d'exporter le code source pour héberger l'outil comme votre équipe le préfère.
Conservez aussi votre « pack événement » : niveaux de l'année précédente, libellés d'avantages, modèles d'email et dates limites. La prochaine fois, vous mettrez à jour des détails au lieu de tout reconstruire depuis zéro.
Commencez par ce qui peut casser la livraison : nom du sponsor tel qu'il doit apparaître en impression, niveau et montant, avantages promis, statut du logo et statut facture/paiement. Ajoutez un responsable et quelques dates d'échéance pour que chaque sponsor ait une prochaine action visible en un coup d'œil.
Servez-vous du suivi chaque fois qu'une décision touche l'argent, le design ou le travail sur site. Avant d'approuver une bannière, de planifier une mention sur scène ou d'envoyer un relance de facture, consultez le suivi pour éviter d'agir sur des informations périmées.
Utilisez des statuts courts et standardisés que l'on peut filtrer rapidement, et mettez la nuance dans un champ notes. Le suivi doit répondre « où en est ce sponsor ? » en quelques secondes, pas demander de lire un paragraphe.
Conservez les règles de niveau séparées, mais enregistrez la promesse réelle au niveau du sponsor. Même au sein d'un même niveau, les sponsors négocient souvent des ajustements, donc votre suivi doit montrer ce que reçoit ce sponsor précisément, pas seulement le nom du forfait.
Considérez le logo comme un mini‑flux de travail avec un statut clair, plus l'enregistrement du fichier approuvé pour l'usage. Capturez le format et les règles fond/clair pour que le designer ne devine pas, et notez qui a approuvé et quand.
Choisissez un flux de statut de facture simple et liez-le à des dates, pas à des suppositions. Enregistrez le numéro de facture, la date d'envoi, la date d'échéance, le montant et la personne à facturer pour que n'importe qui puisse relancer sans fouiller les emails.
Par défaut, livrez d'abord les avantages à faible risque et retenez les éléments coûteux tant que le paiement n'est pas confirmé. Par exemple, publiez un logo sur le site après un accord signé, mais n'imprimez la signalétique qu'une fois la facture marquée Payée.
Attribuez un responsable unique par sponsor pour la prochaine action, même si d'autres contribuent. Sans responsable nommé, les relances et validations traînent parce que chacun suppose que quelqu'un d'autre s'en occupe.
Fixez une date limite d'impression et faites-la respecter, car les changements de dernière minute causent les erreurs coûteuses. Juste avant le jour d'impression, vérifiez les factures impayées, les logos manquants ou non approuvés, et tout avantage sans responsable ni date d'échéance.
Quand plusieurs personnes doivent mettre à jour le suivi, que vous voulez des permissions, des rappels et une manière plus propre de gérer les uploads et validations, passez de la feuille à une app légère. Un outil interne simple dans Koder.ai peut reproduire vos colonnes et garder tout au même endroit tout en restant léger.
