Plan étape par étape pour construire une application web de factures fournisseurs : saisir les factures, router les approbations, suivre l’état des paiements, envoyer des rappels et rapporter les dépenses en toute sécurité.
Avant de choisir des outils ou dessiner des écrans, précisez le problème que vous résolvez et pour qui. Une application de factures fournisseurs peut répondre à des besoins très différents selon les utilisateurs quotidiens.
Commencez par nommer les groupes d'utilisateurs clés :
Concevez votre MVP autour du plus petit ensemble d'utilisateurs qui déverrouille la valeur — généralement AP + approuveurs.
Choisissez les trois résultats qui comptent le plus. Exemples courants :
Écrivez ces résultats ; ils deviennent vos critères d'acceptation.
Les équipes entendent souvent différentes choses par « payé ». Décidez tôt de vos statuts officiels, par exemple :
Définissez aussi ce qui déclenche un changement de statut (approbation, export vers la compta, confirmation bancaire, etc.).
Pour un MVP, visez : capture de factures, validation basique, routage pour approbation, suivi des statuts et rapports simples. Repoussez les éléments avancés (OCR, portail fournisseurs, synchronisation ERP profonde, exceptions complexes) dans une liste “plus tard” avec une justification claire.
Avant de construire des écrans ou des tables, rédigez le chemin réel d'une facture dans votre entreprise — du moment où elle arrive jusqu'à la confirmation du paiement. Cela devient la source de vérité pour les statuts, notifications et rapports de votre appli.
Capturez où les factures entrent (boîte email, portail fournisseur, scan postal, upload par un employé) et qui les touche ensuite. Interviewez les comptes fournisseurs et au moins un approuveur ; vous trouverez souvent des étapes non officielles (emails parallèles, vérifications dans des tableurs) qui doivent être prises en charge — ou éliminées intentionnellement.
La plupart des flux facture→paiement ont quelques portes obligatoires :
Rédigez chaque checkpoint comme un changement d'état avec un propriétaire clair et une entrée/sortie. Exemple : “AP code la facture → la facture devient ‘Ready for approval’ → l'approbateur approuve ou demande des modifications.”
Listez les cas limites qui briseront un chemin heureux simple :
Décidez des attentes temporelles par étape (ex. : approbation sous 3 jours ouvrés, paiement dans les termes nets) et de ce qui se passe en cas de dépassement : rappels, escalade à un manager, ou réorientation automatique. Ces règles alimenteront plus tard la conception des notifications et des rapports.
Un modèle de données clair garde votre appli cohérente à mesure que les factures passent de l'upload au paiement. Commencez par un petit ensemble d'entités que vous pourrez étendre ensuite.
Au minimum, modélisez ces éléments comme des tables/collections séparées :
Conservez les champs monétaires comme des entiers (ex. cents) pour éviter les erreurs d'arrondi.
Rendez obligatoires pour la soumission : vendor, invoice number, issue date, currency, et total. Ajoutez due date, tax, et PO number si votre processus en dépend.
Définissez un statut unique sur la facture afin que tout le monde voie la même vérité :
Ajoutez une contrainte unique sur (vendor_id, invoice_number). C'est la protection la plus simple et la plus efficace contre les doubles saisies — particulièrement utile quand vous ajoutez l'upload et l'OCR.
Commencez par le personnel AP + les approbateurs. Ce duo débloque la boucle principale : les factures sont saisies, validées, approuvées et suivies jusqu'au paiement.
Ajoutez les administrateurs finance, les destinataires des rapports et un portail fournisseurs uniquement après stabilisation du flux et preuve d'adoption.
Choisissez 3 résultats mesurables et utilisez-les comme critères d'acceptation, par exemple :
Si une fonctionnalité n'améliore pas l'un de ces points, reportez-la à “plus tard”.
Rédigez une seule chaîne de statuts officielle et le déclencheur de chaque changement, par exemple :
Évitez les états ambigus comme “traité” sauf si vous définissez exactement ce que cela signifie.
Tables/collections minimales et pratiques :
Conservez les montants monétaires en entiers (cents) pour éviter les erreurs d'arrondi, et conservez le fichier original de la facture inchangé.
Appliquez une contrainte unique sur (vendor_id, invoice_number). Si nécessaire, ajoutez une vérification secondaire (montant/fenêtre de date) pour les fournisseurs qui réutilisent des numéros.
Dans l'interface, affichez un avertissement clair “possible doublon” avec des liens vers les factures correspondantes pour que l'AP puisse résoudre rapidement.
Utilisez un petit ensemble de rôles et des permissions basées sur des verbes :
Associez les permissions à des actions comme view, edit, approve, export plutôt qu'à des écrans spécifiques.
Gérez la délégation avec :
Proposez aussi une page simple affichant les délégations actives pour que la couverture soit visible et vérifiable.
Considérez la validation comme une porte sur save et sur submit :
Toutes les méthodes d'entrée (manuel, upload, email) doivent produire le même résultat : un .
Modélisez les paiements comme des enregistrements à part entière avec :
Calculez :
Cela facilite la gestion des et le rapprochement, et évite le « coche » comme gestion comptable.
Commencez par une intégration MVP sûre :
N'ajoutez une synchronisation bidirectionnelle qu'après avoir stabilisé et audité le workflow interne.
